Tải khóa luận tốt nghiệp ngành quản trị văn phòng với đề tài: Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng. ZALO/TELEGRAM 0917 193 864

1. BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
VĂN PHÒNG HĐND, UBND HUYỆN TRÙNG
KHÁNH, TỈNH CAO BẰNG
TẢI MIỄN PHÍ KẾT BẠN ZALO:0917 193 864
DỊCH VỤ VIẾT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
WEBSITE: VIETKHOALUAN.COM
ZALO/TELEGRAM: 0917 193 864
MAIL: BAOCAOTHUCTAPNET@GMAIL.COM
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp
: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
: THS. LÂM THU HẰNG
: HOÀNG THỊ BAY
: 1305QTVB005
: 2013-2017
: ĐH QTVP 13B

2. LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài khóa luận được phát triển và hoàn thiện
trong thời gian thực tập tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.
Tài liệu được sử dụng trong báo cáo có tính xác thực và được lấy từ
những nguồn đáng tin cậy trong UBND huyện.
Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm
2017
Tác giả
Hoàng Thị Bay

3. LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội và sự đồng ý của cô giáo hướng dẫn Ths. Lâm Thu Hằng, em đã
thực hiện đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND-
UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng”.
Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường,được sự giúp đỡ,
hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tập thể
cán bộ, công chức của khối Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh đặc
biệt là cán bộ văn thư Hoàng Thị Ngà và cô giáo Lâm Thu Hằng trong thời gian
viết khoá luận đã trang bị cho em những kiến thức làm cơ sở, nền tảng cho việc
tiếp thu tri thức mới cũng như kỹ năng nghề nghiệp, giúp đỡ em trong quá trình
vận dụng kiến thức đã học tại trường vào thực hiện những công việc thực tế của
cơ quan nơi thực tập và hoàn thành khoá luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do hạn chế về thời gian và phạm vi
kiến thức nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận
được sự góp ý của quý thầy cô giáo cũng như các cô, chú, anh, chị trong cơ
quan để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

4. DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT Từ viết tắt Nghĩa đầy đủ
1 HĐND-UBND Hội đồng nhân dân- Ủy ban nhân dân
2 HĐND Hội đồng nhân dân
3 UBND Ủy ban nhân dân

5. MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề ......................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ................................................................. 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ................................................................ 4
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 4
6. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 5
8. Cấu trúc của đề tài ..................................................................................... 5
NỘI DUNG....................................................................................................... 6
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,
LƯU TRỮ ........................................................................................................ 6
1.1. Lý luận chung về côngtác văn thư. ...................................................... 6
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư .............................................................. 6
1.1.2. Vị trí, tác dụng của công tác văn thư ................................................ 6
1.1.3. Nội dung công tác văn thư ................................................................ 8
1.2. Lý luận chung về côngtác lưu trữ. ..................................................... 10
1.2.1. Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ. .. 10
1.2.1.1. Khái niệm .................................................................................... 10
1.2.1.2. Nội dung ...................................................................................... 11
1.2.1.3. Vai trò .......................................................................................... 11
1.2.1.4. Nguyên tắc .................................................................................. 12
1.2.1.5. Chính sách của nhà nước về lưu trữ ............................................ 12
1.2.2. Khái niệm, đặc điểm, loại hình và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ. ...... 13
1.2.2.1. Khái niệm .................................................................................... 13

6. 1.2.2.2. Đặc điểm................................................................................13
1.2.2.3. Loại hình ...............................................................................13
1.2.2.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ......................................................14
1.3. Khái niệm, nội dung và vai trò của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.15
1.3.1. Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư. ...............................15
1.3.2. Nội dung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ..................................15
1.4. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và côn tác lưu trữ. .. 16
1.4.1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ.......................16
1.4.2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ.................17
Tiểu kết................................................................................................18
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU
TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH.....19
2.1. Khái quát về UBND huyện Trùng Khánh.........................................19
2.1.1. Quá trình hình thành ....................................................................19
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Trùng Khánh...............................................................................21
2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn ............................................21
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh .........................21
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
huyện Trùng Khánh...............................................................................23
2.1.3.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng
Khánh...................................................................................................23
2.1.3.2. Vị trí, chức năng của văn phòng huyện Trùng Khánh..................23
2.1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................24
2.1.3.4. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc ...............................................24
2.1.3.5. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh..................................26

7. 2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng
Khánh...................................................................................................32
2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ......................................32
2.2.2. Tổ chức nhân sự làm côngtác văn thư, lưu trữ..............................34
2.2.3. Tổ chức và xây dựng các biện pháp ban hành văn bản chỉ đạo và
hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.......................................36
2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ..........................39
2.2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản..................................................39
2.2.4.2. Quy trình quản lý văn bản đi .....................................................41
2.2.4.3. Quy trình quản lý văn bản đến...................................................42
2.2.4.4. Việc quản lý và sử dụng con dấu ...............................................45
2.2.4.5. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan ......47
2.2.4.6. Hoạt động lưu trữ......................................................................48
2.2.5. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ .. 52
2.2.5.1. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử E-office trong quản lý văn
bản đến tại văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh.................53
2.2.5.2. Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện theo hệ thống phần
mềm Eoffice.........................................................................................55
2.2.5.3. Quy trình quản lý văn bản đi tại UBND huyện theo hệ thống phần
mềm E-office........................................................................................56
2.2.5.4. Những kết quả đã đạt được và hạn chế từ ứng dụng phần mềm văn
phòng điện tử Eoffice trong công tác văn thư tại UBND huyện Trùng
Khánh, tỉnh Cao Bằng. ..........................................................................57
2.2.6. Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong Văn
phòng UBND huyện Trùng Khánh.........................................................58
2.2.7. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ .........................60
2.3. Nhận xét ........................................................................................60
2.3.1. Ưu điểm......................................................................................60

8. 2.3.2. Hạn chế.......................................................................................62
2.3.3. Nguyên nhân ...............................................................................63
Tiểu kết................................................................................................64
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN
TRÙNG KHÁNH....................................................................................65
3.1. Hoàn thiện hình thức tổ chức công tác văn thư và kiện toàn bộ phận
làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng
Khánh...................................................................................................65
3.2. Nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và
cán bộ công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ.......66
3.3. Nâng cao trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ..................................68
3.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ.................................70
3.5. Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản, chỉ đạo, hướng
dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện...................................71
3.6. Mở rộng diện tíchkho lưu trữ và xây dựng kho lưu trữ tập trung theo
hướng hiện đại hóa................................................................................71
3.7. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.........72
3.8. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá.............................73
Tiểu kết................................................................................................75
KẾT LUẬN.............................................................................................76
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................77
PHỤ LỤC

9. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn thư lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên đối với mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà
nước. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có
một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ
liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,
sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác
nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Do đó, khi các cơ quan, tổ
chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì
đó là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn
thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc
lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh
hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu
quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
UBND huyện Trùng Khánh từ khi thành lập đến nay rất chú trọng về
công tác văn thư, lưu trữ và xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc
quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động của UBND huyện. Vì thế, công tác văn thư,
lưu trữ của UBND huyện đã đi vào nề nếp và đạt được những kết quả đáng
khích lệ. Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn một số hạn chế nhất định
như công tác tổ chức nhân sự làm văn thư, lưu trữ chưa được kiện toàn; đội
ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng; hệ thống văn bản quản lý
công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu, chất lượng văn bản chưa cao,..
Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, từng bước chấn chỉnh, tăng cường
công tác văn thư, lưu trữ , đồng thời tăng cường khả năng khai thác thông tin
lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học của UBND
huyện và các nhu cầu chính đáng khác cần phải nhanh chóng tìm ra các biện
pháp để thay đổi cách quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND
1

