We are majoring in Office Administration Education, Universitas Negeri Jakarta

1. KOMUNIKASI INTERNAL MELALUI E-MAIL DAN MEMO
Dosen Pengampu: Dra. Rr. Ponco Dewi Karyaningsih, MM
Tugas Mata Kuliah Komunikasi Perkantoran
MAKALAH
Kelompok 5
1. Eva Catherine Agustin (1709619052)
2. Josephine Anabelle (1709619042)
3. Thufailah Mujahidah (1709619016)
Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran
Fakultas Ekonomi
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
2019

2. KATA PENGANTAR
Puji syukur dan rasa terima kasih ditujukan kepada Tuhan Yang Maha Esa
atas semua yang telah diberikan untuk kita. Kemudahan demi kemudahan yang
didapatkan tidak terlepas dari karunia Sang Pencipta. Tanpa-Nya, kita bukanlah
apa-apa. Segala hambatan dan kesulitan dapat dilalui berkat pertolongan-Nya.
Sehingga kini, penulis dapat membuat makalah yang berjudul “Komunikasi
Internal Melalui E-mail dan Memo.”
Tujuan dari penulis membuat makalah “Komunikasi Internal Melalui E-
mail dan Memo.” adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi
Perkantoran Selain itu, kami juga mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak
yang mendukung dalam penyusunan makalah ini. Tanpa mereka, makalah ini tidak
akan sempurna. Yang terhormat:
1. Dosen untuk mata kuliah Komunikasi Perkantoran, Ibu Dra. Rr. Ponco
Dewi Karyaningsih, MM
2. Orang tua beserta keluarga yang memberikan dukungan untuk kami
3. Teman-teman satu kelompok yang bahu-membahu untuk mewujudkan
makalah ini
4. Kawan-kawan di kelas PAP-A yang saling membantu agar terciptanya
makalah yang baik
Dalam pembuatan makalah ini, tidak menutup adanya kekurangan yang
terdapat di dalamnya. Karena itu, penulis memohon saran dari para pembaca agar
makalah ini dapat menjadi lebih baik lagi. Selain itu, kritik yang disampaikan juga
dapat membangun penulis untuk memberikan yang terbaik ke depannya.
Akhir kata, semoga makalah ini dapat membawa manfaat untuk orang
banyak. Terima kasih.
Jakarta, 16 Maret 2020
Kelompok 5
ii

3. DAFTAR ISi
Lembar Judul Makalah............................................................................................. i
Kata Pengantar ....................................................................................................... ii
Daftar Isi ................................................................................................................ iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang......................................................................4
1.2. Perumusan Masalah .............................................................4
1.3. Tujuan dan Manfaat..............................................................5
1.4. Metode Pengumpulan Data ..................................................5
1.5. Ruang Lingkup.....................................................................5
1.6. Sistematika Penulisan...........................................................5
BAB II PEMBAHASAN
2.1. Komunikasi Internal ............................................................7
2.2. Komunikasi Internal Melalui E-mail dan Memo ................7
2.2. Klasifikasi E-mail..............................................................20
BAB III PENUTUP
3.1. Kesimpulan .....................................................................22
3.2. Saran.................................................................................22
STUDI KASUS .....................................................................................................23
SOAL.....................................................................................................................24
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................27
iii

4. BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Mengembangkan keterampilan dalam menulis pesan e-mail dan
memo memberikan manfaat penting, yaitu jika dokumen ditulis dengan baik
maka cenderung mencapai tujuannya sebab ditulis dengan hati-hati,
perhatian dan jelas. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan dan
tidak bertele-tele, maka ide yang disampaikan akan memuaskan kebutuhan
informasi, motivasi maupun praktis. Dunia maya atau internet berkembang
dengan cepat seiring berkembangnya teknologi sehingga mewujudkan
komunikasi yang lebih efektif dalam pesan-pesan bisnis yang akan
menciptakan hubungan yang akrab antara komunikator dengan komunikan
sehingga tujuan yang ingin dicapai bersama akan terwujud.
Organisasi harus menyadari bahwa salah satu kunci penting dalam
tercapainya tujuan tergantung pada kemampuan pegawai dan manajer untuk
berkomunikasi secara efektif dengan stakeholders yang lain. E-mail dan
memo merupakan salah satu bentuk komunikasi internal yang penting untuk
dipahami. Dengan begitu, pesan yang ingin disampaikan lewat media
tersebut juga dapat ditafsirkan dengan baik. Perkembangkan teknologi juga
akan membuat media ini digunakan oleh banyak orang. Melihat pentingnya
untuk memiliki pemahaman seputar e-mail dan memo, maka penulis
membuat makalah yang berjudul “Komunikasi Internal dalam Bentuk E-
mail dan Memo.”
1.2. Perumusan Masalah
Masalah-masalah yang dikaji dalam makalah ini adalah:
 Apakah komunikasi internal itu?
 Bagaimana komunikasi internal melalui e-mail dan memo?
 Apa saja klasifikasi dari e-mail?
4

