1. BAHAGIAN SEKOLAH
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
1
PENGURUSAN
MAJLIS RASMI & ETIKET PROTOKOL
DI SEKOLAH
1
2. ISI KANDUNGAN
1. Definisi
2. Pekeliling Majlis Rasmi
3. Perancangan Awal
3.1. Kebenaran
3.2. Surat Jemputan & Surat Penghargaan
3.3. Penyediaan Kertas Cadangan
4. Upacara Sambutan
4.1. Sambutan Di Luar Dewan
4.2. Sambutan Di Dalam Dewan
4.3. Pelan Lakar Pentas
5. Susunan Keutamaan
5.1. Tempat Duduk Di Atas Pentas
5.2. Tempat Duduk Dalam Majlis Jamuan
6. Susunan Bendera Dan Pengibarannya
7. Pengacara Majlis
8. Kesesuian Pakaian
9. Kesimpulan
2
3. 1.DEFINISI MAJLIS RASMI
Suatu
majlis, upacara, keramaian, perjumpa
an yang diadakan di sekolah /
pejabat dengan diperakukan oleh
kerajaan, jabatan atau organisasi. Ia
dijalankan an dengan
lancar, elok, bersih dan tersusun
dari segi tugas, susun
atur, program, pertuturan, pakaian
dan sebagainya.
3
4. DEFINISI PROTOKOL
Berasal daripada bahasa ‘Yunani’ yang
menggabungkan dua kata dasar „protos’ yang
bermaksud „yang pertama’ dan „koll’ bererti „pelekat’.
Ini bermakna ‘protokol’ itu pada asalnya membawa
makna ‘pelekat yang pertama’ atau ‘tanda taraf’ atau
‘status’.
Secara ringkasnya, „protokol’ berkaitan dengan
peraturan dalam penganugerahan darjah
kebesaran, susunan keutamaan, panggilan
hormat, jemputan, tempat duduk dan sebagainya.
4
5. DEFINISI ETIKET
Menurut beberapa pendapat, etiket ialah;
a. Peraturan pergaulan / budi bahasa
b. Hukum-hukum adab tertib
c. Ketetapan dalam tingkah laku sosial
d. Kesopanan dan bertimbang rasa
e. Peraturan / cara melakukan sesuatu
Kesimpulannya, etiket ialah peraturan-peraturan
yang berkaitan dengan citarasa, kesesuaian,
adab tertib, penampilan, kesopanan dan
sebagainya semasa menghadiri sebarang majlis
sama ada majlis rasmi atau majlis tidak rasmi.
5
6. PENUBUHAN JAWATANKUASA PROTOKOL
PERINGKAT SEKOLAH
Ahli-Ahli Jawatankuasa
- Guru Panitia Agama Islam,
- Guru Panitia Bahasa Melayu
- Guru Panitia Bahasa Inggeris
- Penyelaras Badan Beruniform.
- Penyelaras Sukan Dan Permainan,
- Penyelaras Kelab Dan Permainan.
- Juruacara Rasmi Sekolah.
- Pengurus Pentas/Guru Kemahiran Hidup
6
7. MAJLIS RASMI
DAN FORMAL
Sesuatu majlis yang dikatakan rasmi dan formal apabila dana majlis
itu datang dari kerajaan serta protokol diaplikasikan
sepenuhnya, ada buku program, tatacara berpakaian serta mengikut
susunan.
Contohnya
- Hari Kecemerlangan Sekolah.
-Perhimpunan Sekolah.
-
7
8. MAJLIS TIDAK RASMI
DAN FORMAL
Dana Majlis ini bukan datang dari kerajaan tetapi
protokol diaplikasikan sepenuhnya.
Contohnya:-
- Mesyuarat Agung PIBG sekolah.
-Majlis Makan Malam Sekolah.
8
9. MAJLIS RASMI
DAN TIDAK FORMAL
Majlis ini dananya datang dari kerajaan tetapi
protokol tidak diaplikasikan
Contohnya
- Hari Kantin
- Jogathon.
9
10. MAJLIS TIDAK RASMI
DAN
TIDAK FORMAL
Majlis yang dananya bukan dari kerajaan serta
protokol tidak diaplikasikan.
Contohnya
-Jamuan Kelab Guru
10
11. PEKELILING MAJLIS RASMI
“Majlis-majlis rasmi di sekolah ialah
Hari Ucapan dan Penyampaian
Hadiah, Hari Ibubapa, Hari Terbuka,
Hari Sukan dan Hari Perasmian
Sekolah”.
KEBERANGKATAN DYMM SULTAN / TYT
SPI Bil.14/1988 bertarikh 18.7.1988 : Keberangkatan DYMM Sultan / Raja / TYT
Menghadiri Majlis Rasmi Sekolah
11
12. 1. MENGUNDANG ORANG KENAMAAN
Semua sekolah / institusi pelajaran yang ingin
mengundang Pembesar Negeri atau Orang Kenamaan
ke upacara pembukaan dan perasmian sekolah sahaja
dikehendaki terlebih dahulu mendapat kelulusan
daripada Kementerian Pelajaran. Undangan untuk
upacara lain adalah mengikut peraturan yang sedia ada.
Undangan kepada Ketua Setiausaha, Ketua Pengarah
Pelajaran Malaysia, Pengarah Bahagian dan pegawai
tinggi Kementerian lainnya hendaklah dibuat melalui
Pengarah Pelajaran Negeri.
