Ketetapan Pendiri LSM Pendidikan Noorwangsanegara

1. Founder of the Institute
National Board of Management
Non-Governmental Educational Institutions
Noorwangsanegara
KETETAPAN PENDIRI
LSM PENDIDIKAN NOORWANGSANEGARA
Nomor : 04/TAP-PENDIRI/PO/XII/2011
TE N T A N G
PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
LSM PENDIDIKAN NOORWANGSANEGARA
PENDIRI
LSM PENDIDIKAN NOORWANGSANEGARA
Menimbang : 1. Bahwa Administrasi Kesekretariatan merupakan kegiatan penting dalam
penyelenggaraan kegiatan operasional suatu organisasi LSMP
Noorwangsanegara untuk kelancaran pelaksanaan Program Kerja
Organisasi yang bersangkutan;
2. Bahwa untuk itu dipandang perlu disusun aturan-aturan, petunjuk maupun
ketentuan yang berkenaan dan berkaitan dengan segala perilaku
Keadministrasian dan Kesekretariatan;
3. Bahwa oleh karena itu, perlu dikeluarkan Peraturan Organisasi yang
mengatur Pedoman Administrasi Kesekretariatan.
Memperhatikan : 1. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga;
2. Garis Besar Program Kerja Organisasi (GBPKO).

2. M E M U T U S K A N
Menetapkan : PERATURAN ORGANISASI LSMP NOORWANGSANEGARA
TENTANG PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
LSM PENDIDIKAN NOORWANGSANEGARA
BAB I
PEDAHULUAN
Pasal 1
Administrasi Kesekretariatan merupakan segenap proses penyelenggaraan setiap usaha
kerjasama antar manusia yang dilakukan secara tertulis untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk
mencapai tujuan tersebut, agar supaya diselenggarakan secara tertib, teratur, bertanggung jawab,
efisien dan efektif maka diselenggarakan aturan-aturan, petunjuk maupun ketentuan yang
berkenaan dan berkaitan dengan segala perilaku Keadministrasian dan
Kesekretariatan. Administrasi Kesekretariatan LSMP Noorwangsanegara merupakan segenap
proses penyelenggaraan aktivitas yang berfungsi sebagai tempat dan pusat aktivitas organisasi
serta mekanisme kerja-kerja kepengurusan organisasi.
Pedoman Administrasi dan Kesekretariatan LSMP Noorwangsanegara disusun dengan
sistematika sebagai berikut :
Bab I PENDAHULUAN
Bab II LETAK BANGUNAN SEKRETARIAT
Bab III PENGELOLA KANTOR/ADMINISTRASI KESEKRETARIAN
KETATAUSAHAAN
Bab IV KETATA ARSIPAN
Bab V INVENTARISASI DAN DOKUMENTASI
Bab VI PERPUSTAKAAN ORGANISASI
Bab VII KEPROTOKOLERAN
Bab VIII P E N U T U P

3. BAB II
LETAK BANGUNAN SEKRETARIAT
Pasal 2
Letak atau Sekretariat atau Kantor LSMP Noorwangsanegara sebagai tempat untuk
menyelenggarakan segala aktivitas dan pengelolaan Administrasi Organisasi hendaknya dipilih
dengan pertimbangan Ideal dan Strategis sebagai berikut :
1. Terletak di Pusat Kota;
2. Mudah dijangkau oleh Kendaraan Umum;
3. Di Pinggir Jalan;
4. Di Lingkungan yang bersih, aman dan nyaman.
Pasal 3
Sedangkan Fasilitas Bangunan/Gedung Sekretariat atau Kantor LSMP Noorwangsanegara
hendaknya dilengkapi Fasilitas sebagai berikut :
1. Ruangan Tata Usaha/Staf Sekretariat;
2. Ruangan Pengurus;
3. Ruangan Tamu;
4. Ruagan Rapat;
5. Ruangan Perpustakaan;
6. Musholla/Tempat Ibadah;
7. Ruangan Kamar Mandi/WC;
8. Ruangan Dapur;
9. Peralatan Komunikasi : Telpon, Fax, Modem Internet;
10. Peralatan Kantor : Meja, Kursi, Soffa, Komputer, Lemari/Rak Arsip, Alat Tulis Kantor
(ATK) serta Mesin Foto Copy (Jika Mampu);
11. Perlengkapan Organisasi : Papan Nama, Stempel dan Bendera Pataka.
12. Pengaturan ruangan hendaknya dipertimbangkan faktor-faktor Kenyamanan, Kesehatan,
Keindahan dan Keserasian sehingga bagi pemakai dan pengunjung kantor tersebut merasa
nyaman dan dapat meningkatkan semangat dan motivasi kerja.

