2. •Instrumen = alat yg dipakai untuk me-
ngerjakan sesuatu (spt alat yg dipakai oleh pekerja
teknik, alat-alat kedokteran, optik, dan kimia);
perkakas; (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
•Pengelolaan Arsip Dinamis = proses
pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif,
dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan
dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan).
3. Pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi
penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip
Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab
pencipta arsip
Pelaksanaan pengelolaan arsip
dilakukan arsiparis
Dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan sebagai bahan
akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persayaratan
: andal, sistematis, utuh, menyeluruh dan sesuai dengan NSPK ( ps. 40)
4. KEGIATAN
PENGELOLAAN ARSIP
PENCIPTAAN ARSIP PENYUSUTAN
ARSIP
BERTANGGUNGJAWAB ATAS KETERSEDIAAN PENGOLAHAN, PENYAJIAN ARSIP
INAKTIF UNTUK KEPENTINGAN PENGGUNAAN INTERNAL DAN PUBLIK
PEMELIHARAAN ARSIP
PEMBUATAN ARSIP
PENERIMAANARSIP
PIMPINAN UP
BERTANGGUNGJAWAB ATAS
KETERSEDIAAN PENGOLAHAN,
PENYAJIAN ARSIP VITAL DAN
ARSIP AKTIF
PENGGUNAAN ARSIP
PEMELIHARAAN ARSIP AKTIF
TANGGUNG JAWAB
PIMPINAN UP
PEMELIHARAAN ARSIP IN
AKTIF TANGGUNG JAWAB
PIMPINAN UK
DILAKUKAN OLEH
PENCIPTA ARSIP
BERDASARKAN JRA
5. Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip
PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS
Penciptaan
Penggunaan
Pemeliharaan
Penyusutan
Pembuatan
Penerimaan
Dokumentasi
- Tata Naskah Dinas
- Klasifikasi Arsip
- Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip
Kepentingan pemerintah dan masyarakat
Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Alih media
Pemberkasan Arsip Aktif
Penataan Arsip Inaktif
Penyimpanan Arsip
Alih Media Arsip
Klasifikasi Arsip
Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif
Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Terjaga dan Umum
Program Arsip Vital
Jadwal Retensi Arsip
(JRA)
Pemindahan Arsip Inaktif
Pemusnahan Arsip
Penyerahan Arsip Statis
Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan
Prosedur - Dokumentasi
Prosedur - Dokumentasi
Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -
Penyelamatan & Pemulihan
PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan
6. Pengelolaan Arsip Dinamis Menurut Standar Internasional
Prinsip pengelolaan arsip dalam Standar Internasional tentang
Pengelolaan Arsip Dinamis (ISO 15489-2016: 3)
1. Penciptaan, pengkapturan, dan pengelolaan arsip dinamis
merupakan bagian integral dari pelaksanaan bisnis, dalam
konteks apa pun.
2. Arsip, dalam format dan struktur apa pun, adalah bukti sah dari
bisnis apabila arsip memiliki karakteristik autentikasi, realibilitas,
integritas, dan kegunaan.
3. Arsip terdiri atas konten dan metadata, yang mendefinisikan
konteks, konten, dan struktur arsip, serta pengelolaannya melalui
waktu
7. Pengelolaan Arsip Dinamis Menurut Standar Internasional
4. Keputusan mengenai penciptaan, pengkapturan, dan pengelolaan
arsip didasarkan pada analisis dan penilaian risiko aktivitas bisnis,
dalam konteks bisnis, hukum, dan regulasi, serta sosialnya.
5. Sistem untuk pengelolaan arsip, apapun tingkat otomasinya,
memungkinkan penerapan kontrol arsip dan penerapannya untuk
penciptaan, pengkapturan, dan pengelolaan arsip. Sistem ini
bergantung pada kebijakan yang ditetapkan, tanggung jawab,
pemantauan dan evaluasi, serta pelatihan dalam rangka memenuhi
ketentuan kearsipan yang diidentifikasi
8. Pengelolaan Arsip Dinamis Menurut Standar Internasional
Arsip, dalam format atau struktur apa pun, harus memiliki karakteristik
autentikasi, realibilitas, integritas, dan kegunaan untuk
dipertimbangkan sebagai bukti yang sah dari tindakan atau transaksi
bisnis serta untuk memenuhi ketentuan bisnis.
1. Arsip yang autentik adalah arsip yang dapat dibuktikan untuk:
a. menjadi apa yang seperti dimaksudkan;
b. dibuat dan diterima oleh orang yang diakui untuk membuat atau
menerimanya; dan
c. dibuat dan dikirim pada waktu yang diakui
9. 2. Arsip yang realibel (andal) adalah arsip:
a. yang kontennya dapat dipercaya sebagai representasi yang
lengkap dan akurat dari transaksi, aktivitas, atau fakta yang
dibuktikannya; dan
b. yang dapat diandalkan dalam rangka transaksi atau aktivitas
selanjutnya.
3. Arsip yang memiliki integritas adalah arsip yang lengkap dan tidak
berubah.
4. Arsip yang bisa digunakan adalah arsip dapat diambil, ditemukan
kembali, disajikan, dan diinterpretasikan dalam jangka waktu yang
dianggap wajar oleh pemangku kepentingan
