Đã chia sẻ đến cho các bạn sinh viên một bài mẫu cơ sở lý luận về văn phòng và công tác tại văn phòng hoàn toàn miễn phí và đồng thời hay nên các bạn không nên bỏ qua. Ngoài ra, các bạn sinh viên đang muốn tải bài mẫu này vui lòng nhắn tin qua zalo : 0934.573.149 để được hỗ trợ tải nhé.

1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Tham khảo thêm tài liệu tại Luanvantot.com
Dịch Vụ Hỗ Trợ Viết Thuê Báo Cáo, Khoá Luận, Luận Văn
Zalo Hỗ Trợ : 0934.573.149

2. 1.1.Những vấn đề cơ bản của văn phòng.
1.1.1 Khái niệm văn phòng.
Văn phòng thường được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và ở mỗi quốc gia
trong từng thời kỳ lịch sửcùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, sự tiến bộ của khoa
học quản lý, cách hiểu về văn phòng cũng có sự thay đổi và phát triển.
Tùy theo quy mô và tính chất công việc của công ty, hoạt động văn phòng có
các cấp độ khác nhau, với các tên gọi khác nhau. Ví dụ: Các cơ quan Nhà nước ở
Trung ương có: Văn phòng Quốc hội, văn phòng của các cơ quan, đoàn thể ở Trung
ương; ở địa phương có Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND các cấp, các sở,
ban, ngành, thuộc UBND tỉnh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ
trang, doanh nghiệp đều có tổ chức văn phòng giúp việc hoặc phòng Hành chính.
Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng như:
-Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong cơ
quan. Văn phòngđược hiểu như là bộ máy giúp thủ trưởng điều hành hoạt động của
cơ quan, đơn vị hoặc trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị.
-Là địa điểm giao tiếp của cơ quan.
-Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, đơn vị
(phòng Hành chính – Tổng hợp).
Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là hoạt động trong cơ quan Nhà nước và
trong các tổ chức chính trị xã hội.
Như vậy:
Theo nghĩa rộng, văn phòng là một bộ máygiúp việc cho cơ quan, tổchức cho
các nhà lãnh đạo quản lý đảm bảo cho các cơ quan, tổ chức, các nhà quản lý lãnh
đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cách có hiệu lực và
hiệu quả.

3. Theo nghĩa hẹp, văn phòng là nơi làm việc, và diễn ra các hoạt động đối nội,
đối ngoại của cơ quan, tổ chức.
Theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng – NXB Thống kê năm 2008 định
nghĩa về văn phòng theo nghĩa chung nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy điều
hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp;là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ
cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các
điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”.
1.1.2 Vai trò, vị trí của Văn phòng.
Qua cách tiếp cận về văn phòng như đã nêu trên phần nào chúng ta thấy được
vai trò, vị trí quan trọng của văn phòng.
- Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo, cơ quan, tổ chức để
giải quyết mọi công việc của cơ quan, là “Tai mắt” của Thủ trưởng cơ quan. Văn
phòng là nơi nắm giữ mọi thông tin đi và đến, văn phòng chính là bộ phận nghiên
cứu phát triển, đề xuất các vấn đề có liên quan đến quyết định của lãnh đạo, giúp
lãnh đạo điều hành công việc một cách nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả. Nếu
văn phòng không làm việc thì cả hệ thống cũng ngừng hoạtđộng
- Văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan, cho hoạt động của
lãnh đạo cơ quan được thường xuyên, liên tục và đạt được mục tiêu đề ra. Mọi vấn
đề về hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện,…
đến mua sắm các máy móc, trang thiết bị… cũng đều do văn phòng làm cả.
- Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và
công dân. Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Văn
phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở. Văn phòng làm
trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp
và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh
nghiệp đến cho lãnh đạo. Văn phòng được ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp, bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối
ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ.
Công tác Văn phòng có vai trò, vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của

