Khóa luận: Công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự, 9 ĐIỂM

Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4 1
TẢI MIỄN PHÍ KẾT BẠN ZALO:0917 193 864
DỊCH VỤ VIẾT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
WEBSITE: VIETKHOALUAN.COM
ZALO/TELEGRAM: 0917 193 864
MAIL: BAOCAOTHUCTAPNET@GMAIL.COM

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.............................................................................................. 4
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ....................... 8
1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư...................................... 8
1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư........................................................ 8
1.1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của Công tác văn thư............................... 8
1.2 Nội dung của công tác văn thư.............................................................. 11
1.2.1 Soạn thảo văn bản........................................................................ 11
1.2.2 Tổchức giải quyết và quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức................................ 11
1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu. ........................................................ 21
1.3 Lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan................................. 24
CHƯƠNG 2 THỰC TRANG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CỤC
THI HÀNH ÁN DÂN SỰ THUỘC BỘ TƯ PHÁP..................................... 26
2.1 Giới thiệu tổng quát về Tổng cục thi hành án dân sự ........................... 26
2.1.1 Vàinét về sự ra đời và phát triển của Tổng Cục Thi hành án dân sự.
............................................................................................................. 26
2.1.2 Kháiquátvề chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thi hành
án dân sự - Bộ Tư pháp......................................................................... 27
2.1.3 Tổ chức và cán bộ, công chức của Tổng cục Thi hành án dân sự
thuộc Bộ Tư pháp.................................................................................. 28
2.1.4 Cơ cấu tổ chức của Tổng cục thi hành án dân sự........................... 28
2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ
Tư pháp...................................................................................................... 39
2.2.1 Cơ sở vật chất phục vụ công tác .................................................... 39
2.2.2 Nhân sự làm công tác văn thư ....................................................... 40
2.2.3 Công tác xây dựng và ban hành văn bản....................................... 41
2.2.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Tổng cục............... 48
2.2.6 Công tác quản lý và giải quyết văn bản mật. ................................. 52
2.2.7 Công tác quản lý và sử dụng con dấu............................................ 52

2.2.8 Công tác lập hồ sơ....................................................................... 53
2.3 Đánh giá về công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục thi hành án dân
sự. ............................................................................................................... 54
2.3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư tại văn phòng Tổng cục.......... 54
2.3.2 Những thuận lợi trong công tác văn thư tại Tổng cục. ................... 55
2.3.3 Những khó khăn trong công tác văn thư tại văn phòng Tổng cục.... 56
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ - BỘ TƯ PHÁP............ 58
3.1 Phương hướng nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư ................... 58
3.2 Một số kiến nghị nhằn nâng cao Công tác văn thư tại Tổng cục Thi
hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp.............................................................. 59
3.2.1 Tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư hàng năm............. 59
3.2.2 Một số Kiến nghị khác.................................................................. 60
KẾT LUẬN................................................................................................. 63
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 65
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN.......................................... 66

LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những
bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành
chính.
Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các
đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng
thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng
trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng
trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc
vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công
tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều
cán bộ, công chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc
cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ
bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi
dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn nao vào
việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm
bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không
ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập
trung đổi mới và sáng tạo hơn.
Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý
luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn
bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành…

Ngày nay công tác Văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã
hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,
không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó. Sống trong một xã
hội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗ lực phấn đấu
hết mình, đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho xã hội
cho đất nước.
Đây cũng chính là lý do để em chọn đề tài: “Thực trạng công tác văn
thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp” để viết khóa luận
tốt nghiệp và để có cái nhìn đúng đắn nhất về công tác Văn thư tại một cơ quan
Nhà nước.
Là một sinh viên của lớp Quản trị Văn phòng, sau ba năm học tập rèn
luyện và được trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ tại Trường
cao đẳng Công Nghệ Thành Đô (nay là Đại Học Thành Đô) em đã có thể có
những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định. Nhưng “Học phải đi đôi với
hành”, kiến thức, lý thuyết được học ở trường lớp phải được áp dụng vào công
việc thực tế tại cơ quan, để đáp ứng được yêu cầu đó Nhà trường đã thực hiện
Kế hoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị, tổ
chức. Việc thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan,
vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà
trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đây cũng là dịp để cho sinh viên củng
cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của bản thân
mình, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp
phục vụ cho công việc sau khi tốt nghiệp ra trường.
Thực hiện Kế hoạch của trường Đại học Thành Đô về việc thực tập tốt
nghiệp, Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp đã tạo điều kiện tiếp nhận
em về thực tập. Thời gian thực tập là 8 tuần bắt đầu từ ngày 22/03/2010 đến hết
ngày 16/05/2010. Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của Lãnh
đạo Tổng cục và cán bộ làm công tác Văn thư trong Văn phòng Tổng cục đã tạo
cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện

được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp
vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư. Đặc biệt
dưới sự hướng dẫn của Thạc sỹ Nguyễn Thị Hồng đã truyền cho em lòng say
mê công việc, giúp em nhận thức được sâu sắc nghĩa vụ trách nhiệm và vai trò
quan trọng của công tác văn thư. Từ đó em đã rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề
nghiệp như cẩn thận hơn, tỉ mỉ hơn… Và nâng cao năng lực của bản thân để
hoàn thành tốt công việc.
Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác văn thư
Phạm vi nghiên cứu: Tại Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp
Qua nghiên cứu phân tích tổng hợp tài liệu và tham khảo những kinh
nghiệm từ thực tế của những nhân viên cán bộ công chức về công tác văn thư,
đã giúp em có nhìn nhận đúng và chính xác hơn nữa về công tác văn thư và tầm
quan trọng của hoạt động này.
Qua một thời gian ngắn được thực tập tại Tổng cục Thi hành án dân sự
thộc Bộ Tư pháp, đã giúp em nâng cao sự hiểu biết về công tác văn thư tại một
cơ quan Nhà nước; thấy được vai trò quan trọng của công tác văn thư trong nền
hành chính quốc gia; hiểu thấu đáo hơn về nhiêm vụ của công tác văn thư; nâng
cao nhận thức của bản thân về côngtác văn thư để áp dụng vào thực tế công việc
sau này.
Trong bài khóa luận tốt nghiệp của em trừ phần “Lời nói đầu” và “Kết
luận”, khóa luận được chia làm 3 chương chính:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
Chương 2. Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân
sự - Bộ Tư pháp.
Chương 3. Một số kiến nghị nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại
Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp.
Trong một thời gian ngắn, vốn kiến thức còn hạn chế, bản thân em cũng
đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận, song trong khuôn khổ của bản khóa luận

này không thể tránh khỏi những hạn chế, sai xót nhất định. Em viết bản khóa
luận này gửi tới nhà trường, Khoa Quản trị và Thông tin thư viện và em kính
mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo chuyên ngành giúp em
hoàn thiện hơn bài khóa luận, về nghiệp vụ của mình để em có cơ sở, nền tảng
phục vụ cho công tác sau này với hy vọng góp phần nhỏ trong công cuộc đổi
mới, xây dựng quê hương đất nước.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, Ngày 8 tháng 05 năm 2010
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Quốc Hỷ