10. huyện có tính khoa học và mang lại hiệu quả cao. Xuất phát từ thực tế trên,
em chọn đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND,
UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng” làm đề tài cho bài khóa luận
tốt nghiệp của mình. Thông qua đề tài này, nhằm xem xét và nghiên cứu thực
trạng công tác văn thư, lưu trữ để đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết
hợp với lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại cơ quan thực tập.
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác văn thư, lưu trữ là công tác giữ vai trò quan trọng trong các cơ
quan Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cho nên vấn đề này
được rất nhiều người quan tâm nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau. Cho
đến nay ở Việt Nam đã có nhiều công trình nghiên cứu, nhiều luận văn tốt
nghiệp đã đề cập đến vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ như:
Đề tài nghiên cứu khoa học của TS. Dương Văn Khảm: “Cơ sở khoa
học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 1999-2001”. Đề tài chủ
yếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ, hệ thống đào tạo
cán bộ công chức của nước ta trong giai đoạn từ khi có ngành Lưu trữ hình
thành. Đề tài đề xuất một cơ chế quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên : Trần Thị Thúy: “ Thực trạng và
biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại xí nghiệp sửa chữa tàu 81”
khóa luận nêu lên thực trạng hoạt động công tác văn thư lưu trữ tại xí nghiệp.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Bùi Thị Mến: “Tiếp tục hoàn thiện
công tác văn thư lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số 3- Bộ Quốc Phòng.
Nghiên cứu khoa học của Đặng Thị Nhung “ Công tác văn thư ở
UBND Tuyên Quang và một số ý kiến”
Nghiên cứu khoa học của Phạm Thị Thu Nhàn “ Công tác Lưu trữ tại
công ty cổ phần Sông Đà 11- Thực trạng và giải pháp”.
2

11. Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng
HĐND, UBND huyện Đông Sơn của sinh viên Nguyễn Thị Lan- Trường Đại
học khoa học xã hội và nhân văn.
Báo cáo thực tập công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Bình Liêu
của sinh viên La Thị Hằng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Báo cáo công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng tại UBND xã
Bình Hòa- sinh viên Đỗ Cường Phú- Học viện Hành chính Quốc gia.
Khóa luận “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục thi hành án dân
sự- Bộ Tư Pháp”- sinh viên Nguyễn Quốc Hỷ- Trường Đại học Thành đô.
Khóa luận “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu
Hóa” – Sinh viên Nguyễn Thị Hiền- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đề tài “ Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đồng Hỷ” của Lê
Thị Phượng- Lưu trữ viên tại UBND huyện Đồng Hỷ, năm 2009.
Các tài liệu trên đã nghiên cứu khá rõ, cụ thể và đánh giá công tác văn
thư, lưu trữ một cách chính xác và khách quan. Ngoài ra các tài liệu này còn
đưa ra các quy định của Nhà nước và các giải pháp để công tác này đạt hiệu
quả cao hơn. Các công trình nghiên cứu trên đề cập đến vấn đề về công tác
văn thư, lưu trữ dưới các góc độ khác nhau cả về lý luận và thực tiễn nhưng
chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến việc tổ chức công tác văn thư,
lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng. Vì
vậy, đề tài mà em lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các công trình
nghiên cứu đã công bố.
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu, có giá trị tham khảo, kế
thừa giúp em tiến hành nghiên cứu đề tài “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ
tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.”
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác văn thư, lưu trữ.
- Phân tích và đánh giá thực trạng việc tổ chức công tác văn thư, lưu
3

12. trữ của UBND huyện Trùng Khánh, từ đó khái quát những ưu điểm, hạn chế
cũng như nguyên nhân trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
huyện Trùng Khánh.
- Đề xuất một số giải giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
- Khảo sát, đánh giá thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.
- Khảo sát, đánh giá vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh.
- Khảo sát tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đốitượng nghiên cứu:
+ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.
+ Các biện pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.
+ Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND,
UBND huyện Trùng Khánh.
+ Các giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn
phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi thời gian: nghiên cứu từ năm 2011 đến 2016
+ Phạm vi không gian: đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
+ Phạm vi nội dung: đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh giai
đoạn 2011- 2016.
4

13. 6. Phương pháp nghiên cứu
Để thu thập thông tin nhằm làm rõ vấn đề nghiên cứu, đề tài đã sử dụng
một số các phương pháp nghiên cứu như:
Thứ nhất là, phương pháp lý luận chung về chủ nghĩa Mác Lênin là hệ
thống các quan điểm, cơ sở lý luận giúp chúng ta tìm tòi, xây dựng, lựa chọn
và vận dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học trong nhận thức và thực
tiễn. Phương pháp lý luận chung về chủ Nghĩa Mác Lênin giúp chúng ta có
cái nhìn khách quan khi đánh giá sự vật, sự việc, tránh tư duy phiến diện, duy
ý chí của bản thân cá nhân.
Thứ hai là, phương pháp điều tra, khảo sát thực tế.
Thứ ba là, phương pháp so sánh, đối chiếu nhằm so sánh thực trạng tổ
chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện đã làm
đúng yêu cầu của Nhà nước hay chưa, từ đó lựa chọn các giải pháp tốt nhất để
hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.
Thứ tư là, phương pháp phân tích và tổng hợp: Từ những thông tin, số
liệu, tài liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi (sách báo, mạng
Internet, tạp chí, giáo trình, số liệu của cơ quan…) tiến hành phân tích, tổng
hợp và đưa ra những đánh giá phù hợp của các giải pháp hoàn thiện tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở phân tích đánh giá thực trạng tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài lời cam đoan, lời cảm ơn, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu,
kết luận, sơ đồ, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục. Phần nội dung của
bài khóa luận bao gồm ba chương:
Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn
phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu
trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
5

14. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư.
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Nhìn chung, khái niệm về công tác văn thư có rất nhiều khái niệm
nhưng hiểu một cách chung nhất về khái niệm văn thư là:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ
sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của
các cơ quan, tổ chức.
Tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư quy định bao gồm
các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý
và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
1.1.2. Vị trí, tác dụng của công tác văn thư
a. Vị trí
Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong
hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù
lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải
dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh
tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự
kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.Công tác văn thư đối với
hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi dây chuyền trong một nhà máy
tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận trong cơ quan với lãnh
đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan đó với các cơ quan cấp trên
và cấp dưới. Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt động hoặc hoạt động không
6

15. đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của nhà máy.
b. Tác dụng
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ
chức chính trị - xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến
nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết
công việc,… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin
càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu
quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác
nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ
văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin
mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội
chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn
quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều
được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ
quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ,
gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn
tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động
của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các
7

16. đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác,
phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính
trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội là
nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp
ủy, lưu trữ tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư,
mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong
công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng
quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ
tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt
cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
1.1.3. Nộidung công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến quản lý
và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 05 nội
dung cơ bản sau:
Công tác văn thư bao gồm những nội dung cơ bản sau:
Một là, soạn thảovà ban hành văn bản.
Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản thường phải trải qua
những công việc như sau:
- Thảo văn bản
- Duyệt văn bản
- Đánh máy, sao in văn bản
- Ký văn bản để ban hành
Hai là, quản lý và giải quyết văn bản đi. Nội dung này bao gồm các côngviệc:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày;
- Trình ký văn bản;
- Ghi số, ngày tháng, năm văn bản;
8

17. - Đăng ký; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có);
- Làm thủ tục chuyển giao và theo dõi chuyển giao;
- Lưu và tổ chức khai thác sử dụng bản lưu
Ba là, quản lý và giảiquyết văn bản đến. Nội dung này bao gồm các
công việc:
- Tiếp nhận văn bản đến;
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;
- Đăng ký văn bản đến;
- Trình văn bản đến;
- Sao văn bản đến;
- Chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi đônđốc việc giải quyết văn bản đến.
Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu. Nội dung này bao gồm các công việc:
- Quy định về việc khắc dấu của các cơ quan, tổ chức.
- Quy định những việc được làm và không được làm đối với người văn
thư khi giữ con dấu của cơ quan.
- Quy định về việc sử dụng các con dấu của cơ quan trong các văn bản
cho phù hợp. Quy định về việc đóng dấu và bảo quản con dấu của cơ quan, tổ
chức.
Năm là, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Nội dung này bao gồm các công việc:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập tài liệu để đưa vào hồ sơ;
- Phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật
thiết với nhau; nếu một khâu làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác.
Trong toàn bộ quy trình công tác văn thư, có nhiều người tham gia, từ Thủ
9