4. BAB III
PENGELOLA KANTOR / ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
Pasal 4
Pengelola Kantor dan Administrasi Kesekretariatan LSMP Noorwangsanegara sepenuhnya
menjadi kewajiban dan kewenangan pada tim Kesekretariatan. Yaitu Sekretaris
Jenderal/Sekretaris Umum/ untuk DPN, Sekretaris untuk DPD?DPK dan Penanggung Jawab
dibantu dengan Wakil-Wakil Sekretaris Jenderal/ untuk DPN, Wakil-Wakil Sekretaris untuk
DPD/DPK. Sedangkan fasilitas penunjang Administrasi Kesekretariatan yaitu : Kertas dan Alat-
Alat Tulis, Dapur beserta isinya atau segala fasilitas yang sifatnya Consumable menjadi tugas
dan tanggung jawab team kebendaharaan.
Pasal 5
Sekretariat adalah orang-orang yang bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan
Ketatausahaan/Administrasi Organisasi yang meliputi penyampaian informasi, penggandaan dan
percetakan, distribusi surat menyurat dan lain-lain. Sekretariat memiliki tiga dibawah kendali
Sekretaris Jenderal/Sekretaris serta membantu kelancaran kegiatan organisasi secara
keseluruhan.
BAB IV
KETATAUSAHAAN DAN STANDAR FORMAT SURAT
Pasal 6
Jenis – Jenis Surat :
1. Surat Resmi/Biasa/Rutin;
2. Surat Mandat/Surat Tugas/Surat Kuasa/Surat Keterangan;
3. Surat Ketetapan/Surat Keputusan.
Pasal 7
Bentuk dan Isi Surat dan Administrasi Kesekretariatan LSMP Noorwangsanegara :
1. Kertas Kop Surat menggunakan Kertas HVS Warna Putih Bersih dengan ukuran Folio
(F4)/atau A4.
2. Nomor Surat terdiri dari 5 (Lima) bagian, yaitu :
Nomor Urut/Kode Jenis Surat/Pembuat/Bulan/Tahun Keterangan :
A. Nomor Urut :

5. 1. Nomor Surat untuk Surat-Surat Resmi/Biasa/Mandat/Tugas/Kuasa/Keterangan.
2. Nomor Surat untuk Surat-Surat Keputusan dan Surat-Surat Ketetapan.
Nomor Surat, baik untuk A.1 maupun A.2 diatas dimulai dengan Nomor 001 sampai
dengan tak terbatas dan diperbaharui kembali dengan Nomor 001 setiap Periode
Pergantian Kepengurusan.
B. Kode Jenis Surat :
Terdiri dari 4 (Empat) bagian, yaitu :
1. A = Untuk jenis Surat Resmi/ Biasa/ Rutin/ Mandat/ Tugas/ Kuasa/ Keterangan
Internal Organisasi
2. B = Untuk Jenis Surat Resmi/Biasa/ Rutin/ Mandat/ Tugas/ Kuasa/ Keterangan/
Eksternal Organisasi;
3. TAP = Untuk Jenis Surat Ketetapan;
4. Kep = Untuk Jenis Surat Keputusan;
C. Pembuat / Pengirim
1. Sek = Untuk Sekretaris Jenderal/Sekretaris;
2. KGR = Untuk Forum Kongres;
3. MUS = Untuk Forum Musyawarah Daerah;
4. Rak = Untuk Forum Rapat-Rapat Kerja.
D. B u l a n
I = Januari
II = Februari
III = Maret
IV = April
V = Mei
VI = Juni
VII = Juli
VIII = Agustus
IX = September
X = Oktober
XI = Nopember
XII = Desember
E. Tahun Masehi : 2005, 2006, 2007 ……………………. dst