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.
1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
các cơ quan Nhà Nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị
vũ trang nhân dân.
Theo khái niệm này thì đối tượng của công tác văn thư là văn bản giấy tờ
và tất cả những công việc gì liên quan đến văn bản đều thuộc phạm vi công tác
văn thư. Văn bản là phương tiện thông tin chính xác và hợp pháp nhất xuất phát
từ hai nguyên nhân:
- Do vật mang tin (là giấy) là một vật thể hữu hiệu
- Do bản thân ký hiệu trực tiếp thì không thể tự biến đổi về mặt hình thức
và đường nét…
Vì hai nguyên nhân này mà văn bản có độ tin cậy về mặt thông tin cao
nhất so với các loại hình thông tin khác. Do đó công tác văn thư phải bảo đảm
hoạt động thông tin bằng văn bản. Công tác văn Thư có ở trong tất cả các cơ
quan, tổ chức, không phân biệt cơ quan gì, tổ chức nào.
1.1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của Công tác văn thư.
1.1.2.1 Vị trí của công tác văn thư
Công tác Văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung. Trong công tác quản lý Nhà nước, quản lý cơ quan không thể thiếu được
công tác văn thư.
Công tác văn thư được coi như một khâu nhiệm vụ chuyên môn chủ yếu
trong nghiệp vụ hoạt động của Văn phòng. Chức năng chủ yếu của các Văn
phòng là thông tin tổng hợp nhưng muốn thực hiện được chức năng đó phải

thông qua công tác văn thư. Chính xác hơn là phải thông qua những công việc
về văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu.
1.1.2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư.
Tổ chức tốt côngtác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ kịp thời, chính xác
những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan,
đơn vị, tổ chức.
Công tác quản lý Nhà nước nói chung, quản lý cơ quan nói riêng đòi hỏi
phải được cung cấp đầy đủ thông tin và thông tin phải rất chính xác. Do đó, bất
kỳ công việc gì liên quan đến văn bản giấy tờ đều phải đảm bảo tuyệt đối chính
xác, nếu không đảm bảo chính xác thì sẽ gây ra hậu quả.
Tổ chức tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan một cách nhanh chóng, chính xác, có năng suất chất lượng, hiệu quả, đảm
bảo đúng chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước. Đồng thời giữ gìn được bí
mật.
Tổ chức tốt công tác văn thư có tác dụng giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu,
phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ chân thực. Thông
qua văn bản tài liệu để chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân
thực.
Tổ chức tốt công tác Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu
trữ.
Nguồn bổ sung chủ yếu và vô tận cho các lưu trữ cơ quan, lưu trữ Nhà
nước là hồ sơ, tài liệu hình thành ra trong hoạt động của các cơ quan. Do đó giải
quyết xong công việc, hồ sơ tài liệu phải được lưu giữ đầy đủ, phải được nộp
vào lưu trữ. Lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của mình tốt hay
không phụ thuộc hoàn toàn vào nguồn hồ sơ, tài liệu từ văn thư nộp vào.
1.1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư.
Công tác văn thư muốn được tổ chức tốt thì cần phải đặt ra các yêu cầu và
phải thực hiện đúng yêu cầu đó, những yêu cầu cụ thể như sau:

* Đảm bảo nhanh chóng kịp thời.
Đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với công tác văn thư, vì công tác văn
thư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhanh chóng, kịp
thời tất cả các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đều phải giải quyết
nhanh chóng. Nếu giải quyết chậm xẽ gây ra ách tắc công việc, làm giảm ý
nghĩa của những sự việc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra hậu quả
nghiêm trọng.
* Đảm bảo chính xác.
Đảm bảo chính xác là một yêu cầu không thể thiếu được trong công tác
văn thư, bởi vì văn bản là phương tiện thông tin chính xác. Thực hiện yêu cầu
này cần phải thể hiện sự chính xác về nội dung văn bản phải được tuyệt đối
chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn
chính xác, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng cũng như chính xác về thể
thức và tiêu chuẩn Nhà nước ban hành, các khâu kỹ thuật nghiệp vụ như trình
bày văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn bản và thực hiện đúng các chế
độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
* Đảm bảo giữ gìn bí mật.
Văn bản tài liệu hình thành ra trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứa
đựng những thông tin bí mật. Tuy có nhiều mức độ khác nhau có loại thuộc bí
mật Quốc gia, có loại thuộc bí mật của một ngành, một địa phương, có loại
thuộc bí mật của một cơ quan. Do đó, cần phải giữ gìn bí mật. Tất cả những
người liên quan đến văn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bí
mật và phải thực hiện đúng quy định về pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của
Hội đồng Nhà nước.
* Hiện đại hóa công tác văn thư.
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, nếu yêu
cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm

cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có
năng suất, chất lượng cao.
Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp
bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ
chung của đát nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh
những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện
đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quản của công
tác văn thư.
1.2 Nội dung của công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, do vậy
nội dung của công tác văn thư gồm các công việc là: Soạn thảo văn bản, quản lý
và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. Việc thực hiện các công việc
của công tác văn thư được thực hiện theo một quy trình nghiệp vụ nhất định, cụ
thể:
1.2.1 Soạn thảo văn bản.
- Thảo văn bản
- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.
- Đánh máy văn bản.
- Trình ký văn bản.
1.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản và các tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
1.2.2.1 Tổ chức gải quyết và quản lý văn bản đi.
Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là
văn bản đi.

Sau khi thực hiện xong công việc soạn thảo văn bản, tiến hành các quy
trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi, gồm:
Văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền phải được kiểm tra kỹ
về thể thức, nội dung, có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị soạn thảo. Trước
khi trình ký phải sắp xếp khoa học, theo trật tự và đưa vào cặp trình ký.
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngày
tháng văn bản đi.
Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi ghi số
và ngày tháng văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể
thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản xem có đúng với tiêu chuẩn Nhà
nước ban hành không? Nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời báo cáo người được
giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Ghi số và ngày tháng văn bản: Ghi số và ngày tháng là yêu cầu bắt buộc
đối với tất cả văn bản đi. Mỗi văn bản ghi số và ngày tháng nhất định theo quy
định, hướng dẫn của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Ghi số văn bản, được tập trung tại văn thư cơ quan lấy số chung của cơ
quan.
Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc tên
viết tắt đơn vị soạn thảo công văn đó.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản: ngày tháng năm ban hành văn
bản ghi sau địa danh, dưới Quốc hiệu, ngày tháng năm ban hành được viết đầy
đủ, các chữ số dùng số Ả - Rập, đối với những số nhỏ hơn 10, phải thêm số 0
phía trước, tháng 1, 2 phải thêm số 0 phía trước.
Bước 2: Đóng dấu văn bản đi
Dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Dấu của cơ quan chỉ
được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền,
dấu đóng phải ngay ngắn, đúng màu mực, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên

trái. Đối với dấu chỉ mức độ hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn trên văn bản được thực
hiện theo quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Việc đóng dấu có mức độ mât, tuyệt mật, tối
mật trên văn bản được thực hiện theo quy định của Thông tư số 12/2002/TT-
BCA(A11) về bí mật Nhà nước do Bộ Công an ban hành, để hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến
các đối tượng có liên quan. Việc đăng ký thực hiện theo hai cách: bằng sổ truyền
thống hoặc bằng máy vi tính.
* Đăng ký văn bản đi bằng sổ.
Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một
cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo quy định. Khi đăng ký không
dùng bút trì, không dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự
nhầm lẫn, khó khăn trong tra cứu. Đối với văn bản mật, tối mật, tuyệt mật cần
phải được đăng ký và bảo quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà
nước đã ban hành.
* Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn
bản.
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực
hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu
trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm
1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được
thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của
cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

Bước 4: Chuyển giao văn bản đi:
Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có
liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và
kịp thời. Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển
giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn đi
cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản
được ký.
Để thực hiện việc chuyển giao văn bản, cần thực hiện các bước sau:
- Lựa chọn, trình bày bì, đưa văn bản vào bì và dán bì: Phong bì gửi văn
bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ ở bên trong, không ẩm
ướt, rách, mủn. Tùy theo số lượng văn bản đi nhiều hay ít và độ dày của văn bản
mà lựa chọn bì cho thích hợp. Trình bày bì văn bản phải đầy đủ đơn vị gửi, nơi
nhận địa chỉ rõ ràng.
Đối với văn bản tuyệt mật phải làm hai bì: Bì trong ghi rõ số, ký hiệu của
tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “tuyệt mật”. Nếu là tài liệu gửi đích danh
người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “chỉ người có tên mơi được bóc
bì” bì ngoài như gửi tài liệu thường đóng dấu ký hiệu chữ A. Đối với văn bản
mật, tối mật làm một bì. Ngoài bì đóng dấu B, C. Bì văn bản mật được thực hiện
theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
Đối với những văn bản có dấu hiệu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” vị
trí đóng dấu hiệu này dưới yếu tố số và ký hiệu văn bản.
Trình bày bì không viết tắt, khi dán thì không để hồ dính vào văn bản.
Đối với những văn bản có nội dung quan trọng hoặc văn bản mật, khi
chuyển kèm theo phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi quá trình giải
quyết. Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10
và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

