2. Pengertian surat
surat adalah setiap tulisan yang berisi
pernyataan dari penulisnya dan dibuat
dengan tujuan penyampaian informasi
kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai
alat komunikasi tertulis. Begitu juga dalam
organisasi, surat merupakan salah satu alat
komunikasi administrasi antara sesama
pegawai/pejabat baik secara interim maupun
dengan pihak luar secara timbal balik.
3. Perlengkapan dalam
Penanganan Surat
1. Baki surat (tray)
2. Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada.
3. Buku agenda surat masuk dan keluar
4. Buku ini harus disediakan jika penanganannya menggunakan sistem buku agenda
5. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
6. Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu
kendali. Digunakan untuk mencatat data surat yang masuk maupun keluar
7. Secretaries desk file
8. Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok
berkas yang ditanganinya
9. Alat tulis
10. Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas
11. Kertas dan amplop
12. Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop
13. Alat pembuka surat
14. Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat
15. Stempel
16. Stempel tanggal terima dan perusahaan
4. Pengertian Surat Masuk
dan Keluar
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima
oleh suatu organisasi/perusahaan yang
berasal dari seseorang atau dari suatu
organisasi.
Surat keluar adalah surat-surat yang
dikeluarkan/dibuat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan
kepada pihak lain, baik perseorangan maupun
kelompok.
5. Penanganan Surat Penting
Ketika surat penting diterima dalam jumlah
yang banyak pada hari yang sama, maka
surat disusun sedemikian rupa sehingga
nama dan alamat yang tercantum mudah
dibaca dan diteliti dengan cepat. Selanjutnya
surat dipisah-pisahkan menurut jenisnya,
agar bila terdapat surat penting dapat segera
diketahui oleh pimpinan.
6. Kesimpulan
Penataan atau pengelolaan dokumen dan penyelenggaraan
kearsipan suatu kantor tidak akan berjalan dengan baik apabila
tidak didukung oleh sarana yang memadai. Sarana penataan
arsip adalah peralatan/perlengkapan yang dipergunakan dalam
menata/meyimpan dokumen. Dalam pengadaan sarana
penataan dokumen, hendaklah diperhatikan benar bahwa
peralatan yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan yang
diinginkan.
Bagi suatu instansi atau perusahaan, mengelola dokumen
kantor secara baik dan benar adalah hal yang sangat penting
demi kelancaran kegiatan instansi atau perusahaan tersebut.
Untuk itu, sudah hal yang wajib bagi suatu instansi untuk
memiliki sistem pengelolaan penataan dokumen kantor yang
baik dan benar.
Dengan menerapkan sistem penataan dokumen yang baik dan
benar, maka berbagai pekerjaan pun dapat dikelola dengan
lebih baik, lebih efektif juga efisien. Untuk memahami sistem
penataan dokumen kantor, perlu diketahui beberapa jenis dan
pengertian dari sistem – sistem yang ada dan sering
digunakan.
