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Comunicazione scritta - Vitamine per la comunicazione

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La comunicazione scritta in azienda: comunicare per farsi capire.
Scrivere una mail, scrivere per il web, scrivere sui social network.

Published in: Business, Education

Comunicazione scritta - Vitamine per la comunicazione

  1. 1. Comunicazione scrittaRavenna, 12 aprile 2012
  2. 2. Mi presento Lidia Marongiu, consulente di comunicazione, marketing e social media strategist. Socia dello Studio Giaccardi & Associati e amministratore unico della G&M Network Srl. Ho iniziato la mia professione 12 anni fa, lavoro con aziende e istituzioni in diverse regioni d’Italia. Ho XX anni, due figlie vivo a Ravenna da 4 anni.Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & 2 Associati
  3. 3. Cosa imparerete oggiScrivere pensando al vostro lettoreScegliere le parole giuste per esserecapiti e non per essere «apprezzati»Scrivere contenuti utili in modi usabiliScrivere in modo diverso a secondadello strumento e della finalitàFacile vero? Lidia Marongiu 3
  4. 4. Se ci riuscirete subitoquesto sarà il vostroprossimo obiettivo! Lidia Marongiu 4
  5. 5. Comunicare con l’obiettivo di farsicapire equivale a spogliarsi di ogni finesecondario e nascosto.Significa essere trasparenti, aperti edisponibili.Significa mettere se stessi adisposizione degli altri.Comunicare significa mettere incomune: quindi esige generosità.Comunicare significadonare. Ovunque lo si faccia. Lidia Marongiu 5
  6. 6. Le parole sono fatte, prima che per essere dette, per esserecapite: proprio per questo, diceva un filosofo, gli dei ci hannodato una lingua e due orecchie.Chi non si fa capire viola la libertà di parola dei suoiascoltatori.È un maleducato, se parla in privato e da privato.È qualcosa di peggio se è un giornalista, un insegnante, undipendente pubblico, un eletto dal popolo.Chi è al servizio di un pubblico ha il dovere costituzionaledi farsi capire.Tullio De Mauro Lidia Marongiu 6
  7. 7. Farsi capire è [anche] un fatto diCostituzioneArticolo 3, secondo comma della Costituzione dice:Tutti i cittadini hanno pari dignità sociale e sono eguali davanti allalegge, senza distinzione di sesso, di razza, di lingua, di religione, diopinioni politiche, di condizioni personali e sociali.È compito della Repubblica rimuovere gli ostacoli di ordineeconomico e sociale, che, limitando di fatto la libertà eleguaglianza dei cittadini, impediscono il pieno sviluppo dellapersona umana e leffettiva partecipazione di tutti i lavoratoriallorganizzazione politica, economica e sociale del Paese. Lidia Marongiu 7
  8. 8. Farsi capire è [anche] un fatto dilegge.Per la pubblica amministrazione è regolato dallalegge 150 del 2000.La comunicazione delle pubbliche amministrazionideve soddisfare i seguenti requisiti:• Semplicità• Chiarezza• Sinteticità• Completezza e correttezza dell’informazione. Lidia Marongiu 8
  9. 9. Semplice e comprensibileChi vuole comunicaredeve farsi capire 9
  10. 10. Semplice rispetto a cosa?Argomento, contesto, strumentoComprensibile per chi?Per il nostro interlocutore, rispetto al suo linguaggio e alla sua sfera di condivisione Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & 10 Associati
  11. 11. Chi stabilisce se un testo èsemplice e comprensibile?Io.Ognuno di noi, da emittente, considera sé stessocome misura indiscutibile della comprensibilità diquanto dice o scrive Lidia Marongiu 11
  12. 12. Parlo italiano.Scrivo in italiano.Mi capiranno tutti quelliche parlano italiano.Siamo sicuri? Lidia Marongiu 12
  13. 13. Gli italiani e la scuola• 9,9% ha una laurea• 28,5% ha un diploma di 1 italiano su 4 scuola media superiore è incapace di leggere e• 5,4% una qualifica comprendere professionale Fonte: Tullio De Mauro• 35,3% la licenza media inferiore• 20,9 licenza elementare o nessun titolo Lidia Marongiu 13
  14. 14. Parliamo tutti italiano?Solo il 20% degli italiani ha un livello cicomprensione linguistica checorrisponde alle necessità di vita elavoro(OCSE, Life Skill Project)Il vocabolario di base condiviso dal 90%della popolazione italiana consiste incirca 2000 parole Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & 14 Lidia Marongiu Associati
