Membuat surat dan dokumen

1. N.821100.059.02
MEMBUAT SURAT DAN DOKUMEN
Visca Fitria Sari, S.Pd

2. Sebelum mulai,
Mari kita berdoa

3. Selamat pagi !!
Siapa yang tidak hadir ??

4. Safety Induction & Rules

6. CONTENTS
1 2 3 4
DEFINISI
SURAT
Jenis – jenis
Surat
Bagian – Bagian
Surat
Bentuk –
bentuk Surat

7. PART 01
Definisi
Surat

8. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari
satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan informasi
Pengertian Surat

9. Alat Bukti
Tertulis
Surat dapat
dijadikan bukti
tertulis jika terjadi
perselisihan antar
perusahaan atau
orang yang
mengadakan surat
- menyurat
Surat dapat
dipakai untuk
mengetahui hal
– hal yang telah
lama disepakati
atau disetujui
bersama
Surat dapat
dijadikan bahan
penelitian untuk
mengetahui
aktivitas di masa
yang lalu
Surat dapat
mencerminkan
kondisi intern
dari suatu
perusahaan
Alat
Pengingat
Bukti
Historis
Duta
Organisasi
Fungsi
Surat
Pedoman
Surat dapat
dijadikan pedoman
dalam
melaksanakan
pekerjaan

10. PART 02
Jenis –
jenis Surat

11. Surat Resmi
Jenis Surat Berdasarkan
Sifat Isinya
Surat yang dikirimkan atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan maupun
bersifat setengah resmi .
Surat Pribadi
surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, bisa dari perseorangan, instansi,
atau organisasi tertentu.
surat yang digunakan badan usaha atau lembaga untuk menyelenggarakan
kegiatan usaha niaga seperti industri atau jasa
Surat Niaga
Surat Dinas
surat yang diterbitkan oleh kantor pemerintah untuk kepentingan pekerjaan formal
seperti instansi dinas dan tugas kantor

12. Customer
Add or delete slides.
You have to be signed
in to your Google
account. in PowerPoint.
Remember to
Defined
Is the color of gold,
butter and ripe lemons.
In the spectrum of
visible light, yellow is
found
Social
Is the color of gold,
butter and ripe lemons.
In the spectrum of
visible light, yellow is
found
Organic
We use well-known
development
methodologies to
create a customized
approach for each of
the projects.
Jenis – jenis Surat
Berdasarkan Wujudnya

13. PART 03
Bagian –
Bagian Surat

14. Kepala surat (kop surat)
Tanggal surat
Bagian – Bagian Surat
Nomor surat)
Perihal/hal surat
Lampiran surat
Alamat dalam
Salam pembuka)
Isi Surat
Salam penutup)
Tanda Tangan dan Nama
Jabatan
Tembusan
Inisial

15. KEPALA SURAT
Penulisan surat resmi sebaiknya dilengkapi dengan kepala surat
(kop surat)
Kepala surat merupakan wajah atau penampilan yang
pertama kali dilhat, sekaligus merupakan ciri khas
perusahaan
Kepala surat berisi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor
tilpon, nomor faksimili, alamat e-mail, kotak pos, logo, bidang
usaha atau kegiatan

16. Contoh Kepala Surat
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI
Jalan Bina Warga 2, Kalibata Raya, Jakarta
Telepon (021) 79190864, 791960885, 79182720
Faksimile (021) 79190868

17. TANGGAL SURAT
Tanggal surat menyatakan kapan surat dibuat
Penanggalan surat terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis
lengkap, tidak boleh disingkat, dan nama bulan tidak boleh digantikan
dengan angka
Untuk surat yang memakai kepala surat, dan tanggal ditempat-kan di
sebelah kanan atas tidak wajib diawali nama kota.
Untuk surat yang memakai kepala surat, tetapi tanggal ditem-patkan di
bagian bawah kertas surat, perlu diawali nama kota.
Contoh (yang tepat):
25 Juni 2009
31 April 2009
24 Desember 2008

18. NOMOR SURAT
Nomor terdiri dari nomor urut, kode internal, dan tahun pembuatan surat.
Guna nomor surat:
Membantu pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan
penemuan kembali
Mempermudah mengenali jenis dan kualifikasi surat tanpa perlu
membaca isinya.
Mempermudah penunjukan surat menyurat
Conton Penulisan Nomor Surat
045/BNS/01/08/2017
127/PMI/X/2018

19. LAMPIRAN SURAT
• Informasi tentang lampiran sangat diperlukan untuk surat-surat yang
disertai berkas lain selain lembar surat ybs.
• Fungsi notasi lampiran adalah sebagai petunjuk mengenai dokumen yang
menyertai suatu surat
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) berkas
Lampiran: -
Contoh penulisan yang tepat:
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu berkas

20. PERIHAL SURAT
Fungsi:
1) Memberitahukan kepada penerima surat
tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat.
2) Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu
panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi
surat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas
tanggal 5 Juli 2008
Contoh penulisan yang tepat:
Hal: Undangan

21. ALAMAT YANG DITUJU
Berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus
menerima surat.
 Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jln. Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA
Contoh penulisan yang tepat:
Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220

22. SALAM PEMBUKA
Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat
Penanda surat yang sopan dan beradab dapat diibaratkan sebagai
“ketukan pintu” atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke
rumah orang lain.
Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar
dengan margin kiri.
Misalnya:
Dengan hormat,
Assalamualaikum wr.wb.

23. SALAM PEMBUKA
Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat
Penanda surat yang sopan dan beradab dapat diibaratkan sebagai
“ketukan pintu” atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke
rumah orang lain.
Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar
dengan margin kiri.
Misalnya:
Dengan hormat,
Assalamualaikum wr.wb.

