Komunikasi Supervisor

1. Supervisi
di Hospitality Industry
Compiled by Saeful Anwar
Term -12
Komunikasi Supervisor
Add Materi

2. Kegiatan manajerial yang dapat dipandang sebagai seperangkat
aktivitas atau suatu proses untuk mengkoordinasikan dan
menintegrasikan penggunaan sumberdaya-sumberdaya untuk
mencapai maksud dan tujuan organisasi melalui manusia, dengan
bantuan teknik dan teknologi serta informasi yang berlangsung
dalam suatu struktur organisasi, sudah mengimplisitkan pentingnya
proses komunikasi.
Keefektifan komunikasi dalam organisasi ditentukan oleh banyak
faktor. Struktur organisasi, misalnya harus disusun sedemikian rupa
sehingga penyampaian informasi dapat berlangsung dengan mudah,
efisien dan efektif, memo, laporan dan rapat-rapat harus dapat
menyebarkan informasi secara langsung ke unit-unit dan orang-
orang yang memerlukannya.
Urgensi Komunikasi

3. Komunikasi (communication) berasal dari kata latin. “Communis” yang
berarti sama (common). Jika kita melakukan komunikasi, kita sedang
berusaha mengadakan kesamaan (commonnes) dengan orang lain. Ini
berarti kita sedang berusaha memberikan informasi, gagasan atau sikap.
Pengertian komunikasi telah didefinisikan oleh para ahli secara berbeda-
beda. Berikut ini akan dikutipkan empat definisi dalam terjemahan bebas,
sebagai berikut :
a. Komunikasi adalah proses pemberian makna atau arti pada
penginderaan yang diterima (Taylor et al.1977)
b. Komunikasi adalah suatu proses yang meliputi penyortiran
pemilahan),pemilihan dan pengiriman lambang-lambang sedemikian
rupa sehingga membantu seorang pendengar menerima dan
membentuk kembali dalam pikirannya makna yang terkandung dalam
pikiran komunikator (Ross,1977)
Pengertian komunikasi.

4. c. Komunikasi adalah perbuatan mengajak orang
lain untuk menginterpretasi suatu ide sesuai
dengan yang dimaksudkan oleh pembicara atau
penulis (Flippo,1980).
d. Komunikasi merupakan proses pengiriman
informasi, makna dan pemahaman dari satu
orang, tempat atau benda ke orang lain, tempat
lain atau benda lain (sikula,1981)
Pengertian komunikasi.

5. Dari empat definisi tersebut di atas dapat disimpulkan beberapa hal
yang merupakan ciri komunikasi, yaitu :
1. Komunikasi mencakup pembentukan arti atau makna dalam diri
penerima: karena makna tidak dapat dialihkan maka sumber atau
pengirim berusaha menciptakan dalam pikiran penerima makna yang
sama dengan yang terdapat dalam pikirannya.
2. Komunikasi mencakup pengalihan informasi, sewaktu komunikasi
berlangsung, seseorang (sumber) sedang berupaya untuk
meneruskan informasi kepada orang lain (penerima). Informasi
dialihkan kepada penerima selalui penggunaan lambang-lambang,
yang dapat berbentuk verbal dan non verbal.
3. Komunikasi melibatkan ribuan stimuli potensial, mungkin sejumlah
stimuli terlibat dalam proses komunikasi. Suatu stimulus menjadi
suatu pesan apabila individu memberikan makna kepadanya.
Pengertian komunikasi.

6. Komunikasi Supervisor
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh seorang supervisor agar komunikasi
dapat berlangsung dengan efektif :
1. Isi pesan (bisa dalam bentuk perintah, informasi) harus jelas. Hal ini dapat
dilakukan dengan merencanakan terlebih dahulu apa yang akan disampaikan.
Tunjukkan pokok-pokok penting dari perintah atau informasi tersebut dan adanya
kejelasan kepada siapa pesan itu ditujukan. Bila dianggap perlu,kita harus
memberikan informasi yang cukup untuk memperjelas pernyataan-pernyataan
tersebut.
2. Bahasa yang digunakan dalam peyampaian informasi atau perintah tersebut
harus dimengerti oleh bawahan (komunikan). Hendaknya juga diperhatikan latar
berlakang (pendidikan dan pengalaman) bawahan, karena hal yersebut akan ikut
mempengaruhi persepsi akan pesan (perintah,informasi yang diterima).
3. Cara penyampaiannya simpatik. Pesan (perintah,informasi) yang disampaikan
dalam keadaan marah atau dengan sikap yang tidak simpatik pada umumnya tidak
akan menghasilkan hal yang positif.

7. Teknis Komunikasi
Supervisor
Komunikasi yang baik adalah komunikasi dua arah: untuk itu seorang
supervisor tidak hanya dituntut mempunyai ketrampilan berbicara
melainkan juga kemampuan mendengarkan.
Tidak jarang seorang Supervisor malahan menghabiskan lebih banyak
waktunya untuk mendengarkan “omongan” bawahan daripada
melakukan bentuk komunikasi yang lain. Supervisor yang mau dan
mampu mendengarkan omongan bawahan akan dapat lebih
memahami sikap dan tingkah laku mereka. Keluhan-keluhan bahwa “
Manajemen tidak pernah mendengarkan omongan saya” akan dapat
dikurangi. Hubungan antar atasan dan bawahan akan lebih harmonis,
suasana kerja terasa lebih menyenangkan sehingga meningkatkan
gairah dan produkstivitas kerja.

