Cơ sở khoa học của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng cấp bộ.docx

Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CẤP BỘ
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư
1.1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng,
Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế ...dùng để ghi chép và
truyền đại thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công
tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với việc soạn thảo, chuyển
giao, tiếp nhận, lập hồ sơ. Nhưng công việc này được gọi là công tác văn thư
và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức.
Vậy khái niệm Công tác Văn thư theo điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ -
CP quy định về Công tác Văn thư được hiểu như sau: “Công tác văn thư là khái
niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản,
tổ chức và quản lý con dấu, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm
bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”.[1]
Đây là khái niệm chung nhất phản ánh đầy đủ nhất các công việc trong
công tác văn thư. Nhằm đảm bảo thông tin quản lý trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức đặc biệt trong lĩnh vực hoạt động hành chính.
1.1.1.2. Nội dung Công tác Văn thư
Nội dung công tác văn thư được ghi trong khoản 2 Điều 1 Nghị định
110/2004 ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư gồm có 04 nội
dung:
9

- Thứ nhất, soạn thảo văn bản và ban hành văn bản là khâu đầu tiên
trong công tác văn thư. Trong nội dung của việc soạn thảo thì bao gồm các công
việc: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, góp ý và sau cùng là ký và ban hành
văn bản. Đây chính là một trong những công việc mà bất kỳ cơ quan, tổ chức
cũng phải thực hiện.
- Thứ hai, quản lý và giải quyết văn bản: Việc quản lý và giải quyết
gồm 2 loại văn bản đó là quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi.
+ Quản lý văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ từ
các nơi gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến.
+ Quản lý văn bản đi: Tất cả các loại văn bản do cơ quan soạn thảo và
ban hành để thực hiện, quản lý, điều hành các công việc theo chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản
đi.
- Thứ ba, quản lý và sử dụng con dấu: Dấu là thành phần biểu hiện tính
hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Thể hiện tính quyền lực nhà nước
trong văn bản của các cơ quan nhà nước.
- Thứ tư, lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan. Lập hồ sơ là
quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất
định. Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.
Các nội dung trong việc lập hồ sơ gồm: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản,
tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; Kết
thúc và biên mục hồ sơ; Lập mục lục văn bản. Đây là khâu cuối cùng trong
công tác văn thư sau khi mà công việc kết thúc.
1.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
1.1.2.1. Khái niệm công nghệ thông tin
Ở nước ta trong những thập niên 90 của thế kỷ trước và những năm gần
đây nhằm đáp ứng yêu cầu về công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công
10

nghệ thông tin đã ứng dụng ngày càng nhiều vào lĩnh vực đời sống xã hội, đặc
biệt là lĩnh vực khoa học công nghệ. Thuật ngữ Công nghệ thông tin được biết
đến, có rất nhiều khái niệm về công nghệ thông tin. Nhưng khái niệm công nghệ
thông tin được hiểu một cách đầy đủ nhất theo Nghị Quyết số 49/NQ - CP ngày
04/8/1993 của Chính phủ về việc phát triển công nghệ thông tin ở nước ta trong
những năm 90 được định nghĩa như sau: “Công nghệ thông tin (CNTT) là tập
hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại
chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng
có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong
mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. CNTT phục vụ trực tiếp cho
việc cải tiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất,
kinh doanh và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, từ đó góp phần nâng cao
chất lượng cuộc sống của nhân dân. CNTT được phát triển trên nền tảng phát
triển của các công nghệ Điện tử - Tin học - Viễn thông và tự động hoá”.[1]
Như vậy ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là việc áp dụng công
nghệ tin học đề xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và
tra tìm thông tin văn bản và hồ sơ công việc được nhanh chóng và chính xác.
Góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công tác tổ chức hành chính tạo môi
trường trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức với nhau.
1.1.2.2. Nội dung của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.
Các nội dung chủ yếu được ứng dụng CNTT trong công tác văn thư bao
gồm các nội dung sau:
Soạn thảo và ban hành văn bản: công việc soạn thảo của cán bộ văn
thư các nội dung và thể thức được thực hiện theo quy định của các văn bản pháp
lý. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên phần mềm soạn
thảo trên máy vi tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho
11