SPI Bil.9/1991 bertarikh 12.9.1991
Permohonan Mengundang Orang-Orang Kenamaan ke
Upacara Sekolah / Institusi Pendidikan 12
13. 2. PENYAMPAIAN UCAPAN
Penyampaian Ucapan Oleh 3 Pihak Sahaja
i. Pengetua / Guru Besar
ii. Pengerusi PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah
iii. Tetamu Kehormat
Jika Majlis Dihadiri Oleh DYMM / TYT [Sempena Hari
Keputeraan Sahaja], penyampaian Ucapan Seperti berikut;
i. Pengetua / Guru Besar
ii. Wakil Kementerian Pendidikan
iii. Titah Ucapan Oleh DYMM / TYT
Pekeliling Iktisas Bil.10/1989 bertarikh 5.10.1989
Tajuk : Atur Cara Majlis Rasmi Sekolah 13
14. KESESUAIAN PAKAIAN
MENGHADIRI MAJLIS
Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk
kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Tahap
atau kategori majlis adalah seperti berikut:
Majlis penuh istiadat
Majlis formal
Majlis separa formal
Majlis tidak formal
14
15. Kesesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adalah seperti berikut:
MAJLIS PEREMPUAN LELAKI
(a) Jamuan Makan Malam Baju Kurung Baju Kebangsaan
Formal Baju Kebaya Labuh Lounge Suit
(b) Jamuan Makan Malam Baju Melayu Moden Baju Batik Lengan Panjang
Tidak Formal
(c) Jamuan Makan Baju Kebaya Baju Batik Lengan Panjang
Tengahari Rasmi Baju Kurung Lounge Suit
Pakaian Kerja
(d) Jamuan Makan Baju Melayu Moden Baju Batik Lengan Panjang
Tengahari Tidak Rasmi
15
16. PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN
Bagi setiap majlis, hendaklah disediakan dalam lima
bentuk, iaitu:
Ringkasan senarai,
Senarai nama,
Senarai mengikut keutamaan,
Senarai jawapan kehadiran,
Senarai hadir.
16
17. Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akan menyenaraikan nama
tetamu mengikut kategori. Jika dalam kategori tetamu kehormat, ada
empat orang, maka nama keempat-empat orang tamu kehormat tersebut
hendaklah dicatatkan dalam senarai beserta butir-butir lain yang lengkap,
seperti:
(a) Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang
(jika ada),
(b) Nama isteri,
(c) Jawatan atau pangkat,
Alamat pejabat lengkap,
Nombor telefon pejabat,
Alamat rumah lengkap,
Nombor telefon rumah,
Nama Setiausaha Sulit dan nombor telefon.
Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut Susunan Keutamaan, iaitu
senarai tetamu dari Senarai Nama disusun mengikut susunan keutamaan.
Senarai ini hendaklah mengikut panduan Susunan Keutamaan
Persekutuan atau Negeri, atau mana-mana agensi yang berkenaan.
Semasa menyediakan senarai ini, memadai namanya sahaja serta
ringkasan jawatan ditulis, misalnya:
Dato‟ Ali bin Mohamad (Ketua Pengarah),
Datuk Mohd Nor bin Hasyim (Pengarah Pelajaran Negeri),
17
Encik Mohd Alias bin Harun (Pegawai Pelajaran Daerah).
19. PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN
Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir seperti yang berikut:
6.6.1 Nama majlis,
6.6.2 Pihak penganjur,
6.6.3 Logo agensi,
6.6.4 Tempat majlis,
6.6.5 Ruang nama jemputan,
6.6.6 Tarikh majlis diadakan,
6.6.7 Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir,
6.6.8 Masa ketibaan tetamu,
6.6.9 Panduan pakaian,
6.6.10 Nama dan nombor telefon rujukan,
6.6.11 Atur cara majlis,
6.6.12 Pelan ke tempat majlis,
6.6.13 Kad jawapan (mengikut keperluan),
6.6.14 Pelekat kereta (jika perlu)
19
22. iii. SENARAI JAWATANKUASA PENGELOLA
PENASIHAT : (Ikut Kesesuaian Tetamu Kehormat)
PENGERUSI : Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan
TIM.PENGERUSI : Penolong Kanan
NAIB PENGERUSI : Pengerusi LPS / YDP PIBG
SETIAUSAHA : Guru yang dilantik dalam mesyuarat
BENDAHARI : Orang yang sama dalam JK Induk
AHLI JAWATANKUASA
AJK Jemputan * AJK Keceriaan & Kebersihan
AJK Disiplin * AJK Seranta
AJK Peralatan * AJK Santapan / Jamuan
AJK Pameran * AJK Persiapan Pentas
AJK Persembahan * AJK Persiapan Dewan
AJK Buku Atur Cara * AJK Persiapan Tempat Jamuan
AJK Keselamatan & Lalulintas * AJK Persiapan Bilik Rehat
AJK Persiapan Khemah * AJK Kecemasan
AJK Hadiah & Cenderamata * AJK Siaraya
AJK Majlis Perasmian * AJK Sambutan
AJK Protokol * AJK Plaque Perasmian
AJK Fotografi & Rakaman * AJK Laluan DiRaja / MB / Menteri
AJK Penyediaan Teks Ucapan, * Pengacara Majlis
Teks Doa & Teks Pengacara Majlis * Pembaca Doa
22
23. vii. SENARAI KEPERLUAN PERALATAN / PERKHIDMATAN
Bil Jabatan Bahan / Peralatan Catatan
1. JKR Permaidani, Kerusi DiRaja, Khemah, Pentas, Air
Cooler, Air Pancut, Kipas.