  15. 15. Cosa capiamo dell’italianoCirca 300.000 vocaboli nelGrande dizionario Italiano(Tullio De Mauro)Una personadi buona culturane capisce 60-80.000 7.050 vocaboli di base Sono compresi anche da chi 250.000 vocaboli ha frequentato scuole di 47.000 vocaboli Non comuni e compresi base Sono compresi anche da solo in ambito (soldi, denaro, pagare, prestito) chi ha fatto almeno le specialistico superiori (addebitare, stornare, fondo (fattura, contanti, versamento) comune, obbligazione) Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & 15 Lidia Marongiu Associati
  16. 16. Comunicare significa scegliere ilcodice adattoUsare un codice linguistico non condivisomette il ricevente in una condizione didifficoltà.Il feed back di chi noncapisce?Frustrazione, rabbia, indifferenza,rancore...oppure più semplicementeCestino Brad Pitt nel film Babel Fonte: www.orastacco.com Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & Lidia Marongiu 16 Associati
  17. 17. Passo o non passo? Il mio codice linguistico, la lingua italiana mi fa pensare che posso passare. Varco mi richiama il significato di aperto, transito, accesso, passo, passaggio … Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & Lidia Marongiu 17 Associati
  18. 18. Come evitare le trappole dellacomunicazione?Scrivere in modo sempliceMettere al centro il lettore Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & Lidia Marongiu 18 Associati
  19. 19. 1 Parole brevi, semplici e di uso quotidiano Lidia Marongiu 19
  20. 20. INTIMITÀ OSPITALITÀ ACCOGLIENZAScala FAMILIARITÀ RIFUGIO FOCOLAREdell’astrazione DIMORAAlla base le parole che indicanole cose concrete, ai pioli più alti ALLOGGIOle parole che evocano concetti e RESIDENZAidee ABITAZIONE CASA Lidia Marongiu 20
  21. 21. Le parole semplici di uso quotidiano sono quelle checerchiamo nei motori di ricercaCerco un hotel di lusso… Lidia Marongiu 21
  22. 22. Lidia Marongiu 22
  23. 23. La scala di parole ciserve tuttaCi sono parole adatte a dareconcretezzaCi sono parole adatte a dareforma alle ideeCi sono parole adatte aevocare emozioni Lidia Marongiu 23
  24. 24. Parole da riscoprire A partire da da Attraverso conLe preposizioni Con l’ausilio di Mediante con consemplici Insieme a Finalizzato a, con per Volto a per Con lo scopo di per Con l’obiettivo di per In seguito a dopo Con l’eccezione di tranne Lidia Marongiu 24
  25. 25. 2 Usare i verbi, magari anche all’infinito Lidia Marongiu 25
  26. 26. Verbi all’infinitoSì I verbi danno chiarezza e dinamismo, invitano all’azione NominalizzazioneNo Usare nomi per indicare le azioni: appesantisce il testo e lo rende burocratico Valutazione/valutare Ad esempio Sottoscrizione/sottoscrivere Prenotazione/prenotare Lidia Marongiu 26
  27. 27. L’obiettivo che ci ha spinto alla realizzazionedel nuovo sito è la necessità di far conoscere inostri nuovi prodotti ai clientiL’obiettivo che ci ha spinto a realizzare ilnuovo sito è la necessità di far conoscerei nostri prodotti ai clienti Lidia Marongiu 27
  28. 28. Locuzioni verbaliEvitare Fare una distinzione/distinguere Fare una premessa/premettere Effettuare un pagamento/pagare Effettuare una prenotazione/prenotare Fare una verifica/verificare Lidia Marongiu 28
  29. 29. Forma attiva3 Assumiti la responsabilità di quello che scrivi Lidia Marongiu 29
  30. 30. Nelle aziende la forma passiva dilaga Perché l’impersonalità è più professionale? La riunione è fissata….. La decisione è stata presa…. Le ferie sono state sospesePreferire La forma attiva Significa essere più diretti, aver bisogno di meno parole Parlare da persone a persone Lidia Marongiu 30
  31. 31. I prezzi dei nostro prodotti possono essereconsultati nel listino allegatoPuoi consultare i prezzi dei nostriprodotti nel listino allegato. Lidia Marongiu 31
  32. 32. 4 Aggettivi e avverbi Lidia Marongiu 32
  33. 33. Come le AVVERBI medicine, da Parole lunghe: servono spesso nelusare con cautela parlato per guadagnare tempo Veramente e dietro Solitamente prescrizione Generalmente Realisticamente Tipicamente Essenzialmente Durevolmente Qualunquemente Lidia Marongiu 33
