Tentang surat cinta.

1. Menangani
Surat Masuk & Surat Keluar
(Mail Handling)
SMK NEGERI 1 NARINGGUL
Komp. Keahlian : OTKP
Kelas : X Semester Genap

2. Pengertian Surat Masuk dan surat keluar
• Surat masuk adalah surat-surat yang
diterima oleh suatu organisasi/perusahaan
yang berasal dari seseorang atau dari
suatu organisasi
• Surat keluar adalah surat-surat yang
dikeluarkan / dibuat suatu organisasi /
perusahaan maupun kelompok

3. Pola Kegiatan Administrasi
Dalam penyelenggaraan kegiatan
administrasi, ada dua pola yang
digunakan, yaitu :
• Pola Sentralisasi
• Pola Desentralisasi

4. Pengertian pola Sentralisasi dan
Desentralisasi
• Pola Sentralisasi merupakan pola
penanganan berkas yang dilakukan
secara terpusat, yaitu ada unit tata
usaha atau sekretariat dalam kantor
yang bertugas menangani surat
keluar/masuk.
Pola ini banyak dipakai pada
lembaga pemerintahan atau BUMN

5. Pengertian Pola Desentralisasi
• Pola Desentralisasi merupakan pola
penanganan berkas yang dilakukan disetiap
bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya
tidak ada unit tata usaha atau sekretaris di
lingkungan kantor ini. Semua kegiatan
administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris
pada unit masing-masing.
Pola ini banyak di anut oleh perusahaan
swasta

6. Perlengkapan dalam Penanganan Surat
• Baki Surat (Tray)
• Buku Agenda surat masuk dan keluar
• Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk dan rahasia
• Secretaries Desk File (Odner)
• Alat tulis
• Kertas dan amplop
• Alat pembuka surat
• Stempel
• Formulir tanda terima/buku ekspedisi
• Lembar disposisi

7. Kegunaan Perlengkapan Penanganan Surat
• Baki Surat (Tray) berguna sebagai tempat dari berkas
surat yang ada.
• Buku Agenda surat masuk dan keluar digunakan untuk
pengurusan surat jika memakai sistem buku agenda yaitu
mencatat data surat yang masuk dan keluar
• Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk dan rahasia
digunakan untuk pengurusan surat jika memakai sistem kartu
kendali yaitu mencatat data surat yang masuk dan keluar
• Secretaries Desk File (Odner) berguna untuk pengumpulan
map dengan kode dan kalsifikasi pekerjaan sesuai dengan
kelompok berkas yang ditangani

8. • Alat tulis seperti pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan,
stapler, dan penjepit kertas
• Kertas dan amplop untuk membuat surat dan sebagai
tempat surat sebelum di kirim
• Alat pembuka surat seperti pisau atau gunting
• Stempel gunanya untuk mensahkan sebuah surat dan
dokumen
• Formulir tanda terima/buku ekspedisi digunakan pada pola
desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola
sentralisasi
• Lembar disposisi digunakan untuk mencatat instruksi dari
pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat
yang diterima dari pihak lain. Digunakan pada pola
sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi langsung
pada suratnya

9. Sistem Pengurusan Surat
• Sistem Buku Agenda (Sistem Tradisional)
• Sistem Kartu Kendali (Sistem pola Modern)
• Sistem Takah (Tata Naskah) digunakan di
lingkungan TNI

10. Pengertian
Sistem Buku Agenda
• Hal ini merupakan kekurangan dari sistem tsb,
karena apabila dalam satu hari harus mencatat
surat dalam jumlah yang sangat banyak yang
jumlahya mencapai ratusan bahkan bisa ribuan
Sistem buku agenda yaitu sistem yang
pertama kali muncul yaitu
sezak pemerintahan Hindia Belanda
dimana pencatatan hanya bisa dilakukan
oleh satu orang saja.

11. Pengertian Sistem Kartu Kendali (Sistem pola
baru modern)
• Sistem kartu kendali merupakan sistem yang diciptakan
untuk mengatasi kekurangan yang ada pada sistem buku
agenda, dimana pada sistem buku agenda sistem
pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja.
• Hal ini tentunya akan memakan waktu yang lama dalam
pencatatannya apabila dalam satu hari suatu kantor
harus mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak
hingga mencapai ratusan bahkan ribuan.
• Jika menggunakan sistem kartu kendali hal ini bisa
dilakukan oleh beberapa orang sekaligus, sehingga dapat
mempercepat dalam penanganan surat, dan pelayanan
kepada masyarakat pun akan semakin cepat.

