SlideShare a Scribd company logo
1 of 15
1
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
KHOA LƯU TRỮ HỌC
VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
CỘNGHÒAXÃHỘICHỦNGHĨAVIỆTNAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày… tháng… năm …
ĐỀ CƯƠNG
KIẾN TẬP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Chương 1
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠ QUAN…
(Tối đa 03 trang)
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
 Chức năng của công ty
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng INTRACOM là đơn vị đầu tư
xây dựng, kinh doanh bất động sản……...
Công ty tổ chức và hoạt động với nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu là
Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty. Các
phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất
từ trên xuống dưới.
Công ty CP Intracom hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là: dự án
khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán-Trung Văn, dự án khu văn
phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, dự án
nhà ở xã hội-Phú Diễn, dự án thuỷ điện Nậm Pung, dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, dự
án thuỷ điện Tà Lơi 2, dự án thủy điện Cẩm Thủy, dự án Tổ hợp Y tế Phương
Đông.
 Nhiệm vụ, quyền hạn
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa
bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…
theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty CP Intracom ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để
góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
2
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công to
lớn.
 Nhiệm vụ của văn phòng công ty CP Intracom
Nhiệm vụ của Văn phòng công ty CP Intracom
Nhiệm vụ làm công tác tổ chức, cán bộ
Nhiệm vụ công tác lao động tiền lương
Công tác quản trị hành chính
Công tác trợ lý- Thư ký giúp việc cho Hội đồng quản trị- GĐ
Nhiệm vụ truyền thông
Nhiệm vụ đoàn thể
3
1.2 Cơ cấu tổ chức của cơ quan (viết tóm tắt và vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy của
cơ quan)
Chương 2
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN …
(Tối đa 30 trang)
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty CP
Intracom
 Chức năng của văn phòng công ty CP Intracom
Thứ nhất: Tham mưu, đề xuất cho Ban lãnh đạo công ty về tổ chức bộ
máy hoạt động và công tác tổ chức cán bộ của công ty. Thực hiện các chế độ
chính sách cho người lao động về tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật,
công tác truyền thông, báo chí, hành chính, văn thư-lưu trữ, lễ tân khánh tiết.
Thứ hai: Là cầu nối từ Ban Giám đốc với bộ phận, cá nhân và ngược lại.
Thứ ba: Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc
thực hiện công việc, thu thập và phản hồi thông tin một cách chính xác, kịp thời.
Thứ tư: Văn phòng có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị
phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Thứ năm: Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng, duy trì phát triển môi trường
làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp.
4
Thứ sáu: Thu thập và tổng hợp thông tin cho lãnh đạo.
Thứ bảy: Văn phòng có chức năng đảm bảo công tác hậu cần.
 1. Nhiệm vụ
 1.1. Đón tiếp khách
 - Đón tiếp khách, hỏi khách đến liên hệ với CBNV/bộ phận nào, đã có hẹn
trước chưa và bố trí phòng đón khách.
 - Liên hệ với CBNV/bộ phận để tiếp khách.
 - Chuẩn bị nước uống cho khách và người tiếp khách.
 - Trong trường hợp CBNV/bộ phận cần gặp không có tại văn phòng thì liên
hệ với người cần gặp thông báo lại nội dung để bố trí lịch hẹn khác.
 - Tiễn khách
 1.2. Chuẩn bị các cuộc họp
 - Kiểm tra lịch tuần của Ban giám đốc và các phòng ban, chủ động bố trí
phòng họp.
 - Chuẩn bị phòng họp, hoàn thành trước thời gian họp 30 phút bao gồm: bàn
ghế, nước uống, máy chiếu, phối hợp với các bộ phận để chuẩn bị tài liệu
họp (nếu có).
 - Phục vụ nước uống trong quá trình họp.
 - Kết thúc cuộc họp thu dọn phòng họp, tắt các thiết bị điện, máy chiếu.
 1.3. Giải quyết các thủ tục hành chính cho CBNV
 * Nhận và chuyển phát văn bản:
 - Nhận văn bản từ các đơn vị gửi đến qua đường bưu điện hoặc gửi trực tiếp.
 + Kiểm tra phong bì văn bản (kiểm tra tình trạng phong bì, nơi gửi, nơi
nhận).
 + Nếu phong bì còn nguyên vẹn và đúng nơi nhận thì ký nhận văn bản.
 + Phân loại nơi nhận: nếu nơi nhận ghi Công ty thì chuyển cán bộ văn thư xử
lý theo quy định, nếu nơi nhận ghi đích danh tên người nhận thì chuyển trực
tiếp cho người nhận.
 - Chuyển văn bản
 + Nhận văn bản từ các phòng ban khi được yêu cầu gửi văn bản
 + Ghi các nội dung cần thiết lên Bill thư để phục vụ cho việc kiểm tra quá
trình chuyển thư và đối chiếu công nợ.
 + Liên hệ đơn vị chuyển phát nhanh chuyển văn bản.
 + Kiểm tra kết quả chuyển văn bản.
 + Cuối mỗi quý kết hợp với đơn vị chuyển phát nhanh đối chiếu công nợ.
 + Làm thủ tục thanh toán với phòng Tài chính Kế toán.
 * Tập hợp phiếu đi công tác hàng ngày của CBNV
5
 - Nhận và kiểm tra nội dung Phiếu đi công tác của CBNV.
 - Hàng tuần tập hợp Phiếu đi công tác chuyển bộ phận giám sát để chấm
công CBNV.
 Cơ cấu của tổ chức Văn phòng
1 Kỹ năng giao tiếp của nhân viên văn phòng Công Ty CP đầu tư xây
dựng hạ tầng INTRACOM
Kỹ năng giao tiếp bao gồm nhiều loại :
Lắng nghe
Giao nói
Viết
Đọc
2 Các quy định liên quan về kỹ năng giao tiếp tối với cán bộ , nhân viên
của công ty
a, nghi thức xã giao nới công sở
+các công cụ giao tiếp phi ngôn ngữ trong văn hóa giao tiếp
+bắt tay : là một nghi thức lễ tân, xã giao, một nét văn góa trong gt
Khi bắt tay cần biểu thị tình cảm đúng mức nam giới với nhau nên nắm
cả bàn tay siết chặt rồi giữ ít lâu
Thằng người chỉ tay phải ra
Bắt bằng tay phải, không nên bắt bằng tay trái vì thế là vô lễ
Chủ nhà chủ động giơ tay trước để bắt tay từng với khách
Điệu bộ chững chạc , khoan thai
Đi đứng thằng người ngay ngắn đàng hoàng
