1PIMPINAN RANTINGIKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMAPAKISTAJI – KABAT- BANYUWANGIDisusun Oleh : WINDY AUFA
2ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN1. ADMINISTRASI UMUMIstilah administrasi berasal dari kata latin administrare yang berarti me...
31. Setiap surat dari PP, PW, PC, PAC, dan PR/PK harus mempergunakan kepala surat yang tercetak, ataudiketik bagi yang bel...
44. untuk IPPNU diisi dengan tahun kelahiran IPPNU, diambil dua angka terakhir (th. 1374 H/ th. 1955disingkat 7455 )Untuk ...
5sesuai dengan tingkat kepengurusan di wilayah kerja masing-masing dan ditulis dengan huruf kapital2. Penanggungjawab adal...
6Penjelasan :- kolom 1 : nomor urut- kolom 2 : dikirim kepada siapa- kolom 3 : isi ringkas- kolom 4 : tanggal pengiriman- ...
7- kolom d : isi/pokok surat yang dibuat- kolom e : tanggal yang ada dalam surat- kolom f : Keterangan atau catatan sekret...
8Laporan ini memuat semua dokumentasi mengenai kegiatan yang telah dilaksanakan dari awal sampaiberakhirnya kegiatan.Tujua...
9
10SURAT - MENYURAT1. Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan menjadi : Surat undangan Surat pengantar Surat pemberita...
112. Bagian-bagian surat :Model 1-------------------------------------------------------------------------------Logo -----...
12------------------------------------------------------------------------------------------------------8)----------------...
13Contoh : Nomor : 229/PR/Tanf/L-41/II/2013 (nomor surat PR IPNU Pakistaji), Nomor : 229/MWC/Syur/L-41.01/II/2013 (nomor...
14Penulisan Hal Surat : Tulislah alamat luar pada sampul selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya Di depan nama jabatan...
15 Yth. PWNU Jawa TimurJalan Raya Darmo Nomor 96Surabaya Yth. Bupati Jemberu.p Bagian KeuanganJalan …..Jember Yth. Ibu ...
16 Atas bantuan Bapak, disampaikan terima kasih. Demikian laporan ini kami sampaikan, semoga mendapat perhatian.Catatan ...
17CONTOH-CONTOH SURAT1. Surat UndanganPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIJalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 T...
18 Atas perhatiannya disampaikan terima kasih2. Surat MandatPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIJalan Diponegoro Nom...
19 Laksanakan mandat ini dengan sebaik-baiknya. Laksanakan mandat ini dengan penuh tanggungjawab.e. Tembusan jika lebih ...
204. Surat KeputusanPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIJalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 32184...
215. Surat RekomendasiPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIJalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321...
22PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIJalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.32247...
23
24PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIRois Katib Ketua SekretarisKH. KHOR ZAD M K. ALI RUSYDI KH. SYUHADA SYARIF A. B...
256. Surat PengantarPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIJalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 32184...
26PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIJalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.32247...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Bahan pelatihan 1

2,739 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
2,739
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
85
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Bahan pelatihan 1

  1. 1. 1PIMPINAN RANTINGIKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMAPAKISTAJI – KABAT- BANYUWANGIDisusun Oleh : WINDY AUFA
  2. 2. 2ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN1. ADMINISTRASI UMUMIstilah administrasi berasal dari kata latin administrare yang berarti membantu, melayani dan memenuhi.Administrasi merupakan rangkaian kegiatan penataan sebagai usaha kerjasama dari sekelompok oranguntuk mencapai tujuan tertentu.Administrasi tidak hanya sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpang surat-surat saja tetapi lebih dari itu meliputisegenap proses penyelenggaraan, penataan dan penyusunan pekerjaan-pekerjaan pokok suatu organisasi untuk mencapaitujuan tertentu.IPNU-IPPNU merupakan sebuah organisasi besar seghingga mutlak memerlukan administrasi untuk mencapai tujuan bersamayang ditetapkan.Administrasi secara sempit mencakup :-data statistik organisasi.Administrasi secara luas mencakup :2. ADMINISTRASI IPNU-IPPNUDalam sebuah organisasi Administrasi dan surat menyurat memegang peranan yang sangat penting. IPNU dan IPPNU sebagiorganisasi sebagai organisasi profesional mempunyai aturan tersendiri dalam hal administrasi . berikut ini beberapa peraturanadministrasi IPNU sebagaimana tertuang dalam Pedoman Pokok Organisasi dan Administrasi.A. SURAT MENYURATUkuran, warna dan jenis kertas1. Ukuran kertas yang dipakai dalam surat menyurat IPNU/IPPNU adalah 33 x 21,5 cm (folio)2. Warna putih3. jenis kertas HVSantara 60-80 gram.Kepala Surat
