Obiettivi, format, target e come uscire vivi da questa bellissima attività chiamata organizzazione eventi

2. CHI SONO
• Laurea in Scienze della
Comunicazione nel 2013
• Laurea in Scienze della
Comunicazione Pubblica,
d’impresa e pubblicità nel
2016
• Contributor Blog per
Treedom fino al 2015
• Ad oggi social media
manager, digital PR
manager e event
organizer in Treatabit

3. Uno strumento di marketing
L’evento è una delle più
importanti leve strategiche e
operative di comunicazione, per
le aziende che sono in cerca di
un contatto diretto con il proprio
pubblico di riferimento

4. Commerciale, motivazionale,
strategico: le macro aree
Esistono diversi tipi di
eventi, che si ripartiscono
in macro aree. Tra questi:
• Eventi commerciali
• Eventi governativi/
istituzionali
• Eventi politici/sociali
• Eventi di team building

5. Eventi a carattere
commerciale
• Eventi Corporate. Rivolti ad un pubblico
interno ed hanno l'obiettivo di coinvolgere il
personale di un'azienda portandolo a
conoscere e condividere un progetto comune.
• Eventi Trade. Rivolti a partner commerciali ed
hanno l’obiettivo di aumentare le occasioni di
business.
• Eventi Consumer. Rivolti ai consumatori ed
hanno l’obiettivo di farli entrare nel proprio
mondo, trasmettendogli elementi valoriali che
permetteranno nel tempo di costruire con loro
relazioni.

6. 3 step fondamentali
• Pianificazione strategica
• Gestione operativa e organizzazione
logistica
• Follow up e misurazione dei risultati

7. Pianificazione
• È la fase preliminare in cui
vengono definiti i target e gli
obiettivi che ci si propone di
raggiungere attraverso la leva
dell’evento.
☛ Qual è l’obiettivo?
☛ Qual è il target?
☛ Qual è il budget?

8. Pianificazione
GLI OBIETTIVI DEGLI EVENTI
• Aumentare la visibilità dell’organizzazione (Expo Milano)
• Testimoniare un impegno istituzionale
• Divulgare informazioni
• Lanciare nuovi prodotti e/o servizi
• Fidelizzare specifici stakeholder
• Motivare il personale e stimolarne il consenso (team building)

9. Pianificazione
FORMAT
Il primo passo verso la realizzazione del proprio evento è caratterizzato
dalla scelta del format.
Occorre scegliere il format in base agli obiettivi e al target che si vuole
raggiungere, avendo sempre un occhio sul proprio budget di spesa.
Quale format risponde meglio alle mie esigenze:
• Un convegno?
• Una fiera?
• Un hackathon?

10. Gestione
• È la fase operativa, in cui
l’attenzione è rivolta a tutti gli
aspetti logistici e alla
realizzazione del piano di
lavoro prestabilito.
☛ Scegliere la data e il luogo
☛ Scegliere sponsor e partner
☛ Creare il programma

11. Gestione
FORNITORI
Una parte essenziale della realizzazione di un evento è il rapporto con i
fornitori. In base al tipo di format, ogni evento porta con sé delle spese
che contribuiscono al raggiungimento dell’obiettivo.
Alcune delle cose che rientrano in questa categoria sono:
• il catering, se per il nostro evento è previsto un momento di rinfresco o
addirittura un pasto completo.
• I gadget, per la comunicazione dell’evento. Un gadget fa sì che il
pubblico si ricordi del vostro evento.
• Foto e video per documentare il vostro evento e per fare engagement.
È una fase molto delicata, che richiede molta coordinazione, per arrivare
alla data prestabilita pronti per il via.

12. Gestione
SPONSOR E PARTNER
Tra chi sponsorizza e chi viene sponsorizzato dovrebbe esserci
un win-win.
Lo sponsor arricchisce il proprio brand dei valori di cui l’evento
è portatore, usufruisce della copertura mediatica dell’evento e
stabilisce una relazione diretta con il pubblico dell’evento.
Chi viene sponsorizzato acquisisce contributi economici,
professionali e talvolta in servizi dallo sponsor. Elementi che
contribuiscono al bilancio economico e alla buona riuscita
dell’evento.

13. Gestione
MEDIA PARTNERSHIP
Perché comunicare con le partnership?
Per parlare direttamente al proprio target di riferimento.
Tutti i media, in particolare quelli specializzati - come
periodici, trasmissioni radiofoniche, redazioni web
tematiche, ecc. - hanno pubblici distintivi, aggregati
dall’interesse per quei contenuti e per quelle informazioni.
A chi parla StartupItalia?

14. Follow up
e misurazione dei risultati
• È la fase conclusiva, ma la più
importante. Si procede
all’analisi dei risultati ottenuti
dall’evento e si lavora per far
sì che quei contatti, quei
partecipanti, diventino
interlocutori.
☛ Social Network
☛ Email
☛ Materiale di lavoro

15. Misurazione dei risultati
MISURAZIONE QUANTITATIVA
Rapporto tra:
• Numero di inviti spediti (attraverso massmail)
• Numero di persone iscritte (adesioni)
• Numero di partecipanti effettivi

16. Misurazione dei risultati
MISURAZIONE QUALITATIVA
I dati numerici vengono arricchiti e completati da dati
squisitamente qualitativi.
Parlare col proprio pubblico può aiutare a capire
cosa è andato bene del nostro evento e cosa invece
può essere migliorato.
Tra gli strumenti: sondaggi, chiacchierate informali,
focus group col team di lavoro.

