Ringkasan dokumen tersebut adalah:
1. Dokumen tersebut membahas tentang manajemen umum dan perencanaan khususnya penetapan tujuan dan pembuatan keputusan.
1. MANAJEMEN UMUM
H. ZULFIKAR KURNIADI, SE, MM.
zulfikar76@yahoo.com
kurniadizulfikar@gmail.com
..every street is paved with gold..
PERTEMUAN KE – IV
PERENCANAAN
(1) Penetapan Tujuan
(2) Pembuatan Keputusan
+628123.3777.0774
+62819.1761.8200
Pendidikan
Magister Manajemen UPI YAI - Manajemen Keuangan (2004)
STIE UPI YAI - Akuntansi (2002)
Brevet Pajak -USAKTI (2004)
Pekerjaan dan Profesi
PNSD Kab. Sumbawa Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan (DPPK)
Amikom Sumbawa
2. SUB BAHASAN MU
1.
PENGERTIAN MANAJEMEN ((1)Definisi, (2)Manajemen adalah Ilmu dan Seni), MANAJEMEN DAN MANAJER
((1)Tingkatan Manajemen, (2)Fungsi-Fungsi Manajemen, (3)Keterampilan-Keterampilan Majerial) )
2.
EVOLUSI TEORI MANAJEMEN ((1)Teori Manajemen Klasik, (2)Teori Perilaku, (3)Teori Kuantitatif –Riset Operasi dan
Ilmu Manajemen,)) MANAJEMEN DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL (1)Definisi Lingkungan Eksternal, (2)Faktor-Faktor
Eksternal Mikro-Makro, TANGGUNGJAWAB SOSIAL MANAJER
3.
PROSES PERENCANAAN ((1)Pengertian, (2)4 Tahap Dasar Perencanaan, (3)Rencana Operasional, (4)Rencama
Strategik, (Faktor Waktu dan Perencanaan)
4.
PENETAPAN TUJUAN ((1)Misi dan Tujuan , (2)Fungsi Tujuan, (3)MBO), PEMBUATAN KEPUTUSAN ((Tipe
Keputusan, (2)Proses Pembuatan Keputusan, (3)Keterlibatan Bawahan Dalam Pengambilan Keputusan))
5.
PENGORGANISASIAN, STRUKTUR ORGANISASI, DEPARTEMENISASI
6.
KOORDINASI
7.
WEWENANG, DELEGASI DAN DESENTRALISASI
8.
PENYUSUNAN PERSONALIA
9.
MOTIVASI
10.
KOMUNIKASI
11.
KEPEMIMPINAN
12.
PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI, MANAJEMEN KONFLIK
13.
DASAR-DASAR PROSES PENGAWASAN
14.
EVALUASI
3. Definisi Visi, Misi, Tujuan
Visi adalah cara pandang jauh ke depan kemana organisasi
harus dibawa agar dapat eksis, antisipatif dan inovatif. Visi
adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan
masa depan yang diinginkan oleh organisasi.
Berdasarkan hal tersebut, maka penetapan visi, sebagai bagian
dari perencanaan strategis, merupakan suatu langkah penting
dalam perjalanan suatu organisasi. Visi tidak hanya penting
pada waktu mulai berkarya, tetapi juga pada kehidupan
organisasi itu selanjutnya. Kehidupan organisasi sangat
dipengaruhi oleh perubahan lingkungan internal dan
eksternal. Oleh karenanya, visi organisasi juga harus
menyesuaikan dengan perubahan tersebut.
4. Definisi Visi, Misi, Tujuan
Misi merupakan pernyataan yang menetapkan
tujuan organisasi dan sasaran yang ingin
dicapai. Pernyataan misi membawa organisasi
kepada suatu fokus. Misi menjelaskan mengapa
organisasi itu ada, apa yang dilakukannya, dan
bagaimana melakukannya.
5. Definisi Visi, Misi, Tujuan
Misi yang merupakan cita-cita dan landasan kerja yang harus
diikuti dan didukung oleh keseluruhan anggota organisasi dan
secara eksplisit menyatakan apa yang harus dicapai dan
kegiatan spesifik apa yang harus dilaksanakan. Pernyataan
misi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Mengembangkan metodologi
pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data dan
informasi suatu industri tertentu;
2. Melakukan pengumpulan, pengolahan, penyajian, dan
penyebaran data dan informasi suatu industri tertentu;
3. Membangun dan mengembangkan sistem informasi suatu
industri tertentu;
4. Membina sumber daya manusia dan kelembagaan bidang
statistik dan sistem informasi industri tertentu.
