Tugas manajemen farmasi tentang perbekalan farmasi di apotek

1. MANAJEMEN PERBEKALAN FARMASI DI
APOTEK

2. ANNISA NUR SOFIAH
CITRA YULIANA MARGIASIH
EKA NOVIANI AGUSTIN
RIFKA FAUZIAH ARMAN

3. Apotek merupakan salah satu sarana kesehatan yang diperlukan dalam
menunjang upaya pelayanan kesehatan. Apotek adalah suatu tempat
tertentu tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran
sediaan farmasi. Perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat.
(Peraturan Pemerintah Nomor 25 tahun 1998 dan Keputusan Menkes
Nomor 1332/Menkes/SK/X/ 2002).

4. Perbekalan farmasi menurut undang-undang
kesehatan adalah perbekalan farmasi yang
meliputi : Obat, yang terdiri dari: Obat Bebas,
Obat Bebas Terbatas, Obat Wajib Apotek ( OWA ),
Obat Keras, Obat Narkotika dan Obat
Psikotropika. Penggolongan obat di atas sesuai
dengan Peraturan Menteri kesehatan RI Nomor
917/Menkes/Per/X/1993 yang kini diperbaiki
dengan Permenkes RI Nomor
949/Menkes/Per/2000. Bahan Baku Obat ; Obat
Tradisional dan bahan obat tradisional (obat asli
Indonesia) dan (bahan obat asli Indonesia) ; Alat-
alat kesehatan ; Kosmetika.

5. Untuk mencapai tujuan yang maksimal di dalam suatu
apotek harus dilakukan pengolahan yang baik, meliputi :
1. Pembuatan, pengolahan, peracikan, pencampuran,
penyimpanan, penyaluran dan penyerahan obat atau bahan obat.
2. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan
penyerahan perbekalan farmasi lainnya
3. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi lainnya,
yaitu :
a. Pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi
diberikan baik kepada dokter dan tenaga-tenaga kesehatan
lainnya maupun kepada masyarakat.
b. Pengamatan dan pelaporan informasi mengenai khasiat,
keamanan, efek samping suatu obat dan perbekalan lainnya.

6. Perencanaan
1. Obat yang paling banyak dipakai
2. Persediaan terakhir stok barang
3. Berdasarkan jenis penyakit yang sedang
mewabah
4. Berdasarkan musim dan cuaca

7. Cara melakukan pembelian :
1. Pembelian secara kredit
2. Kontan (COD), contoh : Obat Narkotika
3. Konsinyasi

8.  Selang satu atau dua hari barang yang
dipesan akan datang dan disertai dengan
faktur pembelian. Ketika barang datang,
Apoteker/AA harus mengecek faktur dan
surat pesanan serta memeriksa kesesuaian
barang yang dipesan.

9. Pengecekan barang datang dapat dilakukan dengan
cara :
1. mencocokkan nama barang, no.batch, jumlah
barang, harga barang, expire date dengan
keterangan yang tertera pada SP dan faktur
2. setelah semua barang sesuai dengan pesanan maka
faktur diparaf dan distempel. Namun apabila terjadi
ketidaksesuaian barang, maka pihak apotek meretur
barang tersebut disertai dengan bukti returnya.
3. Faktur asli diberikan kepada PBF, sedangkan
copyannya disimpan sebagai arsip apotek
4. Apabila pembayaran obat sudah lunas faktur asli
yang berada di PBF diserahkan ke Apotek

10. Obat diterima dari PBF
beserta faktur
Pengecekan antara SP
dan obat yang datang
Pengecekan ED, jumlah, jenis dan
kondisi fisik obat yang datang
Menuliskan di kartu stok

11. Obat atau barang dagangan yang sudah dibeli
tidak semuanya langsung dijual, oleh karena itu
harus disimpan dalam gudang terlebih dahulu
dengan tujuan antara lain :
1) Tidak dapat terkena sinar matahari langsung.
2) Cukup almari, kuat dan dapat dikunci dengan
baik.
3) Tersedia rak yang cukup baik.
4) Merupakan ruang tersendiri dalam komplek
apotek.

