Contact (Pembicara): Kanaidi, SE., M.Si., cSAP HP. 0812 2353 284, WA: 0878 2330 6608 Telp/Fax : 0 22-4267735 e-mail : kanaidi963@gmail.com atau kanaidi@yahoo.com

1. 11
Structure of
REPORT WRITING
11
Jakarta By : Kanaidi, SE., M.Si., cSAP
27-28 kanaidi963@gmail.com... HP.08122353284
https://www.slideshare.net/KenKanaidi/structure-
of-reportmateri-training-report-writing-skill-bni-jkt
Training

2. JENIS LAPORAN
1. Berdasarkan Waktu Penyampaian
- Laporan Rutin
- Laporan Insidental
2. Berdasarkan Cara Penyampaian
- Laporan Lisan
- Laporan Tertulis
- Laporan Visual
3. Berdasarkan Bentuk
- Laporan Berbentuk Surat
- Laporan Berbentuk Formilir
- Laporan Berbentuk Karangan
2

3. 4. Berdasarkan Sifat Penyajian
- Laporan Informal
- Laporan Formal
5. Berdasarkan Maksudnya
- Laporan Informatif
- Laporan Rekomendasi
- Laporan Pertanggung Jawaban
- Laporan Analitis
- Laporan Perkembangan
- Laporan Studi Kelayakan
3

4. 4
Struktur Laporan Tertulis
• Sampul (Cover)
• Judul Laporan (Title page)
• Daftar Isi (Tabel of Content)
• Daftar Tabel / Gambar
• Daftar Lampiran
• Rangkuman Eksekutif (Executive Summary)
• Kata Pengantar (Introduction of Report)
• Isi laporan (Main Body of Report)
• Kesimpulan (Conclusions)
• Rekomendasi (Recommendations)
• Daftar Pustaka (Bibliography)
• Lampiran-lampiran (Attachments)
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

5. 1. Cover
• The cover is the first encounter with the
reporter and has to be eye-catching.
• The cover also serves to further the
corporate image of the organization
5
(Sampul)

6. 2. Title page
• Judul harus tepat dan menyampaikan
tujuan utama dari proyek atau kegiatan
yang dilakukan.
• Halaman ini juga dapat mencakup sub
judul, yang memberikan informasi lebih
lanjut tentang proyek/kegiatan yang kita
jalankan.
6
(Halaman Judul)

7. 3. Summary of the report
• Ringkasan adalah bagian yang penting dari laporan.
• Berisikan inti dari laporan. Seluruh informasi yang ada
dalam laporan harus disampaikan dalam esensinya.
• Ringkasan harus menyampaikan hasil keseluruhan.
• Bagian ini harus bisa menarik para pembaca tentang apa
yang ingin mereka ketahui dengan segera (misalnya
tentang hasil suatu kegiatan).
• Idealnya, paragraf pertama harus mampu menuntun
keingintahuan pembaca.
• Harus tepat dan sebaiknya menggunakan bahasa non-
teknis.
7
(Ringkasan)

8. EXECUTIVE SUMMARY
Pembaca anda tidak punya banyak waktu, dia
orang super sibuk
Usulan atau laporan anda bukan satu-satunya,
harus menarik dan menonjol gagasannya
Pembaca anda tidak berada dalam kondisi
bersabar, jangan menulis bertele-tele
Kalimat pertama mungkin yang terekam di
dalam otak pembaca, gunakan struktur
piramida terbalik
Pembaca anda tidak terlalu fokus pada
gagasan anda, ulangi lagi gagasan yang diawal
pada akhir
8