12. Proses Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku
Agenda:
• Penerimaan Surat
• Penyortiran Surat
• Pencatatan Surat
• Pengarahan Surat
• Penyampaian Surat
• Penyimpanan Surat

13. Penerimaan Surat:
• Mengumpulkan dan menghitung surat
masuk
• Meneliti ketepatan alamat
• Menandatangani bukti penerimaan bahwa
surat telah diterima

14. Penyortiran Surat
• Memisahkan surat kedalam surat
dinas (biasa, penting, rahasia)
maupun surat pribadi

15. Pencatatan Surat
• Membaca surat (dinas, biasa, penting)
• Memeriksa lampiran-lampiran
• Membubuhkan stempel Agenda
• Mencatat surat dalam Buku Agenda
Masuk

16. Contoh Stempel Agenda
Tanggal Diterima : 5 Januari 2009
No. Agenda : 2
Tanggal Diteruskan: 5 Januari 2009
Tanda Tangan : (diisi dengan tanda
tangan agendaris)

17. Jenis-jenis Buku Agenda
• Buku Agenda Surat Masuk
• Buku Agenda Verbal (Surat keluar)
• Buku Agenda Berpasangan

18. Buku Agenda Surat Masuk
• Buku ini digunakan untuk mencatat semua
surat masuk yang diterima.
Contoh :
No
Tanggal
Terima
Terima Dari
Tanggal dan
No. Surat
Perihal Lampiran
Diteruskan
Kepada
Keterangan
PT. Sejahtera 2 Januari 2009
Jl. Raya Bogor, 002/A/I/09
KM.29 Jakarta
Bank BCA 9 Januari 2009
Jl. Margonda Raya,12/U/I/09
Depok
Pesanan 1 lembar
Direktur
Pemasaran
-
2
10 Januari
2009
Penawaran
Layanan
1 Berkas
Kepala
Bagian
Keuangan
Brosur
1 5 Januari 2009

19. Buku Agenda Verbal (Surat Keluar)
• Buku ini digunakan untuk mencatat surat yang
dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain.
• Contoh :
No Nomor Surat Tanggal Surat Dikirimkan Kepada Perihal Lampiran Keterangan
6 Januari 2009 Kantor Pajak
Jl. TMP Kalibata
Jakarta
6 Januari 2009 PT. Sejahtera,
Jl. Raya Bogor,
KM.29, Jakarta
NPWP - -
2 002/A/I/09
Pengiriman
Barang
1 Berkas
Berhubungan dengan
surat masuk
No.002/A/I/09
1 001/B/I/09

20. Buku Agenda Berpasangan
• Buku ini digunakan untuk mencatat semua
surat yang masuk maupun surat keluar
yang digabungkan menjadi satu
• Contoh :
No
Tanggal
Terima/Kirim
Tanggal dan
Nomor Surat
M/K Dari/Kepada Perihal Lampiran Keterangan
2 Januari 2009 PT. Sejahtera
002/A/I/09 Jl. Raya Bogor, 1 Lembar
KM. 29 Jakarta
6 Januari 2009 Kantor Pajak,
001/B/I/09 Jl. TMP Kalibata, -
Jakarta
1 5 Januari 2009
2 6 Januari 2009 NPWP -
K
M Pesanan -

21. Pengarahan Surat
• Pengarahan surat adalah menentukan siapa
saja yang selanjutnya akan memproses surat
berkaitan dengan permasalahan surat.
• Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan,
karena dia yang bertanggung jawab thd
penanganan surat
• Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada
lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang
harus memproses surat tersebut.

22. Definisi Lembar Disposisi
• Lembar Disposisi adalah lembar isian untuk
mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan
dengan proses tindak lanjut dari surat yang
diterima dari pihak lain.

23. Contoh Lembar Disposisi
DISPOSISI
Indeks : Sejahtera, PT Rahasia :
Penting :√
Biasa :
Kode : Se Tgl Penyelesaian : 6 Januari 2009
Tgl/No : 2 Januari 2009/002/B/I/09
Asal : PT Sejahtera, Jl. Raya Bogor, KM. 29, Jakarta
Isi Ringkas : Pesanan alat-alat elektronik
Instruksi : Diteruskan kepada :
1. Ardian, Se
Segera proses !
2.
3.
Sesudah digunakan harap segera kembali :
Kepada : Bagian Administrasi
Tanggal : 15 Januari 2009
Diisi oleh
Sekretaris
Diisi oleh
Pimpinan
Diisi oleh
Sekretaris

24. Penyampaian Surat
• Menyampaikan surat kepada pejabat /
karyawan berdasarkan disposisi
pimpinan, dan mencatat dalam buku
Ekspedisi Intern
• Ada 2 macam buku Ekspedisi, yaitu :
1. Buku Ekspedisi intern
2. Buku Ekspedisi Ekstern

25. Definisi Buku Ekspedisi Intern
• Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang
digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat
yang disampaikan di dalam lingkungan
organisasi/perusahaan sendiri.

