SlideShare a Scribd company logo
1 of 10
PENGAWASAN DAN
PENGENDALIAN
Dr. Ir. Pudji Purwanti, MP
Mochammad Fattah, S.Pi, M.Si
Email : pudjipurwanti@gmail.com
1. PENDAHULUAN
1.1 Pengantar
1.2 Tujuan
2. Konsep Proses Pengawasan
2.1 Pengertian Pengawasan
2.2 Tipe-Tipe Pengawasan
2.3 Tahap-Tahap Pengawasan
2.4 Perancangan Pengawasan
3. Alat Bantu Pengawasan
Manajerial
a. Management By Exeption
(MBE)
b. Management Information
Sytem (MIS)
4. Karakteristik Pengawasan
Efektif
5. Metode Pengawasan
5.1 Pengawasan Non
Kuantitatif
5.2 Pengawasan Kuantitatif
6. Pengendalian
6.1 Pengertian Pengendalian
7. Fokus Pengendalian
Organisasional
7.1 Pengendalian umpan Maju
7.2 Pengendalian yang
Berkesinambungan
7.3 Pengendalian umpan balik
8. Model Pengendalian umpan balik
8.1 Langkah Pengendalian Umpan
Balik
8.2 Penerapan penganggaran
belanja
9. Manajemen Kualitas Total
9.1 Teknik-Teknik TQM
9.2 Faktor-Faktor keberhasilan
TQM
10. Berbagai kecenderungan dalam
Pengendalian Keuangan dan
kualitas
10.1 Standar Kualitas
Internasioanl
10.2 Sistem Pengendalian
keuangan yang baru
1. PENDAHULUAN
1.1 Pengantar
• Dalam proses organisasi seringkali terjadi kasus-kasus seperti
tidak diselesaikannya suatu penugasan, tidak ditepatinya waktu
penyelesaian (Deadline), suatu anggaran yang berlebihan, dan
kegiatan-kegiatan lain yang menyimpang dari rencana sehingga
diperlukan proses pengawasan manajerial.
• Ada berbagai macam sebutan bagi fungsi pengawasan
(controlling), antara lain evaluating, appaising, ataupun
correcting.
• Pengawasan diperlukan oleh setiap organisasi karena faktor-
faktor perubahan lingkungan organisasi yang terus-menerus,
peningkatan komplesitas organisasi, adanya kesalahan-
kesalahan, serta adanya kebutuhan manajer untuk
mendelegasikan wewenang.
14
SELF-PROPAGATINGENTREPRENEURIALEDUCATIONDEVELOPMENT
(SPEED)
SUB
MODUL
Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University
1.2 Tujuan
a. Mendeskripsikan pengertian pengawasan
b. Mendeskripsikan tentang tipe-tipe pengawasan
c. Mengetahui dan mendeskripsikan tahap-tahap pengawasan
d. Memahami perencanaan pengawasan dan metode pengawasan
e. Mendefinisikan pengendalian organisasional
f. Menjelsakan perbedaan-perbedaan dalam fokus pengendalian, termasuk
pengendalian umpan maju, berkesinanmbungan dan umpan balik
g. Menjelaskan empat langkah dalam proses pengendalian
h. Menjelaskan konsep Manajemen Mutu total
2. Konsep Pengawasan
2.1 Pengertian Pengawasan
• Pengawasan dapat diartikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai.
• Langkah awal proses pengawasan adalah langkah perencanaan, penetapan
tujuan, standar atau sasaran pelaksanaan suatu kegiatan.
• Fungsi pengawasan berhubungan erat dengan dengan fungsi manajerial lainnya
seperti perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan
pengawasan.
• Unsur-Unsur Pengawasan dikemukakan Robert J. Mockler dalam definisinya
tentang pengawasan managemen yaitu suatu usaha sistematik untuk menetapkan
standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem
informasi umpan balik, mebandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-
penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk
menjamin bahwa semua sumberdaya perusahaan dipergunakan dengan cara yang
paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
2.2 Tipe-Tipe Pengawasan
• Tipe-tipe pengawasan dibagi menjadi tiga yaitu pengawasan pendahuluan,
pengawasan concurrent, dan pengawasan umpan balik.
a. Pengawasan Pendahuluan(feedward control) merupakan bentuk pengawasan yang
dirancang untuk mengatasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan
dari standar atau tujuan-tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu
tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Pengawasan ini efektif apabila manajer
mapu mendapatkan informasi akurat dan tepat waktu tentang perubahan-
perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan terhadap tujuan-tujuan
yang diinginkan mengingat pengawasan ini bersifat lebih aktif dan agresif dalam
mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan bahkan
sebelum masalah terjadi.
b. Pengawasan Concurrent sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”, “screening
control” atau “berhenti-terus” dan dilaksanakan bersamaan dengan pelaksanaan
kegiatan (concurrent control). Dalam pengawasan ini, aspek tertentu dari suatu
prosedur harus disetujui terlebih dahulu atau syarat tertentu harus dipenuhi
dahulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan atau menjadi semacam
peralatan “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanan suatu
kegiatan.
c. Pengawasan umpan balik (feedback control) atau disebut past – action control
merupakan bentuk pengawasan yang mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan
yang telah diselesaikan. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan
Page 2 of 10
Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University
setelah kegiatan terjadi.
Gambar 1. Tipe-Tipe Pengawasan
• Bentuk pengawasan pertama dan kedua cukup memberikan kesempatan bagi
manajemen untuk membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan.
Namun kelemahan kedua tipe pengawasan tersebut adalah biaya yang mahal,
tidak memungkinkannya kegiatan diawasi secara terus menerus, serta
pengawasan yang berlebiahan hanya akan menurunkan produktivitas sehingga
manajemen harus menerapkan sistem yang sesuai bagi situasi tertentu.
2.3 Tahap – Tahap Pengawasan
• Secara umum tahapan pengawasan terdiri dari lima tahap yaitu penetapan
standar, penentuan pengukuran pelaksanan kegiatan, pengukuran pelaksanaan
kegiatan, pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan,
serta pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan. Hubungan antar kelima tahap
tesebut dapat dilihat seperti gambar di bawah ini :
Gambar 2. Proses Pengawasan
Page 3 of 10
Kegiatan belum
dilaksanakan
Kegiatan sedang
dilaksanakan
Kegiatan telah
dilaksanakan
Feedfordward
Control
Concurrent
Control
Feedback
Control
Penetapan
Standar
Pelaksanaan
Penentuan
Pengukuran
Pelaksanaan
Kegiatan
Pengukuran
Pelaksanaan
Kegiatan
Pembnadingan
dengan standar
evaluasi
Pengambilan
Tindakan Koreksi
Bila Perlu
Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University
• Penetapan standar mengandung arti pengukuran yang dapat dijadikan sebagai
patokan dalam penilaian hasil-hasil. Beberapa hal yang dapat dijadikan sebagai
patokan yaitu tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan, terget penjualan,
anggaran, bagian pasar (market share), margin keuntungan, keselamatan kerja,
dan sasaran produksi. Ada tiga bentuk standar yang umum yaitu:
a. Standar fisik meliputi kualitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau
kualitas produk
b. Standar moneter meliputi biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor,
pendapatan penjualan, dan sejenisnya
c. Standar-standar waktu meliputi kecepatan produksi aau batas waktu suatu
pekerjaan harus diselesaikan
• Dalam pengukuran standar diperlukan tahap pengukuran pelaksanaan kegiatan.
Dalam tahapan ini hal-hal yang biasa dijadikan pertanyaan adalah dengan
menggunakan 5W+1H, yaitu (Who) siapa yang akan terlibat, (What) Dalam
bentuk apa pengukuran akan dilakukan dan (How Often) seberapa sering
pelaksanaan seharusnya dilakukan (jam,harian,mingguan, atau bulanan).
• Pengukuran pelaksanaan kegiatan dilakukan secara berulang-ulang dan terus-
menerus. Berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan adalah
pengamatan (observasi) , laporan lisan maupun tulisan, metode otomatis,
inspeksi (pengujian tes), atau dengan pengambilan sampel. Perusahaan banyak