- Lập sổ và chuyển giao văn bản đi: sau khi có chữ ký, đóng dấu, ghi số,
ký hiệu, ngày tháng và đăng ký sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên
quan (trực tiếp, qua bưu điện) đều phải có sổ chuyển giao văn bản.
Bước 5: Lưu văn bản đi:
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền (bản chính, bản gốc).
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những
văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh
số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì
được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.
Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo
vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu
sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của
cơ quan, tổ chức.
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu
các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước.
1.2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và văn
bản chuyên ngành (kể cả văn bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn
bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
Việc quản lý và giải quyết văn bản đến gồm các bước:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư
của cơ quan, tổ chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến
trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày

nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong
(nếu có)...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước
khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách
nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư; trong
trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc
báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Bước 2: Phận loại sơ bộ bóc bìvăn bản đến:
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các
đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận,
được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người
nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá
nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp
thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu
văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn
bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và
gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn
thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán…
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến
được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ
tục đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì
không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách
nhiệm theo dõi, giải quyết.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với

công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn
bản.
Bước 4: Đăng ký văn bản đến
Là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến
các đơn vị, cá nhân có liên quan. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn
bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một
năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản,
trừ văn bản mật);
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến
một năm, nên lập các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm
thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất
định và sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố
cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không
nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ
quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành

chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì
cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn
bản
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được
thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư -
lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11
năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản
của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng
bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
Bước 5: Trình và chuyển giao văn bản đến
* Trình văn bản đến:
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách
nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân
phối, chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm
việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao
cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết
(nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn
bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn
vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải
quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”.
Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có)

cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan,
tổ chức quy định cụ thể
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng
ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ
đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
* Sao văn bản đến: Trong quá trình giải quyết văn bản đến của cơ quan
đơn vị cần phải in sao văn bản đến để phục vụ một cách chính xác và nhanh
chóng.
- Sao Photo coppy: Chụp lại toàn bộ văn bản và dấu.
- Sao đánh máy: Sao nguyên bản chính; sao lục, trích sao.
* Chuyển giao văn bản đến: Sau khi đã có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải
quyết của người có thẩm quyền cán bộ văn thư cơ quan chuyển giao cho các đơn
vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao phải nhanh chóng, đúng đối tượng
chặt chẽ, khi chuyển giao phải ký nhận đầy đủ vào sổ.
Bước 6: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải
quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết,
đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của
đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ

quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm
văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời
hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị,
cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm
vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến
đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để
báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa
ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư
cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến;
+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy
định.
1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu.
1.2.3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu
Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một
hình dấu cố định trên văn bản.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức
và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức
và chức danh Nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của nhà nước.
Dấu là một thành phấn thể thức của văn bản. Thể hiện giá trị pháp lý của
văn bản, văn bản không có con dấu là những văn bản không có giá trị pháp lý và
hiệu lực thi hành.

Con dấu là thành phần biểu thị vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy
nhà nước, là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mình
thực hiện các hoạt động giao dịch, trao đổi với cơ quan, tổ chức cá nhân khác.
Con dấu là thành phần quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức tránh được
tình trạng giả mạo giấy tờ.
Các chức danh Nhà nước, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ
quan, tổ chức mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy
định.
1.2.3.2 Cácvăn bản hiện hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính
phủ về Quản lý và sử dụng con dấu.
- Thông tư số 07/2002/TT-BCA ngày 6 tháng 05 năm 2002 của Bộ Công
an và ban Tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại
Nghị định 58/2001/NĐ-CP.
- Thông tư 08/2003/TTLT ngày 12 tháng 05 năm 2003, của Bộ Công an
hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu
cơ quan, tổ chức theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính
phủ về Công tác văn thư.
1.2.3.3 Các loại dấu và việc bảo quản, sử dụng con dấu trong cơ quan.
- Nguyên tắc con dấu:
Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp trên
hoặc của người có thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng, giấy
khống chỉ hoặc đóng dấu vào văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung.
Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Trường hợp đóng dấu ngược, phải hủy
văn bản để làm văn bản khác.

Chỉ người được giao giữ dấu mới được đóng vào văn bản. Tất cả những
người khác không được mượn dấu để đóng văn bản hoặc giấy tờ khác.
- Sử dụng các loại dấu trong cơ quan:
Ngoài con dấu pháp nhân trong một cơ quan có thể được khắc thêm dấu
chìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ. Vì vậy khi sử dụng các loại dấu trên phải đúng với
nội dung và tính chất công việc.
Đối với dấu chỉ mức độ mật, khẩn ở dưới số và ký hiệu văn bản (nếu là
văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (nếu là công văn hành chính).
- Bảo quản con dấu:
Dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ. Trường
hợp thật cần thiết để giải quyết công việc xa cơ quan, đơn vị. Thủ trưởng của cơ
quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu trong khoảng thời gian
đó.
Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cậy giữ và đóng dấu, khi
vắng phải giao lại cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan. Dấu phải
để trong hòm, tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc.
Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu. Khi cần cọ rửa dấu có thể
ngâm dấu vào săng và dùng chổi lông để rửa.
Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng phải xin
phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ.
Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản,
sử dụng dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị sử lý hành chính hoặc truy tố trước
pháp luật.
Khi con dấu bị mất phải báo cáo ngay cho cơ quan Công an gần nhất,
đống thời báo cho cơ quan Công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm
và phải thông báo hủy con dấu bị mất.

1.3 Lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ là một tập gồm hoặc một tập văn bản tài liệu có liên quan với nhau
về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về
thể loại tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân.
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư cơ quan,
được thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc, tức là công việc giải
quyết đến đâu, cán bộ phụ trách công việc đó phải tiến hành sưu tầm, tập hợp
các văn bản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ.
Trong thực tế, việc lập hồ sơ cũng được tiến hành một chác phổ biến
trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ Nhà nước, do việc lập hồ sơ ở văn thư cơ
quan làm chưa tốt.
Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có
ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
* Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ.
Lập hồ sơ hiện hành là khái niệm dùng để chỉ việc lập hồ sơ đối với các
văn bản vừa giải quyết xong của cơ quan và do cán bộ viên chức hoặc văn thư
cơ quan lập.
Nếu trong một cơ quan công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiên tốt sẽ
có tác dụng sau đây:
- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân viên.
- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
* Việc lập hồ sơ phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị
hoặc của cơ quan, tổ chức.

- Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá bảo quản tương đối
đồng đều.