5. 1.3. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan makalah ini adalah:
 Mengetahui tentang apa itu komunikasi internal
 Mengetahui bagaimana komunikasi internal melalui e-mail dan
memo
 Mengetahui apa saja klasifikasi dari e-mail
Manfaat dari penulisan makalah ini:
 Bagi penulis
Lewat makalah ini, penulis dapat mengetahui lebih dalam lagi
tentang bagaimana komunikasi internal melalui e-mail dan memo
 Bagi pembaca
 Pembuatan makalah ini dapat menjadi referensi bacaan mengenai
bagaimana komunikasi internal melalui e-mail dan memo
1.4. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dalam penyusunan makalah ini adalah melalui
studi pustaka.
Metode yang kami lakukan dengan membaca referensi bacaan melalui
website resmi dan jurnal ilmiah terkait dalam penyusunan makalah ini
1.5. Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang kami buat dalam penyusunan makalah ini adalah
tentang bagaimana komunikasi internal melalui e-mail dan memo
1.6. Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan dalam penulisan, penulis membagi makalah ini
menjadi tiga bab. Pada bab 1 merupakan pendahuluan dari makalah ini. Di
dalamnya berisi latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat,
metode pengumpulan data, ruang lingkup, dan sistematika penulisan.
Selanjutnya pada bab 2 adalah bagian yang membahas tentang bagaimana
komunikasi internal melalui e-mail dan memo. Lalu, terdapat bab yang
merupakan bagian penutup, berisi kesimpulan serta saran-saran. Kemudian
5

6. terdapat studi kasus dan soal pilihan ganda terkait materi makalah ini.
Terakhir, terdapat daftar pustaka untuk mencantumkan sumber-sumber
informasi dalam penyusunan makalah
6

7. BAB II
PEMBAHASAN
2.1. KOMUNIKASI INTERNAL
Peran komunikasi sangat penting dalam suatu organisasi dan
merupakan sarana untuk saling berbagi informasi antara berbagai pihak
dalam organisasi. Terdapat dua dimensi dalam komunikasi pada suatu
organisasi, yaitu komunikasi ekternal dan internal. Komunikasi eksternal
adalah komunikasi yang dijalin dengan pihak luar atau eksternal dari
organisasi. Sedangkan, komunikasi internal terjadi dalam internal organisasi
dan dapat dilakukan secara formal atapun nonformal. Komunikasi internal
suatu organisasi lebih banyak diterapkan dalam aspek komunikasi formal
dan tertulis, misalnya e-mail, memo, surat pemberitahuan, dan lainnya.
Andjani dan Prianti (2010) mengatakan bahwa komunikasi internal
dianggap sebagai salah satu solusi untuk memecahkan permasalahan
internal pada suatu perusahaan, di mana komunikasi internal dapat dimulai
dengan memperbaiki hubungan karyawan dengan atasan, ataupun
sebaliknya, dan hubungan dengan sesame karyawan. Orsini (2000)
mengatakan bahwa komunikasi internal yang efektif adalah hal yang
mendasar bagi perusahaan untuk menjalankan tata kelola organisasi atau
bisnis yang baik dan kontrol yang penting untuk memahami arah dari
organisasi. Maka dari itu, komunikasi internal merupakan hal yang sangat
penting dalam suatu perusahaan, di samping komunikasi eksternal.
2.2. KOMUNIKASI INTERNAL MELALUI E-MAIL DAN MEMO
Dahulu, bentuk komunikasi internal yang digunakan adalah memo,
tetapi kini email memo lebih popular. E-mail merupakan singkatan dari
electronic mail, yang merupakan fasilitas komunikasi yang berfungsi untuk
mengirim surat secara elektronik serta dapat menjangkau ke seluruh dunia.
Penggunaan e-mail dapat meningkatkan kinerja penggunaannya karena e-
7

8. mail efektif dan efisien untuk digunakan oleh siapapun. Fungsi utama e-
email adalah saling memberi pesan dengan organisasi. Karena email adalah
sesuatu yang baru dan saluran informasi yang sangat kuat. Perkembangan
kemampuan menulis e-mail dan memo memberikan 2 keuntungan penting,
diantaranya :
 Dokumen yang ditulis dengan baik biasanya untuk mencapai tujuan
mereka
 Dokumen yang ditulis dengan baik mempertinggi kesanmu dalam
organisasi
a. Karakteristik Kesuksesan Pesan E-mail dan Memo:
1) Nada percakapan
Nada e-mail dan memo diharapkan menjadi percakapan karena
komunikasi biasanya mengenal satu sama lain. Ini berarti menggunakan
kontraksi sesekali (aku, kau), kata-kata biasa, dan kata ganti orang
pertama (aku,kami).
2) Keringkasan yang padat isinya
Sebagai bentuk komunikasi fungsional e-mail dan memo hanya berisi
apa yang perlu dilakukan untuk menyampaikan makna dengan sopan.
Perlu ditambahkan penjelasan sedikit untuk memperjelas maksud
tujuan pesan yang dikirim.
3) Menyoroti grafis
Pesan e-mail dan memo harus dirancang untuk membaca dan
pemahaman cepat. Salah satu cara agar lebih mudah dibaca adalah
melalui teknik menyorot grafis. Sorot item penting dengan menetapkan
diikuti dengan :
a) Huruf , seperti (a),(b),(c) diikuti dengan teks
b) Angka , seperti 1,2 dan 3 dilist secara vertikal
c) Simbol bentuk , seperti tanda bintang,kotak hitam, mengangkat
periode atau bentuk lain
d) Judul
8

