Dokumen tersebut membahas tentang pengelolaan fasilitas perkantoran yang mencakup perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan fasilitas perkantoran seperti gedung kantor, perabotan, peralatan kantor, interior, dan mesin-mesin kantor guna mendukung aktivitas kantor secara efisien dan efektif.

1. Pengelolaan Fasilitas Perkantoran

2. Perkantoran
Pengertian
Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana
didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan
kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya.
Pengertian ini jika dikembangkan menjadi
“perkantoran” akan mengandung arti “kantor
beserta semua sarana yang saling terkait di
dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung,
peralatan, interior dan mesin-mesin kantor.

3. Fasilitas Perkantoran
Pengertian
Sarana pendukung dalam aktivitas perusahaan yang berbentuk fisik, dan digunakan
dalam kegiatan normal perusahaan, memiliki jangka waktu kegunaan yang relatif
permanen, dan memberikan manfaat untuk masa yang akan datang.

4. Fasilitas Perkantoran
Macam-Macam
fasilitas kantor pada setiap perusahaan akan berbeda dalam bentuk dan jenisnya, secara umum fasilitas
kantor dalam perusahaan mencakup sarana dan prasarana kantor.
Sarana Kantor
Sarana kantor mencakup semua
fasilitas kantor yang berkaitan
dengan peralatan kantor.
Prasarana Kantor
Prasarana kantor merupakan
fasilitas yang mencakup segala
sesuatu yang bersifat statis dan tidak
habis pakai yang dapat mendukung
operasional kerja.

5. a. Lokasi
b. Gedung
c. Peralatan
d. Interior
e. Mesin-Mesin
Fasilitas Perkantoran
Macam-Macam

6. Manajemen Fasilitas Perkantoran
Prinsip-Prinsip
Lokasi
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga

7. Manajemen Fasilitas Perkantoran
Prinsip-Prinsip
Gedung
1) Gedung menjamin keamanan
dan kesehatan karyawan
2) Gedung memiliki fasilitas yang
memadai
3) Harga gedung yang kompetitif
seimbang dengan biaya dan
keuntungan

8. 1) Perabotan kantor (office furniture), seperti
meja, kursi, rak, laci-laci, dan sebagainya yang
terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan
lainnya, yang mempunyai peranan penting
dalam setiap kantor.
2) Peralatan kantor (office supplies) seperti
kertas, pena, tinta printer, penghapus dan
peralatan habis pakai lainnya.
Manajemen Fasilitas Perkantoran
Prinsip-Prinsip
Peralatan

9. Interior
Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang
menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti
penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
Manajemen Fasilitas Perkantoran
Prinsip-Prinsip

10. Mesin-mesin kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula
dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor
yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan
dengan prosedur kerja, metode kerja, dan
kebutuhan interior.
Manajemen Fasilitas Perkantoran
Prinsip-Prinsip

11. 1. Mengupayakan pengadaan sarana prasarana melalui sistem perencanaan
secara hati-hati dan seksama.
2. Mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana secara tepat dan efisien.
3. Mengupayakan pemeliharaan sarana dan pra sarana agar siap pakai
apabila diperlukan.
4. Membantu personil dalam memberi layanan secara profesional dalam
bidang sarana dan pra sarana.
5. Dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja personil.
Pengelolaan
Fasilitas Perkantoran

12. 1. Cara melakukan perencanaan fasilitas
2. Kapan perencanaan fasilitas akan dilakukan
3. Prosedur perencanaan fasilitas organisasi/perusahaan
4. Analisa Kebutuhan Fasilitas
Perencanaan
Fasilitas Perkantoran

13. Pengadaan fasilitas perkantoran adalah
kegiatan menyediakan semua
keperluan barang/ benda/ jasa bagi
keperluan pelaksanaan tugas.
Pengadaan fasilitas meliputi: tanah, bangunan,
perabot, alat kantor/ buku dan kendaraan dll yang
berhubungan dengan aktivitas kantor.
Pengadaan
Fasilitas Perkantoran

14. Dapat diperoleh dengan cara:
- Pembelian
- Penerimaan Hibah
- Penerimaan Hak Pakai
- Penukaran
- Membuat sendiri
Pengadaan

15. Alat Kantor
Pengadaan alat kantor dapat dilakukan dengan membeli secara
serentak atau membeli sendiri dan menerima bantuan/hadiah/hibah
1. Membeli alat kantor dapat dilakukan tanpa
lelang atau dengan lelang
2. Mengikuti tata cara atau peraturan – peraturan
yang berlaku
3. Untuk pembelian alat-alat tertentu perlu
melalui penawaran dengan prototipenya
Pengadaan

16. Proses Pengawasan Kantor
Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang semakin
tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya;
Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang
tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan;
Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil akurat yang dicapai, dan dapat dipakai
sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai;
Mengkoordinasikan beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan;
Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.

