Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại cục trồng trọt – bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn.doc

Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đề tài:
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ TẠI
CỤC TRỒNG TRỌT – BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG
THÔN – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Giảng viên hướng dẫn : Ths. Đỗ Thị Thu Huyền
Sinh viên thực hiện : Lưu Thị Hà Giang
Khoa : Quản trị văn phòng
Lớp : ĐH QTVP12A
MSSV : 1205QTVA014
Hà Nội –
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang Khoa: Quản trị Văn phòng

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ........................................................................................................... 1
LỜI CAM ĐOAN...................................................................................................... 2
BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT................................................................... 3
A. PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 4
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................. 4
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.............................................................................. 5
3. Mục tiêu nghiên cứu........................................................................................ 7
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................................... 7
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................. 7
6. Giả thuyết nghiên cứu..................................................................................... 8
7. Phương pháp nghiên cứu................................................................................ 8
B. PHẦN NỘI DUNG.............................................................................................. 9
Chương 1.................................................................................................................. 9
CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CỤC TRỒNG TRỌT...................................... 9
1.1. Những vấn đề chung về hệ thống văn bản quản lý ....................................... 9
1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý, văn bản quản lý nhà nước............... 9
1.1.1.1. Khái niệm văn bản ................................................................................... 9
1.1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý.........................................................................10
1.1.1.3. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước ........................................................10
1.1.2. Chức năng của văn bản quản lý ...............................................................11
1.1.2.1. Chức năng thông tin ................................................................................11
1.1.2.2. Chức năng quản lý...................................................................................12
1.1.2.3. Chức năng pháp lý...................................................................................13
1.1.3. Phân loại hệ thống văn bản quản lý .........................................................13
1.1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật...................................................................13
1.1.3.2. Văn bản hành chính.................................................................................13
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang 2 Khoa: Quản trị Văn phòng

1.1.3.3. Văn bản chuyên ngành.............................................................................15
1.2. Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản......................15
1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền..............................................................................15
1.2.2. Yêu cầu về nội dung...................................................................................15
1.2.3. Yêu cầu về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản................16
1.2.4. Yêu cầu về ngôn ngữ .................................................................................17
1.3. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Trồng trọt – Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn..........................................................21
1.3.1. Vị trí và chức năng.....................................................................................21
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn .............................................................................22
1.3.3. Cơ cấu tổ chức ...........................................................................................24
Chương 2................................................................................................................26
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ ...............26
CỦA CỤC TRỒNG TRỌT ..................................................................................26
2.1. Thẩm quyền ban hành các loại văn bản quản lý của Cục Trồng trọt ......26
2.2. Nội dung văn bản quản lý của Cục Trồng trọt ...........................................28
2.3. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Cục Trồng trọt .. 29
2.4. Ngôn ngữ văn bản quản lý của Cục Trồng trọt ..........................................38
2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Cục Trồng trọt .. 40
2.6. Đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Cục
Trồng trọt.......................................................................................................50
2.6.1. Ưu điểm.........................................................................................................50
2.6.2. Hạn chế.........................................................................................................51
2.6.2.1. Về nội dung văn bản...................................................................................51
2.6.2.2. Về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản ....................................53
2.6.2.3. Về ngôn ngữ trong văn bản........................................................................56
2.6.2.4. Về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.............................................57
2.6.3. Nguyên nhân ................................................................................................58
Chương 3................................................................................................................61

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO ................61
VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CỤC TRỒNG TRỌT............................................61
3.1. Đảm bảo thực hiện đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản........61
3.2. Xác định và tìm hiểu rõ thẩm quyền ban hành văn bản............................62
3.3. Đảm bảo các yêu cầu về nội dung và thể thức của văn bản.......................62
3.4. Kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật.............................................63
3.5. Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo và quản
lý văn bản .......................................................................................................64
3.6. Thực hiện tốt công tác lưu trữ ......................................................................66
3.7. Một số giải pháp khác....................................................................................67
3.8. Một số mẫu văn bản tham khảo cho Cục Trồng trọt. ................................67
C. PHẦN KẾT LUẬN ............................................................................................69
D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................70
PHỤ LỤC I: Sơ đồ tổ chức bộ máy Cục Trồng trọt ...............................................72
PHỤ LỤC II: Mẫu các văn bản...............................................................................73

LỜI CẢM ƠN
Khóa luận “ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại Cục Trồng
trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Thực trạng và giải pháp” được
hoàn thành dưới sự hướng dẫn trực tiếp của ThS. Đỗ Thị Thu Huyền – Giảng viên
Khoa Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Để hoàn thành khóa luận này, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất tới
ThS. Đỗ Thị Thu Huyền - người đã hướng dẫn tận tình, góp ý trực tiếp và giúp đỡ
tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài này. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới Chánh
văn phòng Nguyễn Hoàng Việt – người đã có những lời khuyên chân thành, góp ý,
tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành bài khóa luận này.
Tôi xin cảm ơn tới quý thầy, cô trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc
biệt là quý thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng đã giảng dạy tôi trong suốt thời
gian qua.
Hà Nội, tháng 03 năm 2016
Sinh viên
Lưu Thị Hà Giang

LỜI CAM ĐOAN
Khóa luận này được hoàn thành dưới sự hướng dẫn của ThS. Đỗ Thị Thu
Huyền, tôi xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, nếu sai tôi xin
hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, tháng 03 năm 2016
Sinh viên
Lưu Thị Hà Giang

BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
TT Trồng trọt
GPNK Giấy phép nhập khẩu
ĐPB Đất phân bón
CLT Cây Lương thực
VPPN Văn phòng phía Nam
VP Văn phòng
KHTC Kế hoạch tài chính
CCN Cây công nghiệp
CĂQ Cây ăn quả
QLCL-MT Quản lý chất lượng – môi trường
KKNGSPCT QG
Khảo kiểm nghiệm giống, sản phẩm cây
trồng Quốc gia
KKNPBQG Khảo kiểm nghiệm phân bón Quốc gia
QLNN Quản lý nhà nước
VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật
BNN-PTNT Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
PB Phân bón