26. Definisi Buku Ekspedisi Ekstern
• Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang
digunakan untuk mencatat penyampaian /
pengiriman / distribusi surat kepada pihak
lain dari luar organisasi / perusahaan.

27. Contoh Format dan cara pengisian Buku Ekspedisi
No Tanggal Kirin
Tanggal dan
NomorSurat
Perihal
Ditujukan
kepada
Nama
Penerima
TandaTangan
2Januari 2009
002/B/I/09 Ardian, Se Mety
Pesanan
(Tandatagan
penerima)
1 6Januari 2009

28. Penyimpanan Surat
• Menyimpan surat dengan menggunakan
sistem tertentu seperti Sistem Abjad,
sistem Subjek, Sistem Wilayah, Sistem
Tanggal, Sistem Nomor.

29. Pengurusan Surat Masuk Sistem
Kartu Kendali
 Definisi Kartu kendali adalah
lembar isian untuk pencatatan,
penyampaian, dan
penyimpanan surat, sehingga
bila diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan
mudah.

30. Fungsi Kartu Kendali
 Sebagai alat pengendali surat masuk dan
surat keluar
 Sebagai alat pelacak surat
 Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat
yang masih dalam proses
 Sebagai pengganti buku agenda dan
ekspedisi

31. Keuntungan menggunakan Kartu
Kendali
 Lebih Efisien
 Dapat membedakan sifat surat (penting,
biasa, dan rahasia) karena lembarannya
berbeda
 Menghilangkan pencatatan yang berulang
 Mudah melacak lokasi surat yang sedang
diproses
 Memudahkan penyusunan arsip
 Memudahkan inventarisasi dan penilaian
arsip

32. Kategori Surat Penting
 Jika Surat tersebut hilang atau terlambat akan
mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang
bersangkutan
 Surat tersebut mempunyai proses lanjutan
yang segera harus dilaksanakan
 Informasi yang terkandung dalam surat
tersebut tidak terdapat pada surat lain,
sehingga kalau informasi tidak sampai kepada
pimpinan atau unit pengolah akan
menimbulkan kesulitan

33.  Kalau surat tersebut hilang atau terlambat
tidak akan menimbulkan kesulitan bagi
instansi yang bersangkutan
 Surat tersebut tidak akan diproses
selanjutnya
 Informasi yang terkandung dalam surat
tersebut terdapat pula dalam surat lain.

34. Kategori Surat Rahasia:
 Surat bersampul lebih dari sampul surat
 Pada sampul surat terdapat kode RHS
atau SRHS

35. Prosedur Pengiriman Surat Masuk Penting
• Penerimaan Surat
• Pencatatan Surat
• Pengarahan atau pengendali surat
• Penyampaian surat ke unit pengolah
• Penyimpanan atau penataan arsip

36. Tugas Penerimaan Surat
• Menerima Surat masuk dari instansi lain dan
menandatangani surat pengantarnya, serta
membubuhi cap tanggal pada sampul surat
• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan
tanda yang terdapat pada sampul antara lain
surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat
salah alamat, surat rahasia
• Menyerahkan surat tersebut kepada pencatat
surat
• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk
dikirimkan melalui pos atau kurir

37. Pencatatan Surat
• Surat yang diterima oleh pencatat surat dinilai
dengan 3 kategori yaitu : surat penting, biasa
dan rahasia
• Untuk surat penting maka dicatat dengan
menggunakan kartu kendali
• Untuk surat biasa menggunakan lembar
pengantar surat biasa
• Untuk surat rahasia menggunakan lembar
pengantar surat rahasia

38. Tugas Pencatatan Surat
• Mencatat surat penting menggunakan
kartu kendali, surat biasa dengan lembar
pengatar surat biasa, surat rahasia
dengan menggunakan surat rahasia
• Menyatukan kartu kendali dengan surat
menggunakan paper clip dan meneruskan
ke pengarah surat

39. Contoh :
Format Kartu Kendali dan cara pengisiannya
Tgl : 5 Januari 2009
No. Urut : 1 M/K : M Kode : Se
Isi Ringkas : Pesanan barang
10 Unit Komputer Merek Toshiba
10 Unit Laptop Merek Toshiba
Lampiran : 1 lembar Tgl Surat : 2 Januari 2009 No. Surat : 02/A/I09
Dari : PT Sejahtera, Jl. Raya Bogor, KM 29 Jakarta
Kepada : PT Genta Nusa, Jl. Arteri Pondok Indah No.5 Jakarta
Pengolah : Bagian Pemsaran Paraf : -
Catatan : -
Indeks : Sejahtera, PT