CHƯƠNG 2
THỰC TRANG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN
DÂN SỰ THUỘC BỘ TƯ PHÁP
2.1 Giới thiệu tổng quát về Tổng cục thi hành án dân sự
2.1.1 Vài nétvề sự ra đời và phát triển của Tổng Cục Thi hành án dân
sự.
Tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa IX đã ban hành Nghị quyết ngày 06
tháng 10 năm 1992 về việc bàn giao công tác Thi hành án dân sự từ Tòa án nhân
dân các cấp sang cơ quan của Chính phủ vào tháng 6 năm 1993. Theo đó, Pháp
lệnh Thi hành án dân sự năm 1993 đã ban hành tạo cơ sở cho việc xây dựng hệ
thống tổ chức và hoạt động của các cơ quan Thi hành án dân sự trong toàn quốc.
Bộ tư pháp là một trong những cơ quan giúp Chính phủ quản lý nhà nước
về công tác Thi hành án dân sự. Tại Nghị định số 30/CP ngày 02 tháng 6 năm
1993 của Chính phủ đã quy định Cục Quản lý thi hành án dân sự thuộc Bộ tư
pháp “là cơ quan giúp Bộ trưởng Bộ tư pháp thực hiện việc quản lý nhà nước
theo quy định tại Điều 10 của Pháp lệnh Thi hành án dân sự ”. Để triển khai các
nhiệm vụ theo quy định của Pháp lệnh, ngày 20 tháng 7 năm 1993, Bộ trưởng
Bộ tư pháp đã có Quyết định số 473/QĐ-TC về việc thành lập Cục quản lý Thi
hành án dân sự thuộc Bộ tư pháp.
Đến năm 2003, nhằm đáp ứng các yêu cầu mới của hoạt động Thi hành án
dân sự, trên cơ sở Nghị định số 62/2003/NĐ – CP ngày 06 tháng 6 năm 2003
của Chính phủ, ngày 05 tháng 8 năm 2003 Bộ trưởng Bộ tư pháp đã ban hành
Quyết định số 328/QĐ- BTP đã đổi tên Cục quản lý Thi hành án dân sự thành
Cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ tư pháp.
Bộ tư pháp là cơ quan Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về công tác xây dựng Pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật, Thi hành án dân
sự, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp về công tác tư pháp khác trong phạm vi
cả nước; thực hiện quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc phạm vị quản lý
của Bộ theo quy định của Pháp luật. Và ngày 02 tháng 10 năm 2009 Bộ tư pháp

đã ban hành Quyết định số 2235/QĐ-BTP ngày 02/10/2009 của Bộ tư pháp về
việc ban hành kế hoạch triển khai thực hiện Nghị định số 74/2009/NĐ –CP ngày
09/9/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều
của Luật thi hành án dân sự về cơ quan quản lý Thi hành án dân sự.
Kể từ ngày 10/11/2009, Bộ Tư pháp quyết định thành lập Tổng cục Thi
hành án dân sự theo Nghị định 74/2009/NĐ-CP hướng dẫn một số điều của Luật
Thi hành án dân sự. Tổng cục được thành lập trên cơ sở Cục Thi hành án dân sự
trước đây nhằm tăng cường hiệu lực, hiệu quả, nâng cao chất lượng quản lý tổ
chức thi hành án dân sự…
Hiện nay, Tổng cục thi hành án dân sự là một trong 27 đơn vị thuộc Bộ tư
pháp giúp Bộ trưởng Bộ tư pháp thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công
tác Thi hành án dân sự.
2.1.2 Khái quátvề chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thi
hành án dân sự - Bộ Tư pháp.
Tổng cục Thi hành án dân sự là đơn vị thuộc Bộ tư pháp có chức năng
giúp Bộ trưởng Bộ tư pháp thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về Thi hành
án dân sự trong phạm vi cả nước; hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ và giải quyết
khiếu nại tố cáo về Thi hành án dân sự.
Tổng cục Thi hành án dân sự có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng.
Tổng Cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp giúp Bộ trưởng Bộ Tư
pháp thực hiện chức năng quản lý nhà nước về thi hành án dân sự trong phạm vi
cả nước, có các nhiệm vụ, quyền hạn chung sau đây:
- Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp về xây dựng, ban hành theo thẩm quyền
hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về thi hành
án dân sự;
- Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý tổ chức, cán bộ của các cơ quan thi
hành án dân sự địa phương; tham mưu để Bộ trưởng Bộ Tư pháp chỉ đạo hoặc

chỉ đạo theo thẩm quyền việc áp dụng thống nhất các quy định pháp luật trong
hoạt động thi hành án dân sự;
- Hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ công tác thi
hành án dân sự; bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho Chấp hành viên và công
chức khác của cơ quan thi hành án dân sự địa phương;
- Giải quyết khiếu nại về thi hành án thuộc thẩm quyền theo quy định của
pháp luật về thi hành án dân sự; giải quyết tố cáo về thi hành án dân sự theo quy
định của Luật Khiếu nại, tố cáo.
- Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Tổng cục Thi hành án dân sự do Bộ
trưởng Bộ Tư pháp quy định (tại Nghị định 74/2009/NĐ-CP ngày 09 tháng 9
năm 2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều
của Luật Thi hành án dân sự về cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi
hành án dân sự và công chức làm công tác thi hành án dân sự.).
2.1.3 Tổchức và cán bộ, công chức của Tổng cục Thi hành án dân sự
thuộc Bộ Tư pháp.
Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp có các Vụ trực thuộc do
Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định.
Tổng cục Thi hành án dân sự có Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng,
Vụ trưởng, Phó vụ trưởng và Chánh văn phòng, Phó chánh phòng (gọi chung là
Vụ trưởng và Phó Vụ trưởng), cán bộ, công chức chuyên môn khác.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức của Tổng cục thi hành án dân sự.
Tổng cục trưởng, các Phó Tổng cục trưởng; các Vụ trưởng và Phó vụ
trưởng.
Các phòng chuyên môn thuộc Tổng cục thi hành án dân sự.
-Văn phòng Tổng cục;
- Vụ Tổ chức cán bộ;

- Phòng chỉ đạo nghiệp vụ Thi hành án trong các bản án, quyết định dân
sự, Hôn nhân và gia đình, Kinh tế, Lao động, Phá sản (gọi tắt là phòng Nghiệp
vụ I);
- Phòng chỉ đạo Thi hành án dân sự về tài sản trong các bản án,quyết định
hình sự, hành chính (gọi tắt là phòng Nghiệp vụ II);
- Vụ Giải quyết khiếu nại, tố cáo;
- Vụ Kế hoạch – Tài chính;
- Phòng Trung tâm dữ liệu, thông tin và Thống kê Thi hành án.
Để thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao,
Tổng cục Thi hành án dân sự được tổ chức gồm có 01 Tổng cục trưởng và 03
Phó Tổng cục trưởng và 07 phòng chuyên môn.
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng Cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp
2.1.4.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục trưởng.
Tổng cục trưởng là người lãnh đạo, quản lý, điều hành Tổng cục, hệ thống
cơ quan thi hành án dân sự và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tư pháp
(sau đây gọi tắt là Bộ trưởng) và trước pháp luật về việc quản lý, điều hành
Tổng cục và hệ thống cơ quan thi hành án dân sự.
Tổng Cục trưởng
Phó Tổng
Cục trưởng
Văn
phòng
V.
TCCB
P. Nghiệp
vụ 1
P. Nghiệp
vụ 2
Vụ
GQ
KNTC
V.
KHTC
Phó Tổng
Cục trưởng
Phó Tổng Cục
trưởng
Trung tâm
DL, TT và
TK THA