A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Cùng với sự phát triển của đất nước, bộ máy nhà nước đã có những bước
phát triển mạnh mẽ, nhằm phục vụ đất nước, phụng sự nhân dân. Để đảm bảo sự
lãnh đạo, chỉ đạo tập trung, thống nhất của nhà nước, công tác truyền tải thông tin
chỉ đạo từ trên xuống dưới về chủ trương, chính sách và phản ánh thực tiễn từ dưới
lên để báo cáo kết quả thực hiện và đề xuất những ý kiến, bất cập để điều chỉnh, bổ
sung ngày càng cấp thiết, công tác chuyển tải thông tin phổ biến nhất là bằng hình
thức văn bản. Chính vì vậy, công tác văn bản đã được áp dụng với nhiều sáng kiến,
đổi mới, với tiến bộ của khoa học kỹ thuật tiến tiến được phục vụ vào công tác này,
đặc biệt là giai đoạn bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, nối mạng toàn cầu,
công tác văn bản đã trở thành đơn giản khi trao đổi thông tin giữa các quốc gia trên
toàn thế giới.
Văn bản ngày nay đang được áp dụng phổ biến tại các cơ quan, đơn vị trong hệ
thống chính trị (Đảng, chính quyền, các đoàn thể chính trị xã hội...), là hình thức
chuyển thông tin cơ bản nhất, có tính pháp lý cao, đang được sử dụng rộng rãi.
Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với
nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, văn bản là phương tiện thông
tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính giữa Nhà nước với các tổ chức và công dân.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản đúng theo quy định của Nhà nước sẽ đảm
bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn
nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính
nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan tâm
đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng
cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
Cục Trồng trọt – một tổ chức trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước, tổ chức
thực thi pháp luật đối với chuyên ngành trồng trọt thuộc phạm vi quản lý nhà nước

của Bộ theo phân cấp, ủy quyền của Bộ trưởng. Hệ thống văn bản được ban hành
để quản lý các tổ chức tham mưu, giúp việc cho Cục và chỉ đạo sản xuất nông
nghiệp trên địa bàn cả nước sản sinh với khối lượng rất lớn và chiếm một vị trí hết
sức quan trọng, một mắt xích không thể thiếu được và là phương tiện căn bản nhất
trong hoạt động của Cục. Là một sinh viên năm thứ 4, chuyên ngành QTVP tôi ý
thức được ý nghĩa cũng như vai trò rất quan trọng của công tác “Soạn thảo văn bản
quản lý” của Cục Trồng trọt nói riêng và các cơ quan tổ chức nói chung.
Với điều kiện và khả năng của bản thân, cùng với giới hạn của đề tài nghiên
cứu, tôi quyết định chọn đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản
lý tại Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Thực trạng
và giải pháp” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về công tác công văn, giấy tờ và hệ thống
văn bản quản lý.
PGS. Vương Đình Quyền đã có một loạt bài viết trên các tạp chí nghiên cứu
về các mặt của công tác công văn, giấy tờ: “Thể chế văn bản quản lý giấy tờ trong
nên hành chính dưới triều Lê Thánh Tông”, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3/1993.
“Thể chế về soạn thảo và ban hành văn bản của Nhà nước phong kiến triều
Nguyễn”, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 03/1994.
Đặc biệt PGS.Vương Đình Quyền đã có cuốn “Lý luận và phương pháp công tác
văn thư”, NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội ấn hành năm 2011 cũng đã đề cập tới
công tác soạn thảo và ban hành văn bản – Một trong những nội dung cơ bản của
công tác văn thư.
Luận án Tiến sĩ của tác giả Vũ Thị Phụng nghiên cứu về “ Văn bản quản lý
Nhà nước thời Nguyễn (1802 – 1884)” đã tiến hành khảo cứu và giới thiệu với
người đọc các loại văn bản QLNN đã được ban hành, sử dụng trong thời Nguyễn
về tên gọi, thẩm quyền ban hành (tác giả) và chức năng (công dụng) và giới thiệu
những quy định của triều Nguyễn về vấn đề soạn thảo, ban hành và giải quyết các
văn bản Quản lý Nhà nước. Luận án đã góp phần giúp độc giả cũng như người

nghiên cứu nắm được quá trình hình thành, quy trình chuyển giao xử lý văn bản,
những đặc điểm về mặt hình thức và nội dung của các văn bản quản lý nhà nước
thời Nguyễn đồng thời giúp chúng ta thấy được những nhận thức, quan điểm và
biện pháp của Nhà nước triều Nguyễn trong lĩnh vực quản lý nói chung, quản lý
hành chính nói riêng. Đề tài cũng đã đề xuất một số kiến nghị về công tác xây
dựng, ban hành và quản lý văn bản của nhà nước ta hiện nay nhằm góp phần đẩy
mạnh công cuộc cải cách hành chính ở Việt Nam; đồng thời đưa ra một số kiến
nghị về việc tổ chức lưu trữ, bảo quản, khai thác và sử dụng các VBQLNN thời
Nguyễn với tư cách là một nguồn sử liệu.
Ngoài ra, trên tạp chí Văn thư lưu trữ cũng có một số bài viết của các tác giả,
nghiên cứu một số mặt của công tác công văn, giấy tờ dưới các triều đại phong
kiến Việt Nam: “Thử tìm hiểu vài nét về công tác công văn giấy tờ của một vài
triều đại phong kiến Việt Nam” của Nguyễn Xuân Nung trên tạp chí Lưu trữ hồ sơ
số 04/1972; Mộc bản Hoàng Việt luật lệ - bộ luật Gia Long của Phạm Thị Huệ -
Nguyễn Huy Khuyến, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 08/2007.
Các tác giả Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn In, Nguyễn
Mạnh Cường cũng đã nghiên cứu về hệ thống, những vấn đề lý luận của văn bản
quản lý Nhà nước, trình bày kỹ thuật soạn thảo một số văn bản quản lý Nhà nước
và đã xuất bản giáo trình: “Văn bản quản lý Nhà nước – Những vấn đề lý luận và
kỹ thuật soạn thảo”, nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam (2013). Giáo trình “Soạn
thảo ban hành văn bản và công tác văn thư lưu trữ” của tác giả Triệu Văn Cường
cũng đã đề cập đến nội dung về công tác soạn thảo, bành hành văn bản, công tác
văn thư do các cơ quan Nhà nước ban hành.
“Tập bài giảng” của giảng viên Khoa quản trị văn phòng cũng đã nghiên cứu
về các quy trình, các bước soạn thảo và ban hành một văn bản.
Tuy nhiên, nghiên cứu về công tác soạn thảo văn bản quản lý của Cục Trồng
trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thì vẫn còn hạn chế, chưa có đề tài
nào nghiên cứu sâu về vấn đề này. Vì vậy, chúng tôi tìm hiểu và nghiên cứu về đề
tài này.

3. Mục tiêu nghiên cứu
- Mục tiêu nghiên cứu chung: Tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn
bản quản lý của Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, đồng
thời đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản quản lý
của Cục Trồng trọt.
- Mục tiêu cụ thể:
+ Nghiên cứu, tìm hiểu về thẩm quyền ban hành văn bản, nội dung, thể thức, kỹ
thuật trình bày, ngôn ngữ, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của
Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
+ Đánh giá ưu điểm, hạn chế của công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản
lý của Cục Trồng trọt, tìm ra nguyên nhân.
+ Đưa ra một số giải pháp để xây dựng và góp phần nâng cao hiệu quả công tác
soạn thảo văn bản quản lý của Cục Trồng trọt.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu “ Công tác soạn thảo văn bản quản lý của Cục Trồng trọt –
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Thực trạng và giải pháp” hướng đến
giải quyết và làm rõ những nhiệm vụ cụ thể:
- Cơ sở khoa học của việc nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bản
quản lý của Cục Trồng trọt;
- Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của
Cục Trồng trọt;
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác công tác soạn thảo văn
bản quản lý của Cục Trồng trọt.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của
Cục Trồng trọt – trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Phạm vi nghiên cứu: Vì thời gian có hạn, đề tài tập trung nghiên cứu công
tác soạn thảo văn bản của Cục Trồng trọt - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn từ năm 2014 đến nay.