40. Keterangan Tabel
• Kolom Indeks
Pada umumnya yang menggunakan kartu kendali
adalah kantor yang volume suratnya banyak.
Untuk kantor yang demikian akan lebih cocok
menggunakan sistem subjek yaitu diisi dengan
masalah surat
• Kolom Tgl, No. Urut, M/K
Di isi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat.
M = untuk surat masuk, K = Keluar
• Kolom Kode
Diisi dengan kode yang sesuai berdasarkan indeks
yang digunakan

41. • Kolom Isi Ringkas
Diisi uraian ringkas tentang isi surat
• Kolom Lampiran
Diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang
terdapat pada surat tersebut
• Kolom Dari
Diisi dari instansi mana surat itu berasal
• Kolom Kepada
Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan
• Kolom Tanggal surat
Diisi dengan tanggal surat masuk/keluar tersebut

42. • Kolom Nomor Surat
Diisi dengan nomor surat masuk /keluar tersebut
• Kolom Pengolah
Diisi dengan unit kerja di instansi yang
bersangkutan yang akan menangani surat
tersebut

43. • Kolom Paraf
Yang menerima surat harus memberikan parafnya
sebagai tanda bahwa surat sudah diterima. Jadi
dalam sistem kartu kendali tidak perlu lagi
menggunakan buku ekspedisi karena kartu
kendali dapat berfungsi juga sebagai buku
ekspedisi
• Kolom Catatan diisi apakah ada lampiran atau
tidak.

44. Tugas Pengarahan atau pengendalian surat (pimpinan
pada unit kearsipan contoh Kepala Tata Usaha)
• Menerima surat yang telah dilampiri tiga
lembar kartu kendali
• Menentukan arah surat, kepada siapa
atau ke unit mana surat diteruskan

45. • Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pda
kartu kendali
• Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan
di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai
alat pengendali surat dan setelah 1 tahun di jilid
• Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit
pengolah

46. Penyampaian surat ke unit pengolah
• Unit Pengolah terdiri dari bagian-bagian
berikut :
1. Tata Usaha Unit Pengolah
2. Pimpinan Unit Pengolah
3. Pelaksana

47. Tugas dari Tata Usaha Unit Pengolah
• Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3
serta memarafnya sebagai bukti bahwa
surat telah diterima
• Mengembalikan kartu kendali 2 kepada
pengarah surat untuk diteruskan kepada
penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3
tetap melekat pada surat

48. • Membuat 2 lembar disposisi, kemudian
melampirkan surat berikut lembar disposisi 1
dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit
pengolah
• Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan
lembar disposisi 1 dan 2 yang telah di isi oleh
pimpinan unit pengolah
• Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan
surat berikut dengan lembar disposisi kepada
pelaksana sesuai instruksi yang ada didisposisi

49. • Menerima surat dan lembar disposisi 1
kembali dari pelaksana, jika surat tersebut
telah selesai diproses, untuk kemudian
disimpan berapa lama. Jika surat tersebut
sudah menurun nilai gunanya (in-aktif),
maka surat berikut kartu kendali 3
diserahkan kepada penata arsip dan
ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai
bukti bahwa surat disimpan di unit
kearsipan oleh penata arsip

50. Tugas Pimpinan Unit Pengolah
• Menerima surat, kartu kendali 3, dan
lembar disposisi 1 dan 2 dari TU Unit
Pengolah
• Mengisi lembar disposisi untuk
menindaklanjuti surat yang masuk
• Menyerahkan kembali surat, kartu kendali
3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada
TU Unit pengolah

51. Tugas Pelaksana unit pengolah
• Menerima surat berikut lembar disposisi 1
pimpinan dari tata usaha unit pengolah
• Melaksanakan instruksi pimpinan yang
ditulis di lembar disposisi
• Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1
kepada tata usaha unit pengolah jika surat
selesai diproses/ditindaklanjuti

52. Tugas Penyimpanan atau penata arsip
• Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata
usaha unit pengolah dan disimpan dikotak kartu
kendali sebagai bukti bahwa surat sedang
diproses di unit pengolah.
• Menerima surat yang sudah selesai diproses
oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2
dengan kartu kendali 3
• Menyimpan surat dengan menggunakan sistem
tertentu

53. Bagan Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting Sistem
Kartu Kendali
Penerima
Surat
Pencatat
Surat
Pengarah
Surat
Penata Arsip TU/Sekretaris Pimpinan Pelaksana
1 2 3 4 5
6
8
7
Catatan :
KK = Kartu Kendali
LD = Lembar Disposisi
Unit Kearsipan Unit Pengolah
KK 1
KK 2
KK 3
KK 1
KK 2
KK 3
Kotak
KK 1
KK 2
KK 3
LD 1
LD 2
Kotak
KK 2
Kotak
KK 3 dan
LD 2
KK 3
LD 1
LD 2
LD 1
LD 1