yang menggunakan pemeriksaan internal (internal auditor) sebagai pelaksana
pengukuran.
• Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan dilakukan
dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan
atau standar yang telah ditetapkan. Tahapan ini paling mudah dilaksanakan,
namun bisa saja terjadi penyimpangan pada saat penginterpretsian.
Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk mengetahui standar yang
tidak dapat dicapai.
• Pengambilan tindakan koreksi diperlukan apabila dari hasil analisa harus
dilakukan tindakan koreksi. Tindakan koreksi bisa dalam bentuk perubahan
standar, perbaikan pengukuran pelaksanaan, atau merubah cara dalam
menginterpretasikan dan menganalisa penyimpangan-penyimpangan.
2.4 Perancangan Pengawasan
• Prosedur penetapan sistem pengawasan yang ditetapkan William H. Newman
yaitu merumuskan hasil yang diinginkan, menetapkan petunjuk predictors
(pengukuran masukan, hasil-hasil pada tahap permulaan, gejala-gejala,
perubahan dalam kondisi yang diasumsikan), menetapkan standar penunjuk dan
hasil, menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, serta menilai informasi
dan mengambil tindakan koreksi.
• Sebelum tindakan koreksi dilakukan, informasi tentang penyimpangan dari
standar harus dievaluasi terlebih dahulu, kemudian diimplementasikan.
3. Alat Bantu Pengawasan Manajerial
3.1 Management by Exception (MBE)
Page 4 of 10
Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University
• MBE atau prinsip pengecualian merupakan metode pengawasan yang
memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang
pengawasan yang paling kritis dan mempersilakan karyawan atau tingkat
management rendah untuk menangani variasi-variasi rutin. Hal ini dapat
dipraktekkan oleh manajer-manajer penjualan produksi, keuangan, personalia,
pembelian, pengawasan mutu, dan bidang-bidang fungsional lainnya. Manajer lini
pun dapat menggunakan prinsip ini dalam pengawasan harian mereka.
• Pengawasan dengan metode ini memiliki kelebiha yaitu bersifat murah, tetapi
penyimpangan hanya bisa diketahui setelah kegiatan terlaksana. Metode
pengawasan dengan cara ini hanya bisa dipergunakan untuk operasi-operasi yang
bersifat otomatis dan rutin.
3.2 Management Information System (MIS)
• Sistem informasi manajemen atau management information system memainkan
peranan penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi managemen perencanaan dan
pengawasan dengan efektif.
• Definisi MIS yaitu suatu metode formal pengadaan dan penyediaan bagi
managemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk
membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi
perencanaan, pengawasan, dan operasional organisasi dilakukan secara efektif.
• Tahapan MIS yaitu survey pendahuluan dan perumusan masalah, desain
konseptual, desain terperinci, dan taha implementasi. MIS dapat berjalan efektif
apabila mengikuti lima pedoman yaitu mengikut sertakan pemakai (unsur) ke
dalam tim perancang, mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem,
memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih daripada
pertimbangan kuantitas belaka, pengujian pendahuluan sebelum diterapkan,
menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencakupi bagi operator dan
pemakai sistem.
4. Karakteristik Pengawasan Efektif
• Karakteristik pengawasan yang efektif dapat diperinci sebagai berikut :
a. Akurat yaitu informasi tentang pelaksanaan harus akurat
b. Tepat waktu, yaitu informasi harus dikumpulkan, disampaikan, dan dievaluasi
secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera
c. Obyektif dan menyeluruh, yaitu informasi harus mudah dipahami dan bersifat
obyektif serta lengkap
d. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis
e. Realistis secara ekonomis dimana biaya sitem pengawasan harus lebih rendah
f. Realistis secara organisasional dimana sistem pengawasan harus cocok atau
harmonis dengan kenyataan organisasi
g. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
h. Fleksibel yaitu pengawasan harus memiliki fleksibilitas untuk meberikan
tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari
lingkungan
i. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
j. Diterima para anggota organisasi
5. Metode Pengawasan
5.1 Pengawasan Non Kuantitatif
Page 5 of 10
Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University
• metode pengawasan non kuantitatif adalah metode pengawasan yang digunakan
manager dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
• Teknik yang sering digunakan yaitu :
a. Pengamatan (control by observation)
b. Inspeksi teratur dan langsung
c. Pelaporan lisan dan tertulis (control by report)
d. Evaluasi dan pelaksanaan
e. Diskusi antara manajer dan dan bawahan tentang pelaksanaan suatu
kegiatan
5.2 Pengawasan Kuantitatif
• Sebagian besar teknik pengawasan kuantitatif cenderung menggunakan
data-data khusus dan metode kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa
kuantitas dan kualitas keluaran
• Metode-metode kuantitatif terdiri dari :
1. Anggaran (budget) seperti
a. anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan,
anggaran kas, dan lain-lain
b. Anggaran khusus seperti planning programming budgeting system
(PPBS), zero-base budgeting (ZBB), dan human resource accounting
(HRA)
2. Audit seperti internal audit, ekstenal audit, dan management audit.
6. Pengendalian
6.1 Pengertian Pengendalian Organisasional
• Pengendalian organisasional adalah proses pengaturan yang sistematis dari
aktifitas-aktifitas organisasional untuk menjadikan mereka konsisten dengan
harapan-harapan yang dibentuk dalam rencana,target,dan standar kinerja.
• Jadi, para manajer harus memutuskan standar, ukuran, dan metrik mana
yang dibutuhkan untuk memonitor dan mengendalikan organisasi dengan
efektif serta menetukan sistem-sistem untuk menentukan standar tersebut.
7. Fokus Pengendalian Organisasional
• Pengendalian dapat berfokus pada peristiwa sebelum, selama, atau setelah
proses. Secara umum, jenis pengendalian ad tiga, yaitu pengendalian umpan
maju, berkesinambungan, dan umopan balik.
7.1 Pengendalian Umpan Maju
• Pengendalian umpan maju adalah pengendalian yang berusaha untuk
emngidentifikasikan dan mencegah penyimpangan-penyimpangan sebelum
mereka muncul.
• Pengendalian umpan maju juga disebut pengendalian preliminer atau
preventif, dimana pengendalian berfokus pada sumberdaya manusia, materi,
dan keuangan yang masuk ke organisasi. Tujuan pengendalian ini adalah
umtuk memastikan bahwa kualitas masukan culup tinggi untuk mencegah
masalah-masalah ketika organisasi melaksanakan tugas-tugasnya.
• Pengendalian umpan maju sangat jelas diterapkan dalam seleksi dan
perekrutan karyawan baru.
7.2 Pengendalian Yang Berkesinambungan
• Pengendalian berkesianambungan adalah penegdalian yang mengawasi
kativits-aktivitas karyawan yang dilakukan terus-menerus untuk memastikan
mereka konsisten dengan standar-standar kinerja.
Page 6 of 10
Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University
• Pengendalian berkesinambungan melibatkan cara-cara yang digunaka
organisasi-organisasi untuk mempengaruhi para karyawan. Pengendalian juga
meliputi penegndalian diri, lewat mana individu-individu mengadakan
pengendalian-pengendalian yang berkesinambungan atas perilaku mereka
sendiri dikarenakan nilai dan sikap pribadi.
7.3 Pengendalian Umpan Balik
• Pengendalian uman balik (feedback control) berfokus pada hasil-hasil
organisasi khususnya produk akhir atau layanan
• Pngendalian umpan balik berfokus apad ukuran keuangan. Penganggaran
belanja merupakan bentuk pengendalian umpan balik karena apara manajer