6. Giả thuyết nghiên cứu
Hệ thống văn bản quản lý của Cục Trồng trọt vẫn còn một số hạn chế, vi
phạm về thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày các phần thể thức, quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện bài nghiên cứu này, tác giả đã sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu: Tổng hợp, sưu tầm, thống kê số
lượng văn bản của Cục Trồng trọt soạn thảo và ban hành từ năm 2014 phục vụ cho
đề tài nghiên cứu.
- Phương pháp phân tích lý luận: Phân tích lý luận hình thành định hướng
cho bài nghiên cứu.
- Phương pháp toán học: Xử lý các số liệu thu thập được trong quá trình
nghiên cứu, làm cho các kết quả nghiên cứu trở nên chính xác, đảm bảo độ tin cậy.
- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Phát hiện các vấn đề cần giải quyết để
nêu lên giả thuyết về những mối liên hệ có tính quy luật giữa các tác động và kết
quả, đồng thời kiến nghị các biện pháp, giải pháp để bổ khuyết thiếu sót và hoàn
thiện cho bài nghiên cứu.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, khóa luận gồm 3 chương bao gồm:
Chương 1: Cơ sở khoa học của việc nghiên cứu công tác soạn thảo văn bản
quản lý của Cục Trồng trọt
Chương 2: Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản quản lý của Cục Trồng trọt
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản quản lý
của Cục Trồng trọt

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CỤC TRỒNG TRỌT
1.1. Những vấn đề chung về hệ thống văn bản quản lý
Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.
Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ở những
khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng
ngôn ngữ luôn luôn được thực qua quá trình phát và nhận các ngôn bản. Là sản
phẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh (là các
lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản.
1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý, văn bản quản lý nhà nước
1.1.1.1. Khái niệm văn bản
Trong cuốn “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước”
của tác giả Bùi Khắc Việt do Nhà xuất bản khoa học xã hội ấn hành năm 1997 có
viết khái niệm về văn bản như sau: “Văn bản là sản phẩm của lời nói, thể hiện bằng
hình thức viết. Tuy nhiên, văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ,
những câu nói được ghi lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng
tạo, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó” [16; 10]. Một số tác giả khác lại có khái
niệm về văn bản như sau:
Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin
bằng ngôn ngữ (hay một loại ký hiệu) nhất định. Văn bản được hình thành trong
nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã
hội và văn bản quản lý Nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thực thể
hiện khác nhau.
Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết.
Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh
về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất
định. Trong lĩnh vực quản lý nhà nước, văn bản còn được thể hiện tính quyền lực,

trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của Nhà nước, của một quốc gia dân
tộc. Vì vậy văn bản quản lý nhà nước luôn được thể hiện bằng một hình thức đặc
biệt so với văn bản ở các lĩnh vực khác nhau. Đã có rất nhiều công trình nghiên
cứu, nhiều xuất bản phẩm đề cập đến văn bản nói chung, văn bản quản lý nói riêng.
1.1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý
Văn bản quản lý là văn bản được hình thành và sử dụng trong hoạt động
quản lý, chúng được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các
quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quản lý.
1.1.1.3. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Trong giáo trình Quản lý hành chính nhà nước của Học viện Hành chính
Quốc gia (tập II) do Nhà xuất bản Lao động ấn hành năm 1993, có đưa ra định
nghĩa: “ Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý nhà nước bằng văn
bản viết, do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành, theo những thể
thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làm
phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể” [4; 405].
Trong cuốn Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (Nhà xuất bản
Chính trị quốc gia – 1997), PGS.TS Nguyễn Văn Thâm cũng đã đề cập đến khái
niệm này: “Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan
nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hóa luật pháp, là phương tiện
để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vị quản lý của nhà nước. Văn bản
quản lý nhà nước do cơ quan nhà nước ban hành và sửa đổi theo luật định” [12;
26]. Cùng với đó, cũng có một số công trình nghiên cứu của các tác giả nhưng
không đưa ra định nghĩa.
Như vậy có thể hiểu: “Văn bản QLNN là những quyết định và thông tin
quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành
theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo
thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản
lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân”.

Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động
quản lý của các cơ quan Nhà nước, là công cụ không thể thiếu được trong hoạt
động của các cơ quan Nhà nước, giúp các cơ quan Nhà nước ghi lại và truyền đạt
các quyết định quản lý của mình đến những đối tượng có liên quan.
Mặt khác, thông qua văn bản, Nhà nước có thể kiểm tra và nắm bắt được tình
hình tự hiện các quyết định quản lý của mình trong thực tiễn; và trên cơ sở đó, có
thể duy trì hoặc điều chỉnh các quyết định quản lý của mình cho phù hợp và có
hiệu quả hơn đối với hoạt động của cơ quan. Văn bản QLNN còn là phương tiện để
các cơ quan nhà nước năm bắt được các thông tin và tình hình thực hiện các quyết
định quản lý của mình trong thực tiễn và trong quá trình hoạt động của cơ quan,
đơn vị.
Vì vậy, văn bản QLNN là công cụ không thể thiếu được trong hoạt động của
các cơ quan Nhà nước, đồng thời văn bản QLNN nếu được lưu trữ lại còn có giá trị
như một nguồn sử liệu quan trọng giúp các nhà sử học nghiên cứu một cách toàn
diện về những thời kỳ, những giai đoạn lịch sử đã qua.
1.1.2. Chức năng của văn bản quản lý
1.1.2.1. Chức năng thông tin
Chức năng thông là chức năng bao quát nhất của văn bản nói chung, văn bản
quản lý Nhà nước nói riêng, văn bản được con người làm ra trước hết nhằm ghi
chép thông tin và truyền đạt thông tin. Đó là thông tin về các sự vật, hiện tượng
xảy ra trong đời sống xã hội và tự nhiên, thông tin về pháp luật, quy định, quyết
định quản lý của bộ máy Nhà nước.
Chữ viết ra đời văn bản trở thành phương tiện thông tin ngày càng quan
trọng trong đời sống xã hội, nó khắc phục được những hạn chế về không gian và
thời gian của việc thông tin bằng ngôn ngữ nói và trở thành một một động lực thúc
đẩy mạnh mẽ sự phát triển của xã hội loài người.
Nhờ chữ viết và văn bản, ngày nay chúng ta mới nắm và hiểu rõ tiến trình
lịch sử của nhân loại cũng như lịch sử hàng ngàn năm dựng nước và giữ nước của
cha ông ta. Ở mọi thời kỳ lịch sử, Nhà nước của giai cấp thống trị đều có ý thức sử