lãnh đạo xem xét và chuyển ý kiến sửa chữa luôn quan hệ thống quản lý văn
phòng và tiến hành việc ban hành văn bản.
Quản lý và xử lý văn bản: Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư
cơ quan. Tất cả những văn bản đi, đến đều được đăng ký, quản lý tại văn thư.
Sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ và phần mềm quản lý văn bản trên
máy tính. Cán bộ văn thư thực hiện làm thủ tục phát hành đối với văn bản đi và
chuyển giao đối với văn bản đến.
Quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số: Hiện nay ngoài việc sử dụng
con dấu theo phương pháp truyền thống là đóng trực tiếp nên văn bản để thể
hiện giá trị pháp lý. Nhờ những tiến bộ của khoa học và kỹ thuật thì việc sử
dụng các phần mềm chữ ký số và chữ ký điện tử cũng đang được thực hiện. Vì
thế chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được biến đổi một thông
điệp điện tử dữ liệu xử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người
có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký được khoá
chính xác. Chữ ký số hiện nay vẫn chưa thay thế cho việc sử dụng con dấu đóng
dấu trực tiếp lên văn bản. Nhưng tính pháp lý của việc sử dụng chữ ký số đã
được quy định tại Nghị định số 26/2007/NĐ - CP ngày 15 tháng 02 năm 2007
của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ
ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định giá trị pháp lý của chữ ký số.
Lập hồ sơ hồ sơ hiện hành và nộp lưu : Đây là công việc cuối cùng
trong các nội dung của công tác văn thư. Việc ứng dụng tin học hoá vào khâu
lập hồ trong giai đoạn hiện nay nhờ vào các phần mềm trong máy tính giúp lưu
các tài liệu ở dạng file, hình ảnh… Đồng thời giúp cho việc tra tìm và sử dụng
nhanh chóng, giúp tiết kiệm không gian và công văn giấy tờ cho cơ quan, tổ
chức.
12

Qua các nôi dụng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư thì chủ yếu hiện nay các cơ quan tổ chức đã áp dụng việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và quản lý và giải quyết văn bản.
Từ các nội dung trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư có thể so sánh các đặc điểm khác biệt giữa việc quản lý công tác văn thư
theo cách truyền thống và việc quản lý công tác văn thư theo hướng hiện đại
nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin.
Đặc điếm so sánh CTVT Truyền thống
CTVT hiện đại khi ứng dụng
CNTT
Là hoạt động bao gồm các Là hoạt động bao gồm các công
công việc về soạn thảo, ban việc về soạn thảo, ban hành văn
hành văn bản; quản lý văn bản bản; quản lý văn bản và tài liệu
Khái niệm
và tài liệu khác hình thành khác hình thành trong hoạt động
trong hoạt động của các cơ của các cơ quan, tổ chức; lập hồ
quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
nộp hồ sơ, tài liệu vào, Sử dụng Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử
và bảo quản con dấu. dụng chữ ký số.
Đối tượng Văn bản, tài liệu giấy
Văn bản, tài liệu điện tử.
Văn bản, tài liệu giấy.
Nội dung
Soạn thảo và ban
hành Văn bản giấy Máy tính
văn bản
Đúng thẩm quyền.
Yêu cầu chung Đúng thể thức và kỹ thuật trình bày. Ngôn ngữ hành chính, văn
phong trong sáng
Duyệt văn bản Bằng bản giấy Bằng bản điện tử
Kiểm tra thể thức
Thể thức và nội dung văn bản
trước khi ban hành
13

Bằng chữ ký số ký bởi khóa bí
Ký văn bản Ký bằng chữ ký trực tiếp
mật tương ứng với chứng thư
số cấp cho người ký với tư
cách cá nhân.
Xác định giá trị Đóng dấu lên văn bản Gắn chữ ký số lên văn bản.
Quản lý văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến từ nhiều Tiếp nhận văn bản đến qua
Tiếp nhận, đăng ký nguồn khác nhau. mạng.
văn bản đến Đăng ký văn bản bằng hệ Đăng ký văn bản đến bằng phần
thống sổ sách. mềm.
Trình chuyển giao văn
Bằng viết tay Qua mạng
bản đến
Giải quyết và theo dõi,
đôn đốc việc giải Bằng sổ sách Bằng phần mềm
quyết văn bản đến
Quản lý văn bản đi
Kiểm tra thể thức,
hình thức và kỹ thuật Bằng bản giấy. Bằng bản điện tử.
trình bày
Ghi số, ký hiệu và
ngày tháng của văn Bằng giấy Máy tính
bản
Đóng dấu cơ quan và
Chữ ký số ký bởi khóa bí mật
tương ứng với chứng thư số cấp
dấu chỉ mức độ khẩn,
Con dấu cho người có thẩm quyền ký số
mật (nếu có)
với tư cách đại diện của cơ quan,
đơn vị.
Đăng ký văn bản đi Bằng sổ sách Bằng phần mềm.
Làm thủ tục chuyển
phát và theo dõi việc Bằng tay Qua mạng
giải quyết văn bản đi
14