Không liếc ngang liếc dọc, nhảy lò cò ...
Không thọc tay vào túi quần
Không ngồi rung đùi nhổ râu khi tiếp khách
Nên nhường người già phụ nữ khi xuống cầu thang
Nên người người lớn tuổi hơn có địa vị chức vụ xuống trước
b, nghi thức lời nói nơi công sở
Lời nói phải chính xác , tránh nhảm , không có thực
Lời nói nơi công sở cần đảm bảo tính trang trọng vì nó đại diên cho công
ty trong giao tiếp giữa nhân viên và lãnh đạo giữ đồng nghiệp với nhau hoặc
6
khách hàng nhân viên phải có thưa gửi đàng hoàng với thái độ lễ phép có chủ
ngữ rõ ràng nhưng câu nói xã giao : dạ, thưa , vâng , cảm ơn , xin lỗi....
Không ngắt lời khi người đối diện đang nói
Không nói vọng từ phòng này sang phòng khác
Nhân viên mới về phòng ban nào thì lãnh đạo nên đưa đi giới thiệu cho
các phòng khác làm lễ đón chào nhân viên mới
c, Nghi thức giao tiếp chào hỏi nơi công sở
Tất cả các CBNV khi đến làm tại văn phòng gặp nhau đều phải chào hỏi
lẫn nhau theo nguyên tắc :
Người có địa vị / chức vụ thấp hơn chào người có địa vị / chức vụ cao
hơn
Người ít tuổi chào người nhiều tuổi hơn trước
Đồng nghiệp cùng chào hỏi lẫn nhau
Tất cả nhân viên khi gặp lãnh đạo công ty phải đứng lại cúi đầu chào với
thái độ lễ phép áp dụng cho tất cả các lần gặp trong ngày làm việc
Đối với khách khi đến giao dijhc
Chào hỏi với thái độ cởi mở hiếu khách đúng mức tôn trọng nhiệt tình
hướng dẫn
Đối với khách nhiều tuổi cần phải có thái dộ lễ phép đúng mực
Không được phép để khách phải đợi quá lâu
TRONG NỘI DUNG QUY TẮC 10 ĐIỂM TRONG VĂN HÓA GIAO
TIẾP CŨNG CÓ MỘT SỐ QUY TẮC LIÊN QUAN ĐẾN KỸ NĂNG GIAO
TIẾP CỦA NHÂN VIÊN NHƯ :
-Ân Cần
-Chuyên Chú
-Đĩnh đạc
-Đồng cảm
-Rõ ràng
-Nhất quán
-Kiêm nhường
-Tránh nói lạc hoặc nói quá nhỏ
Phụ nữ thường hay cắt móng chân móng tay, kẻ lông mày
7
Luôn cần sự quan tâm đối tượng giao tiếp
2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn
phòng
2.2 Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Theo thống kê tại sổ đăng ký văn bản và phần mềm quản lý văn bản, năm
2014 CTCP Intracom đã soạn thảo và ban hành được 6905
văn bản đi, các văn
bản do doanh nghiệp ban hành gồm các văn bản hành chính cá biệt và văn bản
hành chính thông thường như: Quyết định, công văn, báo cáo, tờ trình, thông
báo, kế hoạch....
2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thực tế, khi chưa áp dụng ISO, công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở
Intracom gặp nhiều vấn đề bất cập như: chất lượng soạn thảo văn bản được ban
hành chưa cao, thể thức văn bản chưa thống nhất giữa các CBCNV soạn thảo,
mất nhiều thời gian trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Trước những
lỗi sai thường gặp trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản. Ban lãnh đạo
doanh nghiệp quyết định áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn
thảo và ban hành văn bản, để thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản
đạt kết quả tốt khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Ban lãnh doanh nghiệp đã
mời chuyên gia tư vấn làm việc với CBCNV để hoàn thiện khâu viết và xây
dựng được quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đưa vào áp dụng từ cuối
năm 2010 cho đến nay.
2.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản khi được ban hành và đưa vào áp dụng
công việc này được thực hiện dễ dàng và hiệu quả hơn. Theo con số thống kê từ
phiếu khảo sát có 80%8
CBCNV Cho rằng việc áp dụng quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản giúp cho CBCNV dễ dàng, hiệu quả và nhanh chóng hơn, tránh được
những sai sót về mặt thể thức văn bản, vì kèm theo quy trình này là hệ thống các
văn bản được mẫu hóa về mặt thể thức như: Quyết định, công văn, giấy mời...việc
mẫu hóa các văn bản sẽ giúp cho CBCNV đễ dàng soạn thảo văn bản hơn, vì các
8
văn bản được mẫu hóa đã được trình bày theo đúng khuôn mẫu chung mà doanh
nghiệp đã xây dựng, tránh được tình trạng mỗi CBCVN soạn thảo văn bản một kiểu
khác nhau từ đó hạn chế được lỗi sai về mặt thể thức và còn còn rút ngắn thời gian
soạn thảo do các văn bản được mẫu hóa.
Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đã góp phần cải thiện và nâng cao ý thức trách
nhiệm của CBCNV trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, các CBCNV dễ dàng
nhận thấy được trách nhiệm của mình trong quy trình soạn thảo văn bản.
Tuy nhiên, trong thực tế giải quyết công việc còn có những trường hợp một số
CBCNV trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản còn làm tắt một số bước,
đặc biệt là bước dự thảo văn bản, điều này dẫn đến công tác soạn thảo và ban hành
văn bản tồn đọng nhiều hạn chế.
2.3 Tìm hiểu về quản lý văn bản đi
2.4 Tìm hiểu về quản lý và giải quyết văn bản đến
Hàng năm doanh nghiệp tiếp nhận rất nhiều văn bản giấy tờ, công văn đến
để phục vụ cho hoạt động của công ty, các văn bản đến được gửi từ các cơ quan
khác nhau, cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp trong nước, và doanh nghiệp
ngoài nước.
Theo con số thông kê thu thập được năm 2015 Intracom tiếp nhận 500 9
văn
bản trong đó chủ yếu là công văn trao đổi, như vậy con số tiếp nhận văn bản
hàng năm không hề nhỏ. Trước đây công tác quản lý văn bản đến của doanh gặp
rất nhiều khó khăn, hầu hết các văn bản được gửi đến doanh nghiệp đều được
thực hiện theo thói quen làm việc mà không có quy trình cụ thể để áp dụng, các
văn bản gửi đến Intracom không được xử lý kịp thời làm ảnh hưởng không nhỏ
đến hoạt động doanh nghiệp,
Trước tình trạng đó lãnh đạo doanh nghiệp Intracom đã quyết định áp
dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý văn bản đến từ cuối năm
2010. Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động quản lý văn bản
đến bước đầu đã khắc phục được những hạn chế trước kia trong việc quản lý văn
bản đến và xây dựng được một quy trình hoàn chỉnh cho hoạt động quản lý văn
bản đến của doanh nghiệp.