dụng chữ viết để văn bản hóa các thông tin cần truyền đạt nhằm phục vụ hoạt động
quản lý.
Ở nước ta hiện nay trong hoạt động của các cơ quan tổ chức khối lượng
thông tin cần truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới và từ cấp dưới lên cấp trên, từ
cơ quan này sang cơ quan khác, từ hệ thống này sang hệ thống khác rất lớn. Để
thỏa mãn nhu cầu này cơ quan đã áp dụng nhiều hình thức ghi chép như: Băng từ,
điện ảnh, đĩa DVD… và truyền tải thông tin như: Điện thoại, điện báo, truyền
thanh, truyền hình, internet… Tuy nhiên hình thức bằng văn bản vẫn là hình thức
có vị trí quan trọng hàng đầu đối với hoạt động quản lý. Vì vậy thông tin bằng văn
bản là hình thức thông tin chủ yếu được các cơ quan Nhà nước sử dụng để đảm bảo
cho hoạt động quản lý của mình.
1.1.2.2. Chức năng quản lý
Văn bản quản lý Nhà nước là phương tiện để cơ quan Nhà nước nói chung
thực hiện chức trách quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Trong công tác quản lý văn bản được dùng nhiều vào mục đích: Truyền đạt
các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc và thực hiện các quyết định, phản ánh,
báo cáo tình hình lên cấp trên, liên hệ trao đổi với các cán bộ, cơ quan. Trong đó
khâu quan trọng nhất là truyền đạt các quyết định quản lý như đề ra các chủ
trương, chính sách, các biện pháp, công tác xây dựng chương trình kế hoạch…Các
thông tin cần văn bản hóa để có thể truyền đạt được một cách đầy đủ và chuẩn xác
đến cơ quan đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thi hành giúp cho các đối tượng
thực hiện nội dung được thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Mặt khác các quyết định
được văn bản hóa cũng sẽ là căn cứ không thể thiếu để chủ thể ban hành tiến hành
theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và xử lý những trường hợp không chấp
hành nghiêm chỉnh.
Truyền đạt quyết định quản lý và việc sử dụng văn bản như một phương tiện
để truyền đạt, là một khía cạnh quan trọng của việc tổ chức khoa học lao động
quản lý. Tổ chức tốt thì năng suất lao động sẽ cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa
học thì năng suất làm việc của người quản lý, của cả cơ quan sẽ bị hạn chế. Văn

bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức trong
các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, hướng hoạt động của các
thành viên vào một mục tiêu nào đó trong quản lý.
1.1.2.3. Chức năng pháp lý
Văn bản quản lý Nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt các quy
phạm pháp luật, xác lập quan hệ pháp luật giữa các cơ quan.
Công tác quản lý Nhà nước phải dựa trên cơ sở pháp luật thành văn, đó là
Hiến pháp, luật, bộ luật, các văn bản dưới luật như pháp lệnh, nghị quyết, nghị
định, quyết định mà Nhà nước ta sử dụng để đề ra các quy phạm pháp luật thuộc
các lĩnh vực khác nhau.
Văn bản quản lý Nhà nước là công cụ mà Nhà nước sử dụng để điều chỉnh
các quan hệ xã hội. Văn bản quản lý Nhà nước của một cơ quan là tiếng nói chính
thức của cơ quan đó, được thể hiện bằng chữ ký của người có thẩm quyền, đóng
dấu trên văn bản đó. Đó là những bằng chứng đảm bảo cho văn bản ban hành có
giá trị pháp lý, tức là có hiệu lực thi hành, trong trường hợp cần thiết có thể làm
bằng chứng truy cứu trách nhiệm.
1.1.3. Phân loại hệ thống văn bản quản lý
1.1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Theo Điều 2 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, văn bản
quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo
đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này.
Văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng được ban hành không đúng
thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là
văn bản quy phạm pháp luật.
1.1.3.2. Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng
pháp luật hoặc chứa những thông tin điều hành được cơ quan hành chính hoặc cá
nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác
định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định

những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, được ban
hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên
hoặc của chính cơ quan ban hành.
Văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản cá biệt và văn bản hành
chính thông thường.
- Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp
luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục
nhất định nhằm giải quyết công việc cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước.
Văn bản cá biệt thường gặp là: quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm,
miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức.
- Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa đựng
các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhà nước như
triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết
quả... các hoạt động trong các cơ quan nhà nước hoặc trao đổi, giao dịch, liên kết
hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân...Đây là một hệ thống văn bản
rất phức tạp và đa dạng, bao gồm 2 loại chính:
+ Văn bản có tên loại: quy chế, quy định, quy hoạch, hướng dẫn, đề án,
chương trình, kế hoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các loại
giấy (giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm...), các loại phiếu (phiếu gửi,
phiếu báo, phiếu trình...).
+ Văn bản không có tên loại: công văn
Tổng hợp 02 loại văn bản hành chính (văn bản cá biệt và văn bản hành chính
thông thường), theo khoản 2, điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08
tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư thì văn bản hành chính gồm 32 loại sau: nghị
quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo,
thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo,

biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản
thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
1.1.3.3. Văn bản chuyên ngành
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành
của một số cơ quan Nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ
quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này đều phải tuân
theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình
thức của chúng.
Những loại văn bản này liên quan tới nhiều nhiều lĩnh vực chuyên môn khác
nhau như: Tài chính, ngân hàng, y tế, văn hóa, giáo dục…
1.2. Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền
Văn bản ban hành phải đảm bảo đúng thẩm quyền về nội dung và thẩm quyền
về hình thức:
Thẩm quyền về nội dung: Văn bản phải đảm bảo phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản. Có nghĩa là hệ thống văn bản
phải được ban hành đúng thẩm quyền theo trật tự pháp lý quy định, không có sự
chồng chéo, mâu thuẫn giữa các cơ quan.
Thẩm quyền về hình thức: Văn bản được ban hành đúng thể loại văn bản đã
được quy định. Ví dụ: Chính phủ có thẩm quyền ban hành Nghị định.
1.2.2. Yêu cầu về nội dung
Nội dung văn bản thể hiện mục đích của việc ban hành văn bản, thể hiện
đúng đắn thực tế khách quan và đảm bảo những yêu cầu sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng.
- Phù hợp với đường lối, chủ trường, chính sách của Đảng; phù hợp với quy
định của pháp luật.
- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được
trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác.

