Ldb survival kit_2014.06.13 Garlanda_europrogettazione

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EUROPROGETTAZIONE
Come costruire le idee per l’Europa
A cura di Carlotta Garlanda

+Cosa vuol dire realizzare un
progetto?
Sezione 1

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Che cos’è un progetto
n  Un progetto prevede sempre:
ü  Un inizio e una fine
ü  Qualità
ü  Risorse
ü  Costi
n  Un progetto è uno sforzo limitato generalmente usato per
raggiungere un determinato obiettivo.

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Che cos’è un progetto?
n  Il progetto è un sistema in quanto rappresenta un insieme
strutturato di interazioni ed elementi di vario genere
(materiali, immateriali, concettuali, relazionali, umani) uniti
tra loro da molteplici connessioni di cui molte incerte e non
del tutto stabili […]. I progetti sono basati soprattutto sulle
persone che vi prendono parte […]. Impossibile sganciare la
dimensione progettuale, qualunque essa sia, dalla
componente umana e da ciò che essa significa e può
comportare in termini di apporti emozionali, cognitivi,
comportamentali ed esecutivi […]. È proprio la dimensione
progettuale che consente di portare avanti idee altrimenti
non realizzabili (Cfr. Lucio Argano 2012)

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Che cos’è un progetto?
n  Trasformare situazioni esistenti in situazioni desiderate e
agire all’interno di un insieme di mondi possibili che
soddisfano i vincoli dell’ambiente esterno. (Herbert A. Simon
1988)
n  Dare corpo al futuro, far riferimento al futuro quale proprio
orizzonte di temporalità, operare nella stretta interrelazione
fra futuro, possibilità e una costante ridefinizione del passato.
(Monica Amari 2006)

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Approccio deterministico
n  Semplificazione dei problemi
n  Analiticità delle situazioni
n  Schematizzazione dei risultati
Ø  riduzione della complessità

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Un sistema complesso
n  Si confronta con temi, argomenti, obiettivi, contenuti dei
tempi che viviamo.
n  Deve potersi mettere in discussione (try and learn).
n  È un processo creativo di approssimazioni e risultati
intermedi.
n  Il progetto rivolge autentica attenzione ai suoi stakeholders e
ai loro apporti.
Ø  partecipazione, democratizzazione progettuale, co-design,
approccio bottom-up

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Project Cycle Management
n  È stato adottato negli anni ‘90 dalla Commissione Europea
per migliorare qualità dei progetti.
n  Il PCM fa dei BENEFICIARI il suo punto cardine:
Ø  Focalizzare i reali BISOGNI dei DESTINATARI
Ø  Definizione della FATTIBILITÀ e SOSTENIBILITÀ di un
progetto
Ø  La qualità di un progetto sta nella capacità di produrre
miglioramenti concreti e stabili per le organizzazioni o i
gruppi sociali beneficiari del progetto stesso

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Fattibilità
n  Obiettivi logici e misurabili
n  Valutazione dei rischi, delle condizioni e delle capacità dei
partner responsabili della realizzazione
n  Monitoraggio concentrato su obiettivi pertinenti

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Sostenibilità
n  I fattori che possono influire sulla sostenibilità devono essere
considerati parte integrante della progettazione.
n  I risultati delle valutazioni devono essere integrati come
lezioni per la progettazione di nuovi programmi.

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Pertinenza
n  Progetti connessi con gli obiettivi settoriali nazionali e della
commissione.
n  Beneficiari coinvolti nel processo di programmazione.
n  Analisi delle problematiche esaustiva.
n  Obiettivi definiti in termini di benefici per i gruppi
destinatari.