17. Unsur-Unsur Pengawasan Kantor
• Faktor – faktor yang akan diawasi
• Identifikasi Hasil Yang Diharapkan
• Pengukuran Kinerja
• Aplikasi Tindakan Perbaikan

18. Mendefinisikan parameter
pekerjaan yang akan diawasi:
Proses Pengawasan Kantor
Penetapan Tujuan | Standart Ukuran yang digunakan | Pengukuran

19. Proses Pengawasan Kantor
Standar ukuran, merupakan
syarat mutlak agar pegawai dapat
mencapai kinerja yang diharapkan
apabila alat ukurnya ditetapkan
secara objektif. Untuk itulah, tujuan
hendaknya ditetapkan sedetail
mungkin sehingga pengukuran yang
objektif dapat dilakukan. Misalnya,
Tujuan organisasi “menjadikan
organisasi lebih baik” sangat sulit
untuk di ukur. Menurut Leonard dan
Hilgert (2004), terdapat dua standar
yang dapat digunakan oleh
organisasi.
Standar terukur, merupakan
standar kerja yang dapat
diidentifikasi dan diukur dengan
mudah. Misalnya, teller disebuah
bank ditargetkan untuk melayani 20
orang dalam menyelesaikan
transaksi (penarikan, penyimpanan,
maupun pembayaran), sehingga
rata-rata nasabah dapat dilayani
selama 3 menit.
Standar tak terukur, merupakan
standar kerja yang sulit untuk
dikuantifikasikan dan biasanya
berhubungan dengan karakteristik
hubugan manusia, seperti sikap
terhadap pelanggan, tingkat moral
yang tinggi, dan tingkat kepuasan
terhadap pelayanan administrasi di
kantor.

20. Proses Pengawasan Kantor
Memfasilitasi kinerja yang
hendak dicapai:
 Mengurangi Hambatan yang Ada.
 Menyediakan sumber daya yang
memadai untuk penyelesaian kerja
misalkan sumber daya modal, bahan,
maupun manusia.
 Memberikan perhatian penuh dalam
perekrutan pegawai.

21.  Memberikan imbalan yang
dihargai oleh pegawai
 Memberikan imbalan secara
tepat dalam hal jumlah dan
waktunya
 Memberikan imbalan secara
adil, hal ini penting untuk
menghindari ketidakpuasan
dari masing-masing pihak.
Proses Pengawasan Kantor
Memotivasi Pegawai

22. diasosiasikan negatif oleh anggota organisasi, karena
pada dasarnya manusia tidak suka diawasi. Fungsinya
ini juga dapat mempengaruhi hubungan dengan
pegawai yang bersangkutan jika terpaksa dilakukan
langkah pembinaan atau pembenahan dari kondisi kerja
yang sekarang. Untuk itu, demi tercapainya
tujuan organisasi, hendaknya staf yang
bertugas melakukan fungsi ini mempunyai
sikap empati dan kooperatif dengan
departemen yang lain.
Fungsi Pengawasan

23. Beberapa bagian yang tepat
menjadi penilai adalah:
Supervisor,
yang mempunyai
kesempatan lebih
banyak dan
bertanggung jawab atas
kinerja langsung anak
buahnya.
Teman sekerja,
yang didasari atas kenyataan
tidak setiap saat atasan dapat
memonitor kinerja anak
buahnya, dan yang merasakan
baik tidaknya kinerja seorang
pegawai adalah teman
sekerjanya, terlebih mereka
bergabung dalam sebuah tim
kerja.
Bawahan,
merupakan salah
satu umpan balik
dalam proses
pengawasan yang
sangat baik.
Menilai diri sendiri,
yang bisa dijadikan bahan untuk
perbaikan proses kerja sesuai
dengan harapan pegawai dan
bisa mengurangi sikap defensif
mereka dalam proses
pengawasan kontrol terhadap
diri sendiri ini juga baik sebagai
bahan konseling bagi pegawai
dalam pengembangan dirinya.