Quy trình quản lý văn bản đến10
9
Người chịu trách Lưu đồ Mô tả và biểu mẫu
nhiệm
- Văn thư Tiếp nhận văn bản - Sổ theo dõi văn bản đến
BM-HC-01-0111
- Văn thư Phân loại - Phiếu xử lý văn bản
BM- HC-01-02
- Trưởng phòng Đề xuất ý kiến - Phiếu xử lý văn bản
HCTH BM- HC-01-02
- GĐ Phê duyệt - Quản lý, xử lý văn bản
BM-HC-01-0212
- Văn thư Phối hợp đơn vị có liên quan - Sổ giao nhận văn bản
BM-HC-01-03
- Phòng liên quan Thực hiện giải quyết - Phiếu xử lý văn bản
BM- HC-01-02
- Phòng TCHC Đôn đốc báo cáo - Theo dõi và xử lý văn
bản đến BM-HC-01-04
- Các phòng Báo cáo kết quả thực hiện cho - BM-HC-01-04
chuyên môn. Giám đốc
 Báo cáo Phòng
TCHC để tổng hợp
Hiện nay quản lý văn bản đến của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng quy
trình gồm 8 bước. Việc thực hiện quản lý văn bản đến theo quy trình này giúp cho
công tác quản lý văn bản đến được chặt chẽ hơn, làm giảm tình trạng xử lý văn bản
đến không kịp thời, quy trình cũng phân công rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân, bộ
phận trong vai trò quản lý văn vản đến của doanh nghiệp từ đó nâng cao tinh thần
trách nhiệm của CBCNV.
10
Áp dụng ISO trong hoạt động quản lý văn bản đến đã giúp cho toàn thể
CBCNV đặc biệt CBCNV làm công tác văn thư nắm bắt được quy trình, cách thức
thực hiện đối với hoạt động này. Để xử lý công việc được kịp thời và hiệu quả.
Bên cạnh đó việc áp dụng ISO trong việc quản lý văn bản đến còn giúp
cho công tác lập hồ sơ đưa vào lưu trữ cơ quan được thực hiện tốt hơn, hạn chế
được tình trạng mất hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Tuy nhiên, hoạt động quản lý văn bản đến hiện nay của doanh nghiệp còn gặp
phải những bất cập sau:
Một số CBCNV không thực hiện quản lý văn bản theo đúng quy trình đã
được quy định, bỏ qua các bước đặc biệt là bước phối hợp các đơn vị có liên
quan, văn bản đến sau khi được phân loại bóc bì thì trình lên luôn lãnh đạo đề
xuất ý kiến rồi gửi về các đơn vị phòng ban, dẫn đến một tình trạng hiên nay của
doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết khối lượng công việc rất
lớn. Trong khi đó có những văn bản thẩm quyền giải quyết chỉ cần đến trưởng
các đơn vị phòng ban trong doanh nghiệp.
Tiến độ giải quyết công việc được quản lý sát sao
Như vậy, trong những năm qua khi triển khai áp dụng ISO trong công tác quản
lý văn bản đến đã đem lại những chuyển biến tích cực, chất lượng quản lý văn
bản đến được nâng cao, xong trong thời gian tới để công tác này được thực hiện
tốt hơn, giảm thiểu những vấn đề còn tồn đọng bản thân bộ phận văn phòng cần
phải đi đầu trong việc phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra công tác quản lý văn bản
một cách chặt chẽ hơn nữa điều này sẽ làm nâng cao chất lượng quản lý văn bản
đến của doanh nghiệp trong thời gian tới.
2.5 Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu
1.Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy
định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định
này.
2.Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng
dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy
định sau
a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người
có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người
11
có thẩm quyền;
d) Không được đóng dấu khống chỉ.
4. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của
đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ
chức;
b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn
được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
2.6 Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức
2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
2.6.3. Phương pháp lập hồ sơ
2.6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.7 Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp
2.7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan
2.7.2. Nhận xét, đánh giá chung
2.8 Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công
tác văn phòng
2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng
Máy vi tính , laptop
Máy photocopy, máy scan
Máy in
Máy fax
Máy chấm công
Điện thoại bàn
Trang thiết bị Mạng
Máy đếm tiền
2.8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng
2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng
Exel
12
Word
Zalo
Chrome
Cốc Cốc
Unikey
Messenger
Adobe Reader
Facebook
Chương 3
NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ
(Tối đa 05 trang)
3.1. Đánh giá chung
3.1.1 Ưu điểm (nhận xét từ 2.1 đến 2.8)
3.1.2 Hạn chế (nhận xét từ 2.1 đến 2.8)
3.3.3 Nguyên nhân của hạn chế
3.2. Đề xuất, kiến nghị (giải pháp)
PHẦN PHỤ LỤC
Những văn bản, bảng biểu, sơ đồ để chứng minh, minh hoạ cho những phần
ở trên. VD: Phụ lục 1 (Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan); Phụ lục 2 (…)
Ghi chú: báo cáo dùng phông chữ Unicode, chữ times new roman
1). Căn cứ vào đề cương, viết báo cáo thực tập theo những nội dung trên với
số lượng tối đa 50 trang (không kể phần phụ lục).
2). Báo cáo phải đính kèm Thực tập (có xác nhận của cơ quan).
Mẫu bìa: Bìa mềm, màu xanh
3). Ngoài báo cáo bằng văn bản, học viên phải nộp Báo cáo thực tập ở dạng
dữ liệu (đặt tên file theo tên và lớp VD: nguyenvannamk19a) và gửi cho Khoa
Quản trị văn phòng và Lưu trữ trước ngày thu báo cáo 3 ngày theo địa chỉ:
khoaquantrivanphong@gmail.com
4). Nghiêm cấm sao chép của nhau, báo cáo giống nhau sẽ bị hủy kết quả.
13
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
14
KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Họ và tên sinh viên
BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ (2020 – 2024)
Tên cơ quan: Công Ty Cổ Phần đầu tư hạ tầng INTRACOM
Địa chỉ : Tầng 21, Tòa nhà Intracom 2, Phường Phúc Diễn, Quận Bắc
Từ Liêm, TP. Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan:Nguyễn Thị Hồng Thắm
Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Mạnh Cường
HÀ NỘI – 2023
15

