2. ii
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat,
Taufik dan Inayah kepada semua hambaNya. Salawat dan salam selalu
tercurah kepada junjungan kita Nabi Muhammad saw beserta keluarga,
sahabat dan kerabat beliau hingga akhir jaman. Alhamdulillah karena berkat
Rahmat Allah-lah kami dapat menyelesaikan penulisan makalah ini yang
berkaitan dengan “ Penerapan Mail Merge dalam Ms. Word dan Ms. Excel”
sebagai tugas berstruktur mata kuliah Management.
Selama penyusunan makalah ini kami selaku penulis telah banyak
mendapatkan bantuan dari berbagai pihak, terutama dari, Andi Zainal,
S.Kom. M.Kom , selaku dosen pengampu mata kuliah ini. Ucapan terima
kasih tak lupa kami persembahkan kepada teman-teman yang telah
memberikan dukungan dalam menyelesaikan makalah ini.
Penulis menyadari adanya kekurangan dan kesalahan dalam
makalah ini, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun sangat kami
harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Akhirnya kami hanya berharap
semoga makalah ini dapat memberikan manfaat dan menambah wawasan
bagi kita semua, khususnya di bidang Management
Batam, 31 Mei 2016
Penulis
3. iii
DAFTAR ISI
KATAPENGANTAR ...............................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN...........................................................................................1
A. Latar Belakang Masalah.........................................................................1
B. Rumusan Masalah...................................................................................2
C. Tujuan Penulisan.....................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN............................................................................................4
A. PENGERTIAN MAIL MERGE....................... Error! Bookmark not defined.
B. KEGUNAAN MAIL MERGE .....................................................................6
C. PENGGUNAAN MAIL MERGE................................................................7
D. MENYELESAIKAN KETIDAKSESUAIAN FORMAT DALAM
EXCEL DALAM FORMAT MAIL MERGE .................................................. 15
E. CARAPRINT MAIL MERGE...................................................................... 18
F. Cara Posting Blog..................................................................................... 19
BAB III PENUTUPAN ............................................................................................ 22
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................. 23
5. 1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan zaman, teknologi informasipun
semakin berkembang pesat. Hampir setiap lapisan masyarakat sudah
menggunakan teknologi seperti komputer, baik dalam dunia kerja, bisnis,
perdagangan dan pendidikan. Salah satu hasil dari perkembangan
teknologi informasi adalah dengan munculnya internet. Hampir seluruh
lapisan masyarakat di Indonesia mengenal istilah internet. Produk teknologi
ini digunakan sebagai media informasi dan komunikasi yang bersifat
mendunia. Semua informasi di dunia dapat diakses secara cepat dan
mudah. Salah satu aplikasi internet yang berfungsi sebagai wadah
informasi adalah blog.
Dunia kerja bukan dunia yang santai, bukan dunia yang memiliki
waktu banyak. Banyak pekerjaan yang harus diselesaikan dengan cepat,
tepat dan efisien. Tidak dipungkiri lagi, pada zaman yang serba modern ini
para pekerja bekerja dengan menggunakan sistem komputer dalam setiap
aspek.
Dalam pembuatan surat, sertifikat, transkrip nilai dan sebagainya,
merupakan pekerjaan umum yang sering dilakukan oleh pegawai di
sekolah, kantor, maupun di instansi-instansi lain. Untuk satu kegiatan
dibutuhkan sertifikat dan undangan sampai beribu lembar dengan data
6. 2
yang berbeda-beda. Hal ini tidak akan efisien jika memasukan data-data
yang dibutuhkan secara manual kedalam sertifikat atau surat. Microsoft
word memiliki fasilitas Mail Merge yang akan mempermudah pekerjaan
tersebut.
Namun, tidak semua orang mengetahui tentang aplikasi Mail merge,
bagaaimana cara penggunaannya, dan untuk apa penggunaanya. Disini
penulis ingin berbagi informasi tentang mail merge dengan bantuan aplikasi
blog agar informasi ini bisa diakses diseluruh dunia.
Maka untuk itu di dalam makalah ini, penulis mendapatkan/mengambil
judul “PEMBAHASAN MAIL MERGE DALAM MEDIA BLOG”.
Mudah-mudahan apa yang terdapat dalam makalah ini dapat bermanfaat
bagi pihak yang memerlukan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian mail merge?
2. Apa kegunaan mail merge bagi pendidik dan tenaga kependidikan?
3. Bagaimana langkah-langkah penggunaan mail merge?
4. Bagaimana cara memposting tulisan kedalam Blog?
5. Apa manfaat Blog?
C. Tujuan Penulisan
Dengan tidak menyimpang dari rumusan masalah, maka tujuan dari
penulisan makalah ini sebagai berikut :
1. Mengetahui pengertian mail merge.
7. 3
2. Mengetahui keguanaan mail merge bagi pendidik dan tenaga
kependidikan.
3. Menghasilkan cara kerja yang efektif setelah mengetahui fasilitas
mail marge yang terdapat dalam Microsoft word.
4. Menerapkan Mail Merge yang terdapat dalam Microsoft Word untuk
mempermudah pekerjaan.
