Banquet Event Order

1. By Saeful Anwar, M.Par
TERM 12
2022-2023
Banquet
Event Order

2. Pengertian
• Banquet Event Order (BEO) adalah
lembaran yang berisi tentang
informasi menyangkut acara yang
akan dilaksanakan dan di gunakan
setiap hari sebagai bahan acuan
untuk menyiapkan acara dan
didistribusikan pula kepada
departemen-departemen yang terkait
di dalam BEO tersebut. BEO
dibagikan minimal satu hari sebelum
acara tersebut dilaksankan. BEO tidak
boleh dibagikan secara dadakan,
karena akan menyulitkan staff dari
banquet dalam menyiapkan semua
peralatan yang dibutuhkan dalam
acara tersebut

3. TEKNIS BEO
• Untuk melihat jadwal acara sebenarnya seluruh divisi
dapat melihatnya di komputer mereka masing-
masing, caranya dengan membuka smart admin
Golden Flower Bandung. Walaupun dapat melihat di
smart admin tetapi BEO sangat perlu dibagikan,
karena detail dari acara tersebut, terdapat didalam
BEO. Seandainya pun ada perubahan yang
mendadak maka akan keluar amendment (surat
perubahan). BEO dibuat dan dibagikan oleh Sales
Admin dari bagian Sales Marketing. Pembuatan BEO
ini mengacu pada Confirmation Letter CL) yang
tertera pada smart admin ataupun bisa juga mengacu
dari sales yang memegang acara tersebut. Karena
tidak selalu informasi yang berada pada CL sesuai.
Biasanya sering terjadi perubahanperubahan yang
hanya diketahui oleh sales dan konsumen yang
memiliki acara tersebut. Untuk itu terkadang admin
harus bertanya langsung kepada sales ataupun
sebaliknya, sales yang memberikan detail dari acara
yang akan dilaksanakan. Setelah BEO selesai dibuat,
yang pertama harus dilakukan adalah meminta tanda
tangan kepada divisi yang bersangkutan.

4. • Sales yang memegang acara
tersebut, Director Of Sales (DOS),
FBM, RDM, executive House
keeping, dan executive chef. Tetapi
tidak semua BEO harus ditanda
tangani oleh 7 divisi tersebut. Hanya
BEO yang terdapat kamar (room
service) yang artinya konsumen tidak
hanya mengadakan acara tetapi juga
memesan kamar. Sedangkan untuk
BEO yang tidak terdapat kamar
hanya dibutuhkan tanda tangan oleh
5 divisi saja. Karena untuk yang tidak
terdapat kamar berarti tidak
membutuhkan divisi reservation dan
divisi RDM.
TEKNIS BEO

5. • Selanjutnya setelah semua tanda tangan
didapat, BEO tersebut dicopy sesuai
kebutuhan, biasanya 15 dan 16 lembar,
karena untuk 15 atau 16 divisi yang akan
dibagikan. Perbedaan Antara 15 dan 16
divisi adalah bila di BEO tersebut tidak
terdapat kamar (room service) maka BEO
yang dibagikan adalah 15 divisi dan bila
didalam BEO tersebut terdapat kamar,
maka BEO yang dibagikan 16 divisi dengan
penambahan 1 divisi reservation
(reservasi). Dalam membagikan BEO juga
harus disertakan buku. Buku tersebut berisi
ke 16 divisi yang kemudian akan
ditandatangani oleh penerima BEO dari
divisi yang dibagikan, sebagai bukti bahwa
BEO tersebut sudah dibagikan dan diterima
oleh divisi tersebut
TEKNIS BEO

6. Cara Menerima Pesanan
Banquet Event Dari Tamu Secara
Lengkap
,1. Sebelum menerima order dari client ada beberapa
hal yang harus diperhatikan seorang departemen
sales and marketing didalam menyusun sebuah
Banquet Event Order. marketing didalam
menyusun sebuah Banquet Event Order. Yang
harus diperhatikan adalah Jumlah pax yang
diorder oleh client. Jumlah pax yang diorder oleh
client sebagai pedoman divisi kitchen untuk
membuat menu. Jumlah pax sering dianggap
sebagai jumlah peserta di dalam sebuah banquet
event. Selain sebagai pedoman, jumlah Pax yang
diorder oleh client digunakan oleh pengelola
banquet untuk menyusun setting layout meja.
Waktu pelaksanaan Banquet Event Waktu
pelaksanaan Banquet event dari client juga harus
diperhatikan supaya karyawan dalam hal ini staf
F& B Service yang bertugas mengelola banquet
dapat mengatur persiapan seperti setup layout
meja, setup sound system, setup cofee break.