  3. 3. 31. Setiap surat dari PP, PW, PC, PAC, dan PR/PK harus mempergunakan kepala surat yang tercetak, ataudiketik bagi yang belum mampu, kepala surat harus di ketik di sebelah kiri atas dengan huruf besar dalambentuk blok stil.2. Kepala surat yang dicetak, letaknya di tengah atas berbentuk simetris dan yang diketik, letaknya di pojokkiri atas berbeentuk blok dengan huruf besar.3. Kepala surat dan amplop memuat :- Lambang IPNU/IPPNU dengan ukuran alas sama dengan tinggi 2,5 cm.- Tingkatan kepengurusan organisasi- Tulisan Ikatan Putra Nahdlotul Ulama / Ikatan Putri-Putri Nahdlotul Ulama (tidak disingkat)- Nama Wilayah Kerja- Alamat sekretariat lengkap4. Kepala surat dicetak dengan warna dasar putih dan warna huruf hitam5. Tulisan kepala surat terletak di sebelah kanan lambang, ditulis dengan huruf besar semua, kecuali alamat sekretariat dandengan posisi simetris.Nomor, Lampiran, dan Hal Surat1. Di bawah kepala surat (yang tidak tercetak) berturut-turut :- Nomor :- Lampiran :- Hal :2. Nomor surat adalah nomor urut pada buku agenda surat-surat keluar ditambah kode-kode yang khusus dipergunakan dalamsurat menyurat IPPNU dengan susunan dan urutan sebagai berikut : 1/2/3/4/5/6/7Keterangan kolom1. Nomor urut keluar (agenda)2. diisi dengan PP/PW/PC/PAC/PR/PK tergantung wilayah kerja3. diisi dengan kode indeks yang ketentuannya sebagai berikut :Kode Indeks umum :A. untuk surat sekretariatB. untuk surat keuanganC. untuk surat departemen-departemenKode indeks khusus :atau Pemberhentianng
  4. 4. 44. untuk IPPNU diisi dengan tahun kelahiran IPPNU, diambil dua angka terakhir (th. 1374 H/ th. 1955disingkat 7455 )Untuk IPNU diisi dengan perodesasi kepengurusan yang sedang berjalan, dengan angka romawi5. Untuk IPPNU diisi dengan periodesasi kepengurusan yang sedang berjalan, dengan angka romawiUntuk IPNU diisi dengan tahun kelahiran IPNU, diambil dua angka terakhir (th. 1373 H/ th. 1954 disingkat 7354)6. diisi denfan bulan, menggunakan angka romawi7. diisi dengan tahun, diambil dua angka yang terakhir.contoh :005/PP/SK/7455/XI/II/02 (IPPNU)005/PP/SK/XI/7354/II/02 (IPNU)3. Lampiran diisi apabila beserta surat-surat tersebut disertakan surat-surat lain. misalnya surat keterangan, riwayat hidup,laporan, notulen, statemen dan lain sebagainya.- Jumlah lampiran cukup dengan angka misalnya 2 atau 3- Angka pada lampiran menunjukkan macam lampiran bukan jumlah lembar- kalau jumlah ingin disebutkan ditulis didalam kurung, contoh : 2 (7). Artinya lampiran ada dua macam dengan jumlah lembarantujuh4. Pada HAL, ditulis isi pokok persoalan yang dibicarakan dalam surat yang akan dikirim, misalnya :- Laporan Keuangan- Calon Keluar Negeri- Minta PengesahanTulisan mengenai pokok/hal surat ini harus dimengerti oleh si alamat, tidak perlu terlalu panjang.Pembuka dan Penutup Surat1. Kata pembuak untuk surat-surat IPNU/IPPNU adalah :- Assalamu‟alaikum Wr.Wb.- Bismillahirrahmanirrahim2. Kata penutupnya adalah :- Wallahul muwafiq ilaa Aqwamith thariq- Wassalamu‟alaikum Wr. Wb.3. ketentuan 1 dan 2 dipakai untuk surat-surat umum IPNU/IPPNU kecuali SK, Instruksi, Pengesahan dan Mandat4. Kata pembuka dan penutup terletak di garis aleniaTanggal Surat1. Tanggal surat ditulis di sebelah kanan bawah2. Tanggal surat didahului oleh nama kota (kedudukan kantor organisasi)3. Surat-surat dalam organisasi IPNU/IPPNU harus memuat tanggal, bulan, tahun hijriyah dan masehi.Contoh :Batang, 04 Maulud 1432 H06 Februari 2011 MPengiriman dan tanda tangan1. Setiap surat harus menyebut dengan jelas lembaga yang mengirim beserta penanggungjawabnya
