Quản lý thời gian hiệu quả

1. Successful
Time management
GVHD: Nguyễn Thành Nhân

2. NHÓM THỰC HIỆN
• Nguyễn Thái Đức
• Đỗ Thị Lệ Khánh
• Nguyễn Hoàng Kiều
• Đào Phi Lâm
• Trần Ngọc Thương
• Dương Thị Xuân Tiên

3. Tự đánh giá được cách sử dụng
thời gian của bản thân
1
2
3
Hiểu được tầm quan trọng của
quản lý thời gian
Quản lý thời gian hiệu quả

4. Những quan niệm sai lầm
1
2
3
Tầm quan trọng của quản lý thời gian
Làm thế nào quản lý thời gian hiệu quả

5. Tôi nghĩ quản lý thời gian không có tác
dụng gì.
Tôi sẽ làm việc tốt nhất khi chịu áp lực cao.
Tôi chỉ cần sử dụng “lịch ghi cuộc hẹn”
và làm các việc trong đó là đủ.
Tôi không thích sự gò bó, quản lý thời
gian sẽ lấy hết niềm vui trong cuộc sống.
Tôi không có thời gian học làm cách nào
để làm việc đó.

6. Cân bằng cuộc sống với đầy đủ
thời gian cho công việc, gia đình,
và bản thân.
Quản lý thời gian tốt sẽ tự động
gia tăng hiệu quả làm việc.
Giúp bạn đạt được mục tiêu của
mình. “Không thể làm gì nếu ta
thiếu thời gian”.
Có thể ngăn chặn được áp lực
công việc mà bạn có thể gặp phải
Stress
Balance
Productivity
Goals
Mackenzie, 1997

8. Thiết lập mục tiêu
Lên lịch trình
Quản lý sự gián đoạn & trì hoãn
Thiết lập độ ưu tiên
Xem xét cách bạn sử dụng
thời gian

9. Clarity - Rõ ràng
Challenge - Thử thách
Commitment - Cam kết
Feedback - Phản hồi
Task complexity
- Nhiệm vụ phức tạp
Lý thuyết thiết lập mục tiêu của Locke and Latham

10. Specific - Cụ thể
Measurable - Đo lường được
Attainable - Khả thi
Realistic - Thực tế
Timely – Có thời hạn

11. Định kỳ xem xét các mục tiêu của bạn
 Các mục tiêu này có còn thực tế không?
 Các mục tiêu này có còn hợp thời không?
 Các mục tiêu này có còn liên quan không?

12. Phải sử dụng thời
gian một cách khôn
ngoan và hướng đến
những mục tiêu quan
trọng nhất
Độ ưu tiên

13. Đưa ra các tiêu chí quan trọng nhất đối với
bản thân và liên quan nhiều nhất tới các mục tiêu
Sắp xếp công việc theo các tiêu chí này

14. Vùng A Vùng B
Vùng D Vùng C
Quan trọng
vs
Khẩn cấp
Quan trọng
Không quan
trọng
Khẩn cấp
Không
khẩn cấp

15. Dịch vụ
khách hàng
(A)
Huấn luyện
nhân viên
(B)
Tăng doanh
số bán (C)
Giảm thất
thoát thu nhập
(D)
Dịch vụ khách
hàng (A) A,2 C,1 D,1
Huấn luyện
nhân viên (B) C,2 D,3
Tăng doanh
số bán (C) C,2
Giảm thất
thoát thu nhập
(D)
Phân tích và so sánh theo cặp

16. Phân tích Pareto
Đánh giá sự quan trọng của từng nhóm thông
tin và quyết định nên thực hiện cái nào trước
 20% hành động sẽ dẫn đến 80%
kết quả quan trọng

17. MỤC
Số lượng
phàn nàn
Phàn nàn
A 9 Điện thoại đổ chuông lâu
B 12 Đường dây luôn bận
C 20 Nhân viên không biết thông tin KH cần
D 17 Nhân viên không nhiệt tình giúp đỡ
E 18 Giao hàng trễ
F 10 Thời gian làm đơn đặt hàng lâu
G 6 Chính sách khách hàng còn nhiều bất cập
H 3 Thường xuyên hết hàng
Phân tích Pareto (tt)

