pembelajaran arsip

1. Prosedur
Penanganan
Surat Masuk dan
Surat Keluar
Oleh. Aidah Munawaroh, S.Pd

2. Dalam penanganan surat baik
surat masuk dan keluar, ada 2
sistem yang digunakan, yaitu :
• Sistem Buku Agenda
• Sistem Kartu Kendali

3. PROSEDUR PENANGANAN
SURAT MASUK
Surat Masuk adalah Surat yang diterima oleh suatu
organisasi atau instansi yang berasal dari seseorang atau
organisasi lain.

5. • Penerimaan Surat
Tugas Penerima Surat :
• Mengumpulkan setiap surat masuk
• Meneliti ketepatan alamat dan
menandatangani bukti penerimaan
surat yang diberikan oleh kurir atau
petugas pos
• Menyerahkan surat kepada bagian tata
usaha atau administrasi

6. 2. Penyortiran Surat
Kegiatan penyortiran dilakukan dengan
memisahkan antara surat dinas dan
surat pribadi
Menggolongkan surat dinas berdasarkan 3
kategori, yaitu surat biasa, surat penting,
dan surat rahasia

7. 3. Pencatatan Surat
Pencatatan surat perlu dilakukan untuk
mengetahui bayaknya surat masuk
setiap hari, minggu, bulan dan tahun
Pencatatan surat masuk dilakukan
dengan menggunakan buku agenda.

8. Macam-macam Buku Agenda
a. Agenda Tunggal
yaitu buku agenda yang digunakan untuk
mencatat surat masuk maupun keluar
sekaligus dengan nomor yang berurutan
dalam satu halaman dan hanya digunakan
untuk satu tahun

10. b. Buku Agenda Kembar
yaitu buku agenda yang digunakan
untuk mencatat surat masuk dan keluar
secara terpisah atau sendiri-sendiri

13. c. Buku Agenda Kembar
yaitu buku agenda yang dipergunakan
untuk mencatat surat masuk dan surat
keluar dalam satu buku dimana halaman
sebelah kiri untuk mencatat surat masuk
(format agenda surat masuk dan sebelah
kanan untuk mencatat surat keluar (format
agenda surat keluar), atau sebaliknya

14. 4. Pengarahan Surat
Pengarahan surat merupakan penentuan
siapa saja yang akan memproses surat
berkaitan dengan isi surat tersebut.
Pengarah surat adalah pimpinan organisasi.
Pimpinan menulis instruksi pada lembar
disposisi, dan menuliskan siapa yang harus
memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk
mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan
dengan proses tindak lanjut terhadap surat
yang diterima

15. Contoh Lembar Disposisi

16. 5. Penyampaian Surat
Setelah pimpinan menuliskan instruksinya di
lembar disposisi,surat beserta lembar disposisi
selanjutnya diberikan kepada orang yang
ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di
lembar disposisi.
Ketika surat tersebut diberikan kepada
orang yang ditunjuk, penerima surat harus
menandatangani bukti penerimaan di buku
ekspedisi intern.

17. Contoh format buku Ekspedisi

18. 6. Penyimpanan Surat
Setelah selesai di proses, surat asli
diserahkan kepada bagian tata
usaha untuk disimpan dengan
menggunakan sistem penyimpanan
tertentu, seperti sistem abjad,
sistem subjek, sistem nomor, sistem
wilayah, sistem tanggal

19. PROSEDUR PENANGANAN
SURAT SURAT KELUAR
Surat Keluar adalah Surat yang dibuat dan dikeluarkan
oleh organisasi dan dikirim ke pihak lain baik perorangan
maupun kelompok

20. Prosedur Penanganan
Surat Keluar :
Pembuatan Konsep
Pencatatan Surat
Persetujuan Konsep
Pemeriksaan Pengetikan
Pengetikan Konsep Surat
Penandatanganan Surat
Pemberian Cap Dinas
Melipat Surat
Penyampulan Surat
Pengiriman Surat
Penyimpanan Surat

21. 1. Pembuatan Konsep Surat
Pembuatan konsep sering disebut sebagai
draft namun sebaiknya tetap dibuat
dengan baik dan disusun secara lengkap
sesuai dengan bentuk serta aturan
pembuatan surat
Pembuatan konsep bisa dilakukan
dengan 2 cara , yaitu :
a. Sentralisasi
b. Desentralisasi

22. 2. Persetujuan Konsep Surat
Konsep Surat yang dibuat oleh
konseptor harus mendapatkan
persetujuan dari pimpinan.
Pimpinan akan membubuhkan tanda
tangan atau paraf (acc) pada konsep
tersebut

23. 3. Pencatatan Surat
Konsep Surat yang disetujui pimpinan,
selanjutnya dicatat ke dalam buku
agenda surat keluar untuk diregistrasi
atau didaftarkan.
Hal ini bertujuan untuk mendapatkan
nomor surat dari agendaris sesuai aturan
pemberian nomor surat yang berlaku di
kantor tersebut.

24. 4. Pengetikan Konsep Surat
Konsep Surat yang disetujui pimpinan,
dan memiliki nomor surat, kemudian
diserahkan kepada juru ketik dengan
rapi.
Selain mengetik isi surat,sampul surat juga
perlu diketik.

25. 5. Pemeriksaan Pengetikan
6. Penandatanganan Surat
7. Pemberian Cap Dinas
8. Melipat Surat
9. Penyampulan Surat

26. 10. Pengiriman Surat
Pengirimn Surat dapat dilakukan dengan
4 cara, yaitu :
a. Melalui Kurir
b. Melalui Pos
c. Melalui perusahaan jasa pengiriman
d. Melalui internet atau e-mail

27. 11. Penyimpanan Surat
Surat asli dikirim kepada alamat yang
dituju, sedangkan tembusan surat atau
lebar ke-2 disimpan sebagai arsip
menggunakan sistem kearsipan yang
digunakan di kantor tersebut.

29. Soal !
Kamu adalah seorang sekretaris PT Bangun Indonesia. Tugasmu mencatat
surat masuk di bawah ini ke dalam buku agenda surat masuk.
(Buku Agenda Tunggal dan Buku Agenda Kembar)
1. Surat dari PT Buana Karya, Jln. Slamet
Riyadi No. 48 Surakarta, tanggal 3
Desember 2023, No. 71 /PS/XII/23, perihal
pesanan barang elektronik
2. Surat dari PT Mandala, Jln. Yos Sudarso
No.50 JAkarta , tanggal 10 Desember 2023,
No.53/PP/XII/ 23, perihal permintaam
penawaran

30. 3. Surat dari PT Harum Sejahtera, Jln. Pemuda 75
Surabaya, tanggal 13 Desember 2023,
No.157/PB/XII/23, perihal penawaran mebel.
4. Surat dari PT Bukit Jayalaya, Jln. Jend. 3 No. 15
Semarang, tanggal 14 Desember 2024, No.
56/PR/XII/23, perihal promosi alat kantor
5. Surat dari PT Bendung Trio Serangkai, Jln. Adi
Sucipto No.115 Karanganyar, tanggal 17 Desember
2023, No.77/PS/XII/2023, perihal pesanan
barang elektronik.