Perkongsian

1. PENGURUSAN MAJLIS
RASMI

2. Aspek-aspek Penting Dalam
Pengurusan Majlis Rasmi/Formal
 Jawatankuasa
 Tempat Majlis
 Penyediaan Senarai Jemputan
 Atur Cara Majlis
 Kesesuaian Pakaian Dalam Majlis
 Penulisan dan Pengedaran Kad Jemputan
 Pemilihan Menu
 Susunan Keutamaan

3. …sambungan
 Panggilan Hormat
 Susunan Tempat Duduk
 Pengacaraan Majlis Formal
 Penyediaan Atur Cara Pentadbiran
 Peranan Penyambut Tetamu
 Raptai
 Nilai-nilai Islam
 Post-Mortem

4. 1. Jawatankuasa
 Merupakan nadi penting dalam
pengurusan sesuatu majlis
rasmi/formal.
 Bilangan ahlinya terhad dan tetap.
 Ditubuhkan secara tetap.
 Dipertanggungjawabkan mengikut
tugas yang telah ditetapkan.

5. Majlis Rasmi Di Peringkat
Agensi
 Perlu ada Jawatankuasa Majlis Rasmi yang
tetap bagi melicinkan pengurusan perjalanan
sesuatu majlis rasmi.
 Tugas: merancang dan melaksanakan semua
majlis rasmi di peringkat agensi.
 Bilangan ahlinya terhad; kalau boleh tidak
boleh lebih daripada 7 orang dan terdiri
daripada agensi berkenaan sahaja.

6. 2. Tempat Majlis
 Penentuan tempat majlis perlu dibuat
awal kerana tempat majlis ada
kaitannya dengan bilangan tetamu
dan anggaran perbelanjaan.

7. …sambungan
 Perkara-perkara penting dalam penentuan
tempat majlis iaitu;
a. Diketahui umum dan mudah dituju.
b. Mempunyai tempat letak kereta yang
mencukupi.
c. Mempunyai ruang legar yang luas.
d. Mempunyai kemudahan asas yang
mencukupi.
e. Sesuai dengan jenis majlis yang
diadakan.

8. Penggunaan Protokol Dalam
Majlis
 Adalah tertakluk kepada jenis majlis
atau tempat majlis itu diadakan.
 Biasanya majlis yang diadakan di
tempat yang terbuka atau di tempat
ibadat, penggunaan protokol adalah
terhad dan adakalanya terpaksa
diubahsuai.

9. 4. Penyediaan Senarai
Jemputan
Lima (5) bentuk senarai jemputan;
i. Ringkasan senarai
ii. Senarai nama
iii. Senarai mengikut keutamaan
iv. Senarai jawapan kehadiran
v. Senarai hadir

10. 5. Penulisan dan Pengedaran Kad
Jemputan
 Kad Jemputan hendaklah
mengandungi butiran berikut;
a. Nama majlis
b. Penganjur atau yang menjemput
c. Logo agensi
d. Tempat majlis
e. Ruang nama jemputan
f. Tarikh majlis diadakan

11. …sambungan
g. Masa majlis bermula dan masa majlis
berakhir
h. Masa ketibaan tetamu
i. Panduan pakaian
j. Nama dan nombor telefon rujukan
k. Atur cara majlis (mengikut keperluan)
l. Plan tempat majlis (mengikut
keperluan)
m. Kad Jawapan (mengikut keperluan)

12. 6. Kesesuaian Pakaian Dalam
Majlis
 Pakaian bagi sesuatu majlis adalah
tertakluk kepada tahap atau taraf majlis
tersebut.
 Contohnya;
a. Majlis Penuh Istiadat
b. Majlis Formal
c. Majlis Separuh Formal
d. Majlis Tidak Formal

13. 7. Pemilihan Menu
 Terdapat 3 kategori jamuan iaitu;
a. Jamuan ringan dalam sesuatu
majlis
b. Majlis khas jamuan ringan
c. Jamuan makan

14. 8. Susunan Keutamaan
fam_jbk
 Dari segi protokol, keutamaan yang
perlu diikuti dalam majlis rasmi dan
formal ialah keutamaan yang telah
diwartakan sebagai Susunan
Keutamaan Persekutuan dengan
pindaan-pindaan yang telah
diluluskan dari semasa ke semasa.
 Di peringkat negeri pula, hendaklah
mematuhi Susunan Keutamaan

15. …sambungan
 Susunan Keutamaan Persekutuan
yang diterima-pakai ialah Susunan
Keutamaan Persekutuan yang
diwartakan sebagai P.U.(B) 456
bertarikh 3 Oktober 1985 dan
pindaan-pindaan yang diluluskan
selepas tarikh tersebut manakala
Susunan Keutamaan Negeri ialah
yang diluluskan oleh pihak negeri.

16. …sambungan
 Susunan ini hendaklah diamalkan di
semua majlis formal seperti aturan
ketibaan dan balik, tempat duduk,
teks juruacara, teks ucapan dan lain-
lainnya.
 Susunan Keutamaan Persekutuan
yang dipakai sekarang bertarikh 22
Januari 1998 adalah seperti mana
Senarai Susunan Keutamaan

17. 8. Panggilan Hormat
 Panggilan hormat yang sesuai
hendaklah digunakan terhadap
tetamu kehormat dan para
jemputan.
 Panggilan ini juga hendaklah
diamalkan dalam teks juruacara
dan perkara-perkara lain yang
berkaitan.

18. 9. Susunan Tempat Duduk
 Dalam majlis rasmi dan formal susunan
tempat duduk mesti mematuhi susunan
keutamaan yang diwartakan.
 Jika majlis diadakan di negeri dan tetamu
pula terdiri daripada persekutuan dan
negeri, maka satu persetujuan hendaklah
dicapai antara Protokol Persekutuan dan
Protokol Negeri mengikut prinsip-prinsip
yang ditetapkan.

