Berikut sistem informasi kearsipan Kementerian Perindustrian dan kegunaannya: 1. Sistem Informasi Manajemen Arsip (SIMA): untuk mencatat dan mengelola data arsip secara elektronik mulai dari penciptaan, pengelolaan, hingga penyusutan arsip. 2. Sistem Informasi Layanan Kearsipan (SILK): untuk memberikan layanan kearsipan secara online kepada masyarakat seperti konsultasi, pencarian informasi, dan lainnya.

1. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF DAN
PENATAAN ARSIP INAKTIF

2. RECORD CENTER UNIT KEARSIPAN 1
KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN
1. Ruang Arsip Inaktif Gedung Pusat Kementerian Perindustrian Lantai 2
2. Gedung Arsip Kementerian Perindustrian Jl. Swadaya Raya No 19 Jakarta
Timur
Ruang Arsip
Inaktif Lantai 2 :
1. Ruang
Penyimpanan
Arsip Vital
2. Ruang Alih
Media
3. Ruang Transit
4. Ruang
Layanan dan
Konsultasi
5. Ruang
Pengolahan
Arsip
Gedung Arsip
Kemenperin :
1. Ruang
Penyimpanan
Arsip
Masing-
Masing UK I
dan II
1. Ruang
Transit
2. Ruang
Layanan dan
Konsultasi
3. Ruang
Pengolahan
Arsip

3. 06
01
02
03
04
05
Peraturan Kepala ANRI
No 37 Tahun 2016
Tentang Pedoman
Penyusutan Arsip
.
Undang-Undang No
43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan
.
Peraturan Kepala ANRI No 9
Tahun 2018 tentang
Pedoman Pemeliharaan
Arsip Dinamis
.
PP No 28 Tahun 2012
tentang Petunjuk
Pelaksanaan UU No 43
Tahun 2009 tentang
kearsipan
Peraturan Menteri
Perindustrian No 7 Tahun
2021 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Kementerian
Perindustrian
.
Peraturan Menteri
Perindustrian No 48 Tahun
2022 tentang
penyelenggaraan kearsipan
DASAR HUKUM

4. Penyelamatan Arsip
Negara sebagai
pertanggungjawaban
akuntabilitas pemerintah
1
Penyelamatan Arsip
bernilai guna (informasi
strategis) untuk arsip
substansi
2
TUJUAN MENGELOLA ARSIP DINAMIS SESUAI ATURAN

5. RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN
PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN
PENETAPAN
KEBIJAKAN
PEMBINAAN
KEARSIPAN
PENGELOLAAN ARSIP
Pedoman
NSPK
Pedoman
Kearsipan
Lainnya
Arsip Dinamis Arsip
Statis
Arsip Aktif Arsip Inaktif

6. Arsip?
(UNDANG UNDANG NO. 43 TAHUN 2009)
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media s
esuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yan
g dibuat dan diterima oleh :
- lembaga negara
- pemerintahan daerah
- lembaga pendidikan
- perusahaan
- orpol dan ormas
- perseorangan
dalam rangka kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara

7. 7
KONDISI BURUK DALAM PENGELOLAAN ARSIP

8. PENDANAAN
DAN SAPRAS
7
SDM
KEARSIPAN
6
PENYUSUTAN
ARSIP
5
PENGELOLAAN
ARSIP INAKTIF
4
PEMBERKASAN
ARSIP AKTIF
TEPAT
3
PENCIPTAAN
ARSIP
SESUAI TND
2
BUDAYA
KERJA DAN
POLA PIKIR
1
7 STRATEGY
PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS
STRATEGY
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
TERJAMIN ADA BILA TERTATA

9. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
KASI/KOORD
(AKTIF)
KASI/KOORD
(AKTIF)
KASI/KOORD
(AKTIF)
KABAG/KASUB TU
Unit Kearsipan
Record
Centre
(Arsip Inaktif)
Pihak luar
CF
(AKTIF)