Nếu là văn bản mang tính chất quy định, quyết định về luật pháp, chủ trương
chính sách, chương trình, kế hoạch công tác, các biện pháp về lãnh đạo và quản lý
thì các quy định, quyết định đó phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế, với quy luật
phát triển của sự vật có liên quan, phải giải quyết lợi ích hài hòa giữa lợi ích Nhà
nước và lợi ích của quần chúng nhân dân.
Nếu là văn bản phản ánh tình hình, sơ kết tổng kết công tác hoặc văn bản có
nội dung đề nghị kiến nghị, trả lời… thì phải nêu đúng tình hình thực tế, không
được thêm bớt, thổi phồng thành tích, che giấu thiếu sót, các thông tin và số liệu
đưa vào văn bản phải qua xử lý nghiêm túc, đảm bảo chính xác và đầy đủ, các ý
kiến đề xuất, các nhận xét và kết luận phải có cơ sở khoa học và thực tế.
1.2.3. Yêu cầu về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Văn bản phải đảm bảo chính xác, thể hiện đầy đủ và đúng đắn các thành
phần thể thức, được quy định trong khoản 3 điều 1 của Nghị định 09/2010/NĐ –
CP về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Thể thức văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, ký hiệu của văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung của văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu
chuyển, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ
chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ
trưởng Bộ Nội vụ.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá
nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.
1.2.4. Yêu cầu về ngôn ngữ
Trong soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, văn phong ngôn ngữ là
yếu tố hết sức quan trọng. Cách diễn đạt và lối hành văn góp phần tạo nên tính
nghiêm túc, uy quyền của văn bản quản lý nhà nước, trở thành đặc trưng để phân
biệt với những loại văn bản khác. Yếu tố này cũng thể hiện trình độ, văn hóa của
đơn vị soạn thảo và từ đó góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng của công tác
quản lý.
Thứ nhất, tính chính xác
Các văn bản quản lý nhà nước luôn chứa đựng các thông tin quản lý hoặc
cácquyết định quản lý, vì vậy ngôn ngữ chính xác là điều kiện đầu tiên cần thiết để
phản ánh tình hình và giao nhiệm vụ một cách đúng đắn. Văn bản quản lý nhà
nước luôn cần được diễn đạt bằng ngôn ngữ chung để người đọc chỉ tiếp nhận
thông tin với một cách hiểu duy nhất và giống nhau, đúng như nội dung văn bản
mong muốn truyền đạt, không gây hiểu lầm.
Đối với văn bản QLNN, ngôn ngữ chính xác, mạch lạc là một yêu cầu đặc
biệt quan trọng. Nếu có sự diễn đạt không rõ ràng, thiếu chính xác, mơ hồ, văn
phong không đảm bảo tính chuẩn mực thì sẽ hậu quả khôn lường. Do vậy, nội
dung văn bản phải được hiểu rõ ràng, nhất quán, cụ thể, chính xác. Sự thiếu chính
xác trong từ ngữ sẽ dẫn đến nội dung văn bản bị bóp méo, xuyên tạc, ảnh hưởng
đến chất lượng quản lý nhà nước.
Thứ hai, tính phổ thông đại chúng
Đối tượng tiếp nhận của văn bản quản lý nhà nước là nhiều tầng lớp nhân dân
cả nước, rất đa dạng về nhận thức và trình độ. Do vậy, đòi hỏi khi soạn thảo văn
bản quản lý nhà nước nói chung là phải có tính phổ thông, đại chúng. Để đảm bảo

tính phổ thông đại chúng, ngôn ngữ phải dể hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu. Ngôn ngữ
trong các văn bản hành chính trước hết phải tuân theo những quy tắc chung của
ngôn ngữ tiếng Việt, không thể tách rời ngôn ngữ thông dụng của nhân dân. Đảm
bảo yêu cầu này cần tránh hết sức việc sử dụng từ địa phương mà chỉ sử dụng từ
toàn dân. Ngoài ra, những từ cổ, từ ngữ vay mượn của nước ngoài, tiếng lóng để
không gây khó hiểu cho mọi đối tượng tiếp nhận văn bản.
Thứ ba, tính khách quan phi cá tính
Văn bản QLNN nói chung, văn bản hành chính nói riêng là tiếng nói của cơ
quan công quyền, là hoạt động giao tiếp trong lĩnh vực pháp luật, hành chính nên
yêu cầu rất cao về tính khách quan, phi cá tính khi sử dụng ngôn ngữ.
Trong hoạt động hành chính, người soạn thảo văn bản luôn phải nhân danh cơ
quan, tổ chức trình bày ý chí, tư tưởng lãnh đạo của cơ quan công quyền, thể hiện
tiếng nói của quyền lực nhà nước nên các cá nhân không được tự ý đưa ra những
quan điểm riêng của mình trong nội dung văn bản. Tiêu chuẩn về tính phi biểu cảm
của ngôn ngữ văn bản quản lý hành chính cũng là đặc điểm mang tính bắt buộc.
Người soạn thảo văn bản không được phép thể hiện cảm xúc mang tính cá nhân đối
với nội dung của văn bản.
Thứ tư, tính trang trọng lịch sự
Văn bản hành chính là tiếng nói của chính quyền, là phương tiện hình thành
và duy trì các mối quan hệ trong quản lý nhà nước nên phải đảm bảo yếu tố trang
trọng, tôn nghiêm. Ngôn ngữ văn bản không chỉ dùng để truyền đạt những thông
tin mang tính hành chính mà còn mang cả tinh thần luật pháp.
Ngôn ngữ trang trọng lịch sự thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi
hành, làm tăng uy tín của cơ quan nhà nước. Nó còn thể hiện văn hóa hành chính
của người soạn thảo và cơ quan ban hành văn bản. Hơn nữa, tính trang trọng lịch
sự của ngôn ngữ văn bản còn thể hiện trình độ văn minh của dân tộc, trình độ quản
lý của nhà nước
Thứ năm, tính khuôn mẫu

Tính khuôn mẫu của văn bản hành chính là một yêu cầu rất cao, rất nghiêm
ngặt. Nó đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hóa của công văn
giấy tờ ở mỗi cơ quan. Tính khuôn mẫu của văn bản hành chính là một trong
những yếu tố làm nên văn hóa ở công sở.
Trong công tác quản lý, lãnh đạo, điều hành, có nhiều công văn giấy tờ, thủ
tục trùng nhau do sự lặp đi lặp lại của những tác nghiệp hành chính cụ thể. Khi đó,
những “khuôn mẫu” văn bản hành chính được hình thành, để khi thực hiện công
việc, nhân viên hành chính chỉ cần điền vào các văn bản mẫu đó là có những văn
bản hành chính hoàn chỉnh đảm bảo về hình thức, ngôn ngữ, văn phong và nội
dung. Trong những trường hợp khác, có những văn bản được soạn thảo theo những
thuật ngữ hành chính và những cấu trúc ngôn ngữ lặp đi lặp lại (Ví dụ: Khi soạn
thảo quyết định: “Căn cứ...”, “Xét đề nghị của...”, “Phúc đáp công văn số...”...),
đảm bảo những quy tắc này cũng chính là đang xây dựng tính khuôn mẫu cho văn
bản hành chính.
1.2.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Trong tập bài giảng của giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng – Trường Đại
học Nội vụ Hà nội đã nghiên cứu và xây dựng quy trình soạn thảo văn bản bao
gồm các bước:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Đây là bước quan trọng để giúp việc soạn thảo văn bản được thuận lợi và
chất lượng.
- Phân công soạn thảo:
Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Đối với những văn bản có nội dung quan trọng, trong trường hợp cần thiết hoặc
pháp luật quy định khi soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thì phải thành lập
Ban soạn thảo.
- Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:

+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản. Trong
đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích gì? Có mấy mục đích? Tính chất
của văn bản là gì? Giới hạn của văn bản (nội dung, đối tượng, phạm vi điều chỉnh).
+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hình
thức văn bản sử dụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản
hóa; căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành
của cơ quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp. Trích yếu nọi dung phải ngắn
gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản.
+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan
tới nội dung của vấn đề cần văn bản hóa. Thông tin cần thu thập là các thông tin
pháp lý và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều phương pháp khác
nhau. Thông tin cần được thu thập và đầy đủ, xử lý chính xác.
+ Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc soạn
thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự định
những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản. Những văn bản có nội
dung quan trọng có thể tổ chức hội thảo thông qua đề cương.
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn
bản theo quy định của Nhà nước.
- Viết bản thảo:
Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành soạn
thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác định.
Phải sử dụng các câu, từ, cụm từ để diễn đạt các ý trong đề cương nhưng đồng thời
vẫn đảm bảo cho văn bản đó tạo thành một thể thống nhất và trọn vẹn về hình thức
cũng như nội dung.
Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kỹ thuật trình bày, mục
đích đạt được của văn bản.
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo:

Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp thì có thể đề xuất với người
đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Tổng hợp ý kiến góp ý và hoàn chỉnh dự thảo.
Bước 3: Duyệt văn bản
- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo
- Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức (hoặc Chánh văn phòng) duyệt thể
thức và pháp lý
- Lãnh đạo cơ quan (thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực)
duyệt và ký ban hành.
Nếu là văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề
cần trình kèm theo Hồ sơ trình ký.
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành
-Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản và trình
ký chính thức
-Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện thể
thức và làm các thủ tục ban hành:
+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận
+ Đóng dấu
+ Làm các thủ tục ban hành
+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản lưu tại Văn thư, 01 bản lưu
tại đơn vị soạn thảo).
1.3. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Trồng trọt – Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
1.3.1. Vị trí và chức năng
Cục Trồng trọt là tổ chức trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước và tổ chức thực

thi pháp luật đối với chuyên ngành trồng trọt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của
Bộ theo phân cấp, ủy quyền của Bộ trưởng.
Cục Trồng trọt có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng, có kinh
phí hoạt động theo quy định của pháp luật.
Cục Trồng trọt có trụ sở chính đặt tại Thành phố Hà Nội.
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Trình Bộ trưởng:
a) Các dự án luật, dự thảo Nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị
quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định của Chính phủ; dự thảo
văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành theo chương trình, kế hoạch xây dựng
pháp luật hàng năm của Bộ và các cơ chế, chính sách, dự án, đề án theo phân công
của Bộ trưởng;
b) Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch và phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm và các
dự án, công trình quan trọng quốc gia, các chương trình, đề án, dự án, công trình
thuộc chuyên ngành, lĩnh vực quản lý của Cục theo sự phân công của Bộ trưởng.
2. Trình Bộ ban hành quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy
trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia
về quản lý chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục theo
phân công của Bộ trưởng và quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
3. Trình Bộ công bố và chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, đánh giá,
tổng hợp báo cáo thực hiện các cơ chế, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch về chuyên ngành, lĩnh vực đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Cục; chỉ đạo và tổ chức thực hiện tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp
luật về chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục.
4. Ban hành các văn bản cá biệt và hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc
chuyên ngành, lĩnh vực được giao quản lý. Thông báo kế hoạch chi tiết thực hiện
chương trình, đề án, dự án do Bộ quản lý cho từng địa phương, đơn vị sau khi được
Bộ phê duyệt kế hoạch tổng thể thuộc phạm vi quản lý của Cục.

5. Chỉ đạo sản xuất trồng trọt
6. Khảo nghiệm vềcác giống cây trồng nông nghiệp
7. Quản lý sử dụng đất nông nghiệp
8. Quản lý về phân bón
9. Quản lý chất lượng, an toàn thực phẩm
10. Về khoa học, công nghệ và môi trường:
Đề xuất, trình Bộ chương trình, kế hoạch, đề tài nghiên cứu khoa học, ứng
dụng tiến bộ công nghệ, kỹ thuật về chuyên ngành trồng trọt;
Chủ trì thẩm định đề cương, đề tài nghiên cứu; đặt hàng cho các tổ chức, cá
nhân thực hiện; nghiệm thu, quản lý kết quả và chỉ đạo triển khai kết quả nghiên
cứu, ứng dụng tiến bộ công nghệ, kỹ thuật thuộc phạm vi quản lý của Cục;
Đánh giá và chỉ định phòng thử nghiệm, tổ chức chứng nhận hợp quy thuộc phạm
vi quản lý của Cục theo phân công của Bộ trưởng và quy định của pháp luật; Quản
lý thông tin khoa học công nghệ và cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi quản
lý của Cục theo quy định của pháp luật;
Thực hiện quản lý về công nghệ cao thuộc phạm vi quản lý của Cục theo
phân công của Bộ trưởng và quy định của pháp luật;
11. Chỉ đạo triển khai hoạt động khuyến nông thuộc phạm vi quản lý của
Cục theo phân công của Bộ trưởng.
12. Đề xuất trình Bộ danh mục các chương trình, dự án đầu tư về trồng trọt.
Phối hợp với cơ quan quản lý chuyên ngành của Bộ thẩm định các chương trình,
dự án đầu tư về trồng trọt; thực hiện nhiệm vụ chủ đầu tư các chương trình, dự án
đầu tư được Bộ trưởng giao.
13. Thực hiện nhiệm vụ về thương mại, thị trường nông sản, xúc tiến thương
mại và xử lý các tranh chấp thương mại liên quan đến sản phẩm trồng trọt thuộc
phạm vi quản lý của Cục theo phân công của Bộ trưởng.
14. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức sản xuất, kinh tế hợp tác, xây dựng
nông thôn mới thuộc phạm vi quản lý theo phân công của Bộ trưởng và quy định
của pháp luật.

15. Tổ chức chỉ đạo công tác điều tra, thống kê và quản lý cơ sở dữ liệu về
chuyên ngành trồng trọt theo quy định.
16. Về hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế:
a) Xây dựng, trình Bộ chương trình, dự án hợp tác quốc tế về chuyên ngành,
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục;
b) Tham gia đàm phán để ký kết các điều ước, thỏa thuận quốc tế thuộc
phạm vi quản lý của Cục; tổ chức thực hiện các điều ước, thỏa thuận quốc tế theo
phân công của Bộ trưởng;
c) Tổ chức thực hiện hợp tác, hội nhập kinh tế quốc tế; các chương trình, dự
án quốc tế tài trợ theo phân công, phân cấp của Bộ trưởng và quy định pháp luật.
17. Về cải cách hành chính:
a) Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Cục theo
chương trình cải cách hành chính của Bộ và chỉ đạo của Bộ trưởng;
b) Chỉ đạo rà soát, hệ thống hóa và đề xuất, xây dựng hệ thống thể chế, pháp
luật về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục;
c) Chỉ đạo hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức trực
thuộc Cục theo hướng phân công, phân cấp;
d) Đề xuất với Bộ về kiện toàn tổ chức, phương thức vận hành quản lý của
bộ máy quản lý nhà nước đối với lĩnh vực giao Cục quản lý thuộc phạm vi quản lý
nhà nước của Bộ; trình Bộ phân cấp nhiệm vụ quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực
cho chính quyền địa phương;
đ) Chỉ đạo thực hiện các quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về
thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính và cải cách thủ tục hành
chính, đổi mới phương thức làm việc, hiện đại hóa công sở, ứng dụng công nghệ
thông tin phục vụ hoạt động của Cục.
18. Quản lý tổ chức, hoạt động dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Cục.
1.3.3. Cơ cấu tổ chức
Lãnh đạo Cục:
-Lãnh đạo Cục có Cục trưởng và các Phó Cục trưởng do Bộ trưởng Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định.