More Related Content

Similar to Nguyễn Viết Tân.doc

Phân tích tài chính tại công ty cổ phần dịch vụ tư vấn cầu vồng, 9 điểm.docx
Phân tích tài chính tại công ty cổ phần dịch vụ tư vấn cầu vồng, 9 điểm.docxPhân tích tài chính tại công ty cổ phần dịch vụ tư vấn cầu vồng, 9 điểm.docx
Phân tích tài chính tại công ty cổ phần dịch vụ tư vấn cầu vồng, 9 điểm.docx
Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 🥰🥰 Liên hệ ZALO/TELE: 0917.193.864 ❤❤
 

Similar to Nguyễn Viết Tân.doc (20)

Phân tích hiệu quả sử dụng nguồn vốn tại Công ty Chiếu Sáng & TBDT Hưng Đạo.docx
Phân tích hiệu quả sử dụng nguồn vốn tại Công ty Chiếu Sáng & TBDT Hưng Đạo.docxPhân tích hiệu quả sử dụng nguồn vốn tại Công ty Chiếu Sáng & TBDT Hưng Đạo.docx
Phân tích hiệu quả sử dụng nguồn vốn tại Công ty Chiếu Sáng & TBDT Hưng Đạo.docx
 
Cơ Sở Lý Luận Báo Cáo Thực Tập Khoa Quản Trị Đông Á.
Cơ Sở Lý Luận Báo Cáo Thực Tập Khoa Quản Trị Đông Á.Cơ Sở Lý Luận Báo Cáo Thực Tập Khoa Quản Trị Đông Á.
Cơ Sở Lý Luận Báo Cáo Thực Tập Khoa Quản Trị Đông Á.
 
NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ
NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ
NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ
 
Đề tài: Hoàn thiện công tác Văn thư - Lưu trữ tại văn phòng trường ĐHBK Hà Nội
Đề tài: Hoàn thiện công tác Văn thư - Lưu trữ tại văn phòng trường ĐHBK Hà NộiĐề tài: Hoàn thiện công tác Văn thư - Lưu trữ tại văn phòng trường ĐHBK Hà Nội
Đề tài: Hoàn thiện công tác Văn thư - Lưu trữ tại văn phòng trường ĐHBK Hà Nội
 
Nâng Cao Hiệu Quả Hoạt Động Nhập Khẩu Tại Công Ty Tnhh Tự Động.docx
Nâng Cao Hiệu Quả Hoạt Động Nhập Khẩu Tại Công Ty Tnhh Tự Động.docxNâng Cao Hiệu Quả Hoạt Động Nhập Khẩu Tại Công Ty Tnhh Tự Động.docx
Nâng Cao Hiệu Quả Hoạt Động Nhập Khẩu Tại Công Ty Tnhh Tự Động.docx
 
Báo cáo thực tập ngoại ngữ anh văn thương mại trường đại học BÀ rịa vũng tàu hay
Báo cáo thực tập ngoại ngữ anh văn thương mại trường đại học BÀ rịa vũng tàu hayBáo cáo thực tập ngoại ngữ anh văn thương mại trường đại học BÀ rịa vũng tàu hay
Báo cáo thực tập ngoại ngữ anh văn thương mại trường đại học BÀ rịa vũng tàu hay
 
Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty Minh Hòa T...
Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty Minh Hòa T...Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty Minh Hòa T...
Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty Minh Hòa T...
 