teah mengawasi apakah mereka telah beroperasi dalam target-target
anggaran belanja mereka dan melakukan penyesuaian yang dibutuhkan.
8. Model Pengendalian Umpan Balik
• Sistem-sistem pengendalian yang didesain dengan baik melibatkan
penggunaan umpan balik untuk menetukan apakah kinerja yang ada
memenuhi standar standar yang ditentukan.
8.1 Langkah Pengendalian Umpan Balik
• Peran manajer dalam membangun sitem pengendalian terdiri atas emapat
langkah utama yaitu:
a. Membangun standar kinerja ada yaitu para manajer mendefinisikan tujuan
untuk departemen-departemen organisasional secara spesifik, bentuk-
bentuk operasional yang meliputi standar kinerja yang digunakan untuk
membandingkan aktivitas-aktivitas organisasional.
b. Mengukur kinerja aktual yaitu mempersiapkan laporan ukuran kinerja
kuantitatif formal yang ditinjau oleh para manajer setiap hari, setiap
minggu atau setiap bulan diaman ukuran-ukuran yang dipakai harus
berkenaan dengan standar-standar yang ditentukamn pada langkah
pertama proses pengendalian
c. Membandingkan kinerj dengan standar yaitu para manajr
menginterpretaikan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dan
diharapkan menggali lebih dalam dan menemukan penyebab masalah
tersebut.
d. Mengambil tindakan korektif dimana para manajer menentukan
perubahan-perubahan,jika ada yang diperlukan. Para manajer mungkin
mendorng para karyawan untuk bekerja lebih keras, mendesain ulang
proses produksi, atau memecat karyawan.
8.2 Penerapan Penganggaran Belanja
• Pengendalian bujeter merupakan salah satu metode pengendalian manajerial
yang paling umum digunakan nadalah proses penentuan target-target untuk
pengeluaran organisasi, pengawasan hasil, dan membandingkannya dengan
anggaran belanja dan pembuatan perubahan yang diperlukan.
• Anggaran belanja diciptakan untuk setiap divisi atau departemen dalam
sebuah organisasi, tidak peduli seberapa kecil, selama ia menampilkan
proyek, program, atau fungsi yang berbeda.
9. Manajemen Kualitas Total
• Manajemen kualitas total adalah komitmen seluruh organisasi untuk
emnanamkan kualitas dlam setiap aktivitas lewat perkembangan yang
Page 7 of 10
Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University
berkelanjutan.
• Filosofi TQM berfokus pada kerjasama tim yang meningkatkan kepuasan
pelanggan dan dan menurunkan biaya.
9.1 Teknik-Teknik TQM
• Lingkaran Kualitas yaitu kelompok yang terdiri atas 6-12 karyawan sukarela
yang bertemu secara rutin untuk mendiskusikan dan memecahkan masalah
yang mempengaruhi kualitas kerja mereka.
• Acuan didefinisikan sebagai proses pengukuran produk, layanan, dan praktik
yang berlangsung terus-menerus terhadap kompetitir-kompetitor paling
tanggung atau perusahaan-perusahaan yang diakui sebagai pemimpin-
pemimpin industri.
• Sigma Enam merupakan pendekatan pengendalian kualitas yang
menitikberatkan pengejaran terus-menerus akan kualitas yang lebih tinggi
dan biaya yang lebih rendah.
• Waktu Siklus Yang Dipersingkat merujuk pada langkah-langkah yang diambil
perusahaan untuk menyelesaikan satu proses perusahaan, seperti mengajar
sebuah kelas, menerbitkan buku pelajaran, dan lain sebagainya.
• Perbaikan berkelanjutan merupakan implementasi perbaikan dan peningkatan
kecil dalam jumlah besar di seluruh bidang dalam organisasi yang terjadi
secara terus-menerus.
9.2 Faktor-Faktor Keberhasilan TQM
• Meskipun menjanjikan, manajemen mutu kualitas total tidak selalu berhasil.
Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan TQM yaitu:
a. Positif
- Tugas-tugas menuntut keterampilan tinggi para karyawan
- TQM bekerja dan memotivasi karyawan
- Keterampilan memecahkan masalah diperbaiki untuk semua karyawan
- Partisipasi dan kerjasama tim digunakan untuk menangani masalah-
masalah signifikan
- Perbaikan berkelanjutan merupakan sebuah cara hidup
b. Negatif
- Harapan manajemen terlalu tinggi dan tidak realistis
- Para manajer tingkat menengah tidak puas karena kehilangan wewenang
- Para pekerja tidak puas dengan aspek-aspek kehidupan organisasional
yang lain
- Para pemimpin serikat kerja tidak diikutkan dalam diskusi-dikusi Quality
Control
- Para manajer menunggu inovasi-inovasi yang besar dan dramatis
10. Berbagai Kecenderungan Dalam Pengendalian
Keuangan Dan Kualitas
10.1 Standar Kualitas Internasional
• Standar kualitas Internasional dikenal dengan ISO 9000 yaitu serangkain
standar internasional untuk sistem manajemen kualitas yang menentukan
garis pedoman yang sama untuk proses-proses guna memastikan bahwa
produk-produk memenuhi persyaratan pelanggan.
10.2 Sistem Pengendalian Keuangan Yang Baru
• Para manajer menggunakan sistem seperti nilai tambah ekonomi, nilai
tambah pasar, dan penetuan biaya produksi berbasis aktivitas untuk
menyediakan pengendalian keuanagn yang efektif.
a. Nilai Tambah Ekonomi (EVA) yaitu sitem pengendalian yang mengukur
kinerja yang dipandang dari laba setelah pajak dikurangi biaya modal yang
Page 8 of 10
Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University
diinvestasikan dalam aktiva-aktiva nyata/aktual.
b. Nilai tambah Pasar (MVA) menambahkan dimensi lain karena ia mengukur
perkiraan pasar saham mengenai nilai masa lalu perusahaan dan proyek-
proyek investasi odal perusahaan yang sudah diperhitungkan
c. Penentuan Biaya Produksi Berbasis Aktivitas (ABC) yaitu sistem
pengendalian yang mengidentifikasikan berbagai aktivitas yang dibutuhkan
untuk menyediakan produk dan mengalokasikan biaya yang sesuai.
REFERENSI
Hani Handoko, 2003. Manajemen Edisi ke 2. BPFE Yogyakarta.
PROPAGASI
A. Latihan dan Diskusi (Propagasi vertical dan Horizontal)
1. Rancanglah pengawasan pendahuluan, pengawasan pelaksanaan kegiatan, dan
pelaksanaan umpan balik yang dapat diterapkan dalam industri perikanan!
B. Pertanyaan (Evaluasi mandiri)
1. Sebutkan contoh-contoh pengendalian umpan balik yang mungkin digunakan
disebuah restoran bergaya keluarga? Atau di rumah sakit besar
2. Apakah perbedaan antara penganggaran dan analisa keuangan?
3. Jenis analisa apa yang dapat membantu manajer dalam mendiagnosa kondisi
keuangan perusahaan?
C. QUIZ -mutiple choice (Evaluasi)
1. Bentuk pengawasan dilaksanakan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan,
disebut
a. continue control b. feedback control
c. concurrent control d. feedward control
2. bentuk pengawasan yang mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah
diselesaikan, disebut
a. continue control b. feedback control
c. concurrent control d. feedward control
3. Bentuk pengawasan yang dirancang untuk mengatasi masalah-masalah atau
penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan-tujuan dan
memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan, disebut
a. continue control b. feedback control
c. concurrent control d. feedward control
4. Karakteristik pengawasan yang efektif diperinci sebagai berikut, kecuali :
a. akurat b. obyektif dan menyeluruh
c. tepat waktu d. a dan c salah
5. Metode pengawasan non kuantitatif adalah metode pengawasan yang digunakan
manager dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen, berikut adalah
pengawasan non kuantitatif, kecuali
a. Pengamatan (control by observation) b. Inspeksi teratur dan langsung
c. audit d. Pelaporan lisan dan tertulis
D. PROYEK (Eksplorasi entrepreneurship, penerapan topic bahasan pada
dunia nyata)
Page 9 of 10
Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University
Suatu ketika perusahaan perikanan mengalami suatu kegagalan produksi dan
pemasaran setelah dilaksanakan pengawasan. Langkah apa yang saudara berikan untuk
memperbaiki kondisi tersebut?
Page 10 of 10