18. trưởng đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ văn thư,... Vì vậy để làm tốt công tác
văn thư mọi người cần xác định rõ trách nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ
của mình.
Trong một cơ quan, cán bộ văn thư tiến hành công tác chuyên môn như:
tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết
công văn đến; trình ký và đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi;cấp
phát giấy đi đường, giấy giới thiệu; đánh máy, in văn bản (nếu cơ quan không
có cán bộ đánh máy, in chuyên trách).
Cán bộ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giải
quyết công văn đến. Tất cả các cán bộ có liên quan đến công văn giấy tờ đều
có nhiệm vụ bảo vệ tài liệu, sắp xếp tài liệu đã giải quyết thành hồ sơ và nộp
vào lưu trữ cơ quan đúng quy định.
1.2. Lý luận chung về công tác lưu trữ.
1.2.1. Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ.
1.2.1.1. Khái niệm
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả
những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài
liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy công tác lưu trữ
được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một mặt xích không thể
thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
10

19. Ở nước ta, công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
- Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ
- Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tố chức khoa học những văn
bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính
trị, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.
Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính
đáng nhân dân.
1.2.1.2. Nội dung
Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Phân loại tài liệu lưu trữ
- Xác định giá trị tài liệu
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tiêu hủy tài liệu lưu trữ
1.2.1.3. Vai trò
Công tác lưu trữ rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Mục đíchcuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các
11

20. nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin
quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Mục đích cao cả của công tác lưu trữ là
hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của
mỗi con người.
Nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốt thì
sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơ
quan và toàn xã hội.
Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh
nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh
đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc.
Công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc
khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán
bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ
ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.
1.2.1.4. Nguyên tắc
- Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam.
- Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp
luật.
- Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
1.2.1.5. Chính sáchcủa nhà nước về lưu trữ
- Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an
toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
- Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học,
công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
12

21. - Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ
chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước,
đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.
- Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.
1.2.2. Khái niệm, đặc điểm, loại hình và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.
1.2.2.1. Khái niệm
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối
tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể,
xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các kho lưu trữ để khai
thác, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của
toàn xã hội.
1.2.2.2. Đặc điểm
Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm:
- Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ
- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các văn bản.
- Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo
quản, nghiên cứu và sử dụng theo những quy định chặt chẽ, thống nhất của
Đảng, Nhà nước.
1.2.2.3. Loại hình
Căn cứ vào nội dung và kỹ thuật làm ra tài liệu có thể chia tài liệu thành
ba loại hình cơ bản:
- Tài liệu hành chính:
Tài liệu hành chính: gồm các loại văn bản nội dung phản ánh những
hoạt động của Đảng, Nhà nước, tổ chức đoàn thể trên các mặt kinh tế, chính
trị, văn hóa, quân sự. Tài liệu hành chính có nhiều thể loại, tùy thuộc vào từng
13

22. giai đoạn lịch sử của từng quốc gia. Hiện nay, tài liệu hành chính của Nhà
nước là Hiến pháp, Luật, Nghị quyết, Nghị định,…Tài liệu hành chính của
Đảng Cộng sản Việt Nam là Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tri,…
- Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh các hoạt động về
nghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế, thiết kế xây dựng cơ bản,.. Tài liệu
khoa học kĩ thuật có nhiều loại như bản vẽ, bản thuyết minh kĩ thuật, biểu đồ.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh ghi âm và ghi hình là các loại hình tài
liệu phản ánh các hoạt động sáng tạo của con người và các hoạt động phong
phú khác. Tài liệu này có khả năng ghi và tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh,
âm thanh. Tài liệu bao gồm các âm bản, các bức ảnh, các băng, đĩa ghi âm và
ghi hình.
1.2.2.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động chính
trị,kinh tế, văn hoá, khoa học,... của loài người.
Ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, bất
kỳ thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi
giai cấp mình. Ở nước ta, sau khi giành được chính quyền, Đảng và Nhà nước
đã tiến hành tập trung quản lý tài liệu lưu trữ và triệt để sử dụng nhằm phục
vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá, củng cố quốc
phòng, bảo vệ đất nước,...
Ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung
tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành,
từng nhà máy, xí nghiệp... Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ
mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân.
Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng làm tư liệu tổng kết
các quy luật vận động và phát triển sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội
14

23. và tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử, bất kỳ
tài liệu lưu trữ nào ít nhiều đều chứa đựng những thông tin chân thực về xã
hội của thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra chúng. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu
quan trọng nhất, chính xác nhất cho việc nghiên cứu lịch sử Đảng, lịch sử dân
tộc nói chung cũng như của từng địa phương, từng ngành, từng cơ quan nói
riêng.
Ý nghĩa văn hoá: Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hoá đặc biệt của
dân tộc. Tài liệu lưu trữ phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vật
chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử. Nó có vai trò quan
trọng đối với việc nghiên cứu nền văn hoá dân tộc, kế thừa những tinh hoa
văn hoá mà cha ông ta đã trải qua trong quá trình xây dựng nền văn hoá mới
của dân tộc.
1.3. Khái niệm, nội dung và vai trò của tổ chức công tác văn thư, lưu
trữ.
1.3.1. Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư.
Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ là thông qua pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ thông qua bộ máy quản lý và các chế độ nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu văn thư, tập trung những hồ sơ có giá trị
vào bảo quản trong các kho lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả
những hồ sơ tài liệu đó cho công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Nhằm
đưa công tác văn thư, lưu trữ không ngừng phát triển, phục vụ tốt nhất cho các
mục tiêu của bộ máy quản lý và của toàn xã hội.
1.3.2. Nộidung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ
Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ.
Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ.
Tổ chức xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn
thư lưu trữ.
15

24. Tổ chức các biện pháp thực hiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
văn thư lưu trữ.
Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Tổ chức hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
lưu trữ.
Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ.
Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ.
Nếu làm tốt tổ chức công tác văn thư, lưu trữ sẽ có vai trò đặc biệt quan
trọng như: công tác tổ chức bộ phận quản lý, nhân sự làm công tác văn thư
lưu trữ được tốt hơn, việc tổ chức xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
về công tác văn thư lưu trữ và các biện pháp tốt nhất để thực hiện các văn bản
đã ban hành, góp phần làm tốt công tác thanh tra kiểm tra giúp hoạt động này
đi vào nề nếp ổn định hơn, đồng thời nếu làm tốt công tác tổ chức văn thư lưu
trữ sẽ giúp cho cơ quan hoạt động các quy trình nghiệp vụ được thống nhất và
áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư lưu trữ tại cơ quan, góp
phần mang lại hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, giúp cho hoạt
động này đi vào ổn định, phát triển hơn.
1.4. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và côn tác lưu trữ.
1.4.1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Tính chất cơ mật:
Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của ngành, của
cơ quan,... Vì vậy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu, đòi hỏi công tác
văn thư, lưu trữ phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; cán
bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm,
cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy
chế về bảo vệ tài liệu.
16

25. Tính chất khoa học:
Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức sử dụng
có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiến
hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng.
1.4.2. Mốiquan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung
nghiệpvụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau:
- Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài
liệu văn thư. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài
liệu để bổ sung cho kho lưu trữ.
- Tài liệu trong một cơ quan làm ra bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể
loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ
tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ
khai thác.
- Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được
tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất
công khôi phục và chỉnh lý hồ sơ.
- Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh
trong công tác văn thư.
=> Tóm lại: Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội
dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều
không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì vậy các cơ quan
cần phải quan tâm tổ chức tốt để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài
về sau.
17