  34. 34. Aggettivi «Chil’aggettivo deve essere bene che scrive con efficacia sa l’amante del sostantivo e non la moglie legittima, perché tra le parole ci devono essere legami passeggeri e non un matrimonio» Tratto da Luisa Carrada, Il mestiere di scrivere Coppie scontate: tema scottante, osservatorio privilegiato, focus particolare, centro d’eccellenza, soluzioni eccellenti Affidabile, eccellente, innovativo, avanzato, confortevole, efficace, potente, completo flessibile… Lidia Marongiu 34
  35. 35. Con gli Uno Esprime esclusività Un taccuino maneggevoleaggettivi la Due Esprimono contrasto ematematica confronto Un taccuino spesso ma maneggevole non Tre Esprimono completezza e perfezione funziona Un taccuino spesso, elegante, maneggevole Quattro o più di quattro esprimono un inventario Un taccuino colorato, elegante, spesso, maneggevole Lidia Marongiu 35
  36. 36. 5 Sintassi chiara e ritmo Lidia Marongiu 36
  37. 37. Quando la sintassi non è chiara?Quando per capire cosa c’è scritto doveterileggere più volteQuando leggendo di fermate e vi chiedete machi è il soggettoQuando una frase supera le tre righe [capitaspesso] Lidia Marongiu 37
  38. 38. Legge Tenete insieme soggetto, verbo e complemento della Se abbiamo tante informazioni è meglio usare più frasivicinanza Mettere all’inizio o alla fine gli incisi Se però non basta e volete usare lunghe frasi articolate…. Lidia Marongiu 38
  39. 39. Legge dell’alternanza tra frasi brevi e frasi lunghe Lidia Marongiu 39
  40. 40. Questa frase ha cinque parole. Ecco qua altre cinque parole. Le frasi di cinqueparole sono piacevoli. Ma se sono troppe diventano monotone. È un suonoche ci annoia. È come un disco rotto. L’orecchio chiede un po’ di varietà. Oraascolta. Provo a cambiare lunghezza delle frasi, per creare musica. Musica. Iltesto canta. Prende ritmo, diventa una cantilena, un’armonia. Scrivo frasibrevi, scrivo frasi di media lunghezza. E qualche volta, quando sono certo cheil lettore è tranquillo, lo trascino con una frase lunghissima, una frase chebrucia di energia e si alza con un impeto di crescendo, un rullo di tamburi, unfragore di cembali - suoni che dicono «ascoltami!» - l’importante è questo.Quindi scrivi la giusta combinazione di frasi corte, medie e lunghe. Crea unsuono che accarezzi l’orecchio di chi legge. Non scrivere solo parole. Scrivimusica.Roy Peter Calrck Writing Tools Tratto da Mestiere di Scrivere di Luisa Carrada Lidia Marongiu 40
  41. 41. 6 Ancore visive nel testo Lidia Marongiu 41
  42. 42. Titoli Prima si guarda poi si legge Sul web ma non solo prima di capire se un testoSottotitoli merita di essere letto lo «scorriamo» con lo sguardo. Paragrafi Più o meno consapevolmente andiamo alla ricerca di segnali visivi (parole in evidenza, titoli) che ci facciano capire di cosa si tratta. Ipertesti Lidia Marongiu 42
  43. 43. Cose chesapete ma che giova ripassare Lidia Marongiu 43
  44. 44. Il plurale dell’inglese in italiano Le parole inglesi di uso comune nell’italiano non hanno il plurale con la s finale. I manager della IBM hanno festeggiato 10 milioni di utili. Manager non diventa managers Hobby non diventa hobbies Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & Lidia Marongiu 44 Associati
  45. 45. La punteggiatura, una faccendaimportanteLa donna, senza l’uomo, è nullaLa donna, senza l’uomo è nullaStavo giocando a calcio con Luca,ci si annoia sempre.Stavo giocando a calcio, con Lucaci si annoia sempre. Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & Lidia Marongiu 45 Associati
  46. 46. Il puntoIl più semplice da capire. C’è un punto ogni voltache finisce una frase.L’unico problema è semmai capire dove vamesso il punto.I reclami vanno presentati allo sportello, siamo apertidalle 11,00 alle 18,00.I reclami vanno presentati allo sportello. Siamo apertidalle 11,00 alle 18,00. Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & Lidia Marongiu 46 Associati
  47. 47. La virgolaIndica la struttura di una frase e il ritmo. Ci sonovirgole strutturali (vedi elenchi),Si usa anche quando le frasi sono unite da unma, o da un mentre, un oppure o un peròMai la virgola tra soggetto e verbo Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & Lidia Marongiu 47 Associati
