So tay nguoi quan ly

544 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
544
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5
Actions
Shares
0
Downloads
27
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

So tay nguoi quan ly

  1. 1. CÁC TẦNG TRONG TỔ CHỨC VÀ VAI TRÒ CỦA NÓ Quản lý cơ bản và toàn thể Chức năng điều hành kinh doanh Quyết định mục đích và mục tiêu ( mức độ phải đạt đến ). Quản lý đơn vị Chức năng quản lý Quyết định mục tiêu và phương châm của đơn vị, cụ thể hóa kế hoạch của đơn vị, chỉ đạo thực hiện. Quản lý thực thi Chức năng giám sát Quyết định phương châm, triển khai thực tế tiến hành chỉ đạo đôn đốc nhân viên ở tuyến đầu, chỉnh lý công việc thực tế. Chức năng thực thi Tuân theo sự chỉ đạo của cấp trên, hoàn thành nhiệm vụ theo phương pháp tốt nhất Tầng cao nhất Tầng người quản lý Tầng những người giám sát Tầng những người thực thi
  2. 2. NĂM CHỨC NĂNG QUẢN LÝ I Chức năng kế hoạch Để đặt được mục tiêu, bộ phận phụ trách cần đưa ra một cách cụ thể “ cần phải làm cái gì “ 1. Chỉ ra mục tiêu, phương trâm 2. Nắm bắt thông tin chính xác liên quan đến mục tiêu 3. Chỉ ra phương hướng thực thi II Chức năng tổ chức Chỉ rõ chức năng nghiệp vụ và quyền hạn trách nhiệm từng người. Lập ra và duy trì hệ thống làm việc . 1. Phân tích mục đích và sứ mệnh ( vai trò cống hiến ) 2. Quyết định nội dung, chức năng nghiệp vụ 3. Lập ra cơ cấu tổ chức, sơ đồ tổ chức III Chức năng mệnh lệnh Làm cho cấp dưới hiểu và tán đồng với ý đồ hoạt động, thúc đẩy họ hành động một cách nhiệt tình và tự chủ. 1. Phân chia chức năng nghiệp vụ cơ bản cho từng người 2. Căn cứ theo kế hoạch và phương châm, đưa ra chỉ thị và mệnh lệnh cụ thể IV Chức năng điều chỉnh Qua sự biến đổi của tình hình xã hội mà thay đổi phương châm kế hoạch chung v v … Nhìn toàn thể chức năng và tiến độ triển khai nghiệp vụ các phòng mà xem xét điều chỉnh. 1. Hỏi ý kiển, bàn bạc trao đổi, thương lượng với những người liên quan. 2. Phối hợp đưa ra phương châm ( phương hướng ) nhất định V Chức năng thực thi Xem xét lại kế hoạch, mục tiêu và những cái khác khác với kêt quả thực tế. Truy tìm nguyên nhân và đưa ra cách sử trí điều chỉnh thích hợp . 1. Điều chỉnh sai lệch giữa kế hoạch và thực tế ( chiến thuật thâu tóm ). 2. Nghiên cứu và sửa kế hoạch tùy theo sự biến đổi ( chiến lược thâu tóm ).
  3. 3. NĂM ĐẶC TÍNH CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ I Lãnh đạo tập thể Để đạt được mục tiêu chung cần biết kết hợp ý nghĩ và năng lực của cấp dưới, và làm lên thành quả cho tập thể. II Vững vàng trong điều hành Phải hiểu chính xác mục đích và ý nghĩa của tâp thể, giàu tri thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết để hoàn thành những gì đề ra . III Hiểu biết rộng về chức năng và nghiệp vụ Có tri thức rộng và nhiều kinh nghiệm về chức năng nghiệp vụ v v … giàu năng lực phán đoán tổng hợp và có khả năng nâng cao hiệu suất công việc. IV Người xúc tiến và cải cách Biết thích ứng và đáp ứng với mọi sự biến đổi của môi trường kinh doanh, biết tiến hành cải tạo tổ chức, nghiệp vụ, chế độ, v v … ngoài ra, biết tính toán để cải tạo nề nếp tổ chức. V Người điều chỉnh hệ thống Tùy theo sự biến đổi môi trường kinh doanh, biết tiến hành điểu chỉnh tổ chức, nghiệp vụ, chế độ v v … . Ngoài ra biết tính toán để cải tổ nề nếp tổ chức. “ BẢY CỬA SỔ “ DẪN ĐẾN CẢI CÁCH Giáo sư P.F.DRUCKER đã chỉ ra những nguyên nhân dẫn đến cơ hội cải cách và tóm lại thành “ Bẩy cửa sổ “ cần phải chú ý. I Biến đổi tình hình nội bộ công ty Cửa sổ 1 Thành công hoặc thất bại không dự đoán được. Cửa số 2 Không còn điều chỉnh được (sự chênh lệch giữa thực trạng công ty và nhu cầu thực tế). Cửa sổ 3 Yêu cầu đòi hỏi phát sinh trong diễn biến quá trình. Cửa sổ 4 Thay đổi cơ cấu mà ta không ngờ đến trong thị trường và sản xuất. II Biến đổi ngoài công ty và các ngành sản xuất Cửa sổ 5 Biến đổi cơ cấu dân số. Cửa số 6 Thay đổi về sở thích, giác quan, thú vui v v … Cửa sổ 7 Tri thức mới về khoa học và những lĩnh vực khác.