10. PENGELOLAAN
ARSIP AKTIF DENGAN
PEMBERKASAN
10

11. 2. Berkas
kesamaan
masalah (rubrik)
1. Berkas
kesamaan
urusan (dosier)
3. Berkas
kesamaan jenis
(seri)
TEKNIK
PEMBERKASAN
ARSIP AKTIF

12. TUJUAN PEMBERKASAN BERKAS
• Mewujudkan tertib arsip
• Menemukan kembali informasi dengan
cepat dan tepat
• Mempermudah penyusutan arsip

13. BERKAS KESAMAAN MASALAH
(Rubrik)
DOKUMEN YANG MASALAHNYA
SAMA DIHIMPUN DALAM SATU
BERKAS
- Berkas Kenaikan pangkat,
2022
- Berkas Pembelian ATK, 2022

14. BERKAS KESAMAAN
(JENIS/SERI)
• Berkas yang sama jenisnya
dihimpun dalam berkas (seri) yang
sama :
- Seri Surat Edaran tahun 2022
- Seri Surat Keputusan 2022

15. BERKAS KESAMAAN URUSAN (DOSIER)
• Dokumen yang merupakan hasil satu
kegiatan dihimpun dalam satu berkas.
• Berkas akan mencerminkankegiatan sejak
awal hingga akhir
- Berkas Proyek Pembangunan Politeknik Morowali (2017-2019)
- Berkas Proyek Revovasi gedung Kantor utama BPSDMI
(April – Oktober 2019)
- Dosier pegawai a.n. Agus Salim Opu

16. ALAT PEMBERKASAN
• Kode Klasifikasi Arsip (KKA)
• Indeks
KLASIFIKASI ARSIP
PENGGOLONGAN DAN PENGELOMPOKKAN ARSIP ATAS DASAR PERSAMAAN MASALAH
YANG TERKANDUNG DALAM ARSIP
FUNGSI :
MEMPERMUDAH DALAM PENYIMPANAN DAN TEMU KEMBALI

17. KP – KEPEGAWAIAN
01. PENERIMAAN PEGAWAI
01 Pengumuman
02 Panggilan
03 Lamaran
04 Ujian dan wawancara
05 Kelulusan
02. PENGANGKATAN PEGAWAI
01 Calon PNS
02 Tenaga Kontrak
03 PROMOSI
01 Kenaikan pangkat/golongan
02 Pengangkatan dalam jabatan
03 Kenaikan gaji berkala
04. CUTI
01 Cuti Tahunan
02 Cuti Besar
03 Cuti Sakit

18. Pengurusan Surat menjadi Arsip
MASUK
DIBUKA
(Kecuali
surat
rahasia dan
pribadi)
Cap penerimaan di
belakang surat
Pengarahan: Kualitas informasi,
pengolah dan keterkaitan dengan
arsip lain.
CATAT
DISTRIBUSI ke ESELON
DINAWAHNYA DENGAN E
DISPOSISI
Surat Keluar
KELUAR
Central file
simpan
PROSES

19. KP.03.01. CUTI TAHUNAN
INDEKS
kode
Folder
ditempel
Klasifikasi arsip
KEPEGAWAIAN
KP.10.01
Pemberkasan arsip
KP.10 CUTI PEGAWAI
KP.03.01
CUTI TAHUNAN

20. Pemberkasan
Disposisi Simpan/ file
Digabungkan dengan ARSIP lain yang
terkait (jika ada)
OT.00.01
STRUKTUR
masuk
folder

21. Prosedur Penataan Arsip
Labelling
(Boks arsip diberi label yang mencantumkan informasi kode masalah arsip dan nomor urut arsip)
Penataan Boks Arsip dalam Rak
Penempatan Arsip Dalam Map Folder
(Diberi Kode Klasifikasi, Uraian Berkas dan Nomor Urut Folder)
Penempatan Arsip Dalam Boks Arsip
Pemilahan
(Memisahkan Arsip Vital, Arsip Biasa dan Non-Arsip)
Penomoran Definitif
(digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas)

