Dokumen tersebut membahas tentang dasar hukum dan pengertian naskah dinas serta ketentuan-ketentuan terkait penyusunan, penandatanganan, dan penggunaan cap dinas serta lambang negara pada naskah dinas di lingkungan Kementerian Agama.

1. Oleh : HUSNUL KHOTIMAH, M.Pd
Kepala Subag Umum
Kanwil Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur

2. DASAR HUKUM
1. UU Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pembentukkan Peraturan
Perundang-Undangan.
2. UU NOMOR 43 TAHUN 2009 Tentang Kearsipan
3. PP Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Kearsipan
4. Permenpan Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Instansi Pemerintah.
5. KMA Nomor 8 Tahun 2016 Tentang Kode Jabatan, Singkatan,
dan Akronim, dan KMA Nomor 9 Tahun 2016 Tentang Tata
Naskah Dinas Pada Kementerian Agama.
6. PMA Nomor 4 Tahun 2016 Tentang Pencabutan PMA No 16
Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan
DepartemenAgama
7. Peraturan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Tata
Naskah Dinas

3. Informasi Tulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang
dibuat atau dikeluarkan oleh
Pejabat yang berwenang pada
Kementerian Agama dalam
rangka penyelenggaraan tugas
sesuai tugas dan fungsi
Kementerian Agama
Pengertian
Naskah Dinas:

4. Maksud
&
Tujuan PMA No.9
Tahun 2016
Maksudnya adalah
untuk menjadi
acuan dalam
penyelengaraan tata
naskah
Tujuannya
adalah untuk
menciptakan
kelancaran
komunikasi
tulis yang
efektif dan
efisien

5. Kesamaan
pengertian
dan
pemahaman,
penafsiran,
bhs
Keterpadua
n dengan
administrasi
umum
Tercapainya
Efektif efisien
Kelancaran
Berkomunika
si Tulis
Mengurangi
tumpang
tindih &
Pemborosan

6. Keamanan
==============================================================
=======
Asas = landasan/dasar
==============================================================
======
Asas-asas tata persuratan
dinas
2 4
6
5
3
1
5

7. Pengertian
Naskah Dinas :
adalah informasi tulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan
oleh pejabat yang berwenang pada
Kementerian Agama dalam rangka
penyelenggaraan tugas sesuai tugas dan
fungsi Kementerian Agama

8. 1. NASKAH
DINAS
ARAHAN
2. NASKAH
DINAS
KORESPONDEN
SI
3. NASKAH DINAS
KHUSUS
1. Surat Perjanjian
2. Surat Kuasa
3. Berita Acara
4. Surat
Keterangan
5. Surat Pengantar
6. Pengumuman
Naskah
Dinas
Pengatura
n
Naskah
Dinas
Penetapa
n
Naskah
dinas
penugasa
n
1. Peraturan
2. Pedoman
3. Juklak
4. SOP
5. Surat
Edaran
Jenis Naskah Dinas
Keputusan
1. Instruksi
2. S.Perinta
h
3. S. Tugas
intern
ekster
n
undanga
n
1.Nota Dinas
2.Memorandu
m
Surat
dinas
Surat
undanga
n
4.LAPORA
N
5.TELAAHAN
STAF
6.Formulir
7.Naskah
dinas
elektronik

9. 1. Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Surat Edaran
pada Kementerian Agama oleh Menteri Agama dan dapat
dilimpahkan pada Sekretaris Jenderal dan Direktur Jenderal.
2. Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh Menteri Agama dan
Pimpinan Satuan Organisasi/Kerja sesuai dengan lingkup tugas,
wewenang, dan tanggung jawab.
3. Nota Dinas dibuat dan ditandatangani oleh pejabat dalam satu
lingkungan internal satuan organisasi sesuai dengan lingkup tugas,
wewenang, dan tanggung jawab.
4. Memorandum dibuat dan ditandatangani oleh atasan sesuai dengan
lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
5. Surat Dinas dan Surat Undangan ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan
tanggung jawab.
WEWENANG PENETAPAN DAN
PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

