Taklimat FM PPM Kota Marudu

1. BY:
NOORANOM BT. AKSAN
PPM PRASEKOLAH
SK. BENGKONGAN, KOTA MARUDU
TAKLIMAT FAIL MEJA
PPM PRASEKOLAH

2. PENGENALAN
Merupakan satu dokumen rasmi yang perlu ada
dalam sesebuah pejabat / jabatan.
Adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/
jawatan
Mengikut jumlah perjawatan

4. FAEDAH PENYEDIAAN FAIL MEJA
Merekod prosedur
Mewujudkan keseragaman
Menentukan peraturan dipatuhi
Mengurangkan kesilapan
Memendekkan masa latihan
Menyenangkan pertukaran kakitangan
Menyenangkan kajian/baik pulih sistem
Mengurangkan arahan lisan
Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja

5. ISI KANDUNGAN FAIL MEJA
1. Objektif Jabatan/Pejabat
2. Objektif Bahagian /Unit
3. Carta Organisasi Jabatan / Pejabat
4. Carta Organisasi Bahagian/Unit
5. Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain
6. Peraturan-peraturan Pentadbiran
7. ProsesKerja
8. Carta Aliran Kerja
9. Senarai Semak/ Checklist
10. Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai
11. Undang-Undang dan Peraturan
12. Jawatankuasa Yang Dianggotai
13. Norma Kerja
14. Format Senarai Tugas Harian

6. 1. OBJEKTIF JABATAN / PEJABAT
Objektif Jabatan selaras dengan penubuhannya
Menjelaskan arah tuju sesebuah organisasi / jabatan
Memastikan objektif ini tercapai
TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF
Menjadi asas untuk memenuhi keperluan pelanggan
Menjadi asas untuk menilai keberkesanan untuk meningkat
prestasi
Tuju dan arah pembentukan objektif yang lebih terperinci
Menetap keutamaan jangka panjang

7. 2. OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT
Objektif bahagian/ unit adalah pecahan kepada
objektif jabatan

8. 3. CARTA ORGANISASI JABATAN/PEJABAT
Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi,
aktiviti dan hierarki jabatan/pejabat
Asas penambahan/pengurangan kakitangan
Memberi gambaran mengenai fungsi-fungsi
jabatan/pejabat

9. Faedah carta organisasi Kepada
Kakitangan & Pengurusan
Menjelaskan aktiviti yang dijalankan
Menjelaskan rantaian perintah yang dapat
menunjukkan peringkat hierarki
Mengenal pasti ketua-ketua yang bertanggungjawab
Merancang untuk mengurang atau menambah
kakitangan
Pembesaran fungsi
Latihan staf / saluran makluma

10. 4. CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN
PEGAWAI
Carta organisasi bahagian dimana kedudukan
pegawai ditandakan/ dilorekkan.

11. 5. SENARAI TUGAS / FUNGSI JABATAN
DAN PEJABAT
Menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai
tugas, tanggungjawab, kuasa dan hubungan pegawai
dengan pegawai lain berkaitan dengan tugasnya.
Tugas Pegawai
AtasanYang
Ada Hubungan
Tugas &
Tanggungjawab
Kuasa Yang
Diberi
Tugas Pegawai
Lain Yang Ada
Hubungan

12. 6. PERATURAN DAN PENTADBIRAN
Tiap-tiap aktiviti/ tugasan harus mempunyai
peraturan pentadbiran yang perlu diketahui oleh
pegawai
Khusus kepada agensi yang menggubal/
menetapkan peraturan dan biasa berbentuk operasi

13. 7. PROSES KERJA
Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara
berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi
melaksanakan SESUATU AKTIVITI.
Boleh gunakan proses kerja bagi aktiviti didalam
MPK

14. CONTOH: PROSES KERJA
Aktiviti 26.1 PENGURUSAN PRASEKOLAH
Subaktiviti 26.1.1 PENDAFTARAN MURID Muka surat ini 1/1
Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan / Dirujuk
Undang-Undang / Peraturan
1. Menerima senarai nama murid
yang berjaya.
GB / Guru
2. Menyemak dan melengkapkan
maklumat murid.
Guru
3. Merekod maklumat dalam Buku
Rekod Pendaftaran Murid dan
Buku Rekod Kedatangan.
Guru
4. Menyimpan maklumat murid
dalam fail.
Guru
5. Menghantar sesalinan ke
pejabat.
Guru

15. 8. CARTA ALIRAN KERJA
Penjelasan sama seperti didalam MPK :
Gambaran secara grafik/gambarajah keatas
tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti/prosedur.
Boleh menunjukkan dimana berlaku kelewatan,
bottleneck dan kerja berulang-ulang.
Boleh gunakan Carta Aliran bagi aktiviti didalam
MPK.
Lorekkan proses–proses yang melibatkan
pegawai
Selaras dengan proses kerja.

