Cơ sở lý luận về quản trị văn phòng và ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng.docx

Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ ỨNG
DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI
VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN
1.1. Khái niệm
1.1.1. Khái niệm Văn phòng
Mọi cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ thì đều cần có hoạt động của Văn
phòng. Vì Văn phòng là bộ máy thực hiện chức năng tham mưu giúp việc cho cơ
quan, thủ trưởng cơ quan, đảm bảo cho công tác của lãnh đạo và quản lý được tập
trung thống nhất, thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Tùy theo quy mô của cơ
quan tổ chức mà Văn phòng có những tên gọi khác nhau.
Ví dụ như đối với cơ quan có quy mô lớn như Chính phủ, Bộ, Cơ quan
ngang Bộ… thì bộ phận làm những nhiệm vụ như trên được gọi là Văn phòng,
như: Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn,
Văn phòng Bộ Nội vụ,….Đối với các cơ quan địa phương, tùy theo chức
năng nhiệm vụ của cơ quan đó mà thành lập hay đặt tên phù hợp. Còn đối với đơn
vị sự nghiệp, doanh nghiệp thì Văn phòng có tên là Phòng Hành chính, Phòng
Hành chính- Nhân sự hoặc Phòng Hành chính-Tổ chức.
Nhưng dù là tên gọi như thế nào thì Văn phòng vẫn được hiểu theo nghĩa
như sau:
-Văn phòng là một bộ phận cấu thành của một cơ quan tổ chức mà ở đó
diễn ra hoạt động văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin và phục vụ hậu cần cho cơ
quan tổ chức đó.
-Văn phòng là bộ phận giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan tổ chức đó
một cách hiệu lực và hiệu quả.
Dù hiểu theo nghĩa nào thì tựu chung lại Văn phòng đều có đặc điểm như
sau:
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 5

Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng
-Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của
từng cơ quan. Đối với cơ quan có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng có đầy đủ
phòng ban, với số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động của của
cơ quan. Còn đối với cơ quan có quy mô nhỏ thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức
tối thiểu.
-Văn phòng phải có trụ sở hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định
như nhà cửa, trang thiết bị, ……
Từ các quan niệm trên đều cho ta thấy được rằng : Văn phòng có vai trò hết
sức quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan tổ chức. Dù ở quy mô lớn hay
nhỏ, thì văn phòng đều là bộ phận giúp việc quan trọng cho lãnh đạo.
1.1.2. Khái niệm quản trị văn phòng
Có thể hiểu rằng nhà quản trị là người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành
một bộ phận hay một tập đoàn kinh doanh. Và quản trị văn phòng là việc nhà quản
trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phòng nhằm
đạt các mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả.
Chức năng quản trị văn phòng gồm những chức năng chính sau:
Chức năng hoạch định: Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ
chức và biện pháp để đạt mục tiêu ấy. Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội
dung hoạch định trong quản trị văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu sau
đây:xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng;
hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của văn phòng; hoạch
định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan; hoạch định cơ sở vật chất,
phương tiện làm việc của cơ quan; hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ
quan hoạt động vv...
Chức năng tổ chức: Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu
hợp lý, các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho
phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nội dung tổ chức trong quản trị văn phòng
bao gồm các công việc chủ yếu sau đây: Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn
và phạm vi hoạt động của đơn vị làm công tác văn phòng, xác định nhân lực làm
công tác Văn phòng và phân bổ lao động về các tổ chức của văn

phòng. Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng phải
đảm bảo các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ
phân công, phân nhiệm rõ rang, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có đơn
vị nào, người nào đảm nhận, phát huy được khả năng của mỗi thành viên và tạo
ra sức mạnh chung của cả văn phòng.
Chức năng quản trị nhân lực: là hoạt động của nhà quản trị đối với lực
lượng lao động thuộc văn phòng cơ quan. Các hoạt động đó bao gồm:
+ Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại, dự
báo nhu cầu nhân lực trong tương lai.
+ Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm, thi tuyển nhân lực vào các vị trí công
tác còn thiếu người đảm nhiệm. Thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa
tuyển được người mới.
+ Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành
tích, đãi ngộ đối với con người thuộc tổ chức.
+ Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng
cao khả năng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của văn phòng.
Chức năng kiểm tra : là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu
giữa hiện trạng văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn
nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra. Các hoạt động đó bao gồm:
- Kiểm tra hành chính: Có nghĩa là kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương
trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc...Thực chất của việc kiểm
tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quản trị.
- Kiểm tra công việc: Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đề ra,
công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác của Văn
phòng.
- Kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế
làm việc trong Văn phòng. Đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ công nhân
viên Văn phòng.
1.1.3. Khái niệm tin học và một số ứng dụng tin học

Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể
hiện, lưu trữ, xử lý, và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện
tử và các phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc.
Một số khái niệm liên quan đến tin học
Phần cứng (Hardware) là thành phần vật lý của một máy tính như màn
hình, case, bàn phím, cáp….Từ phần cứng ở đây có thể hiểu là một bộ máy tính
hoặc chỉ một phần nào đó như máy in hay máy scan. Phần cứng sẽ không thể thực
hiện được hoạt động nếu không có phần mềm.
Phần mềm (Software) là các chương trình (Program) điều khiển các hoạt
động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính
được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ điều hành (System software) và phần mềm
ứng dụng (Application software).
Phần mềm hệ điều hành là chương chình nắm giữ tất cả các chỉ lệnh làm
cho máy hoạt động, bao gồm quá trình khởi động, hiển thị màn hình và sử dụng
các ổ để lưu trữ dữ liệu. Hệ điều hành cũng quản lý các chương trình như xử lý
văn bản, trò chơi, duyệt internet. Nó nhận lệnh từ những chương trình này, chuyển
chúng tới CPU, sắp xếp hiển thị trên màn hình, lấy kết quả từ CPU và truyền tới
ổ cứng để lưu trữ hoặc tới máy in. Nếu không có hệ điều hành, máy tính giống
như một chiếc ô tô không có động cơ.
Các hệ điều hành phổ biến hiện nay như Windows 7, Windows 8, Windows
XP…..
Phần mềm ứng dụng là tất cả các phần mềm khác chạy trong máy tính.
Người sử dụng các phần mềm này để thực hiện công việc của họ. Bộ chương trình
Microsoft Oiffce 2007 là một ví dụ về các phần mềm ứng dụng.
Sự khác nhau giữa phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng đó là
nều không có hệ điều hành thí các ứng dụng sẽ trở nên vô ích. Hệ điều hành cung
cấp môi trường cho các ứng dụng hoạt động trên đó.
Mạng máy tính (Computer Network) là hai hay nhiều máy tính được kết
nối với nhau thông qua dây dẫn, tín hiệu Radio (hay còn gọi tín hiệu vô tuyến) tín
hiệu quang hoặc bất cứ sự kết hợp nào giữa chúng với một số phương