10. 6. Berita Acara ditandatangani oleh para pihak dan para saksi
apabila diperlukan.
7. Surat Keterangan dan Surat Pengantar dibuat dan
ditandatangani oleh pejabat yang sesuai dengan lingkup
tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
8. Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh Menteri
Agama dan atau Pimpinan Satuan Organisasi/Kerja sesuai
dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
9. Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.
10. Telaahan Staf dibuat dan ditandatangani oleh pejabat
sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

11. 1. Persyaratan Penyusunan
Setiap Naskah Dinas harus merupakan kebulatan
pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam
susunan yang sistematis.
2. Lambang Negara dan Lambang Kementerian Agama
pada
Naskah Dinas
Untuk mengidentifikasi Naskah Dinas, pada halaman
pertama menggunakan Lambang Negara atau
Lambang Kementerian Agama.
a. Lambang Negara digunakan untuk Naskah Dinas yang
ditandatangani sendiri oleh Menteri Agama
b. Lambang Kementerian Agama digunakan untuk Naskah Dinas yg
ditandatangani Pejabat Struktural yang berwenang pada
Kementerian Agama
PENYUSUNAN NASKAH DINAS

12. 3. Kode Jabatan dan Penomoran pada Naskah Dinas:
1. Kode Jabatan pada Naskah Dinas
a. Kode Jabatan pada Kementerian Agama Pusat, Kanwil Kemenag
Provinsi, PTKN, BDK,Balai Penelitian dan Pengembangan Agama, Asrama
Haji Embarkasi, Kantor Misi Haji Indonesia, Lajnah Pentashihan Mushaf
Alqur’an, Unit Percetakan AlQur’an, dan UPT yang mengalami perubahan
atau penyempurnaan organisasi dan Tata Kerja perlu diikuti dengan
penyempurnaan dan penetapan Kode Jabatan yang ditetapkan oleh Menteri
Agama.
b. Penyusunan Kode Jabatan satuan kerja pada pada Kantor Kementerian Agama
Provinsi, Kankemenag Kab/Kota, dan KUA kecamatan, Madrasah Negeri
ditetapkan
dengan Keputusan Kepala kantor Kementerian Agama Wilayah Provinsi/Kakanwil
Prov.
c. Penyusunan kode Jabatan satuan kerja pada Perguruan Tinggi Keagamaan
Negeri di
Tetapkan dengan Keputusan Rektor.
2. Penomoran Naskah Dinas
a. Susunan Penomoran naskah Dinas Khusus sebagai berikut:
1) Nomor Naskah Dinas Khusus (nomor urut dalam satu tahun takwin)
2) Kode Jabatan

13. Kw: Kode Jabatan Kanwil
07 : Bulan Ke Tujuh (Juli)
2015 : Tahun 2015
b. Susunan Penomoran Surat Dinas,
mencangkup Hal-hal:
1. Kode derajat Pengamanan Surat Dinas
2. Nomor Surat Dinas
3. Kode Jabatan
4. Kode Klasifikasi Arsip (KKA)
5. Bulan
6. Tahun Terbit

14. Contoh Surat Dinas yang ditandatangani oleh Kakanwil
SR-12/Kw/KP.07.1/07/2015
Kode Derajat Pengamanan Surat
Dinas
Besifat Sangat Rahasia
Nomor Surat Dinas
Kode Jabatan Menteri Agama
Kode Klasifikasi Arsip
Bulan Ke-7 (Juli)
Tahun Terbit 2015

15. PEJABAT PENANDATANGANAN TATA NASKAH DINAS
a. Atas Nama atau (a.n.)
digunakan jika pejabat yg menandatangani
telah diberi kuasa oleh pejabat yg
bertanggung jawab, berdasarkan bidang
tugas dan tanggung awab ybs. Pejabat
penanda tangan bertanggung jawabatas isi
surat kepada penanggung jawab, sedangkan
tanggung jawab tetap pada yg memberi
kuasa.

