Cơ Sở Lý Luận Báo Cáo Thực Tập Khoa Quản Trị Đông Á. Đã chia sẻ đến cho các bạn nguồn tài liệu hoàn toàn hữu ích đáng để xem và theo dõi mà các bạn không nên bỏ qua. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM : 0934.573.149 TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM

1. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
Cơ Sở Lý Luận Báo Cáo Thực Tập
Khoa Quản Trị Đông Á
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH
VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC HIỆN NAY
Công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng, chiếm một phần lớn của nghiệp vụ công tác văn thư hiện nay. Bên cạnh đó thì
Công tác văn thư là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác văn
phòng chính vì vậy để tìm hiểu rõ hơn về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý
văn bản chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng, công tác văn phòng và
công tác văn thư nói chung.
1.1. Tổng quan về công tác văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức
năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. các cơ quan có thẩm quyền chung
hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành
chính.
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị là địa điểm giao
tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị.
Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người có
chức vụ như tổng giám đốc, nghị sĩ…

2. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc
thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến
công tác văn thư.
Tóm lại Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan
chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập, xử lý thông tin
hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất – kỹ thuật
cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
Như vậy công việc văn phòng hiện diện ở khắp mọi nơi trong cơ quan, xí
nghiệp, từ phòng hành chính đến phòng kế hoạch tài vụ, kinh doanh… tất cả khối
hành chính sự nghiệp, từ cấp quản trị tới nhân viên cấp dưới đều phải làm công việc
hành chính văn phòng như: săp xếp, phân loại hồ sơ, thông tin liên lạc, tính toán, ghi
chép, lập các loại hồ sơ, công văn giấy tờ tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mình.
Hiện nay không thể quan niệm văn phòng một cách đơn giản chỉ là nơi làm
việc giấy tờ mà nó còn giúp việc cho cấp quản lý điều hành hoạt động nội bộ một cơ
quan. Cùng với sự đổi mới toàn diện của nền kinh tế- xã hội, một thuật ngữ mới xuất
hiện và nhanh chóng bao quát toàn bộ hoạt động của văn phòng đó là thuật ngữ “
Văn phòng hiện đại” – văn phòng hiện đại là
1.1.2. Chức năng của văn phòng
Theo khái niệm về công tác văn phòng ta có thể thấy được văn phòng có những
chức năng cơ bản sau đây.
+ Chức năng xử lý thông tin

3. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
Chức năng đầu tiên mà VP thực hiện là xử lý các nguồn thông tin. VP là nơi
tiếp nhận và truyền thông tin làm cho hoạt động của cơ quan đơn vị được tiến hành
trôi chảy.
Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay thì chức năng xử lý thông tin
của VP càng được chú trọng. Các thông tin phải được nhanh chóng thu nhận, sáng
lọc, xử lý và chuyển tới các bộ phận liên quan để đáp ứng yêu cầu của sự cạnh tranh.
Muốn như vậy các VP cần tổ chức mạng lưới thông tin theo dạng ma trận có sự đan
xen và bổ sung cho nhau bằng hệ thống vi tính mạng. các thông tin phản hồi cũng
nhanh chóng đưa về các trung tâm xử lý dữ liệu để tránh sự chậm chễ, sai lệnh.
Ngoài ra các cán bộ của văn phòng cũng phải hiễu rõ công việc của mình trong cả
quá trình xử lý thông tin, có sự phối hợp với các cá nhân khác để đạt hiệu quả cao
nhất.
+ Chức năng tham mưu, tổng hợp
- Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của một cơ quan, đơn
vị là yếu tố chủ quan của người lãnh đạo. sự thành bại của cơ quan phụ thuộc vào
mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý do đó người quản trị cần những ý kiến
tham mưu, trợ giúp. VP phải nghiên cứu, tập hợp, chọn lọc, đề xuất những kết luận
chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết
kịp thời và đúng đắn.
- Các kết quả tham vấn phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra
và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng làm VP thu thập được,
phân tích quản lý và sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo. Trong quá trình thu thập,

4. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
quản lý sử dụng thông tin, văn phòng tổng hợp thông tin theo những nguyên tắc,
trình tự nhất định để có hiệu quả cho các cấp lãnh đạo.
+ Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh
đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế
hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch
đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến
đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
+ Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản
lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức
năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu
trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. chi
phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phươngchâm hoạt động của công tác văn
phòng.
Tóm lại, việc xác định rõ chức năng của văn phòng là hết sức cần thiết. Các
chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau và đều nhằm đáp ứng yêu
cầu của lãnh đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan và nhằm khẳng định sự cần thiết
khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.

5. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên văn phòng của cơ quan đó có
thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Song nhìn chung trên cơ sở các
chức năng chung thì văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ và báo cáo
thực hiện chương trình công tác dài hạn, một nãm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan
và của văn phòng.
- Thu thập thông tin xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu lãnh
đạo, quản lý, điều hành của thử trưởng cơ quan.
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các
đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn
bản, tờ trình đó;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong tác thư từ,
tiếp khách giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan,tổ chức mình với cơ quan, tổ chức
khác;
- Lập kế hoạch tài chính dự toán kính phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối
hạn chế kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng,
nghiệp vụ;
- Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở
vật chất – kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, đảm bảo yêu cầu hậu cần cho
hoạt động và công tác của cơ quan.

6. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an toàn
cơ quan tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khách tiết, thực hiện công tác lễ tân,
tiếp khách một cách khoa học và văn minh.
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên trong
văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng chỉ dẫn và
hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên
môn khi cần thiết.
1.2. Những vấn đề chung về công tác văn thư và văn bản quản lý nhà nước
1.2.1. Khái niệm về công tác văn thư
Văn thư vốn là từ gốc hán dùng để chỉ tên gọi chung các loại văn bản giấy tờ.
“văn” có nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Dùng chỉ tên gọi chung của các
loại văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…)
và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ
cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được dùng khá phổ biến
dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời trung cổ,
đặc biệt dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước.
Ngày nay văn bản đã được các cơ quan đảng, nhà nước, các tổ chức kinh tế,
chính trị - xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo,
chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối
với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản… những
công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen
thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức. vậy có thể định nghĩa công tác
văn thư sau:

7. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đảng, các cơ quan
nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân
dân.
Theo khái niệm này thì đối tượng của công tác văn thư là văn bản giấy tờ và
tất cả những công việc gì liên quan đến văn bản đều thuộc phạm vi công tác văn thư.
1.2.1.1. Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Nói đến công tác văn thư là
nói đến những công việc liên quan đến văn bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban
hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm
bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. nếu thiếu một trong
những nội dung trên thì công tác văn thư chưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ
làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của cơ quan.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. trong văn phòng công tác văn thư
không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một
mắc xích trong hoạt động quản lý các cơ quan, đơn vị. như vậy công tác văn thư gắn
liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý, có
ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.
1.2.1.2. Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng.

8. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. thông tin phục vụ
quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau trong đó nguồn thông tin chủ yếu
nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. do đó bất kỳ công việc gì liên quan
đến văn bản giấy tờ đều phải đảm bảo tuyệt đối chính xác, nếu không đảm bảo chính
xác thì sẽ gây ra hậu quả.
Tổ chức tốt công tác văn thư sẽ góp giải quyết công việc của cơ quan một cách
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ
gìn bí mật của đảng và nhà nước. đồng thời giữ gìn được bí mật; hạn chế được bệnh
quan liêu giấy tờ , giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của nhà nước
để làm những việc trái pháp luật.
Tổ chức tốt công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt
động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác
trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy
đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan khi cần thiết
các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát
thực và hiệu quả.
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao
nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải
tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh văn bản giữ
lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu,
đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp
vụ của mình.

9. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
1.2.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ cho nên công
tác văn thư cần phải thực hiện đúng quy định của nhà nước, để tổ chức tốt công tác
văn thư cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
- Đảm bảo nhanh chóng kịp thời: đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với công
tác văn thư, vì công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản
lý nhanh chóng, kịp thời tất cả các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đều phải
giải quyết nhanh chóng. Nếu giải quyết chậm chễ sẽ gây ra ách tắc công việc làm
giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra hậu quả
nghiêm trọng.
- Đảm bảo chính xác: là một yêu cầu không thể thiếu được trong công tác văn
thư, bởi vì vản bản là phương tiện thông tin chính xác. Thực hiện yêu cầu này cần
phải thể hiện sự chính xác về nội dung văn bản phải được tuyệt đối chính xác về mặt
pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, số liệu phải
đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng cũng như chính xác về thể thức và tiêu chuẩn nhà
nước ban hành các khâu nghiệp vụ như trình bày văn bản, chuyển giao văn bản, đăng
ký văn bản và thực hiện đúng các chế độ quy định của nhà nước về công tác văn thư.
- Đảm bảo giữ gìn bí mật: văn bản tài liệu hình thành ra trong các cơ quan,
đơn vị, tổ chức đều chứa đựng những thông tin bí mật. tuy có nhiều mức độ khác
nhau có loại thuộc bí mật quốc gia, có loại thuộc bí mật của một ngành, một địa
phương, có loại thuộc bí mật của một cơ quan. Do đó cần phải giữ gìn bí mật. tất cả
những người liên quan đến văn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bí

10. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
mật và phải thực hiện đúng quy định về pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của hội
đồng nhà nước.
- Hiện đại hóa công tác văn thư: việc thực hiện những nội dung cụ thể của
công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng
hiện đại. Vì vậy nếu yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong
những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan
nói riêng và có năng suất, chất lượng cao.
Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách,
nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung
của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng
bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh
sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư.
1.2.1.4. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, do vậy nội
dung của cong tác văn thư gồm các công việc là: soạn thảo văn bản, quản lý và giải
quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. việc thực hiện các công việc của công
tác văn thư được thực hiện theo một quy trình nghiệp vụ nhất định. Công tác văn thư
bao gồm 4 nội dung sau:
Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản
- Soạn thảo văn bản
- Trình duyết và kí văn bản
- Ban hành văn bản

11. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản, nội dung công việc này bao
gồm:
- Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến
- Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đi
- Tổ chức quản lí văn bản mật
Thứ ba: Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
Thứ tư: Tổ chức sử dụng con dấu
1.2.2. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính
1.2.2.1. Khái niệm văn bản
Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà
nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế ... dùng để ghi chép và tuyền
đạt thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. VB là đối
tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tùy theo góc độ nghiên cứu mà các
ngành đó có những định nghĩa khác nhau.
Dưới góc độ ngôn ngữ học văn bản được định nghĩa như sau “ Văn bản là sản
phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức,
trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó” Theo Lê A và
Đinh Thanh Huệ (giáo trình tiếng việt thực hành, NXB. Giáo dục Hà Nội, 1977,
Tr.139).
Theo Nguyễn Quanh Ninh và Hồng Dân “ Văn bản làm một thể hoàn chỉnh
về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng

12. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
tồn tại điển hành của VB là dạng viết”. (giáo trình tiếng việt thực hành, NXB. Giáo
dục Hà Nội, 1996, Tr.15).
Dưới góc độ văn bản học văn bản được hiểu theo nghĩa rộng: “văn bản là vật
mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định”
Dưới góc độ hành chính học văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp “văn bản dùng
để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức”.
Tóm lại,tại điều 1 của điều lệ quy định chế độ chung về công tác công văn,
giấy tờ ở các cơ quan ban hành kèm theo Nghị định số 527-TTg ngày 02/11/1957
của Thủ Tướng Chính Phủ quy định “ Các công văn, giấy tờ gọi chung là văn bản;
chúng hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc
lập về giao tiếp và tồn tại dưới dạng chữ viết”. (trích Những văn kiện chủ yếu của
Đảng và nhà nước về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ, Cục lưu trữ
xuất bản, Hà Nội, 1982, tr.23)
Ngày nay thuật ngữ này được sử dụng thường xuyên và phổ biến trong cán
bộ, viên chức của các cơ quan, tổ chức. Như soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý
và giải quyết văn bản...
1.2.2.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan, tổ chức nhà nước ban hành trong
đó có chứa đựng những nội dung thông tin quản lý nhà nước, được trình bày theo
thể thức và được ban hành theo thủ tục, trình tự do nhà nước quy định.
Như vậy có thể hiểu văn bản quản lý nhà nước là công cụ dùng để phục vụ
cho hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan, dùng để ghi chép, truyền đạt các

13. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể
thức, thủ tục và thẩm quyền luật định
1.2.2.3. Khái niệm văn bản hành chính
Văn bản hành chính là văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành để quản lý, điều
hành, giải quyết chức năng, nhiệm vụ thuộc trách nhiệm do luật pháp quy định
1.2.3. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chức năng
riêng được ban hành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể của hoạt động quản lý; đồng
thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Trong hoạt động của các cơ quan
nhà nước hàng năm nếu là cơ quan nhỏ có tới hàng trăm văn bản được hình thành;
nếu là cơ quan lớn thì số lượng văn bản hình thành lên đến hàng nghìn với thể loại
đa dạng và nội dung phong phú. Theo điều 4 của nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư ta có phân loại hệ thống văn bản
quản lý nhà nước sau:
1.2.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc
phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong
luật này hoặc trong luật ban hành VBQPPL của HĐND, UBND, trong đó có quy tắc
xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung được nhà nước bảođảm thực hiện để điều
chỉnh các quan hệ xã hội. (trích Điều 1, Luật Ban hành VBQPPL, Hà Nội, 2008,
tr.01)

14. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
1.2.3.2. Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản mang tính thông tin, điều
hành nhằm thực thi các VBQPPL hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản
ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc... trong các cơ quan, tổ chức
Đây là một hệ thống VB rất phức tạp và đa dạng bao gồm 02 loại:
- Văn bản không có tên loại: công văn
- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, tờ trình, đề án, chương trình.. các
loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép...) các loại phiếu (phiếu gửi,
phiếu báo, phiếu trình...)
1.2.3.3. Văn bản chuyên môn – kỹ thuật
Văn bản chuyên môn – kỹ thuật là loại văn bản do 01 cơ quan quản lý nhà
nước trong 01 lĩnh vực nhất định được nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản
lý một lĩnh vực điều hành của bộ máy nhà nước. Loại VB này mang tính chất đặc
thù và thuộc thẩm quyền ban hành riêng của từng cơ quan, nhà nước theo quy định
của pháp luật.Như ngân hàng, xây dựng, y tế...
1.2.3.4. Văn bản cá biệt (văn bản hành chính cá biệt)
Văn bản cá biệt là VB mang tính áp dụng quy phạm pháp luật do cơ quan nhà
nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định để đưa ra các quy tắc
sử xự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ.
Văn bản cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm,
miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật…

15. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
1.2.4. Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước
Xét trên phạm vị toàn thế giới, văn bản nói chung, văn bản QLNN nói riêng
được loài người tạo ra từ thời cổ đạivà có một vai trò rất quan trọng trong đời sống
của xã hội loài người xưa cũng như nay. qua đó ta có những chức năng sau:
1.2.4.1. Chức năng thông tin
Là chức năng bao quát nhất của VB nói chung, VB QLNN nói riêng. VB được
con người tạo ra trước hết nhằm ghi chép thông tin và truyền đạt thông tin. Đó là
thông tin về các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống xã hội và tự nhiên, thông
tin về luật pháp, quy định, quyết định quản lý của bộ máy nhà nước…
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, khối lượng thông tin cần
truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, từ cơ quan này sang
cơ quan khác, từ hệ thống này sang hệ thống khác rất lớn. để thõa mãn nhu cầu này,
các cơ quan đã áp dụng nhiều hình thức ghi chép (như: băng từ, phim ảnh, vi deo…)
và truyền tải thông tin (điện thoại, Internet…). Tuy nhiên hình thức thông tin bằng
văn bản vẫn là hình thức có vị trí quan trọng hàng đầu đối với hoạt động quản lý.
Có thể khẳng định thông tin bằng VB là hình thức thông tin chủ yếu được các
cơ quan nhà nước sử dụng để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của mình.
1.2.4.2. Chức năng pháp lý
Là chức năng mang tính riêng biệt của VBQLNN, được thể hiện ở mặt sau
đây:
Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt các QPPL,
xác lập quan hệ luật pháp giữa các cơ quan.

16. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
Công tác quản lý nhà nước phải dựa trên cơ sở luật pháp thành văn. Đó chính
là hiến pháp, các đạo luật, bộ luật… mà nhà nước đã sử dụng để đề ra các QPPL
thuộc các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội.
VBQPPL là công cụ mà NN sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội. bằng
hệ thống các QPPL được văn bản hóa, sẽ tạo thuận lợi chó việc truyền đạt và thực
thi pháp luật trong các cơ quan NN và toàn xã hội được đầy đủ, đúng đắn, nghiệm
chỉnh và thống nhất; đồng thời tạo dựng được một hành lang pháp lý cần thiết bảo
đảm cho hoạt động QLNN đạt hiệu quả cao.
VBQLNN của một cơ quan là tiếng nói chính thức của cơ quan đối với tư cách
là một pháp nhân mà chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định bằng văn bản
của cơ qua nhà nước có thẩm quyền thông qua chữ ký của người có thẩm quyền và
dấu đóng trên văn bản. đó là những bằng chứng bảo đảm cho VB ban hành có giá trị
pháp lý. Trong trường hợp cần thiết có thể dùng làm bằng chứng để truy cứu trách
nhiệm.
1.2.4.3. Chức năng quản lý
Nhìn từ góc độ quản lý, VBQLNN là phương tiện để nhà nước nói chung,
mỗi cơ quan nói riêng sử dụng để thực hiện chức năng quản lý theo chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn được giao. Trong công tác quản lý, VB được dùng vào nhiều mục
đích: truyền đạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện
các quyết định đó, phản ánh tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao đổi với các cơ quan
hoặc với cán bộ và công dân về những vấn đề có liên quan…mặt khác các quyết
định quản lý được VB hóa cũng sẽ là căn cứ không thể thiếu để chủ thể ban hành

17. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
tiến hành theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và xử lý những trường hợp không
chấp hành nghiêm chỉnh.
1.3. Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước
Văn bản là cầu nối giữa đảng, nhà nước với quần chúng nhân dân, giữa cơ
quan cấp trên với cấp dưới, giữa trung ương với địa phương và giữa các cơ quan
ngang cấp, cơ quan không cùng hệ thống với nhau. Có thể nói chủ trương, đường lối
đổi nội và đối ngoại của Đảng được thể chế hóa đầy đủ, đúng đắn và kịp thời hay
không, quyết định quản lý của các cơ quan phải chăng được ban hành chính xác,
hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước cũng như của từng cơ quan đạt yêu cầu
cao hay thấp, phụ thuộc rất lớn vào việc đảm bảo các yêu cầu khi khi ban hành văn
bản quản lý nhà nước sau:
1.3.1. Yêu cầu về nội dung
Văn bản quản lí nhà nước nói chung thể hiện ý chí của giai cấp cẩm quyền và
mang tính quyền lực đơn phương. Có nghĩa là các chủ trương, chính sách, luật
pháp… do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành xuất pháp từ lợi ích của
giai cấp công nhân – giai cấp lãnh đạo cách mạng Việt Nam và lợi ích của toàn thể
dân tộc. cho nên yêu cầu chung về bố cục nội dung văn bản là phải bảo đảm chặc
chẽ, logic, thể hiện một cách rõ ràng nội dung VB, làm nổi bật được những vấn đề
chủ yếu mà văn bản đề cập, giúp người đọc nắm hiểu VB được dễ dàng.
1.3.2. Yêu cầu về thể thức văn bản
Văn bản quản lí nhà nước có thể thức thống nhất do các cơ quan nhà nước có
thẩm quyền quy định. Để cho VBQLNN có hiệu lực thi hành và bảo đảm tính kỷ
cương trong việc ban hành, mọi VBQLNN đều phải tuân thủ theo một thể thức thống

18. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
nhất. theo quy định hiện hành, VBQLNN phải thể hiện đầy đủ và đúng đắn các yếu
tố thông tin sau: Quốc hiệu, cơ quan chủ quản và ban hành văn bản; số ký hiệu VB;
địa danh ngày tháng năm VB; tên loại và trích yếu nội dung VB; nội dung văn bản;
chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan ban hành; nơi nhận VB.
1.3.3. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ
Văn bản quản lí nhà nước Được ban hành dưới danh nghĩa cơ quan hoặc người
đứng đầu cơ quan, đó là tiếng nói chính thức của một cơ quan nhà nước – cơ quan
công quyền, chứ không mang tính chất cá nhân như những loại văn bản khác.
1.3.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
Văn bản quản lí nhà nướcđược trình bày theo thể loại văn xuôi. là công cụ
được dùng để truyền đạt chủ trương, chính sách, luật pháp và các thông tin cần thiết
của đảng, nhà nước ... do vậy ngôn ngữ dùng để viết loại VB này được gọi là ngôn
ngữ hành chính (hoặc hành chính – công vụ) thuộc ngôn ngữ viết được thể hiện theo
những chuẩn mực của văn viết (quan hệ giữa nói và nghe tạo thành ngôn ngữ nói,
quan hệ giữa nói và đọc tạo thành ngôn ngữ viết).
Ngôn ngữ văn bản hành chính gồm các đặc điểm: chính xác, mạch lạc; khách
quan, nghiêm túc; tính khuôn mẫu; trang trọng; lễ độ, lịch sự.
1.4. Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo, ban hành văn bản và quản lý văn
bản
1.4.1. Những quy định của nhà nước và Bộ quốc phòng về công tác soạn
thảo và ban hành văn bản
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư;

19. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của chính phủ về sửa đổi bổ
sung một số điều của nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư;
- Quyết định số 206/2005/QĐ-BQP ngày 20/12/2005 của Bộ trưởng Bộ quốc
phòng quy định ban hành và quản lý văn bản hành chính;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 Của Bộ quốc phòng hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong
quân đội;
- Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 của công ty CPXL Thành An
96 ban hành,
1.4.2. Những quy định của Nhà nước và Bộ quốc phòng về công tác tổ chức
quản lý văn bản
- Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nước cộng
hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư;
- Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 cuả Chính phủ v/v sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004;
-Quyết định số: 206/ 2005/ QĐ-BQP ngày 20 tháng 12 năm 2005 của bộ quốc
phòng về việc ban hành quy định ban hành và quản lý văn bản hành chính;
- Thông tư số: 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ quốc phòng ban hành
quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong quân đội;

20. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM
- Thông tư số: 217/2013/TT-BQP ngày 16/12/2013 của Bộ Quốc Phòng quy
định về việc ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên mạng truyền số
liệu của Bộ Quốc Phòng;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 của công ty CPXL Thành An
96 ban hành,

21. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM :
0934.573.149
TẢI FLIE TÀI LIỆU – LUANVANTOT.COM