pháp khác, cho phép bạn gửi, nhận các lệnh và file từ máy tính này tới máy tính
khác.
+ Các thành phần khác của mạng bao gồm:
Các thiết bị đầu cuối (End system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể
là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng nhiều
các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA,
tivi, môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó. Môi
trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cáp), song (đối với các mạng không
dây).
Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể.
Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng.
Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (Email), trò
chuyện trực tuyến (Chat), máy truy tìm dữ liệu (Search engine), các tiện ích dịch
vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh
từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo.
Internet là mạng máy tính rọng khắp toàn cầu,các máy tính được kết nối
với nhau bằng các mạng viễn thông. Bất kỳ máy tính nào có phần mềm, phần cứng
và có kết nối với mạng viễn thông đều có thể truy cập internet. Mạng internet
thường được sử dụng như một công cụ giao tiếp toàn cầu, nó cũng là nguồn tư
liệu tham khảo rất tốt, cho phép người dung tiếp cận với một khối lượng thông tin
khổng lồ thuộc bất kỳ lĩnh vực nào .
Intranet là mạng máy tính cho phép giao tiếp và chia sẻ thông tin nội bộ
giữa các máy. Intranet được vận hành giống hệt như mạng internet, nhưng Intranet
cho phép các tổ chức gửi các thông tin quan trọng, liên quan và mới nhất chỉ các
nhân viên của mình thông qua những phần mềm đặc biệt bảo vệ nó khỏi sự truy
cập của các đối tượng bên ngoài.
Extranet là mạng dạng mở diện rộng của intranet.Ví dụ như nó cho phép
người dung truy cập vào một số khu vực của mạng nội bộ. Cụ thể người dùng bên
ngoài có thể truy cập để đặt hàng trực tuyến, truy vấn tài khoản…Thông

thường người dùng chỉ có thể truy cập Intranet khi họ có tài khoản hợp pháp
gồm tên truy cập và mật khẩu.
Mạng LAN (Local area network) hay “mạng cục bộ” là một hệ thống
mạng dùng để kết nối các máy tính trong một phạm vi nhỏ (nhà ở, phòng làm
việc, trường học, …). Các máy tính trong mạng LAN có thể chia sẻ tài
nguyên với nhau, mà điển hình là chia sẻ tập tin, máy in, máy quét và một số
thiết bị khác.
Một mạng LAN tối thiểu cần có máy chủ (Server), các thiết bị ghép nối
(Repeater, Hub, Switch, Bridge), máy tính con (Client), card mạng (Network
Interface Card – NIC) và dây cáp (Cable) để kết nối các máy tính lại với nhau.
s
Hình 1. Mô hình của mạng Lan
Mạng WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng trong
vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới vài
ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho người
dùng. Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ
(Host), máy đầu cuối (End system). Các máy chính được nối với nhau bằng các
mạng truyền thông con ( Communication subnet) hay còn gọi là mạng con
(Subnet). Nhiệm vụ của mạng con là truyền tải thông điệp (Massages) từ máy chủ
này sang máy chủ khác.
Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng sao,
dạng vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định.

Hình 2. Mô hình mạng WAN
Mạng WLAN (wireless local area network) tương tự như mạng LAN
nhưng không sử dụng dây cáp để kết nối máy tính. Trong một mạng không dây,
các máy có thể giao tiếp với nhau bằng cách sử dụng các tin hiệu là các sóng radio
truyền trong không gian. Loại mạng này cho phép người dung linh hoạt hơn vì
học có thể di chuyển máy tính tùy thích trong khu vực có sóng, đặc biệt là máy
tính xách tay. WLAN được sử dụng nhiều trong hộ gia đình hoặc các cơ quan ,….
Hình 3. Mô hình mạng WLAN
Thư điện tử (Email) là một hệ thống nhận thư qua các mạng máy tính.
Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh. Mỗi mẫu thông tin (thư từ)
có thể gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và được chuyển qua mạng
máy tính. Nó có thể chuyển thông tin tới một máy nguồn tới một hay rất nhiều
máy nhận trong cùng một lúc. Ngày nay, email chẳng những có thể truyền

gửi được chữ mà còn có thể truyền được các dạng thông tin như hình ảnh, âm
thanh và đặc biệt các phần mềm như thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các
email dạng sống động tương thích như tập HTML.
Cơ sở dữ liệu – database (CSDL) được hiểu theo các định nghĩa kiểu kỹ
thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường
được dùng trong công nghệ thông tin có cấu trúc và nó thường được hiểu rõ hơn
dưới dạng một tập hợp kiểu liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một
thiết bị lưu trữ như băng hay đĩa. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp
các tệp tin từ hệ điều hành hay được lưu trữ trong một hệ quản trị CSDL.
Cần phân biệt khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái
niệm công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tin
học có tính khái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin.
Nhưng khái niệm công nghệ thông tin lại có tính chuyên sâu hơn so với khái niệm
tin học. Công nghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết kế,
phát triển, cài đặt và quản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và các
thiết bị phần cứng.
Ứng dụng tin học trong công tác văn phòng là việc ứng dụng những thành
tựu tin học vào trong từng nghiệp vụ cụ thể của văn phòng nhằm hỗ trợ tốt nhất
cho quá trình thực hiện công việc của con người. Ví dụ như ứng dụng tin học trong
quản lý quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan; ứng dụng trong xây dựng
lịch công tác, lịch làm việc của lãnh đạo cơ quan và thủ trưởng các đơn vị; ứng
dụng trong quản lý và lập hồ sơ công việc….
1.2. Chức năng nhiệm nhiệm vụ của văn phòng
1.2.1. Chức năng của văn phòng
Theo như những khái niệm về văn phòng, thì chức năng của văn phòng gồm
có ba chức năng chính đó là tham mưu tổng hợp, chức năng điều hành và chức
năng giúp việc hậu cần.
• Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động trợ giúp cho lãnh đạo nhằm góp phần tìm kiếm những
quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể làm công
tác tham mưu trong cơ quan, tổ chức có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập
tương đối với chủ thể quản lý, tức là cá nhân hay tập thể làm công tác tham mưu
là các thư ký, chuyên viên tổng hợp. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường
đặt bộ phận tham mưu thuộc văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi.
Để có ý kiến tham mưu mang tính chính xác, văn phòng phải tổng hợp các thông
tin bên trong lẫn bên ngoài, phân tích, xử lý và quản lý sử dụng các thông tin đó
theo những nguyên tắc nhất định.
Ngoài ra để ý kiến tham mưu cho lãnh đạo mang tính chuyên sâu thì văn
phòng phải là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên
môn tổng hợp thành một hệ thống, thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo
những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các
bộ phận chuyên môn.
Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là đầu mối
tiếp nhận, tổng hợp, xử lý các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo
đơn vị.
• Chức năng điều hành
Văn phòng là đơn vị giúp việc cho lãnh đạo trong công tác điều hành các hoạt
động của cơ quan, tổ chức. Thể hiện qua các hoạt động như: Xây dựng và triển
khai chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức đón tiếp khách, tổ chức các hội
nghị, hội thảo, cuộc họp, các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.
• Chức năng giúp việc hậu cần
Mỗi cơ quan đơn vị đều không thể thiếu các cơ sở vật chất, trang thiết bị làm
việc, phương tiện…. Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua
sắm, cung cấp, bảo quản và quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó. Đó là
chức năng hậu cần của văn phòng.
Tóm lại svăn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức
năng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan.