18. VĐ1 VĐ2 VĐ3 VĐ4 VĐ5 VĐ6
Tân 1 2 4 6 3 5
Uyên 5 1 3 4 6 2
Ương 6 4 1 3 2 5
Hồ 2 3 5 6 1 4
Mộng 4 1 2 5 3 6
Điệp 3 2 6 4 5 1
Tổng 21 13 21 28 20 23
Phân nhóm định danh

19. Sự ủy thác
Bản thân
Giảm stress
Có thêm thời
gian cho việc
khác
Luyện kỹ năng
Người khác
Cơ hội học
cái mới
Thấy được mình
quan trọng
Cho ta thấy khả
năng của họ
Công ty
Thêm người biết
giải quyết việc được
giao
Thêm cái nhìn
mới
Thêm nhân viên
được giảm stress

20. Việc kiểm soát thời gian sẽ dễ dàng
hơn nếu bạn hiểu được hiện tại bạn
đang sử dụng nó như thế nào?!

21. Nguyên nhân
quản lý sai
thời gian
Khắc phục
vấn đề
Ghi nhật ký
hoat động
trong
một tuần
Bạn đã sử
dụng thời
gian như
thế nào?!

22. Sự trì hoãn
Vượt ngoài khả năng
Nhận trách nhiệm & các
vấn đề của cấp dưới
Việc di chuyển không
cần thiết
Email và giấy tờ
Cuộc họp lãng phí
Sao nhãng &
chuyển đổi việc

23. Bạn phải đối mặt
với bao nhiêu
GIÁN ĐOẠN hay
TRÌ HOÃN trong
một ngày?!

24. Chỉ dừng công việc khi sự gián đoạn này quan trọng.
Hãy hoàn thành một dự án trước khi chuyển sang dự án khác
Hãy tránh những gì làm bạn mất tập trung
Chỉ trả lời các cuộc gọi công việc và cuộc gọi khẩn cấp
Đừng để những cuộc trò chuyện làm bạn bị gián đoạn
Thiết lập thời gian kiểm tra email trong ngày
Tránh các cuộc họp lãng phí
Học cách nói “KHÔNG”

25. Khi công việc không thoải mái.
Khi bạn không tổ chức tốt
Khi dự án trở nên quá tải
Khi bạn theo chủ nghĩa hoàn hảo
Khi bạn có vấn đề với việc ra quyết định

26. Khi công việc không thoải mái
- Xác định điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không làm nó.
- Nhắc nhở rằng bạn được trả lương để làm việc.
- Xác định phần thưởng khi bạn hoàn thành việc.
- Nhắc nhở bản thân rằng bạn không phải muốn
làm điều gì đó để làm nó.
Khi bạn không tổ chức tốt
- Phải quản lý email, giấy tờ để tránh tích lũy hàng ngày.
- Lên kế hoạch cho ngày làm việc và chú ý thời gian
đang sử dụng.
- Tạo ra một hệ thống lưu trữ hồ sơ và không rời bàn làm
việc khi chưa có “to do list” cho ngày tiếp theo.

27. Khi dự án trở nên quá tải
- Chia nhỏ các công việc ra.
- Bắt đầu với công việc dễ và nhanh nhất đầu tiên.
- Tự thưởng khi bạn hoàn thành những việc con.
- Học hỏi thông tin từ những người khác để tránh
lập lại những sai lầm.
Khi bạn theo chủ nghĩa hoàn hảo
- Nhận ra là không có gì hoàn hảo.
- Đánh giá lại những kết quả mong muốn với quản lý.
- Lên lịch kiểm tra thường xuyên với quản lý và nhân viên.
- Luyện tập một số kỹ thuật quản lý stress.

28. Khi bạn có vấn đề với việc ra quyết định
- Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý để xác định công việc
được ưu tiên nhất.
- Sử dụng ý kiến của tập thể để ra quyết định tốt nhất.
- Hỏi ý kiến quản lý và người khác.
- Khi những điều trên không được thì chọn cách tốt nhất
mà bạn có thể.

29. Lên lịch trình
Đáp ứng hết những yêu cầu quan
trọng của công việc và bản thân.
 Đảm bảo phân bổ thời gian cho các công việc cần thiết.
 Cắt đứt mọi sự gián đoạn không cần thiết.
 Giới hạn cuộc họp với thời gian dự kiến.
 Chứng minh thời gian làm việc của bạn luôn kín khi sếp hỏi.
 Phân bổ thời gian nghỉ ngơi.
 Xác định mục tiêu đảm bảo SMART.
Dài hạn
Trung hạn
Ngắn hạn