Materi Dasar Dasar Managemen Universitas Brawijaya Malang

1. PENETAPAN TUJUAN
Dr. Ir. Pudji Purwanti, MP
Mochammad Fattah, S.Pi, M.Si
Email : pudjipurwanti@gmail.com
1. PENDAHULUAN
- Pengantar
- Tujuan
2. Gambaram Tujuan dan Rencana
3. Tujuan dalam organisasi
3.1.Misi organisasi
3.2.Tujuan resmi organisasi
4. Fungsi Tujuan Organisasi
5. Kriteria tujuan yang efektif
6. Management by Objectives
1. PENDAHULUAN
1.1 Pengantar
• Salah satu tanggung jawab utama dari manajer adalah
menunjuk arah yang harus ditempuh organisasi dimasa depan
dan bagaimana mengarahkan organisasi kesana.
• Di sejumlah organisasi, khususnya yang berskala kecil,
perencanaan bersifat informal. Di organisasi lain, para
manajernya mengikuti kerangka kerja perencanaan yang
terstruktur rapi. Perusahaan menentukan sebuah misi dasar
dan mengembangkan tujuan formal serta rencana strategis
untuk melaksanakannya.
• Di bab ini, kita akan membahas proses perencanaan dan
memerhatikan bagaimana manajer mengembangkan rencana
efektif yang dapat berkembang dan disesuaikan untuk
memenuhi kondisi baru. Perhatian khusus diberikan pada
penentuan tujuan, karena untuk inilah perencanaan dilakukan.
Kemudian, rencana apa saja yang dapat digunakan manajer
untuk membantu organisasi meraih tujuan-tujuan yang telah
dipelajari, dengan perhatian khusus pada perencanaan
manajemen krisis. Dan terakhir, kita akan mempelajari
pendekatan baru dalam perencanaan yang menitikberatkan
pada keterlibatan karyawan, pelanggan, mitra kerja, dan para
pemegang kepentingan lainnya dalam pemikiran strategis dan
pelaksanaan.
5
SELF-PROPAGATINGENTREPRENEURIALEDUCATIONDEVELOPMENT
(SPEED)
SUB
MODUL

2. Penetapan Tujuan 2012Brawijaya University
1.2 Tujuan
• Mendefinisikan dan menjelaskan pendahuluan pada bab penentuan tujuan
• Mendefinisikan tujuan dan rencana serta menjelaskan kaitan kedua hal tersebut.
• Menjelaskan konsep misi dan visi organisasi dan bagaimana pengaruhnya terhadap
penentuan tujuan dan perencanaan.
• Mendefinisikan karakteristik dari tujuan yang efektif.
• Mendeskripsikan jenis-jenis tujuan organisasi yang harus dimiliki perusahaan dan
mengapa tujuan tersebut membentuk sebuah hirarki.
• Mendeskripsikan empat langkah penting dalam proses management by objectives
(MBO).
2. GAMBARAN TUJUAN DAN RENCANA
• Tujuan dan rencana telah menjadi konsep umum di masyarakat kita. Suatu tujuan
(goal) adalah keadaan yang diharapkan dimasa depan yang berusaha
direalisasikan organisasi. Tujuan ini penting sifatnya karena organisasi didirikan
untuk maksud tertentu dan tujuan dibuat untuk mendefinisikan dan menyatakan
maksud tersebut. Suatu rencana (plan) merupakan cetak biru (blueprint) dari
pencapaian tujuan dan merinci alokasi sumberdaya, jadwal, tugas, dan tindakan
lain yang dibutuhkan. Tujuan menggambarkan akhir dari masa depan; rencana
menggambarkan perangkat atau alat saat ini. Kata perencanaan (planning)
umumnya menggabungkan kedua definisi tersebut; yang berarti penentuan tujuan
organisasi dan pendefisian perangkat untuk meraih hal tersebut.
3. TUJUAN ORGANISASI
3.1 Misi Organisasi
• Pernyataan misi (mission statement) yang formal merupakan penjelasan yang
dinyatakan secara umum tentang skala usaha dan operasi yang membedakan
organisasi dengan organisasi lain di bidang yang sama. Isi dari pernyataan misi
sering berfokus pada pasar dan pelanggan serta mengidentifikasikan usaha
dibidang yang diinginkan. Sejumlah pernyataan misi menggambarkan karakteristik
perusahaan, seperti nilai perusahaan, kualitas produk yang dihasilkan, fasilitas
lokasi, dan perilaku terhadap karyawan.
• Sebelum organisasi menentukan tujuan-tujuan, terlebih dulu harus menetapkan
misi atau maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi
tentang maksud organisasi. Misi suatu organisasi adalah maksud khas (unik) dan
mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan
mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar. Misi
merupakan perwujudan dasar filsafat para pembuat keputusan strategic
perusahaan, mencerminkan konsep diri perusahaan, serta menunjukkan bidang-
bidang produk atau jasa pokok dan kebutuhan-kebutuhan langganan utama yang
akan dipuaskan perusahaan. Secara singkat, misi menggambarkan bidang-bidang
produk, pasar dan teknologi yang ditekankan perusahaan, dimana hal ini
mencerminkan nilai-nilai dan berbagai prioritas dari para pembuat keputusan
strategic. Misi organisasi juga menunjukkan fungsi yang hendak dijalankannya
dalam system social atau ekonomi tertentu.
Page 2 of 7