6. 3. Lampiran Surat Pokok Surat (Perihal/Hal) Ringkas tapi jelas, pendek tapi padat dan diterka
maksud atau isi surat Contoh : Hal : PERMOHONAN PENCERAMAH
4. Alamat Surat Alamat Surat terletak dibawah perihal, segaris lurus dibawah ini Nomor Surat,
Lampiran dan Perihal dengan jarak satu setengah spasi.
Jika Alamat Surat ditujukan kepada Lembaga atau Instansi, maka penyebutannya bukan
pada Lembaga/Instansi bersangkutan tetapi kepada Pengurus atau Pimpinan
Lembaga/Instansi tersebut. Jika Surat tersebut ditujukan pada salah satu Unit/Bagian yang
ada pada Lembaga/Instansi tersebut maka setelah penyebutan Pimpinan/Pengurus
Lembaga/Instansi yang bersangkutan, hendaknya dilengkapi dengan “ up“ yang
berarti “ untuk perhatian“
5. Kata Permulaan Surat Kata permulaan ini berfungsi sebagai pembuka surat, dengan alinea
baru dan berjarak 2 spasi. Dipakai kalimat “ Dengan Hormat“ atau“ “ Assalamu’alaikum
Wr.Wb“ Isi Surat Sistematika isi surat adalah sebagai berikut :
a) Pendahuluan
b) Uraian Persoalan/Isi/Pokok Surat
c) Penutup
Catatan : Pendahuluan dan Penutup sebaiknya tidak lebih dari dua alinea. Sedangkan
isi/uraian persoalan dibuat singkat, padat, jelas, sopan, wajar dan tidak bertele-tele. Antara
Pendahuluan, isi dan Penutup diberi jarak 2 spasi. Penutup Surat Dalam pembuatan surat-
surat Resmi/Rutin/Biasa yang dibuka dengan “ Dengan Hormat“ Maka dalam menutup
surat digunakan kalimat “ Hormat Kami“ Tanggal Surat Tanggal Surat terletak di
kanan bawah surat sebelah kalimat penutup dengan jarak 2 spasi. Tanggal surat diawali
dengan lokasi dikeluarkannya surat, kemudian disambung Tanggal/Bulan/Tahun. Penanda
Tanganan Surat.
6. Untuk Surat-surat Resmi yang ditujukan pada eksternal organisasi harus ditanda tangani
Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal ditingkat Nasional, Ketua dan Sekretaris ditingkat
Provinsi, Kabupaten/Kota dengan terlebih dahulu mendapat paraf dari Ketua Bidang yang
bersangkutan;
7. Dalam keadaan tertentu (Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal tidak berada di tempat), maka
Wakil Ketua Umum dan atau Wakil Sekjen yang dimandatkan dapat menandatangani surat
dimaksud;

7. 8. Sedangkan untuk internal Organisasi dapat ditandatangani oleh Ketua dan Wakil Sekretaris
Jenderal Bidang yang bersangkutan, dengan sepengetahuan Ketua Umum atau antara Ketua
Umum dengan Wakil Sekretaris Jenderal, atau antara Ketua dengan Sekretaris Jenderal;
9. Tanda tangan Ketua Umum/Ketua disebelah kiri sedangkan tanda tangan Sekretaris
Jenderal/Sekretaris berada disebelah kanan.
BAB V
KETATA ARSIPAN
Pasal 8
Untuk memudahkan pengelolaan Sistem Administrasi dan Kesekretariatan, yaitu pengelolaan
surat menyurat, surat masuk maupun keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan
sistematis, maka sistem pengagendaan surat menyurat perlu diatur terdiri :
A. Agenda Surat Masuk
Unsur-unsur yang terpenting untuk dicatat dalam surat masuk adalah sebagai berikut :
1. Nomor Surat
2. Nomor Kode Arsip
3. Nomor Surat
4. Tanggal Diterima
5. Tanggal Surat
6. Isi Surat
7. Asal Surat
8. Keterangan
B. Agenda Surat Keluar
Surat Keluar harus melalui sirkulasi sebagai berikut :
1. Konsep surat harus terlebih dahulu dikonfirmasikan kepada pimpinan yang
bersangkutan agar tidak terjadi kekeliruan atau perbedaan-perbedaan antara muatan,
isi dan redaksi surat tersebut.
2. Konsep surat yang telah mendapat Konfirmasi dan Persetujuan, baru kemudian diberi
Nomor Verbal.
Buku Verbal untuk Surat Keluar memuat antar lain :
 Nomor Urut Surat
 Nomor Kode Arsip

