1. KESEKRETARIATAN DAN KEARSIPAN Created By : ANDRI

6. Pada umumnya setiap surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan Sistem Satu Pintu, Mekanisme Pengendalian Surat-surat Masuk dan Keluar untuk setiap jenis surat adalah sebagai berikut : a. Surat Rahasia - Setiap Surat Masuk yang digolongkan Rahasia dicatat pada lembar Pengantar Rahasia - Surat yang digolongkan Rahasia dibuatkan lembar disposisi kemudian Surat yang digolongkan Rahasia biasanya diberikan langsung kepada Pimpinan tanpa membuka amplop terlebih dahulu. - Jika surat tersebut memerlukan tindak lanjut maka surat tersebut diserahkan kepada pejabat yang bersangkutan lalu dimintakan paraf dan tanggal terima pada lembar pengantar Rahasia tadi. - Setiap disposisi yang memerlukan tindak lanjut, selalu dicantumkan tanggal penyelesaian oleh pemberi disposisi kemudian setiap copy disposisi disimpan pada penyimpanan disposisi untuk memantau waktu penyeleaian pekerjaan tersebut.

7. b. Surat biasa /penting yang masuk - Setiap surat masuk yang digolongkan sebagai surat biasa/penting dibuka dari amplop kemudian distempel tanggal dan jam penerimaan serta diparaf pada bagian belakang surat kemudian diteliti apakah termasuk surat biasa atau penting, pada surat biasa maka pencatatan suratnya dicatat pada lembar pengantar surat biasa sedangkan pada surat yang digolongkan surat penting maka pencatatanya dicatat pada kartu kendali. - Pengisian kolom isi ringkas pada kartu kendali berdasarkan isi surat (bukan berdasarkan Hal), setiap surat penting / biasa yang harus ditindaklanjuti dibuatkan lembar disposisi. - Kemudian surat diserahkan kepada petugas kembali untuk dilanjutkan ke Pejabat yangditujuk sesuai dengan disposisi tersebut untuk ditindak lanjuti. Lembar pengantar surat biasa dan lembar kartu kendali kemudian di paraf dan dicantumkan tangga terimanya. Copy pengantar surat biasa atau kartu kendali dan disposisi kemudian diletakkan ketempat penyimpanannya pada unit kearsipan untuk dipantau batas waktu penyelesaiannya sedangkan yang aslinya ditempatkan di unit yang ditunjuk pada disposisi tadi.

8. c. Surat biasa / Penting yang keluar dari unit pengolah - Setiap surat Keluar yang digolongkan Penting dicatat pada Kartu Kendali. - Setiap surat Keluar yang digolongkan Biasa dicatat pada Lembar Pengantar Surat Biasa. - Setiap pengisian kolom isi ringkas pada Kartu Kendali untuk surat keluar berdasarkan isi surat (bukan berdasarkan hal).

10. FULL BLOCK STYLE Kepala Surat Pembuka Surat Isi Surat Penutup Surat Salam penutup Salam pembuka Alamat dalam KOP SURAT

11. SEMI BLOCK STYLE Kepala Surat Pembuka Surat Isi Surat Penutup Surat Salam penutup Salam pembuka Alamat dalam KOP SURAT

12. INDENT STYLE Kepala Surat Pembuka Surat Isi Surat Penutup Surat Salam penutup Salam pembuka Alamat dalam KOP SURAT

13. BENTUK SURAT RESMI ( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO. 091/1993 )

22. Nota Dinas

31. KEARSIPAN

36. JENIS ARSIP YANG AKAN DIKELOLA

37. PENGERTIAN ISTILAH

39. ARSIP AKTIF PP 34/1979 Pasal 1 (3)] Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi, d igunakan secara langsung di dlm perenc, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan & pemerintah ARSIP IN-AKTIF, PP 34/1979 Pasal 1 (4) Arsip dinamis yang frekuensi- penggunaannya untuk- penyelenggaraan administrasi sudah menurun, frekuensinya sdh jauh menurun

41. ** Penataan/penyimpanan berdasarkan abjad, penyimpanan yang disusun berdasarkan abjad (abjad nama orang, nama badan, nama tempat dan nama organisasi ** Penataan/ penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, arsip disimpan/ditata berdasarkan tanggal yang tertera pada setiap arsip ** Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan nomor, arsip disimpan/ditata berdasarkan nomor urut / angka ** Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan wilayah, penyimpanan arsip berdasarkan wilayah asal surat yang dapat dilakukan menurut daerah.

42. POLA KLASIFIKASI Daftar pengelompokan arsip berdasarkan permasa-lahan / pokok masalah yg disusun secara berjenjang, logis dan sistematis yg didasarkan pada tugas pokok dan fungsi organisasi. Kegunaannya: 1. Pedoman baku untuk penataan arsip yg didasarkan pada sistem pemberkasan subyek. 2. Sarana pengendalian & akan membantu dalam memper- cepat penemuan kembali arsip. 3. Keutuhan informasi, arsip dari kegiatan yg sama akan mengelompok ke dalam satu berkas. 4. Mendukung secara langsung dalam penyusutan arsip.

43. Contoh Skema Klasifikasi Arsip Kode Abjad KP. Kepegawaian KP.a. Pengadaan pegawai KP.b. Pembinaan pegawai KP.c. Administrasi pegawai KP.c.a.Cuti KP.c.b.Identitas Pegawai Kode Nomor 01. Kepagawaian 01.01. Pengadaan pegawai 01.02. Pembinaan karir pegawai 01.03. Administrasi pegawai 01.03.01. Cuti 01.03.02. Identitas pegawai Kode Alpha Numerik KP. Kepagawaian KP.01. Pengadaan pegawai KP.02. Pembinaan karir pegawai KP.03. Administrasi pegawai 03.01. a.Cuti 03.01. b. Iden- titas pegawai

47. Penataan Arsip Aktif

51. Otomasi Sistem Kearsipan Menggunakan sistem otomasi berbasis komputer untuk mengelola kearsipan agar memudahkan sistem penyimpanan dan temu balik arsip

53. TERIMA KASIH