1. Dokumen ini membahas sistem pengendalian intern persediaan suku cadang pada PT Kereta Api Indonesia UPT Balai Yasa Pulubrayan Medan. Terdapat beberapa masalah yakni bukti transaksi yang tidak diotorisasi dan selisih antara stok fisik dan sistem. 2. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui sistem pengendalian intern persediaan suku cadang di perusahaan tersebut. Manfaatnya untuk penambahan wawasan peneliti,

1. 1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan
untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses
produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari suatu
peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu,
barang dalam proses, barang jadi ataupun suku cadang. Pada umumnya setiap
perusahaan menyatakan persediaan merupakan salah satu aktiva yang paling aktif
dan sangat penting bagi perusahaan, karena persediaan merupakan aktiva
perusahaan yang cukup besar jika dibandingkan dengan aktiva lancar lainnya. Hal
ini berarti bahwa persediaan merupakan salah satu aset perusahaan yang
membutuhkan pengelolaan dan pengawasan yang baik.
Sistem pengendalian intern terhadap persedian ini sangat penting untuk
diterapkan , karena kecurangan dalam suatu siklus kerja sangat sering terjadi pada
bagian persediaan adalah hak mencatat penerimaan dan pengeluaran persediaan
suku cadang, menunda pencatatan persediaan dan lain sebagainya. Kesalahan
dalam penanganan persediaan suku cadang, dapat mengakibatkan kerugian bagi
perusahaan, yaitu: dari biaya yang dikeluarkan untuk penanganan persediaan suku
cadang tersebut dan apabila suku cadang yang dibutuhkan dalam proses
operasional tidak tersedia maka dapat mengakibatkan terganggunya proses
operasional yang dapat menambah biaya operasional perusahaan. Oleh karena itu,
sistem pengendalian intern yang baik merupakan salah satu cara yang digunakan

2. 2
untuk melindungi dan menjamin keamanan harta perusahaan juga untuk
meminimalkan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Pengendalian intern yang
baik akan menjamin keamanan kekayaan dan para investor dan para kreditur yang
ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang
dapat dipercaya (Mulyadi, 2001 Hal.164).
Pentingnya penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem pengendalian
intern persediaan dalam meningkatkan efektivitas perusahaan guna mendukung
tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Menurut Committee of
Sponsoring Organization (COSO) dalam buku Audit Sistem Informasi (2007, hal
266) menyatakan adanya lima komponen dalam pengendalian intern yang saling
berhubungan yaitu : (1) Lingkungan Pengendalian, (2) Penilaian Resiko, (3)
Aktivitas Pengendalian, (4) Informasi dan Komunikasi, (5) Pemantauan.
Lingkungan pengendalian, perusahaan mencakup sikap para manajemen
dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut.
Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah
filosofi manajemen, dan gaya operasi manajemen, struktur organisasi serta
praktek kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena
menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain.
Penilaian risiko, merupakan proses identifikasi dan analisis risiko yang
dapat menghambat atau berhubungan dengan pencapaian tujuan perusahaan, serta
menentukan cara bagaimana risiko tersebut ditangani.
Aktivitas pengendalian, merupakan kebijakan dan prosedur yang dirancang
untuk memastikan dilaksanakannya kebijakan manajemen dan bahwa risiko sudah
diantisipasi. Aktivitas pengendalian juga membantu memastikan bahwa tindakan

3. 3
yang diperlukan untuk penanganan risiko telah dilakukan sesuai dengan apa yang
telah direncanakan.
Informasi dan komunikasi, merupakan komponen yang penting dari
pengendalian intern perusahaan, informasi tentang lingkungan pengendalian,
aktivitas pengendalian dan pengawasan diperlukan manajemen sebagai pedoman
operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan
peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan. Komponen ini juga
menjelaskan bahwa sistem informasi sangat penting bagi keberhasilan atau
peningkatan mutu operasional organisasi. Sedangkan komunikasi mengenai
perlunya penyampaian semua hal-hal yang berhubungan kebijakan pimpinan
kepada seluruh anggota organisasi.
Pemantauan atau pengawasan, dilakukan untuk memastikan kehandalan
sistem dan internal control dari waktu ke waktu. Monitoring merupakan proses
yang menilai kualitas dari kinerja sistem dan internal control dari waktu ke waktu,
yang dilakukan dengan melakukan aktivitas monitoring dan melakukan evaluasi
secara terpisah.
Pengendalian intern dilaksanakan dalam rangka menjaga agar apa yang
direncanakan dapat dicapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan
sebelumnya oleh perusahaan. Menurut (Mulyadi, 2001 Hal.163) pengendalian
intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi
dan bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen.