  5. 5. 5sesuai dengan tingkat kepengurusan di wilayah kerja masing-masing dan ditulis dengan huruf kapital2. Penanggungjawab adalah ketua dan sekretaris : ketua ditulis sebelah kiri dan sekretaris ditulis sebelahkanan, masing-masing dengan huruf besar dan diberi garis bawah tanpa tanda kurung3. Tingkatan - tingkatan pejabat organisasi harus ditulis dengan angka romawi bukan dengan huruf, misalnya :Ketua I, Sekretaris II dan sebagainya4. Nama yang menjabat hendaknya ditulis diatas nama jabatan bukan sebaliknya dan penulisan tingkatanorganisasi (PP, PW, PC, PAC, PR, PK) ditulis dengan huruf kapital dan terletak di tengah-tengah.5. Penulisan nama-nama tingkatan organisasi ditulis dengan huruf kapital dan terletak di tengah.Contoh :PIMPNAN CABANGIKATAN PUTRA NAHDLATUL ULAMAIKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMAKABUPATEN BANYUWANGIMUHAMAD IMRON IKetua6. Dalam setiap pengiriman dan tanda tangan surat harus mempergunakan stempel organisasi yang disahkan7. Stempel dibubuhkan pada ruang antara nama dan jabatan sekretaris dengan menutup sebagian dari tanda tangan sebelah kirisekretraris dan berlaku bagi semua jenis surat IPNU/IPPNUB. PERANGKAT ADMINISTRASINotulen1. Notulen bukan surat, tetapi suatu catatan singkat tentang pembicaraan, uraian, ceramah, rapat, perdebatan dan lain-lain yangdimaksudkan untuk menjadi peringatan-peringatan atau bahan bagi langkah-langkah yang akan diambil selanjutnya.2. Isi notulen yang terpenting adalah :- Tempat kejadian- Waktu mulai dan berakhir- Jumlah dan nama-nama serta tandatangan (bagi yang hadir) peserta/anggota rapat- Nama dan jabatan pembuat notulen- Nama dan jabatan yang memimpin- Kesimpulan dari setiap pembicaraan- Keputusan yang diambilEkspedisi1. Ekspedisi adalah keseluruhan pengiriman dalam hal surat-surat, alat-alat perlengkapan organisasi yang dikirim baik melaluipos atau kurir2. Buku ekspedisi sebagai tanda bukti bahwa kiriman-kiriman itu benar-benar telah diterima oleh yangbersangkutan3. Buku ekspedisi/ pengiriman untuk surat-surat yang melalui pos atau kurir mempunyai bentuk sbb:1/2/3/4/5/6/7
  6. 6. 6Penjelasan :- kolom 1 : nomor urut- kolom 2 : dikirim kepada siapa- kolom 3 : isi ringkas- kolom 4 : tanggal pengiriman- kolom 5 : tanggal dan nomor surat yang dikirim- kolom 6 : lampiran- kolom 7 : tanda tangan penerima/tera posArsip/Penyimpanan1. Arsip adalah kumpulan-kumpulan yang terjadi karena pekerjaan aksi, transakasi, tindak tanduk, dokumentasi yang disimpansehingga pada tiap saat dibutuhkan dapat disiapkan untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya2. keguanaan arsip :- untuk pembuktian- untuk korespondensi- untuk penyusunan sejarah- untuk statistik- untuk publikasi- dan lain-lain3. Arsip surat keluar- untuk surat-surat keluar PP, PW, PC, PAC dan PR/PK supaya menyediakan map untuk menyimpan seluruh surat-surat keluar.- surat-surat yang diarsipkan disusun dengan nomor urut.- dalam mengarsipkan hendaknya dipisahkan antara tahun yang stu dengan tahun yang lain.- untuk surat-surat keluar bersama IPNU/IPPNU diarsipkan dalam map tersendiriPR/PK harus menyediakan sekurang-kurangnya 5 (lima)buah map :- untuk surat-surat dari PC (termasuk surat pengesahan)- untuk surat-surat dari PAC- untuk surat-surat dari NU dan Badan Otonomnya- untuk surat-surat dari orang/lembaga/organisasi ekstern- map khusus data anggotaBuku Agenda1. PW, PC, PAC dan PR/PK harus mempunyai dua buah buku agenda surat masuk dan surat keluar2. kolom surat masuk :- kolom a : nomor urut- kolom b : nomor indeks surat- kolom c : pengirim surat- kolom d : isi/pokok surat- kolom e : tanggal surat diterima- kolom f : nomor surat yang diterima- kolom g : catatan perhatian3. Kolom surat keluar :- kolom a : nomor urut surat yang tertera pada nomor surat yang dikirim- kolom b : nomor indeks- kolom c : penerima surat/alamat yang dikirim
  7. 7. 7- kolom d : isi/pokok surat yang dibuat- kolom e : tanggal yang ada dalam surat- kolom f : Keterangan atau catatan sekretarisDaftar Anggota (Stamboek)1. Tiap PC, PAC, PR/PK disamping buku-buku yang lain harus mempunyai buku daftar anggota2. kolom-kolom buku daftar anggota sebagai berikut :- kolom a : nomor urut (PC, PAC, PR/PK)- kolom b : nomor PP sesuai dengan nomor tanda anggota- kolom c : nama anggota- kolom d : pendidikan- kolom e : alamat tempat tinggal- kolom f : tanggal masuk- kolom g : keteranganSurat bersama IPNU-IPPNU1. yang dimaksud dengan surat bersama adalah surat yang dikeluarkan atas nama IPNU-IPPNU2. surat bersama dapat dibuat apabila isi surat tersebut menyangkut kepentingan bersama3. surat bersama cukup ditandatangani oleh salah satu unsur pimpinan harian IPNU yang ditunjuk dan salah satu unsur pimpinanharian IPPNU yang ditunjuk berikut stempel yang bersangkutan.4. surat bersama memuat kolom-kolom a/b/c/d/epenjelasa :- kolom a : nomor urut surat keluar bersama- kolom b : tingkatan organisasi- kolom c : tulis IPNU-IPPNU- kolom d : bulan pengeluaran surat- kolom e : dua angka terakhir tahun pembuatan suratcontoh : 07/PC/IPNU-IPPNU/II/02Kepala surat bersama1. bila tidak memiliki kop