3. Penetapan Tujuan 2012Brawijaya University
Gambar 1. Faktor-faktor yang mempengaruhi proses penetapan tujuan
strategic.
3.2 Tujuan Resmi Organisasi
• Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak
terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai diwaktu yang akan datang
melalui kegiatan-kegiatan organisasi. Jadi dua unsur penting tujuan adalah 1)
hasil-hasil akhir yang diinginkan diwaktu mendatang dengan mana 2) usaha-usaha
atau kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan. Tujuan-tujuan ini dapat berupa tujuan
umum atau khusus, tujuan akhir, ataupun tujuan antara.
• Tujuan umum, atau sering disebut tujuan strategic secara operational tidak dapat
berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang
lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk suatu
hirarki tujuan. Tujuan-tujuan khusus, meskipun secara fungsional berdiri sendiri,
secara operational terangkai didalam suatu jaringan kegiatan yang memiliki arah
sama yaitu memberikan pedoman pencapaian tujuan organisasi.
• Pernyataan umum yang menjelaskan arah organisasi ingin melangkah dimasa
depan disebut tujuan strategis (strategic goal). Pernyataan ini lebih mengarah
keorganisasi secara menyeluruh dan bukan menunjuk pada divisi atau departemen
tertentu. Tujuan strategis sering disebut tujuan resmi, karena merupakan maksud
dari apa yang ingin dicapai organisasi.
4. FUNGSI TUJUAN ORGANISASI
Konsep tujuan organisasi dipandang secara luas mempunyai beberapa fungsi penting
yang bervariasi menurut waktu dan keadaan. Berbagai fungsi tujuan antara lain sebagai
berikut:
• Pedoman bagi kegiatan. Melalui penggambaran hasil-hasil akhir diwaktu yang akan
datang, tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan
Page 3 of 7
Nilai-nilai
manajer puncak
Kekuatan dan
kelemahan
organisasi
Tujuan-tujuan
strategik
Kesempatan dan
ancaman dalam
lingkungan
organisasi
Misi Organisasi

4. Penetapan Tujuan 2012Brawijaya University
penyaluran usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan para anggota organisasi. Dalam
hal ini, fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi
mengenai apa yang “harus” dan “harus tidak” dilakukan.
• Sumber Legitimasi. Tujuan juga merupakan sumber legitimasi bagi suatu
organisasi melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya, dan disamping itu,
keberadaannya dikalangan kelompok-kelompok seperti pelanggan, politikus,
karyawan, pemegang saham, dan masyarakat pada umumnya. Pengakuan atas
legitimasi ini akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan
berbagai sumberdaya dan dukungan dari lingkunagn disekitarnya.
• Standar pelaksanaan. Bila tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami, hal ini
akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi)
organisasi. Setelah organisasi menetapkan tujuan-tujuan dalam bidang-bidang
yang dapat dikuantifikasikan seperti penjualan, posisi pasar, atau laba, derajat
kesuksesan yang dicapai dapat dengan mudah diukur.
• Sumber motivasi. Tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai sumber motivasi dan
identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering
memberikan insentif bagi para anggota. Phenomena ini tampak paling jelas dalam
organisasi yang menawarkan bonus bagi pencapaian tingkat penjualan tertentu,
dan sebagainya, yang dikaitkan secara langsung dengan laba tahunan. Contoh
lain, dalam organisasi olahraga professional (bahkan amatir), status dan prestise
sebagai anggota tim juara hamper selalu menjadi sumber motivasi kuat.
• Dasar rasional pengorganisasian. Dinyatakan secara sederhana, tujuan organisasi
merupakan suatu dasar perancangan organisasi. Tujuan organisasi dan struktur
organisasi berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk pencapaian
tujuan, pola penggunaan sumberdaya, implementasi berbagai unsur perancangan
organisasi: pola komunikasi, mekanisme pengawasan, departementalisasi, dan
sebagainya.
5. KRITERIA TUJUAN YANG EFEKTIF
• Spesifik dan terukur (specific and measurable). Jika memungkinkan, tujuan harus
ditampilkan dalam bentuk kuantitatif, misalnya meningkatkan keuntungan 2%,
mengurangi kerusakan produk sebanyak 1 %, atau meningkatkan peringkat rata-
rata efektivitas guru dar 3,5 menjadi 3,7.
• Menyentuh area penting (cover key result areas). Tujuan tidak dapat disusun
untuk setiap aspek perilaku karyawan atau kinerja organisasi; maka angka yang
tertera jelas tidak berarti lagi. Manajer diharapkan mengidentifikasi sejumlah area
penting- mungkin hingga empat atau lima departemen di organisasi atau
pekerjaan. Area penting merupakan kegiatan yang memberi kontribusi terbanyak
bagi kinerja perusahaan. Banyak perusahaan menggunakan pendekatan
berimbang untuk penentuan tujuannya.
• Menantang namun tetap realistis (challenging but realistic). Tujuan seharusnya
bersifat menantang namun tidak sulit untuk dicapai dengan akal sehat. Seorang
manajer yang baru saja direkrut menemukan bahwa stafnya harus bekerja
sebanyak 100 jam tiap minggu untuk mencapai semua yang diharapkan dari
mereka. Jika tujuan bersifat tidak realistis, maka karyawan akan menuju
kegagalan dan akan menurunkan moral karyawan. Namun, jika tujuan terlalu
mudah, karyawan tidak akan merasa termotivasi. Tujuan yang direntangkan
Page 4 of 7

5. Penetapan Tujuan 2012Brawijaya University
merupakan tujuan yang sangat ambisius namun tetap realistis sehingga
menantang karyawan untuk mencapai standar.
• Jangka waktu yang jelas (defined time period). Tujuan harus merinci jangka waktu
pencapaian. Jangka waktu merupakan tenggat yang menyatakan tanggal tujuan
tersebut dicapai. Sebuah tujuan yang berisi peluncuran intranet.
• Dikaitkan dengan kompensasi (linked to rewards). Dampak akhir dari tujuan
tergantung dari sejauh mana gaji mengalami peningkatan, promosi, dan
penghargaan yang didasarkan pada pencapaian tujuan. Siapa saja yang mencapai
tujuan harus diberi penghargaan. Penghargaan member arti dan kaitan dengan
tujuan serta membantu karyawan berkomitmen untuk untuk mencapainya.
Kegagalan dalam mencapai tujuan sering kali disebabkan oleh faktor diluar
karyawan.
6. MANAJEMEN BY OBJECTIVE (MBO)
• Management by Objectives (MBO) adalah metode yang digunakan manajer dan
karyawan untuk menjelaskan tujuan dari setiap departemen, proyek dan orang
serta menggunakannya untuk mengawasi kinerja berkelanjutan. Bentuk langkah-
langkah dari proses MBO ada empat kegiatan utama harus ada agar pelaksanaan
MBO dapat berhasil.
1. Menetapkan tujuan (set goal). Ini merupakan langkah yang sulit dalam MBO.
Penetapkan tujuan melibatkan karyawan ditiap tingkatan dan memandang
kegiatan harian jauh kedepan untuk menjawab pertanyaan “apa yang coba kita
raih?” tujuan yang baik seharusnya konkret dan realistis, memberikan target yang
spesifik dan jangka waktu tertentu, serta memerlukan tanggung jawab. Tujuan
dapat bersifat kuantitatif atau kualitatif, tergantung apakah hasilnya terukur.
2. Mengembangkan rencana pelaksanaan (develop action plan). Sebuah rencana
pelaksanaan menjelaskan arah tindakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
yang ditentukan. Rencana pelaksanaan disusun untuk individu sekaligus
departemen.
3. Meninjau kemajuan yang dicapai (review progress). Kemajuan secara periodic
adalah hal penting untuk menjamin rencana pelaksanaan dijalankan dengan baik.
Pemeriksaan ini dapat dilakukan secara informal antara manajer dengan bawahan,
dimana organisasi dapat melakukan pemeriksaan tiap tiga, enam, atau Sembilan
bulan dalam satu tahun. Pemeriksaan periodic ini membuat manajer dan karyawan
memerhatikan apakah mereka berbeda dalam target atau tindakan korektif yang
diperlukan. Manajer dan karyawan seharusnya tidak terbatas pada perilaku yang
telah ditentukan sebelumnya dan harus melakukan langkah apa pun yang
diperlukan untuk menghasilkan sesuatu yang berarti. Hal utama dari MBO adalah
mencapai tujuan. Rencana pelaksanaan dapat diubah kapanpun jika tujuan tidak
tercapai.
4. Penghargaan atas kinerja keseluruhan (appraise overall performance). Langkah
akhir dari MBO adalah secara cermat mengevaluasi apakah tujuan tahunan telah
dicapai oleh individu maupun departemen. Keberhasilan atau kegagalan dalam
mencapai tujuan dapat menjadi bagian dari system penilaian kinerja dan arah dari
kenaikan penghasilan dan penghargaan lainnya. Penghargaan atas kinerja
departemen dan perusahaan secara keseluruhan menentukan tujuan untuk tahun
berikutnya. Siklus MBO akan berulang dalam basis tahunan.
Page 5 of 7

