2. Makalah bertulis yang mengandungi perbincangan
mengenai sesuatu persoalan dan cadangan-
cadangan tertentu.
Dikemukakan untuk pertimbangan, keputusan
lanjut, kelulusan pihak tertentu.
Kertas Kerja: dibentangkan untuk perbahasan.
2
3. Bersifat:
Formal
Objektif
Berdasarkan sesuatu kajian, pemerhatian, renungan dll
Disokong oleh fakta, perangkaan, grafik dll ikut
keperluan
Ditulis dalam gaya yang jelas dan padat
Memberikan maklumat, hujah, gambaran jawapan, syor,
cadangan/perakuan.
3
5. Sahingga enam (6) muka surat (halaman)
Mengandungi:
Halaman judul/tajuk
Pengenalan
Badan
Rumusan/ kesimpulan/syor/cadangan/perakuan
5
6. Melebihi enam(6) muka surat (halaman), terbahagi
kepada beberapa bahagian, antaranya:
Bahagian awal
Halaman judul
Halaman kandungan
Ringkasan eksekutif/ sinopsis
Pengenalan
Badan
Rumusan/ kesimpulan/syor/cadangan/perakuan
Lampiran – mengikut keperluan
6
7. Kenalpasti Tujuan:
Apa yang menjadi fokus
Mengapa kertas ini diperlukan. “Mengapa” menentukan
bentuk kertas:
mengemukakan maklumat - pembaca mengambil keputusan
atau tindakan tertentu
mengkaji sesuatu keadaan dan membuat cadangan –
pembaca menimbang cadangan
7
8. Perbincangan, percambahan fikiran
Teknik panduan umum (rough guide) (peta
minda), saranan (proposal)
Sumber: renungan - akal sendiri, fail, buku,
dokumen digital, kajian, atau daripada
perbincangan atau temu bual dengan pihak
tertentu
Susun perkara pokok ikut urutan kepentingan
8
9. Halaman judul
Menarik
Mengandungi:
Judul lengkap
Nama pihak yang memohon kertas (jika berkenaan)
Nama penulis dan organisasi
Tarikh dikemukakan
9
10. Halaman kandungan
Mengandungi:
Setiap tajuk
Subtajuk
Muka surat
Senarai grafik/rajah (mengikut keperluan), pada
halaman berlainan
10
…sambung…
11. Ringkasan eksekutif/sinopsis
Singkat
Mengandungi inti pati pengenalan, badan dan
kesimpulan, cadangan/syor/perakuan
11
…sambung…
12. Pengenalan:
Menjelaskan,
Apa topiknya
Mengapa dibincangkan
Sumber maklumat
Tajuk lazim:
Tujuan kertas
Latar belakang/Objektif/Dasar
12
…sambung…
13. Badan:
Menjelaskan fakta - menjurus kepada kesimpulan atau
cadangan
Bahagian paling panjang, boleh dibahagikan mengikut
beberapa cara
Tajuk lazim: urutan dan tajuk – ikut keperluan
kertas/kesesuaian
Asas-asa pertimbangan
Masalah
Implikasi kewangan
Kelebihan
Kelemahan/ kekurangan
Maklumat lain
13
…sambung…
15. Mengandungi (tidak sesuai diletakkan dalam
badan kertas cadangan):
Bibliografi
Senarai/ glosari istilah/ ungkapan khusus
Laporan lain
Peta
Formula matematik yang kompleks
Instrumen ukur
Borang kaji selidik
Indeks (jika perlu)
15
16. Tajuk
Pengenalan
Tujuan kegiatan
Tarikh, tempat, masa
Penyelenggara kegiatan
Jadual kegiatan
Kertas kerja
Peserta
Anggaran perbelanjaan; tajaan
Anggaran pendapatan
Penutup
16
17. Tajuk
Tujuan kertas
Pengenalan
Tujuan projek
Sasaran projek
Hasil/ Output/ Produk
Strategi pelaksanaan/ Kaedah pelaksanaan
Tempoh projek
Anggaran perbelanjaan dan aliran tunai
Kewajaran/ Justifikasi
Penutup
17
18. Pilihan kata
Pendek dan mudah
Jargon/ istilah ada tempatnya
Setiap kata harus ada tujuannya
Kata hubung/ rangkai kata hubung melancarkan
pembacaan
Frasa tanpa subjek menggambarkan ciri tentatif
18
19. Ayat
Perkataan pertama dan terakhir menonjol.