bersama, dapat mempergunakan salah satu dari kop surat tercetak yang dimiliki IPNU/IPPNU2. apabila kop surat bersama tidak tercetak, maka kop tulisan IPNU/IPPNU tidak disingkat sebagaimana pembuatan kop surattercetak3. kop penutup surat dapat di singkat dalam satu jajaran bariscontoh : Pimpinan Cabang IPNU-IPPNU SemarangStempel Organisasi1. Stempel organisasi berbentuk bulat telur (oval) dengan tulisan Ikatan Putra Nahdlatul Ulama/Ikatan Putri-putri NahdlatulUlama. Ditengahnya terdapat lambang IPNU/IPPNU dan tingkatan organisasi melingkar dibawah lambang dengan tiga garisdisamping kiri dan kanan lambang2. Warna tinta stempel adalah hijau3. Pembuatannya dapat dilakukan oleh pimpinan organisasi di semua tingkatan dengan ketentuan sesuaidengan contoh yang diberi tanda daerahnya.C. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
  8. 8. 8Laporan ini memuat semua dokumentasi mengenai kegiatan yang telah dilaksanakan dari awal sampaiberakhirnya kegiatan.Tujuan dari penyusunan LPJ ;1. Sebagai laporan atau dokumentasi dari kegiatan yang telah dilaksanakan.2. Untuk mengetahui dan evaluasi sejauhmana keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan.3. Sebagai acuan untuk kegiatan-kegitan yang belum dan akan dilaksanakan di waktu mendatang.Setiap selesai melakukan sebuah kegiatan harus dibuat sebuah laporan pertanggungjawaban.
  9. 9. 9
  10. 10. 10SURAT - MENYURAT1. Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan menjadi : Surat undangan Surat pengantar Surat pemberitahuan Surat permohonan bantuan Surat permohonan pengesahan Surat keterangan Surat tugas / mandat Surat edaran Surat pernyataan Surat pengumuman Surat peringatan Surat permohonan izin, Surat perintah (instruksi) Surat perjanjian Surat keputusan Surat pengusulan Surat kuasa Surat berita acara Surat laporan Surat rekomendasi Surat balasan, Surat kawat/telegram Memo, dan Nota dinas
  11. 11. 112. Bagian-bagian surat :Model 1-------------------------------------------------------------------------------Logo -------------------------------------------------------------------------------(1)--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2) ----------------------------- 3)-------------------------- 4)-------------------------- 5)-------------------------- 6)-------------------------- 7)-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8)-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9)---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------10)----------------------------- 11)--------------------------------------------------------12)------------------------------ -------------------------------13)------------------------------ -------------------------------14)----------------------------- 15)Model 2-------------------------------------------------------------------------------Logo ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2) ----------------------------- 3)-------------------------- 4)-------------------------- 5)-------------------------- 6)-------------------------- 7)---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
  12. 12. 12------------------------------------------------------------------------------------------------------8)---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9)------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------10)----------------------------- 11)--------------------------------------------------------12)------------------------------ -------------------------------13)------------------------------ -------------------------------14)----------------------------- 15)Keterangan :1 Kepala surat 8 Alinea pembuka2 Nomor surat 9 Alinea Isi3 Tanggal surat 10 Alinea Penutup4 Lampiran surat 11 Salam penutup5 Perihal surat 12 Pengirim surat6 Alamat surat 13 Jabatan Pengirim surat7 Salam pembuka 14 Nama Pengirim surat15 Tembusan1. Kepala suratSesuai dengan namanya, kepala surat terletak dibagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi yangbersangkutan. Dalam kepala surat diisikan identitas berikut : Nama instansi Lambang atau logo Alamat Kode pos Nomor telpon Nomor faksimile atau e-mail.Penulisan kepala surat seperti pedoman administrasi NU.2. Nomor suratNomor surat terdiri dari : nomor urut surat, Lembaga, sifat surat, kode lembaga, bulan, tahun.Penulisan nomor surat : Tulisan nomor menggunakan huruf Kapital diawal surat “ Nomor” Tidak boleh disingkat “No.” Dibelakang tahun tidak boleh diberi tanda titik “229/PC/Tanf/L-41/II/2013.” Kode surat ada dalam buku pedoman administrasi NU.