16. b. Untuk Beliau ( u.b.)
Dipergunakan jika yg diberi kuasa, memberi kuasa
lagi kpd pejabat satu tingkat dibwahnya ( u.b.)
digunakan setelah ada (a.n.) pelimpahan wewenang
penandatangan surat (u.b.) hanya sampai pada
pejabat dua tingkat esselon dibawahnya dg syarat:
> pelimpahan hrs mengikuti urutan sampai dengan
dua tingkat struktural dibawahnya
> Materi yg ditandatangani merupakan tugas dan
tanggung jawabnya
> dapat digunakan o/ pejabat yg ditunjuk sbg
pemangku jabatan sementara atau yg mewakili
> tanggung awab berada pada pejabat yg telah
diberikuasa

17. 17
Untuk Perhatian (u.p.)
Digunakan untuk
 mempercepat penyampaian surat kepada penerima
surat/pejabat yang dituju.
 mempercepat penyelesaian surat.
Contoh:
Yth. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
Jalan Jenderal Sudirman, Kav 69
Jakarta Selatan 12190
u.p.
Deputi Menteri PAN dan RB Bidang Tata Laksana
c.

18. 18
Contoh:
Plt. Kepala Biro Umum,
Tanda Tangan
Nama lengkap
 Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani
naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan
bidang kepegawaian lebih lanjut
 Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan
pejabat yang definitif ditetapkan

19. 19
Contoh:
Plh. Kepala Biro Umum,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
 Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani
naskah dinas tidak berada di tempat, sehingga untuk
kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat
sementara yang menggantikannya
 Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan
pejabat yang definitif kembali di tempat

20.  Pejabat Ganti Sementara (Pgs.)
Digunakan apabila Pejabat yg berwenang
menandatangani Naskah Dinas pensiun, berhenti, sementara
belum ada gantinya, dan diangkat Pgs. dengan maksud dapat
menandatangani dokumen-dokumen keuangan tetapi tidak
dapat mengambil keputusan yang strategis.
Pelimpahan wewenang bersifat sementara sampai
dengan pejabat definitif dilantik oleh yg berwenang.
Contoh:
Pgs. Kepala Biro Umum,
Tanda tangan
Nama Lengkap
(blm ada di KMA 9 thn 2016 akan di revisi)

21. 21
 Kewenangan untuk melaksanakan dan
menandatangani surat dinas yang bersifat
kebijakan/ keputusan/arahan berada pada
pejabat pimpinan tertinggi instansi.
 Kewenangan untuk melaksanakan dan
menandatangani surat dinas yang tidak
bersifat kebijakan/ keputusan/arahan dapat
diserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan
organisasi di setiap tingkat eselon atau
pejabat lain yang diberi kewenangan untuk
menandatanganinya.

23. PENGGUNAAN CAP DINAS, LAMBANG NEGARA, DAN
LAMBANG KEMENTERIAN AGAMA
A. Penggunaan Cap Dinas. terdiri dari :
1. Pejabat yang berwenang menggunakan cap
jabatan dengan Lambang Negara adalah
pejabat negara yaitu Menteri Agama; dan
2. Pejabat yang berwenang menggunakan cap
Lambang Kementerian Agama adalah pejabat
berwenang pada Kementerian Agama Pusat,
Daerah, dan Pendidikan Tinggi Keagamaan
Negeri.

24. B. Penggunaan Lambang Negara
1. Ketentuan penggunaan Lambang Negara
sebagai berikut:
a) Lambang Negara merupakan lambang
garuda yang digunakan dalam Tata Naskah
Dinas sebagai tanda pengenal atau
identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.
b) Pejabat yang berwenang menggunakan
kop naskah dinas jabatan dan cap jabatan
dengan Lambang Negara adalah pejabat
Negara dalam hal ini Menteri Agama.