Thực trạng của kế toán vốn bằng tiền tại công ty minh hòa thành.docx
Thực trạng của kế toán vốn bằng tiền tại công ty minh hòa thành.docxThực trạng của kế toán vốn bằng tiền tại công ty minh hòa thành.docx
Thực trạng của kế toán vốn bằng tiền tại công ty minh hòa thành.docx
 
BÀI MẪU Báo cáo thực tập ĐỊNH HƯỚNG nghề nghiệp ngành luật tại công ty luật -...
BÀI MẪU Báo cáo thực tập ĐỊNH HƯỚNG nghề nghiệp ngành luật tại công ty luật -...BÀI MẪU Báo cáo thực tập ĐỊNH HƯỚNG nghề nghiệp ngành luật tại công ty luật -...
BÀI MẪU Báo cáo thực tập ĐỊNH HƯỚNG nghề nghiệp ngành luật tại công ty luật -...
 
Phần 1
Phần 1Phần 1
Phần 1
 
Báo Cáo Thực Tập Kế Toán Xác Định Kết Quả Kinh Doanh Tại Công Ty Xây Dựng.doc
Báo Cáo Thực Tập Kế Toán Xác Định Kết Quả Kinh Doanh Tại Công Ty Xây Dựng.docBáo Cáo Thực Tập Kế Toán Xác Định Kết Quả Kinh Doanh Tại Công Ty Xây Dựng.doc
Báo Cáo Thực Tập Kế Toán Xác Định Kết Quả Kinh Doanh Tại Công Ty Xây Dựng.doc
 
Đề tài: Giám định hàng hoá tại công ty giám định kỹ thuật công nghệ
Đề tài: Giám định hàng hoá tại công ty giám định kỹ thuật công nghệĐề tài: Giám định hàng hoá tại công ty giám định kỹ thuật công nghệ
Đề tài: Giám định hàng hoá tại công ty giám định kỹ thuật công nghệ
 
Báo Cáo Thực Tập Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Soạn Thảo Văn, Ban Hành Và Quả...
Báo Cáo Thực Tập Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Soạn Thảo Văn, Ban Hành Và Quả...Báo Cáo Thực Tập Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Soạn Thảo Văn, Ban Hành Và Quả...
Báo Cáo Thực Tập Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Soạn Thảo Văn, Ban Hành Và Quả...
 
Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong công ty in và Thương mại Nhật Sơn.doc
Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong công ty in và Thương mại Nhật Sơn.docNâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong công ty in và Thương mại Nhật Sơn.doc
Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong công ty in và Thương mại Nhật Sơn.doc
 
Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty Minh Hòa Thành, 9 điểm.docx
Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty Minh Hòa Thành, 9 điểm.docxHoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty Minh Hòa Thành, 9 điểm.docx
Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty Minh Hòa Thành, 9 điểm.docx
 
Thủ tục thành lập và đăng ký thành lập doanh nghiệp, lý luận và thực tiễn.doc
Thủ tục thành lập và đăng ký thành lập doanh nghiệp, lý luận và thực tiễn.docThủ tục thành lập và đăng ký thành lập doanh nghiệp, lý luận và thực tiễn.doc
Thủ tục thành lập và đăng ký thành lập doanh nghiệp, lý luận và thực tiễn.doc
 
Phân tích tài chính tại công ty cổ phần dịch vụ tư vấn cầu vồng, 9 điểm.docx
Phân tích tài chính tại công ty cổ phần dịch vụ tư vấn cầu vồng, 9 điểm.docxPhân tích tài chính tại công ty cổ phần dịch vụ tư vấn cầu vồng, 9 điểm.docx
Phân tích tài chính tại công ty cổ phần dịch vụ tư vấn cầu vồng, 9 điểm.docx
 
Giao trinhqthcvp.diendandaihoc.vn
Giao trinhqthcvp.diendandaihoc.vnGiao trinhqthcvp.diendandaihoc.vn
Giao trinhqthcvp.diendandaihoc.vn
 
Một số kiến nghị nhầm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Điệ...
Một số kiến nghị nhầm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Điệ...Một số kiến nghị nhầm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Điệ...
Một số kiến nghị nhầm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Điệ...
 
Một số giải pháp marketing xuất khẩu cho mặt hàng thép của công ty Phú Lê Huy...
Một số giải pháp marketing xuất khẩu cho mặt hàng thép của công ty Phú Lê Huy...Một số giải pháp marketing xuất khẩu cho mặt hàng thép của công ty Phú Lê Huy...
Một số giải pháp marketing xuất khẩu cho mặt hàng thép của công ty Phú Lê Huy...
 