  48. 48. Due puntiSi usano quando una frase si apre ad un’altra che la spiega,la elabora o magari la contraddiceIntroduce un segnale di attenzione, o un elenco o unacitazioneNon si usano mai due volte nello stesso periodoScrivere: un piacere o un tormento?Due punti: utili per fasi lunghe, elaborate edelenchi complessi. Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & Lidia Marongiu 48 Associati
  49. 49. Punto e virgolaSi usa fra due frasi che stanno in relazione ed è utile per stabilireuna gerarchia in un elenco altrimenti troppo fitto di virgole.Per capire la differenza tra due punti e punto e virgolaFrancesco si è chiuso in camera sua; l’Inter ha persocon il Bologna.Francesco si è chiuso in camera sua: l’Inter ha persocon il Bologna. Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & Lidia Marongiu 49 Associati
  50. 50. C’era una volta l’editing…Testo estratto da Rapporto ISNART «Impresa Turismo 2012» Lidia Marongiu 50
  51. 51. Uso della maiuscola? A modo mioTesto estratto da Rapporto ISNART «Impresa Turismo 2012» Lidia Marongiu 51
  52. 52. Verba volantIl brigadiere è davanti alla macchina dascrivere.L’interrogato, seduto davanti a lui,risponde alle domande unpo’ balbettando, ma attento a dire tuttoquello che ha da dire nel modo piùpreciso e senza una parola di troppo:“Stamattina presto andavo in cantina ad accendere la stufa e ho trovato tutti queifiaschi di vino dietro la cassa del carbone. Ne ho preso uno per bermelo a cena. Non nesapevo niente che la bottiglieria di sopra era stata scassinata”.[ 42 parole 194 battute] Studio Giaccardi & Associati in 52 collaborazione con Sagitta Srl
  53. 53. Scripta manentImpassibile, il brigadiere batte veloce sui tasti la sua fedeletrascrizione:“Il sottoscritto essendosi recato nelle prime ore antimeridianenei locali dello scantinato per eseguire l’avviamento dell’impiantotermico, dichiara d’essere casualmente incorso nel rinvenimentodi un quantitativo di prodotti vinicoli, situati in posizioneretrostante al recipiente adibito al contenimento del combustibile,e di aver effettuato l’asportazione di uno di detti articoli nell’intentodi consumarlo durante il pasto pomeridiano, non essendo aconoscenza dell’avvenuta effrazione dell’esercizio soprastante”.[ 65 parole – 455 battute]P.S. La prosa non è mia, ma di Italo Calvino. 53
  54. 54. Che lingua è questa? L’antilingua“Chi parla l’antilingua ha sempre paura dimostrare familiarità e interesse per lecose di cui parla, crede di doversottintendere: “io parlo di queste coseper caso, ma la mia funzione è ben più inalto delle cose che dico e che faccio, lamia funzione è più in alto di tutto, anchedi me stesso”. La motivazione psicologicadell’antilingua è la mancanza di un verorapporto con la vita, ossia in fondo l’odioper se stessi.Italo Calvino ” Lidia Marongiu 54
  55. 55. Caro potresti andare di sotto a conferire ilcontenitore dei rifiuti? Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & Lidia Marongiu 55 Associati
  56. 56. Le parole sono solo parole? http://www.youtube.com/watch?v=-Qj2IhjCTfw Lidia Marongiu 56
  57. 57. Consigli praticiL’email
  58. 58. Lettera, sms, Aspetti di una mail che spessoconversazione, sottovalutiamoraccomandata: Mittente Specifico e preciso non generico «direzione» «ufficioun mix di tutto «stampa» ma con regole Oggetto Persuasivo e preciso precise Firma Dati essenziali e non curriculum: i titoli vanno utilizzati per gli altri non per sé stessi Lidia Marongiu 58
  59. 59. Tecnica della piramide rovesciataIl messaggio più importante deve essere contenuto nell’oggetto e nelle prime righe Lidia Marongiu 59
  60. 60. MAIL con una propostaCAPTATIO BENEVOLENTIAE O MOTIVAZIONEDELLA LETTERAARGOMENTAZIONEINVITO ALL’AZIONECHIUSURA Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & Lidia Marongiu 60 Associati
  61. 61. Iniziare, saluto di aperturaChe paura hai didirmi quello percui mi staiscrivendo?Perché non vaidritto al sodo? Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & 61 Associati
