L'Agenzia Regionale Centrale Acquisti (ARCA) della Lombardia gestisce gli acquisti di beni e servizi per oltre 1700 enti pubblici, promuovendo soluzioni di e-procurement e gare pubbliche aggregate per ottimizzare la spesa. ARCA offre supporto tecnico e consulenza per la redazione di bandi, gestendo anche un portale online per facilitare l'acquisto e la gestione delle gare. I benefici dell'e-procurement includono maggiore efficienza, trasparenza e un significativo aumento del numero di aziende partecipanti.

1. www.arca.regione.lombardia.it
L’ A G E N Z I A R E G I O N A L E C E N T R A L E A C Q U I S T I
della Lombardia
Milano, ottobre 2013

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Ottimizza gli acquisti a
livello di sistema
Gare pubbliche aggregate per la gestione degli
acquisti di beni e servizi degli enti lombardi
Centrale
di committenza
Migliora le performance d’acquisto dei
singoli Enti
Realizzazione e promozione di soluzioni e-
procurement per la gestione degli acquisti online
Promotrice
dell’e-Procurement
Svolgimento delle gare
in nome e per conto dei singoli Enti
SUA
Stazione Unica Appaltante
Offre consulenza specialistica
agli Enti per la predisposizione delle proprie
gare sia tradizionali che telematiche e per lo
sviluppo dell'e-procurement
Consulenza
e formazione
Agenzia Regionale Centrale Acquisti (ARCA)
2
Regione
ed Enti regionali
Enti Sanitari
Enti Locali
ed altre PA
> 1700 Enti
Pubblici di
riferimento
ARCA, istituita con LR la 12 del 16 luglio 2012 rappresenta il centro di aggregazione per gli acquisti di beni e servizi di
Regione Lombardia operando attraverso 4 linee di business
ARCA - ottobre 2013
Sistema camerale

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L’Agenzia
Ente Pubblico
 Analizza la domanda e l’offerta
 Indice bandi di gara e aggiudica appalti di beni
e sevizi
 Stipula convenzioni accessibili alle Pubbliche
Amministrazioni lombarde
 Monitora la qualità
 gestisce direttamente il rapporto con fornitori
 effettua gli ordini ed i pagamenti online
 monitora il rispetto delle condizioni contrattuali
Genera efficienza di spesa centralizzando la gara e localizzando gli acquisti
ANALISI della DOMANDA
ANALISI dell’OFFERTA
STIPULA
CONVENZIONE
BANDO DI
GARA
ACQUISTO
3
La Centrale di Committenza
ARCA - ottobre 2013
Fornitore
Ente
Pubblico

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Standardizzazione di
documenti e procedure
di gara
Approccio end to end
al processo di acquisto
Consulenza tecnica –
merceologica – legale
agli Enti lombardi
Leve strategiche per l’ottimizzazione della spesa pubblica
4
Velocità ed efficacia
nell’attuazione (quick
win ed impatti di medio
termine)
Approccio di “sourcing
collaborativo” (es. tavoli
tecnici con tutti gli
stakeholder)
Vision e strategia “di
sistema” (partnership
con Enti e DG Regione)
Misurabilità dei risultati
Gare aggregate: ottimizzare gli acquisti a livello di sistema
ARCA - ottobre 2013
Ottimizzazione
della spesa
pubblica

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SCELTA DEL
CONTRAENTE
RACCOLTA
FABBISOGNI
2013
ANALISI
MERCATO
E-SURVEYING
ORDINE PAGAMENTOARCHIVIAZIONE
E-ORDERINGE-TENDERING
E-INVOICING
E-PAYMENT
E-ARCHIVING
Software-As-A-Service
NECASINTEL Conservazione
sostitutiva
Soluzioni di e-procurement
5
Customer Care
Consulenza
specialistica
Contact Center
Gestire il processo di acquisto semplicemente collegandosi a Internet, in piena sicurezza e in modalità on-demand, senza necessità di
predisporre alcuna infrastruttura tecnologica dedicata al proprio interno.
FOL/Consultazione
del Mercato
ARCA - ottobre 2013
Sito web
Portale verifiche
ispettive
CRM
contact center
Strumenti a supporto
Business
intelligence

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Fabbisogni OnLine: analisi della domanda
6
Tramite il FOL l’Agenzia può raccogliere
in modo rapido ed efficace i fabbisogni
di spesa di centinaia di Enti in
Lombardia
Gare aggregate di CRA
Gli Enti possono richiedere l’utilizzo di
questo strumento altamente flessibile per
raccogliere ed analizzare dati relativi a
procedure complesse, o per gestire in
autonomia iniziative di
acquisto/aggregazione della spesa
Utilizzo degli enti
Fabbisogni OnLine: applicativo web per
analizzare la domanda tramite questionari:
fabbisogni di spesa
Prezzi
modalità di acquisto
Livelli di servizio
ARCA - ottobre 2013
E-SURVEYING E-ORDERINGE-TENDERING

