Presentasi Praktik Kerja Industri Oleh Rahmad Masnana Kelas 11 Teknik Komputer Dan Jaringan

1. PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP
INAKTIF BADAN PENYELENGGARAAN
JAMINAN SOSIAL KETENAGAKERJAAN
(BP JAMSOSTEK) – BATAM
SEKUPANG
PRESENTASI PRAKTIK KERJA INDUSTRI
RAHMAD MASNANA
11 TEKNIK KOMPUTER DAN JARINGAN
SMK AL – AZHAR BATAM
2020

3. PROSEDUR
• Apa itu Prosedur ?
• Prosedur adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang
harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang baku agar selalu
memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama.

4. ARSIP
• Apa itu Arsip ?
• Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan
berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun
perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

5. FUNGSI ARSIP
Berdasarkan fungsinya, Arsip dibedakan menjadi 2 golongan yaitu :
1. Arsip Dinamis
• Yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip Statis
• Yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejahteraan dan masuk kategori permanen dalam retensi arsip yang telah diverifikasi,
baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI) atau lembaga kearsipan.

6. ARSIP DINAMIS
Arsip dinamis dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a. Arsip Aktif
Merupakan arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dan suatu
organisasi/kantor.
b. Arsip Inaktif
Merupakan arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, dan
penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.

7. PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF
Berikut adalah prosedur penyimpanan arsip inaktif dan aktif :
1.Sediakan boks / kotak sebagai tempat penyimpanan arsip.
2.Susun arsip secara berurut sesuai kode, bulan / tahun, dan nomor.
3.Masukkan arsip yang sesuai klasifikasi kedalam boks (misalkan : K0018,
Januari/2019, No: 1-100).

9. 4.Setelah arsip dimasukkan ke dalam boks, susun boks arsip dengan label bulan
/ tahun yang tertua ke dalam rak.
5.Boks disusun dimulai dari bagian kiri sebelah kolom pertama, kemudian
berderet horizontal hingga akhir jalan kolom pertama.
6.Kemudian boks disusun melingkar (ke kiri), pada kolom kedua.
7.Cara seperti di poin 6 tersebut dilakukan terus – menerus hingga rak arsip
terpenuhi.

11. 8.Setelah satu rak terpenuhi oleh arsip inaktif, langkah selanjutnya adalah entri
(mendata) urutan boks arsip dalam bentuk spreadsheet.

13. KESIMPULAN
• Arsip aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dan suatu
organisasi/kantor.
• Arsip inaktif adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus – menerus
dan frekuensi penggunaan yang jarang.
• Contoh arsip inaktif di Ruang Arsip BPJamsostek – Batam Sekupang adalah
arsip tahun – tahun yang lalu, seperti tahun : 2019, 2018, 2017, 2016, dan
seterusnya.
• Sistem penyimpanan yang dipakai di Ruang Arsip BPJamsostek – Batam
Sekupang adalah berdasarkan sistem tanggal.

14. SARAN
• Bagi unit kearsipan yang menerapkan sistem penyimpanan arsip berdasarkan
sistem tanggal, diingatkan ketika memasukkan arsip ke dalam boks untuk
mengklasifikasikan arsip dengan benar. Agar tidak kewalahan dalam mencari
arsip tersebut kemudian hari.
• Diperhatikan untuk yang meminjam arsip dengan cara mencatat nama
peminjam dan tanggal peminjaman.
• Untuk entry boks dalam bentuk spreadsheet, jangan salah entri dalam
mengurut label boks dalam satu rak.

15. SEKIAN