Dokumen tersebut memberikan pedoman umum tentang etika berkomunikasi melalui telepon di kantor, termasuk cara mengangkat telepon dengan benar, mencatat informasi penting, dan berbicara dengan sopan serta jelas. Dokumen juga menjelaskan tata cara melakukan panggilan keluar dan menerima panggilan masuk secara etis.

1. Komunikasi melalui telepon
Rudi Aji Indrawan

2. Etika penanganan telepon secara
umum di kantor
a. Pegang gagang telepon dengan benar
b. Siapkan alat tulis dan buku catatan ( Block
note/spiral book)
c. Usahakan napas anda teratur dengan baik.
d. Hindari menggunakan kata “hallo” saat
membuka percakapan.
e. Berusahalah menyimak baik-baik ketika
penelpon berbicara.

3. f. Tanggapi dengan cepat maksud pembicaraan
penelpon.
g. Berbicaralah dengan sikap menyenangkan dan hindari
kata-kata yang dapat menyinggung perasaan.
h. Berbicaralah dengan tempo suara yang wajar, tidak
terlalu keras, tidak terlalu cepat, dan tidak terlalu
lambat.
i. Apabila anda menelpon, anda harus tahu dulu siapa
orang yang akan anda telepon, apa jabatanya, bekerja
di perusahaan apa, dan bagian apa sehingga pada
saat tersambung, anda dapat menyebutkan nama,
bagian dan jabatan orang yang dituju.
j. Hindari menggunakan telepon kantor untuk
kepentingan pribadi.
k. Sebagai penutup percakapan sebaiknya anda
tanyakan , “ada lagi yang bisa saya bantu pak/bu?”

4. Etika berbicara ketika melakukan panggilan telepon
keluar dan menerima panggilan telepon masuk
a. Etika berbicara ketika melakukan panggilan
telepon keluar
• Ucapkan salam
• Sebut nama anda dan bericara dengan
orang yang anda tuju.
• Apabila orang yang di cari sibuk atau tidak
ada ditempat, dan anada sarankan untuk
menghubungi kembali segera ucapkan
terimakasih bahwa anda akan
menghubungi kembali saat kemudian .

5. b. Etika berbicara ketika menerima panggilan telepon
masuk
• Ucapkan salam
• Jika penelpon menjawab dan menanyakan, sebelum
menjawan keberadaan pihak yang dicari sebaiknya
anda tanyakan terlebih dahulu siapa nama
penelpon
• Setelah penelpon menyampaikan identitas diri,
perusahaanya dan keperluannya minta waktu untuk
menyambugkan dengan atasan anda.
• Berbicara di telepon harus terdengar
menyenangkan bagi lawan bicara anda.
• Simak semua pembicaraan dengan seksama dan
penuh perhatian , serta jangan sekali-kali
memotong pembicaraan
• Hindari penggunaan kata “apa” atau hah”

6. Langkah-langkah dan
teknik melakukan
panggilan telepon keluar
Siapkan alat tulis dan block note
Menerima permintaan untuk
melakukan panggilan telepon
keluar atau menyampaikan
pesan dari atasan
Melakukan panggilan telepon
keluar untuk keperluan staf
administrasi kantor/ sekretaris
itu sendiri
Catatlah nomer telepon , nama
instansi perusahaan, bagian dan
jabatan dari pihak yang akan di
hubungi serta catat isi
pesannya.
Melakukan panggilan telepon
keluar untuk keperluan atasan
Atasan ingin berbicara langsung
Setelah terhubung dengan pihak
yang di tuju, segera sambungkan
telepon ke atasan
Atasan meminta untuk
menyampaikan pesan
Sampaikan pesan kepada pihak
yang di tuju
Laporan kepada atasan apabila
pesan sudah disampaikan