2. Bomba Pancutan air untuk membersihkan kawasan
3. TNB Menyediakan generator / keselamatan letrik
4. Polis Kawalan trafik / keselamatan / lalulintas
5. Majlis Daerah Bunga perhiasan, Air Pancut, Kerusi VVIP / VIP, Kipas
6. Pejabat DYMM Kundang, Juru Payung, Payung DiRaja, Peralatan
Jamuan
7. Bahagian Majlis SUK Bendera DiRaja, Pelekat Kerusi, Khidmat Protokol
8. Penerangan Alat Siaraya, Hebahan Radio, Sidang Media,
Pengacara
9. Tentera Latihan Perbarisan
10. Pejabat Kesihatan Pegawai Perubatan, Kereta Ambulans
11. Pejabat Agama Pembaca Doa, Teks Doa
12. JPN / PPD Penyelenggaraan, Khidmat Bantu
23
24. xi.PELAN LAKAR PERJALANAN MAJLIS
P.Jaga
P1 P8
KANTIN
P3
P2 P4
P8
TAPAK PERASMIAN
BILIK DARJAH
BILIK DARJAH
P5
P6
MAKMAL
PADANG
MAKMAL SAINS
P7 KOMPUTER PERMAINAN
BILIK DARJAH
24
25. 4.3. PELAN LAKAR PENTAS
Susunan utama atas pentas;
LATAR BELAKANG
BARISAN BENDERA PENTAS BARISAN BENDERA
MEJA HADIAH
4 2 1 3 5
MEJA
2
1 RUANG BERI
HADIAH
LALUAN PENERIMA HADIAH
25
26. PERSIAPAN DEWAN
6.19.1 Penatar layar hendaklah mengandungi perkara-perkara yang perlu
sahaja, iaitu logo, nama majlis, tarikh, tempat dan perasmi.
Tempat duduk tetamu
Di atas pentas (kerusi tetamu, meja kopi, air mineral dan gelas, jambangan bunga,
meja hadiah / sijil, rostrum, troli, permaidani, penatar layar, kipas angin, lampu dan
siar raya);
Di bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid, koir, pentas kumpulan muzik,
tempat pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu), rostrum juruacara,
pembaca doa, pendeklamasi puisi, kain hiasan pentas, hiasan bunga atau pokok
hidup).
Rostrum dan mikrofon untuk juruacara, pengerusi pelaksana dan perasmi
yang berucap.
Kedudukan tetamu khas
Kedudukan juruacara
Dulang, troli hadiah dan alas
Ruang persembahan (multimedia, koir / nasyid / sajak / gamelan ).
26
27. 5. SUSUNAN KEUTAMAAN
TAKRIF SUSUNAN KEUTAMAAN
Susunan keutamaan ialah satu senarai yang disusun mengikut
kedudukan kekananan di antara pelbagai golongan masyarakat
termasuk ketua negara, pemimpin, pegawai kerajaan, bukan
kerajaan dan orang awam.
BENTUK SUSUNAN KEUTAMAAN
a. Susunan tempat duduk
b. Susunan atur cara
c. Susunan bendera
d. Tertib ketibaan dan kepulangan
e. Penyampaian ucapan
27
28. SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTAS
a. Susunan Bagi Dua Tempat Duduk
1 2
b. Susunan Bagi Empat Tempat Duduk
3 1 2 4
28
29. c. Susunan Bagi Tiga Tempat Duduk
2 1 3
d. Susunan Bagi Lima Tempat Duduk
4 2 1 3 5
29
30. f. Susunan Tempat Duduk Melibatkan Tetamu
Kehormat Bersama Isteri
5 3 1 2 4 6
(S) (S) (S) (I) (I) (I)
30
31. g. Contoh Kedudukan Tetamu Utama Bersama Isteri
( Bilangan 8/6 orang / Meja Panjang Sebaris )
i. 7 5 3 1 2 4 6 8
(S) (S) (S) (S) (I) (I) (I) (I)
MEJA MAKAN UTAMA
2 1 3
ii. S I S I S I
MEJA MAKAN UTAMA
31
32. a. Contoh Kedudukan Tetamu 8 Orang
(Meja Bulat / Tetamu Utama Datang Seorang)
1 2
3 4
5 6
7 8
PENTAS UTAMA
32
33. a. Contoh Kedudukan Tetamu 9 Orang
(Meja Bulat / Tetamu Utama Datang Seorang)
1
2 3
4 5
6 7
8 9
PENTAS UTAMA
33
34. e. Contoh Kedudukan Tetamu Utama Bersama Isteri
(Bilangan 8 orang / Meja Bulat)
Gambaran1
1 2
4
3
ISTERI
SUAMI
5 6
7 8
34
35. f. Kedudukan Tetamu Utama Bersama Isteri
(Bilangan 8 orang / Meja Bulat)
Gambaran 2
1 2
3
6
5 4
8 7
35
36. c. Contoh Kedudukan Tetamu 8 Orang
(Meja Panjang / Tetamu Utama Datang Seorang)
7 5 3 1 2 4 6 8
d. Contoh Kedudukan Tetamu 9 Orang
(Meja Panjang / Tetamu Utama Datang Seorang
8 6 4 2 1 3 5 7 9
36
37. SUSUNAN BENDERA
Pengibaran bagi semua bendera negeri adalah mengikut keutamaan
negeri-negeri. Susunan keutamaan negeri pula mengikut susunan
keutamaan Duli Yang Maha Mulia Raja-Raja dan Tuan Yang Terutama
Yang Di Pertuan Negeri. Pada masa ini, susunan keutamaan bendera-
bendera adalah seperti berikut;
1. Malaysia 10. Perlis
2. Kedah 11. Melaka
3. Negeri Sembilan 12. Sabah
4. Pahang 13. Sarawak
5. Kelantan 14. Pulau Pinang
6. Johor 15. W/P Kuala Lumpur
7. Perak 16. W/P Labuan
8. Terengganu 17. W/P Putrajaya
9. Selangor 18. Sekolah /Agensi
37
38. PENGIBARAN BENDERA SEBARIS
( PROGRAM PERINGKAT KEBANGSAAN)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1. Malaysia 6. Johor 11. Melaka
2. Kedah 7. Perak 12. Sabah
3. N/Sembilan 8. Terengganu 13. Sarawak
4. Pahang 9. Selangor 14. Pulau Pinang
5. Kelantan 10 Perlis 15. Wilayah Persekutuan
(KL / Labuan / Putrajaya)
38
39. PENGIBARAN BENDERA SEBARIS
( PROGRAM DI ADAKAN DI NEGERI PERAK)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1. Malaysia 6. Kelantan 11. Melaka
2. PERAK 7. Johor 12. Sabah
3. Kedah 8. Terengganu 13. Sarawak
4. N / Sembilan 9. Selangor 14. P. Pinang
5. Pahang 10 Perlis 15. W / Persekutuan
39
40. 6. PENGIBARAN BENDERA
PENGIBARAN DUA BENDERA
Bendera Malaysia hendaklah dikibarkan di sebelah kanan dan diikuti bendera
negeri sebelah kiri bendera Malaysia
Bendera Bendera
Malaysia Negeri
40
41. PENGIBARAN TIGA BENDERA
Pengibaran bendera Malaysia hendaklah dipasang di tengah-
tengah antara bendera negeri dan agensi.Bendera negeri berada
di sebelah kanan bendera Malaysia dan bendera agensi di
sebelah kiri bendera Malaysia.