Trách nhiệm của Tổng cục trưởng:
- Chủ động tổ chức thực hiện công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Tổng cục;
- Ban hành và kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế của Tổng cục theo
quy định của pháp luật và của Bộ Tư pháp;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao hoặc theo quy định của
pháp luật; được Bộ trưởng uỷ quyền giải quyết một số công việc thuộc thẩm
quyền của Bộ trưởng và phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và trước
Bộ trưởng về nội dung được ủy quyền; ký các văn bản được Bộ trưởng uỷ
quyền;
- Phân công nhiệm vụ, chỉ đạo sự phối hợp, kiểm tra, đôn đốc việc thực
hiện nhiệm vụ của các Phó Tổng cục trưởng; đánh giá, quy hoạch, đào tạo bồi
dưỡng, bố trí, sắp xếp, luân chuyển, điều động, tiếp nhận, khen thưởng, kỷ luật,
thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức theo quy định của pháp
luật và phân cấp của Bộ trưởng;
- Phối hợp với Thủ trưởng đơn vị khác thuộc Bộ Tư pháp để xử lý kịp
thời những vấn đề có liên quan đến công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của
Tổng cục và thực hiện nhiệm vụ chung của Bộ Tư pháp;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về thực hành tiết kiệm,
chống lãng phí, chống tham nhũng, tiêu cực; quản lý, sử dụng đúng chế độ, mục
đích, có hiệu quả tài sản, kinh phí được giao theo quy định của pháp luật và
phân cấp của Bộ trưởng;
- Thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo theo quy định của pháp luật
và của Bộ Tư pháp;
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Bộ trưởng khi để xảy ra tình
trạng quan liêu, tiêu cực, tham nhũng, gây thiệt hại lớn cho Tổng cục và Bộ Tư
pháp;

- Tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức chính trị, chính trị - xã hội của Tổng
cục hoạt động có hiệu quả; phối hợp với tổ chức chính trị, chính trị - xã hội của
Bộ Tư pháp và của các đơn vị khác trong việc thực hiện các nhiệm vụ của Tổng
cục, các chế độ, chính sách liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của cán bộ,
công chức;
- Điều hành đơn vị chấp hành chính sách, pháp luật của Nhà nước, quy
chế làm việc của Bộ Tư pháp, các chủ trương, chính sách của chính quyền địa
phương nơi đóng trụ sở;
- Uỷ quyền cho Phó Tổng cục trưởng quản lý, điều hành Tổng cục khi
vắng mặt; trường hợp vắng mặt từ một ngày trở lên thì thông báo cho Chánh
Văn phòng Tổng cục biết.
Tổng cục trưởng trực tiếp giải quyết các công việc sau đây:
- Công việc thuộc lĩnh vực do Tổng cục trưởng trực tiếp phụ trách;
- Công việc đã giao cho Phó Tổng cục trưởng thực hiện nhưng thấy cần
thiết phải giải quyết vì cấp bách hoặc nội dung quan trọng hoặc do Phó Tổng
cục trưởng được phân công vắng mặt; những việc các Phó Tổng cục trưởng còn
có ý kiến khác nhau;
- Những công việc khác theo quy định của pháp luật hoặc do Bộ trưởng
yêu cầu.
Tổng cục trưởng đưa ra thảo luận trong tập thể Lãnh đạo Tổng cục trước
khi quyết định các vấn đề sau:
- Chương trình, kế hoạch công tác, kế hoạch kiểm tra hàng năm của Tổng
cục; các báo cáo sơ kết 6 tháng, tổng kết năm của Tổng cục và các báo cáo khác
nếu thấy cần thiết;
- Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn; dự án, dự thảo văn
bản pháp luật do Tổng cục chủ trì xây dựng để Tổng cục trưởng trình cơ quan có
thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền;

- Dự toán, quyết toán ngân sách; chế độ chi tiêu nội bộ, quản lý tài sản, kế
hoạch mua sắm tài sản của Tổng cục theo quy định;
- Công tác tổ chức, cán bộ của Tổng cục theo quy định;
- Những vấn đề khác theo quy định của pháp luật hoặc do Tổng cục
trưởng thấy cần thiết phải đưa ra thảo luận trong tập thể Lãnh đạo Tổng cục.
2.1.4.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Tổng cục trưởng.
Phó Tổng cục trưởng giúp Tổng cục trưởng quản lý, điều hành, phụ trách
một số lĩnh vực, nhiệm vụ côngtác, một hoặc một số Vụ thuộc Tổng cục, một số
cơ quan thi hành án dân sự địa phương (sau đây gọi chung là lĩnh vực) theo sự
phân công của Tổng cục trưởng.
Các Phó Tổng cục trưởng được phân công phụ trách lĩnh vực nào thì chủ
động giải quyết công việc thuộc lĩnh vực đó và chịu trách nhiệm trước Tổng cục
trưởng về tiến độ và chất lượng công việc; nhân danh và sử dụng quyền hạn của
Tổng cục trưởng khi giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công;
chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng và trước pháp luật về việc thực hiện
nhiệm vụ được phân công.
Phó Tổng cục trưởng có trách nhiệm:
- Chấp hành sự chỉ đạo, phân công công tác của Tổng cục trưởng;
-Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công việc trong các lĩnh vực,
nhiệm vụ được phân công phụ trách;
- Phân công công tác và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ đối với các
Vụ và cán bộ, công chức được phân công phụ trách;
- Ký thay Tổng cục trưởng các văn bản trong lĩnh vực được phân công
phụ trách và các văn bản khác theo uỷ quyền của Tổng cục trưởng;
- Phối hợp với Phó Tổng cục trưởng khác trong giải quyết công việc có
liên quan;
- Trường hợp vắng mặt trong giờ làm việc thì phải báo cáo Tổng cục
trưởng;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng cục trưởng giao.
Phó Tổng cục trưởng phải báo cáo Tổng cục trưởng những vấn đề sau:
- Những vấn đề pháp luật chưa quy định, chưa có trong chương trình, kế
hoạch công tác của Tổng cục hoặc mới phát sinh, nhạy cảm, quan trọng khác
trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao;
- Chương trình, kế hoạch công tác và việc điều chỉnh nội dung, thời hạn
các công việc đã được xác định trong chương trình, kế hoạch công tác của Tổng
cục thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;
- Những vấn đề có liên quan đến từ hai Phó Tổng cục trưởng trở lên
nhưng các Phó Tổng cục trưởng còn có ý kiến khác nhau hoặc liên quan đến lĩnh
vực do Tổng cục trưởng phụ trách;
- Những vấn đề khác khi Phó Tổng cục trưởng thấy cần thiết hoặc theo
yêu cầu của Tổng cục trưởng.
2.1.4.3 Nhiệm vụ quyền hạn của Vụ trưởng và Phó vụ trưởng thuộc Tổng
cục.
Chánh Văn phòng, Vụ trưởng, Giám đốc trung tâm thuộc Tổng cục (gọi
chung là Vụ trưởng) quản lý, điều hành hoạt động của Vụ và trực tiếp thực hiện
một số công việc trong lĩnh vực, chuyên môn nghiệp vụ được phân công; chịu
trách nhiệm trước pháp luật và trước Tổng cục trưởng về việc thực hiện các
nhiệm vụ được giao.
* Vụ trưởng có trách nhiệm:
Chấp hành sự chỉ đạo, hướng dẫn của Lãnh đạo Tổng cục trực tiếp phụ
trách;
Xây dựng, trình Tổng cục trưởng dự kiến chương trình, kế hoạch công tác
của Vụ và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
Phân công công việc cho Phó Vụ trưởng, các cán bộ, công chức khác và
tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Vụ; theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra
và đánh giá kết quả thực hiện công việc của cán bộ, công chức thuộc Vụ; thực