Nguyễn Viết Tân.doc

  • 1. 1 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỘNGHÒAXÃHỘICHỦNGHĨAVIỆTNAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày… tháng… năm … ĐỀ CƯƠNG KIẾN TẬP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Chương 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠ QUAN… (Tối đa 03 trang) 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn  Chức năng của công ty Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng INTRACOM là đơn vị đầu tư xây dựng, kinh doanh bất động sản……... Công ty tổ chức và hoạt động với nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty. Các phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất từ trên xuống dưới. Công ty CP Intracom hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là: dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán-Trung Văn, dự án khu văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, dự án nhà ở xã hội-Phú Diễn, dự án thuỷ điện Nậm Pung, dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, dự án thủy điện Cẩm Thủy, dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông.  Nhiệm vụ, quyền hạn Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty. Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn. Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty. Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,… theo đúng quy định của pháp luật. Công ty CP Intracom ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
  • 2. 2 Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công to lớn.  Nhiệm vụ của văn phòng công ty CP Intracom Nhiệm vụ của Văn phòng công ty CP Intracom Nhiệm vụ làm công tác tổ chức, cán bộ Nhiệm vụ công tác lao động tiền lương Công tác quản trị hành chính Công tác trợ lý- Thư ký giúp việc cho Hội đồng quản trị- GĐ Nhiệm vụ truyền thông Nhiệm vụ đoàn thể
  • 3. 3 1.2 Cơ cấu tổ chức của cơ quan (viết tóm tắt và vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan) Chương 2 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN … (Tối đa 30 trang) 2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty CP Intracom  Chức năng của văn phòng công ty CP Intracom Thứ nhất: Tham mưu, đề xuất cho Ban lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và công tác tổ chức cán bộ của công ty. Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động về tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật, công tác truyền thông, báo chí, hành chính, văn thư-lưu trữ, lễ tân khánh tiết. Thứ hai: Là cầu nối từ Ban Giám đốc với bộ phận, cá nhân và ngược lại. Thứ ba: Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc thực hiện công việc, thu thập và phản hồi thông tin một cách chính xác, kịp thời. Thứ tư: Văn phòng có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Thứ năm: Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng, duy trì phát triển môi trường làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp.
  • 4. 4 Thứ sáu: Thu thập và tổng hợp thông tin cho lãnh đạo. Thứ bảy: Văn phòng có chức năng đảm bảo công tác hậu cần.  1. Nhiệm vụ  1.1. Đón tiếp khách  - Đón tiếp khách, hỏi khách đến liên hệ với CBNV/bộ phận nào, đã có hẹn trước chưa và bố trí phòng đón khách.  - Liên hệ với CBNV/bộ phận để tiếp khách.  - Chuẩn bị nước uống cho khách và người tiếp khách.  - Trong trường hợp CBNV/bộ phận cần gặp không có tại văn phòng thì liên hệ với người cần gặp thông báo lại nội dung để bố trí lịch hẹn khác.  - Tiễn khách  1.2. Chuẩn bị các cuộc họp  - Kiểm tra lịch tuần của Ban giám đốc và các phòng ban, chủ động bố trí phòng họp.  - Chuẩn bị phòng họp, hoàn thành trước thời gian họp 30 phút bao gồm: bàn ghế, nước uống, máy chiếu, phối hợp với các bộ phận để chuẩn bị tài liệu họp (nếu có).  - Phục vụ nước uống trong quá trình họp.  - Kết thúc cuộc họp thu dọn phòng họp, tắt các thiết bị điện, máy chiếu.  1.3. Giải quyết các thủ tục hành chính cho CBNV  * Nhận và chuyển phát văn bản:  - Nhận văn bản từ các đơn vị gửi đến qua đường bưu điện hoặc gửi trực tiếp.  + Kiểm tra phong bì văn bản (kiểm tra tình trạng phong bì, nơi gửi, nơi nhận).  + Nếu phong bì còn nguyên vẹn và đúng nơi nhận thì ký nhận văn bản.  + Phân loại nơi nhận: nếu nơi nhận ghi Công ty thì chuyển cán bộ văn thư xử lý theo quy định, nếu nơi nhận ghi đích danh tên người nhận thì chuyển trực tiếp cho người nhận.  - Chuyển văn bản  + Nhận văn bản từ các phòng ban khi được yêu cầu gửi văn bản  + Ghi các nội dung cần thiết lên Bill thư để phục vụ cho việc kiểm tra quá trình chuyển thư và đối chiếu công nợ.  + Liên hệ đơn vị chuyển phát nhanh chuyển văn bản.  + Kiểm tra kết quả chuyển văn bản.  + Cuối mỗi quý kết hợp với đơn vị chuyển phát nhanh đối chiếu công nợ.  + Làm thủ tục thanh toán với phòng Tài chính Kế toán.  * Tập hợp phiếu đi công tác hàng ngày của CBNV
  • 5. 5  - Nhận và kiểm tra nội dung Phiếu đi công tác của CBNV.  - Hàng tuần tập hợp Phiếu đi công tác chuyển bộ phận giám sát để chấm công CBNV.  Cơ cấu của tổ chức Văn phòng 1 Kỹ năng giao tiếp của nhân viên văn phòng Công Ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng INTRACOM Kỹ năng giao tiếp bao gồm nhiều loại : Lắng nghe Giao nói Viết Đọc 2 Các quy định liên quan về kỹ năng giao tiếp tối với cán bộ , nhân viên của công ty a, nghi thức xã giao nới công sở +các công cụ giao tiếp phi ngôn ngữ trong văn hóa giao tiếp +bắt tay : là một nghi thức lễ tân, xã giao, một nét văn góa trong gt Khi bắt tay cần biểu thị tình cảm đúng mức nam giới với nhau nên nắm cả bàn tay siết chặt rồi giữ ít lâu Thằng người chỉ tay phải ra Bắt bằng tay phải, không nên bắt bằng tay trái vì thế là vô lễ Chủ nhà chủ động giơ tay trước để bắt tay từng với khách Điệu bộ chững chạc , khoan thai Đi đứng thằng người ngay ngắn đàng hoàng Không liếc ngang liếc dọc, nhảy lò cò ... Không thọc tay vào túi quần Không ngồi rung đùi nhổ râu khi tiếp khách Nên nhường người già phụ nữ khi xuống cầu thang Nên người người lớn tuổi hơn có địa vị chức vụ xuống trước b, nghi thức lời nói nơi công sở Lời nói phải chính xác , tránh nhảm , không có thực Lời nói nơi công sở cần đảm bảo tính trang trọng vì nó đại diên cho công ty trong giao tiếp giữa nhân viên và lãnh đạo giữ đồng nghiệp với nhau hoặc