9. 9
Executive Summary
• Kata “executive summary” walau berbahasa asing
(Inggris) tidak asing didengar oleh kita yang
berbahasa Indonesia. Tujuan konsep ini adalah
untuk memberikan penjelasan lengkap namun
ringkas fakta-fakta dan temuan, serta rekomendasi
dari suatu laporan. Executive summary ditempatkan
di bagian awal laporan dengan tujuan agar sebelum
membaca laporan rinci, pembaca telah memahami
garis besar isi laporan tersebut.
• Executive summary sebaiknya berisikan : The main
task, The methods used, The conclusions reached,
The recommendations made.
• Executive Summary harus ditulis dengan cara yang
non-teknis dengan tujuan agar bisa dipahami oleh
para manajer tingkat atas yang tidak lagi perlu
menguasai bahasa-bahasa atau simbol-simbol
teknis. Jika mereka ingin tahu lebih rinci, mereka
bisa membacanya pada isi laporan.

10. 10
EXECUTIVE SUMMARY
SELECTING THE MOST COST EFFECTIVE COPY
MACHINE
It is my recommendation that we switch to Lori's Top of the
Line unless our current vendor is willing to negotiate a better
offer.
The above recommendation is based on the following facts:
The DownTown office averages 150,000 copies per month at
an average cost of $257 per month. The current service
contract averages $325/ month including parts and supplies
The following vendors stock copy machines that meet
Destructo specifications). The cost per month of each vendor is
as follows…
Randy's Office Service: Service Contract: $200 plus parts
Copies: $250
Lori's Top of the Line: Service Contract: $225 plus parts
(Guarantees 1 hr service calls)Copies: $225
Please call me at 123-4567 if you have questions.
Mary Doe, DownTown Office Manager _
This may be
all your boss
will read.
Contoh

11. 11
Jenis-jenis grafik
Table
Pie Charts
Line Charts
Bar Charts
Organizational Charts
Flow Charts

12. 4. Table of contents
• This section gives the broad contents
of the report and the flow of
information in the report.
• The arrangement of topics and the
flow of information should be as logical
as possible and ideas should naturally
follow each other.
12
(Daftar Isi)

13. 13
Contoh : Table of contents
Table of Contents
Table of Contents iii
Abstract iv
1. Introduction 3
2. Discussion 3
2.1 Subjects 3
2.2 Apparatus 3
2.3 Procedures 3
3. Conclusion 4
4. Recommendations 4
5. Bibliography 5
5.1 Internet Sources 6
6. Attachments 7
Exhibit A 8
Exhibit B 9
Exhibit C 9
EFFECTIVE REPORT WRITING

14. 5. Introduction to the report
• Bagian ini harus memberikan informasi latar belakang
dari apa yang akan kita laporkan. Maka harus
memberikan penjelasan mengapa kegiatan tersebut
harus dilakukan. Bila perlu disertai alasan-alasannya.
• Bagian ini juga menyajikan fakta-fakta yang terjadi pada
suatu waktu tertentu.
• Bagian ini juga harus memberikan ruang lingkup laporan
dan sejauhmana kedalaman dan cakupan yang
ditekankan,
• Bagian pengantar ini juga harus bisa mengarahkan
penulis ke laporan utama dan mempersiapkan dirinya
dengan informasi yang akan ia dapatkan.
14
(Kata Pengantar/Pendahuluan)

15. 15
Sistematika dalam Laporan
Tertulis
Laporan Tertulis
Pendahuluan Isi Penutup
Berfungsi untuk :
Menjelaskan
apa yang akan
dilaporkan
menarik minat,
mengarahkan
perhatian.
Berfungsi untuk :
Menjelaskan
secara rinci
apa yang
diutarakan
dalam
pendahuluan.
Berfungsi untuk :
memberi
kesimpulan
atas apa yang telah
diuraikan dalam
isi, memberi saran
tindakan.
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

16. 16
Struktur Setiap Bagian Laporan
BAB
Anak Bab Anak Bab Anak Bab
Paragraf/alinea
Paragraf/alinea
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
X