54. Keterangan Gambar
1. Petugas Pos/kurir menyerahkan surat
kepada penerima surat
2. Penerima surat menyerahkan surat kepada
pencatat surat untuk dibaca dan dicatat
dalam KK rangkap 3
3. Pencatat surat menyerahkan surat beserta
3 lembar KK kepada Pengarah Surat untuk
diperiksa

55. 4. Pengarah Surat memeriksa pengisian KK,
menyimpan KK1 sebagai kartu kontrol, dan
menyerahkan surat, beserta KK2 dan KK3
kepada unit pengolah melalui TU unit
pengolah/Sekretaris
5. TU Unit pengolah/Sekretaris memberi paraf
pada kolom pengolah kemudoan
menyerahkan surat, KK3, dan 2 LD kpd
pimpinan.Jika sudah, KK3 dan LD2
disimpan, surat dan LD1 diserahkan
kepada Pelaksana sesuai dengan disposisi
pimpinan

56. 6. TU Unit pengolah mengembalikan KK2
kepada Pengarah Surat untuk selanjutnya
diteruskan kepada penata arsip.
7. Jika Pelaksana sudah menyelesaikan surat
sesuai dengan disposisi pimpinan, surat
dan LD1 diserahkan kepada TU/Sekretaris
untuk disimpan.
8. Jika surat sudah selesai diproses atau
sudah in-aktif, surat dan KK3 ditukar
dengan KK2 pada penata arsip

57. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa
• Tidak perlu dicatat dalam kartu kendali
• Menggunakan lembar pengantar surat
biasa
• Alur kerja pendek
• Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan
ke unit pengolah, dpaat ditunggu 1-2 hari
lamanya

58. • Pencatatan dapat dilakukan sekaligus
untuk beberapa surat dalam 1 lembar
pengatar surat biasa
• Penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan
cukup disimpan di unit pengolah saja
• Tidak perlu diserahkan ke penata arsip
• Penghapusan arsip dilakukan di unit
pengolah

59. Contoh Format lembar pengantar surat biasa dan
cara pengisiannya
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA
Unit : Tanggal : Waktu Penyampaian :
Bagian Kepegawaian 5 Januari 2009 10.00 WIB
No. Urut
1
2
3
Jumlah : 3 Surat
Tanggal : 5 Januari Pukul : 10.30
Diterima : Donita TTD
Jakarta Gd. Diklat
Jl. MT. Haryono 2/AD/I/09 1 - 10 Feb 2009
Depnaker 2 Januari 2009 Diklat Pegawai 10 orang
No.3, Bogor
Griya Bilabong Permai
Rizki Amalia 3 Januari 2009 Lamaran Kerja Sekretaris
Jakarta
Jl. Raya Pejaten, No. 102
Gita Gustriani 3 Januari 2009 Lamaran Kerja Resepsionis
Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan

60. Langkah-langkah pengurusan surat masuk
biasa
• Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2
hari, setelah banyak baru dicatat dalam
lembar pengantar surat biasa rangkap 2

61. • Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut
disampaikan ke unit pengolah bersama
lembar pengantarnya
• Unit pengolah membubuhi paraf pada
lembar pengantar. Selanjutnya lembar
pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat

62. Bagan Prosedur Pengurusan Surat
Masuk Biasa
Penerima Surat Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
Catatan :
LP = Lembar Pengantar
Unit Kearsipan
Unit Pengolah
LP 1
LP 2
LP 1
LP 2
LP 2
LP 1

63. Pengurusan Surat Masuk Rahasia
 Hanya pimpinan yang boleh membaca
surat
 Penyampaian surat kepada pimpinan
dalam keadaan tertutup atau masih
bersampul

64. Contoh Format lembar pengantar surat rahasia dan cara
pengisiannya
LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA
Unit : Tanggal : Waktu Penyampaian :
Bagian Kepegawaian 20 Februari 2009 10.20 WIB
No. Urut
3
Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan
Depnaker 19 Februari 2009 Daftar Nama Diklat 10 orang
Jl. MT. Haryono 135/NAD/I/09
Jakarta
Jumlah : 1 Surat
Tanggal : 20 Februari 2009 Pukul : 10.30
Diterima : Donita TTD

65. Langkah-langkah Pengurusan Surat
Rahasia
• Surat rahasia diterima oleh penerima
surat dan menyerahkan kepada
pencatat surat
• Pencatat mencatat surat tanpa membuka
sampul kedalam lembar pengatar surat
rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan
kepada pengarah surat

66. • Pengarah surat memeriksa pengisian
lembar pengantar dan meneruskan kepada
pimpinan unit pengolah
• Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada
lembar pengatar 1 dan 2
• Pimpinan unit pengolah menyimpan surat
dan lembar pengantar 2, lembar pengantar
1 dikembalikan kepada pengarah surat
untuk diteruskan kepada penata arsip

