07. HOW TO READ HOTEL'S FINANCIAL STATEMENT

1. Dr. Dino Leonandri, MM, CHA
Cara Membaca
Laporan Keuangan Hotel

2. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN
Seorang Manager dalam bidang spesialisasi apapun harus memiliki kemampuan dalam
membaca laporan keuangan untuk dapat menilai kinerja usahanya.
Setiap laporan keuangan mempunyai titik titik atau kunci kunci yang harus diperhatikan
untuk menentukan Corrective Action bagi suatu Management. Adapun titik titik (points) yang
terpenting didalam laporan keuangan dan agar menjadi perhatian pembacanya adalah :
1. DAILY SALES/WEEKLY SALES REPORT.
Points yang perlu mendapat perhatian:
a. Departemental sales per outlet.
b. Tingkat Occupancy /ARR/RevPar/MPI/RGI/ARI
Semua data diatas dibandingkan dengan budget dan forecast sehingga dengan cepat
dapat diketahui deviasinya, dan lakukan strategic plan/action.

3. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN

4. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN

5. 2. DAILY / WEEKLY
FOOD COVER REPORT
Secara umum accounting dalam hal ini cost control
Akan membuat daily flash cost untuk keperluan
analisa baik bagi executive chef, FBM, FC dan GM
Points yang perlu mendapat perhatian
a. Revenue dan Cover tiap - tiap outlet
b. Average per cover
c. Seat turn over
Seat turn over adalah perbandingan antara cover
Dan number of seat sehingga kesibukan outlet
Dapat diketahui.

6. DAILY / WEEKLY
FOOD COVER REPORT

7. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN
3. DAILY FLASH FOOD COST.
Menggunakan metode direct costing : seluruh barang yang langsung masuk ke kitchen di
asumsikan langsung di gunakan (di akhir bulan baru dilakukan Stock taking/Inventory)
Namun biasa nya utk item vegetable dan perishbale langsung di biayakan kecuali meat dan
material item laninnya (imported items).
Points yang perlu mendapat perhatian:
• To date Food Cost
To day food cost tidak menggambarkan Food Cost yang sebenarnya.Kemungkinan Food Cost
tinggi hari ini yang harus diambil kesimpulan bahwa besok ataupun lusa akan adanya banquet
yang besar. Hal ini disebabkan kitchen telah mengambil requisition dari store room tetapi sales
belum diterima hari ini. Sebaliknya food cost yang sangat rendah karena adanya sales yang diterima
pada hari itu dimana food preparation telah dilakukan sehari sebelumnya dengan asumsi bahwa over
requisition tidak dipakai untuk kitchen stock.

8. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN
4. WEEKLY FOOD COST REPORT.
Points yang perlu mendapat perhatian:
a. Food Cost Percentage tiap tiap outlet.
b. General Food Cost.
c. Number of Guest.
d. Number of Cover.
e. Short & Over yang merupakan perbandingan antara actual dan potentia cost berdasarkan
recipe card.
Food Cost dalam weekly report telah diperhitungkan kitchen inventory sehingga food cost
percentage untuk periode yang dilaporkan dapat dipergunakan sebagai data.

9. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN
Aston Braga Hotel & Residance Bandung
Daily Food & Beverage Flash Cost
November , 2009 23
Food Beverage
Opening Balance Main Store - - Opening Balance Main Store - -
Opening Balance Kitchen Store - - Opening Balance Kitchen - -
Opening Balance Carios Store - - Opening Balance Carios Store - -
Opening Balance House Keeping Store - - Opening Balance House Keeping Store - -
Direct Purchase 10,507,544.00 170,731,793.00 Direct Purchase - 1,404,168.00
Store Requisitions 2,386,028.00 48,648,622.20 Store Requisitions 210,823.00 5,177,899.00
Beverage To Food 2,028,400.00 13,882,861.00 Food To Beverage - 63,132.62
Total Food Available 14,921,972.00 233,263,276.20 Total Beverage Available 210,823.00 6,645,199.62
Gross Cost Of Food Available 14,921,972.00 233,263,276.20 Gross Cost Of Beverage Available 210,823.00 6,645,199.62
Consumption - - Consumption - -
Officer Check 198,729.00 2,904,944.98 Officer Check 26,240.00 315,695.00
Entertainment - 539,514.00 Entertainment 15,865.00 324,075.00
Transfer to EDR - 2,398,662.62 Employee Relation - -
Fruit Basket - 66,895.00 Welcome Drink 41,250.00 823,350.00
Singer & Pianis - - Singer & Pianis - -
Birthday Cake / Cookies Praline - - Beverage Promotion / Test Beverage - -
Dinner Free - - Spoil & Breakage - -
Food Promotion / Test Food - 413,296.35 Complimentary Breakfast Room - -
Spoil & Breakage - - Complimentary - -
Complimentary Breakfast Room 264,462.80 4,099,173.40 E. Meals 16,000.00 368,000.00
Complimentary - 166,203.25
Total Credited to Cost of Food 463,191.80 10,588,689.60 Total Credited to Cost of Beverage 99,355.00 1,831,120.00
- - - -
Cost Of Good Sold 14,458,780.20 222,674,586.60 Cost Of Good Sold 111,468.00 4,814,079.62
Variance Food Distribution - - Variance Beverage Distribution - -
Net Food Revenue 21,605,750.00 768,000,383.00 Net Beverage Revenue 509,000.00 23,225,850.00
- -
Food Cost Percentage 66.92% 28.99% Beverage Cost Percentage 21.90% 20.73%
To Date
To Day
Description To Day To Date Description

10. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN
5. WEEKLY BEVERAGE COST REPORT.
Points yang perlu mendapat perhatian:
a. Cost Percentage setiap Outlet.
b. Short/over antara potential sales dan actual sales.
c. Cost Percentage deviasi antara potential dengan actual.
Potential Sales adalah sales yang diharapkan menurut perhitungan sedangkan actual
sales adalah, kenyataan yang diterima Potential dan actual sales selalu berbeda
karena adanya mispreparation.
Potential Sales lebih besar dari pada actual sales (short) yang berarti over-portion atau
adanya sales yang tidak dimasukan didalam hasil penjualan. Sedangkan apabila
potential sales lebih kecil daripada pengurangan portion penjualan. Hal ini tidak selalu
baik walaupun perusahaan telah diuntungkan namun mutu penjualan sangat rendah.
Untuk itu agar diusahakan potential sales dan actual sales sedapat mungkin sama kalau
pun ada deviasi tidak melebihi 5%.

11. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN
Didalam potential Sales analysis dapat diketahui tingkat beverage cost
untuk setiap jenis minuman, yaitu terbagi dalam liquor, wine &
champagne, beers dan soft drink & juices.
Tingkat beverage cost yang normal untuk setiap golongan didalam
mencapai average cost percentage 24% atau 26% masing masing
golongan mempunyai tingkat cost sebagai berikut:
Liquor 21%
Wine & Champagne 30%
Beers 37%
Soft drink & Juices 19%

12. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN
Sedangkan komposisi (tingkat) sales untuk setiap golongan adalah:
• Liquor 31%
• Wine & Champagne 5%
• Beers 36%
• Soft drink & Juices 17%
Apabila tingkat perbandingan antar golongan minuman berubah akan mengakibatkan beverage
berubah. Hal ini akan terlihat apabila tingkat sales daripada beer mencapai 75%, dimana beer
mempunyai cost rata rata 27% maka beverage cost akan mencapai sekitar 40%.
Dengan kenaikan pada beverage cost tidak berarti harus diadakan perubahan harga pada
beverage list tetapi harus terlebih dahulu diselidiki komposisi (tingkat) sales dari masing masing
golongan. Dan telah diketahui penyebab kenaikan cost yaitu karena tingginya penjualan beer,
maka baru diusahakan untuk menaikan sales volume untuk minuman lain yang mempunyai cost
lebih rendah.
Bartender maupun Captaint pada restoran memegang peranan penting didalam usaha
peningkatan penjualan.

13. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN
6. DAILY / WEEKLY ROOM SALES RECAPT.
Report ini walaupun disiapkan oleh Front Office dan bukan oleh Accounting Department tetapi
perlu mendapat perhatian adalah pada titik - titik berikut:
1. Room available yang tidak berubah dalam satu bulan
2. Occupancy single maupun double
3. Average room rate
4. Net room sales
5. Room alocation.
Catatan:
Agar setiap hari diteliti mengenai room alocation apakah sesuai dengan policy management
dimana management menentukan agar semua floor diisi oleh tamu sehingga pekerjaan
room boy dapat merata, kecuali management menentukan lain. Sebaiknya pada low season
tamu dialokasikan pada floor atau building tertentu sehingga room boy pada floor lain dapat
diberikan day off. Selain daripada itu pemakaian tenaga listrik dapat dihemat dengan pengurangan
beban pada floor yang tidak dipergunakan.

14. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN
7. AGED TRIAL BALANCE OF ACCOUNTS RECEIVABLE.
Points yang perlu mendapat perhatian:
a. Semua Debtors yang telah mencapai lebih dari 30 hari .
b. Tidak diberikannya credit baru kepada debtors yang telah melebihi 90 hari dan belum
dilunasi. (cash basis)
c. Perbandingan percentage antara jumlah debtors yang :
– 90 hari
– 60 hari
– 30 hari
harus menunjukkan perbandingan yang pyramidal artinya jumlah debtors yang 90 hari
harus menunjukkan percentage yang lebih kecil daripada yang 30 hari. Tetapi apabila
hal ini sebaliknya maka hal ini kemungkinan tidak tertagih untuk debtors yang telah
melebihi 90 hari akan besar sekali.

15. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN
Catatan :
AR yang tinggi akan mengakibatkan liquiditas perusahaan menjadi
lemah. Jumlah AR yang dapat ditolerir adalah 25 hari dengan
komposisi perbandingan age yang Pyramidal.
Perhitungan jumlah AR hanya didasarkan kepada jumlah Trade
Debtors saja dan tidak termasuk Other AR. Pada kasus kasus
tertentu (mis. penagihan kepada Pejabat Pemerintah yang tidak
bersifat rutin) agar ditangani oleh Operation atau Restoran Manager
sendiri.

16. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN
Aston Bandung Hotel & Residence
Braga City Walk
Tel (022) 844 60000
A/P Aging Trial Balance Report PERIOD : 11 / NOVEMBER 2009
NO SUPPLIER NAME BEGIN BALANCE A/P CREDIT A/P DEBIT ENDING BALANCE 1 - 30 DAYS 31 - 60 DAYS 61 - 90 DAYS OVER 90 DAYS
1 ABADI 12,571,200 7,899,850 12,571,200 7,899,850 7,899,850 0 0 0
2 ADIGAS JAYA PRATAMA 9,390,000 11,240,000 13,090,000 7,540,000 7,540,000 0 0 0
3 AGRANET MULTICITRA SIBERKOM 0 7,500,000 7,500,000 0 0 0 0 0
4 ALDINA FASHION 0 8,625,000 0 8,625,000 8,625,000 0 0 0
5 ALKES 0 400,000 0 400,000 400,000 0 0 0
6 AMARYLLIS FLOWER & GARDENING 0 215,000 0 215,000 215,000 0 0 0
7 ANEKA BARU SUKSES MANDIRI PT 6,715,000 10,635,000 6,715,000 10,635,000 10,635,000 0 0 0
8 ANEKA BONEKA / NANA RUSMANA 0 4,000,000 4,000,000 0 0 0 0 0
9 AROMA COFFEE 1,040,000 1,040,000 1,040,000 1,040,000 1,040,000 0 0 0
10 ASIA SAFETY INDONESIA 0 2,640,000 0 2,640,000 2,640,000 0 0 0
11 ASIA SEJAHTERA PERDANA, PT 765,000 255,000 765,000 255,000 255,000 0 0 0
12 AWSS FIKRI 0 950,000 0 950,000 950,000 0 0 0
13 BAGUS / BANGUN ARTHA GUNA SEDA 9,082,128 0 9,082,128 0 0 0 0 0
14 BERKAH SUPPLIER 4,025,000 0 4,025,000 0 0 0 0 0
15 BINTANG MANDIRI 16,319,520 11,936,860 16,319,520 11,936,860 11,936,860 0 0 0
16 BINTANG MULYA 4,574,000 5,657,000 4,574,000 5,657,000 5,657,000 0 0 0
17 BINTANG SELATAN 1,800,000 300,000 2,100,000 0 0 0 0 0
18 BINTANG TIMUR 5,162,850 41,531,550 46,694,400 0 0 0 0 0
19 BLUE EYE 0 1,175,000 0 1,175,000 1,175,000 0 0 0
20 BMC (Bandung Milk Centrale) 6,287,000 5,168,000 6,287,000 5,168,000 5,168,000 0 0 0
21 CAKRA ADVERTISING 8,553,600 0 8,553,600 0 0 0 0 0
22 CAKRAWALA INDAH 0 2,080,000 1,040,000 1,040,000 1,040,000 0 0 0
23 CASH PURCHASING 0 4,065,507 3,101,007 964,500 964,500 0 0 0
24 CHYNTIA RAMA JAYA 7,400,000 3,960,000 11,360,000 0 0 0 0 0
25 CINAR SITTA GRAFIKA 332,500 95,000 427,500 0 0 0 0 0
26 CIPTAYASA PUTRA MANDIRI, pt. 18,095,747 21,031,522 18,095,747 21,031,522 21,031,522 0 0 0
27 CIRACASINDO PERDANA 7,523,118 9,330,237 7,523,118 9,330,237 9,330,237 0 0 0
28 CM HOLDING. 3,264,169 2,790,836 3,264,169 2,790,836 2,790,836 0 0 0
29 COCA COLA DISTRIBUTION 1,341,000 441,300 1,341,000 441,300 441,300 0 0 0
30 DEE_SIGN BOUTIQUE ADV 600,000 0 600,000 0 0 0 0 0
T O T A L A/P: 124,841,832.01 164,962,662.00 190,069,389.00 99,735,105.01 99,735,105.00 0.00 0.00 0.00
Statistic Percentage (%) 100.00 % 100.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 %

17. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN
8. FINANCIAL STATEMENT.
Points yang perlu mendapat perhatian:
a. Neraca terutama mutasi pada pos pos :
Assets:
• Cash
• Inventory
• Account Receivable
• Prepaid Expenses
• Investments in Progress
• Owning Company Accounts
• Deferred Charges Others
Liabilities :
• Trade Creditors
• Taxes Collected
• Others

18. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN
Liabilities :
• Trade Creditors
• Taxes Collected
• Others
• Accrued Expenses
• Prior Years Adjustment
b. Schedule dari masing masing pos tersebut.
c. Profit and lost Statement.
d. A/P, A/G, POMEC.
e. Non Operating Expenses.
f. PTER schedule.

19. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN
Untuk mengetahui dengan cepat apakah hasil operasi baik sales maupun expenses bulan
ini normal ataupun tidak, dapat diketahui dengan mengambil angka Year To Date dibagi
jumlah bulan sehingga didapat angka rata rata dan dibandingkan dengan hasil bulan ini.
(Year to date average system).
System tersebut diatas sepenuhnya dapat dipakai khususnya untuk fixed cost
lebih banyak dipengaruhi oleh business, yaitu kenaikan maupun penurunan harus relevan
dengan business volume. Khusus untuk expenses, kenaikan maupun penurunan dapat
diketahui pada P&L dengan melihat percentage, dengan ketentuan bahwa untuk fixed
cost percentage fluktuasi mengikuti business volume, sedangkan variable cost percentage
menunjukan angka yang tetap pada operasi normal.
g. Number of Employee dihitung jumlah karyawan pada akhir bulan.
4. Payroll Taxes and employee relation.

20. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN
h. Karyawan dalam kategori seperti dibawah ini tidak termasuk didalam jumlah
karyawan :
Casual Staff untuk Banquet yang hanya untuk sekali pekerjaan
Karyawan yang hanya bekerja apabila diperlukan (Daily Worker)
i. Total Payroll terdiri dari :
1. Salaries and Wages termasuk social walfare dan penggantian uang transport.
2. Vacation Pay.
3. Employees Meal.

21. MEMBACA LAPORAN KEUANGAN

22. 2. DASAR DASAR PERHITUNGAN
2.1. Average number of rooms occupied daily:
Total number of rooms occupied for the period
Number of days in the period
2.2. Percentage of occupancy.
Daily Total number of rooms occupied x 100 %
Total number of rooms available
To date Total number of rooms occupied for the period x 100 %
Total number of rooms available for the period
2.3. Percentage of double occupancy
Number of paying guest-number of rooms occupied of staying guest
Number of rooms occupied of staying guests

23. 2. DASAR DASAR PERHITUNGAN
2.4. Average daily per occupied room.
Total net rooms sales for the period x $.1 = expressed in US.$
Number of occupied rooms for the period
2.5. Average length of stay.
Total arrivals plus total departure for the period = A
2
Number of rooms occupied for hte period
A
2.6. Average number of employees per available room per day untuk
Front Office dan Uniform Service :
Number of employees in Front Office and Uniform Service
Number of available rooms per day
Catatan : sampai 2 desimal

24. 2. DASAR DASAR PERHITUNGAN
2.7. Average number of employees per available room per day
housekeeping:
Number of employees in the housekeeping department
Number of available rooms per day
2.8. Average number of employees per occupied room per day
Front Office dan Uniform Service:
Number of employees in the Front Office and Uniform Service
Average number of rooms occupied daily
2.9. Average number of employees in the housekeeping
department
Number of employees in the housekeeping department
Average number of rooms occupied daily

25. 2. DASAR DASAR PERHITUNGAN
2.11. Daily payroll cost per occupied rooms - Housekeeping :
Total payroll & rel. expenses of H.K for the period
Average number of rooms occupied daily
2.12. Average number of occupied rooms per day maid per day:
Average number of rooms occupied daily
Average number of day maid headcount
2.13. Average number of arrival departures per bell main per day:
Average number of rooms occupied daily
Average number of night maid headcount
2.14. Average number of arrival departures per bell main per day:
Total number of arrival and departures for the period = A
Number of days in the period

26. 2. DASAR DASAR PERHITUNGAN
2.15. Average number of piece of laundry for per occuiped the period
Number of piece s of laundry for hte period
Number of occupied rooms for the period
2.16. Cost of cleaning supplies per occupied room per day :
Total cost of cleaning supplies for the period
Number of rooms occupied for the period
2.17. Cost of guest supplies per occupied rooms per day:
Total cost of guest supplies for the period
Number of rooms occupied for the period
2.18. Food Inventory Turnover
The Gross cost of Food Consumed for the period
Average food inventory for the period

27. 2. DASAR DASAR PERHITUNGAN
2.19. Beverage Inventory Turnover
The Gross cost of Beverage Consumed for the period
Average beverage inventory for the period
Average Inventory = sama dg diatas
2.20. Average receipt per cover served
Total net Food Sales for the Period = A
Number of Cover served during the period
2.21. Average number of cover served daily per Department
Employee
Total Number of Covers for the Period = A
Number of days in the period
A
Number of employee of the Department.

28. 2. DASAR DASAR PERHITUNGAN
2.22. Average number of cover served daily per Rest
Employee
Total Number of Covers for the Period = A
Number of days in the period
A
Number of employee of the rest.
Note :
Bartenders, Bar waiter tidak dimasukan dalam number of
employee untuk maksud ini.

29. 2. DASAR DASAR PERHITUNGAN
2.23. Average number of covers served daily per stewarding
employee :
Total number of covers for the period = A
Number of days in th period
A
Number of employees headcount in stewarding dept.