24. Beberapa bagian yang tepat
menjadi penilai adalah:
Pelanggan,
yang cukup penting dalam
proses pengawasan bagi
pegawai yang berhubungan
langsung dengan pelanggan
atau konsumen suatu organisasi
atau perusahaan.
Komputer,
merupakan salah satu pengawas
terbaru pada perkantoran.
Umpan balik
360 derajat

25. Tugas Pokok Pengawasan Kantor
Tugas Pokok
1. Memberikan instruksi untuk
melaksanakan pekerjaan.
2. Mengawasi pegawai-pegawai
untuk mengetahui apakah
pekerjaan telah dilaksanakan.
3. Melatih pegawai-pegawai
untuk melaksanakan
pekerjaan.
4. Memelihara hubungan antar
manusia yang baik dengan
para pegawai.
Tugas Hubungan
dengan Pekerjaan
1. Merencanakan pekerjaan per-sie.
2. Mengusahakan agar pekerjaan
dapat diselesaikan tepat pada
waktunya.
3. Menjamin adanya ketelitian.
4. Mengkoordinasikan pekerjaan
dengan seksi-seksi atau bagian-
bagian lain.
5. Membagi pekerjaan secara adil.
6. Mengembangkan metode-metode
baru untuk melaksanakan
pekerjaan.

26. Tugas Pokok Pengawasan Kantor
Tugas Hubungan
dengan Bawahan
1. Melatih orang-orang bawahan.
2. Mengembangkan latihan
magang.
3. Medelegasikan tanggung jawab.
4. Mendamaikan perselisihan-
perselisihan perseorangan.
5. Memberi hutang, apabila perlu.
6. Memelihara disiplin, memberi
celaan apabila perlu.
Tugas Hubungan Atasan
& Rekan Kerja
1. Menerima tanggung jawab
atas pekerjaan kantor.
2. Bekerja sama dengan
pengawas-pengawas lainnya.
3. Mengizinkan dan mendorong
pertukaran pegawai.
4. Melaksanakna kebijaksanaan-
kebijaksanaan perusahaan.

27. Manajemen Fasilitas
Manajemen fasilitas adalah proses
menata fasilitas secara keseluruhan, sehingga dapat
dihindari adanya pemborosan, serta peningkatan
efisiensi penggunaan barang dan fasilitas kantor.
Proses pengelolaan fasilitas secara
kronologis terdiri dari kegiatan perencanaan,
pengadaan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan
dan penghapusan

28. Tujuan Manajemen Fasilitas
1. Mengupayakan pengadaan sarana prasarana melalui sistem
perencanaan secara hati-hati dan seksama.
2. Mengupayakan pemakaian sarana pra sarana secara tepat dan
efisien.
3. Mengupayakan pemeliharaan sarana pra sarana agar siap pakai
apabila diperlukan.
4. Membantu personil dalam memberikan pelayanan secara
profesional dalam bidang sarana dan prasarana.
5. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja personil.

29. Prinsip Manajemen Fasilitas
1. Prinsip Pencapaian Tujuan: berhasil bilamana fasilitas selalu siap
pakai setiap kali akan digunakan.
2. Prinsip Efisiensi: Kegiatan pengadaan fasilitas dengan perencanaan
disertai dengan Juklak penggunaan dan pemeliharaan.
3. Prinsip Administratif: Pengelolaan fasilitas memperhatikan
peraturan, atau UU yang berlaku.
4. Prinsip Kejelasan Tanggung Jawab: perlu kejelasan tugas dan
tanggung jawab personil.
5. Prinsip Kohesif: manajemen fasilitas hendaknya dapat terealisasi
dalam bentuk proses kerja yang kompak dan baik.

30. Pengaturan Fasilitas
- Tata ruang untuk barang berat
- Tata ruang untuk barang mewah
- Tata ruang untuk bahan makanan
- Tata ruang untuk alat-alat tulis
- Tata ruang untuk bahan pakaian
- Tata ruang untuk bahan bangunan
- dll
Setelah melalui proses pengadaan, proses selanjutnya adalah penyimpanan barang
ditempat yang aman agar tetap terpelihara, dengan memperhatikan sifat barang
yang disimpan dalam ruangan, antara lain:

31. Pemeliharaan Fasilitas
- Agar fasilitas/ barang dapat bertahan lama
- Untuk menjaga keselamatan barang agar tetap aman
- Agar barang tersebut dapat digunakan seefisien dan seefektif mungkin
- Untuk melatih agar pemakai agar bertanggung jawab maupun petugas
pemeliharaan
Tujuan Pemeliharaan
Pemeliharaan
perlengkapan adalah suatu
kegiatan pemeliharaan
yang terus menerus untuk
mengusahakan agar setiap
jenis barang tetap berada
dalam keadaan baik dan
siap pakai.