67. Bagan Produser
Pengurusan Surat Masuk Rahasia
Penerima Surat Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
Catatan :
LP = Lembar Pengantar
Unit Kearsipan
Unit Pengolah
LP 1
LP 2
LP 1
LP 2
LP 2
LP 1
LP 1
LP 2

68. Menerima dan Mendistribusikan
surat keluar
• Surat Keluar dapat disebabkan tiga faktor antara
lain sebagai berikut :
1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya
surat masuk yang diterima
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya
kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat
surat undangan rapat
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya
surat pemberitahuan, surat edaran

69. Pengurusan surat keluar
Sistem Buku Agenda
1. Pembuatan konsep
2. Persetujuan konsep
3. Pencatatan surat
4. Pengetikan konsep surat
5. Pemeriksaan pengetikan
6. Penandatanganan surat
7. Pemberian Cap Dinas
8. Melipat Surat
9. Penyampulan surat
10.Pengiriman surat
11.Penyimpanan surat

70. 1. Pembuatan Konsep
• Dilakukan oleh pimpinan yang menantangani
surat pada lembaran konsep surat
• Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh
Sekretaris/asisten
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara :
a. Sentralisasi
b. Desentralisasi

71. Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:
1. Atasan atau pimpinan
 Konsep dibuat dan diketik sendiri
secara lengkap. Biasanya untuk
surat rahasia
 Konsep dibuat sendiri dan
diserahkan kepada juru tik
 Konsep dibuat secara garis besar,
diselesaikan secara lengkap oleh
sekretaris
 Konsep didiktekan langsung kepada
sekretaris atau pembantunya

72. 2. Orang yang ditunjuk (Konseptor)
 Pimpinan dapat menunjuk
langsung orang yang dipercaya
untuk membuat konsep surat

73. Contoh Format lembar konsep dan cara
pengisiannya
Nomor : '003/B/I/09 Alamat yang dituju :
Lampiran : - Kepada
Hal : Konfirmasi Surat Lamaran Yth. Gita Gustriani
Jl. Raya Pejaten No.102 Jakarta
Isi Surat :
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat lamaran Saudara tanggal 3 Januari 2009 yang mengajukan permohonan kerja untuk posisi
reseptionis, maka dengan ini kami berikan tanggapan sebagai berikut.
1 Kami sangat berterima kasih kepada Saudara yang bermaksud bekerja di perusahaan kami, namun dengan sangat
menyesal kami belum bisa memenuhi permohonan Saudara tersebut, karena posisi untuk jabatan tersebut telah
terisi sejak beberapa waktu lalu
2 Surat lamaran Saudara akan kami simpan dalam dokumen kami, dan jika dikemudian hari tersedia posisi untuk
jabatan tersebut atau posisi lainnya, Saudara akan menjadi perhatian kami untuk ikut serta dalam proses rekuritmen.
Demikian surat ini kami sampaikan, dengan harapan Saudara segera mendapatkan apa yang diinginkan. Atas perhatian
Saudara, kami ucapkan terima kasih
Hormat kami,
Kepala Bagian Kepegawaian
M. Aryo Wibisono, SH
Disusun oleh : Adinda Nur Aisyah Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………
Disetujui oleh : M. Aryo Wibisono Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………
Dikirim oleh : Teguh Arifianto Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………
Keterangan : ………………………………………………………………………

74. 2. Persetujuan Konsep
 Tujuan dari persetujuan konsep
surat adalah memeriksa apakah
konsep surat tersebut sudah sesuai
atau perlu diperbaiki atau dikoreksi
 Bila konsep surat sudah mendapat
persetujuan dari pimpinan maka
pimpinan akan memberikan
tanda/paraf (acc) pada konsep tsb.

75. 3. Pencatatan Surat
 Konsep surat yang sudah di acc oleh
pimpinan selanjutnya akan di catat ke
dalam buku agenda surat keluar untuk
diregistrasi atau didaftarkan
 Tujuannya untuk mendapatkan nomor
surat yang berlaku di kantor tsb.