Bendera Negeri Bendera Bendera Agensi/Sekolah
Malaysia
41
42. PENGIBARAN BENDERA SEBARIS DI BAHAGI DUA
( PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI PERAK)
15 13 11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12 14
1. Malaysia 6. Kelantan 11. Melaka
2. PERAK 7. Johor 12. Sabah
3. Kedah 8. Terengganu 13. Sarawak
4. Negeri Sembilan 9. Selangor 14. P. Pinang
5. Pahang 10 Perlis 15. Wilayah
Persekutuan
42
43. PENGIBARAN BENDERA SEBARIS BERPUSAT DI TENGAH
(PROGRAM DI NEGERI PERAK)
14 12 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11 13 15
1. Malaysia 6. Kelantan 11. Melaka
2. PERAK 7. Johor 12. Sabah
3. Kedah 8. Terengganu 13. Sarawak
4. Negeri Sembilan 9. Selangor 14. Pulau Pinang
5. Pahang 10. Perlis 15. W/Persekutuan
43
44. 6.10 SUSUNAN GAMBAR RASMI
Pihak sekolah hendaklah memahami protokol menggantung gambar pemerintah
dan pemimpin di premis sekolah, seperti di dalam dewan, di bilik mesyuarat dan di
tempat-tempat lain.
6.10.1 Gambar DYMM Seri Paduka Baginda Yang Di-Pertuan Agong dan DYMM
Raja Permaisuri Agong
DYMM Yang Di-Pertuan Agong DYMM Raja Permaisuri Agong
Gambar DYMM dan pemerintah negeri
DYMM Yang DYMM Raja Sultan Negeri Sultanah Negeri
Di-Pertuan Agong Permaisuri Agong
Perdana DYMM Yang DYMM Raja Sultan Sultanah Menteri
Menteri Di-Pertuan Permaisuri Negeri Negeri Besar
Agong Agong
44
45. RUJUKAN KEHORMAT
Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu
kehormat. Panggilan ini hendaklah diamalkan oleh pengacara majlis.
Panggilan hormat yang menjadi amalan sekarang ini ialah;
Bil. Jawatan Panggilan hormat Panggilan hormat
untuk penyandang untuk pasangan
1. YDP Agong Seri Paduka Baginda -
2. Permaisuri Agong Seri Paduka Baginda -
3. Perdana Menteri Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia
4. TPM Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia
5. Menteri /TM Yang Berhormat Yang Berbahagia
S/U Parlimen
6. Yang Di Pertua Yang Berhormat Yang Berbahagia
D.Negara / D.Rakyat
45
46. 7. Timbalan YDP Yang Berhormat Yang Berbahagia
D.Negara / D.Rakyat
8. Ahli Parlimen Yang Berhormat Yang Berbahagia
9. Tun & Toh Puan Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia
10. Tan Sri & Puan Sri Yang Berbahagia Yang Berbahagia
11. Datuk/Dato’/Datin Yang Berbahagia Yang Berbahagia
12. Ketua Hakim Negara Yang Amat Arif Yang Amat Berbahagia
13. Hakim Besar Yang Arif Yang Berbahagia
Malaya / Borneo
14. Hakim Mahkamah Yang Arif Yang Berbahagia
Agong/Tinggi
15. Ketua Setiausaha Yang Berbahagia Yang Berbahagia
Negara
16. Panglima Angkatan Yang Amat Setia Yang Amat Berbahagia
Tentera
46
47. 17. Ketua Polis Negara Yang Amat Setia Yang Amat Berbahagia
Ketua Turus Tentera
18. Pegawai Polis / Tentera Yang Setia Yang Berbahagia
19. KSU Yang Berbahagia Yang Berbahagia
20. Speaker Dewan Yang Berhormat Yang Amat Berbahagia
Undangan Negeri
21. Menteri Besar/ Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia
Ketua Menteri
22. Ahli Dewan Yang Berhormat Yang Berbahagia
Undangan Negeri
23. SUK /PU/PKN Yang Berhormat Yang Berbahagia
24. Ketua Jabatan Yang Berusaha Yang Berbahagia
25. Raja / Tengku Yang Mulia Yang Mulia
26. Profesor / Doktor Yang Berbahagia Yang Berbahagia
27. Mufti Sahibus Samahah Yang Berbahagia
28. Kadi / Ulama Sahibul Fadhilah Yang Berbahagia
47
48. PENGACARA MAJLIS YANG BAIK
a. Mempunyai suara yang baik dan lunak didengar
b. Fasih dalam penyebutan bahasa serta terang dan jelas
sebutannya / tidak pelat. Kelajuan penyebutannya sederhana
d. Cergas dan cepat dalam pergerakannya
e. Tidak gugup / gagap dalam percakapannya
f. Tidak mempunyai darah gemuruh
g. Tidak panik jika berhadapan dengan pelbagai situasi
h. Tahu menggunakan budibicara
i. Sentiasa bersifat sabar
j. Tidak mempunyai perawakan yang serious / sombong
h. Mempunyai pengetahuan asas mengenai adat istiadat dan
protokol dalam majlis-majlis rasmi
48
49. CONTOH TEKS JURUACARA
Nama Majlis : Majlis Anugerah Khidmat Cemerlang
Tempat : Dewan Hamzah,Klang
Tarikh : 29hb. Ogos, 2006
Hari : Sabtu
Cue (0830)
Semua hadirin mengambil tempat.