9. e) Huruf kapital, tanda pemisah, bercetak tebal, dan bercetak miring.
b. Proses Menulis
Dengan mengikuti rencana sistematis dapat mempercepat dan
meningkatkan kualitas menulis. Kemampuan bicara dan menulis
menunjukan seberapa besar perkembangan yang dapat diberikan dalam
organisasi. Ada 3 fase untuk dapat menulis pesan dengan efetif, yaitu :
1) Fase 1 : Analisis, Antisipasi dan Adaptasi
Dalam fase ini penulis membutuhkan banyak waktu untuk menganalisis
tugas dan mempertimbangkan :
 Seberapa penting menulis e-mail atau memo tersebut?
 Alasan menulis e-mail atau memo tersebut?
 Bagaimana reaksi penerima?
2) Fase 2 : Penelitian ,Organisasi, dan Komposisi
Dalam fase hal yang perlu dilakukan adalah memeriksa file-file,
mengumpulkan dokumentasi dan menyiapkan pesan.
3) Fase 3 : Revisi, Koreksi, dan Evaluasi
Kehati-hatian penulis pesan memperbaiki, mengoreksi salinan akhir
dan membuat upaya untuk mengevaluasi keberhasilan komunikasi
dengan merencanakan umpan balik.
 Merevisi untuk klarifikasi. Dilihat dari pandangan penerima untuk
mempertimbangkan kritikan seorang kolega jika hal tersebut
penting, seperti, apakah ide-ide yang disampaikan sudah cukup
jelas? Apakah butuh penjelasan lebih?
 Mengoreksi untuk membenarkan. Hal ini dilakukan untuk
menggunakan pemeriksa kata dan pemeriksa tata bahasa untuk
mengoreksi pesan sebelum dkirim.
 Merencanakan untuk umpan balik. Untuk mengetahui bahwa pesan
yang dikirimkan sukses, perlu meningkatkan umpan balik dengan
mengajukan pertanyaan seperti (apakah Anda setuju dengan saran
ini?) sehingga membuat penerima dengan mudah menjawab.
9

10. c. Menggunakan E-mail dengan Aman dan Efektif
Jika dahulu kita memiliki surat sebagai sarana bertukar pesan dan
informasi, pada masa modern ini, kita memiliki e-mail sebagai jalur
cepat pertukaran informasi dan sarana komunikasi. Melalui e-mail, kita
bisa berkirim pesan yang dapat diterima di waktu yang bersamaan
dengan waktu pengiriman. Metode ini sangat cepat, tepat, dan efisien.
Sangat cocok jika menilik bahwa saat ini industri dan tata laksana
keadministrasian sudah mengikuti perkembangan jaman. Seperti yang
kita sudah ketahui bersama, revolusi industri 4.0 memungkinkan kita
bekerja cepat, dan efisien. Dengan segala kemudahan yang ada.
Namun segala kemudahan ini belum diimbangi oleh kemampuan
dan pemahaman individu terhadap cara penggunaan e-mail yang baik
dan benar. Sama halnya seperti surat, penulisan sebuah e-mail atau
pesan elektronik memiliki aturannya sendiri. Simbol-simbol yang
dianggap tidak perlu atau tidak menunjang sebuah surat tidak perlu kita
cantumkan. Seperti emoticon atau gambar ekspresi wajah. Meski
memberikan kesan ramah, namun hal tersebut dianggap tidak sopan dan
sangat tidak sesuai dengan kode etik perusahaan. Untuk menghindari
adanya kesalahan dalam penggunaan e-mail tersebut, berikut kami
paparkan beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengiriman pesan
melalui e-mail
1) Membuat E-mail Dengan Tepat
Seiring majunya teknologi, maka perusahaan turut mengikuti
perkembangan yang ada. Namun, biar begitu ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan dalam penulisan surat dengan media e-mail yang
terkadang sering terlupakan oleh staff administrasi kantor termasuk
sekretaris senior juga sering melakukan kesalahan ini. Untuk
menghindari hal-hal yang dapat merugikan kita dalam berkomunikasi
dengan media e-mail, kita dapat melakukan beberapa hal berikut ini;
a) Menulis Pesan Offline
10