22. DAFTAR BERKAS
UNIT
PENGOLAH
NOMOR
BERKAS
KODE
KLASIFIKASI
URAIAN
INFORMASI
BERKAS
KURUN
WAKTU
JUMLAH KET
DAFTAR ISI BERKAS
NO.
BERKAS
NO. ITEM
ARSIP
KODE
KLASIFIKASI
URAIAN
INFORMASI
BERKAS
TGL JUMLAH KET

23. Pengelolaan dan Filling Sistem Arsip Aktif
Odner :
1. Daftar Arsip
Aktif
2. Pocket
Plastic
3. File
Dokumen
Kode
Klasifikasi Retensi
Aktif
Sarana dan Prasarana :
1. Lemari
2. Odner
3. Pocket Plastic
4. PC
5. Printer
6. Kertas
Central File

24. Sentral File
& Sarananya
Sheet protector

25. Sentral
File &
Sarananya
Clear sleeve/Map L

26. Sentral
File &
Sarananya
Roll O Pack

27. 1. Pendaftaran
dalam
Daftar Isi Berka
s
Langkah
penataan arsip
aktif

28. 2. Pendaftaran
dalam
Daftar Isi Berka
s

29. 3. Input dalam
Daftar Arsip Ak
tif

30. 4. Input dalam
Daftar Arsip Ak
tif

31. DAFTAR BERKAS

32. DAFTAR ISI BERKAS

33. PENERAPAN KODE SEKAT PEMBATAS ARSIP AKTIF

34. POLITEKNIK IND MOROWALI
KASUB TU
DL
PENDIDIKAN LATIHAN
L1.1.1
2022
POLITEKNIK IND MOROWALI
KASUB TU
PP
Pendidikan dan Pengajaran
L1.1.2
2022
POLITEKNIK IND MOROWALI
KASUB TU
PP
Pendidikan dan Pengajaran
L1.1.2
2022
TAMPILAN DEPAN FILE BOKS ARSIP
AKTIF

35. 5. Pengecekan
Retensi Arsip

36. Almari Arsip
Penyimpanan
sesuai dengan
Kode Klasifikas
i

37. Contoh Central File Arsip Vital Keuangan,
Perizinan DITJEN ILMATE

38. Contoh CENTRAL FILE BIRO
UMUM
38

39. Berita Acara Penyerahan Arsip Vital
Ke Unit Kearsipan I

40. 40
Penyerahan Arsip Statis Ke Arsip Nasional RI
Berita Acara Penyerahan Arsip Statis
Kementerian Perindustrian , Arsip : Pokja
Pengakhiran Proyek Asahan Kerjasama
Indonesia-Jepang sebanyak 127 berkas
Tahun 2018
Persetujuan Penyerahan Arsip Statis
Klasifikasi Hukum Peraturan dan
Keputusan Menteri Perindustrian Tahun
1962 s.d 1966, yang akan diserahkan di
Makassar Tanggal 25 April 2019
Tahun 2017

41. 41
PENGELOLAAN
ARSIP INAKTIF

42. Prosedur Penataan Arsip
Inaktif.
Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif.
• Prinsip-prinsip Penataan.
• Prinsip asal usul dan Prinsip aturan asli
• Prioritas Penanganan
• Ditentukan atas kurun waktu terciptanya arsip inaktif. Arsip terlama didahulukan
kecuali arsip inaktif yang lebih muda tetapi penataan tidak teratur atau
mempunyai nilai guna tinggi.
• Catatan :
• Mendaftar asip tidak berarti mendaftar setiap lembar arsip
melainkan setiap kelompok/berkas arsip.
• Dalam menangani arsip tidak boleh memberi tanda atau tulisan
dengan alat apapun pada fisik arsipnya.
• Berhati-hati dalam menangani yang berkasnya rapuh.