Pengumuman (ANN).
Para hadirin dipersilakan mengambil tempat. Majlis akan bermula sebentar lagi.
Cue (0835)
Menerima isyarat apabila tamu kehormat tiba. Semua hadirin berdiri.
Pengumuman (ANN).
Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Menteri Pelajaran Malaysia, diiringi oleh Pengarah
Pelajaran Selangor dan Timbalan Pengarah Pelajaran Selangor.
Cue (0840)
Setelah tamu kehormat duduk, semua hadirin duduk.
Pengumumam (ANN).
Yang Berhormat Menteri Pelajaran Malaysia, Dato‟ Seri Hishamuddin bin Tun Hussein , Yang
Berusaha Pengarah Pelajaran Selangor, Yang Berusaha Timbalan Pengarah Pelajaran
Selangor, Ketua-Ketua Sektor, Pegawai Pelajaran Daerah, Pengetua, Guru Besar, guru-guru
dan tetamu yang dihormati sekalian.
Bersyukur kita ke hadrat Ilahi dengan limpah rahmat dan hidayah-Nya, kita dapat hadir dalam
majlis yang mulia ini.
Majlis akan dimulakan dengan bacaan doa. Majlis mempersilakan Ustaz (Awang Salleh) untuk
memimpin bacaan doa.
Dipersilakan.
49
50. BUKU ATUR CARA
Buku atur cara ialah sebuah buku maklumat yang amat penting bagi majlis
rasmi. Penerbitan buku ini perlu diuruskan dengan baik dan sempurna. Segala
butiran yang akan dimuatkan di dalam buku ini perlu dirancang oleh satu
jawatankuasa, disemak dan diluluskan oleh pengerusi pengelola.
Peranan buku atur cara sangat penting dalam majlis rasmi, seperti
majlis konvokesyen, majlis graduasi, pertandingan kemahiran
kokurikulum, perasmian sekolah, perkhemahan dan seminar yang
dirasmikan oleh orang kenamaan.
Buku atur cara juga digunakan semasa majlis peringkat dalaman yang
dirasmikan oleh orang kenamaan tempatan.
Kandungan Buku Atur Cara;
Kata alu-aluan (Perasmi, Pengerusi Pengelola, Pengerusi Pelaksana);
Senarai jawatankuasa (Pengelola, Pelaksana dan Ahli Jawatankuasa
Kecil);
Senarai peserta;
Atur cara majlis pembukaan dan penutupan;
Penghargaan;
Iklan (jika ada).
50
51. AHLI JAWATANKUASA INDUK
- AHLI JAWATANKUASA PENGELOLA
- AHLI JAWATANKUASA PERLAKSANA
- AHLI JAWATANKUASA KECIL
51
52. SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTAS
Menggambarkan taraf, susunan keutamaan, kekananan serta
pentingnya seseorang itu dalam majlis yang berkenaan.
PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK DI
ATAS PENTAS
Tetamu yang paling hampir sekali dengan tetamu kehormat
adalah tetamu yang terkanan sekali. Kekananan bermula dari
sebelah kanan tetamu kehormat.