11. Sebelum menulis pada ruang kosong yang telah disediakan,
diharapkan kita sudah lebih dahulu menulis di media lain, seperti
Microsoft Office Word, atau Notepad lebih dahulu. Hal ini dapat
menghindarkan dari terjadinya kegagalan penyimpanan otomatis
jika terjadi kendala teknis dengan komputer atau perangkat di
komputer. Selain itu, e-mail memungkinkan kita untuk
mengirimkan sebuah data berupa gambar, video, atau bahkan file
berisi informas yang ingin kita sampaikan sekalipun.
b) Memasukan Alamat E-mail yang Benar
Dalam komunikasi bisnis, tentulah kita sesekali akan mengirimkan
pesan yang berisikan informasi penting perusahaan. Oleh
karenanya, penulisan alamat e-mail yang benar sangatlah penting
untuk menghindari adanya kebocoran informasi kepada lawan
bisnis. Perbedaan satu karakter atau huruf maupun angka dapat
menyebabkan pesan tersebut tidak terkirim sama sekali. Belum lagi
dengan adanya default username yang memang sudah disediakan
oleh pihak penyedia layanan e-mail yang terkadang memberikan
username dengan susunan karakter yang rumit dan menyulitkan.
c) Menghindari Kesalahan pada Pokok Persoalan
Berbeda dengan surat komersil, e-mail memiliki ruang kosong
untuk memasukan judul dari surat atau pesan yang akan
dikirimkan. Secara otomatis, penyedia layanan e-mail biasanya
memisahkan pesan spam (sampah) berdasarkan judul, dan isi
pesan. Seperti e-mail berita atau iklan akan dimasukan kedalam
kategori spam ini tadi. Dan untuk menghindari ‘terbuang’-nya
pesan kita secara tidak sengaja, kita perlu memberikan judul yang
sesuai dan isi yang sesuai pula. Agar pesan kita secara otomatis
masuk dalam kategori pesan utama atau penting.
Jika tadi merupakan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
mengirimkan dan menulis pesan elektronik melalui e-mail. Berikut ini
11

12. adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat
elektronik tersebut.
a) Ringkas, Jelas, dan Padat.
Berbeda dengan surat yang tidak memiliki batasan dalam
penulisan, e-mail biasaya memiliki batasan maksimum karakter
yang bisa dimasukan dalam proses pengetikan. Jadi pastikan, apa
yang ditulis dan dimasukan kedalam e-mail merupakan hal-hal
penting dan pokok. Jika memang pesan yang ingin digunakan
memiliki banyak informasi yang hendak disampaikan, usahakan
menggunakan attach file. Maksudnya, kita dapat mengirimkan
berkas berupa dokumen, atau berkas pendukung lain untuk
mempersingkat ruang pada body E-mail yang ada.
b) Hindari Konten Sensitif
Konten sensitive disini berarti, segala konten yang
memungkinkan terjadinya kerugian dari salah satu pihak. Baik
pengirim, maupun penerima e-mail tersebut. Jika surat
konvensional dapat dihapus dan dilenyapkan dengan dibakar.
Maka kita tidak bisa menghapus e-mail yang sudah terkirim
begitu saja. Oleh sebab itu, hindari konten yang dapat merugikan.
Karena meski kita sudah menghapusnya berulang kali, jejak-jejak
pengiriman pesan digital akan tetap ada.
c) E-mail Bukan untuk Menghindari Kontak
Meski sudah ada media yang memudahkan komunikasi kita antar
sesama, maupun komunikasi antar perusahaan, interaksi tatap
muka langsung tetap dibutuhkan demi lancarnya hubungan
komunikasi maupun hubungan bisnis yang sedang berjalan.
Beberapa contoh yang tidak diperbolehkan untuk dilakukan
secara tidak langsung melalui e-mail, adalah;
 Pemecatan
 Perhentian kerja sama bisnis
12

13. Untuk alasan kesopanan, maka dua hal tersebut sebaiknya
disampaikan secara langsung oleh atasan maupun pihak lain yang
berkaitan.
d) Jangan Memberikan Tanggapan Ketika Sedang Emosi
Pernyataan dalam poin (c) mendukung apa yang disampaikan
dalam poin ini. Karena jika ada pesan negatif yang disampaikan
melalui E-mail, tentunya akan memengaruhi emosi penerima.
Oleh sebab itu dianjurkan menyampaikan berita tersebut secara
langsung. Kemudian, saat masih dalam kondisi penuh emosi
negatif, sebaiknya jangan membalas pesan apapun terlebih
dahulu. Kesalahpahaman dalam pengetikan dan penulisan isi
pesan yang disampaikan melalui media elektronik dapat
menimbulkan miskonsepsi. Ditambah, apabila hal tersebut terjadi
saat pengirim sedang dalam puncak emosinya. Maka isi pesan
akan berpeluang besar mengalami kesalahpahaman dalam
penyampaiannya. Alangkah baiknya, untuk menghindari hal
tersebut, penerima pesan tidak terburu-buru dalam membalas, dn
berpikir dahulu sebelum membalas pesan.
e) Memperlihatkan Ketepatan
Dalam menulis dan mengirim pesan melalui e-mail, penulis perlu
memerhatikan hal-hal penting dalam melakukan penulisan
terhadap informasi yang ingin disampaikan. Maksudnya disini
adalah, tata cara penulisan, kemudian penggunaan tool dan alat
bantu dalam menulis pesan elektronik. Hal ini dilakukan agar
penerima pesan tidak kesulitan dalam membaca dan memahami
isi pesan yang disampaikan.
f) Hindari Lelucon dan Komentar yang Tidak Jelas
Dalam menulis pesan elektronik yang akan disampaikan secara
tidak langsung melalui media tulisan, titik dan koma saja tidak
cukup sebagai alat bantu agar penerima pesa dapat mengerti
maksud dan tujuan yang akan kita sampaikan. Oleh karenanya,
13