8.  Nomor Surat
 Tanggal Surat
 Isi Surat
 Tujuan Surat
C. Surat Keputusan/Ketetapan
Buku Agenda Surat Keputusan/Ketetapan memuat antara lain :
1. Nomor Urut
2. Nomor Kode Arsip
3. Nomor Surat
4. Tanggal Surat
5. Isi Surat
6. Keterangan
D. Buku Ekspedisi
Buku Ekspedisi memuat antara lain :
1. Tanggal Pengiriman
2. Tujuan Surat
3. Tanggal/Nomor Surat
4. Lampiran
5. Keterangan
Pasal 9
1. Surat Menyurat Kepanitiaan/Pelaksana Program diatur dengan ketentuan sebagai berikut :
a) Surat Menyurat Kapanitiaan/Pelaksana Program mengikuti tata cara Surat Menyurat
Dewan Pengurus Nasional LSMP Noorwangsanegara;
b) Kepastian/Pelaksana Program hanya mengeluarkan Surat Internal kepanitiaan dalam
rangka Koordinasi dan Dinamisasi kerja Panitia;
c) Untuk Surat Eksternal Kepanitiaan harus dikeluarkan oleh Dewan Pengurus LSMP
Noorwangsanegara
2. Surat Menyurat Badan dan Lembaga dilingkungan LSMP Noorwangsanegara mengikuti tata
cara kerja administrasi Dewan Pengurus Nasional LSMP Noorwangsanegara yang telah
ditetapkan.

9. BAB VI
ADMINISTRASI KEARSIPAN
Pasal 10
1. Arsip adalah Kumpulan Warkat/Surat-Surat yang disimpan secara sistimatis karena
mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara tepat ditemukan kembali.
Jadi intinya arsip berarti pengumpulan dan penyimpanan warkat/surat-surat.
2. Tata kearsipan yang sempurna apabila semua Surat dan Dokumen-Dokumen lainnya
tersimpan pada suatu tempat tertentu dan teratur rapi sehingga apabila diperlukan kembali
mudah ditemui, walaupun surat-surat tersebut telah tersimpan lama. Pengarsipan yang baik
dan sangat berguna, terutama membantu kelancaran dan ketertiban organisasi serta dapat
digunakan sebagai pengembangan pengetahuan umumnya.
3. Surat-surat organisasi harus disimpan di Sekretariat / Kantor dan dilarang keras disimpan di
luar kantor.
Pasal 11
Kode Arsip Administrasi Kesekretariatan LSMP Noorwangsanegara adalah :
1. Kode Arsip Surat Masuk
a) Surat Masuk Internal = MA
b) Surat Masuk Eksternal = MB
2. Kode Arsip Surat Keluar
a) Surat Keluar Internal = KA
b) Surat Keluar Eksternal = KB
3. Kode Arsip Surat Ketetapan / Keputusan
a) Surat Ketetapan = TAP
b) Surat Keputusan = KPTS
4. Kode Map Dokumentasi
a) Kebijakan Organisasi/Statemen = DKO
b) Makalah/Tulisan = DMT

10. BAB VII
INVENTARISASI DOKUMENTASI
Pasal 12
Tujuan dibuatnya daftar Inventarisasi Organisasi adalah :
1. Menunjukkan kekayaan organisasi;
2. Menghindari adanya pemborosan;
3. Sebagai alat kontrol dari Inventaris (Mengetahui Kerusakan, Perubahan, Pergantian dan
Menambah jika terjadi kekurangan)
Pasal 13
1. Inventarisasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa
kekayaan organisasi berbentuk inventarisasi yang permanen (Tahan Lama) Contohnya :
Gedung/Sekretariat Kantor, Alat-Alat Kantor, Komputer, Meja, Alat Dapur dan lain-lain.
2. Penyimpanan Inventarisasi Organisasi harus dilakukan dengan baik oleh orang-orang yang
berkompeten dan bertanggung jawab sesuai dengan Job Discription Kesekretariatan.
Penyimpanan harus dilaksanakan serta ditempatkan di Sekretariat, tidak diperkenankan
dibawa atau disimpan di rumah Fungsionaris.
Pasal 14
Dokumentasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian,
pengumpulan, penyimpanan dan pengawetan Dokumen-Dokumen Organisasi. Dokumentasi
Organisasi tersebut merupakan suatu tanda bukti yang sah menurut hukum dari peristiwa-
peristiwa atau suatu kejadian dan kemudian disimpan. Pada hakekatnya semua Arsip Organisasi
adalah Dokumen. Bentuk-bentuk Dokumen Organisasi antara lain :
1. Gambar-Gambar dan Foto-Foto;
2. Tulisan-Tulisan dan Surat-Surat penting;
3. Benda-Benda berharga dan Bernilai;
4. Foto Copy atau Salinan Surat;
5. Surat Kabar, Majalah dan lain sebagainya.
Dokumentasi yang dipakai untuk menyusun Laporan Tahunan/Akhir Organisasi dan sebagai
bukti yang syah serta sangat penting untuk menyusun sejarah perjuangan organisasi, oleh karena
itu pemeliharaan dan penyimpanan dokumen seperti hal lainnya barang-barang Inventaris dan