32. - Menjaga agar barang tetap
dalam keadaan baik dan
utuh.
- Setiap saat dapat segera
digunakan sampai pada batas
umurnya.
- Untuk membedakan
pemanfaatan barang yang
masih bisa digunakan dan
barang yang sudah rusak.
Fungsi Pemeliharaan Fasilitas

33. Penghapusan Barang
Penghapusan adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk menghapuskan
barang-barang dari daftar inventaris berdasarkan prosedur yang berlaku.
Tujuan Penghapusan
- Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi
kerugian atau pemborosan biaya untuk
pemeliharaan/perbaikan/pengamanan barang yang
semakin buruk kondisinya.
- Meringankan beban kerja dan tanggung jawab
pelaksana inventaris.
- Membebaskan kantor dari barang barang yang
tidak dipergunakan lagi.
- Membebaskan barang dari pertanggungjawaban
administrasi satuan organisasi yang mengurus.

34. Jenis Penghapusan Barang
- Menghapus dengan menjual barang-barang melalui
kantor kepada pihak III.
- Pemusnahan yang dilakukan oleh unit kerja yang
bersangkutan dengan disaksikan oleh pejabat yang
berwenang dalam organisasi tersebut.

35. Syarat
Penghapusan
Barang - Barang rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau
dipergunakan lagi
- Perbaikan akan menelan biaya yang besar sekali sehingga
merupakan pemborosan bagi perusahaan
- Secara ekonomis kegunaan tidak seimbang dengan besarnya biaya
pemeliharaan
- Hilang akibat susut diluar kekuasaan pengurus barang
- Tidak sesuai dengan kebutuhan masa kini atau tidak mutakhir
- Kelebihan persediaan yang apabila disimpan lebih bertambah
rusak dan akhirnya tidak dapat dipergunakan lagi
- Hilang karena dicuri, dirampok atau diselewengkan

36. Pelaksanaan
Penghapusan Barang
- Dibuat panitia khusus yang terdiri dari unit
utama masing-masing yang mewakili unsur
keuangan, perlengkapan dan bidang teknis.
- Panitia meneliti serta menilai barang-barang
yang ada dan perlu dihapuskan.
- Membuat berita acara pelaksanaan
penghapusan.
- Melelang atau menghancurkan/
menghapuskan barang barang tersebut.

37. House Keeping
Housekeeping atau tata graha ialah salah satu bagian yang menangani hal-hal yang
berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan, dan kesehatan gedung, juga
area-area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan
aman.
Pengertian
Comfortable
Attractif
Safe
Make a good and friendly
atmosphere
Hospitality
Responsibility
Cooperation

38. • Menjaga dan memelihara kerapian, kebersihan
lingkungan dan bangunan.
• Memelihara, menjaga seluruh peralatan yang ada
supaya bisa longlife dan tidak cepat rusak serta
terjaga kerapihan.
• Memelihara hubungan yang baik dan ramah kepada
semua tamu serta menjaga suasana kerja yang
sehat antar sesama dan rekan kerja.
• Melaksanakan program general cleaning yang telah
di jadwalkan.
• Memahami dan mengaplikasikan manajemen
perawatan dan pemeliharaan bangunan gedung dan
perlengkapannya sesuai dengan prosedur kerja
secara efektif dan efisien.
Tujuan Pengelolaan
House Keeping

39.  Ruang direksi dan meeting
room
 Perumahan dan ruangan
(indoor)
 Kamar mandi dan sanitasi
 Lingkungan area di luar
gedung (parking area)
 Gardening (Taman)
Ruang Lingkup Pengelolaan
House Keeping

40.  Harus ada standar yang mengatur terkait dengan kebersihan, kerapian dan keasrian
kantor yang seharusnya dipahami oleh petugas pelaksana, pengontrol dan
pengawas
 Adanya pembagian area untuk kebersihan dengan lingkup yang lebih sempit,
sehingga memudahkan proses pengontrolan
 Check and Recheck atas pelaksanaan, dengan menggunakan checklist
 Adanya sistem reward and punishment sehingga seluruh bagian terkait dikondisikan
untuk melaksanakan dengan patuh
Implementasi Standar Operating Procedure
House Keeping