hiện việc quản lý, kiểm tra, đánh giá cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản
lý theo quy định và chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục. Chịu trách nhiệm trước
pháp luật và Tổng cục trưởng về toàn bộ công việc của Vụ.
Ban hành và kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế của Vụ theo chỉ đạo
của Tổng cục. Đôn đốc việc thưc hiện quy chế làm việc của Bộ Tư pháp và của
Tổng cục.
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật, của Bộ Tư pháp và của
Tổng cục về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham nhũng, tiêu cực;
quản lý, sử dụng tài sản, kinh phí được giao có hiệu quả.
Chủ động thực hiện các nhiệm vụ được giao theo đúng trình tự, thủ tục,
thời hạn ban hành văn bản, quy trình giải quyết công việc;
Phối hợp với các Vụ khác trong Tổng cục để giải quyết các công việc có
liên quan; báo cáo Lãnh đạo Tổng cục trực tiếp phụ trách về các vấn đề vượt quá
thẩm quyền hoặc những vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa các Vụ;
Uỷ quyền cho một Phó Vụ trưởng quản lý, điều hành Vụ khi vắng mặt;
trường hợp vắng mặt trong giờ làm việc thì phải báo cáo và được sự đồng ý của
Lãnh đạo Tổng cục trực tiếp phụ trách;
Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng cục trưởng giao.
* Phó Chánh Văn phòng, Phó Vụ trưởng, Phó Giám đốc trung tâm thuộc
Tổng cục (gọi chung là Phó Vụ trưởng) giúp Vụ trưởng điều hành hoạt động của
Vụ và trực tiếp thực hiện một số công việc trong lĩnh vực, chuyên môn nghiệp
vụ được phân công, phân cấp; theo dõi, kiểm tra và đánh giá kết quả việc thực
hiện công việc được giao đối với các đơn vị, cá nhân được phân công phụ trách,
phối hợp với các Phó Vụ trưởng khác trong việc giải quyết các công việc có liên
quan, báo cáo Vụ trưởng những vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc các Phó Vụ
trưởng còn có những ý kiến khác nhau; chịu trách nhiệm trước Vụ trưởng và

trước pháp luật về kết quả thực hiện các nhiệm vụ đó; trường hợp vắng mặt
trong giờ làm việc thì phải báo cáo và được sự đồng ý của Vụ trưởng.
* Tổng Cục trưởng uỷ quyền cho Vụ trưởng ký thừa lệnh (TL) và sử dụng
con dấu của Tổng cục để ban hành các văn bản xử lý, giải quyết công việc sau
đây thuộc lĩnh vực phụ trách:
Yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự địa phương báo cáo công tác thi hành
án, báo cáo thống kê thi hành án, báo cáo về tài chính, tài sản, đầu tư xây dựng
cơ bản, về phí thi hành án dân sự, báo cáo về công tác tổ chức, cán bộ và các
loại báo cáo khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Tổng cục;
Thông báo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục về việc thi hành án và
yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự thực hiện, báo cáo kết quả thực hiện ý kiến
chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục;
Yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự báo cáo việc thi hành án, chuyển hoặc
bổ sung hồ sơ thi hành án;
Yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự góp ý kiến xây dựng dự thảo các văn
bản liên quan đến thi hành án;
Thông báo ý kiến của Lãnh đạo Tổng cục về tổ chức, cán bộ, công tác
lãnh đạo, chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục và đôn đốc việc thực hiện, báo cáo kết
quả thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục;
Phiếu chuyển đơn thư, giấy báo tin cho đương sự về thi hành án và các
văn bản khác được uỷ quyền;
Lệnh điều xe ôtô cho cán bộ, công chức của Tổng cục đi công tác.
* Chánh Văn phòng Tổng cục, ngoài việc thực hiện quy định trên còn có
các trách nhiệm sau:
Chủ trì việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, kế hoạch kiểm tra
của Tổng cục và theo dõi, đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch đó sau khi
Tổng cục trưởng quyết định; tham mưu với Lãnh đạo Tổng cục các giải pháp
bảo đảm thực hiện hoàn thành chương trình, kế hoạch công tác của Tổng cục;

Tổng hợp tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Tổng
cục và tổng hợp thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo
Tổng cục;
Kiểm tra về thủ tục, thể thức và nội dung hồ sơ trình Lãnh đạo Tổng cục
giải quyết công việc theo quy định tại Quy chế này;
Theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện các quy chế, quy định, quy trình về
chế độ làm việc của Tổng cục và của Bộ Tư pháp; bảo đảm trật tự, an toàn, kỷ
luật hành chính của cơ quan theo quy định của pháp luật và của Tổng cục;
Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật
chất, con dấu, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện làm việc, phương tiện ô
tô đi lại phục vụ chung cho hoạt động và công tác quản trị nội bộ của Tổng cục;
Thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Tổng cục.
2.1.4.4 Nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Tổng cục thi hành án
dân sự.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Tổng cục.
Văn phòng giúp Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án dân sự thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác tham mưu, tổng hợp, báo cáo, hành
chính, quản trị, lưu trữ, thông tin về Thi hành án; xây dựng dự thảo các văn bản
pháp luật có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của
Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự.

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nghiệp vụ I
Phòng Nghiệp vụ I giúp Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án dân sự
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến việc hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ
Thi hành bản án, quyết định dân sự, kinh tế, lao động, hôn nhân gia đình, phá
sản thuộc thẩm quyền; xây dựng dự thảo các văn bản pháp luật có liên quan và
thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng cục trưởng Tổng cục
Thi hành án dân sự.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nghiệp vụ II
Phòng Nghiệp vụ II giúp Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án dân sự
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ thi
hành phần tài sản trong bản án,quyết định hình sự, hành chính thuộc thẩm
quyền; xây dựng dự thảo các văn bản pháp luật có liên quan và thực hiện các
nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án dân
sự.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Giải quyết khiếu nại, tố cáo
Phòng Giải quyết khiếu nại, tố cáo giúp Cục trưởng Cục thi hành án dân
sự thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác giải quyết khiếu nại, tố
Chánh Văn
phòng
Phó chánh văn
phòng
Phó chánh văn
phòng
Thống kê
Thi hành án
Tổ chức
hành chính
Đội xe

cáo về thi hành án thuộc thẩm quyền; xây dựng dự thảo các văn bản pháp luật có
liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Cục trưởng
Cục thi hành án dân sự.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Tổ chức cán bộ
Phònhg Tổ chức cán bộ giúp Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án dân
sự thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác tổ chức cán bộ, chế độ
chính sách cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công tác thi đua, khen thưởng của
Tổng cục thi hành án dân sự, các cơ quan Thi hành án dân sự địa phương thuộc
thẩm quyền; xây dựng dự thảo các văn bản pháp luật có liên quan và thực hiện
các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án
dân sự.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Kế toán - Tài chính
Phòng Kế tóan – Tài chính giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án
dân sự thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác tài chính, kế toán
của Tổng cục thi hành án dân sự, các cơ quan thi hành án địa phương thuộc
thẩm quyền; phối hợp với Vụ Kế hoạch – Tài chính quản lý cơ sở vật chất,
phương tiện hoạt động, xây dựng cơ bản của cơ quan thi hành án dân sự địa
phương; xây dựng dự thảo các văn bản pháp luật có liên quan và thực hiện các
nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án dân
sự.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Trung tâm dữ liệu, thông tin và thống
kế Thi hành án.
Giúp Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án quản lý mạng phần mềm
thống kế về kết quả Thi hành án của Thi hành án trong cơ quan THADS tại các
địa phương.