26. Tiểu kết
Chương này đã hệ thống hóa lại các vấn đề lý luận liên quan đến công
tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời đã nêu ra những nội dung của tổ chức công tác
văn thư, lưu trữ như: tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ và nhân sự làm
văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng ban hành và tổ chức các biện pháp thực
hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp
vụ văn thư lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu
trữ; việc thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm về công tác văn thư lưu trữ cho đến
việc sơ kết tổng kết công tác này.
Qua chương này chúng ta có thể nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ luôn
giữ một vị trí, vai trò rất quan trọng trong quá trình toàn cầu hóa và hội
nhập hiện nay. Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư
lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính Nhà
nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành
chính Nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính
hiện nay. Mỗi cơ quan hành chính Nhà nước cần phải có một nhận thức
đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa
ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ tại cơ
quan đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực,
hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.
18

27. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ,
LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH
2.1. Khái quát về UBND huyện Trùng Khánh
2.1.1. Quá trình hình thành
Huyện Trùng Khánh từ xa xưa là vùng đất cổ, gắn liền với quá trình
dựng nước và giữ nước của dân tộc.
Trùng Khánh đã được đề cập từ khá sớm trong sử sách. Thời kỳ nhà Lý
(1010-1225) gọi là Tư Lang; đến thời kỳ nhà Trần (1225-1400) vẫn mang tên
gọi như trước. Khi nhà Minh cho quân xâm lược nước ta, đã chia Tư Lang
làm Thượng Tư Lang và Hạ Tư Lang. Thời nhà Lê đổi làm Thượng Lang.
Vào thời kỳ nhà Lê (Lê Thánh Tông), niên hiệu Hồng Đức (1470-1497) thì
phủ Cao Bằng còn thuộc thừa tuyên Thái Nguyên, gồm 4 châu, trong đó châu
Thượng Lang (Trùng Khánh) có 29 xã. Thượng Lang từ lúc đó đến thời kỳ
nhà Mạc (1592-1677) kéo dài đến năm 1802-1820. Thời kỳ vua Gia Long thì
châu Thượng Lang được ghi rõ hơn, trong sách Tên làng xã Việt Nam đầu thế
kỷ XIX có ghi châu Thượng Lang có 4 tổng, 35 xã, thôn; trong đó tổng Lăng
Yên có 13 xã, thôn; tổng Nga ổ có 9 xã, thôn; tổng Ỷ Cống có 9 xã, lũng; tổng
Dương Châu có 6 xã. Đến Năm 1831 (năm Tự Đức thứ 4), sau cải cách hành
chính, đổi trấn làm tỉnh (1831), đổi châu làm huyện (1834) thì Cao bằng có 1
phủ, 5 huyện. Đó là phủ Trùng Khánh, (trước là phủ Cao Bằng, đổi làm Trùng
Khánh từ năm 1826-năm Minh Mệnh thứ 7); huyện Thượng Lang thời kỳ này
có 4 tổng, 37 xã, thôn.
Thời kỳ Pháp thuộc, tên gọi, địa giới và số lượng các đơn vị hành chính
thuộc tỉnh Cao Bằng thường xuyên thay đổi. Những năm cuối thế kỷ XIX,
Cao bằng có phủ Trùng Khánh và phủ Hòa An, trong đó phủ Trùng Khánh có
3 châu là: Thượng Lang, Hạ Lang và Quảng Uyên. Đầu thế kỷ XX, “Cao
Bằng là Đạo quan binh thứ nhì”, gồm một phủ Hòa An (phủ lỵ ở Nước Hai),
19

28. 7 châu, miền Đông vẫn gồm 3 châu, và châu Thượng Lang có châu lỵ đặt ở
Trùng Khánh phủ.
Năm 1928, theo cuốn Danh mục các làng xã Bắc Kỳ, xuất bản tại Hà
Nội, thì Cao Bằng có 1 phủ, 38 tổng, 230 xã; lúc đó châu Thượng Lang có 6
tổng, 42 xã. Tổng Lăng Yên 11 xã, tổng Nga Ổ 5 xã, tổng Phong Châu 6 xã,
tổng Phong Đằng 7 xã, tổng Trà Lĩnh 7 xã, tổng Ỷ Cống 6 xã.
Năm 1942, tổng Trà Lĩnh tách khỏi phủ Trùng Khánh, lập thành châu
Trấn Biên. Năm 1945, tổng Phong Đằng tách khỏi phủ Trùng Khánh và nhập
vào châu Hạ Lang.
Sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945, phủ Trùng Khánh được đổi tên
thành huyện Trùng Khánh thuộc tỉnh Cao Bằng.
Từ năm 1975 đến 1978, khi tỉnh Cao Bằng và tỉnh Lạng Sơn hợp nhất
thành tỉnh Cao Lạng, Trùng Khánh thuộc tỉnh Cao Lạng. Theo Nghị quyết Kỳ
họp thứ tư, Quốc hội Khóa VI, ngày 29-12-1978, tỉnh Cao Lạng được chia
tách thành tỉnh Cao Bằng và Lạng Sơn, huyện Trùng Khánh trở lại đơn vị
hành chính trực thuộc tỉnh Cao Bằng cho đến ngày nay.
Huyện có 20 đơn vị hành chính, gồm 19 xã và 1 thị trấn, bao gồm các
xã: Đình Minh, Lăng Hiếu, Lăng Yên, Phong Nặm, Phong Châu, Ngọc
Chung, Ngọc Khê,Ngọc Côn (năm 2008 mới tách từ xã Ngọc Khê), Đình
Phong, Đàm Thủy, Đức Hồng, Cảnh Tiên, Cao Thăng, Chí Viễn, Thân Giáp,
Đoài Côn, Thông Huề, Trung Phúc, Khâm Thành và Thị Trấn Trùng Khánh.
Huyện Trùng Khánh có 8 xã biên giới tiếp giáp với Trung Quốc, với
chiều dài đường biên 63,15 km, bao gồm: Lăng Yên, Ngọc Chung, Phong
Nặm, Ngọc Khê, Ngọc Côn, Đình Phong, Chí Viễn, Đàm Thủy. Huyện có cửa
khẩu Pò Peo (thuộc xã Ngọc Côn) và nhiều đường mòn dân sinh, nhân dân hai
bên đường biên thường xuyên qua lại giao lưu kinh tế, văn hóa,…
20

29. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
UBND huyện Trùng Khánh
2.1.2.1.Chứcnăng, nhiệm vụ và quyền hạn
UBND huyện Trùng Khánh là cơ quan chấp hành của HĐND huyện,
bảo đảm thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế-xã hội, củng
cố an ninh, quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn huyện
trong khuôn khổ Hiến pháp, Luật và các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
quản lý Nhà nước của các cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội
đồng nhân dân huyện.
UBND huyện Trùng Khánh làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,
tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, quản lý toàn diện các mặt trong tất cả các
lĩnh vực.
UBND huyện Trùng Khánh có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo
Điều 97 đến Điều 110, mục II, chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân
và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003.
2.1.2.2. Cơ cấutổ chức của UBND huyện Trùng Khánh
UBND huyện Trùng Khánh hoạt động trên cơ sở Luật Tổ chức HĐND và
UBND ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2003 và quy chế hoạt động của UBND
huyện. Hoạt động của UBND huyện là sự kết hợp chặt chẽ giữa chế độ làm việc
tập thể gắn trách nhiệm của từng thành viên, thực hiện theo nguyên tắc tập trung
dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, dưới sự kiểm soát của HĐND
huyện và cơ quan hành chính cấp trên trực tiếp UBND tỉnh.
UBND huyện Trùng Khánh bao gồm: 01 Chủ tịch và 03 Phó chủ tịch,
các Ủy viên Ủy ban và các phòng ban chuyên môn.
Chủ tịch
Theo Điều 4, Quy chế làm việc của UBND huyện Trùng Khánh, ban
hành kèm theo Quyết định số 34/2007/QĐ-UBND ngày 29 tháng 01 năm
2007 của UBND huyện Trùng Khánh quy định:
21