4. cơ quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động
chung của cơ quan.
1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.
Chức năng:
Văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ chức rất nhiều trong việc ra quyết định
quản lý. Để thể hiện rõ được điều đó chúng ta nghiên cứuvăn phòng với 3 chức năng
chính sau :
Chức năng tham mưu :
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối
ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Thực tế các doanh nghiệp thường
đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng
hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử
dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Hoạt động tham mưu, trợ giúp cho
các cấp quản lý của những người trợ giúp là rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu bởi
nó vừa mang tính tham mưu, vừa mang tính chuyên sâu.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể
làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: Côngnghệ, tiếp
thị, tài chính, kế toán… Để có được những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận
tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn
nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án
hành động tổng hợp.
Chức năng tổng hợp:
Đốivới một doanh nghiệp việc thu thập thông tin là rất cần thiết. Tất cả những
thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ những
thông tin đầu vào và đầu ra, đồng thời cả những thông tin ngược, thông tin phản hồi
trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng và văn phòng là đầu mối thu thập và đưa ra
những thông tin hữu íchvào việc sử dụng và quản lý theo yêu cầu của các nhà quản
lý.
Quá trình thu thập, quản lý sử dụng thông tin phải tuân thủ theo những

5. nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công
tác quản lý, đó cũng chính là hoạt độngthuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng.
Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu
mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức,
đặc biệt đối với mỗi doanh nghiệp.
Chức năng hậu cần:
Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện vật chất, trang thiết bị để
đảm bảo cho hoạt động bình thường của một tổ chức.
Hoạt động của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều
kiện vật chất như: Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính…. Những điều
kiện vật chất đó phụ thuộc vào văn phòng mà công tác hậu cần của văn phòng phải
cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi quá trình hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức, cho mọi
đơn vị, bộ phận và các cá nhân trong tổ chức.
Nội dung của côngtác hậu cần bao gồm: Quản lý chỉ tiêu kinh phí, lương chính,
phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, sửa chữa lớn, xây dựng
các công trình phụ, phúc lợi tập thể.
Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân
viên thực hiện nhiệm vụ.
- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan,
đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.
-Quảnlý chỉ tiêutàichính theo đúngchếđộ,chínhsáchdoNhànướcquyđịnh.
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò là chiếc cầu nối của đơn vị
với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân dân.
Tóm lại:
Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua các
chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập vừa bổ
sung, hỗ trợ cho nhau nhằm tạo sự cần thiết khách quan tồn tại, duy trì và phát triển
công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó.

6.  Nhiệm vụ:
Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó có
thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn Phòng có
những nhiệm vụ chủ yếu sau: (theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng – NXB
Thống kê năm 2008)
1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác của cơ quan,
doanh nghiệp:
Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban
khác nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơ quan, doanh
nghiệp. Trong cơ chế càng có nhiều yếu tố “Động” thì kế hoạch càng phải chặt chẽ
hơn, tránh rủi ro nhiều hơn.
Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình công
tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn vị.
Đặc biệt với công tác văn phòng việc lập kế hoạch hết sức quan trọng vì nó tránh
tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương
trình cần thiết của văn phòng.
2. Thu thập tổng hợp và xử lý thông tin phụcvụ cho quá trình ra quyết định:
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin
bao gồm: thông tin kinh tế chính trị, văn hóa, xã hội, môi trường….Những thông tin
thuận, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin là nguồn, là
căn cứ để người lãnh đạo đưa ra được những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu
quả. Người lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà cần phải có
người trợ giúp trong lĩnh vực mà không ai khác chính là văn phòng.
Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thíchhợp để chuyển tải và lưu
trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có liên quan
đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng mà còn cả cơ
quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về văn
thư lưu trữ trong quản lý thông tin. Thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính
xác, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh

7. đạo cơ quan, doanh nghiệp giải quyết công việc hàng ngày, điều hòa, phối hợp với
các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình.
3. Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản:
Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện
nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bảnquy phạm pháp luật để điều chỉnhcác phát
sinh liên quan đến văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào luật,
Chínhphủ các bộ, ngành đã ban ngành một số văn bản quan trọng liên quan đến hoạt
độngkinh tế chínhtrịcủacáđơnvị tổ chức như:Hợp đồngkinh tế, hợp đồngdânsự…
Văn bảnluật và văn bản pháp quysẽ là căncứ để các cơ quan, đơnvị banhành những
văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy quy chế các quy định hành chính.
Để banhành được những văn bản có nộidung đầy đủ, hợp lý, đúng thẩm quyền,
có tác động đíchthực đến đốitượng điều chỉnhcần phải có những bộ phận nhân viên
chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được
thông tin đầu vào phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông
tin. Đó chính là văn phòng.
4. Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại:
Văn phòng là cầu nối của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác. Muốn tồn
tại và phát triển được thì không thể không hợp tác với các doanh nghiệp khác, với
môi trường bên ngoài. Vì vậy hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp muốn được
diễn ra thường xuyên cần có sự trợ giúp của bộ phận văn phòng.
Khác với các hoạt độngtrong doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt động thường
xuyên trong mọi lĩnh vực đối nội, đối ngoại, kiểm tra giám sát nhằm đảm bảo tiếp
nhận mọi nguồn thông tin củamọi đốitượng đốivới mọi hoạt độngcủa doanhnghiệp
ngay cả khi đơn vị ngừng hoạt động thì bộ phận văn phòng vẫn phải làm việc tiếp
tục để đảm bảo công tác an ninh trật tự và thông tin thông suốt.

8. 5. Xây dựng củng cố bộ máy văn phòng và duy trì hoạt động thường xuyên, liên
tục của văn phòng:
Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực
hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ
những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ
hệ thống.
Việc chăm lo, bồi dưỡng cho cán bộ văn phòng có năng lực, trình độ am hiểu
kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính là nhiệm vụ cấp bách đối với các cơ quan, doanh
nghiệp. Việc củng cố bộ máy văn phòng phải được diễn ra trên cả góc độ quản lý và
đảm bảo tính hiện đại của văn phòng. Nhất là khi công nghệ thông tin ngày càng
phát triển như hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực, cố gắng để kịp với tốc
độ phát triển xã hội nói chung nhưng cũng phải phù hợp với sự phát triển của cơ
quan, doanh nghiệp mình.
Ngoài ra, hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và các
phòng ban, đơnvị khác thông qua chức năng tham mưu, hậu cần đồng thời cũng gắn
với hoạt độngcủa các bộ phận, phòng ban này thông qua việc kiểm tra, đôn đốc thực
hiện. Vậy nên để duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng cần có sự
phối hợp đồngbộ, mật thiết của các bộ phận, phòng ban chuyên môn trong cơ quan,
doanh nghiệp.
6. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phíchỉ tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan,
doanh nghiệp:
Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Làm tốt công tác hậu cần,
văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh
nghiệp. Công tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau:
- Cung cấp các điều kiện phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực
hiện nhiệm vụ.
- Mua sắm quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm
bảo hoạt động của cơ quan được diễn ra liên tục.
- Quảnlý chỉ tiêutài chínhtheo đúngchếđộ, chínhsáchdoNhànước quyđịnh.

9. - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối của đơn vị với cơ quan
cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân.
- Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa tạo lập diện mạo cơ quan
trang nghiêm, văn minh hiện đại.
7. Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệpvà công tác y tế, bảo vệ sức khỏe
cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp:
Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau:
- Bảo vệ sức khỏe, đảm bảo an toàn lao động cho người lao động theo quy
định đốivới từng chức danh nghề nghiệp.
- Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc
- Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho
các trang thiết bị.
- Đảm bảo an ninh trật tự: thường trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác cơ quan
trong và ngoài giờ làm việc; kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ.
- Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải.
- Phối hợp, liên kết với địa phương và liên cơ quan, doanh nghiệp trong bảo
vệ trật tự an toàn xã hội.
1.1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng
1.1.4.1 Môitrường bên trong doanh nghiệp, tổ chức
Các yếu tố thuộc bên trong doanh nghiệp, tổ chức gồm có:cơ cấu tổ chức, văn
hóa tổ chức, chiến lược phát triển, nguồn nhân lực, cơ chế hoạt độngvăn phòng, điều
kiện cơ sở vật chất kỹ thuật.
a. Yếu tố cơ cấu tổ chức:
Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối
quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan, doanh nghiệp đó tham gia. Chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp
hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy

10. mô và tính chất hoạt độngcủa mỗi văn phòng. Các quy định đó cùng với các chế độ,
chính sách khác của Nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động
của văn phòng. Cùng trong yếu tố tổ chức này, hoạt độngvăn phòng chịu ảnh hưởng
trong mối quan hệ tương tác với các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, doanh
nghiệp.
b. Yếu tố văn hóa tổ chức, doanh nghiệp:
Trong bốicảnh cạnh tranh toàn cầu, văn hóa đãthực sự trở thành một sức mạnh
quan trọng của mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp và mỗi quốc gia. Văn hóa tổ chức có
thể hiểu theo nhiều định nghĩa khác nhau:
- Theo Tunstall (1983): Văn hóa tổ chức có thể được mô tả như một tập hợp
chung các tín ngưỡng, thông lệ, hệ thống giá trị, quy chuẩn hành vi ứng xử và cách
thức hoạt động riêng của từng tổ chức. Các mặt đó quy định mô hình hoạt động của
tổ chức và cách ứng xử của các thành viên trong tổ chức đó.
- Theo Farmar (1990): Văn hóa tổ chức được hiểu là tổng của các quan niệm,
niềm tin, giá trị - những yếu tố mà các thành viên của tổ chức chia sẻ, chuyển tải
thông qua: "Làm cái gì ? Làm như thế nào ? và Ai làm ?".
Những định nghĩa trên tạo nên quan niệm về văn hóa tổ chức mà trong thực tế
được biểu đạt gắn với từng loại hình thể chế nghề nghiệp như: sản xuất - kinh doanh,
hành chính, giáo dục - đào tạo... Từ các định nghĩa nêu trên có thể đưa ra quan niệm
chung nhất về văn hóa tổ chức, đó là: "Văn hóa tổ chức là toàn bộ các yếu tố văn
hóa được chủ thể (tổ chức) chọn lọc, tạo ra, sử dụng và biểu hiện trong quá trình
hoạt động từ đó tạo nên bản sắc riêng có của một tổ chức".
Trong bốicảnh toàn cầu hóa, một tổ chức phải là nơi thu hút đội ngũ nhân viên
có chất lượng cao cả ở trong nước và quốc tế. Tuy nhiên khi môi trường làm việc có
tính đa dạng về nguồn gốc xuất thân, dân tộc, tôn giáo hay trình độ học vấn dường
như sẽ xuất hiện mâu thuẫn là làm giảm những giá trị văn hóa mà các thành viên của
tổ chức đó đang cố gắng để xây dựng và gìn giữ. Do đó khi xây dựng văn hóa tổ
chức nếu không xem xét đến khía cạnh này, chính văn hóa sẽ là rào cản cho sự đổi
mới, hợp tác và hội nhập.