14. lelucon dan komentar yang tidak jelas sangat perlu untuk
dihindari. Hal ini disebabkan, karena tidak adanya alat bantu non
verbal lain seperti mimik wajah, gestur tubuh, dan penjelasan
nonverbal lain yang dapat membantu audience memahami isi
pesan yang disampaikan.
Beberapa hal lain yang perlu diperhatikan adalah:
i) Batasan untuk mengirim salinan data
Mengingat betapa pentingnya sebuah data, maka salinannya
hanya diperbolehkan diberikan kepada orang-orang tertentu
saja.
ii) Larangan untuk mengirim pesan spam atau sampah
Untuk menghindari dihapusnya pesan kita atau tidak terbaca
oleh penerima, maka pesan spam sangat perlu untuk dihindari.
iii) Penggunaan label identifikasi sesuai dengan kebutuhan
Hal ini perlu dilakukan untuk menandai, sejauh mana prioritas
pesan yang kita sampaikan mendapat respon balik dari
penerima.
iv) Penggunaan huruf kapital untuk penekanan dan judul
Untuk menghindari tata letak pesan yang berantakan, maka
huruf kapital hanya diperbolehkan digunakan untuk penekanan
pada huruf, nama, atau hal yang menjadi inti dari pesa tersebut,
kemudian judul dari pesa tersebut diperbolehkan menggunakan
huruf kapital.
v) Memberitahukan data pelengkap
Data pelengkap dibutuhkan untuk melengkapi pesan utama, dan
menghindari kesalahpahaman yang mungkin terjadi.
vi) Jangan meneruskan pesan tanpa ijin dari pengirim pesan
sebelumnya
Hal ini sering terjadi, utamanya pada sebuah pesan imbauan,
atau arahan. Imbauan atau arahan ini dapat bersifat umum atau
14

15. khusus, oleh karenanya jika ingin meneruskan pesan, pastikan
kita sudah memiliki ijin terlebih dahulu dari pengirim
sebelumnya.
2) Memformat Pesan E-mail
Saat ingin mengirimkan pesan, ada 2 macam orang dalam
memasukan alamat tujuan. Ada yang memasukan alamat e-mail, ada
yang memasukan nama lengkap dari si penerima. Untuk memudahkan
hal ini, kita dianjurkan untuk menggunakan nama asli dalam pembuatan
alamat e-mail untuk kerperluan kantor. Untuk mempermudah hal
tersebut, alangkah baiknya Si Penerima lebih baik mengidentifikasikan
pesan dengan cara urutan kepada, dari, subjek atau judul, dan kata
panduan lain yang bervariasi tergantung pada media pengiriman pesan
yang menyediakan layanan.
Selain itu ada juga metode yang menyediakan layanan
pengiriman salinan dengan metode yang sederhana. Mengingat jika kita
harus mengirim salinan satu per satu akan memakan waktu, penyedia
layanan e-mail baik Yahoo! maupun Gmail menyediakan layanan
berupa Copy Carbon dan Blind Copy Carbon. Dimana pada Copy
Carbon atau CC, penerima akan mengetahui siapa saja orang selain
dirinya yang menerima pesan salinan. Berbanding terbalik dengan
Blind Copy Carbon atau BCC dimana penerima tidak mengetahui
siapa-siapa saja yang menerima pesan salinan dari e-mail yang
dikirimkan.
Lalu, selain aspek yang sudah disebutkan sebelumnya. Ada
aspek teknis lain yang dapat memengaruhi penilaian terhadap isi pesan.
Berikut aspek-aspek tersebut:
i) Salam
Salam merupakan nafas suatu pesan, dimana biasaya dibuka
dengan salam sebelum masuk dalam inti bahasan. Sayangnya,
beberapa orang salah mengartikan salam sebagai basa-basi.
Menimbulkan kesan bertele-tele dan membuat penerima sulit
15

16. membaca bagian mana yang menjadi isi utama pesan tersebut.
Untuk menghindari hal tersebut, alangkah baiknya kita
memasukan salam secara hormat, sopan, dan seperlunya.
ii) Badan E-mail
Badan atau bagian yang berisi isi dari e-mail tadi juga perlu
diperhatikan penulisannya. Tidak boleh didominasi oleh huruf
kapital seluruhnya, atau huruf kecil saja. Ukuran huruf harus
disesuaikan seperti awal kalimat, nama, awal kata setelah tanda
baca titik, tanda seru, atau tanda tanya. Hal mendasar tersebut
perlu diperhatikan secara baik.
iii) Penutup
Sama halnya seperti tradisional, maka e-mail juga harus
memiliki penutup. Sama seperti pembuka, maka penutup ini
tidak boleh dibuat bertele-tele dan terkesan berbasa-basi.
d. Rencana untuk Menulis Pesan E-mail dan Memo
Dalam pembuatan surat maupun e-mail, diperlukan suatu
kerangka atau rencana yang disiapkan sebelumnya. Kerangka inilah
yang menjadi acuan dalam menulis pesan tersebut. Berikut adalah
beberapa rencana menulis pesan e-mail atau memo:
i) Menulis Topik Utama
Dalam suatu pesan topik utama tentulah penting. Biasanya
hanya disampaikan secara singkat dan jelas, tanpa disertai
dengan artikel atau data pendukung. Biasanya hanya dengan
membaca topik utama dari pesan, penerima bisa langsung
memutuskan tindakan apa yang harus dilakukan kepada pesa
yang baru diterima. Apakah pesan tersebut harus ditindak lanjuti
secara serius, langsung dihapus, atau diabaikan saja. Dan untuk
menghindari respon yang tidak diinginkan pada surat yang kita
sampaikan, maka kita perlu mencermati bagaimana cara menulis
topik utama yang benar, berikut diantaranya;
16

