1. 26 September 2011
hb
BSMH3043
PENTADBIRAN PAMPASAN
ANALISA KERJA
1

2. Projek Kumpulan
 Ahli kumpulan, selesai?
 Persiapan awal… (early
preparation)
2

3. MERANGKA SISTEM GAJI
1. Menganalisa Kerja
2. Menilai Kerja
3. Meninjau Amalan Bayaran Pasaran
7. Menetapkan Gaji Pokok
5. Menghasilkan Sistem Gaji Organisasi
3

4. Menganalisa Kerja
 Perlu diingat bahawa analisa kerja adalah
merupakan satu prosedur dalam mengenalpasti
tanggungjawab, duti dan kelayakan yang
diperlukan untuk menjawat sesuatu pekerjaan.
 Proses menganalisa kerja ini menghasilkan:
1) deskripsi kerja (job description), dan and
2) spesifikasi kerja (job specification)
4

5. Langkah dalam proses menganalisa kerja
 menggariskan tujuan atau kegunaan yang mana hasil
analisa kerja bakal digunakan
 mendapatkan dan menyemak maklumat terdahulu, jika
ada dan jika berkaitan (get and check old information,
records or files… if related/relevant)
 memilih pekerja (responden) yang sesuai dan mewakili
pekerja bagi sesuatu pekerjaan yang tertentu
 dimulakan dengan mengumpul data dan maklumat
 menyemak data dan maklumat yang diperolehi dengan
pekerja (responden) berkenaan, dan (and)
 menyedia dan menulis deskripsi kerja dan spesifikasi
kerja
5

6. Proses analisa kerja yang baik dan
lengkap biasanya:
 memerlukan masa dan tenaga kerja yang
banyak serta intensif (time consuming;
workforce and intensive)
 melibatkan pakar analisa kerja yang
berpengalaman luas
 melibatkan dan mendapat sokongan pihak
pengurusan (involvement and support from
managers)
6

7. Proses analisa kerja yang baik dan
lengkap biasanya:
 melibatkan dan mendapat kerjasama daripada
semua pekerja
 memerlukan pemahaman yang mantap dan jitu
mengenai kepelbagaian sikap atau kerenah
pekerja, keperluan kerja dan
 memerlukan skil penulisan yang bersesuaian.
7

8. Kaedah Mengumpul Fakta Kerja
 Temuduga (Interviews)
 Temuduga boleh dibuat dalam 3
bentuk (3 approaches), iaitu:
(1) menemuduga pekerja secara individu
(2) menemuduga pekerja secara
berkumpulan
(3) menemuduga penyelia kepada pekerja
8

9. Kaedah Mengumpul Fakta Kerja
 Soalselidik (Questionnaire)
 Perlu diingat soalan-soalan dalam
soalselidik yang bakal digunakan itu
sesuai, sah dan mempunyai kadar
boleh percaya yang tinggi.
 Selain itu, faktor masa di mana
borang-borang soalselidik diedarkan
9

10. Kaedah Mengumpul Fakta Kerja
3. Pemerhatian/Pengamatan (observation)
Pemerhati ini perlu memerhati atau mengamati sesuatu
kerja itu dengan teliti melalui duti atau aktitivi yang
dilakukan oleh para pekerja
Kaedah ini agak lemah kerana ianya dipengaruhi oleh
faktor diri pemerhati seperti latarbelakang dan
kepentingan diri.
Jika pengaruh ini dapat dikawal, kaedah ini tetap satu
pilihan yang baik untuk digunakan dalam proses
menganalisa kerja.
10

11. Kaedah Mengumpul Fakta Kerja
4. Buku Log Pekerja (Employees’ log book)
 Kaedah ini agak terbatas kerana tidak semua pekerja
mempunyai buku log atau dairi yang dicatatkan aktiviti
kerja harian mereka dengan lengkap.
 Sekiranya pihak pengurusan telah dari awal meminta
setiap pekerja mempunyai dan mencatat aktiviti kerja
mereka secara bersistem, maklumat daripada buku log
ini boleh dirujuk dalam proses menganalisa kerja.
 Satu lagi faktor yang harus diberi perhatian adalah
faktor kebolehpercayaan kepada apa yang tercatat
dalam buku log.
 Adakah semua maklumat aktiviti kerja yang ditulis oleh
pekerja itu boleh dipercayai atau pekerja tertentu
hanya menulis sekadar memenuhi kehendak pihak
pengurusan atasan?
11

12. Menulis Hasil Analisa Kerja
 Deskripsi kerja (Job description)
 Spesifikasi kerja (job specification)
12

13. Contoh Deskripsi Kerja
Identifikasi
Nama Jawatan: Kerani Kod Jawatan:0016
Penyelia: Ketua Kerani
Jabatan: Pengurusan Sumber Manusia
Rumusan Kerja
Membantu Ketua Kerani dalam urusan pentadbiran, menaip dan
mengurus surat keluar masuk. Bertanggungjawab merekod
surat keluar masuk, menyemak dan mengemaskini fail, menaip,
menerima dan menghantar faks.
Spesifikasi Kerja
Berkelulusan minima SPM. Boleh menaip menggunakan
komputer dan trengkas, serta boleh bertutur dalam Bahasa
Melayu dengan baik.
13