11. Văn hóa doanh nghiệp có vai trò (tích cực nếu nó phù hợp với môi trường thay
đổi, với tiến bộ xã hội và tác động tiêu cực khi nó đã lỗi thời) trong việc:
- Tạo ra bản sắc riêng và tính thống nhất trong cam kết của lãnh đạo và của
mọi thành viên trong doanh nghiệp về mục đíchvà mục tiêu mà doanh nghiệp phải
đạt tới.
- Văn hóa doanh nghiệp có thể cải tiến hoặc có thể bóp méo một hệ thống
thông tin chính thức trong doanh nghiệp; tác động tới tiến trình cải tổ của doanh
nghiệp... thông qua gây ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởichiến lược hoặc và cơ cấu
của doanh nghiệp.
Vì vậy, một quốc gia không thể tồn tại và phát triển nếu không bảo tồn, gìn giữ
được nền văn hóa truyền thống của mình. Một gia đình sẽ không thể đầm ấm sum
vầy và đóng góp tích cực cho xã hội nếu không có gia phong, gia giáo. Cũng như
vậy một doanh nghiệp sẽ không thể có một sự nghiệp lâu dài, bền vững nếu không
có một nền văn hóa đặc thù hoặc tệ hơn, môi trường văn hóa của doanh nghiệp lại
là một bầu không khí căng thẳng ức chế hoặc đầy rẫy bất công.
c. Yếu tố chiến lược của tổ chức:
Một vấn đề hết sức quan trọng đốivới một tổ chức đó là hoạch định chiến lược
phát triển. Hoạch định chiến lược phát triển thường phụ thuộc rất lớn ở vai trò của
các nhà lãnh đạo. Tuy nhiên một chiến lược dù tốt đến mấy chỉ có thể thành công
khi tạo dựng được niềm tin và quyết tâm của các cá nhân trong tổ chức đó theo đuổi
và thực hiện.
Thực tế đã chứng minh nếu không xác định được một chiến lược phát triển
đúng, nhà doanh nghiệp rất có thể tự mình lao vào những cạm bẫy không thể rút ra
được, dẫn đến tình hình kinh doanh sa sút và thậm chí phá sản. Doanh nghiệp có thể
đặt mục tiêu và quyết định đầu tư vào một lĩnh vực mới với hy vọng phát triển,
nhưng đó không đánh giá được hết đối thủ cạnh tranh, tiềm lực của mình... mà có
thể dẫn đến thua lỗ. Nguyên nhân dẫn đến việc doanh nghiệp ngày càng sasút có thể
rất nhiều; có thể rõ ràng hoặc còntiềm ẩn. Có thể do doanh nghiệp không có một bộ
máy tổ chức hợp lý, quản lý nhân sự chưa hiệu quả, chi phí quản lý quá

12. cao, hoặc cũng có thể do sản phẩm của doanh nghiệp không được đổi mới, thị phần
ngày càng giảm, không sử dụng đúng các chiến lược về giá, marketing...
Khi nghiên cứumôi trường đểhoạchđịnh chiến lược phát triển, người ta thường
quan tâm đến sự phù hợp của chiến lược trên cơ sở xem xét ở các khía cạnh: cấu
trúc, hệ thống, con người và văn hóa của tổ chức.
Trong quá trình xây dựng chiến lược, doanh nghiệp luôn “đứng trên đỉnh núi”
để nhìn bao quát mọi vấn đề. Không ôm đồm mọi thứ, doanh nghiệp xác định rõ:
làm cái gì và không làm cái gì, cái nào cần ưu tiên, bước nào là nền tảng cho các
bước tiếp theo, các nguồn lực được phân bổ như thế nào cho phù hợp…
Một chiến lược đúng thì các thành tố cấu thành chiến lược phải đúng (từ mục
tiêu cho đến việc chọn hướng đi, cách thức đi, những nguồn lực cần thiết và phương
thức vận hành chiến lược theo từng giai đoạn sao cho phù hợp).
d.Yếu tố nhân sự:
Trong quá trình phát triển doanh nghiệp, đầu tư vào chất xám, vào con người
là quan trọng nhất. Năng lực làm việc của conngười là vô tận. Họ cần có áp lực công
việc để trưởng thành và sáng tạo hơn.
Lãnh đạo doanhnghiệp cần phải biết cáchthúc đẩy tinh thần cho nhân viên, tạo
điều kiện để nhân viên cùng nhau thi thố khẳng định chính mình. Một môi trường
làm việc có thể đánh thức tiềm năng của nhân viên, góp phần đảm bảo cho hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất là rất quan trọng. Người quản lý
tốt là người biết sử dụng quyền uy chứ không phải quyền lực để điều khiển nhân
viên.
Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, con người có ý nghĩa rất
to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng. Yếu tố này ngày càng có vai trò
quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn
phòng không được coi trọng, thậm chí văn phòng là nơi dồn dịch những người dôi
dư, khó sắp xếp ở các bộ phận khác trong cơ quan. Mặt khác, cơ cấu lao động văn
phòng hiện đang thay đổi mạnh mẽ do những quy định mới của Nhà nước. Vì vậy,
yếu tố con người rất quan trọng, bởi liên quan đến việc tổ chức quản lý, điều

13. hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu không có yếu
tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng ngừng trệ hoặc làm việc
kém hiệu quả. Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật quản lý điều hành
sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thường xuyên, có hiệu quả, tăng tính
sáng tạo, tiết kiệm chi phí… Ngược lại, sẽ kìm hãm, bế tắc trong các hoạt động của
văn phòng. Do đó, đòi hỏi nhân viên là những người có kỹ năng chuyên môn, ý thức
trách nhiệm cao…thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
e. Yếu tố cơ chế hoạt động của văn phòng:
Cơ chế hoạt động của văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đang
có nhiều cải tiến. Vai trò của văn phòng ngày càng được đánh giá đầy đủ và rõ ràng
hơn. Sựràng buộc trách nhiệm giữa văn phòngvới các phòng ban chuyên môn ngày
càng được củng cố. Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong việc liên kết
phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, có vai trò ngày
càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và
chống tham nhũng.
f. Yếu tố cơ sở vật chất kỹ thuật:
Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng được đảm bảo giúp truyền tải và thực
hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao
động, chất lượng công việc, tác động đến quá trình quản lý điều hành của các nhà
lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đốivới yếu tố này là luôn đầy đủ về số lượng, phù hợp với
nhu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hóa trang thiết bị
và người lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ,
tránh thất thoát, lãng phí…
1.1.4.2 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp, tổ chức
Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp, tổ chức gồm có: chính
sách, pháp luật, kinh tế xã hội.
a. Yếu tố chính sách, pháp luậtcủa Nhà nước:
Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hưởng đến sựtồn tại, phát triển của cơ quan,
doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên sự quản

14. lý của Nhà nước bằng các quy định, pháp luật do Nhà nước ban hành.
Những chính sách quy định của Nhà nước về văn phòng tạo ra hành lang pháp
lý chung cho quá trình định hướng phát triển của doanh nghiệp, là căn cứ để văn
phòng xây dựng nội quy hoạt động, chínhsáchcủa mình. Những chính sáchnày phải
đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tổ chức, hoạt
động của doanh nghiệp nói chung và quy trình quản lý văn phòng nói riêng. Điều
này cũng luôn đòi hỏi hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn được
hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả
thi khá cao là điều kiện để côngtác văn phòng được thực hiện có hiệu quả, nâng cao
uy tín của lãnh đạo văn phòng đồng thời tăng niềm tin và năng suất lao động của
nhân viên.
Những chính sách hoặc quy định bất hợp lý mang tính hình thức hoặc được
hình thành một cách độc đoán sẽ dẫn đến sự hỗn loạn trong tổ chức, làm mất niềm
tin, xảy ra chống đốivà khả năng thực thi thấp. Vì vậy, lãnh đạo văn phòng cần lựa
chọn phương thức, đề ra những quy chế cho phù hợp.
b. Yếu tố kinh tế xã hội:
Mọi doanh nghiệp đều phải vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế, xã
hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cảhoạt
động của văn phòng. Nếu thị trường, chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích
doanh nghiệp đầu tư, hiện đại hóa trang thiết bị trong doanh nghiệp trong đó có văn
phòng. Không những kinh tế ổn định, phát triển mà còngóp phần cải tạo tự nhiên xã
hội tạo ra môi trường kinh tế vững chắc và lành mạnh.
Mặt khác sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước, trong khu vực và thế giới
có ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Nó vừa là cơ hội vừa là
thách thức đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi
đúng hướng trong đó văn phòng và hoạt động quản lý cũng được quan tâm, cải tiến
cho phù hợp với sự phát triển đó nhưng vẫn phù hợp với sự phát triển của danh
nghiệp, đặc biệt là xu thế trên thế giới tác động đến quản trị văn phòng thì đòi hỏi
doanh nghiệp không ngừng học hỏi sự tiến bộ, cập nhật các kỹ thuật phù hợp với