30. Chủ tịch UBND huyện là người lãnh đạo cao nhất, là người chủ trì
công việc của UBND huyện, chịu trách nhiệm trước UBND và HĐND huyện
về việc quản lý Nhà nước trên địa bàn huyện trong tất cả các lĩnh vực.
Chủ tịch UBND lãnh đạo, điều hành toàn diện về các mặt công tác của
UBND, chỉ đạo việc tổ chức thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của HĐND và
UBND tỉnh.
Phó chủ tịch
UBND huyện Trùng Khánh có 03 Phó chủ tịch: một phụ trách về mặt
văn hoá, y tế, giáo dục, xã hội, một phụ trách về kinh tế, một phụ trách về các
lĩnh vực khác.
Theo Điều 5, Quy chế hoạt động của UBND huyện Trùng Khánh: Phó
chủ tịch là người giúp việc cho Chủ tịch, chịu trách nhiệm quản lý Nhà nước
trên địa bàn huyện và giải quyết các công việc liên quan đến lĩnh vực thuộc
trách nhiệm mà mình quản lý. Ký thay mặt Chủ tịch những văn bản thuộc lĩnh
vực phụ trách.
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện
UBND huyện Trùng Khánh là cơ quan hành chính Nhà nước cấp huyện
gồm có 14 phòng, ban trực thuộc.Ngoài ra, còn có bốn ban, ngành thuộc
UBND huyện là: Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng; Ban Quản lý chợ; Đài
truyền thanh-Truyền hình và Trạm Khuyến nông-Khuyến lâm.
Các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu
giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý địa phương và thực hiện một
số nhiệm vụ quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND theo quy định
của pháp luật góp phần đảm bảo sự thống nhất trong quản lý của ngành hoặc
lĩnh vực công tác ở địa phương.
1.Văn phòng HĐND - UBND huyện.
2. Phòng Nội vụ.
3. Phòng Công thương.
22

31. 4. Phòng Thanh tra.
5. Phòng Tư pháp
6. Phòng Y tế.
7. Phòng Dân tộc
8. Phòng Thống kê
9. Phòng Tài nguyên - môi trường.
10. Phòng Tài chính - kế hoạch.
11. Phòng Văn hóa và thông tin.
12. Phòng Lao động Thương binh và xã hội.
13. Phòng Giáo dục và đào tạo.
14. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyện Trùng Khánh (Xem phụ lục 1)
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng huyện Trùng Khánh
2.1.3.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện
Trùng Khánh
Văn phòng là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan
trong việc điều hành lãnh đạo của cơ quan. Thông qua hoạt động của Văn
phòng có thể đánh giá hoạt động của cơ quan, là mạch máu thông suốt trong
hoạt động của cơ quan.
Văn phòng HĐND- UBND có tầm quan trọng đặc biệt ảnh hưởng trực
tiếp đến hoạt động quản lý của cơ quan, vì vậy UBND huyện Trùng Khánh
quan tâm đến việc trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị cơ cấu tổ chức cho
văn phòng.
2.1.3.2. Vị trí, chức năng của văn phòng huyện Trùng Khánh
Văn phòng HĐND- UBND có chức năng tham mưu, tổng hợp cho
UBND huyện về hoạt động của UBND huyện, giúp UBND huyện về công tác
dân tộc, chỉ đạo điều hành. Cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của
23

32. HĐND-UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.
Văn phòng HĐND- UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và có tài
khoản riêng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của
HĐND- UBND đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp
vụ của Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND tỉnh Cao Bằng.
2.1.3.3. Nhiệmvụ và quyền hạn
Tham mưu giúp HĐND, UBND xây dựng chương trình làm việc, kế
hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cả năm, đôn đốc kiểm tra
các cơ quan chuyên môn của huyện việc thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của Chủ tịch HĐND và UBND huyện.
Thu thập và thông tin, chuẩn bị các báo cáo, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo điều hành của HĐND, UBND huyện, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND
huyện theo quy định của pháp luật.
Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật của
HĐND, UBND huyện; theo dõi kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó ở các
phòng, ban, ngành, các xã, thị trấn.
Soạn thảo các văn bản liên quan đến sự giám sát, chỉ đạo, điều hành
hàng ngày của thường trực HĐND và UBND huyện. Ban hành thông báo ý
kiến chỉ đạo của Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, các Phó chủ tịch
UBND huyện.
Tham mưu tổng hợp đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của
HĐND, UBND và tham mưu cho Chủ tịch UBND trong công tác tiếp dân.
Liên hệ công tác và trực tiếp làm công tác tổ chức các hội nghị, các kỳ họp
của HĐND và UBND huyện.
2.1.3.4. Cơ cấutổ chức và lề lối làm việc
Cơ cấu tổ chức
UBND huyện là cơ sở cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền
24

33. chung nên Văn phòng HĐND và UBND huyện được tổ chức theo sơ đồ sau:
Chủ tịch
Chánh Văn phòng
Phó Chánh Văn phòng
Bộ
phận
văn
thư
Bộ
phận
kế
toán
Bộ
phận
tổng
hợp
Bộ
phận
tạp vụ
Bộ
phận
bảo vệ
(Nguồn:Văn phòng Ủyban nhân dân huyện Trùng Khánh)
Lề lối làm việc
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, Chánh văn phòng là người
đưa ra quyết định cuối cùng, nhân viên dưới quyền của Chánh văn phòng phải
thực hiện công việc theo sự chỉ đạo, phân công của Chánh văn phòng.
Văn phòng có mối quan hệ phối hợp với Văn phòng cấp uỷ Đảng cấp
huyện, quan hệ mật thiết với các cơ quan chuyên môn và UBND cấp xã, để
thực hiện hiệu quả chức năng, nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, giúp việc cho
lãnh đạo.
25

34. 2.1.3.5. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị
trí trong Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh
STT HỌ VÀ TÊN
CHỨC
NHIỆM VỤ
VỤ
1 Hoàng Văn Đông Chánh Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung và toàn
Văn diện mọi hoạt động, nhiệm vụ công tác
phòng văn phòng, thực hiện chức năng giúp
HĐND , UBND huyện điều hành các hoạt
động chung của các phòng, ban, đơn vị
huyện, UBND các xã, thị trấn; tham mưu
giúp UBND huyện trong công tác chỉ đạo,
điều hành các hoạt động của huyện; đảm
bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho các hoạt
động của HĐND và UBND, Chủ tịch
HĐND, Chủ tịch UBND huyện.
2 Hoàng Thanh Phó Giúp Chánh văn phòng quản lý công tác
Phong chánh hành chính, bộ phận văn thư – lưu trữ, bộ
văn phận tài vụ, bộ phận tổng hợp, bộ phận lái
phòng xe, bộ phận tạp vụ; bộ phận bảo vệ, quản
lý nhà khách Văn phòng UBND huyện;
quản lý cơ sở vật chất, tài sản của văn
phòng; đảm bảo các điều kiện về vật chất
– kỹ thuật phục vụ công tác của HĐND
huyện, Thường trực HĐND huyện,
UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện và
lãnh đạo Văn phòng. Trực tiếp chỉ đạo,
điều hành mọi hoạt động thuộc lĩnh vực
26

35. hành chính – quản trị của văn phòng; tổ
chức đóntiếp khách đến liên hệ làm việc
với Thường trực HĐND và UBND huyện,
lãnh đạo UBND huyện. Xây dựng kế
hoạch công tác dự trù kinh phí hoạt động
cho các bộ phận có liên quan của Văn
phòng. Trực tiếp tham mưu giúp Thường
trực HĐND huyện trong quá trình chỉ đạo
điều hành công việc của HĐND huyện,
thường xuyên thu thập xử lý thông tin,
nghiên cứu, đề xuất các giải pháp về hoạt
động của Thường trực HĐND huyện;
phối hợp với các cơ quan, HĐND các xã,
thị trấn. Tổ chức các cuộc họp tiếp xúc cử
chi của Đại biểu Quốc hội, Đại biểu
HĐND tỉnh, Đại biểu HĐND huyện trên
địa bàn. Giúp Chánh văn phòng Tổ chức
công dân, ngân sách của cơ quan theo chế
độ Nhà nước và các dịch công như: Lễ
tân, Nhà khách, ô tô, điện thoại,….
3 Nông Thị Hường Chuyên - Giúp lãnh đạo văn phòng thường xuyên
viên theo dõiđôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và
văn phân tích tình hình hoạt động kinh tế, văn
phòng hóa – xã hội của các ngành các cấp được
phân công theo dõitrong việc thực hiện
nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội trong
việc chấp hành các văn bản của cấp trên,
27