16. CONTOH: CARTA ALIRAN
(Pendaftaran Murid)

17. 9. SENARAI SEMAK /CHECKLIST
Satu alat perancangan dan kawalan
kerja yang ringkas dan tepat untuk
diambil bagi mengendali sesuatu
aktiviti
Berbentuk rangkaikata, soalan atau
peringatan

18. CONTOH: SENARAI SEMAK
Pendaftaran Murid
Bil Aktiviti Tindakan Catatan
1 Menerima senarai nama murid
2 Menyemak maklumat murid
3 Dapatkan maklumat lengkap
4 merekod dalam buku rekod pendaftaran murid
dan buku rekod kedatangan
5 Menyimpan rekod
6 Menghantar sesalinan ke pejabat

19. 10. BORANG YANG BERKAITAN
Senarai borang adalah bertujuan membantu
pegawai berkenaan mengetahui borang-
borang yang berkaitan dengan tugasnya
Contoh:
Borang Tuntutan Perjalanan
Borang Cuti Rehat Khas
Borang Kebenaran Rawatan Hospital
Borang tidak hadir bertugas/lewat/lambat hadir bertugas
Borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

20. 11. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN
PERATURAN
Tujuannya untuk rujukan asas yang membolehkan
sesuatu aktiviti dilakukan dengan sah dan betul juga
menjimatkan masa mengesan arahan bila diperlukan
Petikan kecil arahan-arahan rasmi yang perlu
dirujuk
CONTOH:
• Akta Pendidikan 1996 (akta 550)
• Perintah-perintah AM
• Arahan-arahan Perbendaharaan
• Arahan-arahan perkhidmatan
• Pekeliling-pekeliling kewangan
• Pekeliling-pekeliling Perkhidmatan
• Pekeliling-pekeliling Ikthisas:

21. 12. SENARAI JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI
 Yang perlu ada dalam FM adalah semua jawatankuasa yang
dianggotai oleh kakitangan berkenaan. Sekurang-kurangnya
wujud untuk tempoh 6 bulan
Tujuan:
 Kakitangan mengenai jawatankuasa yang dianggotai
 Membolehkannya membuat persediaan dan perancangan awal
sebelum hadir ke mesyuarat
 Membolehkan kakitangan baru mengambilalih tugas
Kandungan:
 Nama kakitangan
 Kekerapan mesyuarat ( kali ke …….. )
 Jenis keanggotaan ( pengerusi, setiusaha dll. )
Contoh: Jawatankuasa Minggu PSS

22. 13. NORMA KERJA
 Ialah jangka masa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan
bagi menyiapkan sesuatu kerja.
 Boleh jadi panduan dan asas ukuran pencapaian produktiviti sesuatu kerja.
 Membantu memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan mengurang
pembaziran dan kesilapan.
Langkah-langkah mewujudkan norma kerja:
 Dapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang bersamaan
dari sumber-sumber yang boleh digunakan, sekiranya ada, dan sesuaikan
dengan kebolehan / keupayaan penyandang jawatan tersebut, peralatan
dan mesin-mesin di pejabat
 Jika belum ada norma kerja itu, jalankan kajian pengukuran kerja bagi
mewujudkan norma kerja yang diperlukan
Contoh: Jumlah bilangan buku / bukan buku yang boleh diproses teknik
dalam masa seminggu

23. 14. SENARAI TUGAS HARIAN
Ialah format bagi mengingati dan merancang
aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada
hari berkenaan.
Senarai ini sebak-baiknya diletakkan di atas meja
supaya mudah dirujuk malah memudahkan
kakitangan merancang kerja atau mengambil
tindakan penting lebih awal bagi menggalakkan
amalan pengurusan masa yang cekap dan berkesan.
Contoh: Senarai tugas PPM mengikut hari /
tarikh

24. CONTOH FORMAT SENARAI TUGAS
HARIAN
BIL TUGAS SAYA HARI INI CATATAN
NAMA :…………………………………………………………………………
JAWATAN:……………………………………………………………………..
TARIKH :……………………………………………………………………….

25. LANGKAH MENYEDIAKAN FAIL MEJA
 Sediakan objektif j abatan / pejabat yang telah disediakan bagi Manual Prosedur Kerja
(MPK).
 Sediakan objektif bahagian / unit
 Tandakan kedudukan bahagian / unit di dalam carta organisasi jabatan / pejabat yang
disediakan oleh MPK.
 Sediakan carta organisasi bahagian / unit dan tandakan kedudukan kakitangan di dalam
bagahian / unit.
 Senaraikan tugas, tanggungjawab dan hubungan kerja kakitangan berkesan
 Senaraikan semua peraturan-peraturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti utama.
 Senaraikan semua proses kerja yang perlu di bawah setiap tugas dan tanggungjawab.
 Senaraikan semua kakitangan berkenaan yang memberikan kelulusan .
 Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkenaan.
 Sediakan carta aliran kerja bagi setiap tugas.
 Sediakan senarai semak bagi setiap tugas.
 Rekodkan norma kerja yang ada.
 Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai oleh kakitangan.
 Sediakan format senarai tugas harian.
 Gunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja.

26. PENUTUP
FM perlu dikemaskini apabila berlaku perubahan dalam
jabatan / pejabat. Peraturan, prosedur kerja dan borang-
borang yang tidak digunakan lagi akibat perubahan yang
berlaku hendaklah dikeluarkan dari manual ini dan diganti
dengan yang baru. Ini akan menjamin manual ini sentiasa
kemaskini dan digunakan oleh setiap kakitangan di jabatan /
pejabat masing-masing.
Tindakan untuk menyediakan FM ini melibatkan semua
kakitangan dan staf sesebuah jabatan / pejabat demi
keberkesanan bidang pengurusan sesebuah jabatan / pejabat.
Tegasnya FM merupakan dokumen mikro untuk individu
dalam organisasi dan menjadi alat pengurusan penting yang
dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan
kualiti hasil kerja sesebuah jabatan / pejabat.