  13. 13. 13Contoh : Nomor : 229/PR/Tanf/L-41/II/2013 (nomor surat PR IPNU Pakistaji), Nomor : 229/MWC/Syur/L-41.01/II/2013 (nomor surat MWC Pakistaji), Nomor : 229/RT/Syur/L-41.02.12/II/2013 (nomor surat Ranting Bagorejo).3. Tanggal SuratTanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat, mendahului tanggal surat. Tanggal tertulis tanggal hijriyah danmasehi.Penulisan Tanggal surat : Bulan tidak boleh menggunakan angka : 17 – 1 – 2013 Angka tahun tidak boleh disingkat : 17 Januari „06 Dibelakang tahun tidak boleh menggunakan titik Angka tanggal tidak boleh diberi nol : 01 Januari 2013Contoh : Pakistaji,20 Dzulhijah 1426 H20 Januari 2006 M4. LampiranLampiran berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Jika bersama surat disertakan keterangan-keterangan seperti :jadwal kegiatan, susunan acara, perincian biaya, dll., maka dalam lampiran kita tuliskan.Penulisan Lampiran : Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital : Lampiran Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat : Lamp. Penacntuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara huruf dan angka, pilih salah satu saja. Pada akhir baris tidak menggunakan titik. Bila tidak ada lampiran, sebaiknya tidak ditulis kata Lampiran.Contoh : Lampiran : 3 lembar Lampiran : tiga berkas Lampiran : dua eksemplar5. Hal SuratHal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan juduldalam karangan biasa.Penulisan Hal Surat : Ditulis dengan singkat dan jelas Berwujud kata frase, bukan kalimat Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dengan huruf kapital.Contoh : Hal : Permohonan Bantuan Korban Banjir Perihal : Undangan Rapat Kerja6. Alamat SuratAda dua macam alamat yang harus ditulis :Alamat Luar pada SampulAlamat luar sampul adalah alamat yang dituliska pada luar sampul.
  14. 14. 14Penulisan Hal Surat : Tulislah alamat luar pada sampul selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya Di depan nama jabatan atau gelar tidak dicantumkan kata penyapa : Bapak, Ibu, Saudara,dll, kecuali ditujukan pada perseorangan. Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth. Tulisan Kepada dan Yth. jangan disatukan. Di depan kota tidak perlu ditulis kata Di Akhir alamat surat tidak menggunakan titik.Contoh : KepadaYth. Drs. Achmad Baihaqi, S.PdJalan Semeru 5Pakistaji 68164 KepadaYth. PWNU Jawa TimurJalan Raya Darmo Nomor 96Surabaya KepadaYth. Bupati Jemberu.p Bagian KeuanganJalan …..Jember KepadaYth. Ibu Lukis Prihantinid.a PC Muslimat NUJalan Semeru Nomor 6Pakistaji KepadaYth. Bapak H. SyakirJalan Pahlawan Nomor 23PakistajiAlamat Dalam pada SampulAlamat dalam sampul adalah alamat yang dituliskan pada kertas surat.Penulisan Hal Surat : Tidak didahului kata Kepada Di depan nama jabatan atau gelar tidak dicantumkan kata penyapa : Bapak, Ibu, Saudara, dll, kecuali ditujukanpada perseorangan. Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth. Tulisan Kepada dan Yth. jangan disatukan. Di depan kota tidak perlu ditulis kata Di Akhir alamat surat tidak menggunakan titik.Contoh : Yth. Drs. Achmad Baihaqi, S.PdJalan Semeru 5Pakistaji 68164
  15. 15. 15 Yth. PWNU Jawa TimurJalan Raya Darmo Nomor 96Surabaya Yth. Bupati Jemberu.p Bagian KeuanganJalan …..Jember Yth. Ibu Lukis Prihantinid.a PC Muslimat NUJalan Semeru Nomor 6Pakistaji Yth. Bapak H. SyakirJalan Pahlawan Nomor 23Pakistaji7. Salam Pembuka dan Salam PenutupPenulisan Hal Surat : Di jajaran NU sudah berlaku salam pembuka menggunakan kata : „‟Assalamu’alaikum WarahmatullahiWabarakatuh’’ dan salam Penutup menggunakan kata : „‟Wallahul Muwafiq Ila Aqwamitthariq „‟ dan untuk surat rutinditambah „‟Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh’’. Surat Keputusan dan Surat Mandat dibuka dengan kalimat „‟Bismillahirrohmanirrohim’’ Surat yang ditujukan kepada non muslim tidak menggunakan salam pembuka dan penutup seperti point a. Katapembuka menggunakan „‟Dengan hormat‟‟ atau yang lain, dan kata penutup menggunakan „‟Wassalam’’ atau yang lain.8. Isi Surat1. Alinea PembukaAlinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat. Penulis hendaknya menggunakan pembuka yang sesuai dengan isisurat. Jangan berlebihan menggunakan kata-kata karena ingin menghormati si-penerima.Contoh : Dengan ini kami beritahukan bahwa surat Saudara Nomor 007/…. telah kami terima. Dengan ini saya mohon bantuan saudara untuk… Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak … Seiring dengan surat ini saya transfer uang mealui BCA sebesar … Sehubungan surat kami tanggal … Menunjuk surat saudara tanggal … Menyusul surat kami tanggal …., dengan ini kami beritahukan bahwa …2. Alinea IsiAlinea isi merupakan bagian surat yang menampung maksud penulisan surat. Isinya merupakan klanjutan dari alineapembuka dan isinya merupakan hal yang telah diterangkan sebelumnya.Contoh : Berkenaan dengan hal tersebut, kami mengharapkan Saudara agar …. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka …3. Alinea PenutupAlinea penutup umumnya lebih sederhana di dalamnya bisa berupa kesimpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupunucapan selamat.Contoh : Atas bantuan Saudara, disampaikan terima kasih. Atas perhatian Saudara, disampaikan terima kasih.
  16. 16. 16 Atas bantuan Bapak, disampaikan terima kasih. Demikian laporan ini kami sampaikan, semoga mendapat perhatian.Catatan : Atas bantuannya, disampaikan terima kasih. Jangan menggunakan kata nya karena nyauntuk orang ketiga, sehingga kabur maksud penutup tersebut Saya haturkan terima kasih atas perhatian Ibu. kata haturkan bukan bahasa Indonesia.Jadi tidak tepat digunakan dalam surat dinas/resmi.9. Salam penutupHal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam penutup :a. Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapitalb. Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.10. Pengirim SuratHal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengirim surat :a. Nama pengitim tidak digaris bawahi, tidak pula berada dalam kurung.b. Pada skhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.c. Untuk pengirim surat pengurus NU harus diawali lembaga ditingkatannya misal ; “PENGURUS CABANGNAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI” , “PENGURUS RANTING NAHDLATUL ULAMA BENDOREJO”, dll.d. Jabatan ; Syuriyah, Katib, Ketua, sekretaris, dan nama-namanya simetris ditengah, jika menggunakan satubaris. Jika menggunakan dua baris ; baris pertama diisi dengan syuriyah dan katib, baris kedua diisi denganketua dan sekretaris.11. Tembusan SuratHal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam tembusan surat :a. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.b. Kata tembusan tidak perlu digaris bawahic. Kata tembusan : jika tembusannya lebih dari satu.d. Penulisan Kepada Yth. Tidak perlu cantumkan.e. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.
  17. 17. 17CONTOH-CONTOH SURAT1. Surat UndanganPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIJalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.32247811 Syawal 1426 HNomor : 215/PC/Tanf/L-41/XI/2013 Pakistaji, -----------------------------Perihal : Undangan Rapat 15 Nopember 2013 MYth. Pengurus MWC PugerDesa Penitik Kec. PugerAssalamu’alaikum Warahmatullhi WabaraktuhDengan memohon ridlo Allah Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji mengharap kehadiran saudara :Pada hari : SeninTanggal : 21 Nopember 2013Jam : 08.00 – 12.00 WIBTempat : Kantor NU PakistajiAcara : 1. Rapat Kerja Tim Kartanu2. Lain - lainAtas perhatian saudara disampaikan terima kasih.Wallahul Muwafiq Illa Aqwamith ThoriqWassalamu’alaikum Warahmatullhi WabaraktuhPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIKetua SekretarisKH. SYUHADA SYARIF A. BARIZI-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Keterangan :a. Lampiran tidak perlu ditulis karena tidak ada lampiranb. Alamat surat : Tanpa menggunakan kata Kepada Desa Penitik Kec. Puger dapat ditulis Kec. Puger atau Puger. Jika yang dituju Yth. Pengurus MWCNU se-cabang Pakistaji, tanpa diikuti alamat berikutnya atau kata Di Tempat.c. Kalimat Dengan memohon ridlo Allah Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji dapat diganti dengan : Dengan ini Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji………. Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji………….d. Kalimat Atas perhatian saudara disampaikan terima kasih dapat diganti dengan : Demikian, atas perhatian saudara disampaikan terima kasih Demikian, atas perhatian saudara kami sampaikan terima kasihSalah jika : Demikian, atas perhatiannya disampaikan terima kasih
  18. 18. 18 Atas perhatiannya disampaikan terima kasih2. Surat MandatPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIJalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478SURAT MANDATNomor : 230 /PC/A.II/L-41/I/2013BismillahirrohmanirrohimBerdasarkan surat PWNU Jatim No : 1572/PW/Tanf/L/I/2013, tanggal 2 Januari 2013 M, maka Pengurus CabangNahdlatul Ulama Pakistaji memberikan mandat kepada nama-nama yang tercantum dibawah ini, untuk mengikutiHalaqah dan Bahsul Masail :Pada hari : Rabu - KamisTanggal : 21 – 22 Januari 2013Tempat : PPM. AL-Hikam, Jl. Cenger Ayam 25 - MalangAdapun nama-nama tersebut adalah :NO NAMA KETERANGAN1.KH.AhmadLaiqAthoillahKetua LBM2.K.ThoifurAlBustomiAnggota LBMDemikian surat mandat ini agar digunakan seperlunya.20 zulhijjah 1426 HPakistaji , ----------------------------20 Januari 2013 MPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIRois Katib Ketua SekretarisKH. KHOR ZAD M K. ALI RUSYDI KH. SYUHADA SYARIF A. BARIZITembusan Pimpinan LBMNU Cabang Pakistaji.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Keterangan :a. Salam pembuka hanya menggunakan Bismillahirrohmanirrohim, dan tidak menggunakan salam penutup.b. Kata SURAT MANDAT tidak perlu digaris bawahi atau dicetak tebal.c. Surat mandat di atas atas undangan PWNU Jatim, kalau tidak ada dasar undangan , maka alinea pembuka cukup dengankalimat : Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji memberikan mandat kepada : Dengan ini Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji memberikan mandat kepada :d. Kalimat penutup dapat diganti dengan : Surat mandat ini agar dipergunakan seperlunya.
  19. 19. 19 Laksanakan mandat ini dengan sebaik-baiknya. Laksanakan mandat ini dengan penuh tanggungjawab.e. Tembusan jika lebih dari satu : Tembusan :1. LBMNU Cabang Pakistaji2. MWC Umbulsari3. Surat PemberitahuanPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIJalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.32247811 Syawal 1426 HNomor : 215/PC/Tanf/L-41/XI/2013 Pakistaji, -----------------------------Perihal : Pemberitahuan Kartanu 15 Nopember 2013 MYth. Pengurus MWC NU se-cabang PakistajiAssalamu’alaikum Warahmatullhi WabaraktuhDengan ini Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama memberitahukan, bahwa pemotretan Kartanu akan dimulai tanggal28 Januari 2013 sampai dengan 15 Februari 2013. Untuk itu MWC NU segera membentuk Tim Kartanu, yangnantinya bergabung dengan tim Cabang NU.Demikian, atas perhatian saudara disampaikan terima kasih.Wallahul Muwafiq Illa Aqwamith ThoriqWassalamu’alaikum Warahmatullhi WabaraktuhPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIKetua SekretarisKH. SYUHADA SYARIF A. BARIZI-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Tembusan :1. PWNU Jawa Timur2. Pimpinan Banom Ancab se-cabang PakistajiKeterangan :a. Alamat surat tidak peru ditulis
  20. 20. 204. Surat KeputusanPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIJalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478SURAT KEPUTUSAN CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJINomor : 116/PC/A-II/L-41/VIII/2004TENTANGPANITIA HARLAH NU KE 81 DAN HUT RI KE 59BismillahirrohmanirrohimPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI SETELAH :Menimbang : a. bahwa untuk memudahkan berjalannya kegiatan Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 Cabang NU Pakistaji, maka perludibentuk panitia.b. bahwa yang nama-namanya tercantum dalam lampiran SK Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji telahmenyatakan kesediaannya dan telah memenuhi persyaratan organisasi sebagai Panitia Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 Cabang NUPakistaji.Mengingat : - Anggaran Dasar Bab VIII pasal 18- Anggaran Rumah Tangga Bab XII pasal 37- Pertemuan dengan PWNU tanggal 13 Agustus 2004 di RSI II Surabaya.Dengan senantiasa memohon taufik dan hidayah serta ridlo Allah Swt.MEMUTUSKANMenetapkan :Pertama : Mengesahkan susunan Panitia Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 Cabang NU Pakistaji sebgaimana terlampir.Kedua : Mengamanatkan kepada Panitia Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 untuk melaksanakan tugas-tugas Kepanitiaan dengansebaik-baiknya dengan keharusan untuk senantiasa berpedoman kepada AD/ART NU, keputusan Panitia dan petunjuk Pengurus CabangNU Pakistaji .Ketiga : SK Pengurus Cabang NU Pakistaji ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan berakhir setelah selesainya pelaksanaan danpertanggung jawaban Ke Panitia Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 dengan ketentuan bahwa segala sesuatunya akan diatur kembalisebagaimana mestinya, jika dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapannya.Ditetapkan di : PakistajiPada Tanggal : 02 Agustus 2004.PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIRois Katib Ketua SekretarisKH. KHOR ZAD M K. ALI RUSYDI KH. SYUHADA SYARIF A. BARIZITembusan :1. PWNU Jawa Timur2. Pimpinan Banom Cabang NU Pakistaji3. Pimpinan Lembaga / Lajnah Cabang NU PakistajiKeterangan :a. Salam pembuka hanya menggunakan Bismillahirrohmanirrohim, dan tidak menggunakan salam penutup.b. Tembusan disampaikan kepada Banom Cabang dan Lembaga/lajnah Cabang, karena personilnyadirekrut dari Banom dan Lembaga/lajnah.