More Related Content

What's hot

Sejarah Perkembangan Manajemen Mutu
Sejarah Perkembangan Manajemen MutuSejarah Perkembangan Manajemen Mutu
Sejarah Perkembangan Manajemen MutuSiti Sahati
 
Peran, Fungsi, dan Tugas Manajer
Peran, Fungsi, dan Tugas ManajerPeran, Fungsi, dan Tugas Manajer
Peran, Fungsi, dan Tugas ManajerElita Yuliana
 
8. koordinasi dan rentang manajemen
8. koordinasi dan rentang manajemen8. koordinasi dan rentang manajemen
8. koordinasi dan rentang manajemenYosie Andre Victora
 
Tugas 3 produk bersama dan produk sampingan
Tugas 3 produk bersama dan produk sampinganTugas 3 produk bersama dan produk sampingan
Tugas 3 produk bersama dan produk sampinganOwnskin
 
PPT Pengantar Manajemen
PPT Pengantar ManajemenPPT Pengantar Manajemen
PPT Pengantar ManajemenMarlinda
 
Anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian (indonesia title)
Anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian (indonesia title)Anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian (indonesia title)
Anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian (indonesia title)Eka Wahyuliana
 
Pengawasan dan pengendalian organisasi
Pengawasan dan pengendalian organisasiPengawasan dan pengendalian organisasi
Pengawasan dan pengendalian organisasiYayuk Nugroho
 
Manajemen umum-pengawasan-pengendalian
Manajemen umum-pengawasan-pengendalianManajemen umum-pengawasan-pengendalian
Manajemen umum-pengawasan-pengendalianDesa Institute
 
Perilaku Organisasi (Organizational Behavior)
Perilaku Organisasi (Organizational Behavior)Perilaku Organisasi (Organizational Behavior)
Perilaku Organisasi (Organizational Behavior)Tri Widodo W. UTOMO
 
Fungsi Pengawasan dalam Manajemen
Fungsi Pengawasan dalam ManajemenFungsi Pengawasan dalam Manajemen
Fungsi Pengawasan dalam ManajemenAngely Putry
 
Manajemen Operasional 2 - Perencanaan Kapasitas
Manajemen Operasional 2 - Perencanaan KapasitasManajemen Operasional 2 - Perencanaan Kapasitas
Manajemen Operasional 2 - Perencanaan Kapasitasharis fadilah
 
Audit kompatibilitas modul 2
Audit kompatibilitas modul 2Audit kompatibilitas modul 2
Audit kompatibilitas modul 2Arief Rachman
 
Pengambilan keputusan dalam manajemen
Pengambilan keputusan dalam manajemenPengambilan keputusan dalam manajemen
Pengambilan keputusan dalam manajemenAndrew Hutabarat
 
PPT PENENTUAN HARGA JUAL
PPT PENENTUAN HARGA JUALPPT PENENTUAN HARGA JUAL
PPT PENENTUAN HARGA JUALrisni sari
 
Organisasi sektor publik
Organisasi sektor publikOrganisasi sektor publik
Organisasi sektor publikAjeng Pipit
 
Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya ManusiaPelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya ManusiaNuria Isna Asyar
 

What's hot (20)

Sejarah Perkembangan Manajemen Mutu
Sejarah Perkembangan Manajemen MutuSejarah Perkembangan Manajemen Mutu
Sejarah Perkembangan Manajemen Mutu
 
Peran, Fungsi, dan Tugas Manajer
Peran, Fungsi, dan Tugas ManajerPeran, Fungsi, dan Tugas Manajer
Peran, Fungsi, dan Tugas Manajer
 
Ppt perilaku organisasi
Ppt perilaku organisasiPpt perilaku organisasi
Ppt perilaku organisasi
 
8. koordinasi dan rentang manajemen
8. koordinasi dan rentang manajemen8. koordinasi dan rentang manajemen
8. koordinasi dan rentang manajemen
 
Tugas 3 produk bersama dan produk sampingan
Tugas 3 produk bersama dan produk sampinganTugas 3 produk bersama dan produk sampingan
Tugas 3 produk bersama dan produk sampingan
 
Ppt controlling
Ppt controllingPpt controlling
Ppt controlling
 
Manajemen SDM (Rekrutmen & Seleksi)
Manajemen SDM (Rekrutmen & Seleksi)Manajemen SDM (Rekrutmen & Seleksi)
Manajemen SDM (Rekrutmen & Seleksi)
 
PPT Pengantar Manajemen
PPT Pengantar ManajemenPPT Pengantar Manajemen
PPT Pengantar Manajemen
 
Analisis trend
Analisis trendAnalisis trend
Analisis trend
 
Anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian (indonesia title)
Anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian (indonesia title)Anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian (indonesia title)
Anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian (indonesia title)
 
Pengawasan dan pengendalian organisasi
Pengawasan dan pengendalian organisasiPengawasan dan pengendalian organisasi
Pengawasan dan pengendalian organisasi
 
Manajemen umum-pengawasan-pengendalian
Manajemen umum-pengawasan-pengendalianManajemen umum-pengawasan-pengendalian
Manajemen umum-pengawasan-pengendalian
 
Perilaku Organisasi (Organizational Behavior)
Perilaku Organisasi (Organizational Behavior)Perilaku Organisasi (Organizational Behavior)
Perilaku Organisasi (Organizational Behavior)
 
Fungsi Pengawasan dalam Manajemen
Fungsi Pengawasan dalam ManajemenFungsi Pengawasan dalam Manajemen
Fungsi Pengawasan dalam Manajemen
 
Manajemen Operasional 2 - Perencanaan Kapasitas
Manajemen Operasional 2 - Perencanaan KapasitasManajemen Operasional 2 - Perencanaan Kapasitas
Manajemen Operasional 2 - Perencanaan Kapasitas
 
Audit kompatibilitas modul 2
Audit kompatibilitas modul 2Audit kompatibilitas modul 2
Audit kompatibilitas modul 2
 
Pengambilan keputusan dalam manajemen
Pengambilan keputusan dalam manajemenPengambilan keputusan dalam manajemen
Pengambilan keputusan dalam manajemen
 
PPT PENENTUAN HARGA JUAL
PPT PENENTUAN HARGA JUALPPT PENENTUAN HARGA JUAL
PPT PENENTUAN HARGA JUAL
 
Organisasi sektor publik
Organisasi sektor publikOrganisasi sektor publik
Organisasi sektor publik
 
Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya ManusiaPelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
 

Similar to OPTIMALKAN PENGENDALIAN

Manajemen 111022031650-phpapp02
Manajemen 111022031650-phpapp02Manajemen 111022031650-phpapp02
Manajemen 111022031650-phpapp02Putra Meunafa
 
Makalah pengawasanku
Makalah pengawasankuMakalah pengawasanku
Makalah pengawasankuceyca cefunk
 
Manajemen pengawasan
Manajemen pengawasanManajemen pengawasan
Manajemen pengawasannurpazry
 