  4. 4. SÁU BƯỚC ĐỂ QUẢN LÝ HỢP LÝ Bước 1 Quyết định mục tiêu và tiêu chuẩn Bước 2 Đưa ra tiêu chuẩn công việc Bước 3 Thực thi công việc đúng theo tiêu chuẩn Bước 4 Xem xét lại quá trình và thành quả của công việc Bước 5 Khi mà không thực hiện được công việc đúng như tiêu chuẩn đề ra, thì phải nghĩ biện pháp để sửa đổi Bước 6 Kiểm tra lại biện pháp sưa đổi đã đúng chưa PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA TỪNG LOẠI NGƯỜI QUẢN LÝ Loại chức năng Loại coi trọng quyền lực Loại coi trọng chỉ đạo Kế hoạch 1) Hãy làm theo tôi. ( Không dạy, không hướng dẫn, mà chỉ bắt làm theo). 2) Chi phối bằng mệnh lệnh. (Quyền lực). 1) Cung cấp thông tin và kế hoạch (dạy hướng dẫn, nhưng không bắt làm theo). 2) Tiến hành với sự tham gia bàn bạc kế hoạch và hợp tác của cấp dưới Thực thi 1) Thúc dục cấp dưới 2) Chủ nghĩa mãnh liệt (đòi hỏi kiên nhẫn và tinh thần chịu đựng). 3) Cấp dưới là công cụ trong công việc (Bánh răng trong cỗ máy). 1) Làm rõ quyền hạn và trách nhiệm, tôn trọng tính tự chủ. 2) Giúp đỡ chỉ đạo. 3) Đạt được mục tiêu chung thông qua việc hợp tác và thấu hiểu lẫn nhau Kiểm tra thảo luận 1) Tìm khuyết điểm (chủ nghĩa đa điểm). 2) Đánh giá bằng thưởng phạt. 3) Giáo huấn. 1) Phát hiện sở trường (Chủ nghĩa tăng điểm). 2) Đánh giá với ý nghĩa giáo dục. 3) Với tư cách là người cộng tác trong công việc, cùng nhau xem xét lại và cải cách.
  5. 5. HÃY LẬP KẾ HOẠCH THEO CÔNG THỨC “5W + 1H” (1)Làm cái gì What Mục đích của công việc, chủng loại, tính chất, nội dung, đặc trưng, số lượng. (2)Tại sao làm Why Mục đích làm gì, nhằm vào cái gì, tính cần thiết trong bối cảnh đó. (3)Bao giờ When Thời gian bắt tay vào công việc, thời gian hoàn thành, thời vụ, định kỳ hay tùy lúc. (4)Địa điểm Where Địa điểm, vị trí, trong phòng, ngoài phòng, trong nước, ngoài nước. (5)Với ai Where Ai phụ trách, 1 người hay nhiều người, người trong công ty hay ngoài công ty, khách hàng quen hay cấp dưới, đồng nghiệp, người vào trước, người vào sau, người hợp tác. (6)Làm như thế nào How Phương pháp thực hiện, kỹ thuật số lượng, tiêu chuẩn cần đạt, giá trị mục tiêu, mức độ mong đợi. SÁU NGUYÊN TẮC LẬP RA PHƯƠNG ÁN KẾ HOẠCH (1) Nguyên tắc tư duy mới Không bị bó buộc vào cách nghĩ về sự vật, hình thức, tập quán và kiến thức phổ thông cũ, cần lập kế hoạch với cách suy nghĩ mới về thời đại mới. (2) Nguyên tắc tính kinh tế Cần chỉ ra tính định hướng trong kế hoạch, đặc biệt là chú ý tới giá thành, chi phí và hạch toán v v.. (3) Nguyên tắc tính kỳ hạn Cầm làm rõ khoảng thời gian thực thi và thời cơ thực thi dự án (4) Nguyên tắc tính linh hoạt Kiểm tra thảo luận nhiều phương án để làm kế hoạch, và chọn phương án thích hợp có thể đáp ứng được với sự biến đổi của môi trường. (5) Nguyên tắc tính hiệu quả Chọn phương án thích hợp nhất với thời kỳ thực hiện và có thể mang lại hiệu quả thực tế (6) Nguyên tắc tham gia kế hoạch Thúc đẩy cấp dưới và những người có liên quan, tham gia bàn bạc kế hoạch, thu thập ý kiến để có thể đưa ra phương án thực hiện một cách tích cực.