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Project Cycle Management
n  Prevede 6 fasi: programmazione, identificazione
(pertinenza), formulazione (fattibilità e sostenibilità),
finanziamento, implementazione e valutazione.
n  Utilizza i seguenti strumenti:
Ø  Matrice del Quadro Logico per individuare e analizzare
obiettivi generali e specifici, i risultati attesi e le attività per
raggiungerli
Ø  Work Breakdown Structure che individua work package
che facilitano i controllo del progetto (per ogni pacchetto
bisogna individuare le attività, i rapporti di interdipendenza
fra di esse, durata, costi , risorse)

+
1. IDEA
n  Nasce da un bisogno o una mancanza
n  Propone una risposta a bisogno (prodotto o servizio)
n  Si rivolge a dei beneficiari
n  Possiede un elemento distintivo / innovativo

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1. IDEA
Qual è il valore aggiunto europeo?
Ø  Un progetto deve produrre risultati che non sarebbero
possibili a livello nazionale, deve superare il contesto locale
per impattare a livello sovranazionale, deve portare a una
condivisione delle conoscenze (trasferibilità e replicabilità).

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Parole chiave
Pertinenza
v  Connessione tra gli obiettivi settoriali nazionali e quelli della
Commissione
v  Analisi esaustiva delle problematiche
v  Coinvolgimento dei beneficiari nel processo di
programmazione
v  Definizione degli obiettivi in termini di benefici per i gruppi
destinatari

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2. BENEFICIARI
Sono tutti coloro che in qualche modo traggono beneficio dallo
sviluppo delle attività di progetto.
n  Target groups: coloro che direttamente ricevono benefici
dal progetto (anche lo staff per esempio)
n  Final beneficiaries: coloro che beneficiano del progetto a
lungo termine e a livello più ampio di società o settore
(output a livello sociale)

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2. BENEFICIARI
Stakeholder = “Portatori di interesse”
Individui o gruppi, istituzioni, imprese che possono avere una
relazione con il programma, che possono – direttamente o
indirettamente – influenzare o essere influenzati dal processo,
dall’esito dei progetti o dei programmi.

+
2. BENEFICIARI
n  Non considerate la persona solo come cliente o utilizzatore
finale, ma piuttosto ragionate in un’ottica di partecipazione
attiva.
n  Attenzione ai non beneficiari di oggi e agli esclusi e
coinvolgimento attivo nella fase di ideazione.
n  Identificare i beneficiari per orientare le attività progettuali
e i risultati finali attesi, per soddisfare i loro bisogni.

+
Parole chiave
Innovazione sociale
Lo sviluppo di idee innovative per risolvere i problemi sociali
ed ambientali che la società percepisce come prioritari e che
non sono adeguatamente soddisfatti dal mercato o dal settore
pubblico.

+
3. RISULTATI
Risultati attesi = servizi / beni che permettono ai beneficiari di
modificare positivamente alcuni aspetti della propria vita
Ø  Individuati i beneficiari, si arrivano a definire i risultati attesi.

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3. RISULTATI
Il progetto proposto è funzionale alla risoluzione dei problemi
dei destinatari indicati?
n  Efficacia: capacità dei risultati prodotti di arrivare
all’obiettivo nel breve medio termine.
n  Impatto: conseguenze di medio – lungo periodo, a livello
sociale, culturale o politico (è legato agli obiettivi generali o
settoriali)

+
3. RISULTATI
La Commissione Europea prevede che i risultati dei progetti
generino un cambiamento micro nella vita degli individui e
uno macro che possa influenzare sistemi e politiche.
Ø  Impatto di lungo periodo

+
Sviluppo del pubblico
È una delle priorità dei progetti di cooperazione di
Creative Europe / Sottoprogramma Cultura!
n  Stimolare l’interesse verso le opere culturali
n  Migliorare l’accesso alle opere
n  Estendere l’accesso a gruppi sottorappresentati
n  Rapportarsi con il pubblico in maniera innovativa
n  Mantenere il pubblico esistente, ma anche acquisire nuovo
pubblico e diversificarlo (non-pubblico attuale)
n  Intensificare il rapporto instaurato con il pubblico

+
4. PARTENARIATO
Di quali competenze e profili necessiti affinché il tuo progetto
abbia successo?

n  Valore aggiunto europeo (trasferibilità e replicabilità)
n  Cooperazione internazionale per la pianificazione e
attuazione dell’idee progettuali, favorendo il mutuo scambio
di esperienze e di pratiche

+
Parole chiave
Coesione sociale
I progetti comunitari, portando valore aggiunto europeo,
attraverso la cooperazione, favoriscono l’accorciamento delle
distanze, la conoscenza reciproca, l’integrazione fra culture
diverse.

