Presentasi Manajemen Skretaris

1. Manajemen Sekretaris
.
Muhammad Armansal
085 299 847 248

2. Administrasi adalah usaha / kegiatan sekelompok orang
yang bekerja secara teratur untuk mencapai suatu tujuan
yang telah ditetapkan oleh organisasi.
Usaha-usaha atau kegiatan yang dimaksud meliputi semua
kegiatan yang lazim dilakukan oleh organisasi, seperti
penetapan rencana program, pengorganisasian,
penajaman & penyelenggaraan program, kegiatan
pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan
pelaporan, dll.

3. 1. File Data Digital (Soft File)
2. File Data Arsip (Hard File)

5. Susun File-file yang Anda
miliki dengan FOLDER
yang rapi

6. Buat 1 FOLDER
khusus organisasi Anda

7. Klasifikasikan File
dengan rapi

8. Klasifikasikan File dengan rapi

9. Biasakan untuk membersihkan / merapikan
file-file yang dimiliki minimal 1 kali/bulan.
Seperti File ganda, foto atau video kegiatan
yang kurang bagus

10. Tata Aturan
Setiap organisasi memiliki kebebasan untuk
menentukan model surat / persuratan yang
digunakan, namun dengan tetap
memperhatikan tata aturan umum dan
ketentuan dalam AD/ART masing-masing.

11. Bagian-bagian Surat Resmi Organisasi
a. Kop Surat
Mengidentifikasikan : Logo, Nama, Alamat, & Telepon
Organisasi

12. Bagian-bagian Surat Resmi Organisasi
b. Kepala Surat, terdiri dari :
1. Tanggal surat, yaitu waktu pembuatan surat
2. Nomor surat, yaitu kode identitas surat dibuat sesuai tata aturan yang telah
ada di organisasi dan dikeluarkan oleh Sekretaris. Tiap Nomor Surat hanya
untuk satu tujuan
Nomor Surat berisi :
1. Urutan Surat 2. Kode/Jenis/Tipe Surat
3. Ururtan Bulan 4. Tahun
Contoh : Nomor : 001 / / I/ 2013
3. Lampiran, yaitu jumlah berkas yang ikut terlampir dalam surat
4. Perihal, yaitu bagian surat yang menunjukkan maksud surat.
5. Tujuan, yaitu menunjukkan sasaran & alamat yang dituju.
Kepada
Yth. ……..
Di
……………………….

13. Bagian-bagian Surat Resmi Organisasi
c. Isi Surat
Menggambarkan secara jelas dan lengkap maksud yang
terkandung dalam suatu surat, yang meliputi :
1. Salam pembukaan,
2. Isi
3. Ucapan Terima Kasih & Salam Penutup

14. Bagian-bagian Surat Resmi Organisasi
d. Penutup Surat, terdiri dari :
1. Pimpinan organisasi yang mengirim surat atau
bertanggung jawab atas isi surat (Ketua & Sekretaris),
termasuk penandatanganan surat, nama jelas, dan
stempel organisasi.
2. Tembusan,
- Arsip / Pertinggal
- Menuliskan pihak yang perlu mengetahui isi surat dan
mendapat salinan surat.

15. Hal-hal yang harus diperhatikan!
1. Model / Kop surat harus tetap, kewenangan
mengeluarkan surat organisasi hendaknya
hanya ada pada Sekretaris
2. Satu Nomor Surat untuk satu tujuan
3. File setiap surat yang dibuat harus tetap
tersimpan

18. Tata Kelola Data Arsip
1. Surat / proposal / berkas diprint out sesuai dengan
kebutuhan dan harus disimpan 1 rangkap untuk Arsip
2. Buat buku-buku besar organisasi
3. Kelompokkan Arsip Surat sesuai dengan Jenis dan
Urutan waktunya (Tahun, Bulan).
4. Biasakan merapikan arsip kegiatan dengan dijilid rapi
5. Miliki arsip penting organisasi seperti AD/ART,
LPJ Tahun Sebelumnya, dll.
6. Semua aktivitas organisasi harus terdata dengan jelas.

19. Stempel Organisasi :
- Bentuk : sesuai dengan logo organisasi
Selain stempel organisasi, dapat juga dibuat stempel
PANITIA PELAKSANA untuk keperluan penyelenggaraan
acara & stempel LUNAS untuk keperluan Bendahara
- Jumlah : stempel organisasi dibuat 2 / 3 buah.
- Penyimpanan / Penanggungjawab :
Ketua, Sekretaris, dan Bendahara.
- Cara Pemakaian, diterakan pada sebelah kiri &
dikenakan sedikit pada tanda tangan Sekretaris
atau disesuaikan dengan ketentuan organisasi

20. Kebutuhan Sekretaris
- FD / Laptop - Plastik / Map Arsip
- Kertas Print - CD-R dan CD Holder
- Kertas Jilid - Spidol Permanen
- Plastik Jilid - Mistar Besi
- Pleter Jilid - Gunting
- Plastik Arsip - Pisau Cutter
- Stappler - Amplop
-
-
-
-