2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự
thuộc Bộ Tư pháp
Nhận thức được tầm quan trọng công tác văn thư đối với cơ quan quản lý
Nhà nước là rất quan trọng, nhất là đối với cơ quan Thi hành án dân sự nói
chung và Tổng cục Thi hành án dân sự nói riêng. Việc tiếp nhận công văn đến
và ban hành công văn đi cũng như lưu trữ tài liệu, hồ sơ là vấn đề cần thiết đối
với cơ quan, bởi nó liên quan đến chất lượng quản lý Nhà nước. Do vậy, công
tác văn thư luôn được Lãnh đạo Tổng cục quan tâm chăm lo và nâng cao hiệu
quả hoạt động của công tác văn thư từ phương tiện phục vụ cho đến nhân sự làm
công tác văn thư luôn được cải thiện.
2.2.1 Cơ sở vật chất phục vụ công tác
Nhận thức tầm quan trọng của công tác văn thư tại cơ quan, từ khi được
thành lập cho đến nay thì hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư
không ngừng được cải thiện nâng cao, đáp ứng được yêu cầu đặt ra.
Văn phòng, khu làm việc của văn thư được bố trí rộng rãi khang trang,
thuận tiện cho việc trao đổi thông tin giữa các Vụ với Văn phòng. Một số máy
móc phục vụ cho công tác văn thư được đầu tư trang bị như: máy vi tính, máy
photo, máy fax, máy in, máy điều hòa, điện thoại cùng với đó là phòng làm việc,
bàn làm việc, tủ đựng con dấu,... và các vật dụng khác được trang bị khá đầy đủ.
Hiện tại thì văn phòng chưa trang bị máy scan, máy hủy tài liệu mà những tài
liệu thừa hoặc hỏng không dùng nữa trong quá trình làm việc, được đưa vào
thùng rác trong phòng được dọn bán lại cho người mua những giấy và tài liệu
cũ. Điều này sẽ tiếp kiệm được cho văn phòng.
Máy tính văn phòng được kết nối mạng internet, luôn kết nối, cập nhật
những thông tin bên ngoài phục vụ cho hoạt động văn phòng, văn thư. Những
thông tin, sự kiện bên ngoài có liên quan đến Tổng cục luôn được cập nhật và
báo cáo nhanh chóng.
Mạng máy tính nội bộ trong Tổng cục cũng luôn được kết nối với nhau để
tạo sự liên hệ giữa các bộ phận một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Quá trình

chuyển giao thông tin giũa các bộ phận, các phòng chức năng trong Tổng cục từ
đó cũng dần được diễn ra nhanh chóng. Máy tính của bộ phận văn thư được cài
đặt chương trình riêng về công tác văn thư. Chương trình này là sự hỗ trợ rất đắc
lực cho cán bộ văn thư trong quá trình làm việc. Giúp công việc của văn thư
diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn.
Nhờ vậy nên CTVT văn thư trong Tổng cục đã hoạt động một cách rất
hiệu quả. Công việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, chuyển văn bản, sao, in
văn bản, quản lý công văn giấy tờ, công tác thông tin, quản lý con dấu... đều
được thực hiện đầy đủ, trôi chảy, nhanh chóng, hiệu quả và đi vào nề nếp.
Nhìn chung cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tại văn phòng Tổng
cục được trang bị khá đầy đủ phục vụ đắc lực cho hoạt động giải quyết và quản
lý văn bản và ban hành văn bản của cán bộ văn thư. Nhưng việc ứng dụng công
nghệ thông tin chưa được hoàn thiện thường xuyên bị lỗi mạng, lỗi đường
truyền, nhiều khi đang làm việc bị ngắt quảng do phần mềm không tiếp tục hoạt
động, gây ra sự ức chế trong quá trình làm việc của cán bộ văn thư. Cần sớm
khắc phục lỗi này.
2.2.2 Nhân sự làm công tác văn thư
Văn phòng Tổng cục đã tuyển dụng và sử dụng 02 nhân viên văn thư. Có
kinh nghiệm lâu năm về chuyên ngành văn thư tại văn phòng cơ quan kể từ ngày
đầu thành lập.
Công tác chính được giao cho cán bộ Lê Thị Thanh, tốt nghiệp chuyên
ngành văn thư lưu trữ tại trường Cao đẳng Nội Vụ, có kinh nghiệm làm tại cơ
quan được 10 năm; và Nguyễn Thị Hà là nhân viên hợp đòng văn thư mới được
đưa sang từ Cục Công nghệ thông tin, do trong thời gian mới thành lập Tổng cục
chưa có đủ nhân viên nên đã tạm thời cử đồng chí Hà làm nhiệm vụ văn thư và
chờ thành lập Vụ Công nghệ thông tin thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự. Tuy
là nhân viên không thuộc chuyên ngành văn thư nhưng đồng chí Hà đã làm quen
và thường xuyên học tập nâng cao sự hiểu biết về công tác văn thư và đã có kinh
nghiệm trên một năm tại vị trí này.

Cán bộ nhân viên làm công tác văn thư tại cơ quan luôn tỏ ra nhiệt tình
trong công việc, khẩn trương giải quyết nhanh chóng công việc được giao và
hoàn thành xuất sắc công việc dựa trên kiến thức của mình.
Lãnh đạo Tổng cục cũng thường xuyên chú ý đến hoạt động công tác văn
thư, mở các lớp tập huấn và trao đổ kinh nghiệm giữa các đơn vị, các văn phòng
thuộc các Vụ, Cục khác nhau nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của
văn thư.
2.2.3 Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Tổng cục Thi hành án dân sự hàng năm ban hành rất nhiều văn bản ở
nhiều thể loại văn bản khác nhau và có quy định rõ ràng và nghiêm ngặt theo
đúng thể thức, nội dung. Tất cả văn bản do Tổng cục ban hành đều chính xác về
thẩm quyền ban hành, văn bản đều phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của cơ quan.
Về trình tự, thủ tục ban hành và thẩm quyền ký văn bản cũng được tiến
hành theo trình tự nhất định cụ thể.
* Quy trình soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình và những mục đích, yêu cầu nhất định để làm ra văn bản nhằm giải quyết
một công việc cụ thể.
Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên
quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Đây là quy trình
gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn văn bản nhanh
chóng, chính xác và thiết thực.
Quy trình soạn thảo văn bản của Tổng cục Thi hành án dân sự được tiến
hành theo 5 bước sau:
Bước 1: Xácđịnh mục đích, nội dung ban hành văn bản. Từ đó xác định
được hình thức phù hợp.

Khi có yêu cầu soạn thảo văn bản thì văn thư phải hiểu được văn bản đó
được xây dựng phản ánh về vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì, khi ban
hành ra thực tế có được chấp nhận hay không, và nội dung văn bản đó phải thể
hiện như thế nào cho hợp lý…? Từ đó văn thư sẽ xác định tên loại, thể thức và
nội dung thích hợp.
Cán bộ văn thư làm tốt khâu này bước đầu sẽ giúp lãnh đạo Tổng cục và
cán bộ soạn thảo thấy rõ cần hay không cần thiết phải ban hành văn bản đó. Loại
trừ được khả năng lạm phát văn bản, giấy tờ và đó là căn cứ để lựa chọn tên loại
và cách trình bày văn bản cho phù hợp.
Bước 2: Thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành.
Đây là một công việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành
văn bản vì thu thập thông tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh
động hơn, đầy đủ và phù hợp với thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các
yếu tố thông tin là văn bản đó phải có đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế.
Chính vì thế mà cán bộ văn thư ở văn phòng Tổng cục luôn bám sát thông tin
pháp lý và thông tin thực tế để thu thập được lượng thông tin nhanh chóng,
chính xác, đầy đủ nhất để đưa vào phù hợp với nội dung văn bản ban hành.
Bước 3: Xây dựng đề cương.
Đây là công việc chính, quan trọng trong khâu soạn thảo văn bản vì nếu
làm cẩn thận, chính xác bước này thì văn bản khi ban hành mới phát huy hết
được hiệu lực và mục đích văn bản hướng tới.
Chính vì thế mà cán bộ văn thư ở văn Tổng cục phải là người rất am hiểu
luật, nắm vững chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình, có ý thức lý luận, chính
trị, xã hội… để làm tiền đề nền tảng cho công việc soạn thảo.
Sau đó cán bộ văn thư sẽ soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức
nội dung yêu cầu. Tuỳ theo đối tượng thi hành văn bản, phạm vi của văn bản
rộng hay hẹp mà các cán bộ đánh máy có thể nhân bản thành nhiều bản khác
nhau, phục vụ cho việc ban hành văn bản.

