Materi Pembelajaran Mata Pelajaran Korespondensi Kelas X Semester I

1. Komunikasi
Melalui
Telepon
Nurlaila Kamilah

2. ALUR PEMBELAJARAN
MATERI
PEMBUKAAN
EVALUASI
PRAKTIK

3. JENIS-JENIS HUBUNGAN TELEPON
04
Hubungan
internasional
4
02
Hubungan
lokal
2
01
Hubungan
internal
1
03
Hubungan
interlokal
3

4. Etika Penanganan Telepon
1
4
2
3
Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam bertelepon di kantor, yaitu sebagai
berikut:
1. Pegang gagang pesawat telepon dengan tangan kiri
2. Siapkan alat tulis dan buku catatan (blocknote/spiral note)
3. Usahakan bunyi napas Anda teratur dengan baik,
4. Hindari menggunakan kata “halo” saatmembuka percakapan.
5. Berusahalah menyimak baik-baik ketika penelepon berbicara.
6. Tanggapi dengan cepat maksudpembicaraan penelepon.
7. Berbicaralah dengan sikap menyenangkan dan hindari kata-kata yang dapat menyinggung
perasaan.
8. Berbicaralah dengan tempo suarayangwajar.
9. Apabila Anda menelepon, anda harustahu dulusiapa orangyangakan Anda telepon.
10. Hindari menggunakan telepon kantor untuk kepentingan pribadi.
11. Sebagai penutup percakapan, sebaiknya menanyakan “Ada lagi yang bisa saya bantu, Pak/Bu?”.
Jika tidak ada, segera ucapkanterima kasih dan sampaikan salampenutup.

5. Langkah-Langkah dan Teknik Melakukan Panggilan
TeleponKeluar
Catat nomor telepon, nama,
instansi perusahaan, bagian, dan
jabatan dari pihak yang akan
dihubungi, serta catat isi
pesannya.
4
Menerima permintaan untuk
melakukan panggilan telepon
keluar atau menyampaikan pesan
dari atasan.
2
Melakukan panggilan telepon
keluar untuk keperluan staf
administrasi kantor/ sekretaris
itu sendiri.
3
Siapkan alat tulis dan blok
note
1

6. Langkah-Langkah dan Teknik Menerima Panggilan
TeleponMasuk
3
Jika panggilan tersebut merupakan panggilan
telepon masuk untuk atasan, maka tanyakan identitas
diriinstansi dan keperluan penelepon.
1
Angkat telepon ketika bunyi ke-2 deringan telepon
masuk
2
Jika panggilan tersebut merupakan panggilan
telepon masuk untuk staf administrasi kantor dapat
langsung ditangani.
4
Jika atasan ada dan bersedia menerima panggilan,
panggilan dapat disambungkan langsung pada
atasan.
5 Jika atasan ada namun tidak bersedia menerima
panggilan atau sedang tidak ada ditempat Tawarkan
kepada penelepon untuk meninggalkanpesan.

7. Suara berisik tidak jelas
1
Saat memutar atau
menekan nomor telepon
tidak terdengar nada
kontak,
3
Tidak terdengarnada sambung
4
Suara hilangtimbul
6
Tiba-tiba sambungan
terputus di saat
percakapan berlangsung
5
Suara tiba-tiba mengecil,
2
Hambatan-hambatan dalamBertelepon
Faktor Kondisi Fisik Peralatan Telepon

8. Berbicara terlalu
cepat
Berbicara dengan
desahnafas
terdengar
Berbicara
sambil kepala
bergerak ke kiri
danke kanan
Berbicara
monoton dan
tidak jelas
pengucapannya
Meninggalkan
telepon sambil
berbicara
kepada orang
lain
Letak gagang
pesawat
telepon terlalu
keatas danke
bawah
Berbicara
sambil
bersenda
gurau
Berbicara
berdecak atau
berbicara di
telepon sambil
makan
Hambatan-hambatan dalam Bertelepon
Faktor Pemakai (Komunikator dan Komunikan)

9. CONTOHTEKS MENERIMA TELEPONMASUK
Sekretaris : Selamat pagi, Nurlaila Kamilah, PT. Bumi Citra Permai. Ada yang bisa saya bantu?
Penelepon : Selamat pagi, saya Ibu Sarah selaku sekretaris Bapak Kuncoro, dari PT.Bimantara ingin berbicara dengan Bapak Anggito
Prambudi selaku Direktur PT. Bumi Citra Permai.
Sekretaris : Mohon maaf Ibu Sarah, Bapak Anggito sedang tidak berada ditempat. Beliau sedang ada perjalanan bisnis ke luar kota.
Apakah ada pesan yang ingin disampaikan untuk beliau?
Penelepon : Iya Ibu, Bapak Kuncoro selaku pimpinan kami ingin mengkonfirmasikan pertemuan makan malam dengan Bapak
Anggito yang bertempat di Resto Bumbu Desa Jl. Garuda 25, Yogyakarta pada hari kamis, 8 November 2018 pukul 19.00 WIB.
Sekretaris : Baik akan saya sampaikan pesan Ibu kepada Bapak Anggito, untuk konfirmasi lebih lanjut, bolehkah saya tahu alamat
beserta nomor telepon dari PT. Bimantara?
Penelepon : Kantor kami beralamatkan di Jl. Kol. Sugiono No.23 Yogyakarta. Nomor telepon yang dapat dihubungi yaitu 0213456721
Sekretaris : Baik Ibu Sarah akan segera saya hubungi setelah pesan tersebut mendapat tindak lanjut dari pimpinan kami.
Penelepon : Terima kasih, selamat pagi.
Sekretaris : Selamat pagi.

10. CONTOHTEKS MELAKUKANPANGGILAN
Cs : PT ModerenTeknologi. Selamatpagi. Ada yangbisa kami bantu?
Sekretaris : Selamatpagi, saya Nurlaila Kamilahsekrataris PT. Bumi Citra Permai. Saya ingin
berbicara denganBapak Tambisono Geral. Apakah bisa disambungkan denganbeliau?
Cs : Mohon maaf, apakah sudah membuat janji sebelumnya?
Sekretaris : Belum, apakah dapat disambungkan denganBapak Tambisono Geral?
Cs : Baik saya akan sambungkan kepada Bapak Tambisono Geral diruangannya, mohon
tunggu sebentar.
Sekretaris : Baik, terimakasih.
Jika panggilan diterimadan pimpinan beradaditempat

11. CONTOHTEKSMELAKUKANPANGGILAN
Cs : PT Moderen Teknologi. Selamat pagi. Ada yang bisa kami bantu?
Sekretaris : Selamat pagi, saya Nurlaila Kamilah sekrataris PT. Bumi Citra Permai. Saya ingin
berbicara dengan Bapak Tambisono Geral. Apakah bisa disambungkan dengan beliau?
Cs : Mohon maaf, Bapak Tambisono Geral sedang bertemu dengan klien, apakah ada pesan yang ingin disampaikan?
Sekretaris : Baiklah, tolong sampaikan kepada Bapak Tambisono Geral, bahwa pimpinan saya atas nama Bapak Anggito Prambudi PT.
Bumi Citra Permai mengkonfirmasi kedatangan nya sebagai pemateri diacara Seminar pada tanggal 23 September 2022.
Cs : Baik bu, akan saya sampaikan kepada Bapak Tambisono Geral. Apakah ada hal lain yang ingin disampaikan?.
Sekretaris : Tidak cukup, terimakasih.
Cs : Adakah nomor telepon yang bisa kami hubungi lebih lanjut, bu?
Sekretaris : Anda bisa menghubungi kami pada nomor 0271- 667-778-889.
Cs : Baiklah akan saya ulang sekali lagi. Kami bisa menghubungi PT. Bumi Citra Permai pada nomor 0271- 667-778-889.
Apakah sudah benar?
Sekretaris : Sudah, Baiklah saya kira cukup. Terimakasih dan selamat pagi.
Cs : Selamat pagi.
Jikapanggilanditerimadanpimpinan tidakberadadi tempat

12. TeknikMenerimaPanggilan Masuk dalamBahasa Inggris
STEP
Menanyakan Pesan dan
Nomor Kontak
Penelepon
C
STEP
Mengucapkan
salam sapaan
A
STEP
Memberikan
Respons
B
STEP
Menutup
Telepon
D

13. A : Goodafternoon, Miss Jenny. Thisis Layla fromMr. Spinwell’s office. I would like to ask and
confirm to you if theemail that we sent regarding the deal hasbeen well received by you?
(Selamat siang, Nona Jenny. Saya Layla dari kantor Pak Spinwell. Saya ingin bertanya dan mengkonfirmasi apakah email
yang telah kami kirimkan mengenai persetujuannya telah diterima dengan baik oleh Anda?)
B : Goodafternoon, Miss Layla. We have received your email well. Iwill forward it to Mr. Abraham
and ask for his reply as soon as possible. Thank youfor confirming it to me.
(Selamat siang, Nona Layla. Kami telah menerima email Anda dengan baik. Saya akan meneruskannya pada Tuan
Abraham dan meminta balasannya secepat mungkin. Terima kasih telah mengkonfirmasikannya pada saya)
A : Anytime.We’re looking forward to hear back fromyour office. Good day.
(Kapanpun. Kami akan menunggu balasan dari kantor Anda. Semoga hari Anda menyenangkan)
B : Thank youso much.
(Terima kasih banyak)
CONTOHTEKS MELAKUKAN PANGGILAN

14. Meningkatkan
kesiapan dalam
menghadapi
tantangan Global
4
Meningkatkan
kepercayaan diri
penelepon dan
penerima telepon
2
Memudahkan
kerjasama antar
perusahaan baik
dalam negeri
maupun luar negeri
3
Meningkatkan
keterampilan dan
kompetensi
berbahasa asing
1
Manfaat Melakukan Komunikasi Telepon
Menggunakan Bahasa Inggris