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Consultazione del mercato: analisi dell’offerta
7
 “Quali elementi ritiene
possano costituire un
limite alla partecipazione
delle società
all’iniziativa?”
 “Nel caso di prodotti
importati, quali modalità
sono seguite per
l’esecuzione
dei controlli di qualità?”
Barriere all’ingresso
 “Quali sono le principali
variabili che influenzano il
costo della fornitura?”
 “Quali sono i fattori su cui
si gioca la competizione?”
Struttura mercato
 “Quali sono le principali
caratteristiche del
prodotto/servizio
offerto?”
 “Quali innovazioni ha
proposto e/o proporrà la
sua azienda
nell’immediato futuro
relativamente al
prodotto/servizio?”
Specifiche tecniche
Ogni gara aggregata è
preceduta da studi
approfonditi del mercato
di riferimento.
Le imprese e le
associazioni di categoria
vengono consultate
tramite questionari
online
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E-SURVEYING E-ORDERINGE-TENDERING

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Sintel può essere utilizzato da:
 Tutti gli Enti pubblici della Lombardia
 Fornitori italiani e internazionali
La piattaforma di e-procurement Sintel consente agli Enti di realizzare gare sopra e sotto soglia
comunitaria tramite tutte le procedure previste dalla normativa vigente, interamente online,
usufruendo dei servizi di formazione ed affiancamento operativo.
ARCA - ottobre 2013
E-Procurement: la Piattaforma Sintel
Gli Enti in forma singola o associata possono gestire
autonomamente i propri acquisti utilizzando la
piattaforma
AUTONOMIA
Gli enti e le imprese ricevono gratuitamente il
supporto di ARCA per innovare i processi di
acquisto, gestire le procedure di gara e utilizzare
gli strumenti di e-procurement
GRATUITA’
8
E-SURVEYING E-ORDERINGE-TENDERING
ELENCO FORNITORI
REGIONALE
La piattaforma Sintel contiene una banca
dati con tutte le informazioni sulle imprese
che si sono registrate e che intendono
partecipare alle gare indette dalle
Pubbliche Amministrazioni

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E-Procurement: Negozio Elettronico (NECA)
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Acquisto Online
Tramite il Negozio Elettronico (NECA) è possibile acquistare online i prodotti
oggetto delle convenzioni ARCA, attraverso una relazione diretta con il
fornitore
Integrazione Sistemi Gestionali Enti
NECA
ENTE
FORNITORE
Integrazione fra il NECA ed i sistemi ERP (sistema gestionale) degli Enti Sanitari e
Regionali per garantire la gestione degli ordini alimentando automaticamente
senza duplicazioni di attività.
Benefici
Per gli Enti regionali
 Dematerializzazione del processo di emissione
contratti ed ordini
 Strumento unico per la ricezione e gestione degli
ordini
Per Regione
 Piena Governance della spesa, al massimo di
livello di dettaglio
E-SURVEYING E-ORDERINGE-TENDERING
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Leve strategiche per l’ottimizzazione della spesa pubblica
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Velocità ed efficacia
nell’attuazione (quick
win ed impatti di
medio termine)
Approccio di “sourcing
collaborativo” (es.
tavoli tecnici con tutti
gli stakeholder)
Vision e strategia “di
sistema” (partnership
con Enti e DG Regione)
Standardizzazione di
documenti e procedure
di gara
Approccio end to end
al processo di acquisto
Consulenza tecnica –
merceologica – legale
agli Enti lombardi
Misurabilità dei risultati
e-Procurement: migliorare le performance d’acquisto dei singoli Enti
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E-Procurement: Benefici di Sintel
EFFICIENZA
TRASPARENZA
Completa accessibilità alla
documentazione ed al
processo di gara
Riduzione significativa della durata di
una gara telematica rispetto ad una
tradizionale (mediamente -20/30%)
Riduzione media della spesa
complessiva
(mediamente – 13/15%)
Ampliamento (mediamente +
400%) del numero di imprese
partecipanti alle gare (specie
PMI)
Eliminazione della carta
Adozione di standard comuni
su documentazione e
processi e
diffusione di conoscenze e
buone pratiche
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Per utilizzare gli strumenti di e-procurement, accedere all’elenco fornitori regionale e aderire alle
Convenzioni, è necessario eseguire la registrazione tramite il portale
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12
Accesso alle gare aggregate
tramite username e password rilasciate all’atto della
registrazione
Per accedere alle gare aggregate, partecipare ai
bandi online e utilizzare il negozio elettronico
Accesso agli strumenti di e-procurement
La registrazione avviene interamente online con firma digitale
tramite un apposito form di registrazione
Registrazione
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Assistenza
Diversi canali di contatto per dare supporto e assistenza completa e tempestiva:
Affiancamento e
consulenza tecnico –
specialistica
Training on the job
Formazione in aula
e moduli per la
formazione a
distanza
Portale Web
aggiornato
quotidianamente,
knowledge base
Contact Center
specializzato
- Numero Verde
- Fax
- eMail
Il customer care
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Qualità
 monitoraggio della qualità delle forniture tramite verifiche ispettive svolte da auditor esterni
 rilevazione della customer satisfaction tramite attività di surveying
 Costante manutenzione evolutiva dei servizi e-procurement
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14. www.arca.regione.lombardia.it
Numero Verde 800.116.738
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