1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng
Từ những chức năng chung, cơ bản của văn phòng thì người ta chia thành
các chức năng cụ thể, chi tiết. Mỗi một chức năng có thể có nhiều nhiệm vụ cụ
thể. Những nhiệm vụ này chính là những công việc, hoạt động nhằm cụ thể hóa
những chức năng trên.
Những nhiệm vụ cụ thể bao gồm:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế của cơ quan đơn vị:
Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào muốn đi vào ổn định đều cần phải có những cơ
chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động. Một cơ quan tổ chức đều có
những quy chế, quy định làm việc riêng phù hợp với hoạt động chức năng nhiệm
vụ của mình. Đây cũng chính là nhiệm vụ đầu tiên của văn phòng phải thực hiện
khi cơ quan, tổ chức đi vào hoạt động.
-Xây dựng chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị:
Để có thể đảm bảo đơn vị thực hiện tốt chức năng nhiệm vị của mình, thì
mỗi đơn vị đều phải đặt ra các mục tiêu, các kế hoạch cho từng hoạt động của
mình. Kế hoạch đó có thể là ngắn hạn, trung hạn, dài hạn….Mỗi bộ phận trong
tổ chức đều xây dựng các kế hoạch hoạt động của mình. Các kế hoạch đó sẽ được
tổng hợp thành kế hoạch tổng thể của đơn vị. Kế hoạch tổng thể này do văn phòng
tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác cùng triển khai thực hiện, giúp
cho kế hoạch được thực hiện thống nhất, tạo hiệu quả cao.
-Thu thập xử lý, quản lý việc sử dụng thông tin:
Thông tin chính là chìa khóa thành công của mỗi cơ quan tổ chức. Thông
tin giúp cho lãnh đạo đưa ra được quyết định của mình. Nhưng thông tin rất đa
dạng và phong phú. Người lãnh đạo không thể tự thu thập và xử lý mọi thông tin
mà cần phải có một bộ phận hỗ trợ đó chính là văn phòng. Mọi thông tin đều được
văn phòng tiếp nhận, xử lý, phân loại theo các kênh phù hợp để chuyển tải hay
lưu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng liên qua đến sự thành bại của một tổ
chức nên nhiệm vụ này phải được thực hiện theo những quy định nghiêm ngặt để
đảm bảo thông tin được chính xác phục vụ cho hoạt động của tổ chức.
-Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu: Theo các quy định hiện
hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các đơn vị trong cơ

quan. Tổ chức thu thập và xác định giá trị tài liệu trước khi cho vào lưu trữ cơ
quan.
-Tổ chức công tác hội nghị: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn ở, lịch làm việc
với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết của cơ quan.
-Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo: Giúp lãnh đạo duy trì, phát
triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương. Chuẩn bị các yếu tố đảm bảo
cho sự thành công của chuyến đi như: các tài liệu phục vụ chuyến đi, nơi ăn ở,
phương tiện đi lại, kinh phí và một số yếu tố khác.
-Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan: Thông qua công
việc: Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi
sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.
-Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý: Dự kiến phân
phối hạn mức kinh phí năm, quý theo chế độ nhà nước và theo quyết định của thủ
trưởng cơ quan.
-Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan: Phối hợp với công
đoàn, tổ chức công tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho
cán bộ nhân viên cơ quan. Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng
trong một cơ quan, đơn vị nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính
chất hoạt động của từng cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số
nhiệm vụ cho phù hợp.
1.3. Sự cần thiết của việc ứng dụng tin học trong Quản trị văn phòng.
Văn phòng với chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc thường phải xử lý
thông tin giúp cho lãnh đạo cơ quan đơn vị điều hành công việc một cách có hiệu
quả.Với một khối lượng công việc lớn từ khâu thu thập, xử lý thông tin đến công
tác lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá rồi soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu…….thì
phương ứng dụng tin học trong công tác quản trị văn phòng là một
phương pháp hữu hiệu trong quản lý thông tin cho lãnh đạo. Trước đây, khi nói
đến văn phòng người ta hình dung ra những chồng hồ sơ, tài liệu, cao ngất, những
văn bản được soạn thảo bằng tay không thẩm mỹ, nhưng bây giờ với những phần
mềm tiện ích của tin học thì cho phép lưu trữ tài liệu với khối lượng dữ liệu lớn,
soạn thảo ra những văn bản có thể thức được trình bày chính xác và