6. Penetapan Tujuan 2012Brawijaya University
• MBO sulit didefinisikan, banyak organisasi mempergunakannya dengan cara-cara
yang berbeda dan untuk alas an-alasan yang berbeda pula. Secara umum esensi
system MBO terletak pada penetapan tujuan-tujuan umum oleh para manajer dan
bawahan yang bekerja bersama, penentuan bidang tanggung jawab utama setiap
individu yang dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil-hasil (sasaran-sasaran)
dapat diukur yang diharapkan, dan penggunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai
pedoman pengoperasian satuan-satuan kerja serta penilaian sumbangan masing-
masing anggota.
• Dalam MBO perencanaan efektif tergantung pada penentuan tujuan setiap manajer
yang diterapkan terutama sebagai fungsinya dalam organisasi. Setiap tujuan
manajer juga harus menyumbang kepada tujuan manajemen yang lebih tinggi dan
perusahaan sebagai keseluruhan. Drucker mengemukakan bahwa setiap manajer
harus menetapkan tujuan-tujuan mereka sendiri, atau paling tidak, ikut aktif
dalam proses penetapan tujuan. Disamping itu, para manajer setiap tingkatan
seharusnya berpartisipasi dalam penetapan tujuan pada tingkat lebih tinggi.
Dengan cara ini, para manajer akan memahami lebih baik tujuan-tujuan
perusahaan yang lebih luas dan hubungan tujuan khusus mereka sendiri dengan
gambaran perusahaan keseluruhan.
REFERENSI
Daft, L. Richard. 2008. Managemen. Salemba empat. Jakarta.
Handoko,T.Hani. 2003. Manajemen. BPFE. Yogyakarta.
PROPAGASI
A. Latihan dan Diskusi (Propagasi vertical dan Horizontal)
1. Buatlah misi dalam merencanakan penyelesaiaan pendidikan di perguruan tinggi!
B. Pertanyaan (Evaluasi mandiri)
1. Sebutkan apa saja pesan-pesan dan manfaat penting yang ditujukan untuk
pihak internal dan eksternal dalam organisasi?
2. Ada 5 fungsi tujuan didalam suatu organisasi, sebutkan dan jelaskan!
3. Jika menjadi seorang manajer perusahaan perikanan skala menengah,
apakah anda menggunakan MBO? Jika iya, beri contoh tujuan yang anda susun
untuk para manajer dan agen penjualan produk!
4. Apakah karakteristik tujuan yang efektif? Apakah lebih baik untuk tidak
memiliki tujuan sama sekali daripada memiliki tujuan yang tidak memenuhi
criteria ini?
5. Bagaimana perencanaan dapat berubah dilingkungan baru?
C. QUIZ -mutiple choice (Evaluasi)
1. Tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi, adalah tujuan
sebagai :
a. sumber motivasi c. pedoman kegiatan
b. standar pelaksanaan d. sumber legitimasi
2. Memberikan kriteria langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi)
organisasi, adalah tujuan sebagai :
a. sumber motivasi c. pedoman kegiatan
b. standar pelaksanaan d. sumber legitimasi
3. Fungsi tujuan dalam suatu organisasi, kecuali :
Page 6 of 7

7. Penetapan Tujuan 2012Brawijaya University
a. pedoman kegiatan c. sumber motivasi
b. sumber kegiatan d. sumber legitimasi
4. Tujuan yang efektif adalah
a. realistis b. jangka waktu jelas c. spesifik dan terukur d. semua benar
5. Langkah-langkah dari proses MBO ada empat kegiatan utama harus ada agar
pelaksanaan MBO dapat berhasil, adalah :
a. Mengembangkan rencana pelaksanaan b. Penghargaan atas kinerja
c. Meninjau kemajuan yang dicapai d. semua benar
D. PROYEK (Eksplorasi entrepreneurship, penerapan topic bahasan pada
dunia nyata)
Setiap organisasi perikanan mempunyai misi dan tujuan dalam melaksanakan
kegiatan. Carilah misi dan tujuan organisasi perikanan, kemudian analisis efektifitas
tujuan!
Page 7 of 7