19. …sambungan
 Dalam apa jua majlis kecuali Majlis
Konvokesyen Universiti dan jamuan
makan, tetamu yang duduk di pentas
atau meja khas hendaklah dihadkan.

20. 10. Pengacaraan Majlis Formal
 Juruacara hendaklah terdiri daripada
mereka yang berkebolehan dalam
bidang ini.
 Tidak semua orang boleh menjadi
juruacara yang baik.
 Memaklumkan kepada tetamu apa
yang akan berlaku mengikut urutan
acara majlis.

21. …sambungan
 Juruacara tidak boleh menjadi
Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi
Majlis boleh menjadi juruacara.
 Teks ucapan hendaklah ditaip
dengan menggunakan kertas
separuh A4 dan satu muka surat
hanya dimuatkan satu pengumuman
sahaja.

22. …sambungan
 Setiap pengumuman mengandungi
butiran berikut;
MASA: (anggaran)
CUE: (panduan bagi juruacara)
ANN: (teks pengumuman)

23. Contoh:
Masa Cue Ann
8.35
pagi
Apabila Menteri
tiba di tangga/pintu
Mengumumkan
ketibaan….
8.45
pagi
Selesai lagu
“Negara Ku” dan
lagu “Jalur
Gemilang”
Hadirin dipersilakan
duduk…
YB Datuk….

24. …sambungan
 Gaya dan isi teks juruacara tertakluk
kepada tahap atau taraf majlis yang
berkenaan;
a. Majlis Penuh Istiadat
b. Majlis Rasmi dan Formal
c. Majlis Rasmi tetapi Tidak Formal
d. Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal
e. Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal

25. Peraturan Juruacara Majlis
 Setiap majlis mesti disediakan 2 juruacara
(seorang sebagai simpanan)
 Teks juruacara hendaklah disediakan oleh
pihak penganjur.
 Peranan Juruacara; mengawal majlis,
membuat pengumuman dan memberi
panduan.
 Juruacara tidak gemuruh, yakin, sebutan yang
jelas, suara yang mantap, pandangan jelas
dan pergerakan pantas.

26. 11. Atur Cara Majlis
 Ialah urutan acara dalam sesuatu majlis dari
mula hingga akhir.
 Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada
sebelah malam hendaklah dimulakan selepas
8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya
jam 11.30 malam.
 Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika
hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum
12.15 tengah hari dan jika dimulakan sebelah
petang hendaklah tidak lebih awal dari 2.45
petang.

27. …sambungan
 Cara menyediakan atur cara majlis
ialah dengan menyenaraikan dahulu
acaranya mengikut urutan.
 Lepas itu letak masa akhirnya dan
kemudian dari waktu akhir membawa
kepada waktu permulaan.
 Sebelum itu hendaklah ditentukan
jangka masa bagi setiap acara.

28. 12. Penyediaan Atur Cara
Pentadbiran Majlis
 Merupakan atur cara majlis yang ditulis secara
terperinci dengan tujuan;
a. Sebagai panduan untuk pegawai yang
mengendalikan majlis tersebut.
b. Sebagai panduan kepada semua pegawai
dan pekerja yang terlibat dalam majlis
tersebut.

29. …sambungan
c. Menentukan majlis berjalan dengan
licin dan mengikut lunas-lunas protokol
yang diterima.
d. Untuk mengawal masa.
e. Untuk menjadi panduan masa akan
datang.
f. Sebagai rekod.

30. …sambungan
 Atur cara pentadbiran yang baik
mengandungi butiran berikut;
a. Masa
b. Keterangan yang merupakan
urutan acara secara terperinci.
c. Pegawai yang bertanggungjawab.

31. …sambungan
 Atur cara pentadbiran majlis adalah
dokumen yang sangat penting kerana
ianya menggariskan secara terperinci
semua tindakan yang perlu dilakukan oleh
seseorang yang terlibat bagi sesuatu
acara.
 Senarai semak (check list) disediakan
bagi membantu melicinkan penggendalian
majlis berkenaan.

32. 14. Raptai
 Raptai penting bagi sesuatu
majlis.
 Perlu dijalankan beberapa kali
mengikut keperluan.

33. Tujuan Raptai
a. Supaya mereka yang terlibat tahu akan
tugas dan tanggungjawabnya.
b. Untuk menentukan urutan majlis.
c. Untuk menentukan jangka masa yang
tepat.
d. Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.
e. Untuk penyelarasan acara.
f. Untuk membiasakan petugas-petugas
dengan keadaan dan tempat.

34. 15. Nilai-nilai Islam
34
Hendaklah menggambarkan
hasrat kerajaan mengenai
dasar Penerapan Nilai-nilai
Islam sejajar dengan agama
Islam sebagai agama rasmi
negara.

35. 16. Post-Mortem
35
 Diadakan selepas selesai
sesuatu majlis bagi mengukur
tahap kejayaan majlis.
 Juga mencari kelemahan serta
cara-cara mengatasinya bagi
majlis yang akan datang.

36. 18. Kemahiran Menggendalikan
Persiapan Dewan36
a. Back Drop
Hendaklah mengandungi perkara-perkara
yang perlu sahaja. Contoh: nama majlis, tarikh
dan perasmi.
b. Tempat Duduk Tetamu
c. Rostrum dan Mikrofon
d. Troli Hadiah dan Alas
e. Dulang Hadiah dan Alas
f. Persembahan
g. Hiasan Bunga-bunga Hidup
h. Lain-lain.

37. Terima Kasih37