Lưu văn bản đi Bản giấy Máy tính
Lập hồ sơ hiện hành
và nộp lưu vào lưu
trữ
Mở hồ sơ Bìa hồ sơ bằng giấy Hồ sơ ảo bằng phần mềm.
Thu thập, cập nhật
văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình Bản giấy, bằng tay Bản điện tử, bằng phần mềm.
theo dõi, giải quyết
công việc vào hồ sơ
Giao nộp hồ sơ, tài
Bản giấy, bằng tay
liệu Bản điện tử, bằng phần mềm
vào Lưu trữ cơ quan
Quản lý và sử dụng con dấy do Quản lý và sử dụng chữ ký số:
Quản lý và sử dụng
Bộ công an cấp Chữ ký do ban cơ yếu của Chính
con dấu
phủ (Bộ Quốc phòng) cấp.
Bảng 1.1. Bảng so sánh đặc điểm giữa việc quản lý công tác văn
thư truyền thống và quản lý văn thư hiện đại
Qua bảng 1.1 thấy được sự khác nhau cơ bản giữa hai phương thức quản
lý trong công tác văn thư. Nhận thấy qua việc quản lý công tác văn thư theo
phương pháp hiện đại đem lại hiệu quả cao hơn. Nhưng hiện nay tại các cơ
quan, tổ chức vẫn sử dụng cả hai phương thức trên.
1.2. Cơ sở pháp lý của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin là một việc làm rất thiết thực góp
phần nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc. Để lĩnh vực công nghệ thông tin
trong công tác văn thư được quán triệt thực hiện theo đúng quy định thì việc
ban hành các văn bản quy định về vấn đề trên đã được nhà nước cụ thể hoá
bằng một số văn bản sau:
15

- Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/04/2004 của Chính Phủ về việc
ban hành công tác văn thư. Nôi dung của Nghị định 110/2004 đề cấp tới các
khái niệm về công tác văn thư, các nôi dung trong công tác văn thư và việc quản
lý và sử dụng con dấu. Đây là văn bản pháp lý được Chính phủ thông qua và
được sử dụng phổ biến nhất tại cơ quan Nhà nước, hành chính sự nghiệp.
- Nghị định 09/2010/NĐ – CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa
đổi bổ sung một số điều Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư. Văn bản trên đề cập những vấn đề sửa đổi một
số điều và bổ sung một số điều tại Nghị định 110/2004 trong đó sửa đổi khoản
1 điều 5 liên quan đến thể thức ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn
bản hành chính. Tiếp đến sửa đổi điều 19 việc lưu văn bản đi bản gốc lưu tại
bộ phận văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ.
- Luật Công nghệ thông tin được Quốc hội thông qua ngày 29/6/2006.
Luật này quy định về hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin,
các biện pháp bảo đảm ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, quyền và
nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động ứng dụng và phát
triển công nghệ thông tin. Trong nội dung của Luật công nghệ thông tin gồm
05 chương. Tại mục 2 của Chương 2 quy định các nội dung cơ bản của ứng
dụng công nghệ thông tin trong cơ quan hành chính Nhà nước. Nội dung chính
của mục 2 đề cập đến các điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin, các nội
dung trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, các hoạt động của cơ quan Nhà
nước trong môi trường mạng, xây dựng các trang thông tin điện tử. Việc ban
hành văn bản quy phạm pháp luật về Luật công nghệ thông tin có tác động rất
lớn trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đặc biệt ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư là việc hướng tới việc xây dựng các phần mềm
quản lý văn bản, các hoạt động được diễn ra trong môi trường mạng, xây dựng
mô hình chính phủ điện tử.
16