15. thực trạng của doanh nghiệp nhưng không đánh mất đi giá trị truyền thống, nét văn
hóa doanh nghiệp của đất nước và trong khu vực.
Như vậy, sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hưởng đều hoạt động văn
phòngtrong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện thuận
lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của doanh
nghiệp cũng như hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm
chi phí hoạt động.
1.2 Những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng.
1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng
Hiểu văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:
- Đầu vào của côngtác văn phòng bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo, tổ
chức quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế, chính trị, xã hội, hành
chính, môi trường theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được các kết
quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị.
- Đầu ra của công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu
và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh
đạo.
Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm công việc tổ chức quản lý và sử
dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, đơn vị nhằm đạt được
kết quả mong muốn.
1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng.
Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thể
khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Văn phònghoặc phòngHànhchính là “bộ nhớ”củacác nhàlãnh đạo, là tai, là mắt
của cơ quan, đơn vị. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương, khoa học thì
công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và hiệu quả.
Trong thời đại “bùng nổ thông tin” các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính
sự nghiệp đều quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra quyết định
sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội. Yếu tố

16. quyết định đến thành bại của cơ quan tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi
thông tin có quan hệ sống còncủa tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin gắn liền với
công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong
bất kỳ tổ chức nào.
Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác vào văn phòng
đòihỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách
khoa học. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện
toàn văn phòng, xây dựng độingũ cánbộ côngchức văn phòng vững mạnh. Một văn
phòng trì trệ yếu kém, lộm thuộm là biểu hiện của sự thiếu quan tâm của thủ trưởng.
Chánh, phó văn phòng hoặc trưởng phòng hoặc phó phòng Hành chính (cơ quan
không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng.
Hàng ngày Chánh, phó văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi công việc hành
chính cơ quan, chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan về công tác văn
phòng.
1.3 Hiệu quả của hoạt động công tác văn phòng.
Tổ chức kế hoạch hoạt độngcông tác văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt
động của cơ quan, doanh nghiệp có tác dụng thúc đẩy hoạt động của văn phòng cơ
quan đem lại hiệu quả cao. Bởi vì:
- Văn phònglà bộ máy tham mưu giúp việc củathủ tướngcơ quan, doanhnghiệp
nên hoạtđộngcủa lãnh đạo cơ quan, tổ chức sẽtrôi chảy, thuậnlợi khôngchồngchéo,
làm giảm bớt gánh nặng công việc cho người lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp.
- Văn phòng là một bộ máy của cơ quan, nơi giao tiếp công việc của cơ quan
với nhân dân, với khách hàng. Thông qua văn phòng, các cơ quan bên ngoài, bạn
hàng có thể hiểu được phần nào hình thức hoạt động, loại hình kinh doanh sản xuất
cách thức tổ chức hoạt động của cơ quan từ đánh giá được khả năng và vị trí trên thị
trường của cơ quan.
Trong quá trình hoạt động văn phòng luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ các loại
vật dụng cần thiết, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan thông suốt
có hiệu quả cao, không trì trệ.

17. Tóm lại:
Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng cho thấy vị trí
đặc biệt quan trọng của văn phòng trong mỗi cơ quan tổ chức vì thế việc không
ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng trong mỗi tổ chức là
việc làm hết sức cần thiết và càng trở nên quan trọng hơn trong nền kinh tế thị
trường cạnh tranh với những đòihỏi khắt khe trên tất cả lĩnh vực trong đó có công
tác văn phòng.