25. 2. Kop Naskah Dinas Jabatan dengan Lambang
Negara Bentuk dan spesifikasi kop naskah
dinas jabatan dengan lambang negara
sebagai berikut:
a) Bentuk kop naskah dinas jabatan menggunakan
lambang Garuda berwarna kuning emas, dengan
ukuran tinggi 21,50 mm dan lebar 20,24 mm
sesuai dengan ketentuan peraturan
perundangundangan. Lambang Garuda terletak
simetris di tengah kertas yang berjarak 20 mm
dari tepi atas kertas dan berada di tengah tulisan
nama Menteri Agama. Tulisan nama Menteri
Agama dicetak tebal dengan huruf kapital yang
terletak 5 mm di bawah lambang garuda.

26. b) Contoh bentuk dan spesifikasi kop naskah
dinas jabatan dengan lambang garuda dapat
dilihat pada Gambar 1.

28. 3. CAP JABATAN DENGAN LAMBANG NEGARA
Bentuk dan spesifikasi cap Menteri Agama
dengan lambang garuda adalah sebagai berikut.
1) Cap Menteri Agama berbentuk bundar, terdiri
dari tiga lingkaran dengan jari-jari R1 = 18,5
mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal
garis lingkaran R1 = ± 0,8 mm, R2 = R3 = ± 0,2
mm.

29. 3. CAP JABATAN DENGAN LAMBANG NEGARA
2) Lingkaran pertama adalah lingkaran paling
luar. Pada lingkaran kedua, di bagian atas
tercantum tulisan nama jabatan Menteri Agama
yang ditulis dengan huruf kapital; sedangkan di
bagian bawah tercantum tulisan Republik
Indonesia. Pada lingkaran ketiga, terdapat
lambang garuda dengan ukuran 18 X 19 mm.

30. Di antara kedua tulisan tersebut diberi tanda
berupa bintang segi lima dengan ukuran sesuai
huruf.
3) Cap Menteri Agama menggunakan tinta
berwarna ungu.
4) Penggunaan cap dinas terletak di sebelah kiri
tanda tangan naskah dinas dan mengenai
sedikit tanda tangan pejabat yang berwenang.
5) Contoh bentuk dan spesifikasi cap jabatan
dengan lambang negara dapat dilihat sebagai
berikut:

32. C. PENGGUNAAN LAMBANG KEMENTERIAN
AGAMA
1. Ketentuan Penggunaan Lambang Kementerian
Agama
2. Penggunaan Lambang Kementerian Agama
pada Kop Naskah Dinas
3. Penggunaan Lambang Kementerian Agama
dan Lambang Pendidikan Tinggi Keagamaan
Negeri pada Cap Kementerian Agama

33. Bentuk Lambang Kementerian Agama

34. BENTUK DAN FORMAT NASKAH
A. BENTUK DAN FORMAT NASKAH DINAS ARAHAN
1) Susunan Surat Edaran, meliputi: (Kepala,
Batang Tubuh, dan Kaki).
2) Bentuk surat edaran yang ditandatangani
oleh:
a. Menteri Agama

35. Bentuk surat edaran yang ditandatangani oleh Menteri Agama

36. 3) Susunan Surat Tugas, meliputi:
a. Kepala terdiri dari: (kop naskah dinas; kata
SURAT TUGAS yang ditulis dengan huruf
kapital secara simetris; dan, NOMOR, yang
berada di bawah tulisan Surat Tugas dengan
huruf kapital. )
b. Batang Tubuh terdiri dari:
1) Konsiderans (Menimbang)
2) Diktum (Memutuskan)
c. Kaki terdiri dari (Nama Tempat,Nama
Jabatan,Tandatangan,dan Cap)

37. BENTUK SURAT TUGAS YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT ESELON II
ATAS NAMA PEJABAT ESELON I

38. B. BENTUK DAN FORMAT NASKAH DINAS
KORESPONDENSI
1. INTERN
a. Susunan Nota Dinas Korespondensi Intern terdiri
dari:
- Kepala Nota Dinas (Kop Naskah, Kata NOTA DINAS,
Kata NOMOR, Kata YTH. Dst)
- Batang Tubuh (Alinea Pembuka, Isi, Penutup)
- dan Kaki (TTd, Nama Pejabat, dan Tembusan)
b. Susunan Memorandum
- Kepala Memorandum (Kop Naskah Dinas, Kata
MEMORANDUM, Kata NOMOR, dst)
- Batang Tubuh (Alinea Pembuka, Alinea Isi, Alinea
Penutup)
- Kaki (TTd, Nama Pejabat, Tembusan bila perlu)