5. Menshare tulisan kedalam Blog
8. 4
BAB II
PEMBAHASAN
A. MAIL MERGE
1. Pengertian
Mail merge sering juga disebut surat massal, yaitu surat yang isinya
senada dan dikirimkan ke banyak orang atau tujuan yang berbeda-beda.
Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word dan Ms.
Excel untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya
membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan
nama yang berbeda.
Dengan mail merge, pengiriman surat ke banyak tujuan dapat
diselesaikan secara cepat dan tepat. Surat dibuat menggunakan dokumen
utama dan sumber data. Dokumen utama dan sumber data dapat dibuat
pada satu aplikasi (OpenOffice.org Writer).
2. Fungsi Setiap Penggunaan dan Bagian dalam Mail Merge
a) Dokumen Master, Microsoft Word menyebut ini dengan "Main
Dokumen" yaitu dokumen yang berisi surat tersebut. Dokumen ini
merupakan bagian dari surat tersebut yang isinya sama antara
satu penerima dengan penerima lainnya.
b) Data Source, yaitu Suatu file yang berisi informasi untuk
digabung dalam Dokumen Master. Sebagai contoh, daftar nama
9. 5
dan alamat penerima surat serta informasiinformasi penting
lainnya.
c) Envelopes, berfungsi untuk membuat dan mencetak amplop
d) Labels, berfungsi untuk membuat dan mencetak label. Disini bisa
menggunakan bentuk dan style yang diinginkan.
e) Start Mail Merge, berfungsi untuk memulai menggunakan Mail
Merge untuk membuat bentuk surat yang diperlukan dengan
tujuan atau penerima yang banyak.
f) Select Resipient, berfungsi untuk memilih daftar orang-orang
atau nama-nama yang diperlukan untuk dikirimi surat.
g) Edit Recipient List, berfungsi untuk mengubah daftar penerima
dan memutuskan untuk memilih mereka yang akan dimasukkan
ke dalam surat
h) Highlight Merge Fields, berfungsi untuk memasukkan field
pokok pada dokumen master
i) Address Block, berfungsi untuk menambahkan alamat ke surat
di dokumen master. Kamu menentukan format dan tempat, dan
kata yang dapat menggantinya dengan alamat nyata dari daftar
penerima yang telah di buat ketika kamu selesai menggunakan
mail merge.
j) Greeting line, berfungsi untuk menambahkan baris salam di
surat seperti dear <<first name>> .
10. 6
k) Insert Merge Field, berfungsi untuk menambahkan setiap field
dari daftar penerima yang sudah di buat ke dokumen, seperti
nama, tempat dan tanggal lahir, judul, dan lain-lainnya.
l) Rules, berfungsi untuk menentukan peraturan untuk
menambahkan keputusan-membuat kecakapan ke mail merge.
m) Match Field, untuk mengganti kata-kata yang ada dalam match
field dengan kata-kata yang ada pada daftar match Field.
n) Preview Results, untuk melihat hasil dari mail merge yaitu daftar
penerima yang sudah dibuat sebelumnya.
o) Next Record, untuk menampilkan field berikutnya
p) Previous Record, untuk menampilkan Field sebelumnya.
q) First Record, untuk menampilkan Field pertama.
r) Last Record, untuk menampilkan Field terakhir.
s) Finish & Merge, untuk membuat salinan dokumen jika seluruh
mail merge sudah lengkap. Kita dapat menyalin satu per satu
surat, semuanya, atau dikirim via email.
B. KEGUNAAN MAIL MERGE
Sebagai seorang yang bekerja di lembaga pendidikan, pekerjaan
menyangkut surat menyurat dan pembuatan sertifikat bisa dilakukan
dengan cepat dan tepat. Jika pembuatan sertifikat sedikit tentunya dapat
dibuat satu-persatu tanpa menggunakan mail merge. Namun, jika
pembuatannya mencapai ribuan, bagaimana cara membuat sertifikatnya?
Membuat satu persatu? Tentunya hal ini akan merepotkan. Lain halnya jika
11. 7
pembuatan menggunakan mail merge. Cukup dengan membuat satu
dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data
yang berisi rumus-rumus perhitungan. Disinilah peran utama mail merge.
Oleh karena itu, kegunaan mail merge penting bagi pendidik dan tenaga
kependidikan dalam pembuatan:
1) Seritifikat
2) Transkrip nilai
3) Surat undangan orang tua
4) Raport
5) Database siswa
6) Administrasi tenaga kependidikan, dll.
C. PENGGUNAAN MAIL MERGE
a. Langkah-langkah Pembuatan
1. Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau
dokumen yang lain)
2. Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step
Mail Merge Wizard
12. 8
3. Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.
4. Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada
bagian bawah untuk melanjutkan.
5. Pilih Use the current document kemudian klik Next
6. Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih
saja Type a new list kemudian klik Create.
13. 9
7. Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan
kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom
isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan. Berikut langkahnya.
a. Klik Customize columns
b. Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama
kolom terhapus.