+
4. PARTENARIATO
La ricerca dei partner deve tenere conto dei seguenti fattori:
n  coerenza rispetto ai requisiti e obiettivi del bando;
n  affidabilità (ci abbiamo già lavorato? Qualcuno che
conosciamo ci ha lavorato? Hanno portfolio ampio di clienti?
Sono leader di settore?);
n  solidità finanziaria.
Sono molto importanti periodi di incontro in presenza!

+
5. COMUNICAZIONE e
DISSEMINAZIONE
n  Come informiamo e coinvolgiamo i pubblici nelle nostre
attività?
n  Come valorizziamo i risultati?
n  In che modo il pubblico più ampio può sfruttare i risultati
oltre il termine del progetto?

+
5. COMUNICAZIONE e
DISSEMINAZIONE
n  Quali azioni pianifichiamo per promuovere e accrescere
consapevolezza sul contenuto progettuale per trasferire i
risultati ai decisori politici e assicurare impatto dei metodi
sulle politiche?
Ø  Impatto a lungo termine

+
5. COMUNICAZIONE e
DISSEMINAZIONE
Piano di comunicazione:
n  analisi dello scenario e posizionamento
n  definizione degli obiettivi misurabili del piano di
comunicazione
n  identificazione e segmentazione dei pubblici
n  scelta stili e registri comunicativi
n  budget
n  monitoraggio e controllo dei risultati del piano di
comunicazione, ex post ma anche in itinere

+
6. PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÀ
n  Work Breakdown structure:
il progetto viene suddiviso in singole attività autonome (work
package): per ogni WP bisogna individuare obiettivi, risultati,
tempistiche e risorse.
n  Diagramma di GANTT:
è costituito da un asse orizzontale che rappresenta l’arco
temporale del progetto - suddiviso in giorni, settimane o mesi -
e da un asse verticale che rappresenta le mansioni o attività
che costituiscono il progetto.

+
n  Le attività principali che individuiamo riassumono ciò che il
progetto mette in atto per raggiungere gli obiettivi.
n  Per rendere le attività più semplici e facilmente gestibili, si
dividono in sotto-attività a loro volta divise in compiti.
n  Le attività vanno messe in relazione per definire la sequenza e
le interdipendenze.
n  Occorre fare una stima realistica dell’inizio e della durata delle
attività e dei compiti.
n  È necessario definire i traguardi, ovvero eventi chiave che
forniscono la misura del progetto in corso.
n  Occorre definire le competenze.
n  Bisogna assegnare i compiti e le responsabilità per il
raggiungimento dei traguardi.
6. PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÀ

+
7. SOSTENIBILITÀ
n  In che modo il progetto coinvolgerà i beneficiari oltre la sua
durata temporale?
n  In che modo i risultati di progetto resteranno fruibili anche
dopo la fine dell’azione?
n  In che modo il progetto si protrarrà oltre la fine del
finanziamento?
n  In che modo il progetto potrà avere un impatto a lungo
termine?

+
7. SOSTENIBILITÀ
Alcuni fattori che possono garantire la sostenibilità:
n  Network stabile: un progetto resta in vita se i partner continuano a
utilizzare i suoi risultati > coerenza con le mission dei partner
n  Qualità dei prodotti (output) e loro disseminazione (condizione
necessaria ma no sufficiente)
n  Trasferibilità in contesti nazionali > coerenza con le policy locali
n  Nuovi finanziamenti: sviluppo di un modello di business che
possa in futuro finanziare le attività di base per il mantenimento e
l’aggiornamento dei risultati.