8. Kemampuan mendengarkan
SUPERVISOR
Davis dan Newstrom (1985,hal.437) mengutip padangan seorang ahli: “
Hearing is with the ears, but listening is with the mind”. Berdasarkan
pandangan tersebut, terlihat jelas bahwa mendengar tidak sama dengan
mendengarkan. Mendengarkan tidak sekedar mendengar dengan telinga kita
tetapi melalui telinga dan pikiran. Kita berupaya menangkap dan memberikan
makna pada pesan yang disampaikan oleh orang lain.
Mendengarkan secara efektif akan membantu penerima menangkap dengan
tepat ide yang dimaksud oleh pengirm, Pendengar yang baik akan
menghemat banyak waktu karena dia dapat belajar lebih banyak dalam suatu
waktu tertentu. Selain itu iapun dapat mengenal secara lebih mendalam
orang yang berbicara serta materi yang dibicarakan.
Di samping itu, mendengarkan dengan baik merupakan bagian dari sopan
santun dalam pergaulan sehingga mendorong orang lain untuk melakukan hal
yang sama, yaitu mendengarkan apa yang ingin kita katakan.

9. meningkatkan kemampuan
mendengarkan
Ada beberapa hal yang dapat digunakan untuk
meningkatkan kemampuan mendengarkan di antaranya :
a. Memberikan perhatian penuh terhadap “apa”yang
dikatakan.
b. Jangan melibatkan emosi.
c. Jangan memotong pembicaraan.
d. Hindarkan mendengarkan hanya informasi tertentu
tetapi dengarkan secara keseluruhan.
e. Yakinkan diri bahwa kita mengerti pesan yang
disampaikan sebelum memberikan tanggapan.
f. Perhatikan pula bahasa tubuh.
g Memilih tempat berbicara yang tenang.

10. Supervisi memberikan
Motivasi
Untuk memuaskan suatu kebutuhan dapat ditempuh berbagai cara.
Setiap orang mempunyai caranya sendiri-sendiri di dalam memuaskan
kebutuhan yang sama. Umumnya orang cenderung mengulang cara
yang pernah berhasil dilakukannya dalam pemuasan kebutuhannya,
Menurut Prof.Abraham Maslow dalam bukunya yang berjudul “
Motivation and Personality”, kebutuhan manusia digolongkan kedalam
lima tingkat yaitu :
a. “Physiological Needs” (Kebutuhan Faali), yang berupa kebutuhan
makan, minum,perumahan dan istirahat.
b. “Safety Needs” (Kebutuhan Keamanan), yaitu akan proteksi
keamanan dari segala bahaya, kepastian mengenai kesejahteraan
hidupnya dan jaminan tentang pekerjaan serta kedudukannya.

11. Supervisi memberikan
Motivasi
c. “Love Needs/Social Needs” (Kebutuhan Dicintai), yaitu
kebutuhan akan pergaulan dengan orang lain, dikasihi dan
mengasihi.
d. “Esteem Needs” (Kebutuhan Penghargaan), yaitu kebutuhan
untuk dihormati, harga diri, dikenal orang lain, mendapat
sambutan dan tanggapan.
e. “Self Actualization” (Kebutuhan Aktualisasi Diri), yaitu
kebutuhan untuk mencapai sesuatu, untuk berprestasi dan
memuaskan potensinya.
Kelima tingkat kebutuhan manusia tersebut harus dipahami
sepenuhnya oleh Supervisor dan memberikan kesempatan
kepada bawahannya untuk memuaskan berbagai tingkat
kebutuhannya

12. Hambatan-hambatan
dalam Motivasi Diri.
Dalam usahanya memuaskan kebutuhan diri sendiri, seorang
individu seringkali harus menghadapi berbagai hambatan, yaitu :
1. Kemauan, merupakan hambatan yang sepele tetapi sukar diatasi.
Kegagalan dalam mencapai sesuatu umumnya dikarenakan
kurangnya kemauan sehingga usaha yang dilakukan pun tidak
sungguh-sungguh.
2. Konflik, yang akan timbul bila individu dihadapkan kepada
beberapa situasi/tuntutan yang saling bertentangan.
3. Pemilihan, terpaksa dilakukan kalau terdapat beberapa macam
“goals” yang dapat dicapai. Kebingunan dalam memilih dapat
menghambat pencapaian tujuan pemuasan kebutuhan. Seringkali
orang akan takut salah pilih sehingga akhirnya tidak melakukan
apa-apa. Bila seseorang tidak berhasil mencapai tujuan (goal)
yang diinginkan, maka akan timbul apa yang dinamakan
kekecewaan/frustasi.

13. Pelaksanaan fungsi
Motivating
Pelaksanaan fungsi “ Motivating” dalam organisasi dapat
dijalankan dengan menggunakan teknik-teknik sebagai
berikut:
1. Jelaskan tujuan organisasi kepada setiap orang yang ada
dalam organisasi.
2. Usahakan agar setiap orang menyadari,memahami serta
menerima baik tujuan tersebut.
3. Jelaskan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang ditempuh
oleh pimpinan organisasi dalam usaha pencapaian
tujuan.
4. Usahakan agar setiap orang mengerti struktur
organisasi.

14. Pelaksanaan fungsi
Motivating
5. Jelaskan peranan apa yang diharapkan oleh pimpinan
organisasi untuk dijalankan oleh setiap orang.
6. Tekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan
kegiatan-kegiatan yang diperlukan.
7. Perlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan
penuh pengertian.
8. Berikan pengharapan serta pujian kepada bawahan yang
cakap dan teguran serta bimbingan kepada orang-orang
yang kurang mampu bekerja.
9. Yakinkan kepada setiap orang bahwa dengan bekerja
baik, tujuan pribadi orang-orang tersebut akan tercapai
secara maksimal

15. Referensi
• https://www.facebook.com/MODUL-HOTEL-Supervision-BY-
Pudyo-Haryanto-SEMM-1628877760685882