76. Buku Agenda Verbal (Surat Keluar)
 Buku ini digunakan untuk mencatat surat
yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak
lain.
 Contoh :
No Nomor Surat Tanggal Surat Dikirimkan Kepada Perihal Lampiran Keterangan
6 Januari 2009 Kantor Pajak
Jl. TMP Kalibata
Jakarta
6 Januari 2009 PT. Sejahtera,
Jl. Raya Bogor,
KM.29, Jakarta
NPWP - -
2 002/A/I/09
Pengiriman
Barang
1 Berkas
Berhubungan dengan
surat masuk
No.002/A/I/09
1 001/B/I/09

77. 4. Pengetikan konsep surat
• Konsep surat yang telah di acc dan telah
mendapatkan nomor surat untuk
selanjutnya akan diketik dengan rapi

78. 5. Pemeriksaan pengetikan
 Konsep surat yang telah diketik dan
diprint, konseptor harus memeriksa juga
pengetikan tersebut, sehingga benar-
benar sesuai dengan konsepnya dengan
memberi paraf menggunakan pensil
pertanda sesuai dengan konsep

79. 6. Penandatanganan Surat
• Pejabat yang berwenang atau
bertanggung jawab terhadap surat
tersebut dan membubuhkan tanda tangan
di atas nama terang

80. 7. Pemberian Cap Dinas
 Arti stempel pada surat yaitu sebagai
tanda syahnya surat.
 Pemberian stempel dinas dibubuhkan
disebelah kiri tanda tangan dengan
menyinggung sedikit dari tanda tangan
tersebut

81. 8. Melipat Surat
Tata cara melipat surat :
1. Berdasarkan tradisi, ada 2 macam lipatan :
 Lipatan Prancis = mulanya dipakai oleh
orang Prancis terutama dikalangan raja-
raja. Sekarang dipakai dikalangan dunia
usaha
 Lipatan Baron = banyak dipakai di Inggris,
sekarang banyak dipakai untuk surat dinas
yang memakai sampul panjang

82. 2. Berdasarkan lipatan teknis
* Lipatan Baku = melipat kertas surat
menjadi tiga bagian yang sama.
• Lipatan Akordion = variasi dari lipatan baku
bedanya terletak pada ujung atas dan ujung
bawah surat yang diletakkan pada bagian
luar lipatan(lebih mudah dibuka)
• Lipatan baku rendah = sama dengan lipatan
baku. Bedanya terletak pada kertas bagian
atas dilipat lebih kecil dengan tujuan utk
menampakkan bagian kepala surat

83. 2. Berdasarkan lipatan teknis
* Lipatan Baku = melipat kertas surat menjadi tiga
bagian yang sama.
• Lipatan Akordion = variasi dari lipatan baku
bedanya terletak pada ujung atas dan ujung
bawah surat yang diletakkan pada bagian luar
lipatan(lebih mudah dibuka)
• Lipatan baku rendah = sama dengan lipatan baku.
Bedanya terletak pada kertas bagian atas dilipat
lebih kecil dengan tujuan utk menampakkan
bagian kepala surat

84. • Lipatan Akordian rendah = sama dengan lipatan
akordion, bedanya terletak pada lipatan kertas
bagian atas yang hanya dilipat setengahnya dari
lipatan yang dibuat pada jenis akordion dengan
tujuan untuk memisahkan bagian kepala surat dari
tubuh surat
• Lipatan ganda sejajar = dengan cara melipat kertas
menjadi 2 bagian yang sama panjang
• Lipatan Tunggal = Lipatan tunggal kertas hanya
dilipat satu kali, biasanya pada kertas ukuran folio
atau kuarto, tetapi sampul suratnya berukuran besar.

85. 9. Penyampulan Surat
Hal-hal yang harus diperhatikan :
1. Gunakan kop surat juga untuk sampul
surat
2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan
3. Jika sampul tidak menggunakan kop
surat, harus dibubuhkan stempel pada
sampul disebelah kiri
4. Perangko secukupnya

86. 10. Pengiriman Surat
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
menggunakan jasa pengiriman surat :
1. Jenis surat
2. Informasi yang tercantum dalam surat
3. Tujuan/alamat surat
4. Volume/banyaknya surat

87. Pengiriman surat dapat dilakukan dengan
empat cara :
1. Kurir
2. Melalui Pos
3. Melalu perusahaan Jasa (DHL, TIKI,
FEDEX)
4. Melalui Internet (Email)

88. 11. Penyimpanan Surat
• Surat yang asli dikirimkan kepada alamat
yang dituju
• Sedangkan tembusan atau lembar ke-2
disimpan sebagai arsip.
• Penyimpanan dilakukan menggunakan
sistem penyimpanan (Misalnya Sistem
abjad, sistem subjek, sistem tanggal,
sistem nomor)

89. Langkah-langkah Pengurusan Surat Keluar
Sistem Kartu Kendali
a. Unit Pengolah
1) Surat keluar berasal dari unit pengolah.
2) Pencatatan kartu kendali dapat dilakukan di
unit kearsipan dapat juga dilakukan di unit
pengolah asalkan KK 1 dan 2 diserahkan ke
unit kearsipan, sehingga unit kerasipan
mengetahui apa yang telah diproses di unit
pengolah.