14. 10
c. Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama
sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb).
d. Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.
e. Jika dirasa sudah cukup klik OK.
f. Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang
dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK.
g. Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian
klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.
15. 11
h. Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian
klik Save.
i. muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk
memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau
bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan
menghilangkan tanda centang pada list tersebut.
16. 12
8. Klik Next : Write your letter untuk melajutkan
9. Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat
tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat
filed diletakkan.
10.Pada pilihan write your letter, pilih More item
11.Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen
kemudian klik insert.
17. 13
12.Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai.
Sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini.
13.kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah
kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.
14.Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit
recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the merger.
18. 14
15.Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit
individual letters. Jika anda pilih merger print, maka data merger akan
langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual letters maka
data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word.
Silahkan pilih sesuai kebutuhan.
b. Contoh Mail Merge
19. 15
D. Menyelesaikan Ketidaksesuaian Format Dalam Excel Dalam
Format Mail Merge
Permasalahan timbul dalam mengerjakan mail merge ketika menulis data
source pada Ms Excel dengan format yang sesuai pada Ms Excel. Misalnya,
menulis format number pada excel yaitu Rp, persentase, waktu, dan
lainnya. Ketika format tersebut digabungkan dalam dokumen master pada
Ms Word, format yang sudah ditulis di Excel tadi berubah. Seperti Rp. 1000,
00 menjadi 1000, 6% menjadi 0,06, dan lain-lainnya.
Solusi untuk memecahkan masalah tersebut akan diuraikan dalam langkah
berikut.
1. Membuat data source pada Ms Excel seperti pada gambar dibawah
20. 16
2. Membuka Ms Word (pada Ms Word 2007), kemudian pilih tombol
Microsoft Office Button . Pilih Word Option, kemudian Advanced
kemudian contreng pada Confirm file format conversation on open lalu
Ok.
3. Buka menu Mailings, pilih Select Recipients kemudian Use Existing List.
21. 17
4. Buka file yang dibuat dalam Ms Excel tadi lalu Open. Setelah itu, akan
muncul kotak dialog Confirm Data Source kemudian pilih Show all.
Kemudian pilih Ms Excel Worksheets via DDE, klik Ok.
5. Muncul kotak dialog Microsoft Office Excel. Pada Named or cell range
klik Ok.
22. 18
6. Menu dalam Mailings telah aktif. Pilih Insert Mail Merge lalu pilih Fields
Angka A dan seterusnya pada tempat yang diinginkan seperti pada
gambar.
7. Pilih Preview Results untuk menampilkan hasil seperti pada gambar.
E. CARA PRINT MAIL MERGE
Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
a. Print Documents
Untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
23. 19
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak
surat yang dipilih saja.
b. Edit Individual Documents
Untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru langkah
sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman.
Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.
F. Cara Posting Blog
1) Memposting Data Secara Langsung
Beberapa langkah dalam memposting data secara langsung,
diantaranya:
1. Loggin di Blogger yang telah di buat
2. Selanjutnya akan langsung masuk pada halaman Dasbor.
Kemudian klik entri baru, maka akan muncul halaman baru.
24. 20
3. Kemudian isi judul yang dikehendaki.
4. Selanjutnya tulis sesuatu yang akan di postingkan, jika telah
selesai klik Publikasikan atau Terbitkan Entri.
5. Selesai, entri anda telah dipostingkan.
25. 21
2) Memposting Data melalui Pihak Ketiga
1. Data yang sudah dibuat dapat berupa pdf, doc, ppt, flash, dan
lain-lainnya. Sebelum data tersebut dimasukkan ke blog, terlebih
dahulu masuk ke situs slideshare.net
2. Daftar terlebih dahulu ke slideshare.net untuk membuat akun
agar dapat masuk ke slide share
3. Setelah masuk klik Upload yang gratis
4. Pilih file yang akan di upload
5. Copy kode yang terdapat dalam embed kemudian paste
dipostingan blog
6. Untuk melihat hasil, klik Pratinjau jika sudah sesuai dengan
keinginan klik terbitkan.
26. 22
BAB III
PENUTUP
A. Simpulan
Mail merge adalah salah satu fasilitas yang terdapat di Ms. Word
dan Ms. Excel, yang digunakan untuk pembuatan sertifikat,
transkip nilai, surat menyurat dan lain sebagainya. Pada
dasarnya mail merge mempermudah user melakukan pekerjaan
dengan hanya membuat satu format untuk print out dengan nama
atau tujuan yang berbeda dalam jumlah yang banyak.
Untuk menshare makalah ini kami menggunakan blog. Karena
blog merupakan sebuah situs sosial yang dapat dilihat oleh setiap
orang dimanapun dan kapanpun yang sedang melakukan akses
internet.
B. Saran
1) Bagi para calon pendidik dan tenaga kependidikan
dianjurkan untuk mempelajari mail merge guna
mempermudah pekerjaan dalam administrasi pendidikan.
2) Bagi pendidik dan tenaga kependidikan disarankan untuk
mempelajari mail merge guna mempermudah dalam
pengolahan data, pembuatan transkip nilai dan
sebagainya dengan waktu yang lebih efisien dan efektif.