Chapter 6 of Business Resource Management (Business Management) - Manage work priorities

1. Introductory Management
Theory and practice
Section
Planning, organise personal work priorities &
development
Chƣơng 6
Quản lý độ ƣu tiên công việc cá nhân

2. A JOKE BEFORE WE STARTS
93% lie about stressed-out sick days

3. MỤC TIÊU BUỔI HỌC
 Các thiết lập mục tiêu công việc cá nhân
 Tổ chức và hoàn tất lịch công việc dựa trên mục
tiêu và độ ưu tiên
 Làm việc hiệu quả & hiệu suất
 Giám sát được sự thực hiện công việc của mình
(performance)

4. CHƢƠNG TRÌNH
 Thiết lập mục tiêu công việc cá nhân
 Tổ chức lịch công việc & đặt độ ưu tiên
 Giám sát kết quả

5. 11 BÍ QUYẾT LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
1. Prioritize your tasks
2. Leave at a specific time
3. Plan phone calls
4. Deal with things immediately
5. Keep your desk clutter-free
6. Set your own working schedule
7. Streamline recurring tasks
8. Have a running to-do list
9. Centralize all your information
10. E-mail vs. phone
11. Minimize distractions
(askmen.com)

6. VÍ DỤ VỀ MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Bảng mô tả
công việc

7. PHẠM VI KẾT QUẢ CÔNG VIỆC CHÍNH (KRA)
Phạm vi trách Công việc (Job)
nhiệm & độ tin cậy
của 1 công việc
Key Key
Result Result …
Area 1 Area 2
5-9 KRAs

8. ĐO LƢỜNG THÀNH CÔNG
 Mỗi Key Result Area (KRA) có 2-3
Measures of Success (MOS) hay còn gọi là
KPI (key performance indicator)
 Để đo lường mục tiêu, cần phải SMART
 Specific
 Measurable
 Achievable
 Realistic
 Time bound or Trackable

9. 5 LOẠI ĐO LƢỜNG THÀNH CÔNG CHÍNH
Chi phí
Chất lượng
Số lượng
Thời gian
Độ an toàn

10. GIÁM SÁT ĐỂ ĐO LƢỜNG TỐT
Lag indicator
Quá
trình
tiếp
diễn
Lead Indicator

11. CHƢƠNG TRÌNH
 Thiết lập mục tiêu công việc cá nhân
 Tổ chức lịch công việc & đặt độ ưu tiên
 Giám sát kết quả

12. NGUYÊN TẮC 5D
Do it now
Do it later
Giới hạn về thời gian
Do it if time permits
Delegate it
Dump it

13. 2 THUỘC TÍNH CỦA CÔNG VIỆC

14. TO-DO-LIST ĐỂ LÀM GÌ?
 Lên kế hoạch ngày/tuần
 Thiết lập độ ưu tiên
 Nhắc việc cần làm
 Ghi lại lời hứa & cam kết để khỏi quên
 Nhắc theo dõi lời hứa & cam kết của người
khác
 Nhóm công việc lại để làm trong nhóm
khoảng thời gian phù hợp

15. MỘT SỐ THÔNG TIN VỀ TO-DO-LIST
 Nên chia theo nhóm công việc
 Việc lặp lại/Việc 1 lần
 Độ ưu tiên/ngày bắt đầu/ngày kết thúc

16. MỘT SỐ THỦ THUẬT TO-DO-LIST
 Đặt độ ưu tiên A-B-C
 Tóm tắt bằng văn bản nội dung cuộc họp
hoặc trao đổi qua điện thoại
 Kiểm tra tiến độ mỗi ngày

17. CÁC LOẠI CÔNG VIỆC
1. Việc do “sếp” giao
2. Việc do hệ thống phát sinh
3. Việc của cá nhân
=> Nguyên tắc phân bổ công việc của nhà
quản lý: ưu tiên phân bổ cho nhân viên
dưới quyền để khỏi trở thành nơi thắt cổ
chai

18. TO-DO-LIST VS. EFFICIENCY
Effectiveness Do the Do the Efficiency
right things things right

19. XỬ LÝ CUỘC GỌI ĐIỆN THOẠI VÀ EMAILS
Điện thoại Email
• Từ chối • Không bắt buộc trả
• Hẹn gọi lại lời ngay
• Hẹn thời gian gọi • Lọc theo người
• Cắt cuộc gọi dài gửi, tiêu đề và độ
quan trọng email
để trả lời
• Sắp xếp / Xóa
emails

20. CÁC THỦ THUẬT KHÁC
 Giữ bàn làm việc sạch sẽ/ngăn nắp
 Sắp xếp/lưu trữ hồ sơ
 Tận dụng thời điểm bạn có năng suất tốt
nhất
 Làm đúng ngay từ đầu
 Đừng chần chừ
 Tìm 1 lý do
 Có tổ chức
 Sợ và phải làm ngay
 Khởi đầu (đầu xuôi đuôi lọt)
 “Xử” việc lớn trước

21. CHƢƠNG TRÌNH
 Thiết lập mục tiêu công việc cá nhân
 Tổ chức lịch công việc & đặt độ ưu tiên
 Giám sát kết quả

22. CHU TRÌNH THEO DÕI
Measure
actual
performance
Compare
Correct any
actual with
deviation
target

23. PLAN-DO-CHECK-ACT (DEMING CIRCLE)
Planning Plan Do
Implementing
Define Collect Data
• Measures • Record, validate &
• Collection store data
• Analysis
• Feedback • Review & Revise
Identify Scope
• Objectives
• Issues
• Questions Analyse Data
• Measures
• Analyse Data
• Prepare report
Evolve Process • Present Report
• Evaluate • Review & Revise
Measurement
Improving Act Check

24. VÍ DỤ: NHẬT KÝ THỜI GIAN

25. PHÂN TÍCH NHẬT KÝ THỜI GIAN
 Những công việc mình làm có đóng góp
vào KRA?
 Có hay làm những việc gấp & quan trọng
vào phút chót?
 Có làm nhiều việc gấp mà không quan
trọng? Có thể ủy quyền việc loại này cho
ai?
 Có làm việc không quan trọng & không
gấp? Tại sao?
 Có làm quá nhiều việc không gấp nhưng
quan trọng => dấu hiệu bạn quản lý thời
gian tốt

26. 15 NGUYÊN NHÂN LÀM PHUNG PHÍ THỜI GIAN
1. Working without a plan 9. Walking on Eggs
2. Working with fuzzy 10. Correcting Mistakes
goals 11. Paperwork
3. Too many Goals 12. Waiting
4. Macro-Managing 13. Meaningless
5. Worrying Meetings
6. Too Much Socializing 14. Early Close-Downs
7. Perfectionism 15. Getting Angry
8. Procrastination

27. MỤC TIÊU BUỔI HỌC
 Các thiết lập mục tiêu công việc cá nhân
 Tổ chức và hoàn tất lịch công việc dựa trên mục
tiêu và độ ưu tiên
 Làm việc hiệu quả & hiệu suất
 Giám sát được sự thực hiện công việc của mình
(performance)

28. THAM KHẢO
1. Management – Theory and Practice của Kris Cole

29. KẾT THÚC CHƢƠNG 6
THANK YOU