245612231213 bab 11 dasar-dasar proses pengendalian
245612231213 bab 11 dasar-dasar proses pengendalian245612231213 bab 11 dasar-dasar proses pengendalian
245612231213 bab 11 dasar-dasar proses pengendalianFerli Dian SAputra
 
Controlling - EKONOMI Kelas X
Controlling - EKONOMI Kelas XControlling - EKONOMI Kelas X
Controlling - EKONOMI Kelas Xfiafia6
 
EKMA 4116 - Modul 6 Pengawasan
EKMA 4116 - Modul 6 PengawasanEKMA 4116 - Modul 6 Pengawasan
EKMA 4116 - Modul 6 PengawasanAncilla Kustedjo
 
Dasar dasar pengawasan
Dasar dasar pengawasanDasar dasar pengawasan
Dasar dasar pengawasanshirayuki-su
 
Dasar dasarpengawasan-131213181604-phpapp
Dasar dasarpengawasan-131213181604-phpappDasar dasarpengawasan-131213181604-phpapp
Dasar dasarpengawasan-131213181604-phpappshirayuki-su
 
teori monitoring dan evaluasi (vedro)
teori monitoring dan evaluasi (vedro)teori monitoring dan evaluasi (vedro)
teori monitoring dan evaluasi (vedro)vedro agasi
 
13 - Evaluasi dan Pengendalian Perusahaan.pptx
13 - Evaluasi dan Pengendalian Perusahaan.pptx13 - Evaluasi dan Pengendalian Perusahaan.pptx
13 - Evaluasi dan Pengendalian Perusahaan.pptxDaiwan Al-Bantani
 
Sm,maya dwi indrawati, prof.dr. hapzi ali, cma, strategic control, universita...
Sm,maya dwi indrawati, prof.dr. hapzi ali, cma, strategic control, universita...Sm,maya dwi indrawati, prof.dr. hapzi ali, cma, strategic control, universita...
Sm,maya dwi indrawati, prof.dr. hapzi ali, cma, strategic control, universita...maya indrawati
 
Definisi mengenai pengendalian (controlling).pdf
Definisi mengenai pengendalian (controlling).pdfDefinisi mengenai pengendalian (controlling).pdf
Definisi mengenai pengendalian (controlling).pdfmuhamadamarr97
 
Ekma4116 manajemen modul 6
Ekma4116 manajemen   modul 6Ekma4116 manajemen   modul 6
Ekma4116 manajemen modul 6Ratzman III
 

Similar to OPTIMALKAN PENGENDALIAN (20)

Manajemen
ManajemenManajemen
Manajemen
 
Manajemen 111022031650-phpapp02
Manajemen 111022031650-phpapp02Manajemen 111022031650-phpapp02
Manajemen 111022031650-phpapp02
 
BAB_7_PENGAWALAN.pdf
BAB_7_PENGAWALAN.pdfBAB_7_PENGAWALAN.pdf
BAB_7_PENGAWALAN.pdf
 
140577863 pengawasan-wirausaha
140577863 pengawasan-wirausaha140577863 pengawasan-wirausaha
140577863 pengawasan-wirausaha
 
Makalah pengawasanku
Makalah pengawasankuMakalah pengawasanku
Makalah pengawasanku
 
Manajemen pengawasan
Manajemen pengawasanManajemen pengawasan
Manajemen pengawasan
 
245612231213 bab 11 dasar-dasar proses pengendalian
245612231213 bab 11 dasar-dasar proses pengendalian245612231213 bab 11 dasar-dasar proses pengendalian
245612231213 bab 11 dasar-dasar proses pengendalian
 
Controlling - EKONOMI Kelas X
Controlling - EKONOMI Kelas XControlling - EKONOMI Kelas X
Controlling - EKONOMI Kelas X
 
EKMA 4116 - Modul 6 Pengawasan
EKMA 4116 - Modul 6 PengawasanEKMA 4116 - Modul 6 Pengawasan
EKMA 4116 - Modul 6 Pengawasan
 
Dasar dasar pengawasan
Dasar dasar pengawasanDasar dasar pengawasan
Dasar dasar pengawasan
 
Dasar dasarpengawasan-131213181604-phpapp
Dasar dasarpengawasan-131213181604-phpappDasar dasarpengawasan-131213181604-phpapp
Dasar dasarpengawasan-131213181604-phpapp
 
Bab+13+Controlling.pdf
Bab+13+Controlling.pdfBab+13+Controlling.pdf
Bab+13+Controlling.pdf
 
OMK_Monitoring
OMK_MonitoringOMK_Monitoring
OMK_Monitoring
 
Peng. Manajemen, Controlling
Peng. Manajemen, ControllingPeng. Manajemen, Controlling
Peng. Manajemen, Controlling
 
teori monitoring dan evaluasi (vedro)
teori monitoring dan evaluasi (vedro)teori monitoring dan evaluasi (vedro)
teori monitoring dan evaluasi (vedro)
 
13 - Evaluasi dan Pengendalian Perusahaan.pptx
13 - Evaluasi dan Pengendalian Perusahaan.pptx13 - Evaluasi dan Pengendalian Perusahaan.pptx
13 - Evaluasi dan Pengendalian Perusahaan.pptx
 
10-PENGAWASAN-1.ppt
10-PENGAWASAN-1.ppt10-PENGAWASAN-1.ppt
10-PENGAWASAN-1.ppt
 
Sm,maya dwi indrawati, prof.dr. hapzi ali, cma, strategic control, universita...
Sm,maya dwi indrawati, prof.dr. hapzi ali, cma, strategic control, universita...Sm,maya dwi indrawati, prof.dr. hapzi ali, cma, strategic control, universita...
Sm,maya dwi indrawati, prof.dr. hapzi ali, cma, strategic control, universita...
 
Definisi mengenai pengendalian (controlling).pdf
Definisi mengenai pengendalian (controlling).pdfDefinisi mengenai pengendalian (controlling).pdf
Definisi mengenai pengendalian (controlling).pdf
 
Ekma4116 manajemen modul 6
Ekma4116 manajemen   modul 6Ekma4116 manajemen   modul 6
Ekma4116 manajemen modul 6
 

More from Yosie Andre Victora

More from Yosie Andre Victora (20)

13. komunikasi
13. komunikasi13. komunikasi
13. komunikasi
 
12. motivasi
12. motivasi12. motivasi
12. motivasi
 
11. kepemimpinan
11. kepemimpinan11. kepemimpinan
11. kepemimpinan
 
10. penyusunan personalia
10. penyusunan personalia10. penyusunan personalia
10. penyusunan personalia
 
6. pembuatan keputusan
6. pembuatan keputusan6. pembuatan keputusan
6. pembuatan keputusan
 
5. peneetapan tujuan
5. peneetapan tujuan5. peneetapan tujuan
5. peneetapan tujuan
 
4.proses perencanaan
4.proses perencanaan4.proses perencanaan
4.proses perencanaan
 
3. lingkungan organisasi manajemen
3. lingkungan organisasi manajemen3. lingkungan organisasi manajemen
3. lingkungan organisasi manajemen
 
2. sejarah teori manajemen
2. sejarah teori manajemen 2. sejarah teori manajemen
2. sejarah teori manajemen
 
1. manajemen dan pengelolaan
1. manajemen dan pengelolaan1. manajemen dan pengelolaan
1. manajemen dan pengelolaan
 
Pikp module11- manaj perikanan1
Pikp module11- manaj perikanan1Pikp module11- manaj perikanan1
Pikp module11- manaj perikanan1
 
Pikp module10-hukum & kebij
Pikp module10-hukum & kebijPikp module10-hukum & kebij
Pikp module10-hukum & kebij
 
Pikp modul09 pikp ss sosial budaya
Pikp modul09 pikp ss sosial budayaPikp modul09 pikp ss sosial budaya
Pikp modul09 pikp ss sosial budaya
 