đẹp. Hơn thế nữa với sự ra đời của Internet nó giúp chúng ta trao đồi, thu thập,
chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện, dù cho có ở đâu chỉ cần nơi
đó kết nói mạng Internet.
Có thể nói "Tin học hóa quản trị hành chính văn phòng tại cơ quan hành
chính nhà nước vừa là phương tiện, vừa là áp lực đối với cải cách hành chính nhà
nước".
"Là phương tiện", vì thông qua các hệ thống công nghệ thông tin được ứng
dụng, bộ máy hành chính nhà nước có thể liên kết với nhau khi thực hiện các hoạt
động và các thủ tục hành chính. Chính phủ cũng có thể thông qua đó để điều hành
bộ máy tổ chức và điều chỉnh công việc một cách hiệu quả, nhanh, chính xác, và
kiểm soát tốt. Mọi hành động của cơ quan công quyền, do vậy có thể đáp ứng kịp
thời những biến động phức tạp của thực tiễn nền kinh tế thị trường trong thời hội
nhập, thông qua việc "cảm nhận" được "hơi thở" của thị trường và xã hội.
"Là áp lực" vì mọi trì trệ, ách tắc của bộ máy sẽ lộ diện dễ dàng qua hệ
thống "gương phản chiếu" của môi trường điện tử hóa. Các hoạt động của bộ máy
công quyền khi được thực hiện trên môi trường điện tử sẽ được kiểm soát theo
các chuẩn mực, tính kỷ cương của nền hành chính, nhờ đó mà sẽ được giám sát.
Nếu dịch vụ công được cung ứng thông qua hệ thống công nghệ thông tin, ở đó
sẽ không có ranh giới giữa các cơ quan, các cấp chính quyền, mà chỉ thấy các loại
dịch vụ được cung ứng. Người dân, doanh nghiệp không cần biết ai là người giải
quyết thủ tục cho họ, chỉ biết thủ tục đó được giải quyết như thế nào và khi gặp
những vướng mắc, họ có được ai đó quan tâm, giải quyết không. Cách thức này
đòi hỏi sự liên kết, phối hợp giữa các cơ quan, các cấp chính quyền trong giải
quyết thủ tục hành chính như những hệ thống thông suốt các "dòng chảy thông
tin.
1.4. Nội dụng ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng
1.4.1. Ứng dụng trong công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo
và ban hành văn bản, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây:
- Soạn thảo và bạn hành văn bản
- Quản lý văn bản
- Quản lý con dấu
- Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ.
Để ứng dụng tin học vào công tác văn thư được tốt và đạt hiệu quả cao thì
phải có quy trình ứng dụng. Khi nắm được quy trình ứng dụng đó thì cơ quan sẽ
đạt được mục đích của mình, việc ứng dụng đó sẽ mang lai hiệu quả cho công
việc. Một điều kiện cần và đủ để ứng dụng tin học vào công tác văn thư là phải
phân tích và thiết kế hệ thống một sơ sở dữ liệu văn thư.
Mục đích của việc phân tích hệ thống giúp ta nắm vững được đặc điểm của
các đối tượng cần xây dựng cơ sở dữ liệu(CSDL). Nó giúp ta nắm được chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan đã sản sinh ra văn bản, từ đó xác định được đúng
thành phần và nội dung CSDL văn thư.
Mục đích của việc phân tích hệ thống là ta có thể thiết kế hệ thống CSDL
quản lý và tra tìm tài liệu văn thư. Thiết kế hệ thống phải đạt yêu cầu đưa toàn bộ
các văn bản có giá trị vào một tổ chức chặt chẽ để quản lý và tra tìm chúng. Toàn
bộ việc phân tích và thiết kế hệ thống diễn ra theo quy trình sau:
Bước 1: Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cuả cơ quan để xác định các loại
tài liệu hình thành và khối khối lượng của nó.
Bước này nhằm xác định được những văn bản nào có thể đưa vào CSDL
quản lý và tra tìm tài liệu trong văn thư . Chúng ta làm như vậy bởi vì trong quá
trình hoạt động của cơ quan sẽ có rất nhiều loại tài liệu, nhưng không phải thông
tin nào cũng đưa vào CSDL mà chỉ có những văn bản phản ánh về chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan. Còn những tài liệu tham khảo hay những văn bản gửi đến
để biết.. thì không là thành phần tài liệu đưa vào CSDL.
Bước 2: Thống kế nhu cầu khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu chính là đặt
yêu cầu khai thác vào CSDL.

Mục đích của việc xây dựng CSDL được xác định là phục vụ quản lý và tra
tìm các văn bản. Quản lý văn bản bằng máy tính sẽ thay thế dần các sổ đăng ký
văn bản đi -đến, đồng thời có thể theo dõi việc chuyển giao và giải quyết văn bản,
tra tìm văn bản trên máy. Muốn vậy đòi hỏi khi ứng dụng tin học vào quản lý văn
bản phải có CSDL quản lý văn bản đi - đến phục vụ việc tìm kiếm thông tin văn
bản theo các mục đích sau :
- Tìm kiếm văn bản theo thời gian văn bản (ngày, tháng, năm).
- Thống kê văn bản theo từng cơ quan giao dịch, theo đơn vị tổ chức soạn
thảo văn bản, giải quyết văn bản.
- Tìm kiếm văn bản theo thể loại văn bản.
- Tìm kiếm văn bản theo người ký văn bản văn bản.
- Tìm kiếm văn bản theo đơn vị soạn thảo
- Tìm kiếm văn bản theo số ký hiệu văn bản.
- Tìm kiếm theo trích yếu nội dung của văn bản
Như vậy khi ứng dụng tin học thì phải đặt ra những yêu cầu đối với CSDL
như vậy để giải quyết nhu cầu tìm các yếu tố của từng văn bản riêng biệt thay “Sổ
đăng ký công văn đi - đến”.
Bước 3: Chọn hệ quản trị CSDL.
Cho đến nay để quản trị và tra tìm văn bản đi - đến, các cơ quan thường
dùng hệ quản trị CSDL như CDS/ISIS, FOXBASE, FOXPRO… Mỗi hệ quản trị
này đều có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Trong hệ thống quản trị
CSDL viết trên FOXPRO được áp dụng phổ biến hơn.
Bước 4 : Thiết kế mẫu nhập tin đối với từng văn bản.
Việc này có thể căn cứ vào mẫu đăng ký văn bản đi - đến đã dùng của cơ
quan. Các yếu tố thông tin của một văn bản cần quản lý tương tự như các sổ đăng
ký văn bản đi hoặc sổ đăng ký văn bản đến, có thể bổ sung thêm một số mục khác
theo yêu cầu người sử dụng CSDL hoặc mở thêm các cột trên sổ đăng ký văn bản
như phần “trích yếu nội dung văn bản”.
Đối với một văn bản đến thì cần nhập vào CSDL là:
1. Sổ văn bản
2. Phân loại văn bản

3. Loại văn bản
4. Số đến, ngày đến của văn bản
5. Số kí hiệu văn bản
6. Ngày tháng của văn bản;
7. Trích yếu nội dung văn bản;
8. Cấp gửi, nơi gửi văn bản
9. Hạn xử lý văn bản
10. Đơn vị xử lý , đơn vị phối hợp xử lý văn bản;
11. Người xử lý, người phối hợp xử lý văn bản;
12. Lãnh đạo phân công, ý kiến của lãnh đạo
13. Tệp đính kèm của văn bản.
Đối với văn bản đi cần nhập vào CSDL là:
1. Sổ văn bản
2. Loại văn bản:
3. Số ký hiệu văn bản;
4. Ngày tháng của văn bản
5. Đơn vị soạn thảo;
6. Người soạn thảo
7. Trích yếu nội dung của văn bản;
8. Người ký
9. Các lãnh đạo trình ký
10.Nơi nhận
11. Số trang;
12. Ghi chú;
13. Tệp đính kèm
Tất cả các văn bản đi và đến của cơ quan đều nhập vào máy những thông
tin trên. Các thông tin văn bản đến và văn bản đi được thiết kế trên hai CSDL
riêng biệt. Do đó việc thiết kế các trường của biểu ghi, các yêu cầu quản lý theo
dõi hai loại văn bản đi – đến có khác nhau nhưng liên quan với nhau.
Bước 5: Nhập tin vào máy, chạy thử, kiểm tra xem cơ sở dữ liệu có đáp ứng
được mọi yêu cầu dự kiến như bảng danh mục sản phẩm đầu ra hay không.