52
53. Viii. MASALAH YANG DIHADAPI
Bil. Jenis Masalah Cadang Penyelesaian Tindakan
1. Ruang Perasmian/ Ruang Sempit dan Air Diluaskan serta diturap JKR / JPN
Tapak Perhimpunan Bertakung semula
2. Laluan Masuk Ke Keadaan Becak dan Diturap semula JKR / JPN
Sekolah berlopak
3. Kawasan Perparitan Semak dan tersumbat Dibersihkan Majlis Daerah
Hadapan Sekolah
4. Pagar Sekolah Tapak Pagar Jerlus dan Digantikan dengan yang JPN / PPD
tiada berpagar baru
5. Penutup Longkang Pecah dan Membahayakan Digantikan dengan yang JPN / PPD
baru
6. Bilik Rehat DiRaja Tiada Pengubahsuaian bilik JKR / JPN
darjah yang ada
7. Pondok Pengawal Sudah Daif Dibaiki dan dicat semula JPN / PPD
8. Tekanan Air Sangat Rendah Kerana Gantian paip baru JPN / JBA
Paip yang ada sudah uzur
9. Tandas Rosak dan Tersumbat Dibaiki JPN / PPD
53
54. ix. JADUAL KERJA
TARIKH PERKARA TINDAKAN
31.1.2005 Sekolah dimaklumkan tentang pemilihan perasmian oleh Pejabat SUK / JPN
DYMM Sultan Perak
2.2.2005 Memaklumkan kepada Pejabat Pelajaran Daerah Pengetua
10.2.2005 Mesyuarat JK Pengelola & PIBG 1 Lantik Jawatankuas Pengetua
17.2.2005 Mesyuarat JK Kecil dan menyediakan Kertas Cadangan Pengetua
29.2.2005 Mesyuarat JK Induk 1 JPN / PPD
Minggu 1 Mac 2005 Menyediakan draf Kata-kata aluan, dapatkan gambar, t.tangan Pengetua
bagi MB, Menteri, Pengarah, PPD, Pegawai Daerah, PIBG dll
30.2.2005 Menghantar surat jemputan kepada DYMM, DYTM, DYAM, MB, JPN / PPD
Menteri, KPPM, Pengarah,Pegawai Daerah, OBJ, PPD dll
8.3.2005 Mesyuarat JK Pengelola 2 Pengetua
18.4.2005 Mesyuarat JK Induk 2 JPN / PPD
23 & 25 .4. 2005 Raptai JPN / PPD
29.4.2005 Majlis sebenar berjalan Semua Yang Terlibat
3.5.2005 Menghantar Surat Penghargaan Pengetua
10.5.2005 Mesyuarat Penutup JPN / PPD / Pengetua54
55. x. ATURAN PENTADBIRAN
Pergerakan/Masa Acara Tatacara
P1 Keberangkatan tiba DYMM Semua jemputan telah berada di tempat
(10,00 pg ) di pintu hadapan sekolah masing-masing.
P2 DYMM Sultan dan Permaisuri Disambut oleh dif-dif kehormat
(10.02 pg) turun dari kenderaan di Raja (Pengetua, MB, Menteri, Pengarah. DO, OBJ)
P3 Rombongan DYMM berdua Diiringi oleh pancaragam sekolah……..,
(10.05 pg) di arak ke pentas di Raja Bunga Manggar, Sirih Junjung & Bunga Pahar
dan mengambil tempat di atas * Nyanyian Lagu Negeri Perak
pentas di Raja * Persembahan murid
* Ucapan Aluan Pengetua
* Ucapan Menteri Pendidikan
* Titah Ucapan Perasmian
P4
(11.15 pg) Upacara Perasmian * Rombongan DYMM ke tempat Plaque
* DYMM membuka tirai plaque
* Bacaan Doa
P5 ( 11.30pg) Lawatan ke Makmal Komputer * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan
P6 (12.00tgh) Lawatan ke Makmal Sains * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan
P7 (12.30tgh) Jamuan Tengahari * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan
P8 (1.15tgh) Bergambar & Bersurai * Rombongan DYMM & Warga Sekolah
55
56. 4. CONTOH UPACARA SAMBUTAN
4.1. SAMBUTAN DI LUAR DEWAN
a. Penyambut Tetamu Utama
b. Sambutan
* Pembuka pintu kereta
* Penyemat rozet
* Jambangan bunga (tetamu bawa isteri)
* Penyampai bunga ( -sda- )
* Bunga manggar,bunga pahar, sireh junjung, kompang, silat dll
* Perbarisan jika ada
* Pentas menerima tabik hormat
* Barisan guru, kakitangan dan PIBG
* Tiang Bendera dan Bendera Di Raja (jika DYMM)
* Pancaragam (ikut keperluan)
* Koir
* Menandatangani buku pelawat
( tempat / peralatan / buku pelawat )
56
57. PENYEDIAAN ATUR CARA PENTADBIRAN
Atur cara pentadbiran ialah atur cara majlis yang ditulis secara terperinci dengan
tujuan:
Sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut;
Sebagai panduan kepada semua pegawai dan petugas yang terlibat
dalam majlis tersebut;
Untuk menentukan majlis berjalan dengan lancar dan mengikut lunas-
lunas protokol yang diterima;
Untuk mengawal masa;
Untuk menjadi panduan masa akan datang;
Sebagai rekod.
Atur cara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut:
Masa;
Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci;
Pegawai yang bertanggungjawab.
Atur cara pentadbiran ialah dokumen yang sangat penting sebagai garis panduan
terperinci terhadap semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yang
terlibat bagi sesuatu acara. Selain atur cara pentadbiran, senarai semak hendaklah
juga disediakan untuk membantu juruacara mengendalikan majlis dengan lancar.
57
58. 6.15 PERANAN PENYAMBUT TETAMU
Yang berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis:
6.15.1 Maklumat
Penyambut tetamu hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya
tujuan keraian tersebut diadakan.
Atur Cara Keraian yang Berkenaan
Penyambut tetamu mestilah mengetahui atur cara keraian yang berkenaan terutamanya waktu yang
ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.
Susunan Tempat Duduk
Penyambut tetamu hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk
memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.
Kawasan yang Diperuntukkan
Penyambut tetamu hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diperuntukkan baginya.
Tempat-tempat Penting
Penyambut tetamu hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting, seperti bilik menunggu, pintu
masuk, pintu keluar, tempat jamuan dan tandas.
Senarai Tetamu yang Dijemput
Penyambut tetamu mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan
sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.
Senarai Tamu Khas
Selain senarai kesemua tamu yang dijemput, senarai tamu khas yang akan disambut hendaklah juga
diketahui dengan terperinci.
Pakaian Penyambut Tetamu
Penyambut tetamu hendaklah memakai pakaian yang sesuai dan lengkap mengikut keraian yang
sedang dijalankan. Pakaian mencolok mata bagi perempuan adalah tidak sesuai.
Cara Menyambut Tetamu
Tetamu hendaklah disambut dengan hormat, diberikan buku atur cara serta ditunjukkan tempat duduk
secara hormat.
Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut tetamu hendaklah mengenali tetamu yang disambut. Jika tetamu tidak
dikenali, penyambut tetamu hendaklah bertanya dengan cara hormat.
58
59. Ketibaan Penyambut Tetamu
Penyambut tetamu hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba.
Penyambut tetamu hendaklah melaporkan diri kepada pegawai bertugas dan mengambil
senarai tetamu. Beliau hendaklah mengenal pasti tempat duduk tetamu kehormat yang di
bawah kawalannya.
Pertanyaan dan Teguran
Jika ada apa-apa pertanyaan, perlu dijawab dengan sopan. Sebarang teguran daripada
tetamu, hendaklah diterima secara terbuka dan diambil ingatan. Jangan sekali-kali
bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut tetamu sendiri kurang
pasti.
Kesulitan
Sebarang kesulitan atau masalah hendaklah segera dirujuk kepada pegawai bertugas.
6.15.14 Mudah Senyum
Penyambut tetamu hendaklah kaya dengan senyuman.
59
60. 4.2. SAMBUTAN DI DALAM DEWAN
a. Penyambut tetamu di dewan
b. Pengiring ke pentas utama
c. Pengiring ke tempat duduk bawah pentas
d. Penyampai buku atur cara untuk Tetamu Kehormat
e. Penyampai buku atur cara untuk jemputan khas
f. Persiapan di atas pentas;
` Back Drop (nyatakan majlis, nama perasmi, tarikh,
masa dan tempat diadakan)
` Kerusi Tetamu Kehormat dan meja
` Alas kerusi dan meja
` Gelas, air mineral dan penutup gelas
` „Taging‟ kerusi utama
` 2 buah rostrum yang beralas, bunga, air & gelas
` Susunan bendera negeri (jika ada)
` Meja hadiah, hadiah, „tray‟ dan alas
` Hiasan pentas (bunga, lampu dll)
` Karpet
60
61. SUSUNAN TEMPAT DUDUK DALAM
MAJLIS JAMUAN
PENDAHULUAN
Susunan tempat duduk bagi majlis jamuan makan berbeza sedikit
susunan tempat duduk bagi majlis lain. Bilangan tetamu di meja utama
biasanya lebih daripada bilangan di tempat duduk dalam majlis
tersebut
PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN
Bagi menentukan kedudukan tetamu utama di meja panjang atau meja
bulat, perkara berikut perlu diberi perhatian antaranya kehadiran
tetamu tersebut datang seorang / bersama isteri / bilangan genap /
ganjil.
61
62. TINGKAH LAKU DALAM MAJLIS JAMUAN
a. Majlis jamuan yang diadakan bertujuan untuk
menggembirakan tetamu.
b. Peraturan-peraturan yang perlu diketahui;
~ tatatertib pergaulan
~ cara duduk dan berdiri
~ bersopan santun dan berbudi bahasa
~ saat ketibaan
~ tertib di meja makan
~ tertib semasa makan
~ tertib semasa meninggalkan majlis
62
63. CARA MAKAN
CARA MAKAN BERDIRI
a. Dilarang mengisi pinggan terlalu penuh.
b. Memegang pinggan dengan tangan kiri dan sudu di
tangan kanan.
c. Elakkan mengangkat pinggan terlalu tinggi semasa
menyuap makanan.
d. Kain lapik (napkin) ada di bawah pinggan.
e. Kurangkan pergerakan semasa makan.
f. Dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamu
kehormat berangkat pulang.
g. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau tuan
rumah.
63
64. CARA MAKAN DUDUK
a. Tiba di tempat jamuan lebih awal 5 – 15 minit sebelum
majlis bermula.
b. Duduk dengan selesa dan rapatkan kaki.
c. Elakkan daripada meletakkan kedua-dua belah siku di atas
meja.
d. Gunakan tangan kiri untuk menyenduk nasi dan lauk
sekiranya makan dengan tangan.
e. Pastikan gelas minuman berada di sebelah kiri anda.
f. Anda perlu berhenti makan apabila semua tetamu yang
seemeja anda sudah berhenti makan.
g. Anda dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamu
kehormat berangkat pulang.
h. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau tuan rumah
sebelum pulang.
64
65. LARANGAN DI TEMPAT MAKAN
a. Bercakap-cakap semasa makan.
b. Menyuap makanan terlalu banyak dalam satu suapan.
C. Memilih-milih makanan
d. Menumpahkan makanan
e. Melaga-lagakan sudu
f. Menerpa ke makanan yang baru dihidang
g. Menolak terus makanan yang dihidangkan
h. Menghisap rokok
i. Meluahkan makanan dari dalam mulut
j. Meninggalkan banyak baki makanan di dalam pinggan
k. Menggigit kuku, mengorek telinga atau mencungkil gigi.
65
66. PERATURAN MAKAN SECARA ‘BUFFET’
a. Berbarislah mengikut giliran dan jangan memotong
barisan.
b. Jangan datang secara menyonsang arus.
C. Ambil hanya satu bahagian sahaja dalam setiap
hidangan.
d. Jangan ambil terlalu banyak hidangan dalam satu pinggan.
e. Biar ambil beberapa kali dari mengambil banyak hingga tak
habis.
f. Makanlah dengan tertib di tempat duduk yang telah
ditetapkan.
66
67. 7. PENGACARAAN MAJLIS RASMI
PENDAHULUAN
a. Berperanan penting dalam sesuatu majlis rasmi.
b. Dikenali sebagai juruacara atau „master of ceremonies’ (MC)
PERANAN PENGACARA MAJLIS
a. Mengawal Majlis
b. Membuat Pengumuman
c. Memberi Panduan
67
68. 8. PAKAIAN
8.1. PENDAHULUAN
Pakaian adalah perhiasan diri dan merupakan cermin hati yang
dapat memperlihatkan personaliti dan penampilan imej
keperibadian seseorang.