17. 17
Paragraph
“A paragraph is a group of closely
related sentences arranged in a way
that permits a central idea to be defined,
developed, and clarified”
(Barnett, 1974, dalam Djago Tarigan, 1981)
Paragraf berisi “sesuatu” dan penulisannya
selalu dimulai dengan baris baru yang
dimajukan ke depan atau “identation”
Umumnya, dalam satu paragraf terdapat
unsur-unsur yang terdiri dari :
kalimat/kata transisi, kalimat topik,
kalimat pengembang, dan kalimat penegas.
Contoh :
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

18. 6. Main body of the report
• Bagian ini membahas tentang kegiatan yang dilakukan
secara mendetil dan lengkap dengan penjelasan-
penjelasannya. Meliputi juga langkah-langkah yang
diambil atas suatu aktivitas, kegiatan yang
sesungguhnya dilakukan, dan data dikumpulkan dan
digunakan dalam kegiatan tersebut.
• Dalam hal data, harus diperhatikan: Dalam hal data
tersebut tidak terlalu banyak, dapat dimasukkan dalam
bagian utama laporan. Namun jika data tersebut
banyak, dapat dimasukkan sebagai lampiran.
• Demikian pula, materi referensi, yang akan dikutip,
atau konsep apapun harus dijelaskan, dapat
dilampirkan sebagai lampiran jika terlalu banyak. 18
(Isi Laporan)

19. ISI SUATU LAPORAN
• Informasi faktual berupa kejadian, catatan, dan
bentuk data lainnya yang dikomunikasikan
• Tidak ada isi laporan perusahaan yang bersifat
fiksi, atau penekanan utama pada opini tertentu.
• Sebagai laporan perusahaan, maka laporan
tersebut harus ditujukan untuk keperluan bisnis/
perusahaan. Misalnya, suatu summary dari
produksi harian atau suatu penjelasan tentang
pengeluaran proyek khusus.
• Suatu laporan perlu dilengkapi dengan interpretasi,
laporan, dan rekomendasi.
19

20. MENGAPA DIPERLUKAN LAPORAN?
• Untuk keperluan pengambilan keputusan.
• Berdasarkan survai yang dilakukan oleh
University of Michigan, dari 1.158 eksekutif yang
diteliti, dihasilkan bahwa komunikasi bisnis,
khususnya penulisan laporan, berada pada
urutan nomor satu dari berbagai faktor yang
dianggap penting dalam manajemen.
• Kecakapan dalam penulisan laporan juga
diperlukan bagi peningkatan karir seseorang.
20

21. 21
Gunakan Tata Bahasa Yang
Benar
Tata Bahasa Indonesia
Ω Problem StatementΩ Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

22. 7.Conclusions (Kesimpulan)
• Bagian ini harus memberikan hasil dari
apa yang dilaporan.
• Harus sangat obyektif dan hal
semacam fakta.
• Bagian ini harus berisi hanya
kesimpulan (dan tidak merupakan
rekomendasi bagi pembaca laporan).
22

23. 8. Recommendations
• Penulis bisa memberikan pendapat dan harus
menyarankan sesuatu yang spesifik serta
implementatif.
• Saran yang disampaikan harus sejalan dengan
bagian kesimpulan.
(Ingat: saran yang disampaikan harus sudah pernah
disinggung terlebih dahulu di dalam bagian isi laporan,
bukan kalimat yang tiba-tiba muncul/seketika).
• Pada bagian ini juga termasuk rekomendasi
khusus (jika diminta).
23
(Saran-saran)

24. Jenis-jenis penutup :
– Kesimpulan : gunakan kesimpulan HANYA bila anda
secara nyata sampai kepada kesimpulan
berdasarkan cukup bukti hasil penemuan anda
– Saran : gunakan hanya kalau memang punya
rekomendasi
– Terminating : gunakan kalau mau mengakhiri tulisan
dengan membiarkan pembaca tahu bahwa itulah
semuanya, tidak ada lagi yang bisa ditambahkan saat
ini.
– Non terminating : kadang ingin mengakhiri sebagai
bagian dari satu serie laporan perkembangan.
Gunakan akhir non terminating sehingga pembaca
tahu bahwa kali ini berakhir tapi masih ada
lanjutannya.
24