6. Definisi Tujuan
Tujuan
Setiap tahap dari perkembangan manusia. Penemuan besar
dan kecil, temuan medis, temuan teknologi, keberhasilan
bisnis sebelumnya telah divisualisasikan telebih dahulu.
Sebelum menjadi kenyataan. Satelit melingkari bumi bukan
karena penemuan yang kebetulan, melainkan karena para
ilmuwan menetapkan penaklukan ruang angkasa sebagai
tujuan.
7. Definisi Tujuan
Tujuan adalah sasaran. Tujuan adalah cita-cita. Tujuan lebih
dari hanya sekedar mimpi yang terwujud. Tujuan adalah
pernyataan yang jelas. Tidak akan ada apa yang bakal terjadi
dengan sebuah keajaiban tanpa sebuah tujuan yang jelas.
Tidak akan ada langkah maju yang segera diambil tanpa
menetapkan tujuan yang tegas . Tanpa tujuan seseorang akan
hanya berkeliaran dalam menjalani hidup ini. Jalannya
terhuyung-huyung tanpa mengetahui kemana mereka pergi
dan dimana mereka akan tiba… mereka tidak akan pernah
sampai dimana
9. Fungsi Tujuan
1.
2.
3.
4.
5.
Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di
waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan
pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak
harus dilakukan
Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi
untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di
sekitarnya
Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan
dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian
pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi
karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi
sering memberikan insentif bagi para anggota
Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan
suatu dasar perancangan organisasi
10. Tipe-Tipe Tujuan
Klasifikasi tujuan dari Penow bagi organisasi pada umumnya dibedakan
menjadi 5 tujuan menurut “sudut pandangan mereka yang
berkepantingan”, yaitu :
1. Tujuan Kemasyarakatan (Societal Goals), berkenaan dengan kelas-kelas
organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat
2. Tujuan Keluaran (Output Goals), berkenaan dengan jenis-jenis keluaran
tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen. Contoh : barang- barang
konsumen, jasa-jas bisnis
3. Tujuan Sistem (System Goals), cara pelaksanaan fungsi organisasi tidak
tergantung pada barang / jasa yang diproduksi / tujuan yang diambil
4. Tujuan Produk (Product Goals) / Tujuan Karakteristik Produk, berbagai
karakteristik barang- barang / jasa-jasa produksi
5. Tujuan Turunan (Derived Goals), tujuan digunakan organisasi untuk
meletakkan kekuasaanya dalam pencapaian tujuan lain
11. Proses Penetapan Tujuan
Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai
kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. 6 Unsur dasar yang melatarbelakangi
penetapan tujuan organisasi adalah :
1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai
manfaat, paling sedikit sama dengan harganya
2. Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan
3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan
jasa dengan biaya dan kualitas bersaing
4. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi
dengan baik
5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang
mengguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan
menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi
6. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan
dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.
12. Bidang-Bidang Tujuan
Peter Drucker dan GE, mengidentifikasikan 8 bidang pokok di mana
perusahaan harus menetapkan tujuan :
1. Posisi Pasar,
2. Produkivitas / Efesiensi, adalah rasio antara masukkan (tenaga
kerja, peralatan dan keuangan) dengan keluaran organisasi
3. Sumber Daya Phisik dan Keuangan, tujuan harus ditetapkan dengan
memperhatikan mesin dan peralatan serta penyediaan bahan baku
4. Profitabilitas
5. Inovasi
6. Prestasi dan Sikap Karyawan
7. Prestasi dan Pengembangan Manajer
8. Tanggung Jawab Sosial dan Publik
13. Kebutuhan Penyeimbang Tujuan
Hampir semua organisasi mempunyai serangkaian
tujuan yang berganda untuk memnihi permintaan
“trade off” dari berbagai pihak berkepentingan yang
terlibat dalam operasi organisasi. Akibatnya, sering
menimbulkan konflik antara pihak-pihak tersebut.
Dalam proses pencapaian tujuan, manajemen harus
menentukan keseimbangan / campuran optimum
tujuan-tujuan dam memadukan berbagai kepentingan
pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi.
14. MANAGEMENT BY OBJECTIVE
Sebutan “manajemen sesuai objektif” pertama dipopulerkan oleh Peter
Drucker dalam bukunya tahun 1954 yang berjudul ‘The Practice of
Management”.
MBO sulit didefinisikan, namun secara umum esensi sistem MBO, terletak
pada penetapan tujuan tujuan-tujuan umum oleh para manajer dan bawahan
yang bekerja bersama, penentuan bidang utama setiap individu yang hasilnya
dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil-hasil (sasaran) yang dapat diukur
dan diharapkan, dan ukuran penggunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai
satuan pedoman pengoperasian satuan-satuan kerja serta penilaian masing
penilaian sumbangan masing-masing anggota.
Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses
partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap
tingkatan organisasi.
15. MANAGEMENT BY OBJECTIVE
Management by objective (MBO) atau manajemen sesuai objektif adalah
suatu proses persetujuan terhadap objektif di dalam satu organisasi sehingga
manajemen dan karyawan menyetujui objektif ini dan memahami apa posisi
mereka di dalam organisasi tersebut.
Management by objective (MBO) atau juga disebut (diterjemahkan)
Manajemen Berdasarkan Sasaran, yaitu suatu cara untuk melibatkan para
karyawan di dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut
pekerjaan mereka. (Sondang P. Siahaan: 2004: 362).
Menurut Nanang Fattah (2009: 33) menjelaskan bahwa Management by
objective (MBO) merupakan teknik manajeman yang membantu memperjelas
dan menjabarkan tahapan tujuan organisasi. Lebih lanjut Nanang Fattah
menjelaskan bahwa dengan Management by Objective (MBO) dilakukan
proses penentuan tujuan bersama antara atasan dan bawahan.
16. MANAGEMENT BY OBJECTIVE
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa
Management by objective (MBO) adalah suatu cara di dalam
mencapai sasaran hasil maupun dalam merencanakan program
melibatkan semua pihak (stakeholders) pada lembaga yang
bersangkutan.
17. MANAGEMENT BY OBJECTIVE
Kekuatan dan Kelemaham Manajeman By Objective
Kekuatan MBO antara lain adalah:
1. MBO melakukan integrasi fungsi perencanaan dan pengawasan ke dalam
suatu sistem yang rasional dalam manajemen,
2. MBO mendorong organisasi untuk menentukan tujuan dari tingkatan atas
hingga tingkatan bawah dari manajemen,
3. MBO memfokuskan pada hasil akhir dari pada niat yang baik maupun
faktor personal.
4. MBO mendorong adanya manajemen diri dan komitmen dari setiap orang
melalui partisipasi pada setiap tingkatan manajemen dalam penentuan
tujuan.
18. MANAGEMENT BY OBJECTIVE
Hasil survei terhadap manajer, Tosy & Carroll menyatakan
kekuatan Manajeman By Objective adalah
1. Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari
mereka.
2. Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer
menetapkan tujuan dan sasaran.
3. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan.
4. Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan
organisasi.
5. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada
pencapaian tujuan tertentu. Ini memungkinkan para bawahan mengetahui
kualitas pekerjaan mereka dalam hubungannya dengan tujuan organisasi.
19. MANAGEMENT BY OBJECTIVE
Menurut Nanang Fattah (2009: 34) ada empat kekuatan dari
Manajeman By Objective yaitu:
1. Pengelolaan cenderung lebih baik karena keharusan membuat
program.
2. Peranan dan fungsi struktur organisasi harus jelas.
3. Individu mengikat diri pada tugas-tugasnya (commited).
4. Pengawasan lebih efektif berkembang.
20. MANAGEMENT BY OBJECTIVE
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa kekuatan dari
Manajeman By Objective adalah:
1. MBO melakukan integrasi fungsi perencanaan dan pengawasan ke dalam
suatu sistem yang rasional dalam manajemen.
2. MBO mendorong organisasi untuk menentukan tujuan dari tingkatan atas
hingga tingkatan bawah dari manajemen.
3. MBO memfokuskan pada hasil akhir.
4. MBO mendorong adanya manajemen diri dan komitmen dari setiap orang
melalui partisipasi pada setiap tingkatan manajemen dalam penentuan
tujuan.
5. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan.
6. Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada tugas
masing-masing dan tujuan organisasi.
7. Pengawasan lebih efektif berkembang.
21. MANAGEMENT BY OBJECTIVE
Adapun kelamahan dari Manajeman By Objective adalah:
1. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO
membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada
lingkungan bisnis yang sangat dinamis.
2. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi
sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama
tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalah sekedar formalitas
belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen
puncak sendiri.
22. MANAGEMENT BY OBJECTIVE
Sedangkan menurut hasil survei terhadap manajer, Tosy & Carroll
menyatakan kelemahan Manajeman By Objective ada dua kategori
kelemahan-kelemahan khas untuk organisasi yang mempunyai program MBO
formal:
1. Kelemahan-kelemahan yang melekat (inherent) pada proses MBO. Ini
mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses
belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO serta meningkatkan
banyaknya kertas kerja.
2. Kelemahan-kelemahan dalam pengembangan dan implementasi MBO
oleh berbagai fungsi.