43. Sarana dan Prasarana
• Kertas Pembungkus
• Boks/Dos Arsip
20 Cm
27 Cm
38 Cm
27 Cm
• Label
BOKS
ARSIP
INAKTIF
UNIT KEARSIPAN I
ARSIP …………
BOKS …………
KODE
KLASIFIKASI :
……………
URAIAN INFORMASI
ARSIP :
No Arsip :
INAKTIF
TAHUN
…………
BIRO UMUM

44. 44
RAK STATIS
ROOL O PACK
SARANA PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

45. Lemari denah/peta/kartografi
45

46. PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP
PEMELIHARAAN
Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan baik dari kerusakan
secara langsung atau dari lingkungan co : Fumigasi, pemberian
silica gel
PENGAMANAN ARSIP
• Petugas Pengelola Arsip
• Sarana Kerja
• Prosedur Kerja
PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN FISIK ARSIP
• Lokasi Gedung atau Ruangan Arsip
• Beberapa Sebab Kerusakan Arsip dan Penanggulangannya.

47. SARANA PENYIMPANAN ARSIP
MOBILE FILE/ ROLL O’PACT

48. ARSIP YANG SUDAH TERTATA PADA RAK STATIS

49. Rak Arsip
Box Arsip
Kertas Kising
Benang Kasur
Kapur barus gantung
Menata da
n Menyim
pan Arsip
Inaktif

50. Official Site Arsip Kemenperin
• 1. arsip.kemenperin.go.id
• 2. Email : Kearsipan.kemenperin@gmail.com
• 3. FB : Arsip Kemenperin
• 4. IG : Arsip_Kemenperin

51. ARSIP MEREKAM KEHIDUPAN
ARSIP SUMBER KEHIDUPAN
MARI HIDUPKAN ARSIP
SELAMATKAN ARSIP
UNTUK KEHIDUPAN YANG LEBIH BAIK
BIARKAN ARSIP BERDIALOG DENGAN ZAMANNYA

52. TERIMA KASIH
E-pesan : anna pragiawati –
Biro Umum
087875597997

53. QUIS
SEBUTKAN APA SAJA CARA
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

54. QUIS
Sebutkan apa saja sistem informasi
kearsipan kemenperin dan kegunaanya?

55. Nama : Anna Pragiawati
NIP : 198210182006042004
Jabatan : Kepala Sub Bagian Kearsipan
Instansi : Kementerian Perindustrian
Alamat : Jl. Jend Gatot Subroto Kav 52-53 Jakarta Selatan
NPWP : 49.645.263.2-407.000
Pendidikan terakhir : S1 Ilmu Ekonomi
Pelatihan : 1. Diklat Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis ANRI 2016
2. Workshop Pengelolaan Arsip UGM 2016
3. Bimbingan Teknis Instruktur Pengawasan 2018
4. Bimbingan Teknis Pengawasan 2018
5. Diklat Penyusutan Arsip 2015
6. Sertifikasi Kompetensi Penilaian Kinerja Arsiparis 2018
7. Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Kepresidenan 2017-2018
8. Bimbingan Teknis Pemusnahan Arsip 2016
Pengalaman Mengajar :
1. Asisten Dosen Politeknik Akademi Pimpinan Perusahaan Tahun 2012-2014
2. Narasumber Bimbingan Teknis Pengelola Arsip 2017-2019
3. Narasumber Pengawasan Kearsipan 2017-2018
4. Narasumber Inhouse training kearsipan 2017-2018
Penugasan :
1. Anggota tim penilai kinerja arsiparis tahun 2018-2019
2. Anggota tim pemusnahan arsip inaktif tahun 2017-2019
3. Anggota tim Reformasi Birokrasi 2018
4. Anggota tim pengawasan kearsipan Internal 2018-2019