25. 25
Penjelasan tentang komponen
Laporan Tertulis
• Sinopsis atau ringkasan : Terdiri dari
setengah sampai dengan satu
halaman untuk menjelaskan garis
besar laporan. Identifikasikan maksud
dan juga hasilnya. Halaman ini biasa
juga dikenal dengan nama “executive
summary”
• Pengantar : Halaman ini diisi oleh
uraian tentang maksud laporan,
metode penelitian, dan organisasi
laporan. Latar belakang mengapa
laporan ini disusun juga harus
dijelaskan. Pengantar merupakan
upaya untuk memunculkan minat
pembaca terhadap laporan.

26. 26
Penjelasan tentang komponen
Laporan Tertulis (lanjutan)
• Isi laporan : Isi laporan harus mencakup
semua informasi yang relevan yang
berhasil anda kumpulkan. Anda harus
mempresentasikan temuan-temuan
disertai dengan informasi serta
analisisnya. Anda juga dapat
memberikan ilustrasi dalam bentuk
grafik, atau bagan guna mendukung
hasilnya.
• Kesimpulan : Secara singkat tapi jelas,
kemukakan temuan atau kesimpulan
anda.
• Rekomendasi : Biasanya anda diminta
untuk membuat rekomendasi untuk
tindak lanjut dari laporan anda.

27. 27
Format laporan
(yang banyak dipilih)
• Ukuran kertas : kwarto / letter
• Ukuran huruf 11/12
• Jenis huruf “times new
roman”/”bookman old style”
• Spasi 1,5
• Margin atas 4 cm
• Margin bawah 3 cm
• Margin kiri 4 cm
• Margin kanan 3 cm
• Aligning - left / centre
• Penomoran : angka Romawi kecil (i, ii,
iii, iv, dst)
dan huruf Arab (1,2,3,4,dst.)
Klik.

28. 28
Penggunaan Grafik
Tidak harus menggunakan grafik.
Namun agar laporan bisa lebih “bunyi”,
penggunaan grafik banyak dilakukan
karena:
a. Pesan dapat disampaikan secara
lebih menarik.
b. Menghemat waktu baca.
c. Bisa memperlihatkan hubungan

29. 29
Bar Chart
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr
East
West
North

30. 30
Line charts
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr
East
West
North

31. 31
Pie Chart
20.4
30.6
45.9 East
West
North

32. 32
Flow chart

33. 33
Organizational
chart
direktur
33

34. 34
Kutipan-kutipan
A Catatan Kaki (footnote). Diletakkan di
halaman bagian bawah di mana kutipan
dilakukan. Susunannya adalah (a) nama, (b)
judul artikel, (c) nomor halaman.
Contoh : Davis, Human Behavior at Work,
356
B Catatan di antara kalimat (“parenthetic”).
(a) nama, (b) tahun, (c) halaman
Mis : “ surat formal adalah ………” (Sutanto,
1990, 13)
Jika penulisnya lebih dari 3 orang maka :
(a) nama satu orang saja (b) et al. (c) tahun.
C Kutipan dari publikasi suatu organisasi,
maka yang disebut adalah nama organisasi.
Mis : Dept. Tenaga Kerja, 2003.

35. 35
Daftar Pustaka
1.Disusun berdasarkan nama
“keluarga” penulis (bagi yang ada
nama keluarga)
Misalnya: Keith Davis, maka
“Davis” adalah nama keluarga.
2.Diurutkan berdasarkan abjad
nama depan penulisnya.
3.Susunannya : (a) nama keluarga,
(b) tahun terbitan, (c) nama buku /
artikel, (d) tempat penerbitan,
(e) nama penerbit.