14. Definisi: Deskripsi
kerja
 Merupakan satu dokumen
bertulis yg menerangkan skop,
fungsi, tugas, tanggungjawab
& aspek-aspek kerja lain
14

15. KEPENTINGAN
 Memberi pelbagai maklumat berkaitan
sesuatu pekerjaan
 merupakan sebahagian daripada kontrak
pekerjaan yang mengandungi peraturan
perlaksanaan kerja
– Melindungi pekerja (jangkaan bidang kerja yg perlu
dilakukan) & majikan (bidang kerja yg mesti dibuat)
 Komponen asas dalam sistem komunikasi
organisasi.
15

16.  Membentuk kenyataan aktiviti setiap
pekerja
– menerangkan tugas setiap pekerja serta
keperluan KSAOs pekerja dalam melaksanakan
tugas.
 Membantu pekerja mempelajari
tanggungjawab & hal-hal berkaitan
kerja.
 Membentuk persekitaran kerja yg
meningkatkan kepercayaan antara
majikan & pekerja
– termasuk situasi intelektual, emosi & fizikal dlm
melaksanakan tugas
16

17. 5 ELEMEN DLM JD
 Job Identification
 Job Summary
 The Job Definition
 Accountabilities
 Job Specifications
17

18. 1. Job Identification
 Job Title mesti tepat, betul & sama
bagi kerja/tugas yg serupa supaya:
– Menyalurkan maklumat & harga diri penjawat
kerja
– Menjelaskan aktiviti bidang tugas &
kepentingan kerja
– Menunjukkan hubung kait kerja
– Hubungan dgn jawatan lain, jabatan, unit &
fungsi bagi tujuan kenaikan pangkat,
pertukaran & pembangunan
– Penting bagi urusan bayaran gaji & perekrutan
– Membolehkan perbandingan dgn tugas yg sama
di organisasi lain
– Mengambarkan pulangan & kepuasan kpd
penjawat kerja iaitu ianya mestilah sah &
realistik
– Tidak menunjukkan diskriminasi
18

19. Job Summary
 menggambarkan keseluruhan
aktiviti pekerjaan
– dpt kenal pasti serta membezakan fungsi-
fungsi utama setiap aktiviti dlm jawatan
– biasanya ditulis dlm satu perenggan
– Jenis & kekerapan penerimaan arahan
• Di bawah arahan terus
• Di bawah arahan umum
• Di bawah arahan
• Di bawah arahan pentadbiran
• Di bawah garis panduan dasar
19

20. The Job Definition
 menerangkan tanggungjawab &
duti keseluruhan aktiviti kerja
(penjelasan skop kerja)
– Menyenaraikan tugas-tugas utama
secara lebih terperinci
– Memberi panduan tahap minima
prestasi sesuatu kerja
– senarai tanggungjawab mengikut
kepentingan
20

21. Accountabilities
 menghuraikan hasil pencapaian
kerja (t/j & duti) ind. secara umum
 Memandu pekerja bagi mencapai
matlamat kerjanya.
21

22. Spesifikasi Kerja
 menghuraikan ciri-ciri, kelayakan
dan sifat tingkah laku bagi
melaksanakan kerja dgn
sebaiknya.
 Termasuk fizikal, sifat peribadi,
mental, pengalaman dan
pendidikan
22

23. Menyemak Semula JD
 Keperluan menyemak semula JD
– Perubahan persekitaran kerja
 Langkah melakukan semakan semula:
– semak JD sedia ada
• lihat keperluan KSAOs yg semakin berubah
mengikut bidang kerja
– Penghuraian kerja yg kurang tepat hasil
perubahan kerja yg tidak dapat dikesan dgn
tepat.
 Tanggungjawab Penjawat
– Memainkan peranan terpenting dlm semakan
semula JD
 Pemantauan & Audit JD – 1 tahun sekali
23

24. Kegunaan JD
 membantu pihak pengurusan membuat
perancangan, pengoperasian, & kawalan.
 Perancangan
– Reka bentuk organisasi
– JD membekalkan maklumat hubungan dlm
orgn & output orgn
– Tahap penstafan
– Perbandingan maklumat bebanan tugas dpt
mengenalpasti kerja yg overlapping/redundant
– Laluan kerjaya & pembangunan kerjaya
– Maklumat keperluan KSAO membantu
pembentukan program pembangunan kerjaya
24

25. – Job Design
• Menjelaskan bidang tugas
(ind.@ pasukan)
• Menyusun semula aktiviti tugas
di kalangan pekerja bagi
memastikan pekerjaan lebih
menarik dan penting kpd
incumbent
– Pay System Design
• Struktur Pembayaran Gaji
sesebuah organisasi
berdasarkan maklumat
perbandingan dalam (JD + JE) &
luar (SS).
25

26.  Pengoperasian
– Recruiting and Screening
– Test Design
– Hiring & Placement
– Orientation
– Developing Procedures
– Tranning & Development
 Kawalan
– Performance Standards
– Legal Requirements
– Collective Bargaining
26

27. 27

28. KUIZ #1??? / aktiviti kelas…
 Markah penuh:
 Arahan:
 Terima kasih
28