  • 6. 6 khách hàng nhân viên phải có thưa gửi đàng hoàng với thái độ lễ phép có chủ ngữ rõ ràng nhưng câu nói xã giao : dạ, thưa , vâng , cảm ơn , xin lỗi.... Không ngắt lời khi người đối diện đang nói Không nói vọng từ phòng này sang phòng khác Nhân viên mới về phòng ban nào thì lãnh đạo nên đưa đi giới thiệu cho các phòng khác làm lễ đón chào nhân viên mới c, Nghi thức giao tiếp chào hỏi nơi công sở Tất cả các CBNV khi đến làm tại văn phòng gặp nhau đều phải chào hỏi lẫn nhau theo nguyên tắc : Người có địa vị / chức vụ thấp hơn chào người có địa vị / chức vụ cao hơn Người ít tuổi chào người nhiều tuổi hơn trước Đồng nghiệp cùng chào hỏi lẫn nhau Tất cả nhân viên khi gặp lãnh đạo công ty phải đứng lại cúi đầu chào với thái độ lễ phép áp dụng cho tất cả các lần gặp trong ngày làm việc Đối với khách khi đến giao dijhc Chào hỏi với thái độ cởi mở hiếu khách đúng mức tôn trọng nhiệt tình hướng dẫn Đối với khách nhiều tuổi cần phải có thái dộ lễ phép đúng mực Không được phép để khách phải đợi quá lâu TRONG NỘI DUNG QUY TẮC 10 ĐIỂM TRONG VĂN HÓA GIAO TIẾP CŨNG CÓ MỘT SỐ QUY TẮC LIÊN QUAN ĐẾN KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NHÂN VIÊN NHƯ : -Ân Cần -Chuyên Chú -Đĩnh đạc -Đồng cảm -Rõ ràng -Nhất quán -Kiêm nhường -Tránh nói lạc hoặc nói quá nhỏ Phụ nữ thường hay cắt móng chân móng tay, kẻ lông mày
  • 7. 7 Luôn cần sự quan tâm đối tượng giao tiếp 2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 2.2 Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 2.2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành Theo thống kê tại sổ đăng ký văn bản và phần mềm quản lý văn bản, năm 2014 CTCP Intracom đã soạn thảo và ban hành được 6905 văn bản đi, các văn bản do doanh nghiệp ban hành gồm các văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường như: Quyết định, công văn, báo cáo, tờ trình, thông báo, kế hoạch.... 2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Thực tế, khi chưa áp dụng ISO, công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở Intracom gặp nhiều vấn đề bất cập như: chất lượng soạn thảo văn bản được ban hành chưa cao, thể thức văn bản chưa thống nhất giữa các CBCNV soạn thảo, mất nhiều thời gian trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Trước những lỗi sai thường gặp trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản. Ban lãnh đạo doanh nghiệp quyết định áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, để thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản đạt kết quả tốt khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Ban lãnh doanh nghiệp đã mời chuyên gia tư vấn làm việc với CBCNV để hoàn thiện khâu viết và xây dựng được quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đưa vào áp dụng từ cuối năm 2010 cho đến nay. 2.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản khi được ban hành và đưa vào áp dụng công việc này được thực hiện dễ dàng và hiệu quả hơn. Theo con số thống kê từ phiếu khảo sát có 80%8 CBCNV Cho rằng việc áp dụng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản giúp cho CBCNV dễ dàng, hiệu quả và nhanh chóng hơn, tránh được những sai sót về mặt thể thức văn bản, vì kèm theo quy trình này là hệ thống các văn bản được mẫu hóa về mặt thể thức như: Quyết định, công văn, giấy mời...việc mẫu hóa các văn bản sẽ giúp cho CBCNV đễ dàng soạn thảo văn bản hơn, vì các
  • 8. 8 văn bản được mẫu hóa đã được trình bày theo đúng khuôn mẫu chung mà doanh nghiệp đã xây dựng, tránh được tình trạng mỗi CBCVN soạn thảo văn bản một kiểu khác nhau từ đó hạn chế được lỗi sai về mặt thể thức và còn còn rút ngắn thời gian soạn thảo do các văn bản được mẫu hóa. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đã góp phần cải thiện và nâng cao ý thức trách nhiệm của CBCNV trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, các CBCNV dễ dàng nhận thấy được trách nhiệm của mình trong quy trình soạn thảo văn bản. Tuy nhiên, trong thực tế giải quyết công việc còn có những trường hợp một số CBCNV trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản còn làm tắt một số bước, đặc biệt là bước dự thảo văn bản, điều này dẫn đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản tồn đọng nhiều hạn chế. 2.3 Tìm hiểu về quản lý văn bản đi 2.4 Tìm hiểu về quản lý và giải quyết văn bản đến Hàng năm doanh nghiệp tiếp nhận rất nhiều văn bản giấy tờ, công văn đến để phục vụ cho hoạt động của công ty, các văn bản đến được gửi từ các cơ quan khác nhau, cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp trong nước, và doanh nghiệp ngoài nước. Theo con số thông kê thu thập được năm 2015 Intracom tiếp nhận 500 9 văn bản trong đó chủ yếu là công văn trao đổi, như vậy con số tiếp nhận văn bản hàng năm không hề nhỏ. Trước đây công tác quản lý văn bản đến của doanh gặp rất nhiều khó khăn, hầu hết các văn bản được gửi đến doanh nghiệp đều được thực hiện theo thói quen làm việc mà không có quy trình cụ thể để áp dụng, các văn bản gửi đến Intracom không được xử lý kịp thời làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động doanh nghiệp, Trước tình trạng đó lãnh đạo doanh nghiệp Intracom đã quyết định áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý văn bản đến từ cuối năm 2010. Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động quản lý văn bản đến bước đầu đã khắc phục được những hạn chế trước kia trong việc quản lý văn bản đến và xây dựng được một quy trình hoàn chỉnh cho hoạt động quản lý văn bản đến của doanh nghiệp. Quy trình quản lý văn bản đến10