  6. 6. BỐN NGUYÊN TẮC PHÂN CHIA CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ 1. Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ (1). Làm rõ các bằng chuyên môn, các điều kiện cần hội đủ của chức năng nhiệm vụ đảm nhiệm (2). Không dựa vào chủ quan, tình cảm, mà chiếu theo tiêu chuẩn để cân nhắc sắp đặt nhân viên 4. Nguyên tắc “ dụng nhân như dụng mộc” (1). Ứng theo năng lực và kinh nghiệm của từng người mà sắp đặt họ vào nhiệm vụ thích hợp. (2). Cân nhắc, nghĩ đến cá tính và lòng hăng say, nhiệt tình của nhân viên rồi sắp đặt. 3. Nguyên tắc phân chia chức năng nghiệp vụ có tính đồng chất (1). Công việc cùng chủng loại được tập trung giao cho 1 đơn vị cấp dưới hay 1 đơn vị trong tổ chức. (2) Phân chia một cách cụ thể cho cá nhân được chỉ định đặc biệt. 2. Nguyên tắc cân bằng về chức năng nghiệp vụ (1). Chất và lượng của công việc được phân phối một cách chính đáng, thích hợp. (2). Công việc của các nhân viên cấp dưới và các đơn vị trong tổ chức được phân chia sao cho không chồng chéo lẫn nhau. (3). Các công việc cần thiết được phân phối đến mọi nhân viên. (4). Đối với công việc cần có sự hợp tác của nhiều người, cần làm rõ người có trách nhiệm chính rồi phân chia công việc.
  7. 7. NĂM HẠNG MỤC VỀ QUYỀN 1. Quyền quyết định Trong chức năng nghiệp vụ, đây là quyền triển khai hoàn thành chức năng nghiệp vụ theo quyết định của chính mình. 2. Quyền đưa ra mệnh lệnh Là quyền hạn đưa ra chỉ thị mệnh lệnh cho nhân viên triển khai hoàn thành nghiệp vụ nhất định. 3. Quyền được hành động Là quyền hạn được hành động ở một mức độ nhất định trong phạm vi được giao phó. 4. Quyền thừa nhận Là quyền hạn đưa ra sự đồng ý hoặc cho phép đối với sự việc nào đó. 5. Quyền kiểm tra Là quyền hạn kiểm tra thảo luận xem có đúng với tiêu chuẩn đề ra hay không.
  8. 8. BẨY ĐIỀU CẦN GHI NHỚ ĐỂ LÀM TRÒN TRÁCH NHIỆM CHỨC VỤ 1. Lý giải chính xác phương châm đã được đưa ra và cố gắng thực hiện một cách hăng say nhiệt tình. 2. Trách nhiệm chức vụ của mình là hoàn thành tốt hơn sự mong đợi của cấp trên. 3. Đối với những công việc thuộc quyền hạn của mình, phải có trách nhiệm xử lý một cách thích hợp, không để gây phiền phức cho cấp trên và những người khác. 4. Những vấn đề liên quan đến chức vụ mà mình đảm nhiệm, phải tự mình giải quyết, khi vượt quá giới hạn, thì xin chỉ thị của cấp trên. 5. Trong việc triển khai hoàn thành nhiệm vụ, cần phát huy trí tuệ tập thể và đi đầu trong việc thực hiện . 6. Coi trọng tinh thần bản hợp đồng đã ký, có ý chí vượt mọi khó khăn trong triển khai để hoàn thành. 7. Cần có trách nhiệm đối với kết quả trong việc chấp hành.