23. MANAGEMENT BY OBJECTIVE
Menurut Nanang Fattah (2009: 35) ada empat kelemahan Manajeman By
Objective yaitu:
1. Tidak mudah menanamkan pemahaman tentang konsep-konsep dan
pemberian motivasi kepada bawahan untuk mempelajari penggunaan
teknik Manajeman By Objective secara tepat.
2. Tidak mudah menentukan tujuan dengan memberikan kesempatan
kepada para anggota untuk berpartisipasi.
3. Tidak mudah menilai prestasi kerja, karena tidak setiap prestasi dapat
diukur secara kuantitas.
4. Perubahan yng diinginkan Manajeman By Objective dalam perilaku
manajer kemungkinan akan menimbulkan maslah dalam proses MBO titik
berat akan bergeser dari menilai menjadi membantu bawahan.
24. MANAGEMENT BY OBJECTIVE
Dari beberapa pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa kelemahan
Manajeman By Objective adalah:
1. Tidak mudah menanamkan tentang konsep-konsep dan pemberian
motivasi kepada bawahan untuk mempelajari penggunaan teknik MBO
secara tepat
2. Tidak mudah menentukan tujuan dengan memberikan kesempatan
kepada para anggota untuk berpartisipasi
3. Tidak mudah menilai prestasi kerja, karena tidak setiap prestasi dapat
diukur secara dikuantitas
4. Pembuatan keputusan membutuhkan waktu yang lama
5. Kecenderungan karyawan bekerja memenuhi sasaran tanpa
memperdulikan rekan kerja
6. Kecenderungan karyawan bekerja memenuhi sasaran tanpa
memperdulikan rekan kerja
25. Tipe-Tipe Keputusan
Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan
alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi dalam 3 tipe:
1. Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan
rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama
pd manjemen tkt bawah. Contoh: keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan
piutang,dll.
2. Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian
dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur.
Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg
terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi
dana promosi.
3. Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi
berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas.
Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan
dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer
merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur.
Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk
terstruktur yg jarang terjadi.
26. Proses Pembuatan Keputusan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pemahaman dan Perumusan Masalah
Pengumpulan dan Analisa Data Yang Relevan
Pengembangan Alternatif
Pengevaluasian Terhadap Alternatif yang Dipergunakan
Pemilihan Alternatif Terbaik
Implementasi Keputusan
Evaluasi atas Hasil Keputusan
Pemahaman
dan
Perumusan
Masalah
Pemilihan
Alternatif yg
Terbaik
Pengembangan
Alternaruf
Pengumpulan
dan Analisa
Data yg
Relevan
Evaluasi
Terhadap
Alternatif
Evaluasi
Implementasi
27. Proses Pembuatan Keputusan
1. Pemahaman dan perumusan masalah
Manajaer harus menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan
menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian
mana yang seharusnya dipecahkan.
2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan
rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.
3. Pengembangan alternatif
Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecendrungan
membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.
4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang dipergunakan
Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan
menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif
yang realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat
membantu pemecahan masalah.
28. Proses Pembuatan Keputusan
3. Pemilihan alternatif terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan
ketidaksempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.
4. Implementasi keputusan
Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan meng alokasikan
sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan wewenag dan tanggung
jawab pelaksana tugas, dengan mempewrhatikan resiko dan
ketidakpastian terhadap keputusan yang diambil.
5. Evaluasi atas hasil keputusan
Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terusmenerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.
29. Keterlibatan Bawahan dalam
Pengambilan Keputusan
Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan
tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat
formal, seperti pengunaan kelompok dalam
pembuatan keputusan, atau informal, seperti
permintaan akan gagasan.
Kebaikan?
Kelemahan?
30. Kebaikan dan Kelemahan
No
Kebaikan
1
Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahuan yang lebih
besar.
2
Dalam pengembangan alternatif, usaha individual para anggota kelompok dapat
memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi.
3
Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih lebar.
4
Dalam pemilihan alternatif kelompok lebih dapat menerima risiko dibanding pembuat
keputusan individual.
5
Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara
individual lebih termotivasi untuk melaksanakan keputusan.
6
Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai
pandangan yang berbeda- beda.
31. Kebaikan dan Kelemahan
No
Kebaikan
7
Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi,
keputusan kelompok sangant memakan biaya.
8
Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan
cepat.
9
Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau
bukan sepenuhnya keputusan kelompok.
10
Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan,
keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.
32. Kebaikan dan Kelemahan
No
Kelemahan
1
Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, harus
diselesaikan oleh para manejer secara individual. Karena kelompok tidak diberikan
tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak
seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.
2
Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi,
keputusan kelompok sangant memakan biaya.
3
Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan
cepat.
4
Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau
bukan sepenuhnya keputusan kelompok.
5
Bila atasan terlibat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan,
keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya