Dokumen tersebut membahas etika dalam menerima telepon dan menelepon, termasuk hal-hal yang perlu diperhatikan seperti bersikap ramah, jelas, dan sopan; menanyakan tujuan panggilan; menyampaikan pesan jika yang dicari tidak tersedia; serta mengakhiri sambungan dengan ucapan terima kasih. Dokumen ini menekankan pentingnya memahami dan menerapkan etika bertelepon sebagai bentuk profesionalisme d

1. Nama : Putri Sanuria Rokhma Laila
Kelas : 1D – D3 Administrasi Niaga
NIM : 1332610009
ETIKA MENERIMA TELEPON DAN MENELEPON
Di era globalisasi ini, teknologi yang ada semakin canggih dan mempengaruhi segala
aspek kehidupan, tidak terkecuali dengan komunikasi antar manusia. Menerima telepon dan
menelepon merupakan hal yang sudah biasa dilakukan oleh masyarakat. Baik dari berbagai
lapisan masyarakat, berbagai usia, serta berbagai suku bangsa dan negara.
Namun, karena sudah terbiasanya komunikasi seperti itu dilakukan oleh masyarakat. Etika
menerima telepon dan menelepon sering diabaikan. Meskipun demikian, ada kalanya kita
harus memperhatikan etika tersebut apabila dalam keadaan yang dibutuhkan dan sebagai
bentuk profesionalisme dalam pekerjaan.
Dan adapun pengertian etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan
dalambertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan
jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.Dan sebagai seorang sekretaris harus
mampu memahami dengan benar etika menerima telepon dan menelepon.
Dan adapun berikut adalah hal yang perlu diperhatikan dalam menelepon :
1. Siapkan nomor telepon tujuan.
2. Pastikan nomor telepon tujuan sudah benar agar tidak terjadi salah sambung.
3. Setelah telepon terhubung, tunggu hingga nada sambung berbunyi selama 3-4 kali, jika
tidak ada yang merespon (mengangkat) maka segera tutup kembali telepon tersebut,
karena hal itu berarti tidak ada orang (mungkin sibuk) dan menghubungi kembali
setelah 5-10 menit lagi.
4. Apabila telepon telah diangkat, biarkan penerima telepon berbicara terlebih dahulu,
biasanya jika perusahaan yang memakai operator profesional maka akan menjawab
dengan menyapa (salam), menyebutkan nama perusahaan dan siapa yang berbicara.
5. Kemudian menjawab salam dari penerima telepon.

2. 6. Berbicara dengan sopan (tidak memerintah maupun membentak)serta dengan suara
secukupnya artinya tidak terlalu keras dan tidak terlalu kecil, karna jika terlau keras
bisa menggangu orang disekitar anda jika terlalu kecil mungkin penerima susah
mendengar suara dan maksud menelepon.
7. Setelah itu baru penelepon berbicara dan menanyakan apa dan siapa yang dicari (baik
menanyakan seseorang maupun menanyakan suatu informasi) dengan jelas dan singkat
mulai dari nama orangnya dan jabatan atau departemennya dan sebutkan juga nama
penelepon dan dari mana.
8. Apabila seseorang yang dicari ada, maka mungkin akan segera disambungkan dan
diminta untuk menunggu beberapa saat, apabila orang yang dicari tidak ada maka
mungkin akan ditanya apakah ada pesan untuk yang dicari.
9. Waktu bicara berkisar kurang lebih 5 menit, karena ada beberapa perusahaan yang
menerapkan sistem mati secara otomatis jika sudah menelpon lebih dari 5 menit.
Selain itu, perusahaan mungkin juga akan memiliki banyak penelepon yang akan
menghubungi, untuk itu bergantian itu lebih baik karena banyak pula yang
membutuhkan informasi maupun untuk menghubungi seseorang yang ada di
perusahaan tersebut.
10. Dan untuk mengakhiri percakapan jangan lupa mengatakan terimakasih dan menutup
telepon terlebih dahulu karena menelepon terlebih dahulu dan merupakan bentuk
kesopanan.
Dan adapun berikut adalah hal yang perlu diperhatikan dalam menerima telepon :
1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah diperlukan.
2. Jangan pernah membiarkan telepon berdering terlalu lama. Segera angkat gagang
teleponnya sebelum berdering untuk ke-3.
3. Setelah mengangkat telepon, segera mengucapkan salam dan memberitahu identitas
sesuai dengan kebijakan perusahaan kemudian menanyakan keperluan penelepon.
4. Pastikan anda berbicara dengan nada yang bersahabat, hangat, sopan, ramah, lembut,
tidak terlalu keras dan tidak juga terlalu kecil.
5. Apabila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang
dicari.
6. Apabila orang yang dituju tidak berada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan
tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan atau menghubungi kembali.

3. 7. Apabila menerima telepon untuk pimpinan tanyakan dulu pada pimpinan apakah
beliau bersedia menerima telepon atau tidak. Apabila tidak pimpinan tidak bersedia
menerima telepon, maka hendaknya penerima telepon memberikan alasan yang logis
dan sopan.
8. Apabila pimpinan sedang berada di kantor tetapi sedang melakukan pembicaraan di
telepon dengan orang lain, sedangkan ada telepon lain untuk pimpinan, tanyakan
kepada penelepon untuk menunggu (apabila penelepon lebih memilih menunggu,
jangan biarkan penelepon menunggu lebih dari 2 menit ) atau tanyakan apabila
penelepon bersedia menelepon kembali.
9. Apabila pimpinan tidak berada di kantor janganlah memberitahukan di mana
keberadaan pimpinan.
10. Dan apabila tidak memahami perkataan penelepon (kata-kata yang sulit) maka dapat
meminta penelepon untuk menggunakan teknik mengeja.
11. Pastikan memberi informasi yang benar atas apa yang penelpon inginkan, jika yang
dicari ada maka langsung sambungkan, jika tidak ada mungkin anda bisa menyuruh
menelpon beberapa saat lagi dan minta tinggalkan pesan.
12. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam,
dan mengucapkan terima kasih kemudian jangan meletakkan gagang telepon
mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup
selama dua atau tiga detik olah penelepon.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menelepon dan menerima telepon diatas
merupakan hal yang tidak hanya dipahami dengan benar oleh seorang sekretaris, namun juga
harus diterapkan dalam dunia profesionalisme kerja. Dengan memahami dan menerapkan
hal-hal tersebut itu berarti benar dan bertanggung jawab atas pekerjaan.