Pikp modul08 sub sistem pengolahan
Pikp modul08 sub sistem pengolahanPikp modul08 sub sistem pengolahan
Pikp modul08 sub sistem pengolahan
 
Pikp modul07 sub sistem budidaya
Pikp modul07 sub sistem budidayaPikp modul07 sub sistem budidaya
Pikp modul07 sub sistem budidaya
 
Pikp modul06-ss perik tangkap
Pikp modul06-ss perik tangkapPikp modul06-ss perik tangkap
Pikp modul06-ss perik tangkap
 
Pikp modul5&6-jenis ikan
Pikp modul5&6-jenis ikanPikp modul5&6-jenis ikan
Pikp modul5&6-jenis ikan
 
Pikp modul04 sub sistem perairan tawar
Pikp modul04 sub sistem perairan tawarPikp modul04 sub sistem perairan tawar
Pikp modul04 sub sistem perairan tawar
 
Pikp modul03-subsistem kelautan marines-
Pikp modul03-subsistem kelautan  marines-Pikp modul03-subsistem kelautan  marines-
Pikp modul03-subsistem kelautan marines-
 
Pikp modul02-fisheries system ho
Pikp modul02-fisheries system hoPikp modul02-fisheries system ho
Pikp modul02-fisheries system ho
 

OPTIMALKAN PENGENDALIAN

  • 1. PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN Dr. Ir. Pudji Purwanti, MP Mochammad Fattah, S.Pi, M.Si Email : pudjipurwanti@gmail.com 1. PENDAHULUAN 1.1 Pengantar 1.2 Tujuan 2. Konsep Proses Pengawasan 2.1 Pengertian Pengawasan 2.2 Tipe-Tipe Pengawasan 2.3 Tahap-Tahap Pengawasan 2.4 Perancangan Pengawasan 3. Alat Bantu Pengawasan Manajerial a. Management By Exeption (MBE) b. Management Information Sytem (MIS) 4. Karakteristik Pengawasan Efektif 5. Metode Pengawasan 5.1 Pengawasan Non Kuantitatif 5.2 Pengawasan Kuantitatif 6. Pengendalian 6.1 Pengertian Pengendalian 7. Fokus Pengendalian Organisasional 7.1 Pengendalian umpan Maju 7.2 Pengendalian yang Berkesinambungan 7.3 Pengendalian umpan balik 8. Model Pengendalian umpan balik 8.1 Langkah Pengendalian Umpan Balik 8.2 Penerapan penganggaran belanja 9. Manajemen Kualitas Total 9.1 Teknik-Teknik TQM 9.2 Faktor-Faktor keberhasilan TQM 10. Berbagai kecenderungan dalam Pengendalian Keuangan dan kualitas 10.1 Standar Kualitas Internasioanl 10.2 Sistem Pengendalian keuangan yang baru 1. PENDAHULUAN 1.1 Pengantar • Dalam proses organisasi seringkali terjadi kasus-kasus seperti tidak diselesaikannya suatu penugasan, tidak ditepatinya waktu penyelesaian (Deadline), suatu anggaran yang berlebihan, dan kegiatan-kegiatan lain yang menyimpang dari rencana sehingga diperlukan proses pengawasan manajerial. • Ada berbagai macam sebutan bagi fungsi pengawasan (controlling), antara lain evaluating, appaising, ataupun correcting. • Pengawasan diperlukan oleh setiap organisasi karena faktor- faktor perubahan lingkungan organisasi yang terus-menerus, peningkatan komplesitas organisasi, adanya kesalahan- kesalahan, serta adanya kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang. 14 SELF-PROPAGATINGENTREPRENEURIALEDUCATIONDEVELOPMENT (SPEED) SUB MODUL
  • 2. Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University 1.2 Tujuan a. Mendeskripsikan pengertian pengawasan b. Mendeskripsikan tentang tipe-tipe pengawasan c. Mengetahui dan mendeskripsikan tahap-tahap pengawasan d. Memahami perencanaan pengawasan dan metode pengawasan e. Mendefinisikan pengendalian organisasional f. Menjelsakan perbedaan-perbedaan dalam fokus pengendalian, termasuk pengendalian umpan maju, berkesinanmbungan dan umpan balik g. Menjelaskan empat langkah dalam proses pengendalian h. Menjelaskan konsep Manajemen Mutu total 2. Konsep Pengawasan 2.1 Pengertian Pengawasan • Pengawasan dapat diartikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. • Langkah awal proses pengawasan adalah langkah perencanaan, penetapan tujuan, standar atau sasaran pelaksanaan suatu kegiatan. • Fungsi pengawasan berhubungan erat dengan dengan fungsi manajerial lainnya seperti perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengawasan. • Unsur-Unsur Pengawasan dikemukakan Robert J. Mockler dalam definisinya tentang pengawasan managemen yaitu suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, mebandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan- penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumberdaya perusahaan dipergunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. 2.2 Tipe-Tipe Pengawasan • Tipe-tipe pengawasan dibagi menjadi tiga yaitu pengawasan pendahuluan, pengawasan concurrent, dan pengawasan umpan balik. a. Pengawasan Pendahuluan(feedward control) merupakan bentuk pengawasan yang dirancang untuk mengatasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan-tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Pengawasan ini efektif apabila manajer mapu mendapatkan informasi akurat dan tepat waktu tentang perubahan- perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan terhadap tujuan-tujuan yang diinginkan mengingat pengawasan ini bersifat lebih aktif dan agresif dalam mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan bahkan sebelum masalah terjadi. b. Pengawasan Concurrent sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”, “screening control” atau “berhenti-terus” dan dilaksanakan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control). Dalam pengawasan ini, aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui terlebih dahulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dahulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan atau menjadi semacam peralatan “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanan suatu kegiatan. c. Pengawasan umpan balik (feedback control) atau disebut past – action control merupakan bentuk pengawasan yang mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan Page 2 of 10
  • 3. Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University setelah kegiatan terjadi. Gambar 1. Tipe-Tipe Pengawasan • Bentuk pengawasan pertama dan kedua cukup memberikan kesempatan bagi manajemen untuk membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan. Namun kelemahan kedua tipe pengawasan tersebut adalah biaya yang mahal, tidak memungkinkannya kegiatan diawasi secara terus menerus, serta pengawasan yang berlebiahan hanya akan menurunkan produktivitas sehingga manajemen harus menerapkan sistem yang sesuai bagi situasi tertentu. 2.3 Tahap – Tahap Pengawasan • Secara umum tahapan pengawasan terdiri dari lima tahap yaitu penetapan standar, penentuan pengukuran pelaksanan kegiatan, pengukuran pelaksanaan kegiatan, pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan, serta pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan. Hubungan antar kelima tahap tesebut dapat dilihat seperti gambar di bawah ini : Gambar 2. Proses Pengawasan Page 3 of 10 Kegiatan belum dilaksanakan Kegiatan sedang dilaksanakan Kegiatan telah dilaksanakan Feedfordward Control Concurrent Control Feedback Control Penetapan Standar Pelaksanaan Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Pembnadingan dengan standar evaluasi Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Perlu