Văn bản đến và đi thường được lập trên hai loại CSDL riêng biệt, tuy nhiên
hai CSDL này luôn có quan hệ với nhau, luôn so sánh đối chiếu với nhau. Đối với
văn bản đến thì nhập vào máy đồng thời in ra giấy theo thứ tự như sổ đăng ký văn
bản đến. Danh mục này dùng để theo dõi ngoài máy và để làm sổ giao nhận (ký
nhận) các văn bản phân phối trong ngày. Các trang in được sắp xếp theo thứ tự
thời gian trong năm và đóng lại thành sổ.
Đối với CSDL là văn bản đi, ngoài các thông tin đăng ký văn bản đi, còn có
thể lưu giữ nguyên văn nội dung văn bản để người sử dụng không phải tìm tin đã
lưu, ở các tệp tin đơn lẻ tách rời nhau, ngươi lấy tin cần lấy thông tin tóm tắt của
văn bản khi ghép nối vào từng bản đã đã đánh máy.
Trên đây là những bước của quy trình ứng dụng tin học vào công tác văn thư.
Việc ứng dụng tin học được ứng dụng vào trong các khâu của nghiệp vụ văn thư
như sau:
Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn bản của văn thư
sẽ được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quy định đúng
thể thức và quy trình ban hành. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến
hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho lãnh đạo
xem xét và chuyền ý kiến sửa chữa luôn qua hệ thống quản lý văn phòng và tiến
hành việc ban hành văn bản.
Quản lý văn bản:
- Quản lý công văn đi : Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư cơ
quan. Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ làm thủ
tục đóng dấu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm
quyền ký ban hành. Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn đi.
Văn thư cơ quan sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì tiến
hành lưu công văn đi bằng 3 sổ lưu công văn đi: một sổ đăng ký công văn gửi đến
cơ quan chủ quản trực tiếp cấp trên, một sổ đăng ký công văn gửi đi đến hệ thống
các cơ quan, đơn vị ngang hàng, một sổ đăng ký công văn gửi đi các đơn vị có
liên quan.

Sau khi văn bản đi được đăng ký vào sổ công văn đi, cán bộ được giao phụ
trách công việc cập nhập thông tin văn bản vào cơ sở dữ liệu nhập các thông tin
tương ứng.
- Quản lý và giải quyết công văn đến: các công văn đến được đăng ký
vào sổ ( phần mềm quản lý văn bản đến) thống nhất tại văn thư của cơ quan theo
đúng thủ tục vào sổ đăng ký công văn đến thì tiến hành sao các công văn này ra
một bản để lưu vào 3 sổ lưu công văn đến: một sổ đăng ký công văn đến từ cơ
quan chủ quản trực tiếp quản lý, một sổ đăng ký công văn đến từ các cơ quan
ngang cấp, một sổ đăng ký công văn đến từ các đơn vị có liên quan. Sau khi đã
thực hiện xong các thủ tuc cần thiết về đăng ký công văn đến thì văn thư cơ quan
tiến hành ngay việc chuyển ngay đến lãnh đạo và các phòng ban có trách nhiệm
và chức năng thực hiện, đồng thời tiến hành theo dõi và kiểm tra việc thực hiện.
- Công tác lập hồ sơ:
Hồ sơ công việc của cơ quan chủ yếu là các tập lưu công văn, được sắp sếp
theo trình tự thời gian, các chuyên viên sau khi giải quyết công việc sẽ lập hồ sơ
theo phương pháp thủ công thông thường và cho vào cặp hồ sơ đồng thời cũng
nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý hồ sơ.
Nếu để thực hiện công tác văn thư tryền thống của cơ quan trước khi ứng
dụng tin học thì có những hạn chế nhất định như: Việc soạn thảo văn bản diễn ra
chậm và mất nhiều thời gian, việc chuyển giao văn bản và theo dõi việc thực hiện
văn bản không được nhanh chóng, đặc biệt là theo dõi việc thực hiện văn bản và
báo cáo công việc. Theo phương pháp truyền thống thì văn thư cơ quan mất nhiều
thời gian hơn và việc tra tìm tài liệu cũng mất nhiều thời gian hơn.
Trước đây, nếu chúng ta muốn soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi đến,
chuyển giao văn bản công văn cho các đơn vị, lập hồ sơ công việc thì chúng ta
đều thực hiện trên giấy và mọi thông tin được thu thập qua văn bản, sách báo và
phải sử dụng hình thức viết tay để thu nhập thì ngày nay chúng ta có thể quản lý
tất cả qua các phần mềm quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến.
Việc thu nhập thông tin theo cách này cũng vừa tiết kiệm thời gian, chi phí,
lại vừa chính xác và mang lại hiệu quả cao.

Việc sử dụng thư điện tử cho phép lượng truy cập và gửi đi rất nhanh và
gấp nhiều lần so với thường.
1.4.2. Ứng dụng trong công tác lưu trữ
Trước đây, mọi hồ sơ đều được lưu trữ trong các tủ tài liệu bằng gỗ, thậm
chí là trong cặp đựng tài liệu. Còn chưa kể đến các hồ sơ tài liệu đang trong tình
trạng bó gói. Vì thế các loại hồ sơ này rất dễ hư hỏng, mục nát, gây cản trở khó
khăn trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Do đó, việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ, đã và đang được thực
hiện qua việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân và số hóa tài liệu lưu trữ để xây dựng các cơ sở dữ
liệu quốc gia, tạo lập các dịch vụ khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ như
các hệ thống thông tin: địa chính, thăm dò tài nguyên, nông nghiệp, khoa học công
nghệ. Cùng với đó là các dịch vụ lưu trữ, khai thác và tìm kiếm thông tin ngày
càng phát triển.
Việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ được thể hiện qua các khâu
như sau:
Bước 1. Xác định các CSDL lưu trữ; thông tin và tiêu chuẩn thông tin đầu
vào của CSDL lưu trữ
Xác định CSDL lưu trữ cần xây dựng
Cơ quan Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan căn cứ vào tính chất của cơ quan lưu
trữ (Lưu trữ cơ quan hay Lưu trữ lịch sử); tình hình thực tế và yêu cầu quản lý,
tra tìm tài liệu lưu trữ để xác định các CSDL lưu trữ cần xây dựng. Các CSDL lưu
trữ cần được xây dựng là:
• CSDL cơ quan lưu trữ;
• CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ; CSDL hồ sơ;
• CSDL văn bản (thông tin cấp 2);
• CSDL toàn văn văn bản (thông tin cấp 1).
Thông tin đầu vào của CSDL lưu trữ (Phụ lục 1)
Bước 2. Thiết kế phiếu tin và biên mục phiếu tin
Thiết kế phiếu tin