  9. 9. BỐN PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN ĐẠT Ý NGHĨ XUỐNG CẤP DƯỚI 1. Mệnh lệnh a) Đây là cách làm có tính cưỡng chế bằng cách sử dụng quyện hạn chức vụ của mình, đưa ra mệnh lệnh như “hãy làm như vậy đi”. b) Khi cấp dưới vi phạm, áp dụng hình thức kỷ luật theo quy chế lao động 2. Chỉ thị a) Chỉ ra tiến hành và phương hướng trong nội dung nghiệp vụ đó (những điểm chính, cơ bản để đạt được mục tiêu). b) Khi cấp dưới có những ý kiến khác về nội dung chỉ thị đó, thì có thể nêu ra hay thảo luận 3. Thông báo a) Thông báo việc thực hiện nghiệp vụ cho cấp dưới bằng văn bản để họ truyền tay nhau xem hay công bố trên bảng v v… b) Trong trường hợp này, vì là thông báo có tình một chiều, nên không được lý giải đầy đủ, không kích thích lòng hăng say nhiệt tình 4. Tham gia a) Khi cấp dưới được tham gia như là một thành viên. Nếu ta có sẵn kế hoạch hành động và tiêu chuẩn hành động, thì họ dễ phấn khởi hành động. b) Đối với quyết định của chính mình, họ sẽ có trách nhiệm đến cùng.
  10. 10. NĂM NGUYÊN TẮC CỦA NGƯỜI ĐIỀU CHỈNH 1. Nguyên tắc nắm vững mục đính Nắm chính xác mục đích điều chỉnh thường nói chuyện với nhau để xác nhận mục đích 2. Nguyên tắc của tính khách quan Không bị lệ thuộc vào tiểu tiết, phán đoán trên đại cục tổng thể 3. Nguyên tắc của tính bình tĩnh Người điều chỉnh mà hành động theo cảm tính thì việc điều chỉnh sẽ thất bại. Trước sau như một, hành động một cách bình tĩnh, lý trí. 4. Nguyên tắc điều tra rõ nguyên nhân Nắm bắt nhanh, chính xác vấn đề, trở ngại, nguyên nhân tranh giành, điều chỉnh từ quan điểm dạt được mục đích tổ chức. 5. Nguyên tắc của sự công bằng chính trực Không để thiên lệch bởi địa vị, quyền lực, áp lực, tình cảm riêng tư, mà phải có thái độ công bằng, chính trực.
  11. 11. BẨY ĐIỀU NĂNG CAO NĂNG LỰC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CỦA TỔ CHỨC 1. Mẫn cảm với sự thay đổi của môi trường và có khả năng phân tích thông tin đã thu thập được 2. Không phải chỉ một số người hạn chế, mà người ở tầng dưới cùng cũng cần phải biết vấn đề của toàn thể tổ chức. 3. Không chi làm đều dặn mỗi ngày công việc nhất định, mà cần thường xuyên có ý thức về vấn đề và làm việc để cải thiện một cách chủ động. 4. Trách nhiệm – Quyền hạn trong công việc được giao lại để có thể tiến hành nghiệp vụ một cách sáng tạo, chủ động. 5. Thông tin về vấn đề được phản hồi chính xác, nhanh chóng và có sự ứng phó phù hợp, đúng đắn. 6. Không nắm bắt cái trước mắt, mà nắm bắt bản chất bên trong vấn đề, đưa ra thứ tự ưu tiên trong đó và dồn sức trước tiên vào cái quan trọng nhất để giải quyết. 7. Trình tự đạt được mục tiêu – kết quả được phản hồi chính xác và được kiểm tra lại thường xuyên.
