Assignment protokol

5,039 views
4,820 views

Published on

2 Comments
4 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
5,039
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
175
Comments
2
Likes
4
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Assignment protokol

  1. 1. TAJUK TUGASAN INDIVIDU ( PROTOKOL ) KURSUS : PENGURUSAN KOKURIKULUM (KUMPULAN D) KOD KURSUS : CMP 2011NAMA : NUR KAREENA AQILA BINTI MAHDZIRNO MATRIK : D20121058364SEMESTER : SEMESTER 1 2012/2013NAMA PENSYARAH : EN. YUSRI BIN YASINTARIKH HANTAR : 5 DISEMBER 2012
  2. 2. 1.0 Definisi ProtokolPerkataan protokol dikatakan berasal daripada Bahasa Yunani iaitu protokollen yangmenggabungkan dua kata dasar, protos dan koll. Protos bermaksud yang pertama manakala kollmembawa maksud pelekat. Pelekat yang "pertama" merujuk sehelai kertas yang ditampalkanpada dokumen undang-undang untuk membuktikan kesahihannya.Istilah protokol ini berubah-ubah dari segi penggunaannya. Pada suatu ketika, protokoldimaksudkan sebagai surat cara atau surat rasmi yang asal, berkenaan keputusan perundinganatau persetujuan dalam perjanjian. Kemudian protokol juga dirujuk pada bidang tatasusiladiplomatik.Di Perancis, protokol adalah rumusan etiket atau tatasusila yang harus dipatuhi oleh ketua-ketuanegara dalam upacara tertentu, hubungan dengan duta-duta, ketua-ketua negara asing dansebagainya. Daripada Larouse Illustrated International Encyclopedia and Dictionary, protokoldapatlah difahami sebagai suatu susunan keutamaan dalam pangkat dan status dan juga proseduryang betul dalam pertukaran diplomatik dan dalam upacara-upacara negara.Suatu draf permulaan atau memorandum dokumen diplomatik seperti ketetapan yang telahdipersetujui dalam rundingan untuk dimasukkan ke dalam suatu persetiaan formal danditandatangani oleh perunding-perunding.Dalam kehidupan rakyat di Malaysia, perkataan protokol mungkin baru tetapi amalan protokoltelahpun dipakai sejak dahulu lagi. Jika susunan keutamaan yang menjadi takrif utama, maka halini sudah wujud. Bahasa istana atau bahasa diraja dan tertib menghadap raja dan pembesaradalah etiket sosial yang telah sebati dengan budaya Melayu. Ringkasnya pada zaman kerajaanMelayu tradisi, protokol ini lebi banyak dilihat sebagai adat istiadat dan pantang larang istana.
  3. 3. 2.0 Jenis-jenis majlis rasmiTerdapat pelbagai jenis majlis rasmi yang terdiri antaranya majlis penuh istiadat iaitu istiadatpertabalan, penganugerahan darjah kebesaran, menyampaikan surat tauliah dan mengangkatsumpah oleh menteri, majlis rasmi dan formal iaitu majlis jamuan makan malam yang diberi olehPerdana Menteri untuk seseorang ketua Negara asing, majlis rasmi tetapi tidak formal iaitumajlis yang tidak banyak mematuhi protokol seperti majlis jamuan teh sempena hari kebangsaan,majlis tidak rasmi tetapi formal iaitu dianjurkan oleh pihak swasta yang memerlukan protokolseperti perasmian sesebuah bangunan oleh Perdana Menteri atau Menteri dan yang terakhiradalah majlis tidak rasmi dan tidak formal iaitu majlis-majlis seperti hari keluarga sesebuahagensi kerajaan ataupun swasta.3.0 Aspek-aspek Pengurusan Pelbagai Majlis Rasmi atau FormalSeterusnya kita lihat pula dari sudut pengurusan sesuatu majlis rasmi atau majlis formal. Dalamaspek ini, pengurusan jawatankuasa, tempat majlis, penyediaan senarai jemputan, aturcaramajlis, kesesuaian pakaian dalam majlis, penulisan dan pengedaran kad jemputan, pemilihanmenu, susunan keutamaan, panggilan hormat, susunan tempat duduk, pengacaraan majlis formal,penyediaan aturcara pentadbiran, peranan penyambut tetamu serta raptai perlu dititikberatkansupaya sesuatu majlis yang telah diatur dapat berjalan dengan lancer serta jayanya. Dalam pelaksanaan sesuatu majlis, peranan jawatankuasa