17. No. Efektif Tidak Efektif
1. Data Laporan Keuangan
November 2019
Laporan Keuangan
2. Data Prestasi Mahasiswa UNJ
Tahun 2019
Data Prestasi
Mahasiswa
3. Laporan Rapat Keuangan 2
Maret 2020
Laporan Rapat
Dari contoh tersebut, kita bisa menilai, penulisan topik yang
spesifik memungkinkan penerima untuk membaca pesan kita,
dan menjadikannya prioritas dibanding dengan penulisan topik
pada tabel sebelah kanan.
ii) Memulai Dengan Gagasan Utama
Pada bagian pembukaan biasanya terlalu bertele-tele dengan
kalimat yang panjang dan lebar. Harusnya kita bisa
mengoptimalkan bagian ini untuk menyampaikan topik utama
apa yang ingin kita bahas. Karena ketika sorang membaca
sebuah pesan dan dia melihat bahwasannya pembuka dari pesan
tersebut sangat monoton dan terkesan basa-basi, maka ia akan
langsung melompati bagian dari pembuka dan menuju kalimat
utama dari pesan tersebut. Oleh karenanya, penempatan topik
utama pada kalimat pembuka dapat meminimalisir pembaca
untuk mengabaikan isi pesan secara keseluruhan.
Contoh;
Efektif Tidak Efektif
Kepada,
Yth. Manajer SDM di Tempat
Dengan Hormat,
Kepada,
Yth, Manajer SDM di
Tempat
17

18. Bersamaan dengan sampainya
surat ini, kami ingin
menyampaikan permohonan
untuk mengubah sistem
rekrutmen pegawai baru.
Adapun beberapa penilaian
dan tinjauan yang perlu
diperhatikan sebagai berikut;
Dengan Hormat,
Sebelumnya, kami memohon
maaf atas kelancangan kami
dalam pengajuan surat ini.
Namun berdasarkan
pertimbangan dewan dan
staff yang sudah beberapa
kali melakukan rapat dan
penilaian terkait rekrutmen
pegawai baru, dengan ini
kami ingin mengajukan
permohonan agar dapat
dilakukan perubahan sistem
dalam rekrutmen pegawai
baru yang akan dilakukan
pada periode selanjutnya.
Untuk penilaian sendiri,
adapun kami lampirkan
beberapa poin penilaian dan
tinjauan yang telah kami
dalami da perlu diperhatikan,
sebagai berikut;
Dari dua contoh tersebut, kita dapat menyimpulkan mana
kalimat efektif yang cocok untuk digunakan, mana yang tidak.
iii) Penjelasan Mendalam Pada Bagian Isi
Jika sudah menuliskan topik utama dari apa yang ingin dibahas
dan disampaikan pada bagian pembuka surat, maka pada bagian
ini kita harus mampu menjelaskan isi daru surat secara
menyeluruh, tanpa bertele-tele. Biasanya isi surat terdiri atas 1
paragraf yang menjelaskan isi dari topik utama yang sebelumnya
18

19. sudah disampaikan. Kemudian, kita perlu menghindari
penulisan yang kurang efektif. Karena pesan yang ditulis dengan
tidak efektif bisa saja membuat maksud pesan tidak sampai
kepada pembaca.
iv) Penutupan yang Disertai Tindakan Informasi
Di akhir e-mail atau memo, umumnya terdapat (1) tindakan
informasi, tanggal, atau tenggat waktu, (2) ringkasan pesan, (3)
kalimat penutup. Jika tidak ada permintaan tindakan, maka
kalimat penutup tidak diperlukan. Anda bisa menggunakan
kalimat kesimpulan.
e. E-mail dan Memo yang Berhubungan dengan Informasi Prosedur dan
Instruksi
Pesan-pesan berisi prosedur dan instruksi ini biasanya mengalir
ke bawah dari manajemen untuk karyawan dan berhubungan dengan
operasi harian suatu organisasi. Mereka memiliki fungsi utama, yaitu
untuk menyampaikan ide Anda dengan jelas bahwa tidak akan
penjelasan lebih lanjut. Pesan yang menjelaskan sebuah prosedur
haruslah jelas. Salah saru cara untuk meningkatkan kejelasan adalah
mendiskusikan apa yang dapat dilakukan dari apa yang tidak dapat
dilakukan. Selain itu, kita dapat menggunakan langkah-langkah
bernomor ketika membuat instruksi. Kita harus berhati-hati dalam
penekanan nada saat membuat pesan. Tujuan perusahaan tidak akan
tercapai jika penyampaian pemimpin terkesan diktator.
f. E-mail dan Memo yang Berisi Permintaan
Permintaan harus dibuat sopan dan hormat. Jika sedang mencari
jawaban atas pertanyaan, kita dapat membuat kalimat pembuka dalam
pesan balasannya, seperti: (1) mengajukan pertanyaan yang paling
penting, diikuti dengan penjelasan, kemudian pertanyaan lainnya, atau
(2) menggunakan perintah sopan, seperti harap jawab pertanyaan
berikut. Ketika mengajukan banyak permintaann, daftar pertanyaan
tersebut dan berhati-hati dalam penggunaan kata.
19