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7. SOSTENIBILITÀ
n  Sostegno da parte delle politiche con cui si collabora
n  Replicabilità in altri settori
n  Utilizzo di nuove tecnologie o tecnologie introdotte durante
il progetto
n  Capacità imprenditoriale
n  Fattibilità economica e finanziaria,
n  Questioni socioculturali che motivano la partecipazione
n  Impatto ecologico

+
7. SOSTENIBILITÀ
n I fattori che possono influire sulla
sostenibilità devono essere considerati
parte integrante della progettazione.
n I risultati delle valutazioni devono essere
integrati come lezioni per la
progettazione di nuovi programmi.

+
Monitoraggio
n  Il monitoraggio consiste nella sistematica e continua
raccolta dei dati, nella loro analisi e nel loro uso, al fine
di attuare una valutazione ex ante della proposta
progettuale e ex post dei risultati ottenuti.
n  Il monitoraggio serve a valutare la pertinenza dei
progetti rispetto ai bisogni dei beneficiari, la fattibilità
rispetto alle condizioni circostanti e alle capacità degli
enti coinvolti, la sostenibilità nel tempo, la capacità di
produrre impatto di lunga durata.

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Monitoraggio
n È un’attività sistematica di gestione di un progetto
n I progressi effettivi si paragonano al progetto
previsto per identificare azioni aggiuntive o rimedi
n Avviene ad ogni livello di gestione
n Si basa su rapporti formali e comunicazione
informale
n Si concentra sulle risorse, attività e risultati
(esposti nel quadro logico)

+
Monitoraggio
n  Bisogna stabilire di volta in volta gli indicatori necessari a
misurare il raggiungimento degli obiettivi e il reale
rendimento di un progetto o azione.
n  Gli indicatori includono informazioni di quantità, qualità,
tempo e luogo
n  Gli indicatori devono essere oggettivamente verificabili,
facilmente comunicabili e devono poter descrivere lo stato
presente di una situazione data, gli standard di riferimento
(benchmark) e lo scenario desiderato.

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Valutazione
n  Per Valutazione si intende una verifica periodica della
pertinenza, efficienza, efficacia, impatto, fattibilità economica
e finanziaria e sostenibilità di un progetto rispetto agli
obiettivi prefissati
n  È una verifica del successo del progetto
n  Si concentra sui risultati rispetto all’obiettivo specifico, e
sull’obiettivo specifico rispetto a quelli generali
n  Controlla la coerenza della progettazione
n  Controlla l’influenza delle Condizioni
n  Si fonda su principi-guida: imparzialità, indipendenza e
credibilità

+
Valutazione
I criteri sono:
•  Pertinenza ovvero coerenza fra obiettivi e problemi che si
intende risolvere
•  Preparazione e disegno del progetto ovvero logica e
completezza del processo di progettazione e coerenza del
progetto stesso
•  Efficienza ovvero costo, velocità e efficienza di gestione grazie
alle quali le entrate e le attività sono diventate risultati
•  Efficacia ovvero verifica del contributo dei risultati al
raggiungimento degli obiettivi
•  Impatto ovvero effetto sull’ambiente generale e contributo agli
obiettivi settoriali
•  Sostenibilità ovvero probabilità che i benefici continuino a
prodursi insieme con le attività e i risultati ottenuti

+
Eform e Award Criteria
Sezione 2

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E-form
n  A e B. Identificazione e descrizione delle organizzazioni
partecipanti
n  C. descrizione del progetto (priorità, campi d’azione,
calendario)
n  D. Capacità operativa e finanziaria dei partner
n  E. Award Criteria
n  F.Work Programme
n  G. Statistiche (tipologie di attività, risultati, target di
beneficiari, audience)

+
Cooperation projects: Award criteria
1. Rilevanza (35 punti)
2. Qualità dei contenuti e delle attività (25 punti)
3. Comunicazione e disseminazione (20 punti)
4. Qualità del partenariato (20)

+
Rilevanza
Tale criterio valuta in che modo il progetto
contribuirà a:
n consolidare la professionalizzazione del settore e
la sua capacità di operare a livello transnazionale;
n promuovere la circolazione transnazionale delle
opere culturali e creative e la mobilità degli artisti;
n migliorare l’accesso alle opere.