30. 2. DASAR DASAR PERHITUNGAN
2.24 . Turn Over
Number of cover served
Number of seat in the restaurant.
Catatan: Apabila restaurant ditutup untuk suatu hari pada meals
hours tertentu agar month to date seats harus diadjust
2.25 . Cover per Guest
Total number of covers served
Total Guest (number of guest in the period)

31. BACK TO MENU
ASTON Bandung Hotel & Residence
Payroll Tax & Employee Benefit ( PTEB ) COSTS & EXPENSES (2009)
NO DESCRIPTION
ACTUAL BUDGET ACTUAL BUDGET ACTUAL BUDGET ACTUAL BUDGET ACTUAL BUDGET
I. REVENUE : 2,216,028,884 2,285,911,737 1,660,796,037 2,283,490,127 1,938,506,120 2,579,696,200 1,787,395,704 2,558,297,175 1,942,291,734 2,600,887,958
II. PTEB / PTER
Salaries & Wages 219,970,119 248,162,555 227,304,920 248,162,555 232,898,106 248,162,555 231,282,577 248,162,555 234,412,324 248,162,555
Jamsostek 10,457,827 12,069,516 11,075,972 12,123,456 10,218,917 12,123,456 10,711,448 12,123,456 10,947,145 12,123,456
Bonus / THR 25,198,542 34,512,247 25,819,988 34,512,247 26,459,792 34,512,247 26,112,000 34,512,247 26,547,333 34,512,247
Employee Meals 36,624,964 36,628,754 36,719,686 36,628,754 22,077,714 36,628,754 40,993,346 36,628,754 37,702,235 36,628,754
Medical Expenses 18,203,000 20,980,680 18,203,000 20,980,680 19,784,000 20,980,680 19,942,300 20,980,680 19,760,000 20,980,680
Casual Worker 53,503,400 41,994,456 44,941,000 43,245,253 19,071,600 47,153,993 29,729,000 46,841,293 40,177,000 47,153,993
TOTAL 363,957,852 394,348,209 364,064,566 395,652,946 330,510,129 399,561,686 358,770,671 399,248,986 369,546,037 399,561,686
III. NO.OF.ROOM 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160
IV. HEAD COUNT :
- Permanent
- Contract 110 116 110 116 109 116 108 116 104 116
- Renewal/Ext.
Total 110 116 106 116 109 116 108 116 104 116
Additional :
- Daily Worker 12 45 16 46 19 50 19 50 17 50
- Trainee 15 27 27 28 24 30 32 30 28 30
TOTAL 137 187 149 190 152 196 159 196 149 196
V. RATIO
Ratio To # of Room 0.69 0.73 0.66 0.73 0.68 0.73 0.68 0.73 0.65 0.73
With Add Employee 0.76 1.00 0.76 1.01 0.80 1.04 0.79 1.04 0.76 1.04
VI. MEALS COVER
Meals Cover 4,883 4,579 4,896 4,579 2,944 4,579 5,466 4,579 5,027 4,579
Meals Cost / Cover 7,500
Rp 8,000
Rp 7,500
Rp 8,000
Rp 7,500
Rp 8,000
Rp 7,500
Rp 8,000
Rp 7,500
Rp 8,000
Rp
Staff Meals total 36,624,964
Rp 36,628,754
Rp 36,719,686
Rp 36,628,754
Rp 22,077,714
Rp 36,628,754
Rp 40,993,346
Rp 36,628,754
Rp 37,702,235
Rp 36,628,754
Rp
JAN FEB March April MAY

32. 32
QUIZ
Question :
State the types of hotel financial statements that you know and explain their functions
Please answer the questions above and email to:
dinoleonandri@stptrisakti.ac.id
by email no later than 1 week ahead.
In the email subject, write the name of the campus, course and class
example :
1. STPT/Intl Class/Hotel Basic Accounting
2. Poltekpar Plb/DIK 6A/Hospitality Business
3. Poltek Intl Jkt/AJ/Hotel Management

33. 33
Thank you
Please subscribe at :
https://www.youtube.com/c/dinoleonandri