20. g. E-mail dan Memo yang Berisi Respon
Ketika menanggapi suatu dokumen, langkah-langkahnya sebagai
berikut:
 Mengumpulkan informasi apapun yang diperlukan
 Koordinir pikiran
 Buat poin-poin penting yang terencana
2.3. KLASIFIKASI E-MAIL
Berdasarkan aplikasi yang digunakan, surat elektronik dapat
dikelompokkan menjadi dua, yaitu:
a. Surat elektronik berbasis klier (mail client)
Aktivitas surat menyurat untuk jenis ini dilakukan menggunakan
perangkat lunak email client, misalnya Thunderbird, Eudora, atau
Microsoft Outlook. Perangkat lunak ini dapat dibaca secara offline,
dengan demikian, biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
b. Surat elektronik berbasis web
Dalam menggunakan surat elektronik harus dalam keadaan online.
Biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan surat elektronik
gratis, seperti YahooMail, Hotmail, dan Gmail.
Selain itu, pelaku bisnis juga sering menggunakan e-mail marketing
untuk tujuan menambahkan omzet penjualan. Di antaranya adalah:
a. Newsletter e-mail: Dikirimkan kepada pelanggan dan calon pelanggan
yang memuat informasi perusahaan atau produk dengan tujuan untuk
meningkatkan jumlah pelanggan.
b. Transaction e-mail: Diterima oleh pelanggan setelah pelanggan
melakukan transaksi di sebuah website.
c. Digest e-mail: Berisi kumpulan tautan popular dari artikel atau produk
online shop. Digunakan oleh perusahaan yang mengasakan event yang
dilakukan oleh perusahaan dengan menggunakan email.
20

21. d. Follow up e-mail: Dikirim oleh perusahaan kkepada konsumennya
dengan tujuan untuk menjaga loyalitas pelanggan. Berisi tentang
produk yang digunakan pelanggan serta info berkaitan dengan produk.
e. E-mail khusus: Dikirim oleh penyedia satu jenis informasi kepada
pelanggan. Pelanggan telah mendaftarkan diri untuk dikirimi e-mail
oleh penyedia layanan informasi.
f. E-mail sponsor: Dilakukan oleh perusahaan kepada penyedia dengan
membayar., dan sebagai balasannya iklan perusahaan akan diikutkan
dalam e-mail newsletter oleh vendor yang diikuti.
21

22. BAB III
PENUTUP
3.1. KESIMPULAN
Komunikasi internal adalah sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi.
Terlebih dalam penggunaan e-mail dan memo untuk memperlancar
komunikasi internal juga diperlukan pemahaman dalam penggunaannya,
seperti karakteristik kesuksesan pesan, proses menulis, penggunakan e-mail
dengan aman dan efektif, rencana untuk menulis pesan, e-mail dan memo
yang berhubungan dengan informasi prosedur dan instruksi, serta e-mail dan
memo yang berisi permintaan. Ini dilakukan agar informasi yang ingin
diberikan dapat ditafsirkan dengan baik dan apa yang menjadi tujuan dalam
e-mail dan memo tersebut dapat terlaksana dengan baik.
3.2. SARAN
Ada baiknya setiap dari bagian perusahaan mempelajari bagaimana
komunikasi internal yang baik dan efektif, terutama dalam penggunaan e-
mail dan memo yang menunjang kegiatan dalam perusahaan. Komunikasi
yang baik dapat membangun kinerja perusahaan yang lebih baik lagi ke
depannya. Dengan begitu, segala hambatan komunikasi dapat terhindarkan.
22

23. STUDI KASUS
Dilansir oleh Tirto.id bahwa pada 21 Mei 2016, Dewi Lestari yang kita tahu
sebagai seorang penulis novel seri Supernova, menerima surat undangan untuk
menjadi pembicara dalam suatu acara. Surat tersebut nampak tidak mengindahkan
kaidah ketatabahasaan yang baik, benar, dan santun.
“ini manajemen dewi lestari? kita mau ngundang jadi pembicara. boleh tahu brp
biaya? trmksh."
Kalimat tersebut walaupun hanya dikirimkan dalam bentuk surat, bukan berarti
bahwa kita melupakan bagaimana bersopan santun terhadap seseorang yang ingin
kita ajak bekerja sama –dalam hal ini adalah untuk menjadi pembicara— di sisi lain,
bagaimana kita bertindak juga akan menjadi kesan pertama yang diciptakan ketika
bertemu –atau dalam konteks ini adalah berbicara—kepada seseorang yang
mungkin saja belum kita temui. Pesan dalam surat yang baik harus didahului
dengan salam, lalu berlanjut ke isi, dan penutup. Kita juga harus memberitahukan
identitas kita, dalam hal ini adalah nama kita, berasal dari organisasi atau
perusahaan apa, serta apa tujuan yang ingin kita sampaikan bersamaan dengan
pesan atau surat tersebut. Perhatikan juga penggunaan tanda baca dalam surat
tersebut. Jangan menggunakan huruf kapital untuk seluruh kalimat yang ingin kita
tulis, sebab itu dapat ditafsirkan kalau kita sedang marah. Selain itu, pesan tersebut
harus ditulis dengan singkat, padat, dan jelas. Jangan menulis surat yang bertele-
tele dan gunakanlah kaidah kebahasaan yang benar dengan tidak menyingkat kata-
kata dalam pesan kita.
Bagaimana kita menyampaikan pesan dan membalas suatu pesan akan
mencerminkan bagaimana kita di hadapan orang lain. Profesionalitas akan
tercermin dari kalimat-kalimat yang kita tuliskan dalam pesan. Terlebih, jika kita
membawa nama perusahaan atau organisasi, maka itu menjadi tanggung jawab kita
untuk menjaga nama baik perusahaan atau organisasi tersebut dengan mengirim
pesan atau surat dengan baik dan benar.
23