39. c. Bentuk Nota Dinas

40. 2. EKSTERN
Susunan Surat Dinas Korespondensi Ekstern terdiri
dari:
- Kepala Surat Dinas (Kop Naskah, Nomor, Sifat,
Lampiran dan Hal)
- Batang Tubuh (Alinea Pembuka, Isi dan
Penutup)
- dan Kaki (Nama Jabatan, TTd, Stempel,
Tembusan)

41. Bentuk Surat Dinas

42. 3. Susunan dan Bentuk Surat Undangan
Susunan Surat Undangan :
- Kepala (Kop Naskah, Nomor, Sifat, Lampiran, Hal dst)
- Batang Tubuh (Alinea Pembuka, Isi Undangan, Alinea Penutup)

44. SUSUNAN NASKAH DINAS KHUSUS
a. Susunan dan Bentuk Berita Acara
- Kepala Berita Acara (Kop Naskah Dinas, Kata BERITA
ACARA,
kata NOMOR)
- Batang Tubuh (tulisan HARI, TANGGAL, TAHUN, dan
Substansi
berita)
- Dan Kaki (TTD, Para Pihak, dan Saksi)
b. Susunan dan Bentuk Surat Keterangan
- Kepala Surat Keterangan (Kop Naskah Dinas, Kata “Surat
Keterangan”, Kata “Nomor”)
- Batang Tubuh (Menerangkan maksud dan Tujuan Surat
Undangan)
- Kaki (Tempat, Tanggal, Tahun, Nama Pejabat, TTD)

45. c. Susunan dan Bentuk Surat Pengantar
- Kepala, Kop Naskah Dinas, Kata
NOMOR, tanggal, Yth, nama
jabatan dan Nama alamat yang dituju, dn
kata SURAT
PENGANTAR
- Batang Tubuh (Nomor Urut, Jenis yang
dikirim, Banyaknya Naskah,
Keterangan)
- Dan Kaki
(Pengirim yang berada di sebelah kanan
dan Penerima yang berada di sebelah kiri)

46. Bentuk Surat Pengantar

47. Bentuk Berita Acara

48. Bentuk Surat Keterangan

49. d. Susunan dan Bentuk Laporan
- Kepala, terdiri dari: (Kop Naskah Dinas,
Kata “LAPORAN”, Kata
“TENTANG”, Judul Laporan)
- Batang Tubuh Laporan, terdiri dari:
(Pendahuluan, Materi Laporan, Kesimpulan
dan Saran,
Penutup)
- Kaki Laporan, terdiri dari:
(Tempat dan Tanggal Pembuatan Laporan,
Nama Jabatan
Pembuat Laporan, Tandatangan, Nama
Lengkap)

50. Bentuk Laporan

51. e. Susunan dan Bentuk Telaahan Staf
Susunan dan Bentuk Naskah Dinas Telaahan Staf,
terdiri dari:
- Kepala Naskah Dinas Telaahan Staf, terdiri dari:
(Kop Naskah Dinas, Kata “Telaahan Staf”, Kata
“Tentang”,
Judul)
- Batang Tubuh, terdiri dari:
(Persoalan, Peranggapan, Fakta yang
mempengaruhi, Analisis, Kesimpulan, Tindakan)
- Kaki Telaahan Staf, terdiri dari:
(Nama Jabatan Pembuat Telaahan Staf,
Tandatangan, Nama
Lengkap, Daftar Lampiran)

52. Bentuk Telaahan Staf

53. SEMOGA BERMANFAAT
TERIMA KASIH