7. Cara Menerima Pesanan
Banquet Event Dari Tamu Secara
Lengkap
,Selain itu dengan menyusun schedule
Banquet Event, departemen sales and
marketing akan mudah untuk
memanage order-order dari client yang
masuk Menu Di dalam menyusun
sebuah menu yang akan digunakan
sebagai paket banquet event
departemen Sales and marketing bisa
berdiskusi dengan head chef. Menu
yang berdasarkan dari hasil diskusi
tersebut yang akan disajikan oleh client,
akan tetapi pihak client bisa memilih
menu sendiri sesuai dengan
keinginannya apabila client merasa
kurang cocok dengan menu yang
ditawarkan

8. Cara Menerima Pesanan
Banquet Event Dari Tamu Secara
Lengkap
,2. Order dari client yang berhasil
didapatkan oleh staf sales and
marketing hotel, dituangkan ke dalam
Banquet Event Order sebagai dasar
pedoman departemen sales and
marketing didalam mengkomunikasikan
kepada departemen F&B selaku
pengelola meeting room dan kepada
Departemen lain seperti Engineering
yang bertugas mempersiapkan
peralatan dan kelistrikan, departemen
Accounting yang bertugas untuk
melakukan transaksi pembelian terkait
dengan bahan-bahan yang akan diolah
sebagai menu, dan kebutuhan lainnya,

9. Cara Menerima Pesanan
Banquet Event Dari Tamu Secara
Lengkap
,
departemen Housekeeping yang
bertugas untuk memperindah dan
mempercantik venue yang akan
digunakan. Selain itu, BEO dijadikan
acuan oleh Banquet Manager untuk
mempersiapkan SDM yang akan
diterjunkan untuk melayani client selama
penyelenggaraan event
berlangsung. Intinya setelah BEO sudah
disetujui oleh DOSM ( Directur of Salem
Manager), BEO tersebut diedarkan ke
seluruh department sebagai informasi
bahwa akan ada event. dan tugas-tugas
semua department terkait juga tertera
dalam BEO tersebut.

10. Cara Menerima Pesanan
Banquet Event Dari Tamu Secara
Lengkap
,3. Setelah BEO selesai, selanjutnya
diproses ke dalam Daily Event
Summary. Daily Event Summary adalah
daftar event yang dibuat sebagai
gambaran event dalam satu minggu
yang berisi jumlah tamu (pax),waktu
penyelenggaraan acara, nama ruang
atau meeting room yang akan
digunakan,dan informasi lainnya yang
yang bertujuan untuk mempersiapkan
segala yang yang bertujuan untuk
mempersiapkan segala perlengkapan
yang dibutuhkan serta sumberdaya
manusianya Itulah tiga langkah cara
menerima order Banquet Event dari
client.

11. Hal yang diperhatikan
• Di dalam menerima order berupa
Banquet Event yang harus diutamakan
adalah komunikasi, baik komunikasi
antar staf, komunikasi dengan
departemen lainnya, maupun
komunikasi dengan client
sehingga tidak terjadi miskomunikasi
yang dapat mempengaruhi kelancaran
didalam melayani kebutuhan client
selama menyelenggarakan event di
hotel. Pada saat ini pengedaran BEO
secara manual sudah jarang
dilakukan, untuk menghemat sampah
(kertas), beberapa hotel hanya
menerapkan dengan mengedarkan
email BEO keseluruh department. Hal
ini juga dapaat menghemat waktu
kerja para karyawan.

12. KESIMPULAN
• Banquet Event Order (B.E.O)
sangat penting bagi setiap
departemen terutama banquet
karena tanpa ada B.E.O semua
karyawan tidak tahu jika hari
tersebut ada event dan banquet
pun juga tidak men set-up
ruangan yang telah dipesan
atau yang akan digunakan,
masing-masing staff menpunyai
tugas dan tanggungjawab
masing-masing sesuai dengan
jabatan masing-masing.

13. Lampiran Format Excel
BEO

14. References
• https://www.ilmuperhotelan.my.id/2020/05/
cara-menerima-pesanan-banquet-
event.html
• https://elib.unikom.ac.id/files/disk1/685/jbpt
unikompp-gdl-rizkyapria-34214-9-
unikom_r-i.pdf