- Công văn số 139/VTLTNN -TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập
hồ sơ trong môi trường mạng. Văn bản đề cập tới nội dung về việc hướng dẫn
và quản lý văn bản trên môi trường mạng, lập hồ sơ trên môi trường mạng. Các
quy trình để quản lý và giải quyết văn bản đi, đến gồm các bước khác nhau.
Các yếu tố thông đầu vào và các yếu tố thông tin đầu ra có quy
định trong Công văn 139/VTLLTNN –TTTH.
Tiếp đến Chỉ thị số 15/CT- TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính
phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước. Các
văn bản trở về trước của Chính phủ nhằm hướng tới nội dung ứng dụng công
nghệ thông tin trong các hoạt động quản lý Nhà nước về sử dụng văn bản điện
tử trong các hoạt động quản lý, trao đổi qua môi trường mạng. Tuy nhiên các
cơ quan Nhà nước vẫn chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực sự
tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết
kiệm chi phí, thời gian. Việc ban hành Chị thị 15/CT-TTg nhằm thúc đẩy và
quy định rõ hơn phương hướng làm việc qua môi trường mạng với văn bản
điện tử của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Uỷ ban nhân dân Tỉnh từ Trung ương
đến địa phương.
Như vậy các văn bản Luật, Chỉ thị, Nghị định là các văn bản có giá trị
pháp lý áp dụng cho tất cả các cơ quan tổ chức từ TW đến địa phương. Nhằm
mục đích tuyên truyền, hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin. Đặc biệt
là ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.
1.3. Cơ sở thực tiễn của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư tại Văn phòng cấp Bộ
Thực tiễn việc triễn khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư được thực hiện vào 04 công việc chính:
- Trước hết việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào việc
soạn thảo văn bản. Nhờ sự phát triển của khoa học và công nghệ thay vì
17

việc soạn thảo văn bản thông thường bằng việc viết tay hay đánh máy chữ. Hiện
nay việc soạn thảo văn bản ở tất cả các Văn phòng cấp Bộ 100% đều sử dụng
trên máy tính. Với sự hỗ trợ của bộ phần mềm soạn thảo Microsoft office. Trong
bộ phần mềm Mircrosoft word với các phiên bản: Microsoft word 2003, 2007,
2010, 2016. Ngoài việc tuân thủ các quy định việc về thể thức các văn bản pháp
luật quy định. Phần mềm này cho phép gõ chữ ở nhiều dạng phông khác nhau.
Nhưng phông chữ chủ yếu dùng hiện nay là Time new Roman theo tiêu chuẩn
Việt Nam TCVN 6909:20001 (bộ mã unicode). Ngoài ra việc soạn thảo trên
máy tính nhanh hơn, giúp tiết kiệm thời gian và cán bộ văn thư có thể trực tiếp
chỉnh sửa văn bản dễ dàng. Sau khi soạn thảo văn bản nhờ có bộ Ram xử lý
trong máy tính có thể lưu văn bản và gửi trực tiếp tới cá nhân cơ quan, tổ chức
khác thông qua môi trường mạng Internet. Các văn bản chủ yếu được soạn thảo
tại Văn phòng Bộ là các văn bản hành chính, chuyên nghành như: Thông tư,
Quyết định, Nghị Quyết, Chỉ thị …
- Thứ hai, trong quản lý và giải quyết văn bản. Việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào quản lý và giải quyết văn bản là việc sử dụng các phần mềm quản
lý văn bản. Tuỳ theo tình hình thực tế, quy định cơ cấu tổ chức và chức năng
nhiệm vụ của mỗi cơ quan Văn phòng Bộ quy định về việc quản lý và giải quyết
văn bản trong công tác văn thư khác nhau nên việc sử dụng các phần mềm quản
lý sử dụng sẽ khác nhau. Các phần mềm quản lý văn bản
được sử dụng hầu hết hiện nay tại các cơ quan Văn phòng Bộ như: eDoc.Tc;
Cloud office; Moffice ; Coffice; Qoffice. Tại văn phòng cấp Bộ là cơ quan cấp
Nhà nước Trung ương nên hằng ngày phải tiếp nhận hằng trăm văn bản đến,
ban hành văn bản đi. Nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản
lý văn bản là rất cần thiết. Thực tiễn tại Văn phòng Bộ Tài chính đã ứng dụng
công nghệ thông tin vào trong việc quản lý văn bản là sử dụng phần mềm quản
lý văn bản eDoc.Tc và đã đạt được một số kết quả đáng ghi nhận.
18