36. các chủ trương của Đảng và Nhà nước,
của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Huyện ủy,
HĐND và UBND huyện nhằm phản ánh
kịp thời phục vụ sự chỉ đạo điều hành của
HĐND và UBND huyện
- Nghiên cứu các văn bản của Đảng, của
Nhà nước, nhất là các văn bản quản lý
Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực công
tác được phân công, đề xuất với Lãnh đạo
văn phòng trong việc triển khai, tổ chức
thực hiện các văn bản đó một cách chính
xác, kịp thời.
- Tham gia các cuộc họp của HĐND,
UBND huyện và các cuộc họp với các
cấp, ngành trong huyện khi bàn về công
việc thuộc phạm vi mình theo dõi; phát
biểu đề xuất ý kiến của mình trong cuộc
họp, hội nghị. Khi được phân công, có
trách nhiệm trực tiếp làm thư ký cuộc họp
và soạn thảo các văn bản cần thiết trình
HĐND và UBND huyện ban hành.
4 Tạ Việt Hùng Chuyên - Có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung
viên cấp tình hình thuộc lĩnh vực mình phụ
văn trách, dự tiếp và làm việc với các đoàn
phòng khách tỉnh, huyện bạn và các đoàn nước
ngoài đến làm việc với huyện theo sự
phân công của Chánh, Phó Chánh văn
28

37. phòng. Chuyên viên không làm thay công
việc chuyên môn thuộc trách nhiệm của
phòng, ban trực thuộc
- Rèn luyện kỹ năng quản lý nhà nước, tổ
chức tốt công tác thông tin (tiếp nhận hồ
sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ một
cách khoa học), biên tập thành thạo các
văn bản quản lý Nhà nước theo đúng trình
tự, nội dung, thẩm quyền và thể thức theo
quy định hiện hành của Nhà nước trong
lĩnh vực quản lý được phân công.
- Khi được lãnh đạo phụ trách phân công
làm việc trực tiếp với Chủ tịch, các Phó
chủ tịch UBND huyện lĩnh vực công tác
được phân công. Khi nhận nhiệm vụ trực
tiếp từ Thường trực HĐND huyện, Chủ
tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện,
chuyên phải báo cáo với lãnh đạo Văn
phòng về công việc thực hiện, hoặc sau
khi kết thức để tổng hợp theo dõichung.
5 Hoàng Thị Ngà Cán bộ - Đảm bảo công tác tiếp nhân văn bản đến
văn thư và xử lý văn bản đi một cách chính xác
nhất, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực
cho sự chỉ đạo điều hành của Thường trực
HĐND, UBND huyện, và Văn phòng.
- Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức
văn bản của Thường trực HĐND huyện,
29

38. UBND huyện và Văn phòng trước khi
phát hành; quản lý và sử dụng các loại
con dấu theo quy định hiện hành của Nhà
nước và của cơ quan.
- Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan
đảm bảo thể thức của văn bản theo đúng
quy định chung, văn bản phải in rõ và
đẹp.
- Các nội dung văn bản đến, văn bản đi,
tài liệu đánh máy được quản lý chặt chẽ
và thực hiện công tác bảo mật trong quản
lý văn bản theo đúng quy định.
6 Lý Thị Qúy Nhân - Lập các dự toán kinh phí hàng năm,
viên kế hàng quý và phải đảm bảo kinh phí phục
toán vụ các hoạt động của Thường trực HĐND
và UBND huyện và của Văn phòng; quản
lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu
phải đúng chế độ quy định và hết sức tiếp
kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết
toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy
định.
- Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi xuất nhập
hàng hóa vật tư theo đúng quy định của
cơ quan tài chính, xây dựng các định mức
sử dụng vật tư hàng hóa đảm bảo phù hợp
với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãnh
phí.
30

39. - Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý,
năm để mua sắm trang thiết bị tài sản, vật
tư, hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác
của cơ quan.
- Thực hiện chế độ thanh toán cho các
đơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán bộ,
công chức với tinh thần nhanh nhất, tích
cực nhất nhưng phải đảm bảo nguyên tắc,
chế độ quy định hiện hành.
- Quản lý theo dõi các nguồn kinh phí đầu
tư xây dựng cơ bản thuộc Văn phòng.
7 Nông Thị Dung Nhân - Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất
viên tạp do cơ quan Văn phòng quản lý.
vụ - Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ
bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan, mua
sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư
hàng hóa theo đúng quy định hiện hành .
- Đảm bảo phục vụ tốt cho các cuộc hội
nghị, hội họp và làm việc thường xuyên
cũng như đột xuất của Thường trực
HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng
tại trụ sở làm việc của HĐND và UBND
huyện.
- Phối hợp với Nhà khách văn phòng để
tiếp đón, phục vụ các cuộc hội nghị và
các đoàn khách đến làm việc với huyện.
- Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ
31

40. chức thực hiện công tác vệ sinh trong cơ
quan, đảm bảo sạch, đẹp.
8 Hoàng Văn Đại Nhân - Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt
viên lái để phục vụ lãnh đạo huyện và Văn phòng.
xe - Xe phục vụ phải đúng theo quy định của
Nhà nước, thực hiện tiếp kiệm xăng dầu
và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn.
- Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế
hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ
tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ
công tác kịp thời, không bị ách tắc.
- Khi có công việc độtxuất của Thường
trực HĐND, UBND huyện trực tiếp điều
hành xe đi công tác thì lái xe có trách
nhiệm thông báo cho Chánh hoặc Phó
Chánh văn phòng biết trước khi đi.
9 Nông Văn Minh Nhân - Đảm bảo an ninh, trật tự cho UBND
viên huyện.
bảo vệ - Bảo vệ cơ quan ngoài giờ hành chính,
ngày nghỉ hàng tuần, ngày lễ, ngày tết.
- Chấp hành nội quy, quy chế của cơ
quan, kỷ luật lao động, an toàn lao động.
2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện
Trùng Khánh
2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ
Bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể
thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác văn
32

41. thư, lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác văn thư, lưu trữ
trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những
văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, các biện pháp để
thực hiện các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ; quản lý
và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan; đề xuất các
phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ cho cơ quan, thanh tra
kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, ứng dụng công nghệ thông tin
vào công tác văn thư, lưu trữ và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.
Tại Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh có bộ phận văn thư lưu trữ
chuyên trách, giúp Chánh Văn phòng UBND huyện tổ chức thực hiện và quản
lý công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và các tổ chức
thuộc huyện và đối với UBND cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữ lịch sử của
huyện; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Văn phòng Ủy ban nhân
dân huyện.
Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh là bộ phận trực tiếp quản lý về
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan mà cụ thể là Chánh Văn phòng UBND
huyện giúp người đứng đầu trực tiếp quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ
của cơ quan. Chánh văn phòng được giao trách nhiệm tham mưu giúp lãnh
đạo cơ quan xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu
trữ; tổ chức các biện pháp thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công
tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục
ban hành văn bản; ký thừa lệnh một số loại văn bản. Chánh Văn phòng
UBND huyện được lãnh đạo phân công quản lý về công tác văn thư, lưu trữ
tại cơ quan và trực tiếp chỉ đạo các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Văn phòng UBND huyện là nơi triển khai thực hiện các văn bản về công tác
33