  21. 21. 215. Surat RekomendasiPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIJalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478Nomor : 221/PC/A.II/L-41/XI/2013 Pakistaji, 11 Syawal 1426 HLampiran : Satu Eksemplar 15 Nopember 2013 MPerihal : Rekomendasi IPNU Cabang PakistajiYth. Pengurus IPNU PusatJakartaAssalamu’alaikum Warahmatullhi WabaraktuhPengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji telah menerima surat permohonan Rekomendasi dari IPNU CabangPakistaji dengan surat nomor : 06/KPC/A/VI/354/XI/2013, tanggal 15 Nopember 2013 perihal laporan hasilKonperensi IPNU Cabang Pakistaji dan permohonan Rekomendasi susunan Pengurus IPNU Cabang Pakistaji hasilkonperensi IPNU pada tanggal 9 September 2013.Susunan Pengurus IPNU hasil konperensi tersebut telah memenuhi syarat dan seusai dengan AD/ART NU.Sesuai dengan kewenangan PCNU yang diatur dalam ART NU Bab V pasal 18, maka Pengurus Cabang NahdlatulUlama Pakistaji dapat memberikan rekomendasi sebagai persetujuan Pengesahan Pengurus IPNU CabangPakistaji periode 2013 – 2007.Bersama ini kami lamppirkan berita acara Konperensi dan susunan pengurus IPNU, untuk memperoleh SuratPengesahan dari Pengurus IPNU Pusat.Demikian surat rekomendasi ini kami berikan dan atas perhatian Pengurus IPNU Pusat disampaikan terima kasih.Wallahul Muwafiq Illa Aqwamith ThoriqWassalamu’alaikum Warahmatullhi WabaraktuhPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIRois Katib Ketua SekretarisKH. KHOR ZAD M K. ALI RUSYDI KH. SYUHADA SYARIF A. BARIZITembusan :1. IPNU Wilayah Jatim2. IPNU Cabang Pakistaji-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
  22. 22. 22PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIJalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478Lampiran SK Nomor : 221/PC/A.II/L-41/XI/2013SUSUNAN PENGURUS CABANGIKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIPERIODE 2013 – 2007
  23. 23. 23
  24. 24. 24PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIRois Katib Ketua SekretarisKH. KHOR ZAD M K. ALI RUSYDI KH. SYUHADA SYARIF A. BARIZIKeterangan :a. Pada lampiran harus ditulis Lampiran SK Nomor : …, sebelum menulis isi lampirannya.
  25. 25. 256. Surat PengantarPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIJalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478SURAT PENGANTARNomor : 221/PC/Tanf/L-41/XI/2013Hal : Laporan Kegiatan PoskoYth. PWNU JatimJalan Raya Darmo Nomor 96SurabayaNOJENIS /ISISURATBANYAKNYAKETERANGAN1 LaporanKegiatanKegiatanPosko NUCabangPakistajidalampenanganan korbanbanjirKecamatan PantiKab.Jember1berkasDisampaikandenganhormatPENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIKetua SekretarisKH. SYUHADA SYARIF A. BARIZI-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
  26. 26. 26PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIJalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478SURAT PENGANTARNomor : 221/PC/Tanf/L-41/XI/2013Hal : Pengiriman Alat-alat KantorYth. Pengurus Ranting NU UmbulrejoJalan Mawar Nomor 45 UmbulrejoBersama ini kami kirimkan alat-alat kantor untuk keperluan administrasi, alat-alat yang dimaksud adalah :1. 2 buah Komputer,2. 3 buah meja kantor3. 100 buah buku folioAlat-alat tersebut diharapkan dapat dipergunakan dengan sebaik-baiknya.PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJIKetua SekretarisKH. SYUHADA SYARIF A. BARIZI-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Keterangan :a. Kata SURAT PENGANTAR dapat ditulis PENGANTAR saja.b. Model surat lebih baik menggunakan kolom jika terdapat lebih dari satu keteragan.--------------

×