Evaluasi kegiatan korespondensi dalam kantor bertujuan untuk menilai seluruh kegiatan surat-menyurat yang dilakukan bagian administrasi perkantoran dan menemukan masalah yang dihadapi. Evaluasi melibatkan pengumpulan data, verifikasi, analisis, interpretasi, dan tindak lanjut hasil untuk mengetahui jumlah surat masuk dan keluar, permasalahan pengolahan surat, keluhan balasan, dan waktu penyelesaian surat.
2. PEMBAHASAN
• Definisi Surat Elektronik
A
• Fungsi Surat Elektronik
B
• Kelebihan Surat Elektronik
C
• Kelemahan Surat Elektronik
D
• Pengelolaan Surat Elektronik
E
3. Surat dinas adalah surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang
menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat dinas, diantaranya:
• Surat dinas ditulis atas nama instansi, lembaga atau Negara.
• Bagian kepala surat biasanya ditempatkan di bagian kiri, kecuali bila kepala suratnya panjang
dapat ditulis di bagian tengah-tengah.
• Alamat bagian surat biasanya diletakkan atau ditempatkan di bagian kanan atas, di bawah
nama tempat dan tanggal surat.
• Tidak terdapat kalimat pembuka surat dan kalimat penutup surat.
• Menggunakan kata ganti kami, tidak terdapat inisial pengetik maupun pembuat konsep surat
di dalamnya namun biasanya dicantumkan paraf dari pejabat atau staf yang jabatannya atau
kedudukannya lebih rendah dibandingkan pejabat penandatangan surat tersebut.
• Nama penandatangan di tulis dengan huruf besar tanpa tanda kurung dan di bawahnya
dicantumkan NIP, NIK, kecuali untuk jabatan menteri.
Definisi
Surat Elektronik
4. Fungsi-fungsi
Surat Elektronik
Fungsi dasar e-mail, antara
lain:
o Menerima pesan e-mail,
o Membaca pesan e-mail,
o Mengirim pesan e-mail,
o Menjawab pesan e-mail
yang masuk,
o Meneruskan pesan e-mail
yang masuk ke pemakai lain.
Fungsi tambahan e-mail, antara lain:
o Menyimpan pesan yang telah
dikirim;
o Menyimpan pesan yang telah
diterima dan dibaca,
o Mengelola daftar alamat e-mail,
o Menambahkan file untuk pesan
yang akan dikirim,
o Memisahkan file dari pesan yang
masuk.
5. Kelebihan kegiatan surat-menyurat melalui e-mail, antara lain sebagai
berikut:
• Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju
• Biaya relative lebih murah dibandingkan melalui jasa kurir atau pos
• Tanggapan (feedback) dapat dilaksanakan secara langsung sehingga
cepat menerima balasan
• Dapat mengirimkan gambar dan foto dalam bentuk tiga dimensi
sehingga lebih menarik
• Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy
Kelebihan Surat Menyurat
melalui E-Mail
6. Kelemahan dari kegiatan surat-menyurat melalui e-mail, antara lain
sebagai berikut.
• Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet
• Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti tentang internet
• Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk), proses mengakses e-mail
menjadi lamban
• Dokumen dapat hilang atau rusak jika terkena virus komputer,
• Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat
tinggi
Kelemahan Surat Menyurat
melalui E-Mail
9. A
• Definisi Surat Elektronik
B
• Fungsi Surat Elektronik
C
• Kelebihan Surat Elektronik
D
• Kelemahan Surat Elektronik
E
• Pengelolaan Surat Elektronik
10. Evaluasi berasal dari bahasa Inggris, yakni Evaluation, yang berarti
“penilaian” atau “penaksiran”. Evaluasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan
sistematis dan terencana untuk mengukur, menilai, serta mengklasifikasi
pelaksanaan dan keberhasilan program.
Menurut Purwanto (2002), Secara garis besar dapat dikatakan bahwa
evaluasi merupakan pemberian nilai terhadap kualitas sesuatu. Selain dari itu,
evaluasi juga dapat di pandang sebagai proses merencanakan, memperoleh,
serta menyediakan informasi yang sangat diperlukan untuk membuat alternatif
– alternatif keputusan.
Pengertian Evaluasi
Kegiatan Korespondensi
dalam Kantor
11. Tujuan evaluasi kegiatan korespondensi di kantor adalah untuk menilai
seluruh kegiatan surat-menyurat yang telah dilaksanakan oleh bagian
administrasi perkantoran dalam melaksanakan tanggung jawabnya.
Dengan melakukan evaluasi kegiatan korespondensi dalam kantor, kita
dapat menemukan beberapa masalah dan kesulitan ketika melakukan kegiatan
korespondensi.
12. Terdapat beberapa tahapan untuk melakukan proses evaluasi korespondensi
dalam kantor. Tahapan-tahapan tersebut dijelaskan pada uraian berikut:
Menghimpun data
Melakukan verifikasi data
Mengolah dan menganalisis data
Memberikan interpretasi dan menyimpulkan data
Menindaklanjuti hasil evaluasi
13. Manfaat evaluasi korespondensi adalah sebagai berikut:
• Untuk mengetahui berapa jumlah surat yang masuk dan surat yang keluar,
• Untuk mengetahui permasalahan dalam memproses surat,
• Untuk mengetahui keluhan dalam balasan surat dari relasi kantor,
• Untuk mengetahui surat yang masuk dari berbagai organisasi dan berbagai
perihal yang tertuang di dalamnya,
• Untuk mengetahui berapa lama waktu yang diperlukan untuk menghasilkan surat,
• Untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatan surat
tersebut.