11. Arsip hendaknya disusun dengan rapih dan teratur dalam Map-Map/Rak-Rak dan tempat-tempat
tertentu dengan pengelompokan sesuai dengan kebutuhan.
BAB VIII
PERPUSTAKAAN ORGANISASI
Pasal 15
Perpustakaan yang ideal bagi LSMP Noorwangsanegara adalah meliputi buku-buku yang
diperlukan bagi anggotanya. Oleh karena itu minimal yang harus dimiliki mencakup buku-buku
yang diperlukan dalam kelengkapan kurikulum pelatihan LSMP Noorwangsanegara yang
meliputi antara lain :
1. Wawasan Ideologi;
2. Wawasan Pembangunan Nasional;
3. Wawasan Nusantara dan Ketahanan Nasional;
4. Wawasan Kepemimpinan dan Manajemen;
5. Wawasan Ekonomi, Bisnis dan Kewirausahaan;
6. Wawasan Sosial Budaya;
7. Dan sebagainya.
Dalam upaya menerbitkan dan mengembangkan perpustakaan organisasi, maka perlu diatur
dalam Administrasi Perpustakaan dan diserahkan pengelolanya kepada pengurus yang
bertanggung jawab dan memahami seluk beluk perpustakaan.
BAB IX
KEPROTOKOLERAN
Pasal 16
Keprotokoleran LSMP Noorwangsanegara merupakan segala aktivitas yang berhubungan
dengan penyelenggaraan suatu prosedur kelancaran (acara/upacara) dan memegang peranan
penting bagi sukses dan sempurnanya suatu acara/upacara. Agar sasaran suatu Kegiatan Upacara
dapat tercapai secara optimal, diperlukan penanggung jawab dan pembagian tugas dalam
penyelenggaraannya. Apabila penyelenggaraan suatu aktifitas tanpa adanya Panitia
Penyelenggara, maka pengelolaan Penataan dan Penyelenggaraannya langsung berada di bawah
Tim Sekretariat Jenderal / Sekretariat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan
suatu acara / upacara adalah sebagai berikut :

12. 1. Tempat / Gedung (Lay Out, Dekorasi dan Pengaturan Kursi);
2. Posisi Tamu/Undangan dan Pengurus;
3. Jenis dan Pengantar Acara;
4. Susunan acara, terutama mengenai urutan pemberi sambutan, secara Struktural
Pejabat/Pengurus terbawah mendahului Pejabat/Pengurus diatasnya, sedangkan dalam sapaan
sambutan berlaku sebaliknya.
BAB X
P E N U T U P
Pasal 17
Dengan adanya Pedoman Administrasi Kesekretariatan ini menjadi sangat penting dan strategis
dalam menunjang dan menjadikan organisasi LSMP Noorwangsanegara menjadi organisasi
yang modern, karena dengan adanya pedoman tersebut segala hal yang berkaitan dengan
kesekretariatan menjadi seragam dan teratur secara rapi sehingga segala sesuatu pekerjaan yang
berhubungan dengan oerganisasi akan efisien dan efektif serta bermutu. Untuk melaksanakan
administrasi yang baik dan professional sangat bergantung pada profesionalitas para
pelaksananya, yaitu team Sekretaris Jenderal / Sekretaris dengan dukungan dan pengertian semua
fungsionaris.
Pasal 18
Apabila di dalam Peraturan Organisasi ini terdapat kekeliruan , maka akan dilakukan perbaikan
seperlunya. Peraturan Organisasi ini mulai berlaku sejak Tanggal ditetapkan.
LEMBARAN LEMBAGA
TAHUN 2011 NOMOR 04
Nomor...................................... : 04 / 2011
Telah dicatat dalam daftar yang dipergunakan untuk...............
keperluan itu oleh saya.............................................................. .
......................................................................................................
Aris Rismansyah, Sarjana Hukum., Magister Kenotariatan..........
Notaris ..........................................................................................
......................................................................................................
Kabupaten Lebak, Provinsi Banten,Lebak tanggal tiga puluh.....
desember tahun dua ribu sebelas (30 – 12 – 2011).....................
......................................................................................................
Disahkan di Bogor
pada tanggal 28 Desember 2011
PENDIRI
LSMP NOORWANGSANEGARA,
MACHFUZH AHMAD DZOELFAKAR