Phiếu tin (worksheet) là biểu mẫu được thiết kế trên cơ sở thông tin đầu vào của
CSDL. Đối với CSDL cơ quan lưu trữ không cần phải thiết kế phiếu tin. Đối với
CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ hoặc CSDL hồ sơ thì phiếu tin được thiết
kế giống như sau:
- Mẫu phiếu tin phông/công trình/sưu tập lưu trữ (Phụ lục 2)
- Mẫu phiếu tin văn bản (Phụ lục 3).
Biên mục phiếu tin
Việc này có thể căn cứ vào mục lục hồ sơ tài liệu, phông lưu trữ của cơ
quan. Các yếu tố thông tin của một tài liệu được quản lý tương tự như các mục
lục hồ sơ hoặc các phông lưu trữ, có thể bổ sung các mục khác theo yêu cầu của
người quản lý tài liệu. Ta có thể thiết kế mẫu nhập tin theo các loại như:
01- Cặp số
02- Hồ sơ số
03- Tiêu đề hồ sơ
04- Số lượng
05- Thời hạn bảo quản
06- Ghi chú …
Bước 3. Lựa chọn phần mềm CSDL, xây dựng phần mềm ứng dụng và cài
đặt phần mềm (Bước này có thể được thực hiện đồng thời cùng lúc với bước
2)
Việc lựa chọn phần mềm cơ sở dữ liệu được căn cứ vào các tiêu chí cơ bản
sau đây:
- Tính phổ dụng
- Hệ thống đào tạo, bảo hành, bảo trì, dịch vụ đi kèm;
- Quy mô dữ liệu mà phần mềm có khả năng quản trị đạt hiệu quả cao;
- Có công cụ phân tích và thiết kế ứng dụng;
- Có thể chạy trên loại máy nào, hệ điều hành nào (Platform);
- An toàn và bảo mật dữ liệu;
- Khả năng giải quyết các bài toán dữ liệu phân tán;
- Giá thành;
- Khả năng nâng cấp.

Trên cơ sở các tiêu chí trên, có thể lựa chọn một trong các phần mềm cơ sở
dữ liệu như: Microsoft Access (đối với cơ sở dữ liệu nhỏ); Microsoft SQL Server
(đối với cơ sở dữ liệu vừa); Oracle (đối với cơ sở dữ liệu lớn),...
Đối với việc xây dựng và cài đặt phần mềm ứng dụng cần có những yêu
cầu như sau:
• Yêu cầu chức năng
- Quản lý danh mục: Cho phép người sử dụng tạo lập, quản lý các danh mục
của hệ thống như danh mục tên loại văn bản, khung phân loại thông tin, tác giả
văn bản,...
- Quản lý các CSDL cơ quan lưu trữ; CSDL phông/công trình/sưu tập lưu
trữ; CSDL hồ sơ; CSDL văn bản:
+ Nhập dữ liệu: theo yêu cầu thông tin đầu vào; nhập các thuộc tính và nội
dung toàn văn thông qua máy quét hoặc tệp đính kèm;
+ Tìm kiếm: theo các thuộc tính, theo biểu thức logic trong từng CSDL
hoặc trong tất cả các CSDL hay các tệp đính kèm...
+ Báo cáo thống kê: đảm bảo các thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý;
+ Kết nối các dữ liệu về cơ quan lưu trữ, phông/công trình/sưu tập lưu trữ,
hồ sơ, văn bản theo các mã đã được xác định.
+ Cho phép tự định nghĩa các trường bổ sung, tự định nghĩa màn hình nhập
dữ liệu, tự định nghĩa các cột báo cáo,...
- Quản trị người dùng: Cấp quyền cập nhật (nhập mới, sửa, xoá), quyền
khai thác sử dụng CSDL cho người sử dụng.
- Quản trị hệ thống: Thiết lập tham số cấu hình cho kết nối máy in, CSDL,
các hệ thống khác, thiết lập tham số chế độ làm việc, chế độ nhật ký, đăng
nhập/đăng xuất…
• Yêu cầu tính năng kỹ thuật
- Phải có kiến trúc, thiết kế mở để dễ dàng nâng cấp đáp ứng sự mở rộng về
quy mô ứng dụng đối với các quy trình nghiệp vụ, số lượng người tham gia hệ
thống, dung lượng lưu trữ dữ liệu...;
- Mô hình hệ thống phải cho phép khả năng cài đặt theo mô hình máy chủ
ứng dụng và máy chủ cơ sở dữ liệu;

- Có công cụ để sao lưu dữ liệu định kỳ và đột xuất, có cơ chế phục hồi
dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố;
- Có khả năng lưu trữ được nhiều dạng dữ liệu khác nhau như dữ liệu có cấu
trúc, dữ liệu phi cấu trúc được lưu trữ dưới dạng tệp gắn kèm (dữ liệu tệp văn bản,
dữ liệu phim, ảnh, âm thanh...);
- Đáp ứng khả năng an toàn, bảo mật thông tin theo nhiều mức: mức mạng,
mức xác thực người sử dụng và mức CSDL;
- Giao diện được thiết kế thân thiện với người dùng, bố cục giao diện hợp
lý giúp cho các thao tác nhập và tra cứu dữ liệu nhanh và thuận tiện;
- Bảo đảm nguyên tắc cung cấp dữ liệu đầu ra cho các hệ thống thông tin
khác và chấp nhận đầu vào từ các hệ thống thông tin khác theo chuẩn XML, phục
vụ quá trình trao đổi dữ liệu.
Bước 4: Nhập tin vào máy, chạy thử, kiểm tra xem cơ sở dữ liệu có đáp ứng
được mọi yêu cầu dự kiến như bảng danh mục đã đề ra hay không.
Tài liệu thường được phân ra làm tài liệu vĩnh viễn và tài liệu có thời hạn
thường được lập trên hai loại CSDL riêng biệt, tuy nhiên hai loại CSDL này luôn
so sánh đối chiếu với nhau.
Bước 5. Bảo trì và tổ chức khai thác CSDL
CSDL phải được quản lý chặt chẽ và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu
quả theo đúng quy định của pháp luật.
Hiện nay, ngoài các cách lưu trữ trên thì các thông tin quan trọng được lưu
trữ trong máy tính, trong các tệp tài liệu đã được mã hóa. Như vậy các thông tin
luôn được bảo quản một cách tốt nhất, đảm bảo tính bí mật của thông tin.
1.4.3. Ứng dụng công tác quản lý tài chính
Quản lý tài chính là một bộ phận, một khâu của quản lý kinh tế xã hội và là
khâu quản lý mang tính tổng hợp. Quản lý tài chính được coi là hợp lý, có hiệu quả
nếu nó tạo ra được một cơ chế quản lý thích hợp, có tác động tích cực tới các quá
trình kinh tế xã hội theo các phương hướng phát triển đã được hoạch định. Việc quản
lý, sử dụng nguồn tài chính ở các đơn vị sự nghiệp có liên quan trực tiếp đến hiệu
quả kinh tế xã hội do đó phải có sự quản lý, giám sát, kiểm tra nhằm hạn chế, ngăn
ngừa các hiện tượng tiêu cực, tham nhũng trong khai thác và sử dụng