adalah sangat penting.Jawatankuasa disini adalah bukan bermaksud jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatumajlis atau adhoc tetapi ahli jawatankuasan (AJK) yang telah dilantik serta mempunyai tugasanmasing-masing dalam majlis tersebut. Berikutnya kita pergi pula kepada tempat majlis, penentuan tempat majlis adalah perludibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaranperbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambil kira adalah seperti diketahui umumdan senang untuk dituju, mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi, mempunyai ruanglegar yang luas, mempunyai kemudahan asas yang mencukupi dan sesuai dengan jenis majlisyang hendak diadakan. Ada majlis yang dibuat di dalam dewan dan ada juga majlis yang di buatdi dewan terbuka. Penggunaan protocol adalah tertakluk kepada jenis majlis dan juga tempatmajlis itu diadakan.
  4. 4. Bagi aspek penyediaan senarai jemputan pula, bagi setiap majlis hendaklah disediakandalam lima bentuk antaranya ringkasan senarai iaitu senarai yang melibatkan kategori danbilangan tetamu yang bertujuan untuk mengetahui kategori tetamu, bilangannya, kombinasi danperingkat tetamu, senarai nama yang menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut kategori dansenarai nama ini akan melibatkan nama penuh dengan gelaran dan darjah kebesaran yangdisandang, nama isteri (jika diketahui), jawatan atau pangkat, alamat pejabat lengkap denganposkod, nombor telefon pejabat, alamat rumah lengkap dengan poskod, nombor telefon rumah,nama setiausaha sulit dan nombor telefon jika ada, senarai mengikut keutamaan iaitu senaraitetamu disusun mengikut pangkat mengikut panduan daripada Susunan Keutamaan Persekutuanatau negeri, senarai jawapan kehadiran iaitu senarai kehadiran dan ketidakhadiran sebaik sahajamenerima jawapan hadir atau tidak hadir dan yang terakhir senarai hadir iaitu sebarai yangterakhir dan mengandungi senarai tetamu yang menjawab hadir sahaja ke majlis tersebut. Seterusnya kita pergi kepada aspek aturcara majlis. Aturcara majlis ialah urutan caradalam sesuatu majlis dari mula hingga ke akhir. Majlis rasmi kerajaan yang diadakan padasebelah malam hendaklah dimulakan selepas jam 8 malam dan ditamatkan selewat-lewatnyapada jam 11.30 malam. Manakala jika majlis diadakan pada siang hari pada hari Jumaathendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahhari dan jika dimulakan pada sebelah petanghendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang. Cara membuat aturcara majlis denganmenyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya. Bagi aspek pengurusan penulisan dan pengedaran kad jemputan pula kad jemputanhendaklah mengikut butir-butir berikut iaitu nama majlis, penganjur atau yang menjemput, logoagensi, tempat majlis, ruang nama jemputan, tarikh majlis diadakan, masa majlis bermula danmasa majlis berakhir , masa ketibaan tetamu, panduan pakaian, nama dan nombor telefonrujukan, aturcara majlis, kad jawapan serta plan lokasi. Nama tetamu pada kad jemputanhendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelummajlis diadakan. Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan hendaklahdihantar dengan tangan. Beredar pula kepada aspek pemilihan menu. Terdapat tiga kategori pemilihan menu iaitujamuan ringan di dalam sesuatu majlis. Jamuan ringan di dalam sesuatu majlis ialah jamuan yangdiadakn di pertengahan majlis ataupun di penghujung majlis. Menu bagi jamuan ini tidak perlu