  12. 12. DANH MỤC KIẾM TRA (CHECK) Ý THỨC VẤN ĐỀ Số Hạng mục Check 1 Mục tiêu và phương châm xí nghiệp như vậy đã tốt chưa ? 2 Kế hoạch kinh doanh ( sự nghiệp) như vậy đã tốt chưa ? 3 Kế hoạch của các bộ phận và thành tích như vậy đã tốt chưa ? 4 Phương pháp và cách thức triển khai công việc như vậy đã tốt chưa ? 5 Phân công công việc – cách chuân bị - cách tiến hành như vậy đã tốt chưa ? 6 Năng lực và kỹ thuật về nghiệp cụ của cấp dưới như vậy đã tốt chưa ? 7 Nhiệt tình và hành động của cấp dưới đã tốt chưa ? 8 Quyền hạn – trách nhiệm – thành tích trong công việc như vậy đã tốt chưa ? 9 Cải thiện – cải cách trong công việc, nơi làm việc như vậy đã tốt chưa ? 10 Với tư cách người quản lý, đối với nơi làm việc – công việc – nhân viên, để như vậy có tốt không ? 11 Đối với những cái sẵn có như thông lệ, tập quán, chế độ, khung tổ chức v v .. để như vậy có tốt không ? 12 Đối với những thay đổi nhanh chóng về chính trị, kinh tế, văn hóa v v … liên quan đến trong nội bộ công ty, để yên thế này có tốt không?
  13. 13. NĂM TẦNG NHU CẦU THEO THUYẾT MAYO Nhu cầu bản thân trưởng thành, đạt được, nguyện vọng, hoàn thành công việc v.v… Nhu cầu được đánh giá đúng sự tồn tại, giá trị của mình, được tán thưởng, kính trọng. Nhu cầu tham gia vào đoàn thể, có được tình bạn, tình thương đồng cảm, hợp tác. Nhu cầu an toàn ổn định vể thể xác lẫn tinh thần. Nhu cầu tránh được nguy hiểm, uy hiếp, tai nạn, nguy hại. Nhu cầu bản năng như ăn uống, ngủ nghỉ, giao hợp v.v… (5). Nhu cầu tự khẳng định mình (3). Nhu cầu có tính xã hội (2).Nhu cầu an toàn, ổn định (1).Nhu cầu sinh lý (4).Nhu cầu về giá trị tồn tại
  14. 14. MÔ HÌNH HỆ THỐNG LƯƠNG BỔNG Hệ thống lương bổng Lương định kỳ Lương không định kỳ - tiền Bonus, tiền thưởng Lương trong tiêu chuẩn Lương cơ bản Phụ cấp làm việc Phụ cấp sinh hoạt Phụ cấp biến động Phụ cấp khác Phụ cấp chức vụ Phụ cấp làm việc đặt biệt Phụ cấp kỹ năng Phụ cấp giao thông Phụ cấp gia đình Phụ cấp nhà ở Phụ cấp thành tích Phụ cấp thành tích Phụ cấp khích lệ Lương ngoài tiêu chuẩn Phụ cấp làm ngoài giờ Phụ cấp làm ngày nghỉ Phụ cấp đi làm phải nghỉ lại
  15. 15. BA LUẬT VỀ LAO ĐỘNG Ba luật về lao động Luật tiêu chuẩn lao động Những điều lệ cở bản mà người sử dụng lao động phải tuân thủ. Luật ấn định lương tối thiểu Luật nghiệp đoàn lao động Người lao động tổ chức thành nghiệp đoàn. Về luật, nghiệp đoàn bình đẳng với phía sử dụng lao động Luật điều chỉnh quan hệ lao sử Đây là luật để điều chỉnh một cách công bằng quan hệ lao sử nhằm tránh và giải quyết tranh chấp giữa hai bên
  16. 16. CƠ SỞ HÌNH THÀNH VĂN HÓA XÍ NGHIỆP VỊ TRÍ VÀ NHIỆM VỤ CÁC THÀNH VIÊN CỦA CÔNG TY Cấp bậc Chủng loại quyết định Nội dung quyết định Tầng điều hành Giám đốc HĐQT QĐ ý kiến, suy nghĩ có tính chiếm lược của XN QĐ phương châm KD, mục tiêu KD.QĐ lãnh vực triển khai sự nghiệp. QĐ những vấn đề trọng yếu lâu dài. Tầng quản lý (Manager) Trường phòng Trưởng ban Suy nghĩ về chiến lược lập phương án để QĐ. Suy nghĩ về quản lý. Đưa ra kế hoạch triển khai cụ thể QĐ tất yếu để quản lý bộ phận, phân phối tài nguyên ( tiền,người v v…) giải quyết vấn đề, nâng cao thành tích. Tầng thực hiện (Operator) Tổ trưởng Nhóm trưởng Nhân viên Quyết định ý kiến suy nghĩ về nghiệp vụ Đưa ra QĐ để nâng cao hiệu suất công việc hàng ngày.
  17. 17. CANH TÂN HỆ THỐNG XỬ LÝ THÔNG TIN
  18. 18. CÁCH LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH

×