42. văn thư, lưu trữ do Nhà nước quy định và Phòng Nội vụ ban hành. Tại UBND
huyện Trùng Khánh cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được đặt trong Văn
phòng UBND huyện với tên gọi là bộ phận văn thư, lưu trữ thực hiện các
công việc về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo sự phân công của lãnh
đạo Văn phòng UBND huyện, nhằm giúp cho việc giải quyết các công việc có
nội dung liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ được thuận lợi hơn, nhanh
chóng đúng chuyên môn của nhà lãnh đạo văn phòng hơn.
2.2.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu
trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến
phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan.
Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân
loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm.
Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách
phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác
khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ
làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm
trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
Hiện nay, công tác văn thư của UBND huyện Trùng Khánh được tổ
chức thực hiện theo nguyên tắc tập trung thống nhất, nghĩa là tất cả mọi quan
hệ của cơ quan với bên ngoài và trong nội bộ bằng văn bản đều phải qua văn
thư. Đây là nơi tiếp nhận văn bản của các cơ quan khác gửi đến, đồng thời là
nơi gửi đi các văn bản của cơ quan theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn
của cơ quan ban hành.
Để đảm bảo các công việc của UBND huyện được giải quyết nhanh
chóng, hiệu quả, đảm bảo các văn bản, giấy tờ của cơ quan không bị mất mát,
thuận tiện cho việc khai thác thông tin thì UBND huyện Trùng Khánh đã bố
trí bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND và
34

43. Chánh văn phòng là người trực tiếp quản lý. Biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ
có 01 người, có trình độ Cao đẳng, đã được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Với nhiều năm công tác và
được làm việc đúng chuyên môn, cán bộ văn thư Hoàng Thị Ngà đã làm rất
tốt công tác văn thư của cơ quan. Tuy nhiên, do khối lượng công việc nhiều
nên công tác lưu trữ chưa được quan tâm, kho lưu trữ vẫn còn chất đống tài
liệu, chưa được sắp xếp gọn gàng, khoa học.( Phụ lục 3)
-Vị trí, chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ làm
công tác văn thư, lưu trữ.
Vị trí, chức trách: Là chuyên viên văn thư, lưu trữ thực hiện công tác
về giấy tờ, sổ sách và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của
Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng.
Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, chuyên viên chịu
trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng và trước pháp
luật về ý kiến đề xuất, tiến độ, chất lượng hiệu quả thực hiện công việc được
giao, về hình thức, thể thức, trình tự, thủ tục, ban hành văn bản và quy trình
giải quyết công việc khi được phân công.
Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một
cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều
hành của UBND nói chung và Văn phòng nói riêng.
- Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của UBND huyện và
Văn phòng trước khi phát hành; quản lý và sử dụng các loại condấu theo
đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của cơ quan;
- Nhận và gửi văn bản đi, đến đúng địa chỉ, kịp thời. Dự thảo các văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư - lưu trữ, lãnh đạo văn
phòng UBND huyện và các bộ phận ban, ngành các xã, thị trấn gửi đến.
- Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo
35

44. đúng quy định chung, văn bản phải in rõ và đẹp;
- Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản
lý chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy
định.
- Hướng dẫn, kiểm tra đônđốc các bộ phận và cá nhân trong đơn vị
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Thu nhận hồ sơ, tài liệu đến
hạn nộp vào lưu trữ; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, xây dựng các công cụ
thống kê tra cứu; Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; Phục vụ việc khai
thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Phối hợp các cá nhân liên quan hướng dẫn khách đến làm việc với
lãnh đạo huyện và các phòng ban chức năng.
- Đề xuất ý kiến với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ
trách, các vấn đề liên quan đến việc thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao.
- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Chánh Văn phòng về nhân sự,
phương tiện cơ sở vật chất phục vụ công tác, các giải pháp nâng cao năng
suất, chất lượng, hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng
của nhân viên phòng Văn thư, lưu trữ.
2.2.3. Tổ chức và xây dựng các biện pháp ban hành văn bản chỉ
đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
• Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện
nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ trong
toàn quốc là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành.
Trong những năm qua, UBND huyện Trùng Khánh vẫn áp dụng các
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước vào công tác văn thư, lưu trữ như:
- Luật số:01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Luật lưu
trữ;
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về
36

45. công tác văn thư;
- Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 06 năm 2013 của Quốc hội về
việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2016 quy định chi
tiết một số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan,...
Để thống nhất tổ chức các hoạt động Nhà nước về công tác văn thư, lưu
trữ trong UBND huyện, trong những năm qua, UBND huyện Trùng Khánh đã
luôn theo sát các văn bản hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu
trữ để tạo hành lang pháp lý cho hoạt động văn thư, lưu trữ từng bước được
chấn chỉnh, đi vào nề nếp, khoa học, phục vụ ngày càng tốt hơn cho hoạt động
quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc ở UBND huyện. Căn cứ vào thông tư số
04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng
quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức thì UBND huyện
Trùng Khánh đã áp dụng vào việc soạn thảo và ban hành quy chế văn thư, lưu
trữ của cơ quan. Ngày 18/05/ 2016 UBND huyện Trùng Khánh đã ban hành
Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện. (Ban hành kèm theo
Quyết định số: 834/QĐ-UBND ngày18/05/2016).(Phụ lục 2). Trong quy chế
nêu rất rõ trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của từng
người được giao nhiệm vụ phụ trách về công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời
quy chế cũng quy định rõ các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ dành cho
cán bộ văn thư, lưu trữ. Việc thực hiện tốt các nhiệm vụ trong Quy chế của cơ
quan cũng là tiêu chí để bình xét thi đua khen thưởng đối với cán bộ thực hiện
37

46. công tác văn thư, lưu trữ và các cá nhân, đơn vị có liên quan, bên cạnh đó quy
chế cũng đưa ra mức xử lý khi cán bộ, công chức không thực hiện quy định
tại Quy chế, giúp cho việc quản lý về công tác này được hiệu quả hơn.
• Để thực hiện các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
và các văn bản mà cơ quan đã ban hành để hướng dẫn và chỉ đạo về công tác
văn thư, lưu trữ cho UBND huyện thực hiện một cách có hiệu quả thì Chánh
văn phòng UBND huyện đã đề ra một số biện pháp để tổ chức thực hiện hệ
thống văn bản như: Thông qua các cuộc họp của cơ quan để lồng ghép các nội
dung của văn bản về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan cho các cán bộ,
công chức trong cơ quan được biết và thực hiện. Khi có các văn bản chỉ đạo
về công tác văn thư, lưu trữ thì lãnh đạo quản lý về công tác này sẽ phô tô ra
để gửi các phòng một bản để phục vụ cho công việc của mình như việc soạn
thảo văn bản đối với các phòng ban chuyên môn, đồng thời cũng tuyên
truyền, phổ biến cho mọi người biết để thực hiện.
Đối với cán bộ văn thư, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng sẽ thường xuyên
kiểm tra việc thực hiện các văn bản của Nhà nước và cơ quan vào công tác
văn thư, lưu trữ như việc văn thư giúp Chánh văn phòng kiểm tra hình thức,
thể thức và kỹ thuật trình bày, việc quản lý văn bản đi, đến trong việc vào sổ,
việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan,… nếu văn thư không thực
hiện đúng theo quy trình mà văn bản đã đưa ra thì sẽ có các biện pháp xử lý.
Bên cạnh đó còn thông qua Hội nghị cán bộ, công chức để triển khai
các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ để cho cán bộ,
công chức trong cơ quan nghiên cứu, nắm vững về quy chế để thực hiện.
Đồng thời Văn phòng và phòng Nội vụ huyện đã phối hợp với nhau để tổ
chức các buổi tọa đàm, trao đổi, nói chuyện, tuyên truyền về công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan qua hình thức khẩu hiệu để truyền đạt các quy định của
mình và có thể tổ chức cuộc thi tìm hiểu về các quy định của nhà nước và cơ
quan về công tác văn thư, lưu trữ, bàn bạc và hướng dẫn cụ thể về các văn
38