  • 9. 9 Người chịu trách Lưu đồ Mô tả và biểu mẫu nhiệm - Văn thư Tiếp nhận văn bản - Sổ theo dõi văn bản đến BM-HC-01-0111 - Văn thư Phân loại - Phiếu xử lý văn bản BM- HC-01-02 - Trưởng phòng Đề xuất ý kiến - Phiếu xử lý văn bản HCTH BM- HC-01-02 - GĐ Phê duyệt - Quản lý, xử lý văn bản BM-HC-01-0212 - Văn thư Phối hợp đơn vị có liên quan - Sổ giao nhận văn bản BM-HC-01-03 - Phòng liên quan Thực hiện giải quyết - Phiếu xử lý văn bản BM- HC-01-02 - Phòng TCHC Đôn đốc báo cáo - Theo dõi và xử lý văn bản đến BM-HC-01-04 - Các phòng Báo cáo kết quả thực hiện cho - BM-HC-01-04 chuyên môn. Giám đốc  Báo cáo Phòng TCHC để tổng hợp Hiện nay quản lý văn bản đến của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng quy trình gồm 8 bước. Việc thực hiện quản lý văn bản đến theo quy trình này giúp cho công tác quản lý văn bản đến được chặt chẽ hơn, làm giảm tình trạng xử lý văn bản đến không kịp thời, quy trình cũng phân công rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân, bộ phận trong vai trò quản lý văn vản đến của doanh nghiệp từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm của CBCNV.
  • 10. 10 Áp dụng ISO trong hoạt động quản lý văn bản đến đã giúp cho toàn thể CBCNV đặc biệt CBCNV làm công tác văn thư nắm bắt được quy trình, cách thức thực hiện đối với hoạt động này. Để xử lý công việc được kịp thời và hiệu quả. Bên cạnh đó việc áp dụng ISO trong việc quản lý văn bản đến còn giúp cho công tác lập hồ sơ đưa vào lưu trữ cơ quan được thực hiện tốt hơn, hạn chế được tình trạng mất hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, hoạt động quản lý văn bản đến hiện nay của doanh nghiệp còn gặp phải những bất cập sau: Một số CBCNV không thực hiện quản lý văn bản theo đúng quy trình đã được quy định, bỏ qua các bước đặc biệt là bước phối hợp các đơn vị có liên quan, văn bản đến sau khi được phân loại bóc bì thì trình lên luôn lãnh đạo đề xuất ý kiến rồi gửi về các đơn vị phòng ban, dẫn đến một tình trạng hiên nay của doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết khối lượng công việc rất lớn. Trong khi đó có những văn bản thẩm quyền giải quyết chỉ cần đến trưởng các đơn vị phòng ban trong doanh nghiệp. Tiến độ giải quyết công việc được quản lý sát sao Như vậy, trong những năm qua khi triển khai áp dụng ISO trong công tác quản lý văn bản đến đã đem lại những chuyển biến tích cực, chất lượng quản lý văn bản đến được nâng cao, xong trong thời gian tới để công tác này được thực hiện tốt hơn, giảm thiểu những vấn đề còn tồn đọng bản thân bộ phận văn phòng cần phải đi đầu trong việc phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra công tác quản lý văn bản một cách chặt chẽ hơn nữa điều này sẽ làm nâng cao chất lượng quản lý văn bản đến của doanh nghiệp trong thời gian tới. 2.5 Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu 1.Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này. 2.Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người
  • 11. 11 có thẩm quyền; d) Không được đóng dấu khống chỉ. 4. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau: a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức; b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó. 2.6 Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 2.6.3. Phương pháp lập hồ sơ 2.6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 2.7 Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp 2.7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan 2.7.2. Nhận xét, đánh giá chung 2.8 Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng Máy vi tính , laptop Máy photocopy, máy scan Máy in Máy fax Máy chấm công Điện thoại bàn Trang thiết bị Mạng Máy đếm tiền 2.8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng Exel
  • 12. 12 Word Zalo Chrome Cốc Cốc Unikey Messenger Adobe Reader Facebook Chương 3 NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ (Tối đa 05 trang) 3.1. Đánh giá chung 3.1.1 Ưu điểm (nhận xét từ 2.1 đến 2.8) 3.1.2 Hạn chế (nhận xét từ 2.1 đến 2.8) 3.3.3 Nguyên nhân của hạn chế 3.2. Đề xuất, kiến nghị (giải pháp) PHẦN PHỤ LỤC Những văn bản, bảng biểu, sơ đồ để chứng minh, minh hoạ cho những phần ở trên. VD: Phụ lục 1 (Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan); Phụ lục 2 (…) Ghi chú: báo cáo dùng phông chữ Unicode, chữ times new roman 1). Căn cứ vào đề cương, viết báo cáo thực tập theo những nội dung trên với số lượng tối đa 50 trang (không kể phần phụ lục). 2). Báo cáo phải đính kèm Thực tập (có xác nhận của cơ quan). Mẫu bìa: Bìa mềm, màu xanh 3). Ngoài báo cáo bằng văn bản, học viên phải nộp Báo cáo thực tập ở dạng dữ liệu (đặt tên file theo tên và lớp VD: nguyenvannamk19a) và gửi cho Khoa Quản trị văn phòng và Lưu trữ trước ngày thu báo cáo 3 ngày theo địa chỉ: khoaquantrivanphong@gmail.com 4). Nghiêm cấm sao chép của nhau, báo cáo giống nhau sẽ bị hủy kết quả.
  • 13. 13 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
  • 14. 14 KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên sinh viên BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ (2020 – 2024) Tên cơ quan: Công Ty Cổ Phần đầu tư hạ tầng INTRACOM Địa chỉ : Tầng 21, Tòa nhà Intracom 2, Phường Phúc Diễn, Quận Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan:Nguyễn Thị Hồng Thắm Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI – 2023
  • 15. 15