90. 3) TU Unit pengolah mengisi 3 kartu kendali,
setelah itu surat asli beserta tembusannya dan
KK 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan
4) KK 3 disimpan di unit pengolah.
5) Tembusan yang telah diproses di pencatat
surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah

91.  Tugas Pencatatan Surat :
• Menerima surat berserta tembusannya
dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit
pengolah
• Memberikan stempel pada surat

92. • KK 1 diteruskan ke pengarah surat untuk
disimpan dan sebagai kartu kontrol
• Memberikan paraf pada KK 2, kemudian
mengembalikan KK 3 dan tembusan kepada unit
pengolah
• Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk
dikirimkan kepada alamat instansi

93. c. Pengarahan surat
• Tugas pengarah surat dalam menangani
surat keluar adalah :
Menerima KK 1 dari pencatat surat dan
menyimpannya kedalam kotak KK sebagai
Kartu Kontrol

94. d. Penataan Arsip
• Tugas penata arsip adalah menerima
KK2 dari unit pengolah dan
menyimpannya dalam kotak KK sebagai
pengganti arsip yang ada pada unit
pengolah.
• Jika arsip yang berada di unit pengolah
sudah in-aktif, KK 2 di penata arsip
ditukar dengan KK3 dan tembusan di
unit pengolah

95. e. Pengiriman Surat
Tugasnya menerima surat-surat yang
akan dikirim kepada pihak lain dan
mengirimkannya dengan cara-cara
tertentu yang telah menjadi aturan
kantor

96. Perbedaan sistem buku agenda
dan sistem kartu kendali
No Sistem BukuAgenda Sistem KartuKendali
1 Sistem pola lama Sistem pola baru
2 Pencatatan menggunakan buku agenda
Pencatatan menggunakan kartu kendali, lembar
pengatar
3
Penyampaian surat menggunakan buku
ekspedisi
Penyampaian surat menggunakan kartu kendali
4
Pencatatan hanya bisa dilakuak satu orang
karena hanya menggunakan satu buku
yang sama
Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang
dalam waktu yang bersamaan karena
menggunakan lembaran-lembaran terpisah

97. Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar Penting
Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
Unit Pengolah
Unit Kearsipan
Ekspedisi
Kotak
KK 3 dan
tembusan
KK 1
KK 2
KK 3
T T
KK 1
KK 2
KK 1
Kotak
KK 1
Kotak
KK 2

98. Keterangan gambar:
1.TU unit pengolah mengisi 3 KK, kemudian
menyerahkan surat, tembusan serta KK 2 dan 3
kepada pencatat surat. KK 3 langsung disimpan
dan tembusan yang telah diproses di pencatat
surat juga disimpan di unit pengolah

99. 2. Pencatat surat menyerahkan KK1 ke pengarah
surat untuk selanjutnya disimpan sebagai kartu
kontrol dan surat diserahkan kepada petugas
ekspedisi untuk dikirimkan ke alamat instansi
3. Pencatat surat mengembalikan KK2 ke unit
pengolah untuk selanjutnya diteruskan kepada
penata arsip untuk disimpan
4. Jika surat sudah in-aktif, tembusan dan KK3 di
unit pengolah ditukar dengan KK2 di penata
arsip

100. Langkah-langkah Pengurusan Surat Keluar Biasa
a. Unit Pengolah
1) Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin
dalam dua lembar pengantar surat biasa
2) Surat asli, Lembar pengantar 1 dan 2, tembusan
diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan
3) Menerima kembali tembusan surat yang sudah
diberi stempel tanggal oleh pencatat surat lembar
pengantar surat biasa 2 untuk disimpan. Hal ini
sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke
alamat yang dituju

101. b. Pencatatan Surat
1) Pencatat surat menerima surat, tembusan dan
lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2)
2) Memberi stempel tanggal pada tembusan surat
dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar
pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini
sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan
dikirimkan
3) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju
melalui ekspeditor

102. Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Biasa
Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
Unit Pengolah
Unit Kearsipan
Ekspedisi
LP 2
LP 1
T
T
LP 2
LP 1
LP 1
LP 2
T

103. Langkah-langkah Prosedur Pengurusan Surat
Keluar Rahasia
• Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau
dibuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung
oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini
dicatat langsung dalam lembar pengantar surat
rahasia, tembusan disimpan.
• Surat tertutup dan lembar pengantar surat
rahasia (1 dan 2) diserahkan ke pengarah surat.
Kemudian surat diserahkan kepada ekspeditor
untuk dikirim dan LP 1 diserahkan kepada
penata arsip dan LP 2 kepada unit pengolah.

104. Bagan Prosedur Pengurusan Surat
Keluar Rahasia
Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
Unit Pengolah
Unit Kearsipan
Ekspedisi
LP 2
LP 1
T
LP 2
LP 1
LP 2
T
LP 1