  • 4. Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University • Penetapan standar mengandung arti pengukuran yang dapat dijadikan sebagai patokan dalam penilaian hasil-hasil. Beberapa hal yang dapat dijadikan sebagai patokan yaitu tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan, terget penjualan, anggaran, bagian pasar (market share), margin keuntungan, keselamatan kerja, dan sasaran produksi. Ada tiga bentuk standar yang umum yaitu: a. Standar fisik meliputi kualitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk b. Standar moneter meliputi biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya c. Standar-standar waktu meliputi kecepatan produksi aau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan • Dalam pengukuran standar diperlukan tahap pengukuran pelaksanaan kegiatan. Dalam tahapan ini hal-hal yang biasa dijadikan pertanyaan adalah dengan menggunakan 5W+1H, yaitu (Who) siapa yang akan terlibat, (What) Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan dan (How Often) seberapa sering pelaksanaan seharusnya dilakukan (jam,harian,mingguan, atau bulanan). • Pengukuran pelaksanaan kegiatan dilakukan secara berulang-ulang dan terus- menerus. Berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan adalah pengamatan (observasi) , laporan lisan maupun tulisan, metode otomatis, inspeksi (pengujian tes), atau dengan pengambilan sampel. Perusahaan banyak yang menggunakan pemeriksaan internal (internal auditor) sebagai pelaksana pengukuran. • Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan dilakukan dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Tahapan ini paling mudah dilaksanakan, namun bisa saja terjadi penyimpangan pada saat penginterpretsian. Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk mengetahui standar yang tidak dapat dicapai. • Pengambilan tindakan koreksi diperlukan apabila dari hasil analisa harus dilakukan tindakan koreksi. Tindakan koreksi bisa dalam bentuk perubahan standar, perbaikan pengukuran pelaksanaan, atau merubah cara dalam menginterpretasikan dan menganalisa penyimpangan-penyimpangan. 2.4 Perancangan Pengawasan • Prosedur penetapan sistem pengawasan yang ditetapkan William H. Newman yaitu merumuskan hasil yang diinginkan, menetapkan petunjuk predictors (pengukuran masukan, hasil-hasil pada tahap permulaan, gejala-gejala, perubahan dalam kondisi yang diasumsikan), menetapkan standar penunjuk dan hasil, menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, serta menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi. • Sebelum tindakan koreksi dilakukan, informasi tentang penyimpangan dari standar harus dievaluasi terlebih dahulu, kemudian diimplementasikan. 3. Alat Bantu Pengawasan Manajerial 3.1 Management by Exception (MBE) Page 4 of 10
  • 5. Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University • MBE atau prinsip pengecualian merupakan metode pengawasan yang memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilakan karyawan atau tingkat management rendah untuk menangani variasi-variasi rutin. Hal ini dapat dipraktekkan oleh manajer-manajer penjualan produksi, keuangan, personalia, pembelian, pengawasan mutu, dan bidang-bidang fungsional lainnya. Manajer lini pun dapat menggunakan prinsip ini dalam pengawasan harian mereka. • Pengawasan dengan metode ini memiliki kelebiha yaitu bersifat murah, tetapi penyimpangan hanya bisa diketahui setelah kegiatan terlaksana. Metode pengawasan dengan cara ini hanya bisa dipergunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin. 3.2 Management Information System (MIS) • Sistem informasi manajemen atau management information system memainkan peranan penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi managemen perencanaan dan pengawasan dengan efektif. • Definisi MIS yaitu suatu metode formal pengadaan dan penyediaan bagi managemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan, dan operasional organisasi dilakukan secara efektif. • Tahapan MIS yaitu survey pendahuluan dan perumusan masalah, desain konseptual, desain terperinci, dan taha implementasi. MIS dapat berjalan efektif apabila mengikuti lima pedoman yaitu mengikut sertakan pemakai (unsur) ke dalam tim perancang, mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem, memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih daripada pertimbangan kuantitas belaka, pengujian pendahuluan sebelum diterapkan, menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencakupi bagi operator dan pemakai sistem. 4. Karakteristik Pengawasan Efektif • Karakteristik pengawasan yang efektif dapat diperinci sebagai berikut : a. Akurat yaitu informasi tentang pelaksanaan harus akurat b. Tepat waktu, yaitu informasi harus dikumpulkan, disampaikan, dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera c. Obyektif dan menyeluruh, yaitu informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap d. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis e. Realistis secara ekonomis dimana biaya sitem pengawasan harus lebih rendah f. Realistis secara organisasional dimana sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan organisasi g. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi h. Fleksibel yaitu pengawasan harus memiliki fleksibilitas untuk meberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan i. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional j. Diterima para anggota organisasi 5. Metode Pengawasan 5.1 Pengawasan Non Kuantitatif Page 5 of 10
  • 6. Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University • metode pengawasan non kuantitatif adalah metode pengawasan yang digunakan manager dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. • Teknik yang sering digunakan yaitu : a. Pengamatan (control by observation) b. Inspeksi teratur dan langsung c. Pelaporan lisan dan tertulis (control by report) d. Evaluasi dan pelaksanaan e. Diskusi antara manajer dan dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan 5.2 Pengawasan Kuantitatif • Sebagian besar teknik pengawasan kuantitatif cenderung menggunakan data-data khusus dan metode kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran • Metode-metode kuantitatif terdiri dari : 1. Anggaran (budget) seperti a. anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas, dan lain-lain b. Anggaran khusus seperti planning programming budgeting system (PPBS), zero-base budgeting (ZBB), dan human resource accounting (HRA) 2. Audit seperti internal audit, ekstenal audit, dan management audit. 6. Pengendalian 6.1 Pengertian Pengendalian Organisasional • Pengendalian organisasional adalah proses pengaturan yang sistematis dari aktifitas-aktifitas organisasional untuk menjadikan mereka konsisten dengan harapan-harapan yang dibentuk dalam rencana,target,dan standar kinerja. • Jadi, para manajer harus memutuskan standar, ukuran, dan metrik mana yang dibutuhkan untuk memonitor dan mengendalikan organisasi dengan efektif serta menetukan sistem-sistem untuk menentukan standar tersebut. 7. Fokus Pengendalian Organisasional • Pengendalian dapat berfokus pada peristiwa sebelum, selama, atau setelah proses. Secara umum, jenis pengendalian ad tiga, yaitu pengendalian umpan maju, berkesinambungan, dan umopan balik. 7.1 Pengendalian Umpan Maju • Pengendalian umpan maju adalah pengendalian yang berusaha untuk emngidentifikasikan dan mencegah penyimpangan-penyimpangan sebelum mereka muncul. • Pengendalian umpan maju juga disebut pengendalian preliminer atau preventif, dimana pengendalian berfokus pada sumberdaya manusia, materi, dan keuangan yang masuk ke organisasi. Tujuan pengendalian ini adalah umtuk memastikan bahwa kualitas masukan culup tinggi untuk mencegah masalah-masalah ketika organisasi melaksanakan tugas-tugasnya. • Pengendalian umpan maju sangat jelas diterapkan dalam seleksi dan perekrutan karyawan baru. 7.2 Pengendalian Yang Berkesinambungan • Pengendalian berkesianambungan adalah penegdalian yang mengawasi kativits-aktivitas karyawan yang dilakukan terus-menerus untuk memastikan mereka konsisten dengan standar-standar kinerja. Page 6 of 10