Từ năm 2006, Cục Tin học và Thống kê tài chính đã phối hợp cùng Văn phòng
Bộ xây dựng chương trình quản lý văn bản và điều hành cho cơ quan Bộ Tài
chính. Đến năm 2011, chính thức triển khai diện rộng cho 24 Vụ, Cục. Chương
trình đã đáp ứng được các mảng nghiệp vụ gồm: công tác quản lý văn bản; quản
lý nghiệp vụ lưu trữ; quản lý phòng họp; quản lý đoàn xe ô tô của cơ quan Bộ
và quản lý lịch làm việc của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị.
Hệ thống phần mềm đã cho phép tin học hóa toàn bộ các quy trình nghiệp
vụ quản lý văn bản đi, đến, tờ trình, quản lý lịch làm việc của lãnh đạo…với
khả năng liên văn phòng giữa văn phòng Bộ và các Vụ, Cục thuộc Bộ và vận
hành tập trung trên một cơ sở dữ liệu tập trung thống nhất. Nhờ thế, 100% công
văn đến Bộ chuyển qua phòng Hành chính được phòng Hành chính nhập vào
hệ thống và luân chuyển điện tử đến phòng Thư ký (đối với các phiếu trình,
phiếu gửi, giấy mời Bộ họp) hoặc chuyển thẳng về các vụ, cục (đối với các văn
bản chuyển thẳng không qua trình Bộ) giúp các bộ phận, cán bộ có liên quan
biết được công việc cần xử lý. Hiện nay hầu hết văn thư các đơn vị đã khai thác
sử dụng chương trình để quản lý và tiếp nhận văn bản điện tử do phòng Hành
chính (Văn phòng Bộ) chuyển qua phần mềm.
-Thứ ba, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng con
dấu. Ngoài việc quản lý và sử dụng con dấu đóng trực tiếp lên văn bản hiện
nay. Các cơ quan, tổ chức thuộc Văn phòng cấp Bộ đã sử dụng các phần mềm
chữ ký số và chữ ký điện tử. Thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư
08/2016/TT– BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng về việc quy định cung
cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực và chữ ký số chuyên dùng cho các
cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội. Việc sử dụng và cung cấp dịch vụ
chữ ký số chuyên dùng phục vụ cho cơ quan Đảng, Nhà nước là Cục chứng
thực và bảo mật thông tin thuộc ban cơ yếu Chính phủ quản lý. Nên việc bảo
mật thông tin khá cao. Thực tế việc sử dụng dụng chữ ký số và
19

chữ ký điện tử để thay thế việc đóng dấu lên văn bản vẫn chưa được áp dùng
ở hầu hết các Văn phòng Bộ hiện nay. Các cơ quan văn phòng Bộ hiện nay
vẫn áp dụng chủ yếu việc đóng dấu lên văn bản để đảm bảo tính pháp lý.
-Thứ tư, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập hồ sơ và lưu văn bản.
So với việc lập hồ sơ trước đây khi chưa ứng dụng công nghệ thông tin. Công
việc sau khi giải quyết xong các cán bộ văn thư thực hiện việc lập hồ sơ để nộp
vào lưu trữ. Nhưng thông thường việc lập hồ sơ được thực hiện vào cuối năm.
Nên dẫn đến tình trạng rất nhiều hồ sơ tài liệu bó gói, bị mất mát trong quá trình
nộp lên lưu trữ dẫn đến khi nộp lên lưu trữ không đầy đủ tài liệu. Với thực trạng
trên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào khâu lập hồ sơ là rất cần thiết. Lợi
ích của xây dựng các phần mềm quản lý hồ sơ và công việc giúp cho cán bộ
văn thư có thể lưu trữ các văn bản theo số thứ tự khác nhau, dưới nhiều dạng
file như: doc, pdf. Tại văn phòng cấp Bộ hằng ngày phải tiếp nhận các loại văn
bản đến từ nhiều nguồn khác nhau nên việc tra tìm bằng phần mềm là rất cần
thiết. Nhưng trong khâu lập hồ sơ công việc việc ứng dụng công nghệ thông tin
mới chỉ dừng lại ở việc sắp xếp và lưu trữ các văn bản tài liệu. Tài liệu trong hồ
sơ chỉ mới giai đoạn sản sinh, chưa có sự phân loại hồ sơ. Do đó vẫn phải có sự
can thiệp yếu tố con người.
Thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn
phòng cấp Bộ chủ yếu vào nội dung quản lý và giải quyết văn bản bằng phần
mềm quản lý.
Thật vậy từ việc tìm hiểu dựa trên ba cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ
sở thực tiễn tác giả đưa ra những cơ sở khoa học chung nhất về việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư hiện nay. Đây là những cơ sở nền
tảng để đi sâu phân tích thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư của một cơ quan tổ chức cụ thể.

Cơ sở khoa học của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng cấp bộ.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Cơ sở khoa học của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng cấp bộ.docx

Similar to Cơ sở khoa học của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng cấp bộ.docx (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Cơ sở khoa học của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng cấp bộ.docx