24. ISI SURAT
Paragraf Pembuka
Paragraf Isi
Paragraf Penutup

25. SALAM PENUTUP
Dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup
dan tanda tangan pengirim surat.
Salam ini dapat diibaratkan sebagai “ucapan permisi” atau “pamitan”
setelah seseorang bertemu atau berkomunikasi dengan baik.
Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan keakraban pengirim
dan penerima surat.
Misalnya:
Hormat kami,
Wassalamu’alaikum wr.wb

26. SALAM PENUTUP
Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat
belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang.
Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga
dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.
Tanda tangan
Drs. Burhanuddin
Kepala
Tanda tangan
Prof. Dr.M. Barokah, M.Si.
NIP 132061473
Rektor

27. Nama, Jabatan, dan NIP
Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan,
tepatnya sejajar di bawah salam penutup.
Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang
ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya.
Nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun
digarisbawahi.
Nomor induk pegawai (NIP) dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan
surat.
Misalnya:
(tanda tangan)
Drs. Hasibuan, M.Si.
NIP 010345687
atau:
(Tanda tangan)
Dr. Awaluddin, M.Hum.
Kepala

28. Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga
dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb.
 Jika tdak ada yg diberi tembusan, kata “tembusan” tdk perlu dicantumkan.
 Jika yg diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dgn
nomor urut.
 Jika yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.
Misalnya:
Tembusan:
1.Direktur Jederal Pembangunan Daerah
2.Kepala Biro Organisasi
3.Kepala Biro Keuangan
TEMBUSAN

29. INISIAL
• Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa singkatan nama
pengonsep surat dan pengetik surat.
• Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat
sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dng mudah
dapat mengecekdan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk
diperbaiki.
• Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada
tembusannya).
Misalnya:
AM/ra

30. PART 04
Bentuk -
bentuk Surat

31. Penggolongan Surat
• Berdasarkan bentuknya, surat dibedakan atas:
• bentuk lurus penuh (full block style);
• bentuk lurus (block style);
• bentuk setengah lurus (semi block style);
• bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style);
• bentuk lekuk (indented style);
• bentuk dinas Indonesia lama (official style);
• bentuk dinas Indonesia Baru (new official style).

32. Bentuk Surat
Lurus Penuh
(Full Block Style)

33. Bentuk Surat
Lurus
(Block Style)

34. Bentuk Surat
Setengah
Lurus
(Semi Block Style)

35. Bentuk Surat Lekuk
(Indented Style)

36. Bentuk Surat
Menggantung
(Hanging paragraph
Style)

37. Bentuk Surat Resmi
Indonesia Lama

38. Lipatan surat
1. Tunggal 2. Paralel Ganda
3. Standar 4. Setengah Standar

39. 5. Lipatan akordion 6. Lipatan setengah akordion
7. Lipatan Gaya Perancis 8. Lipatan Baronial

40. Persuratan Elektronik
PENGELOLAAN DAN PENGIRIMAN SURAT MELALUI EMAIL
1. Masuk ke dalam situs mis : yahoo sehingga akan terdapat pilihan, yaitu : Mail, dan gmail
2. Pilihlah Mail, dengan cara meng-klik pilihan Mail
3. Isikan Yahoo ! ID dan Password, yang sudah ada saat Anda membuat e-mail dengan
menggunakan yahoo
4. Pilihlah menu sesuai kebutuhan sepert :
• Inbox, berisikan surat elektronik dari orang lain yang masuk ke dalam alamat e-mail Anda
• Draf, informasi tentang e-mail yang telah Anda buat tapi masih dalam bentuk rencana (draf) dedan
belum dikirim ke e-mail orang lain
• Sent, e-mail Anda telah dikirim ke e-mail orang lain
• Spam, informasi mengenai e-mail yang masuk ke e-mail anda dalam bentuk spam (informasi yang
tdak dikenal) bisa berisi virus, trojan atau worm yang sengaja dikirim orang secara acak
• Trash, Tempat membuang dokumen yang tdak digunakan .

41. PENGELOLAAN DAN PENGIRIMAN SURAT MELALUI EMAIL
Saat akan menggetkkan sebuah e-mail, pilih Email Message lalu segera menggetkkan e-mail dalam
text editor yang disediakan. Juga terdapat beberapa hal, sepert :
• To, digunakan untuk mengetkkan alamat e-mail yang dituju
• CC (Copy Carbon), CC akan bisa dilihat oleh semua penerima email
• BCC (Blank Copy carbon), maka penerima email tidak akan tahu bahwa Anda mengirimkan email
salinan ke orang lain
• Subject, digunakan untuk membuat judul yang berisi maksud isi e-mail secara global agar si
penerima e-mail memahami dan mengert e-mail yang diterimany a.
• Netiquette adalah etika dalam melakukan komunikasi melalui email

42. PENGELOLAAN DAN PENGIRIMAN SURAT MELALUI EMAIL
Menu yang menjadi fasilitas di menu New Message, yaitu :
• Send, digunakan untuk mengirim e-mail yang telah selesai diketk
• Atach, digunakan untuk menyertakan data/informasi dalam bentuk fle word, excel, power point,
program, image (gambar) ataupun zip fle dengan kapasitas memori yang telah ditentukan
• Save Draf, digunakan untuk menyimpan hasil pengetkan e-mail sementara sebelum dikirimkan,
maksudnya jika ada pengeditan yang akan dilakukan kemudian
• Spelling, digunakan untuk memberikan tanda baca tertentu pada e-mail yang diketk dengan
maksud memudahkan pengertan bagi si penerima e-mail
• Cancel, digunakan untuk membatalkan segala proses yang kita lakukan

43. 2020
THANK YOU !
Letter Presentation Slides