- Cục trưởng điều hành hoạt động của Cục, chịu trách nhiệm trước Bộ
trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và trước pháp luật về hoạt động
của Cục.
- Phó Cục trưởng giúp Cục trưởng theo dõi, chỉ đạo một số mặt công tác
theo sự phân công của Cục trưởng và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng, trước
pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
Các tổ chức tham mưu:
a) Văn phòng Cục;
b) Phòng Kế hoạch, Tài chính;
c) Phòng Thanh tra, Pháp chế;
d) Phòng Cây lương thực, cây thực phẩm;
đ) Phòng Cây công nghiệp, cây ăn quả;
e) Phòng Quản lý Đất và Phân bón;
g) Phòng Quản lý chất lượng và Môi trường;
h) Văn phòng Bảo hộ giống cây trồng mới;
i) Văn phòng đại diện Cục phía Nam, tại thành phố Hồ Chí
Minh. Các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Cục:
Trung tâm Khảo kiểm nghiệm giống, sản phẩm cây trồng Quốc gia, trụ sở
đặt tại thành phố Hà Nội;
Trung tâm Khảo kiểm nghiệm phân bón Quốc gia, trụ sở đặt tại thành phố
Hà Nội.
Các đơn vị trực thuộc Cục Trồng trọt có con dấu và tài khoản riêng theo quy định.
Các đơn vị sự nghiệp khác được thành lập trên cơ sở Đề án do Cục xây dựng
trình Bộ trưởng phê duyệt theo quy định.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Cục Trồng trọt (Xem phụ lục I).

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ
CỦA CỤC TRỒNG TRỌT
2.1. Thẩm quyền ban hành các loại văn bản quản lý của Cục Trồng trọt
Cục Trồng trọt là tổ chức trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước và tổ chức thực
thi pháp luật đối với chuyên ngành trồng trọt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của
Bộ theo phân cấp, ủy quyền của Bộ trưởng có thẩm quyền ban hành các loại văn
bản sau:
1. Quyết định (cá biệt)
2. Báo cáo
3. Tờ trình
4. Thông báo
5. Giấy đi đường
6. Giấy mời
7. Công văn
8. Giấy phép nhập khẩu giống cây trồng
9. Giấy phép nhập khẩu phân bón.
10. Biên bản
11. Công điện
12. Giấy giới thiệu
13. Kế hoạch
14. Đề án
15. Hợp đồng
16. Chương trình
Qua khảo sát và nghiên cứu các loại văn bản quản lý thuộc thẩm quyền ban
hành của Cục Trồng trọt cho thấy: Hệ thống văn bản cần soạn thảo và ban hành để

quản lý các tổ chức tham mưu và giúp việc cho Cục Trồng trọt trong mỗi năm sản
sinh với khối lượng rất lớn và chiếm một vị trí hết sức quan trọng, là một mắt xích
không thể thiếu được, là phương tiện căn bản nhất trong hoạt động của Cục, duy trì
sự phát triển của Cục. Qua khảo sát, số lượng văn bản của Cục từ năm 2014 đến
nay được cụ thể hóa trong bảng sau:
BẢNG SỐ LIỆU THỐNG KÊ VĂN BẢN CỦA CỤC TRỒNG TRỌT
Loại văn bản Năm 2014 Năm 2015 T1-T3/2016
Quyết định 629 611 90
Công văn 1626 1842 484
Thông báo 35 42 2
Báo cáo 186 216 13
Tờ trình 320 430 81
Giấy mời 836 839 112
Giấy đi đường 1500 1618 192
Một số loại văn
38 54 5
bản khác
Tổng 4535 5041 889
Với số lượng văn bản thống kê được từ năm 2014 đến nay có thể thấy rằng:
Văn bản có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự phát triển của Cục Trồng trọt, là công
cụ chủ yếu để duy trì sự phát triển của Cục. Năm 2015 số lượng văn bản tăng lên
rất nhiều so với năm 2014. Lượng văn bản đó đã đồng hành cùng với Cục quản lý
và xây dựng Cục Trồng trọt ngày một hoạt động hiệu quả hơn. Theo từng năm

tháng chất lượng văn bản đã thể hiện “ quyền lực nhà nước
bảo tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất và khả thi, tính
thúc đẩy sự phát triển của Cục.
ở trong văn bản” đảm
kịp thời; đã góp phần
2.2. Nội dung văn bản quản lý của Cục Trồng trọt
Cục Trồng trọt là đơn vị trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn,
nội dung văn bản quản lý của Cục dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục
và được quy định trong quyết định 663/QĐ-BNN-TCCB ngày 04 tháng 04 năm 2014
của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Trồng trọt. Văn bản hành chính là hình thức văn bản
được sử dụng thường xuyên trong hoạt động điều hành, quản lý của Cục Trồng trọt.
Theo đó nội dung văn bản của Cục được đề cập tới hai mặt chủ yếu:
Một là, nội dung phải thiết thực, cụ thể, đáp ứng được tối đa các yêu cầu đặt
ra từ thực tiễn và phù hợp với pháp luật hiện hành.
Hai là, nội dung được thể hiện trong những văn bản phải phù hợp với mục
đích sử dụng và phù hợp với nội dung công việc cần giải quyết, hay nói cách khác
phải có sự lựa chọn phù hợp đối với mỗi thể loại văn bản trong quá trình sử dụng
để giải quyết công việc một cách hợp lý.
Cụ thể, nội dung văn bản quản lý của Cục Trồng trọt tập trung những vấn đề
về chỉ đạo sản xuất trồng trọt; giống cây trồng nông nghiệp; quản lý sử dụng đất
nông nghiệp; quản lý phân bón; quản lý chất lượng, an toàn thực phẩm và khoa
học, công nghệ, môi trường. Một số nội dung khác theo sự chỉ đạo, phân công của
Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Ngoài các văn bản hành chính thông thường, Cục Trồng trọt được phân công
dự thảo và trình Bộ về nội dung các văn bản quy phạm pháp luật: Các dự án luật,
dự thảo Nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban
thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định của Chính phủ; dự thảo văn bản quy phạm
pháp luật chuyên ngành theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm

của Bộ và các cơ chế, chính sách, dự án, đề án theo phân công của Bộ trưởng;Chiến
lược, quy hoạch, kế hoạch và phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm và các dự án,
công trình quan trọng quốc gia, các chương trình, đề án, dự án, công trình thuộc
chuyên ngành, lĩnh vực quản lý của Cục theo sự phân công của Bộ trưởng.
- Trình Bộ ban hành quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy
trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia
về quản lý chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục theo
phân công của Bộ trưởng và quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Trình Bộ công bố và chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, đánh giá, tổng
hợp báo cáo thực hiện các cơ chế, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch về
chuyên ngành, lĩnh vực đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của
Cục; chỉ đạo và tổ chức thực hiện tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục.
- Ban hành các văn bản cá biệt và hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc
chuyên ngành, lĩnh vực được giao quản lý. Thông báo kế hoạch chi tiết thực hiện
chương trình, đề án, dự án do Bộ quản lý cho từng địa phương, đơn vị sau khi được
Bộ phê duyệt kế hoạch tổng thể thuộc phạm vi quản lý của Cục.
2.3. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Cục Trồng trọt
Các thành phần thể thức văn bản của Cục Trồng trọt được trình bày như sau:

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
Ô số Thành phần thể thức văn bản
1 Quốc hiệu
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 Số, ký hiệu của văn bản
4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b Trích yếu nội dung công văn hành chính
6 Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c Quyền hạn , chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 Dấu của cơ quan, tổ chức
9 Nơi nhận
10a Dấu chỉ mức độ mật
10b Dấu chỉ mức độ khẩn
11 Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail;
địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax.

a) Quốc hiệu
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1.
Dòng chữ trên: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ
được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang,
nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ
chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có
độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
BỘ NÔNG NGHIỆP
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
CỤC TRỒNG TRỌT
c) Số, ký hiệu của văn bản
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3.
Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ
13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu
văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có
dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ:
Số: 15/GM-TT-CLT (Giấy mời của phòng Cây Lương thực – Thực phẩm)
Số: 50/TT- KHTC (Công văn của phòng Kế hoạch – Tài chính)

Số: 123/GPNK-TT-ĐPB (Giấy phép nhập khẩu phân bón của phòng Quản lý
Đất – Phân bón)
Số: 156/GPNK-TT-CLT (Giấy phép nhập khẩu giống cây trồng của phòng
Cây lương thực – Thực phẩm)
Số: 20/TT- VP (Công văn của Văn phòng Cục)
d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; xã; phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày tại ô số 4, bằng
chữ in nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy.
Cục Trồng trọt có trụ sở đặt tại Hà Nội, địa danh ghi trên văn bản là:
Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2016
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình
bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị định, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình
và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt
canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ
đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3
đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ viết tắt “V/v”
(về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

BỘ NÔNG NGHIỆP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
Số: 15/GM-TT Hà Nội, ngày 18 tháng 01 năm 2016
GIẤY MỜI
Tham dự Hội nghị “Bàn giải pháp triển khai sản xuất lúa vụ Đông Xuân
2015 – 2016 trong điều kiện thời tiết ấm tại các tỉnh phía Bắc”
e) Nội dung văn bản
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default
tab); khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các
dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ
15pt trở lên.
Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần
căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu
chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương được
trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ
đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của
phần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: từ “mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng,
canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục
dùng chữ số Ả-rập. Tiêu đề của mục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ
chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

- Điều: từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ
tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;
- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả-rập, tiếp theo là
dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ
tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của
phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến
nhỏ thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): từ “phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng
riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự
của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được đặt ngay dưới, canh giữa,
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; tiêu đề của
mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau đó có
dấu chấm; số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ
tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của
phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác
của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”,
“TUQ.” hoặc “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình bày tại ô
số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
CỤC TRƯỞNG
(Chữ ký, dấu)
Ma Quang Trung
Trường hợp ký thay Cục trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước
chức vụ của Cục trưởng. Ví dụ:
KT. CỤC TRƯỞNG KT. CỤC TRƯỞNG
PHÓ CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG
(Chữ ký, dấu)
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Như Cường
Trần Xuân Định
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước
chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và ghi rõ chức vụ của người ký thừa
lệnh ở bên dưới. Ví dụ:
TL. CỤC TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Hoàng Việt
h) Dấu của cơ quan, tổ chức
Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký phải đóng dấu cơ quan. Cung
với chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan đóng vào văn bản là yếu tố
đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản.

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số
110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và
quy định của pháp luật có liên quan. Dấu phải đúng với cơ quan ban hành văn bản.
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8.
Chỉ đóng dấu vào văn bản khi văn bản đó đã được người có thẩm quyền ký.
i) Nơi nhận
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ô số 9a (chỉ áp dụng đối với công văn hành chính) được
trình bày như sau:
- Từ “kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ
chức hoặc một cá nhân thì từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được
trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan,
tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối
dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các
loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm,
bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình
bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn
vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày
trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng
dòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt
“VT” (văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo

văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong
ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm. Ví dụ:
BỘ NÔNG NGHIỆP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:/TT-VPPN TP.Hồ Chí Minh, ngày.....tháng.....năm 2016
V/v chuẩn bị Hội nghị sơ kết sản xuất
trồng trọt vụ Đông Xuân 2015-2016;
kế hoạch sản xuất Hè Thu, Mùa 2016
tại các tỉnh DHNTB và Tây Nguyên
Kính gửi:……………………………………………………………………..
……………………………….(1)……………………………………………
Nơi nhận:
- Như trên;
- Thứ trưởng Lê Quốc Doanh(b/c);
- Cục trưởng(b/c);
- Lưu: VT, VP.
Ghi chú:
(1): Nội dung văn bản.
k) Dấu chỉ mức độ khẩn, mật
KT. CỤC TRƯỞNG
PHÓ CỤC TRƯỞNG
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn Hòa
Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) và dấu thu hồi đối với văn bản
có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ
bí mật nhà nước. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô
số 11.
Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Con dấu các độ khẩn có hình chữ nhật,
trên đó, các từ “hoả tốc”, “thượng khẩn” hoặc “khẩn” được trình bày bằng chữ in

hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung
hình chữ nhật viền đơn, có kích thước tương ứng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm
và 20mm x 8mm.
l) Các thành phần thể thức khác
Các thành phần thể thức khác được trình bày như sau:
- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày tại ô số 11; các cụm từ “trả
lại sau khi họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” được trình bày
cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày tại ô số 12; từ “dự thảo” hoặc
cụm từ “dự thảo lần ...” được trình bày trong một khung hình chữ nhật viền đơn,
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành được trình bày tại ô số 13;
ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng;
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ trên mạng (Website); số
điện thoại, số Telex, số Fax được trình bày trên trang đầu của văn bản, tại ô số 14,
bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét
liền kéo dài hết bề ngang của vùng trình bày văn bản;
- Phụ lục văn bản: phụ lục kèm theo văn bản được trình bày trên các trang
giấy riêng; từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục (trường hợp có từ hai phụ lục trở
lên) được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) của phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ
in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Số trang của văn bản được trình bày tại chính giữa, trên đầu trang giấy (phần
header) hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy (phần footer), bằng chữ số Ả-rập, cỡ
chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
2.4. Ngôn ngữ văn bản quản lý của Cục Trồng trọt
Ngôn ngữ là phương tiện quan trọng hàng đầu để thể hiện ý chí của cấp có
thẩm quyền. Thông qua ngôn ngữ, chủ thể ban hành văn bản thể hiện ý chí, nguyện

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại cục trồng trọt – bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn.doc

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại cục trồng trọt – bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại cục trồng trọt – bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn.doc

Similar to Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại cục trồng trọt – bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn.doc (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại cục trồng trọt – bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn.doc