24. SOAL
1. Yang bukan merupakan karakteristik kesuksesan menulis e-mail atau
memo adalah?
a. Nada percakapan
b. Keringkasan isi yang padat isinya
c. Menyoroti grafis
d. Menggunakan kata-kata yang komunikatif
2. Dibawah ini yang merupakan salah satu fase awal untuk menulis e-mail
yang efektif adalah ?
a. Mengidentifikasi, Merumuskan, dan Menulis
b. Analisis ,Antisipasi, dan Adaptasi
c. Analisis, Identifikasi, Rumusan Masalah
d. Adaptasi, Penelitian, Analisis
3. Apa yang dimaksud ‘umpan balik’ dalam menulis e-mail?
a. Cara yang dilakukan untuk memastikan bahwa e-mail sukses
dikirimkan dalam bentuk pertanyaan
b. Cara yang dilakukan dengan menanyakan ulang mengenai hal yang
dibahas
c. Cara untuk menarik minat seseorang sehingga membalas pesan yang
dikirimkan
d. Cara yang bertujuan untuk meminta pendapat penerima pesan
mengenail hal yang dibahas oleh pengirim
4. Berdasarkan aplikasi yang digunakan, surat elektronik dapat
dikelompokkan menjadi dua, yaitu?
a. Mail client
b. Gmail
c. Yahoo
d. Mail client dan surat elektronik berbasis web
24

25. 5. E-mail yang dikirimkan kepada pelanggan dan calon pelanggan yang
memuat informasi perusahaan atau produk dengan tujuan untuk
meningkatkan jumlah pelanggan adalah?
a. Newsletter e-mail
b. Transaction e-mail
c. Digest e-mail
d. Gmail
6. Pesan yang berisi prosedur dan instruksi memiliki fungsi utama, yaitu:
a. Menyampaikan ide dengan jelas bahwa tidak akan penjelasan
lebih lanjut.
b. Membuat permintaan dengan sopan dan hormat
c. Menjalankan komunikasi internal dengan baik
d. Melakukan follow up terhadap pelanggan atau calon pelanggan
7. Ketika menanggapi suatu dokumen, langkah-langkahnya sebagai berikut,
kecuali?
a. Mengumpulkan informasi apapun yang diperlukan
b. Koordinir pikiran
c. Buat poin-poin penting yang terencana
d. Membiarkan pesan tersebut
8. Hal-hal berikut ini boleh disampaikan melalui pesan elektronik, kecuali?
a. Undangan rapat pimpinan
b. Pemberhentian hubungan kerja
c. Undangan wawancara atau interview karyawan baru
d. Semua salah
9. Ketika menulis pesan, hal-hal berikut ini perlu diperhatikan dengan
seksama, kecuali?
a. Tata bahasa
25

26. b. Infografis
c. Layout pengetikan
d. Banyaknya kata dalam pesan
10. Kemampuan komunikasi tidak langsung melalui e-mail perlu dikuasai oleh
semua orang, karena?
a. Berkomunikasi adalah salah satu aspek penting dalam kehidupan
b. E-mail dapat mempersingkat waktu dan mengurangi durasi tatap
muka
c. Mengimbangi perkembangan teknologi dan kemampuan komunikasi
sesuai zaman
d. Semua benar
26

27. DAFTAR PUSTAKA
Agustini, Nur Annisa, dan Ninuk Purnaningsih. Pengaruh Komunikasi Internal
dalam Membangun Budaya Organisasi. Komunikasi Pembangunan, 16 (1), 4-5.
PakarKomunikasi.com. Komunikasi Internal-Pengertian-Ruang Lingkup. Diakses
pada 16 Maret 2020, dari https://pakarkomunikasi.com/komunikasi-internal
Susilowati, Yeni. 2019. Modul E-Commerce - Teaching Factory For Students.
Mutiara Publisher.
Stuart, E. Bonnye, Marilyn S. Sarow, dan Laurence Stuart. 2007. Integrated
Business Communication: In a Global Marketplace. John Wiley & Sons.
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Penerbit Erlanga.
27