[Slideart.vn - 0994536964] - Kỹ năng Lập kế hoạch công việc Đơn vị thiết kế: SlideArt - Thiết kế Powerpoint - 0994536964 - Mr Hùng - Email: slideart.vn@gmail.com Bạn là chủ doanh nghiệp, bạn luôn gặp các đối tác chuyên nghiệp, bạn cần mở rộng kinh doanh, cần quảng bá giới thiệu sản phẩm dịch vụ tới khách hàng. Bạn cần một bài giới thiệu về công ty, về dự án hay ý tưởng kinh doanh một cách chuyên nghiệp? Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí về nội dung, cách trình bày. Hân hạnh được phục vụ quý khách ! Slideart.vn - Đẳng cấp thiết kế!

1. • Giáo sư, tiến sĩ Davis J. Schwartz, từng chia
sẻ rằng: “Nếu chúng ta xây dựng kế hoạch
cho tương lai tức là cuộc sống của chúng ta
là có mục đích. Cuộc đời bạn sẽ là cuộc đời
của kể hành khất, nếu trong tay bạn chẳng có
một kế hoạch gì”.

2. KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
KHO BÁU
“BÍ KÍP
THÀNH CÔNG”
Người thực hiện:

3. Nội dung trình bày
Một số vấn đề chung
về lập kế hoạch
Cách lập một bản kế
hoạch
Các bước lập kế
hoạch

4. Một số vấn đề chung về lập kế hoạch

5. Lập kế
hoạch?
• Xác định mục tiêu cần đạt được
• Lựa chọn các Phương án hành động
• Tiên liệu được các tình huống xảy ra
• Kiểm tra, giám sát hiệu quả thực
hiện
Kế
hoạch?
• tập hợp những hoạt động
• được sắp xếp theo lịch trình, có thời
gian, nguồn lực, ấn định mục tiêu cụ
thể, xác định biện pháp tốt nhất
Khái niệm

6. Vì sao phải lập kế hoạch ?
Có cần thiết? Mang lại lợi ích gì
Ứng phó tình huống
Định hướng công việc
Giảm trùng lặp, lãng phí
Xây dựng các mục tiêu, tiêu chuẩn kiểm
tra

7. Căn cứ và nguyên tắc lập kế hoạch
• Các dự báo tương lai
• Các điều kiện hiện tạiCăn cứ
• Chủ động lập kế hoạch: tạo môi trường làm việc
• Tham gia ý kiến của nhiều người: bám sát thực tế
• Cụ thể và có sự liên kết các mục tiêu khác
• Có tính linh hoạt: phù hợp với thay đổi bên ngoài
• Có cơ chế kiểm tra: phát hiện sớm sai lệch
Nguyên tắc

8. Bản đồ tư duy – công cụ hiệu quả để lập kế hoạch
Bản đồ tư duy?
Từ khóa gốc
Phát triển thành ý nhỏ
Giúp phát triển tối đa
sáng tạo
Tăng hiệu quả sắp xếp
thông tin

9. Phương pháp Buzan
Một tờ giấy trắng
Bút chì màu;
Bộ não của bạn;
Trí tưởng tượng
B1: Từ khóa gốc
B2: Hình ảnh đại
diện từ khóa gốc
B3: Sử dụng bút
chì màu,
B4: vẽ nhành
chính và các
nhành phụ
B5: Vẽ nhánh
bằng đường cong,
thay đường thẳng
B6: Từ khóa mỗi
nhánh
B7: Sử dụng hình
ảnh xuyên suốt
bản đồ

10. Bài tập thực hành
• Tóm lược Phần I
• Lập kế hoạch là việc xác định mục tiêu cần đạt được của tổ chức, cá nhân hình thành các
chiến lược chung để đạt được những mục tiêu đó và xây dựng các phương pháp chi tiết để kết
hợp và điều phối công việc của tổ chức.
• Lập kế hoạch có vai trò rất quan trọng trong cuộc sống cũng như trong công việc, nó là tất
yếu để bạn đạt được sự thành công.
• Khi lập kế hoạch bạn phải dựa trên những căn cứ khoa học và thực tiễn. Đó là phải nắm được
các dự báo về môi trường thực hiện kế hoạch trong tương lai và các điều kiện hiện có.
• Để bản kế hoạch có tính khả thi và mang lại hiệu quả, bạn phải tuân theo các nguyên tắc khi
thực hiện. Đó là: Phải chủ động lập kế hoạch; Cần có sự tham gia ý kiến của nhiều người; Các
mục tiêu của kế hoạch phải cụ thể và có sự liên kết thành một mạng lưới mục tiêu; Kế hoạch
phải có tính linh hoạt; Các hoạt động thực hiện kế hoạch phải rõ ràng, nguồn lực cho việc thực
hiện kế hoạch phải được xem xét cẩn thận; Phải có cơ chế kiểm tra việc thực hiện kế hoạch
trên thực tế.
• Bản đồ tư duy là công cụ hiệu quả để bạn lập một bản kế hoạch khoa học, hiệu quả. Do đó,
cần nắm được các bước tiến hành khi bạn thiết kế một bản đồ tư duy.