Nếu như các kế toán viên hàng tháng phải vất vả dùng máy tính thủ công để
tính toán thì ngày nay được sự trợ giúp của máy tính và các phần mềm hỗ trợ như:
Microsoft Excel, Microsoft Acess, phần mềm misa,.... đã làm cho công việc của họ
nhẹ nhàng hơn, nhanh chóng và chính xác hơn đồng thời tiết kiệm được công sức,
thời gian. Cũng nhờ các phần mềm này mà việc dự toán kinh phí cũng có nhiều thuận
tiện hơn trước, công việc cũng trở nên thông suốt, đem lại kết quả cao hơn. Ngoài ra,
việc ứng dụng tin học còn giúp cho công tác tài chính được minh bạch hơn, không
còn hiện tượng làm giả sổ sách chứng từ, con dấu, bảng lương như trước kia. Làm
tăng sự minh bạch trong quản lý tài chính công ở các cơ quan hiện nay, đặc biệt là
trong công cuộc đẩy lùi tham nhũng ngân sách như hiện nay.
Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công
Kế toán thủ công Phần mềm kế toán
- Kế toán viên cộng sổ kế
toán sai thì toàn bộ các
BCTC, quản trị có liên
- Người sử dụng có thể giảm tối đa thời
quan đều phải được lập lại
Tính từ đầu và tốn rất nhiều
gian chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo
- Mang tính nhất quán cao do dữ liệu
chính thời gian.
kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một
xác - Thông tin trên một
chứng từ có thể do nhiều nguồn duy nhất là các chứng từ gốc
kế toán viên ghi chép nên được nhập vào.
dễ dẫn tới tình trạng sai
lệch dữ liệu
- Cung cấp thông tin tài chính và quản
Tính
trị một cách đa chiều và nhanh chóng
- Đòi hỏi cần nhiều nhân giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết
hiệu
sự làm kế toán định nhanh, chính xác và hiệu quả hơn.
quả
- Tự động hóa hoàn toàn, tiết kiệm chi
phí cho tổ chức.
Tính
- Toàn bộ hệ thống sổ sách được in ấn
sạch sẽ, đẹp và nhất quán theo các
chuyên
chuẩn mực quy định, thể hiện tính
nghiệp
chuyên nghiệp của DN.
Tính - Cung cấp đầy đủ các phân hệ kế toán
cộng cho phép nhiều người cùng làm việc với
tác nhau trên cùng một dữ liệu kế toán

Mô hình hoạt động của một phần mềm quản lý tài chính kế toán gồm có
những khâu như sau:
Hình 4. Mô hình Phần mềm quản lý tài chính
Các tính năng chính của phầm mềm quản lý tài chính :
Quản lý ngân sách
Phân hệ thực hiện các chức năng cần thiết để xây dựng hệ thống hoạch định
tài chính cho doanh nghiệp:
• Hoạch định việc lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp ở bất kỳ thời điểm nào
theo các phương diện thời gian, trung tâm trách nhiệm tài chính, dự án, số dư và
phát sinh, phân tích bổ sung (mặt hàng, đối tác....);
• Dự báo hoạt động kinh doanh thực tế của doanh nghiệp trong từng lĩnh vực
đã hoạch định;
• Lập báo cáo tổng hợp theo kết quả dự báo;
• Kiểm tra sự tương ứng của đơn đặt hàng dành cho chi phí sắp xếp nhân công
theo các kỳ;
• Phân tích tài chính;
• Phân tích khả năng sử dụng vốn bằng tiền;
• Phân tích sai lệch dữ liệu dự tính và thực tế.

Quản lý vốn bằng tiền
Phân hệ quản lý vốn bằng tiền (quỹ tiền) thực hiện các chức năng cần thiết
sau để quản lý hiệu quả việc lưu thông tiền tệ trong doanh nghiệp, kiểm tra
việc thanh toán:
• Kế toán đa ngoại tệ theo số dư và biến động vốn bằng tiền;
• Khi nhận việc thu chi tiền theo như hoạch định;
• Đặt dự phòng vốn bằng tiền cho việc thanh toán sắp tới tại các tài khoản ngân
hàng và quỹ tiền mặt;
• Lập lịch thanh toán; s
• Lập ra tất cả các chứng từ gốc cần thiết;
• Tích hợp với các hệ thống "internet-banking";
• Khả năng phân bổ (thủ công và tự động) số tiền của một chứng từ thanh
toán theo nhiều hợp đồng.
Quản lý công nợ phải thu, phải trả
Yếu tố quan trọng khi làm việc với đối tác là chức năng quản lý công nợ
phải thu, phải trả. Trong phân hệ quản lý công nợ, với chính sách tín dụng linh
hoạt, hệ thống cho phép nâng cao sức hấp hấp dẫn của doanh nghiệp đối với
khách hàng và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường.
Phân hệ quản công nợ có thể sử dụng trong cơ cấu tài chính, cung ứng và
tiêu thụ của doanh nghiệp, cho phép tối ưu quản lý luồng tài chính và tài sản.
Việc sử dụng phân hệ cho phép phân tích sự thay đổi công nợ trong các kỳ và
sử dụng 2 loại công nợ - thực tế và dự tính (hoãn lại). Công nợ thực tế liên quan
đến các giao dịch hạch toán và thời điểm chuyển quyền sở hữu. Công nợ hoãn
lại xuất hiện khi phản ánh trong hệ thống các sự kiện giống như đơn giao nhận
hàng và đưa hàng tồn kho vào bán ký gửi, đơn đề nghị thanh toán và các sự kiện
tương tự khác.
Mục đích chính của phân hệ hạch toán công nợ là:
• Ghi chép việc xuất hiện công nợ của đối tác với công ty và công ty với đối tác:
• Thống kê các nguyên nhân xuất hiện công nợ;