  • 7. Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University • Pengendalian berkesinambungan melibatkan cara-cara yang digunaka organisasi-organisasi untuk mempengaruhi para karyawan. Pengendalian juga meliputi penegndalian diri, lewat mana individu-individu mengadakan pengendalian-pengendalian yang berkesinambungan atas perilaku mereka sendiri dikarenakan nilai dan sikap pribadi. 7.3 Pengendalian Umpan Balik • Pengendalian uman balik (feedback control) berfokus pada hasil-hasil organisasi khususnya produk akhir atau layanan • Pngendalian umpan balik berfokus apad ukuran keuangan. Penganggaran belanja merupakan bentuk pengendalian umpan balik karena apara manajer teah mengawasi apakah mereka telah beroperasi dalam target-target anggaran belanja mereka dan melakukan penyesuaian yang dibutuhkan. 8. Model Pengendalian Umpan Balik • Sistem-sistem pengendalian yang didesain dengan baik melibatkan penggunaan umpan balik untuk menetukan apakah kinerja yang ada memenuhi standar standar yang ditentukan. 8.1 Langkah Pengendalian Umpan Balik • Peran manajer dalam membangun sitem pengendalian terdiri atas emapat langkah utama yaitu: a. Membangun standar kinerja ada yaitu para manajer mendefinisikan tujuan untuk departemen-departemen organisasional secara spesifik, bentuk- bentuk operasional yang meliputi standar kinerja yang digunakan untuk membandingkan aktivitas-aktivitas organisasional. b. Mengukur kinerja aktual yaitu mempersiapkan laporan ukuran kinerja kuantitatif formal yang ditinjau oleh para manajer setiap hari, setiap minggu atau setiap bulan diaman ukuran-ukuran yang dipakai harus berkenaan dengan standar-standar yang ditentukamn pada langkah pertama proses pengendalian c. Membandingkan kinerj dengan standar yaitu para manajr menginterpretaikan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dan diharapkan menggali lebih dalam dan menemukan penyebab masalah tersebut. d. Mengambil tindakan korektif dimana para manajer menentukan perubahan-perubahan,jika ada yang diperlukan. Para manajer mungkin mendorng para karyawan untuk bekerja lebih keras, mendesain ulang proses produksi, atau memecat karyawan. 8.2 Penerapan Penganggaran Belanja • Pengendalian bujeter merupakan salah satu metode pengendalian manajerial yang paling umum digunakan nadalah proses penentuan target-target untuk pengeluaran organisasi, pengawasan hasil, dan membandingkannya dengan anggaran belanja dan pembuatan perubahan yang diperlukan. • Anggaran belanja diciptakan untuk setiap divisi atau departemen dalam sebuah organisasi, tidak peduli seberapa kecil, selama ia menampilkan proyek, program, atau fungsi yang berbeda. 9. Manajemen Kualitas Total • Manajemen kualitas total adalah komitmen seluruh organisasi untuk emnanamkan kualitas dlam setiap aktivitas lewat perkembangan yang Page 7 of 10
  • 8. Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University berkelanjutan. • Filosofi TQM berfokus pada kerjasama tim yang meningkatkan kepuasan pelanggan dan dan menurunkan biaya. 9.1 Teknik-Teknik TQM • Lingkaran Kualitas yaitu kelompok yang terdiri atas 6-12 karyawan sukarela yang bertemu secara rutin untuk mendiskusikan dan memecahkan masalah yang mempengaruhi kualitas kerja mereka. • Acuan didefinisikan sebagai proses pengukuran produk, layanan, dan praktik yang berlangsung terus-menerus terhadap kompetitir-kompetitor paling tanggung atau perusahaan-perusahaan yang diakui sebagai pemimpin- pemimpin industri. • Sigma Enam merupakan pendekatan pengendalian kualitas yang menitikberatkan pengejaran terus-menerus akan kualitas yang lebih tinggi dan biaya yang lebih rendah. • Waktu Siklus Yang Dipersingkat merujuk pada langkah-langkah yang diambil perusahaan untuk menyelesaikan satu proses perusahaan, seperti mengajar sebuah kelas, menerbitkan buku pelajaran, dan lain sebagainya. • Perbaikan berkelanjutan merupakan implementasi perbaikan dan peningkatan kecil dalam jumlah besar di seluruh bidang dalam organisasi yang terjadi secara terus-menerus. 9.2 Faktor-Faktor Keberhasilan TQM • Meskipun menjanjikan, manajemen mutu kualitas total tidak selalu berhasil. Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan TQM yaitu: a. Positif - Tugas-tugas menuntut keterampilan tinggi para karyawan - TQM bekerja dan memotivasi karyawan - Keterampilan memecahkan masalah diperbaiki untuk semua karyawan - Partisipasi dan kerjasama tim digunakan untuk menangani masalah- masalah signifikan - Perbaikan berkelanjutan merupakan sebuah cara hidup b. Negatif - Harapan manajemen terlalu tinggi dan tidak realistis - Para manajer tingkat menengah tidak puas karena kehilangan wewenang - Para pekerja tidak puas dengan aspek-aspek kehidupan organisasional yang lain - Para pemimpin serikat kerja tidak diikutkan dalam diskusi-dikusi Quality Control - Para manajer menunggu inovasi-inovasi yang besar dan dramatis 10. Berbagai Kecenderungan Dalam Pengendalian Keuangan Dan Kualitas 10.1 Standar Kualitas Internasional • Standar kualitas Internasional dikenal dengan ISO 9000 yaitu serangkain standar internasional untuk sistem manajemen kualitas yang menentukan garis pedoman yang sama untuk proses-proses guna memastikan bahwa produk-produk memenuhi persyaratan pelanggan. 10.2 Sistem Pengendalian Keuangan Yang Baru • Para manajer menggunakan sistem seperti nilai tambah ekonomi, nilai tambah pasar, dan penetuan biaya produksi berbasis aktivitas untuk menyediakan pengendalian keuanagn yang efektif. a. Nilai Tambah Ekonomi (EVA) yaitu sitem pengendalian yang mengukur kinerja yang dipandang dari laba setelah pajak dikurangi biaya modal yang Page 8 of 10
  • 9. Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University diinvestasikan dalam aktiva-aktiva nyata/aktual. b. Nilai tambah Pasar (MVA) menambahkan dimensi lain karena ia mengukur perkiraan pasar saham mengenai nilai masa lalu perusahaan dan proyek- proyek investasi odal perusahaan yang sudah diperhitungkan c. Penentuan Biaya Produksi Berbasis Aktivitas (ABC) yaitu sistem pengendalian yang mengidentifikasikan berbagai aktivitas yang dibutuhkan untuk menyediakan produk dan mengalokasikan biaya yang sesuai. REFERENSI Hani Handoko, 2003. Manajemen Edisi ke 2. BPFE Yogyakarta. PROPAGASI A. Latihan dan Diskusi (Propagasi vertical dan Horizontal) 1. Rancanglah pengawasan pendahuluan, pengawasan pelaksanaan kegiatan, dan pelaksanaan umpan balik yang dapat diterapkan dalam industri perikanan! B. Pertanyaan (Evaluasi mandiri) 1. Sebutkan contoh-contoh pengendalian umpan balik yang mungkin digunakan disebuah restoran bergaya keluarga? Atau di rumah sakit besar 2. Apakah perbedaan antara penganggaran dan analisa keuangan? 3. Jenis analisa apa yang dapat membantu manajer dalam mendiagnosa kondisi keuangan perusahaan? C. QUIZ -mutiple choice (Evaluasi) 1. Bentuk pengawasan dilaksanakan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan, disebut a. continue control b. feedback control c. concurrent control d. feedward control 2. bentuk pengawasan yang mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan, disebut a. continue control b. feedback control c. concurrent control d. feedward control 3. Bentuk pengawasan yang dirancang untuk mengatasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan-tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan, disebut a. continue control b. feedback control c. concurrent control d. feedward control 4. Karakteristik pengawasan yang efektif diperinci sebagai berikut, kecuali : a. akurat b. obyektif dan menyeluruh c. tepat waktu d. a dan c salah 5. Metode pengawasan non kuantitatif adalah metode pengawasan yang digunakan manager dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen, berikut adalah pengawasan non kuantitatif, kecuali a. Pengamatan (control by observation) b. Inspeksi teratur dan langsung c. audit d. Pelaporan lisan dan tertulis D. PROYEK (Eksplorasi entrepreneurship, penerapan topic bahasan pada dunia nyata) Page 9 of 10
  • 10. Pengawasan dan Pengendalian 2012Brawijaya University Suatu ketika perusahaan perikanan mengalami suatu kegagalan produksi dan pemasaran setelah dilaksanakan pengawasan. Langkah apa yang saudara berikan untuk memperbaiki kondisi tersebut? Page 10 of 10