47. bản để cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện một cách tự giác và tích
cực. Đồng thời lãnh đạo còn tổ chức hội thi kỹ năng soạn thảo văn bản, tổ
chức lớp bồi dưỡng tập huấn, kiểm tra thực tế, tổ chức đánh giá, xếp loại công
tác văn thư, lưu trữ hàng năm, tổ chức hội nghị, giao ban chuyên đề, viết bài
tuyên truyền đăng website. Đối với các văn bản của cơ quan thì lãnh đạo tổ
chức cho cán bộ công chức thảo luận, đóng góp ý kiến nhằm từng bước điều
chỉnh và hoàn thiện về văn bản hơn.
Qua đây cũng quán triệt sâu sắc tinh thần chỉ đạo của Bộ Nội Vụ về
công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới đối với cán bộ công chức cũng
như các bộ phận có liên quan để nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công
tác, thể hiện sự nghiêm túc cao trong việc thực hiện các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn cũng như quy chế về công tác văn thư, lưu trữ. Phân công trách
nhiệm cụ thể, rõ ràng trong quá trình thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đồng thời có sự kết hợp chặt chẽ, thống nhất
cao giữa các bộ phận có liên quan đến công tác.
Việc tuyên truyền, phổ biến Luật lưu trữ và Nghị định 110/2004/NĐ-
CP,… các văn bản khác của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ đã được Văn
phòng UBND huyện triển khai kịp thời, có tác dụng thiết thực, tạo được sự
chuyển biến tích cực trong nhận thức về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của
công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của các
cấp lãnh đạo, công chức, viên chức ở cơ quan, đơn vị đối với công tác văn
thư, lưu trữ trong giai đoạn hiện nay.
2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
2.2.4.1. Soạnthảo và ban hành văn bản
Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh thực hiện các nghiệp văn thư
của cơ quan mình theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước về công
tác văn thư: như Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội
vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,….Ngoài
các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư thì tại Văn phòng UBND
huyện Trùng Khánh cũng đang thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của
39

48. cơ quan theo quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan đã được ban hành. Hiện
nay, Văn phòng UBND huyện đã thực hiện các nghiệp văn thư của mình
trong các khâu: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản
đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài
liệu vào lưu trữ cơ quan. Nhìn chung, việc tổ chức các nghiệp vụ công tác văn
thư đã thực hiện thống nhất theo Quy chế văn thư lưu trữ (Phụ lục 2) của
UBND huyện Trùng Khánh, việc quản lý các nghiệp vụ công tác văn thư đã
được thống nhất trong quy chế của cơ quan.
Theo quy chế văn thư, lưu trữ của UBND huyện Trùng Khánh, hiện
nay các phòng ban trong cơ quan khi soạn thảo và ban hành văn bản của cơ
quan đã thực hiện theo 6 bước:
Bước 1: Thu thập và xử lý thông tin
Bước 2: Soạnthảo văn bản
Bước 3: Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Bước 4: Đánh máy nhân bản
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bước 6: Ký văn bản, phát hành văn bản tại Văn thư cơ quan
Nhìn chung, công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan đã
được thực hiện thống nhất trong quy chế của cơ quan, tuy nhiên cán bộ quản
lý vẫn chưa thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Đối với việc kiểm tra về nội
dung văn bản thủ trưởng các đơn vị không thực hiện đúng quy định, hầu hết
các văn bản của cơ quan khi phát hành không có phần ký nháy vị trí cuối cùng
của nội dung văn bản. Đối với Chánh văn phòng chịu trách nhiệm về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản thì có ký nháy vào vị trí cuối cùng của phần
“Nơi nhận”. Cán bộ văn thư thường xuyên kiểm tra về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản nên tình trạng sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
khi phát hành chỉ còn lẻ tẻ.
Về việc quản lý và giải quyết văn bản đi, đến của cơ quan, hiện nay cơ
quan vẫn chưa ban hành riêng các văn bản quản lý hoạt động và giải quyết
văn bản đi, đến mà vẫn thực hiện theo các yêu cầu của Nghị định
40

49. 110/2004/NĐ-CP và quy chế văn thư, lưu trữ của UBND huyện. Quy trình
quản lý và giải quyết văn bản đi, đến được quy định rất rõ trong quy chế văn
thư, lưu trữ của UBND huyện.(Phụ lục 2).
2.2.4.2. Quy trình quản lý văn bản đi
Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành đều được tập trung thống nhất
và giải quyết theo quy trình sau:
Bước 1: Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày ; ghi số, ký hiệu,
ngày, tháng, năm của văn bản. Trong bước này sễ thực hiện theo trình tự sau:
sau khi thủ trưởng đã duyệt về mặt nội dung, Chánh văn phòng sẽ chịu trách
nhiệm về mặt thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản nếu văn bản đã
đúng thì Chánh văn phòng sẽ ký nháy vào vị trí cuối cùng “Nơi nhận”, nếu
sai đề nghị đơn vị, cá nhân soạn thảo lại.
Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có). Sau khi
văn bản đã có đủ có chữ ký của người có thẩm quyền.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi: văn thư tiến hành đăng ký văn bản đi vào
sổ hoặc chương trình quản lý hồ sơ công việc của cơ quan.
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Bìa sổ:
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRÙNG KHÁNH
Năm:…….
SỔ CÔNG VĂN ĐI
Từ số:…………Đến số:…………….
Từ ngày:……….Đến ngày:…………
Quyển số:…….
41

50. Phần đăng ký bên trong sổ:
Số, ký Ngày, Tên loại Người Nơi Đơn vị, Số lượng Ghi
hiệu tháng và trích ký nhận người bản chú
văn văn bản yếu nội văn bản nhận bản
bản dung văn lưu
bản
1 2 3 4 5 6 7 8
Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi. Các văn bản sau khi đã hoàn thành các thủ tục văn thư sẽ tiến hành lựa
chọn bìa, trình bày, viết bì , vào bì và dán bì. Tiếp theo sau khi hoàn thành các
thủ tục văn thư sẽ tiến hành chuyển qua phần mềm E-Office trước và gửi bản
cứng ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Bước 5: Lưu văn bản đi: văn bản được lưu làm hai bản, một bản gốc
được lưu tại văn thư cơ quan, một bản chính được lưu tại các đơn vị, cá nhân
soạn thảo để lưu vào hồ sơ công việc và lưu bản mềm trong máy tính thuận
tiện cho việc tra tìm.
Nhờ việc ban hành quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan và việc ứng
dụng phần mềm E-Office mà việc quản lý văn bản đi, đến luôn thực hiện theo
quy định, khắc phục những thiếu sót trước đây. Các đơn vị, cá nhân có liên
quan đến từng quy trình trong giải quyết văn bản đi, đến đã thực hiện theo các
quy trình đã đưa ra.
2.2.4.3. Quy trình quản lý văn bản đến
Mọi văn bản đến cơ quan đều phải thông qua một đầu mối đó là văn thư
cơ quan. Nguyên tắc này tạo điều kiện thuận lợi cho văn thư theo dõi, thống
kê, kiểm tra, quản lý, thuận lợi cho việc tra tìm.
Văn bản đến được chuyển qua hệ thống phần mềm E-Office (đối với
những cơ quan có sử dụng phần mềm này) và chuyển bằng hình thức trực tiếp
42

51. (đối với những cơ quan chưa sử dụng phần mềm E-Office). Các văn bản đến
được cán bộ văn thư lưu chuyển Chánh Văn phòng phê duyệt.
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
a. Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc. Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính
trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi
nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn
bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư báo cáo ngay với Chánh Văn
phòng để giải quyết.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng,
Văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát
hiện có sai sót thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Chánh Văn phòng.
b. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Cán bộ văn thư tiến hành bóc bì các văn bản gửi đến cơ quan và scan
lưu chuyển qua phần mềm E-office cho Chánh văn phòng. Còn loại không
bóc bì (các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích
danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức) Văn thư chuyển
tiếp cho nơi nhận.
c. Đóng dấu “Đến”, ghisố đến và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần
thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường
hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi
đíchdanh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận
43

52. mà không phải đóng đấu “Đến”.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới
số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung
(đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban
hành văn bản.
Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” của UBND
huyện Trùng Khánh
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến tại UBND huyện Trùng Khánh được đăng ký bằng cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn
bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản
lý văn bản của cơ quan. Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đến được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến
44