11. Cách lập một bản kế hoạch

12. 5W1H2C5M

13. Mục tiêu cấp công ty, bộ phận,
cá nhân
Mục tiêu của công ty xếp từ ngắn hạn đến dài
hạn như sau
•Tồn tại và tăng trưởng
•Lợi nhuận
•Phân bổ các nguồn lực và rủi ro
•Năng suất
•Vị thế cạnh tranh
•Phát triển nguồn lực
•Phát triển công nghệ
•Trách nhiệm xã hội
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (1W – Why)
Tên trò
chơi: Đếm
số mục tiêu
Tại sao tôi phải
làm công việc này
Nó có ý nghĩa như
thế nào
Phân loại
mục tiêu

14. Điều kiện của mục tiêu
Specific (cụ thể, rành mạch)
Measurable (đo được, lường
được)
• Con số, định lượng
Achievable (có thể đạt được, có
thể thực hiện được hay tính khả
thi)
• Tính thách thức để cố gắng
Realistict (thực tế):
• Phù hợp với khả năng
Timing (có thời gian xác định)

15. What
(cái gì?):
Nội dung công
việc đó là gì?
Hãy chỉ ra các
bước để thực
hiện công việc
đó.
Bạn hãy chắc
rằng, bước sau là
sự phát triển của
bước trước
Xác định nội
dung công việc
(1W – What)

16. Xác định 3W ( Where, When, Who)
• Thực hiện ở đâu?
• Thực hiện bởi bộ phận nào?
• Những công đoạn nào?
Where (ở đâu?):
• Thực hiện khi nào?
• Khi nào làm, kết thúc khi nào?
• Xác định mức độ khẩn, quan trọng của các công việc
When (khi nào?):
• Ai làm, ai kiểm tra, ai hỗ trợ, ai chịu trách nhiệm…?
Who: (ai?):
4 loại công việc:
• công việc quan trọng và khẩn cấp,
• công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
• công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
• công việc không quan trọng và không khẩn
cấp
Bạn phải thực hiện công việc quan
trọng và khẩn cấp trước

17. Xác định cách thức thực hiện (1H – How)
How (như thế nào?)
• Tài hiệu hướng dẫn là gì?
• Tiêu chuẩn là gì?
• Máy móc vận hành như thế nào?
Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra ( 2C –
Control, check)
• Phương pháp kiểm soát (Control)
• Đặc tính công việc
• Làm thế nào để đo lường
• Công cụ đo lường, các điểm cần kiểm soát…
• Phương pháp kiểm tra (check)
• Việc gì cần kiểm tra
• Tần suất kiểm tra
• Ai kiểm tra
• Điểm kiểm tra trọng điểm
• nguyên tắc Pareto (20/80)

18. Xác định nguồn lực thực hiện (5M – Man,
money, material, machine, method)
Man = nguồn nhân lực
Money = Tiền bạc
Material = nguyên vật liệu/hệ
thống cung ứng
Machine = máy móc/công
nghệ
Method = phương pháp làm
việc
• Ai hỗ trợ, có đủ năng lực
không?
• Ai kiểm tra?
• Phòng ngừa có đủ không
Man –
Nguồn
nhân lực
• Tiêu chuẩn nguyên liệu
• Tiêu chuẩn nhà cung ứng
• Phương pháp giao hàng
• Thời gian giao hàng
Material:
nguyên
vật liệu

19. Bài tập
• Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, bạn có thể
dùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm các yếu tố sau
• Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (1W – Why).
• Xác định nội dung công việc (1W – What).
• Xác định 3W ( Where, When, Who).
• Xác định cách thức thực hiện (1H – How).
• Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra ( 2C – Control, check).
• Xác định nguồn lực thực hiện (5M – Man, money, material, machine, method).

20. Các bước lập kế hoạch
Lập danh sách các
công việc cần làm
trong ngày, tuần,
tháng, năm
Đưa ra các mục tiêu
tương ứng
Ưu tiên sắp xếp thứ tự
các công việc
Tập trung thực hiện kế
hoạch
Linh hoạt trong việc
thực hiện kế hoạch
Kiểm tra việc thực hiện
kế hoạch
Tự tạo động lực cho
bản thân

21. Lập danh sách các công việc cần làm trong
ngày, tuần, tháng, năm
Cần suy nghĩ
kỹ trước khi
lập danh sách
công việc
Chủ động
trong công
việc
Giúp bạn tổng
quát về số
lượng, trình tự
công việc
Quyết định
thành bại của
kế hoạch

22. Đưa ra các mục tiêu tương ứng
Thiết lập mục tiêu công việc
Luôn áp dụng nguyên tắc smart trong lập mục tiêu
Mục tiêu có thể là thời gian hoặc kết quả mong muốn
Bám sát mục tiêu và mong muốn của bạn

23. Ưu tiên sắp xếp thứ tự các
công việc
• Ưu tiên các công việc cấp
bách, quan trọng
• Loại bỏ các công việc không
phù hợp, tiết kiệm thời gian
và nguồn lực
Tập trung thực hiện kế
hoạch
• Tập trung cho việc hoàn
thành mục tiêu đã đặt ra
• Có thể kết hợp với các
công việc khác

24. • Lý thuyết và thực tế luôn khác nhau
• Luôn dành thời gian để xử lý sự cố phát sinh
Linh hoạt trong
việc thực hiện kế
hoạch
• Luôn kiểm tra mức độ hoàn thành công việc
theo chỉ tiêu định lượng
• % hoàn thành công việc, thời gian công việc
Kiểm tra việc
thực hiện kế
hoạch

25. Tự tạo động lực cho bản thân
Hãy tự khích lệ tinh thần và
khen thưởng cho bản thân
mình
Không nên khen thưởng liên
tục, hãy tự khen thưởng khi
bạn thực sự khá vất vả mới
hoàn thành xong mục tiêu ấy

26. Trân trọng cảm ơn !