  62. 62. Frasi di aperturaDa evitareIn risposta alla pregiata vostra Con riferimento a Come da vostra gentile richiesta sono a… …o altre soluzioni standardDa preferire Mi rivolgo a lei perchè… Ho letto e apprezzato la sua lettera…. Citazioni di dati Dichiarazioni paradigmatiche …altre fasi personalizzate che mettono il lettore al centro dell’attenzione Lidia Marongiu 62
  63. 63. Concludere, frasi di salutoSaluta e ringrazia.Perché mi annoi confrasette prive di senso?Cosa cavolo intendiper «cenno» di riscontro?Una capocciata? Lidia Marongiu – Studio Giaccardi & Lidia Marongiu 63 Associati
  64. 64. Frasi per concludereDa evitare Fidando in una pronta e sollecita risposta Restando a vostra completa disposizione In attesa di un gradito cenno di riscontro Ringraziando anticipatamenteDa preferire Chiusura personale che risponda alla domanda: cosa si aspetta il lettore adesso? Un invito diretto? Una posizione neutrale? Un saluto affettuoso? Sarò felice di incontrarla presto per…. Grazie per l’attenzione che mi ha dedicato…. Un cordiale saluto e arrivederci a presto. Lidia Marongiu 64
  65. 65. Consigli praticiScrivere sul web Lidia Marongiu
  66. 66. Valgono tutte le «regole»considerate sinora Lidia Marongiu 66
  67. 67. Tecnica della piramide rovesciata Scrivere la cosa più importante titolo Aggiungere particolari sottotitolo Concentra abstract Scrivi il testo Approfondisci link Lidia Marongiu 67
  68. 68. Lidia Marongiu 68
  69. 69. Lidia Marongiu 69
  70. 70. Come arrivare a Ravenna Lidia Marongiu 70
  71. 71. Come arrivare a Firenze Lidia Marongiu 71
  72. 72. Come arrivare a Ravenna in Treno7 righe per raccontare come arrivare in treno a Ravenna (senza unasola informazione utile!)4 righe su 7 dedicate a descrivere la stanza delle coccole in stazione Lidia Marongiu 72
  73. 73. Di cosa si parla? Dove sono le ancore visive? Titoli e sottotitoli? Link e testi guida?Lidia Marongiu 73
  74. 74. Lidia Marongiu 74
  75. 75. Albergo diffuso Mannoiswww.mannois.it Lidia Marongiu 75
  76. 76. Home page Hotel Bisanzio Lidia Marongiu 76
  77. 77. Consigli praticiIl blog
  78. 78. «In un blog la dimensioneMix personale e personale e professionale si professionale intrecciano, e questo ne fa il luogo migliore per farle riconciliare se sono in conflitto, esaltarle se già convivono in pace» Luisa Carrada Lidia Marongiu 78
  79. 79. Al lettoreimporta che cosa scrivi e chi se tu Lidia Marongiu 79
  80. 80. Spunti di riflessione per un blogConversazione, nel senso di disponibilità esincero interesseCoraggio, di dire quello che si pensaPersonalità, metterci anche se stessiGenerosità, donare nella rete pagaOriginalità, evitare di fare solo l’eco di altriRacconto, come modello narrativo Lidia Marongiu 80
  81. 81. Consigli praticiScrivere sui socialnetwork
  82. 82. Valgono tutte le «regole»considerate sinora.Più una forte dosedi buon senso ed educazione Lidia Marongiu 82
  83. 83. http://www.youtube.com/watch?v=WaCF2TPKWJE Lidia Marongiu 83
  84. 84. Lidia Marongiu 84
  85. 85. Alcuni consigliLinguaggio semplice e direttoMostrare interesse sinceroSperimentare per capireAvere qualcosa da direAvere chiaro come dirloEsercitare la brevitàNon rubare i contenuti altruiRispondere e accettare la conversazioneScrivere come persone e non come aziendeAccettare e rispondere alle criticheEssere sintetici senza ricorrere alle abbreviazioni(modello graxie, x tutti, cmq) Lidia Marongiu 85
  86. 86. Creare appuntamenti quotidiani,anche solo per un saluto Lidia Marongiu 86
  87. 87. Scrivere aprendo alla partecipazione Lidia Marongiu 87
  88. 88. Pubblicare foto che testimoniano unmomento particolare Lidia Marongiu 88
  89. 89. Condividere storia e successi Lidia Marongiu 89
  90. 90. In sintesi nellacomunicazione scritta serveessere sé stessi e sinceri.È il modo più semplice peressere apprezzati e costruirerelazioni.Anzi legami durevoli.Ricordati, se lo scrivi durahttp://www.youtube.com/watch?v=rdyISvJOtFo Lidia Marongiu 90
  91. 91. GRAZIELidia MarongiuMaill.marongiu@giaccardiassociati.itCell 335 7402475Bloghttp://lidiamarongiu.wordpress.com

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