Ayat tidak terlalu panjang
Ayat dengan 4 tanda baca sukar dibaca
Berita baik - ayat pendek, perenggan pendek
Berita buruk - ayat panjang
19
20. TUJUAN
Hendaklah tepat dan jelas, tumpukan kepada menerangkan
tujuan kertas sahaja.
Boleh dibahagikan kepada sub perenggan, ikut kesesuaian
Contoh
Kertas ini bertujuan memohon Ketua Setiausaha/Ketua
Jabatan menimbang dan bersetuju:
i) supaya/dengan ……;dan
ii)supaya/dengan…….;
20
21. LATAR BELAKANG
Hendaklah mengandungi maklumat penting untuk
menjelaskan secara ringkas tetapi padat perkara-perkara
yang dikemukakan. Fakta mengenai sesuatu perkara
hendaklah dimasukkan tetapi tidak perlu diberi penilaian.
Rujukan kepada keputusan mesyuarat tertentu
Rujukan kepada dasar tertentu
Sejarah ringkas asal usul sesuatu perkara
Objektif, jika perlu boleh dijadikan tajuk berasingan
21
…sambung…
22. ASAS-ASAS PERTIMBANGAN (guna tajuk kecil)
Hendaklah dinyatakan selengkapnya dan disokong hujah-
hujah kukuh
Boleh mengandungi maklumat dari latar belakang yang
diolah, mengandungi juga perkara yang tidak termasuk
dalam latar belakang, dinyatakan selengkap dan disokong
hujah kukuh
Hujah hendaklah matang, profesyenal serta analisis yang
komprehensif
Sebab-sebab sesuatu syor wajar diluluskan
Faedah/kebaikan diperoleh, segi ekonomi, pentadbiran,
sosial dll
Masalah yang yang dapat diatasi dengan lulusnya syor 22
…sambung…
23. IMPLIKASI
Nyatakan implikasi, dari segi pentadbiran,
ekonomi, kewangan, keselamatan dll yang
bersesuaian dengan kertas, dijelaskan dengan
lengkap
Jika tiada implikasi, nyatakan dibawah tajuk kecil
berkenaan, terutamanya implikasi penting seperti
kewangan dan pentadbiran
23
…sambung…
24. KESIMPULAN (RUMUSAN)
Menggulung asas pertimbangan dan implikasi
Ringkasan faedah-faedah penting
Biasanya 1-3 perenggan atau satu muka surat,
ditulis ringkas dan padat
24
…sambung…
25. ULASAN KEMENTERIAN/AGENSI
Mengikut keperluan dan implikasi
Diperlukan jika:
Implikasi cadangan ada kaitan dengan
Kementerian/Agensi
Perlu sokongan/penglibatan
Peluang bagi Kementerian/Agensi membuat kajian
mengenai implikasi berkenaan
Diedarkan untuk ulasan Kementerian/Agensi setelah
kertas dipersetujui oleh pihak tertentu.
25
…sambung…
26. SYOR
Cadangan yang perlu diluluskan oleh pihak yang
meluluskan
Mengandungi perkara-perkara makluman,
pertimbangan dan persetujuan
Sama dengan TUJUAN, tetapi lebih terperinci
26
…sambung…
27. Membantu pembaca memahami sepintas lalu perkara
penting dalam kertas
Tidak melebihi empat (4) muka surat
Hanya isi penting secara ringkas dan tepat
Ulasan Kementerian/Agensi dinyatakan secara ringkas dan
tepat
Gambaran ringkas (overview) isi penting yang perlu ditonjol
Kertas cadangan sebaik-baiknya ringkas dan padat. Kertas
yang panjang mengurangkan minat pihak tertentu
membaca
27