Để công việc soạn thảo cơ quan được tốt hơn nữa thì cán bộ văn thư sau
khi soạn thảo xong phải đọc lại bản thảo, kiểm tra xem văn bản đã trình bày đầy
đủ các đề mục chưa, từ ngữ, văn phong đã hợp lý chưa, thể thức văn bản có sai
sót gì không, nếu thấy sai sót phải sửa chữa lại.
Bước 4: Duyệt dự thảo văn bản.
Sau khi văn bản được soạn thảo xong thì cán bộ văn thư sẽ trình lên lãnh
đạo xem xét, kiểm tra lại nội dung văn bản đã hợp lý hay chưa.
Ban hành văn bản là khâu được thực hiện khá tốt ở Tổng cục, văn bản ban
hành luôn đảm bảo tính khoa học, ngôn ngữ, văn phong chính xác, nội dung
logic, đúng thẩm quyền ban hành.
Cán bộ văn thư chỉ đảm nhiệm soạn thảo những văn bản mang tính chung,
khái quát của cơ quan và các văn bản do Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng,
Vụ trưởng, Chánh Văn phòng yêu cầu.
Nhìn chung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở Tổng cục được
thực hiện đầy đủ các bước, đúng trình tự theo quy định pháp lý. Văn bản ban
hành đúng thể thức, đúng thẩm quyền, đảm bảo các yếu tố thông tin cần thiết,
đạt hiệu lực cao.
Chánh văn phòng Tổng cục có trách nhiệm xem xét các thể thức thủ tục,
quy chế văn bản và ký tắt vào văn bản trước khi trình Thủ trưởng ký.
Bước 5: Triển khai văn bản.
Trong bước này người thực hiện soạn thảo cần xác định văn bản gửi đến
những cơ quan nào, tổ chức, cá nhân nào. Từ đó làm thủ tục gửi đi, sắp xếp, lưu
văn bản và làm các công việc theo dõi việc thực hiện.
* Thẩm quyền ký văn bản
Tổng cục làm việc theo chế độ một thủ trưởng do vậy thẩm quyền ký sẽ
phân như sau:
- Tổng Cục trưởng: Có thẩm quyền ký tất cả các văn bản ban hành của
Tổng Cục. Với văn bản thuộc thẩm quyền ký của Tổng Cục Trưởng.

Mẫu chữ ký của Tổng cục trưởng:
TỔNG CỤC TRƯỞNG
Nguyễn Văn Luyện
- Phó Tổng Cục trưởng : Ký thay (KT) Tổng Cục trưởng với tất cả các
văn bản được phân công phụ trách hoặc Ủy quyền.
Mẫu chữ ký của Phó Tổng cục trưởng:
KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG
PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG
Nguyễn Thanh Thủy
- Chánh văn phòng và các Vụ trưởng chuyên môn : Ký thừa lệnh (TL)
các văn bản của Tổng Cục, ký các văn bản của Tổng Cục trưởng, Phó Tổng Cục
trưởng và trực tiếp ký một số văn bản được phân công.
Mẫu chữ ký của Chánh văn phòng:
TL.TỔNG CỤC TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG TỔNG CỤC
Lưu Bình Nhưỡng
2.2.4 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
Văn bản đi là văn bản giấy tờ từ cơ quan, đơn vị gửi đi nơi khác. Tất cả
văn bản đi đều được tập trung tại văn phòng và được cán bộ văn thư giải quyết,
được thực hiện theo đúng quy định và trình tự cụ thể

Các công văn đi của Tổng hội được văn thư xử lý qua những bước cơ bản
sau đây:
Soạn thảo văn bản.
Đầu tiên, văn thư sẽ phải soạn thảo văn bản. Văn bản được giao cho cán
bộ chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực soạn thảo. Soạn thảo văn bản được thực
hiện đầy đủ qua các trình tự của việc soạn thảo văn bản do Nhà nước quy định:
xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản, từ đó xác định được hình thức
phù hợp, thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành, xây dựng đề
cương, xây dựng bản thảo. Văn thư có thể nghe ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo hoặc
xem bản thảo của lãnh đạo để biết nội dung văn bản cần soạn thảo. Thể thức văn
bản được cán bộ văn thư trong Tổng cục áp dụng nghiêm ngặt đúng theo nguyên
tắc quy định trong Thông tư 55 của Chính phủ về hướng dẫn trình bày thể thức
của văn bản.
Trình ký, thông qua văn bản.
Soạn thảo xong văn bản cán bộ văn thư sẽ trình cho Chánh văn phòng (Vụ
trưởng) để sửa chữa những nội dung trong văn bản không. Đối với những loại
văn bản tài liệu không quan trọng thì được ủy quyền cho các lãnh đạo cấp dưới
ký. Sau khi văn bản được thông qua văn thư sẽ soạn thảo một bản chính thức và
tiến hành các bước tiếp theo.
Có 2 cách trình ký căn bản trong Tổng hội được quy định:
+ Đối với văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì các bộ
chuyên môn trình lên Chánh văn phòng hoặc Phó chánh văn phòng (theo ý chỉ
đạo của Chánh văn phòng) để ký nháy vào cuối nơi nhận, khẳng định về mặt thể
thức của văn bản, sau đó cán bộ văn thư sẽ trình lên người có thẩm quyền ký
duyệt.
+ Với những văn bản có nội dung phức tạp, phong phú, những văn bản
chuyên ngành như Đề án, Báo cáo Khoa học, Báo cáo thẩm định… thì ngoài
việc cán bộ chuyên môn là người trực tiếp ký thì kèm theo văn bản trình ký là

những văn bản có liên quan để người có thẩm quyền xem xét kỹ lưỡng trước khi
ký và khi cần thiết.
Khi trình ký, mỗi loại văn bản sẽ được để trong một cặp, được gọi là cặp
trình ký.
Đăng ký và chuyển giao văn bản đi.
Tổng cục hàng năm phát hành khối lượng văn bản rất lớn, việc đăng ký
văn bản đi được thực hiện cả trên máy vi tính và sổ sách, nên việc quản lý văn
bản được chặt chẽ và thuận tiện trong tra cứu sử dụng.
Văn thư sẽ tổ chức chuyển công văn đi. Nhưng trước đó văn thư sẽ kiểm
tra lại thể thức văn bản và phải vào sổ đăng ký công văn, văn bản đi.
Sau khi văn bản đã có chữ ký đúng thẩm quyền và được kiểm tra về thể
thức, nội dung, cán bộ văn thư sẽ ghi số và ngày tháng năm cho văn bản và tiến
hành đóng dấu văn bản. Tùy thuộc vào nội dung, đơn vị soạn thảo, chữ ký của
thủ trưởng mà văn thư sử dụng condấu hợp lý (dấu của Tổng cục, dấu của Tổng
cục trưởng, dấu của các Phó Tổng cục trưởng, dấu văn phòng…)
Sổ công văn đi đảm bảo đủ các nội dung: Số và ký hiệu văn bản, Ngày
tháng văn bản, Trích yếu nội dung văn bản, Nơi nhận văn bản, Đơn vị nhận bản
lưu và Ghi chú. Rồi văn thư tiến hành cho văn bản, công văn vào bì và viết bì
công văn theo quy định.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:
Ngày
tháng
văn
bản
Số ký hiệu
văn bản
Tên loại
Trích yếu
nội dung
Người
ký
Nơi
nhận
Đơn vị,
người
nhận
bản lưu
Số
lượng
bản
Ghi
chú
15/4
1221/TCT
HA-
GQKNTC
Công văn,
V/v…
Đ/c…
Cục
THA
DS…
VT 2

Khóa luận: Công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự, 9 ĐIỂM

Khóa luận: Công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự, 9 ĐIỂM

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Khóa luận: Công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự, 9 ĐIỂM

Similar to Khóa luận: Công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự, 9 ĐIỂM (20)

More from Viết Thuê Khóa Luận _ ZALO 0917.193.864 default

More from Viết Thuê Khóa Luận _ ZALO 0917.193.864 default (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Khóa luận: Công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự, 9 ĐIỂM