4. 4
Menurut Committee of Sponsoring Organization (COSO) dalam buku
Audit Sistem Informasi (2011, Hal 230) mendefinisikan bahwa : “Pengendalian
intern adalah proses yang diimplementasikan dewan komisaris, pihak manajemen,
dan mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan
yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal-hal
berikut: efektivitas dan efisiensi operasional organisasi, keandalan pelaporan
keuangan dan pelaporan dengan hukum dan peraturan yang berlaku”.
PT. Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan perusahaan BUMN yang
bergerak dalam bidang jasa pelayanan transportasi dibawah pengawasan
Kementrian Perhubungan Republik Indonesia. Penulis melakukan penelitian
pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) UPT. Balai Yasa Pulubrayan Medan
yang merupakan unit pelaksanaan teknis kereta api dalam bidang pengelolaan
persediaan suku cadang dan perbaikan serta pusat perawatan perkeretaapian PT.
Kereta Api Indonesia (Persero) Sumatera Utara dan Aceh.
Pengendalian intern ini bukanlah berarti memberikan jaminan mutlak
bahwa kesalahan tidak akan terjadi tetapi pengendalian intern diadakan untuk
meminimalkan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti kesalahan dan
penyelewengan. Dengan adanya kesalahan dalam mencatat jumlah persediaan
diatas maka tujuan dari sistem pengendalian intern perusahaan belum tercapai
sepenuhnya yaitu menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan akuntansi (Mulyadi, 2001. Hal.163).
Fenomena lain yang penulis temukan ketika melakukan penelitian
pendahuluan (pra riset) masih ditemukannya form bukti transaksi permintaan dan
pengeluaran barang dari gudang yang tidak ditandatangani oleh kepala fungsi

5. 5
bagian gudang dan manager bagian logistik yang berwenang dalam perusahaan
tersebut, seharusnya setiap barang yang keluar dari gudang ditandatangani oleh
kepala fungsi bagian gudang dan manager logistik. Dengan tidak adannya
otorisasi, maka dapat mengakibatkan kemungkinan kerugian bagi perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001, hal 164) juga menyatakan bahwa : “Dalam
organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang
memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Prosedur
pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat
dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya (Realibility)
yang tinggi, dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya
dokumen pembukuan yang dapat dipercaya sehingga akan menjadi masukan yang
dapat dipercaya bagi proses akuntansi”.
Menurut Committee of Sponsoring Organization (COSO) dalam buku
Audit Sistem Informasi (2007, hal 270) menyatakan bahwa : “Salah satu
komponen sistem pengendalian intern adalah aktivitas pengendalian yaitu
kebijakan atau prosedur yang dirancang untuk memastikan dilaksanakannya
kebijakan manajemen. Aktivitas pengendalian meliputi prosedur otorisasi yang
memadai, pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan akuntansi yang memadai".
Melihat betapa pentingnya pengendalian intern persedian bagi perusahaan
agar tujuan dari perusahaan dapat tercapai, maka dengan ini penulis tertarik
melakukan penelitian dengan judul “Analisis Sistem Pengendalian Intern
Persediaan Pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) UPT. Balai Yasa
Pulubrayan Medan”.

6. 6
B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka penulis dapat
mengidentifikasi masalah sebagai berikut :
1. Masih terdapatnya bukti-bukti transaksi permintaan dan pengeluaran
barang persediaan yang tidak diotorisasi oleh pihak kepala fungsi yang
berwenang.
2. Terdapatnya selisih antara kartu stok fisik persediaan dengan yang ada
pada kartu stok perusahaan.
C. Batasan Masalah
Pengendalian intern penting bagi suatu perusahaan, dengan adanya
pengendalian intern tersebut diharapkan tujuan yang telah ditetapkan perusahaan
dapat tercapai. Dan untuk menghindari kesimpangsiuran dalam penelitian ini,
peneliti membatasi permasalahan hanya pada sistem pengendalian intern
persediaan khususnya pada persediaan suku cadang yang ada pada PT. Kereta Api
Indonesia (Persero) UPT. Balai Yasa Pulubrayan Medan.
D. Rumusan Masalah
Berdasarkan indentifikasi masalah diatas, maka penulis merumuskan
masalah dalam penelitian ini yaitu : “ Bagaimanakah sistem pengendalian intern
persediaan suku cadang yang diterapkan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) UPT.
Balai Yasa Pulubrayan Medan ? ”.

7. 7
E. Tujuan Dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui
sistem pengendalian intern persediaan suku cadang yang diterapkan pada PT.
Kereta Api Indonesia (Persero) UPT. Balai Yasa Pulubrayan Medan.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi peneliti, untuk menambah wawasan dan pemahaman yang mendalam
mengenai sistem pengendalian intern persediaan suku cadang yang
diterapkan di perusahaan.
2. Bagi perusahaan, diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan masukan
untuk membantu memperbaiki dan memecahkan masalah khususnya
dalam ruang lingkup persediaan suku cadang.
3. Bagi peneliti lain dapat digunakan sebagai bahan referensi untuk kegiatan
penelitian dengan masalah yang sama.