Pakaian seseorang dapat mencerminkan;
a. Kedudukan Ekonomi
b. Tahap pelajaran
c. Tahap kedudukan sosial
d. Kerjaya
e. Moral / tahap boleh dipercayai
f. Imej diri
g. Kehebatan dan kecemerlangan masa hadapan
Perkara yang perlu diberi perhatian kepada pakaian ialah dari segi;
fesyen, warna, jenis kain dan jenis pakaian, umur dan bentuk
badan.
68
69. 8.2. KESESUAIAN PAKAIAN
BAGI KAUM LELAKI
Baju
Baju kemeja yang dicadanghkan ialah hendaklah berwarna putih / cerah,
berlengan panjang dan berkolar. Baju hendaklah dimasukkan ke dalam dan
tangan baju tidak dilipat.
Seluar
Seluar yang dicadangkan ialah ialah seluar panjang „slack‟, berwarna hitam atau
gelap. Pemilihan warna ini perlu untuk disesuaikan dengan warna baju dan tali
leher.
Tali Leher
Bagi menggambarkan keperibadian profesional tali leher yang dipakai mestilah
jenis tali leher yang diikat secara manual. Ikatan tali leher jenis simpul segi tiga
dan hujungnya mencecah kepada tali pinggang.
69
70. BAGI KAUM WANITA
Perkara pokok pemilihan pakaian ialah keselesaan kepada
pemakainya. Sebagai seorang muslim pakaian yang dipakai
hendaklah tidak menjolok mata serta menutup aurat
Pakaian yang dicadanghkan ialah Pakaian kebangsaan atau
pakaian kaum masing-masing dan lain-lain pakaian yang
sesuai.
Kasut sukan, „jeans‟, „slack‟, seluar pendek dan apa-apa
pakaian yang menutup muka atau yang menjolok mata, tidak
boleh dipakai.
70
71. KESESUAIAN PAKAIAN WANITA
a. Elakkan pakaian berkilat / berkilau pada waktu siang.
b. Elakkan memakai pakaian satu warna sahaja (sepasang)
c. Elakkan memakai pakaian berwarna warni melebihi empat
warna
d. Menggunakan alat-alat hiasan tambahan yang bersesuaian
dan tidak keterlaluan.
e. Penggunaan pewangi yang berbau lembut di siang hari dan
pewangi yang kuat baunya di sebelah malam. Elakkan
penggunaan lebih daripada satu pewangi pada satu masa.
f. Pemilihan warna / saiz beg tangan dan warna / bentuk kasut
hendaklah disesuaikan dengan fesyen dan warna pakaian
serta majlis yang dihadiri.
71
72. 8.3. PAKAIAN KE PEJABAT / SEKOLAH
a. Petikan Pekeliling Iktisas Bil. 6/1985
( Peraturan Pakaian Guru Di Sekolah/ Pegawai
dan Kakitangan Perkhidmatan Pendidikan )
Sebagai golongan pendidik, guru-guru, pensyarah dan lain-lain pegawai
perkhidmatan pelajaran adalah sentiasa menjadi tumpuan pemerhatian
pelajar-pelajar dan masyarakat, baik di dalam atau di luar sekolah /
maktab / pejabat serta mempunyai pengaruh ke atas pendidikan pelajar-
pelajar, termasuk menyemai akhlak dan nilai hidup yang baik. Untuk
mencapai matlamat ini, guru-guru dan lain-lain pegawai pelajaran
sewajarnyalah menunjukkan pakaian yang sesuai apabila bertugas di
dalam atau di luar sekolah / maktab / pejabat. Oleh yang demikian, di
samping pakaian yang kemas dan bersih, pakaian yang berpatutan dan
bersesuaian bagi guru-guru / pensyarah serta pegawai-pegawai dan
kakitangan perkhidmatan pelajaran adalah penting. Pakaian seumpama
ini adalah melambangkan disiplin dan imej profesion perguruan.
72
73. 8.12. JENIS-JENIS PAKAIAN RASMI
a. Pakaian kebangsaan rasmi (bertanjak & keris)
b. Pakaian kebangsaan hitam (serba hitam)
c. Pakaian kebangsaan (warna bebas)
d. Lounge Suit
e. Pakaian Istiadat (khusus kepada penyandang)
f. Pakaian kerja (bertugas)
g. Batik lengan panjang
73
74. 8. KESIMPULAN
Pengurusan Majlis Rasmi merupakan suatu pengurusan yang berkait rapat
dengan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan persiapan dan persediaan
awal, keperluan-keperluan yang berkaitan dan juga cara pengendalian sesuatu
majlis itu. Kejayaan dari segi persiapan, perancangan dan pengelolaan akan
menjadikan majlis berkenaan berjalan lancar dan teratur.
Manakala Protokol pula merupakan tatasusila dan tatacara bagi sesuatu Majlis
Rasmi itu dapat dijalankan dengan lebih kemas mengikuti segala
peraturan, susunan, adab tertib, kesesuaian dan dijalankan dengan penuh
kesopanan.
Sebagai pemimpin di sekolah atau organisasi maka pengetahuan kepada
Pengurusan Majlis Rasmi dan Protokol ini amat perlu kerana ia dapat
membantu dalam menentukan kelancaran perjalanan majlis itu. Diharapkan
dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikan panduan kepada pihak
pengurusan sekolah atau organisasi dalam merancang dan seterusnya
mengendalikan majlis rasmi di sekolah.
Sekian. Terima kasih
74