• Hỗ trợ các phương pháp kế toán công nợ khác nhau (theo thỏa
thuận, hợp đồng, các giao dịch kinh tế riêng);
• Phân tích tình trạng công nợ hiện tại và nhật ký thay đổi.
1.4.4. Ứng dụng trong quản lý nhân sự
Là ứng dụng các phần mềm tin học nhằm : Quản lý đầy đủ , chi tiết thông
tin về nhân sự trong tổ chức; người quản lý có khả năng bao quát và điều hành
nhân sự, chịu trách nhiệm đưa ra các thống kê, báo cáo định kỳ và thường xuyên
về tình hình hoạt động của cơ quan tổ chức; thực hiện các công việc như nhập
thông tin về nhân sự, nhập bộ phận hoặc phòng ban khi có thêm bộ phận hoặc
phòng ban mới; thực hiện quản lý các chế độ của nhân viên trong công ty như chế
độ khen thưởng, chế độ kỷ luật, chế độ thai sản; thực hiện quản lý thông tin liên
quan về lương của nhân viên như bảng công, làm thêm giờ; thực hiện quản lý các
thông tin liên quan đến nhân viên thuộc diện hưởng chế độ nghĩ hưu hoặc nghĩ
hưu trước tuổi để cân bằng được lương hưu cho nhân viên ,……
Cấu trúc hệ thống Phần mềm quản lý nhân sự
Một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự tương đối đầy đủ gồm những cấu
phần sau:
Quản lý các khoản được hưởng của nhân viên
Phân hệ này cho phép người sử dụng thiết kế, lập kế hoạch ngân sách, quản
trị, giám sát và trao đổi với nhân viên về từng cấu phần trong gói quyền lợi người
lao động được hưởng; cho phép thiết kế và triển khai các chương trình lợi ích từ
mức cho từng nhân viên đến mức toàn bộ phòng ban.
Quản lý hồ sơ và phát triển nhân lực
Phân hệ này cho phép quản lý, theo dõi, phát triển và chia sẻ nguồn lực giữa
các cá nhân, nhóm làm việc, vị trí công tác... Từ thời điểm nhân viên bắt đầu gia
nhập đến khi chấm dứt làm việc với công ty. Một cách cụ thể hơn, phân hệ này
bao gồm các tiểu phân hệ quản lý tuyển dụng, quản lý năng lực nhân viên, quản
lý các chương trình huấn luyện, quản lý đánh giá hiệu quả công việc, quản lý kế
hoạch đào tạo kế cận.

Quản lý ngày nghỉ/vắng
Phân hệ này cho phép nhân viên kiểm tra số ngày phép và nghỉ còn lại trong
năm, sau đó đăng ký xin nghỉ phép, nghỉ chế độ, vắng mặt... Hệ thống sẽ tự động
gửi yêu cầu này đến người quản lý trực tiếp của nhân viên để xin chấp thuận, sau
đó gửi thông báo đồng ý ngược lại cho nhân viên, đồng thời thông báo cho các
nhân viên khác trong cùng nhóm biết.
Tính toán lương và chi phí
Lương thường gồm một số thành phần như sau: lương cơ bản, các khoản
được công ty thanh toán (allowance), các khoản khấu trừ vào lương (ví dụ như
trong khoản 20% BHXH thì nhân viên đóng 5%, công ty đóng 15%), các phụ cấp
làm thêm giờ...
Khi công ty có những người có thu nhập chịu thuế thì vấn đề tính lương khá
phức tạp, vì theo chế độ thuế thu nhập cá nhân hiện nay, thuế suất được tính lũy
tiến phân biệt theo nhiều loại đối tượng. Từng cấu phần của lương phải được xác
định là thu nhập chịu thuế hay không chịu thuế để áp dụng công thức thích hợp.
Việc tính toán thuế cho người có thu nhập cao là một việc phức tạp mà nhiều
công ty nước ngoài tại Việt Nam thường phải thuê tư vấn. Một hệ thống PM được
thiết kế tốt có thể giúp công ty tiết kiệm được đáng kể thời gian và công sức trong
việc tính lương. Tuy nhiên xây dựng hệ thống tính lương là một việc cần sự tham
gia sâu của các chuyên gia về nhân lực và thuế.
Tính toán và quản lý thưởng
Đây cũng là một việc phức tạp và phụ thuộc tùy vào mỗi công ty. Thông
thường, các công ty dựa vào một số tiêu chí như doanh số đạt được, chất lượng
công việc, thời gian làm việc, thâm niên, chức danh, trách nhiệm... để đưa ra một
bảng tính số điểm thưởng cho các kỳ lễ tết, cuối năm... Việc theo dõi này nếu làm
bằng tay sẽ không thể chi tiết và dễ dẫn đến tình trạng cào bằng, không động viên
được những nhân viên có cố gắng vượt bậc. Sử dụng PM sẽ giúp việc theo dõi
này trở nên chi tiết, chính xác và đều đặn.
Quản lý thời gian làm việc
Quản lý thời gian làm việc có thể từ đơn giản như một chế độ kiểm tra giờ
vào ra, đến một hệ thống phức tạp như trong một công ty luật hoặc kiểm toán

cần theo dõi đến từng giờ nhân viên đang làm việc cho khách hàng nào (thường
được gọi là quản lý “timesheet”).
Quản lý quỹ lương hưu
Các công ty lớn của nước ngoài đều có một quỹ lương hưu trong đó NLĐ
đóng góp một phần (có tính tượng trưng) và công ty góp phần còn lại trong suốt
quá trình NLĐ làm việc cho công ty, sau đó quỹ được dùng để trả lương hưu cho
NLĐ. Quỹ lương hưu này thường rất lớn, vì vậy các công ty đều đưa vào đầu tư,
tất nhiên với những điều kiện rất chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro như đầu tư vào các
trái phiếu chính phủ hoặc giấy tờ có giá của các công ty hàng đầu trên thế giới...
Nhiều công ty cũng cho phép nhân viên được tham gia vào quá trình này và lựa
chọn danh mục đầu tư mà họ muốn. Thông qua phân hệ quản lý quỹ lương hưu,
công ty thông báo cho NLĐ biết số tiền NLĐ đã tích luỹ được trong quỹ lương
hưu và tình hình đầu tư của khoản tiền này.
Quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp không kém quản lý
tài chính hoặc sản xuất. Đây vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật vì liên
quan đến nguồn vốn quan trọng nhất trong doanh nghiệp là con người. Một hệ
thống phần mềm quản lý nhân sự tốt tuy không thể thay thế một giám đốc nhân
sự tinh tế, nhưng chắc chắn sẽ cung cấp một công cụ hữu hiệu để phòng nhân sự
khoa học hóa công việc hàng ngày.
Ngoài ra, ứng dụng này còn giúp người quản trị quản lý nhân sự thông qua
các nhóm người dùng bằng cách cung cấp quyền sử dụng các chức năng tương
ứng với quyền hạn được kiểm soát thông qua các tài khoản đăng nhập nhằm làm
bảo mật hơn hệ thống quản lý nhân sự.

Cơ sở lý luận về quản trị văn phòng và ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Cơ sở lý luận về quản trị văn phòng và ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng.docx

Similar to Cơ sở lý luận về quản trị văn phòng và ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng.docx (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Cơ sở lý luận về quản trị văn phòng và ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng.docx