  5. 5. berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada buffet berdiri, buffet dudukatau duduk. Selain daripada itu adalah majlis jamuan khas ringan yang diadakan secara dudukdan dengan itu boleh disediakan menu yang lebih berat dan jenis buffet. Walaubagaimanapunkombinasi kuih muih hendaklah mengikut prinsip ; manis-pedas, berbnungkus-terbuka, warna-warni, keras-lembut dan sebagainya. Pemilihan menu yang terakhir adalah menu bagi majlisjamuan makan. Bagi jamuan makan terbahagi kepada dua iaitu menu biasa dan menu barat.Makanan Cina tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara menghidangnya sukarmengikut amalan protokol di Malaysia. Bagi susunan tempat duduk pula, dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat dudukmesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri maka satupersetujuan hendaklah dicapai antara protokol persekutuan dan protokol negeri mengikutprinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis Konvokesyen Universitidan jamuan makan tetamu yang duduk di pentas atau meja khas hendaklah dihadkan. Penentuansusunan tempat duduk adalah seperti berikut bentuk-bentuk susunan tempat duduk, susunankeutamaan , dif-dif paling hampir sekali dengan tetamu khas ialah dif terkanan. Kekanananbermula dari kanan tetamu khas, susunan tempat duduk di pentas dan dif-dif hendaklah mengikutkekananan, pentas utama, majlis jamuan rasmi, jumlah ganjil atau genap dan sebagainya. Beralih pula kepada aspek terpenting dalam majlis dan sering dianggap serius iaitupengacaraan majlis formal. Pengacara hendaklah terdiri daripada mereka yang berkebolehandalam bidang ini dan tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama ialahmemaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis. Setiappengumuman pula mengandungi butir-butir seperti masa, cue dan teks pengumuman. Berikutnya adalah mengenai aturcara pentadbiran, aturcara pentadbiran adalahmerupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan sebagai panduan utnukpegawai yang mengendalikan majlis tersebut, sebagai panduan kepada semua pegawai danpekerja yang terlibat dalam majlis tersebut, untuk menentukan majlis tersebut, untuk menentukanmajlis berkenaan berjalan licin dan mengikut lunas-lunas protocol yang diterima, untukmengawal masa, untuk menjadi panduan masa akan datang sebagai rekod.
  6. 6. Kebanyakkan majlis yang kita hadiri mempunyai penyambut tetamu. Peranan penyambuttetamu adalah mengetahui mengenai maklumat majlis, aturcara keraian yang berkenaan, susunantempat duduk, kawasan yang diuntukkan, tempat-tempat penting, senarai tetamu yang dijemput,senarai tetamu khas, pakaian penyambut, cara menyambut, mengenali tetamu, ketibaanpenyambut, pertanyaan dan teguran, kesulitan serta mudah senyum. Aspek yang terakhir pula adalah raptai. Raptai adalah penting bagi sesuatu majlis danhendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai adalah supaya mereka yangterlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya, untuk menentukan urutan majlis, untukmenentukan jangka masa yang tepat, untuk memperbaiki kelemahan yang ada, untukpenyelarasan acara, untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.4.0 KesimpulanSebagai kesimpulan yang boleh dirumuskan berdasarkan aspek-aspek pengurusan yang telahditerangkan, andainya sesuatu aspek pengurusan tertinggal maka akan terdapatnya sedikitmasalah dalam majlis tersebut. Ini boleh mendatangkan tanggapan yang negatif terhadappenganjur program tersebut. Daripada itu, jawatankuasa yang dibentuk hendaklahbertanggungjawab dengan amanah yang telah diberikan kepada mereka.5.0 Rujukanhttp://protokolum.blogspot.com/2009/02/definisi-protokol.htmlhttp://protokoldanetikasosial.blogspot.com/2009/10/protokol-dan-etika-sosial.htmlhttp://www.scribd.com/doc/4853975/Protokol-dan-Etiket-Majlis-Rasmihttp://www.istananegara.gov.my/istananegara2/index.php/protokol-diraja.htmlhttp://www.melaka.gov.my/bm/sektor-khidmat-pengurusan/bahagian-khidmat-pengurusan/unit-pengurusan-majlis-a-protokol.html

×