+
E-form: E1. Relevance
n  How relevant is the project to one or more of the priorities
considered as instrumental to the achievement of the
objectives of the Programme?
n  To what extent is the project aiming at producing results
which will go beyond the sole interest of the partners and
direct participants and have potential long-term impacts?
n  How complementary is the project to cultural actions
implemented at national, regional or local level?
n  Are there other priorities identified in the framework of the
project and how appropriate are they to achieve the specific
objectives of the Programme?

+
Qualità del contenuto e delle attività
Tale criterio valuta in che modo il progetto sarà
attuato nella pratica (qualità delle attività e
degli apporti previsti, esperienza dello staff di
progetto), con particolare riguardo per le
modalità che consentono a tali iniziative di
contribuire all’attivazione di una strategia di
sviluppo del pubblico.

+
E-form:
E2.Quality of the content and activities
n  Are there concrete and well defined outputs (deliverables) and
how appropriate are they towards the overall objectives of the project?
n  How clear and realistic is the time-table for implementing the project activities?
n  How appropriate is the allocation of the budget and human resources to the
activities undertaken in the framework of the project?
n  Is there qualitative and quantitative assessment of the results foreseen and how
clear and appropriate is it?
n  If applicable, is there a convincing and clearly defined audience development
strategy?
n  How concrete and well defined are the activities to be implemented in the
framework of the project? How clearly the objectives and activities of the projects
are related to the identified needs of the target groups?
n  How relevant is the experience of the team taking part in the project, for example, in
terms of organisational skills, experience and track record in the cultural and
creative sectors, communication and language skills? (attached CV of the project
managers)

+
Comunicazione e divulgazione
n  Il criterio valuta l’approccio del progetto alla
comunicazione delle sue attività e dei risultati,
nonché alla condivisione delle conoscenze e delle
esperienze con il settore al di là delle frontiere.
n  Lo scopo è ottimizzare l’impatto dei risultati
rendendoli disponibili su un territorio il più ampio
possibile a livello locale, nazionale, europeo, affinché
possano essere fruiti da persone non direttamente
coinvolte nel progetto e produrre un impatto non
limitatamente circoscritto alla durata del progetto.

+
E-form:
E3. Communication and dissemination
n  How clear and appropriate is the strategy to communicate on
the activities of the partners' network, including the
objectives, target groups, tools, channels, media, impact and
timeline? :
n  How will EU support be made visible throughout the duration
of the project and beyond and contribute to a positive image
of the EU? :
n  How will the experience and knowledge acquired through
the project be disseminated and to whom (at local, regional,
national and/or European level), including beyond the
duration of the project?

+
Qualità del partenariato
Tale criterio valuta in che misura
l’organizzazione e il coordinamento generali del
progetto garantiranno l’attuazione effettiva
delle attività e contribuiranno alla loro
sostenibilità.

+
E-form:
E4. Quality of the partnership
n  How is the partnership defined and to what extent does it ensure a
strong involvement of all partners and a clear division of tasks
between them? Please describe the method of management
applied to the project (cooperation scheme with co-organisers e.g.
contacts, meetings, etc.)
n  How will the partnership be made to last beyond the duration of
the project?
n  To what extent does the partnership go beyond the organisations'
direct geographical neighbours and draw partners from a diverse
geographical range of participating countries?

+
Fonti (alcune letture consigliate)
n  Formez , Presidenza del Consiglio dei Ministri,“Project Cycle
Management. Manuale per la formazione”, Roma, 2002.
n  Commissione Europea,“Project Cycle Management
Guidelines”, Bruxelles: EuropeAid Cooperation Office, 2004.
n  Lucio Argano,“Manuale di progettazione della cultura.
Filosofia progettuale, design e project management in campo
culturale e artistico”, Milano: Franco Angeli, 2012.
n  De Angelis, Pesce, Romano,“La seduzione
dell’europrogettazione oltre il 2.0”, Ascoli Piceno: Piceno
University Press, 2013.

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