12. Obat yang disimpan dalam gudang tidak diletakkan begitu saja,
tetapi disimpan menurut golongannya, yaitu :
1) Bahan baku disusun secara abjad dan dipisahkan antara serbuk,
setengah padat, bentuk cairan yang mudah menguap agar
disendirikan.
2) Obat jadi disusun menurut abjad, menurut pabrik atau menurut
persediaannya.
3) Sera, vaksin dan obat-obatan uang mudah rusak atau mudah
meleleh disimpan di kamar atau disimpan di lemari es.
4) Obat-obat narkotika disimpan di lemari khusus sesuai dengan
persyaratan
5) Obat-obat psikotropika (OKT) sebaiknya disimpan tersendiri.
 Penyusunan obat dipakai sistem FIFO (First in First Out), artinya
obat-obatan yang masuk terlebih dahulu ke gudang, terlebih
dahulu keluarnya dan FEFO (First Expire Date First Out) yaitu
obat-obat yang kadaluarsanya cepat, pertama keluar.
 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan obat yaitu :
1.Pencatatan tanggal kadaluarsa setiap macam obat terutama
obat antibiotika, sebaiknya dicatat dalam buku tersendiri
2.Untuk persediaan obat yang telah menipis jumlahnya perlu
dicatat dalam buku defecta, yang nantinya diberitahukan kepada
bagian yang bertanggungjawab dalam hal pembelian.
(Wijayanti.N,1990)

13. A. Pelayanan non Resep
Obat-obat bebas membutuhkan penataan di
lemari etalase secara farmakologis atau
berdasarkan khasiat obat. Hal-hal penting yang
harus diperhatikan adalah :
a) Harga harus bersaing dengan toko-toko obat
di sekitarnya, kurang lebih 10% - 15% dari harga
pembelian.
b) Penyetokan dilakukan dengan cara stock tetap
yang sering disebutmoeder stock, yaitu obat
tertentu harganya tetap.
B. Pelayanan Resep

14. a) Pembukuan
Pembukuan diperlukan untuk menampung seluruh
kegiatan perusahaan dan mencatat transaksi-transkasi yang
telah dilaksanakan. Buku-buku harian yang diperlukan
antara lain :
1. Buku permintaan barang apotek
2. Buku penerimaan barang
3. Buku laporan penjualan apotek
4. Buku pembelian
Tenaga pembukuan yang benar-benar mengerti dalam
bidang pembukuan sangat diperlukan dalam sebuah apotek,
karena pada tiap akhir tahun harus menyiapkan acara per
tanggal 31 Desember dan perhitungan laba rugi.

15. b) Pelaporan
Untuk memudahkan dalam penulisan laporan yang
akan dilaporkan kepada Kantor Wilayah Departemen
Kesehatan maka untuk obat narkotika diadakan stock
opname setiap sebulan sekali pada tanggal satu dan dibuat
laporannya sebanyak tiga rangkap yang ditunjukan ke Dinas
Kesehatan Kota, serta tembusan ke Dinas Kesehatan Propinsi
dan Badan POM sediaan lainnya diadakan stock opname
setiap setahun sekali tiap akhir tahun.
Apoteker Pengelola Apotek (APA) menyusun resep yang
telah dikerjakan menurut urutan tanggal dan nomor urut
penerimaan resep. Resep harus disimpan setiap sekurang-
kurangnya selama tiga tahun. Resep yang mengandung
narkotika harus dipisahkan dari resep lain. Untuk pelaporan
resep harus dituliskan jumlah resep yang masuk dengan
mencantumkan harga dari masing-masing resep. Resep yang
telah disimpian melebihi jangka waktu penyimpanan dapat
dimusnahkan dan dibuat berita acaranya.

16.  Pelaporan penggunaan narkotika dilakukan
setiap bulan. Laporan penggunaan obat
narkotika dan psikotropika dilakukan melalui
online SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika
dan Psikotropika), paling lama sebelum
tanggal 10 pada bulan berikutnya. Laporan
meliputi laporan pemakaian narkotikauntuk
bulan bersangkutan (meliputi nomor urut,
nama bahan/sediaan, satuan,persediaan awal
bulan).