17. W h a t d o p a r t i c i p a n t s t h i n k a b o u t
T r e a t a b i t h a c k a t h o n s ?
This is a
real review of
Startup
Weekend
Torino
S t a r t u p W e e k e n d i s
b e t t e r t h a n s e x .
The survey was anonymous
better
W h a t d o p a r t i c i p a n t s t h i n k a b o u t
T r e a t a b i t h a c k a t h o n s ?
This is a
real review of
Startup
Weekend
Torino
I t w a s a n i c e e x p e r i e n c e .
W e c r e a t e d r e l a t i o n s w i t h
o t h e r p e o p l e a n d
w e h a d t h e o p p o r t u n i t y
t o s h a r e o u r i d e a s
w i t h g r e a t m e n t o r s .
The survey was anonymous
relations
opportunity
W h a t d o p a r t i c i p a n t s t h i n k a b o u t
T r e a t a b i t h a c k a t h o n s ?
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real review of
Startup
Weekend
Torino
E x p e r i e n c i a m u y
e n r i q u e c e d o r a t a n t o a
n i v e l p e r s o n a l c o m o
p r o f e s i o n a l .
The survey was anonymous
enriquecedora

18. Misurazione dei risultati
ALCUNE ALTRE CONSIDERAZIONI…
• Quanto budget è stato necessario per raggiungere
quell’obiettivo? Analisi del budget.
• Quanto materiale è stato distribuito e richiesto da parte
dei partecipanti? Analisi del grado di interesse.
• Quanti articoli e quali testate parlano del nostro
evento? Attività di rassegna stampa.

19. Follow up
Consiste in quella serie di attività volte a creare una
relazione ed un contatto con i partecipanti del nostro
evento.
Il fine ultimo è quello di rendere semplici contatti, veri
e propri interlocutori, membri di una community,
unita dagli stessi interessi e propensa a ricevere la
nostra comunicazione.

20. Follow up
GLI STRUMENTI CHE USO IO
Email, social network, foto, video, materiale di lavoro,
gadget, blogpost, rassegna stampa, ecc.
Per ogni format, attiviamo un set di leve che serve a
ricontattare il partecipante e fare engagement.
• “Ciao, Startup Weekend è stato super! Grazie per
aver partecipato. Le foto dell’evento sono online:
guardale e tagga te e i tuoi amici!”

21. Eventi Treatabit
• Hackathon
• Fiere/party
• Aperitivi tematici

22. Eventi Treatabit
APERI-TREATABIT
Obiettivo: divulgativo.
Trattare tematiche di interesse alle startup e creare network.
Es. Web marketing - Digital PR - Ufficio Stampa - Coockie Policy.
Target: startupper - studenti - liberi professionisti.
Evento: Esattamente come per gli aperitivi, si svolge in una fascia oraria tale da
non essere d’intralcio, nonostante gli impegni della giornata lavorativa. Format
leggero e informale che si propone di approfondire alcune tematiche con
professionisti del settore e che si conclude sempre con un “aperitivo di networking”.

24. Eventi Treatabit
HACKATHON
Obiettivo: Sviluppare rapidamente un progetto innovativo (sviluppo software e
sviluppo business). Creare un terreno di ricerca da parte di grandi attori del settore.
Rendere il contesto favorevole al networking.
Target: giovani laureati - professionisti - esperti di sviluppo, design, business o
comunicazione e marketing.
Evento: Ha una durata variabile, ma spesso si pone in un weekend, lasciando la
struttura aperta durante la notte. Il format riprende l’idea della maratona: ore di lavoro
no-stop per concentrare in poco tempo la realizzazione di un progetto innovativo,
grazie all’attività di mentorship, in ambito business, marketing, design e sviluppo.

25. Qui c’era un video!
Ma allegarlo in un pdf è difficile ;)
Puoi guardarlo qui:
https://www.facebook.com/Treatabit/videos/
936165666479910/

26. Eventi Treatabit
STARTUPPATO
Obiettivo: networking - beta testing - presentazione prodotti/servizi -
incontro con primi clienti e potenziali investitori
Target: appassionati di nuove tecnologie. Dal ragazzo che vuole
lavorare in una startup, a chi ha uno spirito imprenditoriale e vuole
sapere come si fa innovazione, fino al venture capitalist in cerca di un
progetto su cui investire.
Evento: Un po’ fiera, un po’ party.

27. Qui c’era un video!
Ma allegarlo in un pdf è difficile ;)
Puoi guardarlo qui:
https://www.facebook.com/Treatabit/videos/
1017690964994046/

28. Facciamo un esercizio!
PROSSIMA EDIZIONE DI STARTUPPATO…
• In quale data e in quale ora lo fissereste?
• Dove lo fareste?
• Quale tema scegliereste?
• Quale sponsor/partner cerchereste?
• Quale media partner?

29. GRAZIE PER L’ATTENZIONE!
Domande, curiosità, dubbi? Via libera!
CONTATTI
MAIL: ari.giannatempo@gmail.com
SOCIAL: Facebook, Twitter, IG, IN, Pinterest, ecc.!